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20 / 21 PRAXIS- FÜHRUNG ... <strong>CP</strong> Dr. Heinz und Dr. Schmidt sind sich einig: „Die Bestätigung von offizieller Stelle von jeher ein wichtiges Thema. „Hinzu kommen der Schichtbetrieb und die Größe des Teams, die klare, verlässliche Strukturen und standardisierte Abläufe zwingend voraussetzen“, führt Dr. Heinz weiter aus. Wie die Praxis sei auch das Qualitätsmanagement schrittweise gewachsen. Systematische Dokumentation als erster Schritt Als ersten grundlegenden Schritt für die systematische Dokumentation der Prozesse sieht er die Einführung der Praxismanagementsoftware Charly im Jahr 1998. Dank des modularen Aufbaus konnten sukzessive alle Organisationsbereiche von der Behandlungsplanung über Leistungserfassung und Abrechnung bis zum Controlling in der Software abgebildet werden. Die Programmlogik sorgt dafür, dass die Dateneingaben zügig, vollständig und korrekt erfolgen und auch einfach zu kontrollieren sind. Als 2005 der dritte Behandler in die Praxis kam und die Bereiche Parodontologie und Prophylaxe ausgebaut wurden, ließen sich Terminbuch, Leistungskomplexe und Ab- Qualitätsmanagement wird nach innen motivierend und nach außen vertrauensbildend wirken.“ rechnung problemlos erweitern. Im Jahr 2006 setzte das Team die damals neu gefassten Richtlinien des Robert-Koch-Instituts zur Hygiene in Zahnarztpraxen sofort um. Ein Teil des Vorschriften- und Maßnahmenkatalogs wurde gleich in der Praxismanagementsoftware realisiert, die vorgefertigte dialogorientierte Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Belehrungstexte, Wartungspläne,Sterilisationsprotokolle etc. bereitstellt. Darüber hinaus wurden auch Vorlagen von der LandeszahnärztekammerBaden-Württemberg verwendet. Keep it simple „Damit hatten wir die Hygienekette als zentralen Baustein des Qualitätsmanagements bereits dokumentiert“, beschreibt Praxismanagerin Angela Prinz, die seit 1997 – zunächst als ZMV – für die Praxisorganisation und, in Absprache mit den Praxisinhabern, federführend für das QM-Projekt verantwortlich ist. Im Rahmen ihrer Weiterqualifizierung zur Praxismanagerin an der FH Hannover wurde sie mit den Anforderungen an ein QM-System vertraut gemacht. Das eigentliche QM- Projekt startete sie, als das QM- Handbuch samt mitgeltender Unterlagen zur Praxissoftware Charly verfügbar war. „Damit war der rote Faden vorgegeben, ohne den man schwer weiß, wo anfangen und wo aufhören“, erklärt Prinz. Um die Möglichkeiten des QM-Handbuchs bei der Ausgestaltung der Dokumente und deren Verknüpfung mit den entsprechenden Bereichen in der Praxismanagementsoftware ausschöpfen zu können, besuchte sie die vier von Solutio angebotenen QM-Workshops, die „viel für die praktische <strong>Ums</strong>etzung brachten“. So achtete Prinz sehr darauf, alle hinterlegten Informationen so kurz und prägnant wie möglich zu halten. Bei Prozessketten wurde analysiert, wo tatsächlich Fehler auftreten können, um diese Stellen hervorzuheben. „Wir wollten das QM- Handbuch so schlank wie möglich gestalten“, beschreibt Prinz die Zielsetzung. Damit sei gewährleistet, dass die wichtigen, qualitätsrelevanten Verfahrensanweisungen schnell erfassbar seien, und das QM-Handbuch bei Fragen und Unsicherheiten auch wirklich genutzt wird. Schritt für Schritt zum QM Zuerst waren vor allem die Praxisinhaber gefordert, Praxisprofil, Ziele und Leitlinien für die Praxis zu formulieren sowie die für das Qualitätsmanagement bereitgestellten Ressourcen, vor allem den Zeitbedarf und die Verantwortlichkeiten, zu definieren. Danach wurden die noch in anderen Systemen geführten Dokumente zur Hygiene und Aufbereitung von Medizinprodukten in die Praxismanagementsoftware eingebunden und die erforderlichen praxisspezifischen Anpassungen in den im QM-Handbuch hinterlegten Arbeits- und Verfahrensanweisungen vorgenommen. In den nächsten Schritten folgten die Materialverwaltung, der Bereich Personal und die Arbeitssicherheit samt aushangpflichtiger Gesetze und Richtlinien.
Abb. 1 „Die Vorgehensweise, Bereich für Bereich an das QM-System anzubinden, hat sich voll bewährt“, beschreibt Prinz eine der wichtigsten Erfahrungen aus der QM-Einführung, die bis auf den Laborbereich fast abgeschlossen ist. Nun gelte es bereits, den kontinuierlichen Verbesserungsprozess am Laufen zu halten. „Neben regelmäßigen protokollierten Teamsitzungen, Fortbildungen und Aushängen an der Infowand ist die Notizfunktion in der Praxismanagementsoftware zu einem zentralen Instrument in diesem Prozess geworden“, analysiert die Praxismanagerin, bei der alle Informationen zusammenlaufen. Jeder im Team nutze diese Funktion, um auf akut auftretende Fehler und Schwachstellen aufmerksam zu machen und auch um Verbesserungsvorschläge zu unterbreiten. Positive Bilanz Für Dr. Schmidt steht außer Frage, dass die vom Gesetzgeber im Rahmen von QM geforderten Dokumentationspflichten einen zusätzlichen Aufwand bedeuten. Er schätzt diesen Mehraufwand auf etwa eine halbe Stelle. „Diesen Auflagen müssen wir entsprechen, da geht kein Weg daran vorbei, doch wir profitieren auch von QM“, zieht er Bilanz. Die Nachweise der eingesetzten Materialien und eine exakte Char- genrückverfolgung seien für eine chirurgische Praxis eine Selbstverständlichkeit. Durch QM habe das Team nun die Sicherheit, dass die Erfassung der relevanten Daten verlässlich erfolge und diese stets abrufbar seien. Angesichts der Praxisgröße sind die Praxisinhaber auf Mitarbeiterwechsel und Teilzeitkräfte eingestellt. Das QM-System helfe, neue Mitarbeiterinnen, Wiedereinsteigerinnen nach der Babypause und Teilzeitmitarbeiterinnen schneller als bisher in die Praxisabläufe einzubinden, berichtet Dr. Schmidt. Beim Schichtwechsel weiß jedes Teammitglied exakt, an welcher Stelle es weitermachen muss und hat über das zentrale IT-System Zugriff auf alle erforderlichen Informationen. Mündliche Übergaben reduzieren sich auf besondere Vorkommnisse. Einen großen Vorteil sieht Dr. Schmidt auch darin, „dass Praxissoftware und QM-Handbuch einer Logik folgen, was die Einhaltung der Regeln ganz wesentlich erleichtert“. Zertifizierung angestrebt Sobald auch der zahntechnische Bereich alle QM-Erfordernisse erfüllt, will sich die Praxis freiwillig zertifizieren lassen. Dr. Heinz und Dr. Schmidt sind sich einig darüber, dass „die Bestätigung von offizieller Stelle nach innen motivierend und Abb. 2 Abb. 1: Die dokumentierten Praxisabläufe bringen Sicherheit für das Praxisteam … Abb. 2: … und für die Patienten. Diese wissen den Qualitätsstandard zu schätzen. nach außen vertrauensbildend wirken wird“. Für die beiden Praxisinhaber steht derzeit noch ein anderes Projekt ganz oben auf der Prioritätenliste: Gesucht werden neue Räumlichkeiten, denn der 1997 bezogene Neubau ist mit vier Behandlungszimmern mittlerweile zum limitierenden Faktor für das weitere Wachstum der Praxis geworden. Um in puncto Qualität noch einen weiteren Schritt voranzukommen und die Versorgung auf breitere Beine zu stellen, wollen sie mittelfristig einen vierten Kollegen mit dem Spezialgebiet Endodontologie in die Praxis aufnehmen. ✽ CHANCE PRAXIS
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