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M oderne Bürosoftware und moderne Computertechnik bieten dem Immobilienprofi Möglichkeiten, die vor wenigen Jahren noch undenkbar erschienen. Der Markt immobilienspezifischer Software bietet unterschiedliche Programme zu noch unterschiedlicheren Preisen. Wir möchten an dieser Stelle keine Empfehlung für einzelne Anbieter geben, das würde den Rahmen dieses Magazins sprengen. Hier soll eine Idealsituation mit perfekter Nutzung der Software-Möglichkeiten skizziert werden. Als Beispiel wird Standard-Software herangezogen. Inwieweit immobilienspezifische Programme gleichen oder höheren Komfort bieten muss jeder Anwender individuell entscheiden. Meist stellen die Anbieter Demo-Versionen zur Verfügung, mit denen jeder testen kann, was geeignet ist und womit man leicht zurechtkommt. Immer mehr Funktionen werden schon über das Betriebssystem WindowsTM abgewickelt und immer mehr Programme nutzen andere Standardprogramme, um Adressen zu verwalten, Faxe oder E-Mails oder Korrespondenz zu bearbeiten. Hier macht man sich dann zu Nutze, dass diese „Unter“- Programme bereits eine enorme Leistungsfähigkeit haben und permanent weiterentwickelt werden. Geschlossene Software-Systeme, also Programme, die alle wesentlichen Bürofunktionen mit einer eigenständigen Lösung abwickeln, geraten so immer mehr ins Hintertreffen, denn die Möglichkeiten eines Textsystems wie Word2000TM können weder eingeholt noch überholt werden. Ferner sind diese Standardprogramme vielen Bürotätigen bereits bekannt. Zusätzlicher Schulungsaufwand wird also vermieden. Welche Software braucht ein Immobilien-Profi? Oberste Priorität für jeden Immobilien-Profi muss eine Kontaktverwaltung sein. Dies ist die mit Abstand wichtigste Software, auf die niemand verzichten kann. Denn schließlich kaufen Immobilien keine Immobilien. Diese Datenbank speichert Interessenten und Kunden und zeigt, wann welche Kontakte stattgefunden haben und wann neue Termine angesetzt sind. Wer meint dies noch mit einem Taschenkalender zu können, ist nicht richtig informiert, denn eine DV-gestützte Kontaktverwaltung kann viel mehr als Notizen speichern: ◆ So wird der Nutzer auf Wunsch an Termine erinnert. ◆ Dieses Wecksignal kann so geplant werden, dass immer ausreichend Zeit für Vorbereitungen verbleibt. 18 EDV Software-Einsatz Du glaubst zu schieben und wirst geschoben. IMMOBILIEN-PROFI Special (Johann Wolfgang v. Goethe) ◆ Ferner können mehrere Nutzer auf die gleiche Datenbasis zugreifen. ◆ Termine können im Team verwaltet werden, etwa indem die Sekretärin Gesprächstermine in die freie Zeit des Verkäufers buchen kann, weil sie den entsprechenden Einblick hat. ◆ Daten zu Interessenten können leicht von einem Betreuer zum anderen kopiert werden. ◆ Daten sind verknüpft. Zu jeder Adresse können anderen Kontakte verknüpft werden, etwa wenn ein Interessent auf Empfehlung eines anderen kommt. ◆ Adressen werden mit Aktivitäten oder Telefonaten innerhalb der Kontaktverwaltung verbunden. Der Nutzer kann also ohne zu suchen erkennen, welche Aktivitäten bislang vorlagen. ◆ Kontakte können auch mit anderen externen Programmen verknüpft werden. So führt die Kontaktverwaltung ACT! oder der Lotus Organizer (ab Version 5) explizit Buch darüber, welcher Interessent angerufen hat, angerufen wurde, eine Mail, ein Fax oder einen Brief erhalten hat, wann Gespräche am Telefon oder persönlich stattfanden. ◆ Wenn Sie, wie auf Seite 29 beschrieben, mit MindMan arbeiten, können Ihre Mindmaps entweder mit dem Objekt (Aufbereitung) oder dem jeweiligen Kundenkontakt (Analyse) verbunden sein. ◆ Je nach Grad der Technisierung des Büros erkennt das Programm, wer anruft, und zeigt automatisch die Adresse aus der Kundenkartei. Die Programme, zu denen auch Outlook von Microsoft gehört, sind oftmals Bestandteil einer „Office-Lösung“, werden quasi mitgeliefert oder lassen sich problemlos mit diesen verbinden. Die Entwicklungsgeschwindigkeit und der Konkurrenzkampf der Anbieter sorgen für ständige Verbesserungen. Wo bleiben die Objekte? Eine nicht auszurottende Phantasie ist es, die Software könnte auf Knopfdruck Interessenten und Immobilie zusammenführen und gleichzeitig die Provisionsrechnung ausdrucken. Doch tatsächlich können Computer auch heute noch nur sachliche Informationen vergleichen. Was sich nicht wiegen oder messen lässt, ist für die Maschine nicht zu bearbeiten, aber genau mit diesen Informationen werden Immobilien vermittelt. In kleineren Maklerbetrieben darf getrost davon ausgegangen werden, dass der Profi seine 15 bis 20 Objekte ganz gut im Kopf hat und notfalls auch einmal in der Ablage oder anderen Aufzeichnungen nachschauen kann.
In größeren Organisationen funktioniert das aber nicht mehr. Hier helfen Objektdatenbanken, um den eigenen Bestand zu verwalten und auch anderen Verkäufern zugänglich zu machen. Mehr kann aber auch modernste EDV nicht leisten. Exposéerstellung mit Office-Software Moderne Office-Software, etwa Office2000 von Microsoft, SmartSuite von Lotus oder Star-Office (kostenlos im Internet!), bieten heute einen Leistungsumfang, der es erlaubt, Exposés in Einzelauflagen und Top-Qualität herzustellen. Flankiert wird dies durch preiswerte Scanner (ab 150,-- DM), Digitalkameras und Farb-Laserdrucker (schon ab 3.000 DM), die printing-on-demand (Druck/Herstellung auf Wunsch) auch für den Immobilien-Verkauf möglich machen. Wenn Sie Interessenten erst nach einem persönlichen Erstgespräch Unterlagen an die Hand geben, haben Sie nun die Möglichkeit Ihr Exposé individuell zu verändern. Geben Sie jedem Exposé einen Titel, etwa: „Exposé für Familie Mustermann“. Auch die Fotos können Sie je nach Interessent austauschen. Wer von einem offenen Kamin träumt, möchte dies auch im Exposé wiederfinden. Wenn die Aussicht für die neuen Kunden wichtig ist, dann gehört dies auch ins Exposé. Vielleicht nehmen Sie das Foto von der Haustür und setzen mittels Computer bereits den Namen der Interessenten ein. Meist sind dazu nur wenige „Handgriffe“ in Ihrer Text-Datei notwendig und Sie haben ein neues, individuelles Exposé. Die Exposéerstellung aus einer „Makler-Datenbank“ heraus kann das nicht leisten. Wenn mehrere Exposévarianten fertig sind, geht es ans Texten der Anzeigen (siehe 20). Wer sich früher mit Büchern wie „Sag es treffender!“ bewaffnen musste, den unterstützt heute das Textsystem. Bei Word2000 muss nur das Wort markiert werden und nach Drücken von SHIFT F7 erscheinen die jeweiligen Synonyme. Beispiel: zum Begriff „großzügig“ findet Word 10 Synonyme und 8 Antonyme. Ein weiterer Vorzug ist die Korrektur der Texte. So werden in den neuen Textsystemen alle unbekannten oder auch falschen Wörter automatisch markiert. Tippfehler werden so weitgehend ausgeschlossen. Noch praktischer ist die automatische Korrektur. So werden etwa zwei Großbuchstaben am Wortanfang automatisch korrigiert, aber auch klassische Tippoder Orthografie-Fehler werden abgefangen. So wird aus „nähmlich“ wieder „nämlich“. Diese Autokorrektur kann auch weitere Kombinationen hinzulernen. So ist die automatische Korrektur von „Expose“ zu „Exposé“ zweckmäßig, aber auch komplette Textbausteine können mittels Korrektur eingefügt werden. Zum Beispiel könnte die Buchstabenkombination „JPI“ den Textbaustein „Jäger & Partner Immobilien Tel. (0555) 123456 Fax (0555) 123789“ auslösen. 19 WWW.IMMOBILIEN-PROFI.DE EDV Digitalkameras Digitalkameras sind praktisch, schnell und liefern unmittelbar ein Fotos. So kann also schon am Objekt geprüft werden, ob das Bild gelungen ist und andernfalls ein weiteres Foto gemacht werden muss. Die digitale Fotografie macht den Scanner überflüssig, weil Bilder nun unmittelbar weiterbearbeitet werden. Der eigentliche Vorteil ist aber nicht die Geschwindigkeit, sondern die Möglichkeit, das Ergebnis sofort kontrollieren zu können. Bildbearbeitung Wer eine Stunde auf die Entwicklung der Fotos warten kann, der kommt auch mit konventionellen Fotos aus. Die Qualität ist immer noch besser und über den Scanner stehen diese Bilder dann zusätzlich digitalisiert zur Verfügung. Einmal digitalisiert können die Bilder nach Belieben nachbearbeitet werden. In der Regel ist dem Scanner bereits eine Software zur Bildbearbeitung beigefügt. Wenn etwa ein Baukran im Hintergrund stört, lassen Sie ihn einfach verschwinden. Ist der Himmel nicht blau genug, fehlt dem Rasen ein intensives Grün oder zeigt die Fassade Flecken? Verändern können Sie fast alles, sofern Sie nicht um Ihre Glaubwürdigkeit fürchten. Bei der Bearbeitung der Architektenpläne sollten Sie auf die elektronische Bildbearbeitung verzichten. Manuell lassen sich die Wände viel schneller schwarz ausmalen und die Bemaßung mit Tipp-Ex viel besser „ausradieren”. Da diese Pläne normalerweise auf ein größeres Format (A3) hochkopiert werden, scheidet der normale Computerdrucker sowieso aus (siehe Seite 17). Der Nutzen moderner Office-Software liegt aber nicht nur in der Möglichkeit professionellere Ergebnisse zu schaffen, sondern insbesondere in der Individualisierung der Unterlagen. Vor wenigen Jahren war noch kaum jemand in der Lage, 4-farbige Exposés in Einzelauflage zu erstellen. Heute sollte dies Standard sein.
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