Die Organisation der Finanzbuchhaltung - kassenverwalter.de
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Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseGlie<strong><strong>de</strong>r</strong>ung1. Betriebliche Zielsetzung und Rechnungswesen2. Einordnung <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> in das betrieblicheRechnungswesen3. Ziele <strong><strong>de</strong>r</strong> verwaltungskameralistischen, <strong><strong>de</strong>r</strong> traditionellenkaufmännischen und <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>4. Hauptunterschie<strong>de</strong> zwischen <strong><strong>de</strong>r</strong> verwaltungskameralistischenund <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>5. Hauptunterschie<strong>de</strong> zwischen <strong><strong>de</strong>r</strong> traditionellen kaufmännischenund <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>6. <strong>Die</strong> <strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> verwaltungskameralistischen und<strong><strong>de</strong>r</strong> traditionellen kaufmännischen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>7. <strong>Die</strong> <strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>unter Einbeziehung <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse8. Auswirkungen bun<strong>de</strong>slandspezifischer Vorschriften aufdie von <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse zu übernehmen<strong>de</strong>n Buchhaltungsaufgaben
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZiele – Management – Rechnungswesen – <strong>Organisation</strong> <strong>de</strong>s RechnungswesensZieleManagement(Führung o<strong><strong>de</strong>r</strong> Steuerung)- Planung/<strong>Organisation</strong>/Kontrolle -Führungsunterstützung durch dasRechnungswesen
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZweige <strong>de</strong>s Rechnungswesens / Einordnung <strong>Finanzbuchhaltung</strong>(-führung)BetriebstypenZweige<strong>de</strong>sRechnungs-Wesens1. ZweigPRIVATWIRT-SCHAFTLICHESUNTERNEHMENKOMMUNAL-VERWALTUNGaltKOMMUNAL-VERWALTUNGneuBuchhaltung o<strong><strong>de</strong>r</strong> Buchführung(pagatorische Rechnung)KaufmännischedoppelteBuchhaltungauch(kaufmännische)<strong>Finanzbuchhaltung</strong>o<strong><strong>de</strong>r</strong>GeschäftsbuchhaltunggenanntVerwaltungskameralistikNeuekommunaledoppelteBuchhaltungo<strong><strong>de</strong>r</strong><strong>Finanzbuchhaltung</strong>imNKF bzw. NKRo<strong><strong>de</strong>r</strong>Buchhaltungmit dreiKomponententraditionelleBetriebsbuchhaltungErweiterteKameralistikbuchhalterischeVerbindung2. Zweig Kosten- und Leistungsrechnung(kalkulatorische Rechnung)3. Zweig Einzelfallbezogene Rechnungen
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseThesen zum Begriff „<strong>Finanzbuchhaltung</strong>“1. These:<strong>Die</strong> Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ sind austauschbar.Sie kennzeichnen <strong>de</strong>nselben Zweig <strong>de</strong>s betrieblichenRechnungswesens.2. These:<strong>Die</strong> Begriffe „<strong>Finanzbuchhaltung</strong>“, „Geschäftsbuchhaltung“und „pagatorisches Rechnungswesen“ sind austauschbar. Siekennzeichnen <strong>de</strong>n Teil <strong>de</strong>s Rechnungswesens, <strong><strong>de</strong>r</strong> vom Zahlungsvorgang(Einzahlungen und Auszahlungen) und damitvon <strong>de</strong>n Geschäftsvorfällen (Kauf, Verkauf, Kreditaufnahmeund Tilgung) ausgeht.3. These:Der Begriff „<strong>Finanzbuchhaltung</strong>“ kann damit in je<strong><strong>de</strong>r</strong> Variante<strong>de</strong>s betrieblichen Rechnungswesens verwen<strong>de</strong>t wer<strong>de</strong>n. Da mandie <strong>Finanzbuchhaltung</strong> allerdings in <strong>de</strong>n einzelnen Betriebenunterschiedlich gestaltet, sollte man <strong>de</strong>n Begriff nach Bedarfergänzen, also beispielsweise vonsprechen.- <strong><strong>de</strong>r</strong> traditionellen o<strong><strong>de</strong>r</strong> kaufmännischen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>,- <strong><strong>de</strong>r</strong> kameralistischen <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und- <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseHauptzielsetzung <strong>de</strong>s kameralen RechnungswesensI.Bestandssicherung <strong>de</strong>s<strong>de</strong>mokratischen StaatesSicherung<strong><strong>de</strong>r</strong> ZahlungsfähigkeitII.Sicherung <strong>de</strong>s<strong>de</strong>mokratischenEntscheidungsprozessesalter Haushaltsausgleich(Einnahmen = Ausgaben)Buchführung mit1 KomponenteIII.mehrstufigeBuchführungErmächtigung/Anordnung/(Ist)-Zahlung
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseHauptzielsetzung <strong>de</strong>s kaufmännischen RechnungswesensI.Sicherung <strong>de</strong>s persönlichenEinkommens bzw. VermögensII.Sicherung <strong><strong>de</strong>r</strong>ZahlungsfähigkeitSicherung <strong><strong>de</strong>r</strong>GewinnerzielungFinanzplanung/Finanzrechnungmit Einzahlungen undAuszahlungenaußerhalb<strong><strong>de</strong>r</strong>doppeltenBuchführungIII.DoppelteBuchhaltung(<strong>Finanzbuchhaltung</strong>)mit2 Komponenten(„Vermögen“/„Schul<strong>de</strong>n“;Aufwendungen/Erträge)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> Kasse<strong>Die</strong> neue Zielsetzung <strong>de</strong>s kommunalen Haushalts- und RechnungswesensI.Intergenerative GerechtigkeitII.Gesamtressourcenaufkommenwenigstens so großwieGesamtressourcenverbrauchIII.Neuer Haushaltsausgleich(Erträge ≥ Aufwendungen)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseGesamtzielsetzung <strong>de</strong>s neuen kommunalen RechnungswesensI.Bestandssicherung<strong>de</strong>s <strong>de</strong>mokratischenStaatesIntergenerativeGerechtigkeitSicherung <strong>de</strong>s<strong>de</strong>mokratischenEntscheidungsprozessesII.Sicherung <strong><strong>de</strong>r</strong>ZahlungsfähigkeitNeuerHaushaltsausgleichmehrstufigeBuchhaltungErmächtigung/Anordnung/ZahlungIII.Doppelte Buchhaltung(<strong>Finanzbuchhaltung</strong>)mit3Komponenten(Einzahlung/Auszahlung;„Vermögen“/„Schul<strong>de</strong>n“;Aufwendungen/Erträge)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseGesamtzielsetzung <strong>de</strong>s neuen kommunalen Rechnungswesensim Land Bran<strong>de</strong>nburgI.Bestandssicherung <strong>de</strong>sDemokratischen StaatesIntergenerativeGerechtigkeitSicherung <strong>de</strong>s<strong>de</strong>mokratischenEntscheidungsprozesses§ 65(3)Kommunalverfassung<strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>sBran<strong>de</strong>nburg„Der Haushaltsplanist … verbindlich.“II.Sicherung <strong><strong>de</strong>r</strong>Zahlungsfähigkeit§ 76(1)Kommunalverfassung<strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>sBran<strong>de</strong>nburg„<strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong>hat… ihre Zahlungsfähigkeitsicherzustellen“NeuerHaushaltsausgleich§ 63(4)Kommunalverfassung<strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>sBran<strong>de</strong>nburg„Das Ergebnis ausor<strong>de</strong>ntlichen Erträgenund or<strong>de</strong>ntlichenAufwendungen… istauszugleichen“mehrstufigeBuchhaltung(Ermächtigung/Zahlungsanweisung/Zahlung)III.Doppelte Buchhaltungmit 3 Komponenten(Einzahlung/Auszahlung;„Vermögen“/„Schul<strong>de</strong>n“;Aufwendungen/Erträge)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZwischenergebnisBei <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen Buchhaltung, d.h. bei <strong><strong>de</strong>r</strong><strong>Finanzbuchhaltung</strong> im NKF bzw. NKR, han<strong>de</strong>lt es sichum einemehrstufige <strong>Finanzbuchhaltung</strong>,die Ermächtigungen und Anordnungen bzw. Zahlungsanweisungenbeinhaltet,undum einedoppische <strong>Finanzbuchhaltung</strong>mit 3 Komponenten(Einzahlungen/Auszahlungen,„Vermögen“/„Schul<strong>de</strong>n“ undAufwendungen/Erträgen).Daraus resultiert eine spezielle organisatorischeProblematik.
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseVerwaltungskameralistik und <strong>Finanzbuchhaltung</strong> im NKF bzw. NKRVerwaltungskameralistik Ein-Komponenten-System Einnahmen (Einzahlungen)u. Ausgaben(Auszahlungen) „alter“ HaushaltsausgleichEinnahmen≥ Ausgaben „alte“ HaushaltssystematikGlie<strong><strong>de</strong>r</strong>ungsplan undGruppierungsplan<strong>Finanzbuchhaltung</strong>im NKF bzw. NKR Drei-Komponenten-System Einnahmen (Einzahlungen)undAusgaben (Auszahlungen) Vermögen undSchul<strong>de</strong>n Aufwendungen undErträge „neuer“ HaushaltsausgleichErträge ≥Aufwendungen „neue“ HaushaltssystematikProduktplan undKontenplan
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseKaufmännische und neue kommunale <strong>Finanzbuchhaltung</strong>Kaufmännische<strong>Finanzbuchhaltung</strong> Planung als Orientierungshilfe Buchungen im Zwei-Komponenten-System Jahresabschlussnach § 242 (3) HGBund eventuell zusätzlichnach § 264 (1)HGBNeue kommunale<strong>Finanzbuchhaltung</strong> Planung als verbindlicheVorgabe Buchungen in <strong><strong>de</strong>r</strong>HÜL(Haushaltsüberwachung) Buchungen im Drei-Komponenten-System Spezieller Kontenrahmen mehrstufigeBuchungen dadurch Buchungenin <strong><strong>de</strong>r</strong> Kasse bzw. bei<strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsabwicklung Jahresabschluss mitzahlreichen Abweichungenvom HGB Soll-Ist-Vergleich Finanzrechnung Teilrechnungen
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsse<strong><strong>de</strong>r</strong> VerwaltungskameralistikAnordnungsbefugte<strong>Organisation</strong>seinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufen<strong>de</strong> Buchhaltunga) in <strong><strong>de</strong>r</strong> Haushaltsüberwachungslistenach <strong><strong>de</strong>r</strong>Haushaltssystematikb) in Teilen <strong><strong>de</strong>r</strong> Verwaltungin <strong>de</strong>n Anlagenachweisenund in <strong>de</strong>n LagerbüchernKasseLaufen<strong>de</strong> Buchhaltunga) im Sachbuch nach <strong><strong>de</strong>r</strong>Haushaltssystematikb) im Verwahrbuch/Vorschussbuchc) in <strong>de</strong>n Nebenbüchern inKontogegenbüchern(Kreditinstitute) auf <strong>de</strong>n DebitorenundKreditorenkonten(Personenkonten)d) ZeitbuchJahresrechnung kassenmäßiger Abschluss HaushaltsrechnungTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschlussNahtstelle für die laufen<strong>de</strong>n Buchungen in <strong>de</strong>n verschie<strong>de</strong>nen<strong>Organisation</strong>seinheiten ist die Anordnung, d.h. die nachHaushaltsstellen sortierte Soll-Einnahme bzw. Soll-Ausgabe
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZuordnung <strong><strong>de</strong>r</strong> Soll- und Ist-Ausgabe zu <strong>Organisation</strong>sbereichenund Büchern in <strong><strong>de</strong>r</strong> Verwaltungskameralistik<strong>Organisation</strong>sbereich/BücherFachbereich/Kämmerei HaushaltsüberwachungslisteSoll-Ausgabeo<strong><strong>de</strong>r</strong>AnordnungXIst-AusgabeKasse Sachbuch Nebenbuch(Kreditinstitute/Personenkonten) ZeitbuchXXXXX
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseBücher und Abschlüsse <strong><strong>de</strong>r</strong> kaufmännischen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>Laufen<strong>de</strong> Buchungen1. im Grundbuch (Journal; vergleichbar mit <strong>de</strong>m Zeitbuch <strong><strong>de</strong>r</strong>Kameralistik)2. im Hauptbuch (doppische Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten(Sachkonten); vergleichbar mit <strong>de</strong>m Sachbuch <strong><strong>de</strong>r</strong>Kameralistik; allerdings 2-Komponenten-System)3. in Neben- und Hilfsbüchern, hierzu zählen z.B. das Kontokorrentbuch, auch Geschäftsfreun<strong>de</strong>buch genannt(bestehend aus Kun<strong>de</strong>n(Debitoren)konten und Lieferer(Kreditoren)konten;Personenkonten); die Anlagenbücher; die Lagerbücher; Lohn- und GehaltsbücherJahresabschluss1. Bilanz2. Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZentralisierungsmöglichkeiten <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong>Zwischenergebnis undSchlussfolgerungen1. Auch die kaufmännische <strong>Finanzbuchhaltung</strong> ist keingeschlossenes System. Es gibt zwar eine in sich geschlossenedoppische Kernbuchhaltung (Buchung imHauptbuch sowie Abschluss), aber – wie in <strong><strong>de</strong>r</strong> Verwaltungskameralistik- gibt es zahlreiche Bücher, diezusätzlich geführt wer<strong>de</strong>n (Nebenbuchhaltungen).2. Da die kaufmännische <strong>Finanzbuchhaltung</strong> im Gegensatzzur Verwaltungskameralistik nicht mehrstufigerfolgen muss, lässt sie sich allerdings grundsätzlichzentralisieren, d.h. einer <strong>Organisation</strong>seinheitzuordnen.3. Da die neue kommunale <strong>Finanzbuchhaltung</strong> wie dieVerwaltungskameralistik stets mehrstufig zu erfolgenhat, muss sie mehreren <strong>Organisation</strong>seinheitenzugeordnet wer<strong>de</strong>n4. Wie in <strong><strong>de</strong>r</strong> Verwaltungskameralistik fällt somit auchim NKF bzw. NKR ein Teil <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong>in <strong>de</strong>n Bereich <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse. Wie groß dieserTeil ist, hängt von Zweckmäßigkeitsüberlegungenund von <strong>de</strong>n bun<strong>de</strong>slandspezifischen Vorschriftenab.
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseÜberblick NKFFinanzplanErgebnisplanHaushalts -überwachunglaufen<strong>de</strong> Buchungvon Einzahlungenund Auszahlungenlaufen<strong>de</strong>Buchung von Än<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen<strong>de</strong>sVermögens und<strong><strong>de</strong>r</strong> Schul<strong>de</strong>nohne Berücksichtigung<strong><strong>de</strong>r</strong> ZahlungsmittelHaushalts -überwachunglaufen<strong>de</strong> Buchungvon Aufwand und ErtragFinanzrechnungDoppelte BuchführungBilanzErgebnisrechnungDas Anwendungsgebiet <strong><strong>de</strong>r</strong> doppelten Buchführungim Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF)( vgl. Schuster, Falko: Doppelte Buchführung für Städte, Kreise und Gemein<strong>de</strong>n,R. Ol<strong>de</strong>nbourg Verlag München Wien 2001, S. 222)
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseÜberblick über die gesamte <strong>Finanzbuchhaltung</strong> bei Anwendung <strong>de</strong>s „echten“NKF bzw. NKRBuchungen im BereichKasse auf Zahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute) auf <strong>de</strong>n DebitorenundKreditorenkonten(Personenkonten) im Verwahrbuch im ZeitbuchAnlagenbuchhaltungundLagerbuchhaltungHaushaltsüberwachungNebenbuchhaltungenlaufen<strong>de</strong> Buchungvon Einzahlungenund Auszahlungenauf FinanzrechnungskontenKernbuchhaltunglaufen<strong>de</strong>Buchung von Än<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen<strong>de</strong>sVermögens und<strong><strong>de</strong>r</strong> Schul<strong>de</strong>nohne Berücksichtigung<strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsmittellaufen<strong>de</strong> Buchungvon Aufwand undErtragHauptbuchBuchungen auf Sachkonten mit 3 KomponentenGrundbuch („Zeitbuch“)Jahresabschluss mitFinanzrechnung Bilanz Ergebnisrechnung
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsse im NKF/ Variante 1Anordnungsbefugte <strong>Organisation</strong>seinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufen<strong>de</strong> BuchhaltungKasse1. in <strong><strong>de</strong>r</strong> doppischenHaushaltsüberwachungsliste2. im Hauptbuch mit3 Komponenten auf *Sachkonten3. im Grundbuch (Journal)4. in <strong>de</strong>n Anlagenbüchern5. in <strong>de</strong>n LagerbüchernLaufen<strong>de</strong> Buchhaltunga. aufZahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute)b. im Verwahrbuchc. auf <strong>de</strong>n Debitoren- undKreditorenkonten(Personenkonten)d. im Zeitbuch <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseJahresabschluss mitFinanzrechnungBilanzErgebnisrechnungTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschluss <strong><strong>de</strong>r</strong> Kasse*Nahtstelle für die laufen<strong>de</strong>n Buchungen in <strong>de</strong>n verschie<strong>de</strong>nen<strong>Organisation</strong>seinheiten sind die auf <strong><strong>de</strong>r</strong> Basis vonVerbindlichkeiten und For<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen erstellten Anordnungen
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsse im NKF/ Variante 2Anordnungsbefugte<strong>Organisation</strong>seinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufen<strong>de</strong> Buchhaltung1. in <strong><strong>de</strong>r</strong> doppischenHaushaltsüberwachungslisteKasse2. im Hauptbuchmit2 Komponenten auf *Bestands- undErfolgskontenmit o<strong><strong>de</strong>r</strong> ohneZahlungsmittel3. im Grundbuch (Journal)4. in <strong>de</strong>n Anlagenbüchern5. in <strong>de</strong>n LagerbüchernJahresabschluss mitBilanzErgebnisrechnungLaufen<strong>de</strong> Buchhaltunge. aufZahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute)f. auf Finanzrechnungskonteng. im Verwahrbuchh. auf <strong>de</strong>n Debitoren- undKreditorenkonten(Personenkonten)i. im Zeitbuch <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschluss <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseFinanzrechnung*Nahtstelle für die laufen<strong>de</strong>n Buchungen in <strong>de</strong>n verschie<strong>de</strong>nen<strong>Organisation</strong>seinheiten sind die auf <strong><strong>de</strong>r</strong> Basis von Verbindlichkeitenund For<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen erstellten Anordnungen
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseAusgewählte Rechtsvorschriften <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s Nie<strong><strong>de</strong>r</strong>sachsen§ 98 (NGO) Gemein<strong>de</strong>kasse(1) <strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong> richtet eine Gemein<strong>de</strong>kasse ein. Der Gemein<strong>de</strong>kasseobliegt die Abwicklung <strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungen <strong><strong>de</strong>r</strong>Gemein<strong>de</strong> (Kassengeschäfte).(2) <strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong> hat eine für die Erledigung <strong><strong>de</strong>r</strong> Kassengeschäfteverantwortliche Person und eine Person für <strong><strong>de</strong>r</strong>enStellvertretung zu bestellen (Kassenleitung).(3) Der Kassenleitung darf nicht angehören, wer1. befugt ist, Kassenanordnungen zu erteilen,….(4) <strong>Die</strong> in <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse Beschäftigten dürfen Kassenanordnungennicht erteilen.(5) <strong>Die</strong> Bürgermeisterin o<strong><strong>de</strong>r</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> Bürgermeister überwachtdie Gemein<strong>de</strong>kasse (Kassenaufsicht). Sie o<strong><strong>de</strong>r</strong> er kann dieKassenaufsicht einer o<strong><strong>de</strong>r</strong> einem Gemein<strong>de</strong>bedienstetenübertragen, jedoch nicht Bediensteten, die in <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kassebeschäftigt sind.§ 40 GemHKVOZahlungsanweisung, Zahlungsabwicklung(1) Zum Vorgang <strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsanweisung gehören die Erstellungund die Erteilung <strong><strong>de</strong>r</strong> Kassenanordnung und<strong><strong>de</strong>r</strong>en Dokumentation in <strong>de</strong>n Büchern.(2) Zur Zahlungsabwicklung gehören1. die Annahme von Einzahlungen und die Leistungvon Auszahlungen2. die Verwaltung <strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsmittel und3. das Mahnwesen.Je<strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsvorgang wird erfasst und dokumentiert…..(5) Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung dürfennicht von <strong>de</strong>nselben Beschäftigten ausgeführt wer<strong>de</strong>n.
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseAusgewählte Rechtsvorschriften <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s Sachsen Anhalt§1 Gemein<strong>de</strong>kassenverordnung Doppik –GemKVO DoppikAufgaben <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse(1) Zu <strong>de</strong>n Kassengeschäften…gehören1. die Annahme <strong><strong>de</strong>r</strong> Einzahlungen und die Leistung <strong><strong>de</strong>r</strong> Auszahlungen…2. die Verwaltung <strong><strong>de</strong>r</strong> Kassenmittel…3. die Verwahrung <strong><strong>de</strong>r</strong> Wertgegenstän<strong>de</strong>,4. die Buchführung….Der Gemein<strong>de</strong>kasse obliegt außer<strong>de</strong>m die Mahnung, die Beitreibungvon Geldbeträgen im Verwaltungszwangsverfahrensowie die Einleitung <strong><strong>de</strong>r</strong> Zwangsvollstreckung….Abschnitt 5 Buchführung§ 28 Sachbuch(1) ….Das Sachbuch enthält die für die Aufstellung <strong><strong>de</strong>r</strong> Ergebnisrechnung,<strong><strong>de</strong>r</strong> Finanzrechnung und <strong><strong>de</strong>r</strong> Vermögensrechnungerfor<strong><strong>de</strong>r</strong>lichen Sachkonten.(2) <strong>Die</strong> sachliche Buchung umfasst min<strong>de</strong>stens1. die zur Sollstellung angeordneten Beträge…..§ 29 Buchungen im Sachbuch<strong>Die</strong> Aufwendungen und Erträge sind aufgrund von Vorgangsanordnungen…. zum Soll zu stellen.
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseAusgewählte Rechtsvorschriften <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s Bran<strong>de</strong>nburg§ 80 Kommunalverfassung <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s Bran<strong>de</strong>nburg(BbgKVerf)Gemein<strong>de</strong>kasse(1) <strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse erledigt alle Kassengeschäfte <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>…<strong>Die</strong>Buchführung kann ganz o<strong><strong>de</strong>r</strong> teilweise von <strong>de</strong>nKassengeschäften abgetrennt wer<strong>de</strong>n…(4) Der Kassenverwalter, sein Stellvertreter und die übrigenBeschäftigten <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse sind nicht befugt, Zahlungenanzuordnen.§ 38 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Aufgaben <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse(1) Zu <strong>de</strong>n Kassengeschäften, die die Gemein<strong>de</strong>kasse zu erledigenhat, gehören1. die Annahme <strong><strong>de</strong>r</strong> Einzahlungen und die Leistung <strong><strong>de</strong>r</strong> Auszahlungen(Zahlungsverkehr),2. die Verwaltung <strong><strong>de</strong>r</strong> Finanzmittel,3. die Buchführung einschließlich <strong><strong>de</strong>r</strong> Sammlung <strong><strong>de</strong>r</strong> Belege, soweitnicht eine an<strong><strong>de</strong>r</strong>e Stelle ganz o<strong><strong>de</strong>r</strong> zum Teil damit beauftragtist.Der Gemein<strong>de</strong>kasse obliegen außer<strong>de</strong>m die Mahnung sowie dieBeitreibung von For<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen und die Einleitung <strong><strong>de</strong>r</strong> Zwangsvollstreckung,soweit in an<strong><strong>de</strong>r</strong>en Vorschriften nichts an<strong><strong>de</strong>r</strong>es bestimmtist. Der Gemein<strong>de</strong>kasse obliegen auch die Festsetzung,Stundung, Nie<strong><strong>de</strong>r</strong>schlagung und <strong><strong>de</strong>r</strong> Erlass <strong><strong>de</strong>r</strong> aus <strong>de</strong>n Maßnahmennach Satz 1 resultieren<strong>de</strong>n Nebenfor<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen (Gebühren,Säumniszuschläge, Verzinsungen und Auslagen).
§ 39 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Einrichtung und Geschäftsgang <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse….(3) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von <strong>de</strong>nselbenBediensteten wahrgenommen wer<strong>de</strong>n.…§ 42 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Trennungsgrundsatz(1) <strong>Die</strong> Freigabe von Buchungen mit und ohne Zahlungswirksamkeitund die Ausführung <strong><strong>de</strong>r</strong> Buchungen dürfen nicht von <strong><strong>de</strong>r</strong>selbenPerson wahrgenommen wer<strong>de</strong>n (Trennungsgrundsatz)….(3) Zahlungen dürfen, soweit in dieser Verordnung nichts an<strong><strong>de</strong>r</strong>esbestimmt ist, nur auf Grund einer schriftlichen o<strong><strong>de</strong>r</strong> bei automatisiertenVerfahren auf elektronischem Wege übermittelten, <strong>de</strong>nAnfor<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen dieser Verordnung entsprechen<strong>de</strong>n, Zahlungsanweisungenangenommen o<strong><strong>de</strong>r</strong> geleistet wer<strong>de</strong>n…..
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseAusgewählte Rechtsvorschriften <strong>de</strong>s Lan<strong>de</strong>s Nordrhein-Westfalen§ 93 GO<strong>Finanzbuchhaltung</strong>(1) <strong>Die</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> hat die Buchführung und die Zahlungsabwicklung<strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong> zu erledigen.(2) <strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong> hat, wenn sie ihre <strong>Finanzbuchhaltung</strong>nicht nach § 94 durch eine Stelle außerhalb <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>verwaltungbesorgen lässt, dafür einen Verantwortlichenund einen Stellvertreter zu bestellen.…(5) Der Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung und seinStellvertreter dürfen nicht Angehörige <strong>de</strong>s Bürgermeisters…..sein.§ 27 GemHVOBuchführung§ 30 GemHVOZahlungsabwicklung, Liquiditätsplanung(1) Zur Zahlungsabwicklung gehören die Annahme von Einzahlungen,die Leistung von Auszahlungen und die Verwaltung<strong><strong>de</strong>r</strong> Finanzmittel. Je<strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsvorgang ist zuerfassen und zu dokumentieren….<strong><strong>de</strong>r</strong> Zahlungsabwicklungobliegt außer<strong>de</strong>m das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung.(2) ……(3) Zahlungsabwicklung und Buchführung dürfen nicht von<strong>de</strong>mselben Beschäftigten wahrgenommen wer<strong>de</strong>n.
Prof. Dr. Falko Schuster<strong>Organisation</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> und <strong><strong>de</strong>r</strong> KasseAuswirkungen <strong><strong>de</strong>r</strong> bun<strong>de</strong>slandspezifischen Vorschriften1. Ein Teil <strong><strong>de</strong>r</strong> neuen kommunalen <strong>Finanzbuchhaltung</strong>fällt wegen <strong><strong>de</strong>r</strong> Mehrstufigkeit <strong>de</strong>s kommunalen Rechnungswesensauf je<strong>de</strong>n Fall in <strong>de</strong>n Aufgabenbereich<strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse.2. Der genaue Umfang wird allerdings durch die haushalts-bzw. kassenrechtlichen Vorschriften nicht genauvorgegeben. <strong>Die</strong> Gemein<strong>de</strong>n haben hier in <strong><strong>de</strong>r</strong> RegelGestaltungsspielräume.3. Das Land Sachsen-Anhalt verfügt nach wie vor übereine eigenständige Gemein<strong>de</strong>kassenverordnung. Durchdiese wird <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemein<strong>de</strong>kasse ein beson<strong><strong>de</strong>r</strong>s großer Teil<strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong> zugewiesen.4. In Nordrhein-Westfalen sind die Regelungen interpretationsbedürftig.Hier bleibt durch die unklare Trennungvon Buchführung und Zahlungsabwicklung fürdie Gemein<strong>de</strong>kasse nur ein relativ kleiner Teil <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Finanzbuchhaltung</strong>.