Die Organisation der Finanzbuchhaltung - kassenverwalter.de

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseGliederung1. Betriebliche Zielsetzung und Rechnungswesen2. Einordnung der Finanzbuchhaltung in das betrieblicheRechnungswesen3. Ziele der verwaltungskameralistischen, der traditionellenkaufmännischen und der neuen kommunalen Finanzbuchhaltung4. Hauptunterschiede zwischen der verwaltungskameralistischenund der neuen kommunalen Finanzbuchhaltung5. Hauptunterschiede zwischen der traditionellen kaufmännischenund der neuen kommunalen Finanzbuchhaltung6. Die Organisation der verwaltungskameralistischen undder traditionellen kaufmännischen Finanzbuchhaltung7. Die Organisation der neuen kommunalen Finanzbuchhaltungunter Einbeziehung der Gemeindekasse8. Auswirkungen bundeslandspezifischer Vorschriften aufdie von der Gemeindekasse zu übernehmenden Buchhaltungsaufgaben

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZiele – Management – Rechnungswesen – Organisation des RechnungswesensZieleManagement(Führung oder Steuerung)- Planung/Organisation/Kontrolle -Führungsunterstützung durch dasRechnungswesen

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZweige des Rechnungswesens / Einordnung Finanzbuchhaltung(-führung)BetriebstypenZweigedesRechnungs-Wesens1. ZweigPRIVATWIRT-SCHAFTLICHESUNTERNEHMENKOMMUNAL-VERWALTUNGaltKOMMUNAL-VERWALTUNGneuBuchhaltung oder Buchführung(pagatorische Rechnung)KaufmännischedoppelteBuchhaltungauch(kaufmännische)FinanzbuchhaltungoderGeschäftsbuchhaltunggenanntVerwaltungskameralistikNeuekommunaledoppelteBuchhaltungoderFinanzbuchhaltungimNKF bzw. NKRoderBuchhaltungmit dreiKomponententraditionelleBetriebsbuchhaltungErweiterteKameralistikbuchhalterischeVerbindung2. Zweig Kosten- und Leistungsrechnung(kalkulatorische Rechnung)3. Zweig Einzelfallbezogene Rechnungen

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseThesen zum Begriff „Finanzbuchhaltung“1. These:Die Begriffe „Buchhaltung“ und „Buchführung“ sind austauschbar.Sie kennzeichnen denselben Zweig des betrieblichenRechnungswesens.2. These:Die Begriffe „Finanzbuchhaltung“, „Geschäftsbuchhaltung“und „pagatorisches Rechnungswesen“ sind austauschbar. Siekennzeichnen den Teil des Rechnungswesens, der vom Zahlungsvorgang(Einzahlungen und Auszahlungen) und damitvon den Geschäftsvorfällen (Kauf, Verkauf, Kreditaufnahmeund Tilgung) ausgeht.3. These:Der Begriff „Finanzbuchhaltung“ kann damit in jeder Variantedes betrieblichen Rechnungswesens verwendet werden. Da mandie Finanzbuchhaltung allerdings in den einzelnen Betriebenunterschiedlich gestaltet, sollte man den Begriff nach Bedarfergänzen, also beispielsweise vonsprechen.- der traditionellen oder kaufmännischen Finanzbuchhaltung,- der kameralistischen Finanzbuchhaltung und- der neuen kommunalen Finanzbuchhaltung

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseHauptzielsetzung des kameralen RechnungswesensI.Bestandssicherung desdemokratischen StaatesSicherungder ZahlungsfähigkeitII.Sicherung desdemokratischenEntscheidungsprozessesalter Haushaltsausgleich(Einnahmen = Ausgaben)Buchführung mit1 KomponenteIII.mehrstufigeBuchführungErmächtigung/Anordnung/(Ist)-Zahlung

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseHauptzielsetzung des kaufmännischen RechnungswesensI.Sicherung des persönlichenEinkommens bzw. VermögensII.Sicherung derZahlungsfähigkeitSicherung derGewinnerzielungFinanzplanung/Finanzrechnungmit Einzahlungen undAuszahlungenaußerhalbderdoppeltenBuchführungIII.DoppelteBuchhaltung(Finanzbuchhaltung)mit2 Komponenten(„Vermögen“/„Schulden“;Aufwendungen/Erträge)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseDie neue Zielsetzung des kommunalen Haushalts- und RechnungswesensI.Intergenerative GerechtigkeitII.Gesamtressourcenaufkommenwenigstens so großwieGesamtressourcenverbrauchIII.Neuer Haushaltsausgleich(Erträge ≥ Aufwendungen)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseGesamtzielsetzung des neuen kommunalen RechnungswesensI.Bestandssicherungdes demokratischenStaatesIntergenerativeGerechtigkeitSicherung desdemokratischenEntscheidungsprozessesII.Sicherung derZahlungsfähigkeitNeuerHaushaltsausgleichmehrstufigeBuchhaltungErmächtigung/Anordnung/ZahlungIII.Doppelte Buchhaltung(Finanzbuchhaltung)mit3Komponenten(Einzahlung/Auszahlung;„Vermögen“/„Schulden“;Aufwendungen/Erträge)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseGesamtzielsetzung des neuen kommunalen Rechnungswesensim Land BrandenburgI.Bestandssicherung desDemokratischen StaatesIntergenerativeGerechtigkeitSicherung desdemokratischenEntscheidungsprozesses§ 65(3)Kommunalverfassungdes LandesBrandenburg„Der Haushaltsplanist … verbindlich.“II.Sicherung derZahlungsfähigkeit§ 76(1)Kommunalverfassungdes LandesBrandenburg„Die Gemeindehat… ihre Zahlungsfähigkeitsicherzustellen“NeuerHaushaltsausgleich§ 63(4)Kommunalverfassungdes LandesBrandenburg„Das Ergebnis ausordentlichen Erträgenund ordentlichenAufwendungen… istauszugleichen“mehrstufigeBuchhaltung(Ermächtigung/Zahlungsanweisung/Zahlung)III.Doppelte Buchhaltungmit 3 Komponenten(Einzahlung/Auszahlung;„Vermögen“/„Schulden“;Aufwendungen/Erträge)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZwischenergebnisBei der neuen kommunalen Buchhaltung, d.h. bei derFinanzbuchhaltung im NKF bzw. NKR, handelt es sichum einemehrstufige Finanzbuchhaltung,die Ermächtigungen und Anordnungen bzw. Zahlungsanweisungenbeinhaltet,undum einedoppische Finanzbuchhaltungmit 3 Komponenten(Einzahlungen/Auszahlungen,„Vermögen“/„Schulden“ undAufwendungen/Erträgen).Daraus resultiert eine spezielle organisatorischeProblematik.

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseVerwaltungskameralistik und Finanzbuchhaltung im NKF bzw. NKRVerwaltungskameralistik Ein-Komponenten-System Einnahmen (Einzahlungen)u. Ausgaben(Auszahlungen) „alter“ HaushaltsausgleichEinnahmen≥ Ausgaben „alte“ HaushaltssystematikGliederungsplan undGruppierungsplanFinanzbuchhaltungim NKF bzw. NKR Drei-Komponenten-System Einnahmen (Einzahlungen)undAusgaben (Auszahlungen) Vermögen undSchulden Aufwendungen undErträge „neuer“ HaushaltsausgleichErträge ≥Aufwendungen „neue“ HaushaltssystematikProduktplan undKontenplan

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseKaufmännische und neue kommunale FinanzbuchhaltungKaufmännischeFinanzbuchhaltung Planung als Orientierungshilfe Buchungen im Zwei-Komponenten-System Jahresabschlussnach § 242 (3) HGBund eventuell zusätzlichnach § 264 (1)HGBNeue kommunaleFinanzbuchhaltung Planung als verbindlicheVorgabe Buchungen in derHÜL(Haushaltsüberwachung) Buchungen im Drei-Komponenten-System Spezieller Kontenrahmen mehrstufigeBuchungen dadurch Buchungenin der Kasse bzw. beider Zahlungsabwicklung Jahresabschluss mitzahlreichen Abweichungenvom HGB Soll-Ist-Vergleich Finanzrechnung Teilrechnungen

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsseder VerwaltungskameralistikAnordnungsbefugteOrganisationseinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufende Buchhaltunga) in der Haushaltsüberwachungslistenach derHaushaltssystematikb) in Teilen der Verwaltungin den Anlagenachweisenund in den LagerbüchernKasseLaufende Buchhaltunga) im Sachbuch nach derHaushaltssystematikb) im Verwahrbuch/Vorschussbuchc) in den Nebenbüchern inKontogegenbüchern(Kreditinstitute) auf den DebitorenundKreditorenkonten(Personenkonten)d) ZeitbuchJahresrechnung kassenmäßiger Abschluss HaushaltsrechnungTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschlussNahtstelle für die laufenden Buchungen in den verschiedenenOrganisationseinheiten ist die Anordnung, d.h. die nachHaushaltsstellen sortierte Soll-Einnahme bzw. Soll-Ausgabe

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZuordnung der Soll- und Ist-Ausgabe zu Organisationsbereichenund Büchern in der VerwaltungskameralistikOrganisationsbereich/BücherFachbereich/Kämmerei HaushaltsüberwachungslisteSoll-AusgabeoderAnordnungXIst-AusgabeKasse Sachbuch Nebenbuch(Kreditinstitute/Personenkonten) ZeitbuchXXXXX

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseBücher und Abschlüsse der kaufmännischen FinanzbuchhaltungLaufende Buchungen1. im Grundbuch (Journal; vergleichbar mit dem Zeitbuch derKameralistik)2. im Hauptbuch (doppische Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten(Sachkonten); vergleichbar mit dem Sachbuch derKameralistik; allerdings 2-Komponenten-System)3. in Neben- und Hilfsbüchern, hierzu zählen z.B. das Kontokorrentbuch, auch Geschäftsfreundebuch genannt(bestehend aus Kunden(Debitoren)konten und Lieferer(Kreditoren)konten;Personenkonten); die Anlagenbücher; die Lagerbücher; Lohn- und GehaltsbücherJahresabschluss1. Bilanz2. Gewinn- und Verlustrechnung (Ergebnisrechnung)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZentralisierungsmöglichkeiten der FinanzbuchhaltungZwischenergebnis undSchlussfolgerungen1. Auch die kaufmännische Finanzbuchhaltung ist keingeschlossenes System. Es gibt zwar eine in sich geschlossenedoppische Kernbuchhaltung (Buchung imHauptbuch sowie Abschluss), aber – wie in der Verwaltungskameralistik- gibt es zahlreiche Bücher, diezusätzlich geführt werden (Nebenbuchhaltungen).2. Da die kaufmännische Finanzbuchhaltung im Gegensatzzur Verwaltungskameralistik nicht mehrstufigerfolgen muss, lässt sie sich allerdings grundsätzlichzentralisieren, d.h. einer Organisationseinheitzuordnen.3. Da die neue kommunale Finanzbuchhaltung wie dieVerwaltungskameralistik stets mehrstufig zu erfolgenhat, muss sie mehreren Organisationseinheitenzugeordnet werden4. Wie in der Verwaltungskameralistik fällt somit auchim NKF bzw. NKR ein Teil der Finanzbuchhaltungin den Bereich der Gemeindekasse. Wie groß dieserTeil ist, hängt von Zweckmäßigkeitsüberlegungenund von den bundeslandspezifischen Vorschriftenab.

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseÜberblick NKFFinanzplanErgebnisplanHaushalts -überwachunglaufende Buchungvon Einzahlungenund AuszahlungenlaufendeBuchung von ÄnderungendesVermögens undder Schuldenohne Berücksichtigungder ZahlungsmittelHaushalts -überwachunglaufende Buchungvon Aufwand und ErtragFinanzrechnungDoppelte BuchführungBilanzErgebnisrechnungDas Anwendungsgebiet der doppelten Buchführungim Neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF)( vgl. Schuster, Falko: Doppelte Buchführung für Städte, Kreise und Gemeinden,R. Oldenbourg Verlag München Wien 2001, S. 222)

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseÜberblick über die gesamte Finanzbuchhaltung bei Anwendung des „echten“NKF bzw. NKRBuchungen im BereichKasse auf Zahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute) auf den DebitorenundKreditorenkonten(Personenkonten) im Verwahrbuch im ZeitbuchAnlagenbuchhaltungundLagerbuchhaltungHaushaltsüberwachungNebenbuchhaltungenlaufende Buchungvon Einzahlungenund Auszahlungenauf FinanzrechnungskontenKernbuchhaltunglaufendeBuchung von ÄnderungendesVermögens undder Schuldenohne Berücksichtigungder Zahlungsmittellaufende Buchungvon Aufwand undErtragHauptbuchBuchungen auf Sachkonten mit 3 KomponentenGrundbuch („Zeitbuch“)Jahresabschluss mitFinanzrechnung Bilanz Ergebnisrechnung

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsse im NKF/ Variante 1Anordnungsbefugte Organisationseinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufende BuchhaltungKasse1. in der doppischenHaushaltsüberwachungsliste2. im Hauptbuch mit3 Komponenten auf *Sachkonten3. im Grundbuch (Journal)4. in den Anlagenbüchern5. in den LagerbüchernLaufende Buchhaltunga. aufZahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute)b. im Verwahrbuchc. auf den Debitoren- undKreditorenkonten(Personenkonten)d. im Zeitbuch der KasseJahresabschluss mitFinanzrechnungBilanzErgebnisrechnungTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschluss der Kasse*Nahtstelle für die laufenden Buchungen in den verschiedenenOrganisationseinheiten sind die auf der Basis vonVerbindlichkeiten und Forderungen erstellten Anordnungen

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseZuständigkeiten für die Bücher und Abschlüsse im NKF/ Variante 2AnordnungsbefugteOrganisationseinheit(Fachamt/Kämmerei)Laufende Buchhaltung1. in der doppischenHaushaltsüberwachungslisteKasse2. im Hauptbuchmit2 Komponenten auf *Bestands- undErfolgskontenmit oder ohneZahlungsmittel3. im Grundbuch (Journal)4. in den Anlagenbüchern5. in den LagerbüchernJahresabschluss mitBilanzErgebnisrechnungLaufende Buchhaltunge. aufZahlungsmittelkontenbzw. inKontogegenbüchern(Kreditinstitute)f. auf Finanzrechnungskonteng. im Verwahrbuchh. auf den Debitoren- undKreditorenkonten(Personenkonten)i. im Zeitbuch der KasseTagesabschlüsseZwischenabschlüsseJahresabschluss der KasseFinanzrechnung*Nahtstelle für die laufenden Buchungen in den verschiedenenOrganisationseinheiten sind die auf der Basis von Verbindlichkeitenund Forderungen erstellten Anordnungen

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseAusgewählte Rechtsvorschriften des Landes Niedersachsen§ 98 (NGO) Gemeindekasse(1) Die Gemeinde richtet eine Gemeindekasse ein. Der Gemeindekasseobliegt die Abwicklung der Zahlungen derGemeinde (Kassengeschäfte).(2) Die Gemeinde hat eine für die Erledigung der Kassengeschäfteverantwortliche Person und eine Person für derenStellvertretung zu bestellen (Kassenleitung).(3) Der Kassenleitung darf nicht angehören, wer1. befugt ist, Kassenanordnungen zu erteilen,….(4) Die in der Gemeindekasse Beschäftigten dürfen Kassenanordnungennicht erteilen.(5) Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister überwachtdie Gemeindekasse (Kassenaufsicht). Sie oder er kann dieKassenaufsicht einer oder einem Gemeindebedienstetenübertragen, jedoch nicht Bediensteten, die in der Gemeindekassebeschäftigt sind.§ 40 GemHKVOZahlungsanweisung, Zahlungsabwicklung(1) Zum Vorgang der Zahlungsanweisung gehören die Erstellungund die Erteilung der Kassenanordnung undderen Dokumentation in den Büchern.(2) Zur Zahlungsabwicklung gehören1. die Annahme von Einzahlungen und die Leistungvon Auszahlungen2. die Verwaltung der Zahlungsmittel und3. das Mahnwesen.Jeder Zahlungsvorgang wird erfasst und dokumentiert…..(5) Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung dürfennicht von denselben Beschäftigten ausgeführt werden.

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseAusgewählte Rechtsvorschriften des Landes Sachsen Anhalt§1 Gemeindekassenverordnung Doppik –GemKVO DoppikAufgaben der Gemeindekasse(1) Zu den Kassengeschäften…gehören1. die Annahme der Einzahlungen und die Leistung der Auszahlungen…2. die Verwaltung der Kassenmittel…3. die Verwahrung der Wertgegenstände,4. die Buchführung….Der Gemeindekasse obliegt außerdem die Mahnung, die Beitreibungvon Geldbeträgen im Verwaltungszwangsverfahrensowie die Einleitung der Zwangsvollstreckung….Abschnitt 5 Buchführung§ 28 Sachbuch(1) ….Das Sachbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung,der Finanzrechnung und der Vermögensrechnungerforderlichen Sachkonten.(2) Die sachliche Buchung umfasst mindestens1. die zur Sollstellung angeordneten Beträge…..§ 29 Buchungen im SachbuchDie Aufwendungen und Erträge sind aufgrund von Vorgangsanordnungen…. zum Soll zu stellen.

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseAusgewählte Rechtsvorschriften des Landes Brandenburg§ 80 Kommunalverfassung des Landes Brandenburg(BbgKVerf)Gemeindekasse(1) Die Gemeindekasse erledigt alle Kassengeschäfte der Gemeinde…DieBuchführung kann ganz oder teilweise von denKassengeschäften abgetrennt werden…(4) Der Kassenverwalter, sein Stellvertreter und die übrigenBeschäftigten der Gemeindekasse sind nicht befugt, Zahlungenanzuordnen.§ 38 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Aufgaben der Gemeindekasse(1) Zu den Kassengeschäften, die die Gemeindekasse zu erledigenhat, gehören1. die Annahme der Einzahlungen und die Leistung der Auszahlungen(Zahlungsverkehr),2. die Verwaltung der Finanzmittel,3. die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweitnicht eine andere Stelle ganz oder zum Teil damit beauftragtist.Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung sowie dieBeitreibung von Forderungen und die Einleitung der Zwangsvollstreckung,soweit in anderen Vorschriften nichts anderes bestimmtist. Der Gemeindekasse obliegen auch die Festsetzung,Stundung, Niederschlagung und der Erlass der aus den Maßnahmennach Satz 1 resultierenden Nebenforderungen (Gebühren,Säumniszuschläge, Verzinsungen und Auslagen).

§ 39 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse….(3) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselbenBediensteten wahrgenommen werden.…§ 42 Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung(KomHKV)Trennungsgrundsatz(1) Die Freigabe von Buchungen mit und ohne Zahlungswirksamkeitund die Ausführung der Buchungen dürfen nicht von derselbenPerson wahrgenommen werden (Trennungsgrundsatz)….(3) Zahlungen dürfen, soweit in dieser Verordnung nichts anderesbestimmt ist, nur auf Grund einer schriftlichen oder bei automatisiertenVerfahren auf elektronischem Wege übermittelten, denAnforderungen dieser Verordnung entsprechenden, Zahlungsanweisungenangenommen oder geleistet werden…..

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseAusgewählte Rechtsvorschriften des Landes Nordrhein-Westfalen§ 93 GOFinanzbuchhaltung(1) Die Finanzbuchhaltung hat die Buchführung und die Zahlungsabwicklungder Gemeinde zu erledigen.(2) Die Gemeinde hat, wenn sie ihre Finanzbuchhaltungnicht nach § 94 durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltungbesorgen lässt, dafür einen Verantwortlichenund einen Stellvertreter zu bestellen.…(5) Der Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung und seinStellvertreter dürfen nicht Angehörige des Bürgermeisters…..sein.§ 27 GemHVOBuchführung§ 30 GemHVOZahlungsabwicklung, Liquiditätsplanung(1) Zur Zahlungsabwicklung gehören die Annahme von Einzahlungen,die Leistung von Auszahlungen und die Verwaltungder Finanzmittel. Jeder Zahlungsvorgang ist zuerfassen und zu dokumentieren….der Zahlungsabwicklungobliegt außerdem das Mahnwesen und die Zwangsvollstreckung.(2) ……(3) Zahlungsabwicklung und Buchführung dürfen nicht vondemselben Beschäftigten wahrgenommen werden.

Prof. Dr. Falko SchusterOrganisation der Finanzbuchhaltung und der KasseAuswirkungen der bundeslandspezifischen Vorschriften1. Ein Teil der neuen kommunalen Finanzbuchhaltungfällt wegen der Mehrstufigkeit des kommunalen Rechnungswesensauf jeden Fall in den Aufgabenbereichder Gemeindekasse.2. Der genaue Umfang wird allerdings durch die haushalts-bzw. kassenrechtlichen Vorschriften nicht genauvorgegeben. Die Gemeinden haben hier in der RegelGestaltungsspielräume.3. Das Land Sachsen-Anhalt verfügt nach wie vor übereine eigenständige Gemeindekassenverordnung. Durchdiese wird der Gemeindekasse ein besonders großer Teilder Finanzbuchhaltung zugewiesen.4. In Nordrhein-Westfalen sind die Regelungen interpretationsbedürftig.Hier bleibt durch die unklare Trennungvon Buchführung und Zahlungsabwicklung fürdie Gemeindekasse nur ein relativ kleiner Teil der Finanzbuchhaltung.