Regeln Akkreditierung 0910.indd - International Biathlon Union

INTERNATIONAL BIATHLON UNIONREGELN FÜRAKKREDITIERUNG2006 - 2010 VERSION 4.0STAND: 10. November 2009CONTACT IBUInternational Biathlon UnionPeregrinstraße 14A-5020 SalzburgAustriaPhone +43-662-855050Fax +43-662-8550508E-mail biathlon@ibu.atwww.biathlonworld.comCONTACT PLARASPLARAS ACCREDITATION SYSTEMSLange Gasse 11BD-83435 Bad ReichenhallGermanyPhone +49 -171-735 23 66Fax +49-86 51-71 79 48E-mail info@plaras.comwww.plaras.comIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 1

INTERNATIONAL BIATHLON UNIONINHALT1. Einführung2. Pflichten des OK3. Aufgaben von PLARAS4. Zeitplan5. Saison-und Trimesterakkreditierungen6. Biathlonfamily Club7. Zutrittsführer8. Formate9. Formblätter10. Akkreditierungskarten11. VIP-Voucher12. Unterbringung und Verpflegung für PLARAS13. Aufbauplan und Örtlichkeiten14. ChecklisteIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 2

INTERNATIONAL BIATHLON UNION1. EINFÜHRUNGDie IBU führt das gesamte Akkreditierungsverfahren für alle Weltmeisterschaften, Jug/Jun Weltmeisterschaften,Sommerbiathlon Weltmeisterschaften, Weltcups und Europameisterschaften durch und trägt die Kostenfür die betreffenden Dienstleistungen, die sich folgendermaßen zusammen setzen:• Layoutherstellung der Regeln für Akkreditierung in einem pdf-File• Dienstleistung durch die Akkreditierungsfirma der IBU an sichmit 12 Einsatztagen inkl. pro BWCmit 7 Einsatztagen inkl. pro WM/JYWMmit 9 Einsatztagen inkl. pro ECH´smit 8 Einsatztagen inkl. pro SommerWM• Bereitstellung eines Online Portals für Akkreditierungsdateneingaben und Abruf der Daten sowieOnlinedatenimport/-export von Teamdaten mit SIWIDATA Material (Druckarbeiten, Karten, Folien etc.)• Reisekosten für die von der IBU beauftragte Akkreditierungsfirma PLARAS zu den jeweils für Athleten gültigenPreisen für (Charter-)Flüge• Unterbringung und Verpflegung/Getränke für PLARAS zu den jeweils für Athleten gültigen Preisen.Die Regeln für Akkreditierung wurden vom IBU Vorstand auf der Vorstandssitzung im Juni 2006 angenommenund legt auf der Grundlage des geltenden IBU Rechts das Akkreditierungswesen für die genannten IBU Veranstaltungenverbindlich fest.Die Umsetzung der Regeln für Akkreditierung liegt bei der IBU Generalsekretärin mit ihren Vertretern an denVeranstaltungsorten, dem IBU Race Direktor an der Wettkampfanlage und dem Kommunikationsdirektor imAdministrativ-und Medienbereich. Die beiden letzteren koordinieren sich bezüglich der Zoneneinteilung desVeranstaltungsbereiches und wirken auch sonst bei der Erfüllung und Durchsetzung der Akkreditierungsbestimmungeneng zusammen.Der IBU Kommunikationsdirektor fungiert in Akkreditierungsangelegenheiten während der Vorbereitungszeitund während der Veranstaltungen in und außerhalb des Veranstaltungsortes als Ansprechpartner und Verbindungspersonfür die Nationalen Verbände, TV Gesellschaften, Marketingagenturen und das jeweilige Organisationskomitee(OK).Die Generalsekretärin überwacht die ordnungsgemäße Erfüllung des Generalvertrages IBU – PLARAS.Die Firma PLARAS ist ständig mit einem Eventoperator während der Eventzeit vor Ort und erstellt die Akkreditierungennach den Regeln für Akkreditierung.Bei Fragen, die die Regeln für Akkreditierung nicht ausreichend beantworten, wird den sportlichen Bereichbetreffend der Race Direktor kontaktiert, bei Fragen des Administrativbereiches sowie der Medien der Kommunikationsdirektor.Beide koordinieren sich in der täglichen Abstimmung.IBU Generalsekretärin email: nicole.resch@ibu.at Mobil: +43-676-84 14 98 18IBU Kommunikationsdirektor email: peer.lange@ibu.at Mobil: +43-676-84 14 98 15IBU Race Director email: franz.berger@ibu.at Mobil: +43-676 84 14 98 17Für die Firma PLARAS fungiert als Ansprechpartner:Brigitte Bentele email:brigitte@plaras.com Mobil: +49-171-735 23 66IBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 3

INTERNATIONAL BIATHLON UNION1. EINFÜHRUNGDer IBU Vorstand behält sich vor, im Einzelfall über begründete Notwendigkeit, Abweichungen von den Regelnder Akkreditierung im Wege des IBU Headquarters zu genehmigen. Desweiteren behält sich der Vorstand vor,im Einzelfall an Personen zusätzliche Zutrittsberechtigungen zu vergeben.Nach jeder Saison und bis zum 30.04. eines jeden Jahres erstellt der IBU Kommunikationsdirektor in Koordinationmit der IBU Generalsekretärin und dem IBU Racedirektor einen Saisonabschlussbericht über dieErfahrungen aus dem Bereich als Vorbereitung für eine Sitzung mit den zwei, vom IBU Vorstand beauftragtenVorstandmitgliedern.Nach der Sitzung, die bis spätestens 1 Woche vor der jährlichen Sitzung mit den OK´s der IBU stattfinden soll,wird ein Entwurf der neuen Version der Regeln für Akkreditierung erstellt und beim IBU-OK Meeting präsentiert.Mit den dort gemachten Erfahrungen und Punkten werden die Regeln für Akkreditierung in die darauf folgendeVorstandsitzung eingebracht und verabschiedet und danach veröffentlicht.2. PFLICHTEN DES OKDas OK benennt einen örtlichen Akkreditierungschef und teilt seine Daten im Rahmen der Ausschreibungfür die betreffende Veranstaltung mit. Diese/Dieser kontaktiert mindestens 2 Monate vor der Veranstaltungerstmals PLARAS. Er/Sie ist für die Unterstützung von PLARAS bei ihrer Dienstleistung im Auftrag der IBUverantwortlich.Während der gesamten Veranstaltung innerhalb der Öffnungszeiten ist der/die Akkreditierungschef (-in) imBüro als Ansprechpartner anwesend und zu den nötigen Vor-Ort Entscheidungen vom OK befugt wie befähigt.Ferner werden entsprechend der jeweiligen IBU Veranstaltungsdeklaration mindestens 2-3 Personen für diegesamte Dauer der Veranstaltung oder, soweit erforderlich, bis zu 5 Personen als Hilfskräfte an den Hauptanreisetagenbis zum Beginn des ersten Wettkampfes für PLARAS unentgeltlich zur Verfügung gestellt.Der Ausrichter unterstützt PLARAS im Bereich des Transportes zum Event und vom Event weg z.B. durchkostenfreie Bereitstellung von Shuttle-Diensten vom und zum Flughafen des Eventortes und durch Shuttle-Dienste am Ort.Wird ein Charterflug oder sonstige Flüge für das Event organsiert, erhält PLARAS für maximal 2 Mitarbeiternebst Gepäck die gleichen Konditionen wie die Athleten der Nationalen Verbände.Für die Erfüllung der Aufgaben am Veranstaltungsort werden PLARAS von der jeweiligen An-bis zur jeweiligenAbreise kostenlos ein ADSL/WLAN Anschluss und ein Festnetztelefon zur Verfügung gestellt.Der Ausrichter stellt für die Akkreditierung geeignete Räumlichkeiten sowie Möbel wie Tische, Bürostühleund Tresen zur Verfügung. Die Räumlichkeiten müssen mindestens 40qm groß sein, trocken und hell und miteiner stabilen Stromversorgung.Die Räumlichkeiten müssen für die zu akkreditierenden Personen wie deren KFZ ungehindert zugänglich bzw.anfahrbar sein, geeignete Stellplätze für die Dauer der Akkreditierungserstellung müssen vorhanden sein.Während der Veranstaltung ist der Ausrichter für die Sicherheit des Materials von PLARAS vor Diebstahl, Zerstörung,Beschlagnahme und unerlaubter Vervielfältigung von firmeneigener Software und der Daten verantwortlichund hat darüber hinaus evtl. Schadensersatzansprüche von PLARAS in vollem Umfange zu tragen.IBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 4

INTERNATIONAL BIATHLON UNION3. AUFGABEN VON PLARASDie Aufgaben von PLARAS lauten:• Produktion der Saison- sowie Trimesterakkreditierungen• Ausschließliche Realisierung der allgemeinen Eventakkreditierung• Produktion von VIP-Vouchern bis max. 1.000 pro WC und 2.000 für die WM• Kontrolle der Verpflichtungserklärungen/ Schiedsgerichtsvereinbarungen /Erklärungen zur Bekämpfung vonDoping im Sport• Sammlung, Vorbereitung und Führung der Mannschaftsbiografien in und außerhalb des Veranstaltungsorteszur weiteren Nutzung durch den Daten- und Zeitnahmedienst der IBU und für die IBU-Website• Produktion von digitalen Portraitbildern für Medienprodukte der IBU (Akkreditierungen, Biathlonkalender,IBU-Magazine, IBU-Website) und, soweit möglich, zur Nutzung durch die Nationalen Verbände und OK’saußerhalb der Wettkampfsaison• Bereitstellung der Akkreditierungsdaten im PLARAS Online Center.4. ZEITPLANTag vor der ersten offiziellen Anreise Ankunft von PLARAS bis 22:00 Uhrerster offizieller Anreisetag 08:00 bis 20:00 Uhrzweiter offizieller Anreisetag 08:00 bis 20:00 UhrTrainingstag(e) vor dem ersten Wettkampftag 08:00 bis 19:00 UhrWettkampftage 08:00 bis 19:00 Uhrletzter Wettkampftag 08:00 bis Start desletzten WettkampfesDieser Plan gilt als grober Ablaufrahmen, der dann in Koordination mit dem OK für die jeweiligeVeranstaltung individualisiert wird und eine individuelle Festlegung der Öffnungszeiten ermöglicht5. SAISON- und TRIMESTER-AKKREDITIERUNGENEs gibt zwei Gruppen von Saison-Akkreditierungen, die ausschließlich für die 9 Weltcupveranstaltungengelten:• Trimester-Akkreditierungen für Mannschaften.• Saison-Akkreditierungen für andere PersonengruppenIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 5

INTERNATIONAL BIATHLON UNION5.1 TRIMESTER-AKKREDITIERUNGEN FÜR MANNSCHAFTENDie Anmeldung für die Trimesterakkreditierung erfolgt durch die Mannschaften (inkl. Mannschaftsbetreuer)über das IBU Online Team Registrierungstool auf www.biathlonworld.com. Durch die Anmeldung zum jeweilsersten Weltcupevent eines Trimesters, also BWC 1, 4 und 7.Die Ausgabe der Trimesterakkreditierung für Mannschaften (inkl. Mannschaftsbetreuer) erfolgt bei Ankunftder Mannschaften beim 1.,4. und 7. Weltcup. Im Falle von Änderungen in der Mannschaft oder des Status derMannschaftsbetreuers beim darauf folgenden Weltcup wird eine Eventakkreditierung ausgegeben.Die Trimesterakkreditierung ersetzt nicht die erforderliche Einschreibung oder Meldung für die Veranstaltung.Die IBU stellt für eine Mannschaft höchstens 3 Trimesterakkreditierungen mit einem Z, der Zugangsberechtigungzum VIP-Bereich des OK aus (max. 1 Mannschaftsführer, max. 1 Cheftrainer Männer, max. 1 CheftrainerFrauen).Die restlichen Teambetreuer sowie Athleten haben Zutritt zum Biathlonfamily Club.5.2 SAISON-AKKREDITIERUNGEN FÜR ANDERE GRUPPENDie Saisonakkreditierungen sind bei den Formaten grün markiert und werden an Personen ausgegeben, dienachweisen können, dass ihre Anwesenheit bei nahezu allen Weltcups aufgrund ihres Aufgabenbereichs erforderlichist. Die Ausgabe der Saisonakkreditierung erfolgt bei den jeweiligen Weltcupevents bei Anreise derPersonen im Akkreditierungsbüro.Die Saisonakkreditierung ersetzt nicht die Pflicht zur Meldung beim OK und örtlichen Akkreditierungsbüro.Dort werden auch die allenfalls benötigten Parkgenehmigungen ausgegeben.6. Biathlon family ClubDer Biathlon Family Club sollte täglich spätestens vom ersten Tag des offiziellen Trainings bis zum letztenWettkamptag von 10 bis 17 Uhr und im Falle von Abendwettkämpfen bis zum Ende des letzten Wettkampfessowie in Koordination mit dem Race Direktor geöffnet sein.An Getränken sollte während der gesamten Öffnungszeiten zur Verfügung stehen:Kaffee, Tee, Mineralwasser, SäfteAn Nahrung sollte während der gesamten Öffnungszeit zur Verfügung stehen:Snacks, Sandwiches, SuppenZur Mittagszeit bzw. ggfls. bei Abendwettkämpfen auch abends:Warme Nudelgerichte und/oder warme Basisgerichte mit Kartoffeln/Reis, Gemüse und Fleisch/FischIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 6

INTERNATIONAL BIATHLON UNIONe.on Ruhrgas IBU World Cup Biathlone.on Ruhrgas e.on Ruhrgas IBU World IBU Cup World Biathlon Cup Biathlone.on Ruhrgas IBU Worl7. zutrittsführerDie IBU wie das OK benennen je eine Person, die Einzelpersonenoder Gruppen mit einer Maximalstärke von 7Personen, die nicht über die nötigen Zutrittsberechtigungenverfügen, in die ansonsten für sie nicht zugänglichenBereiche führen können. Sie sind während dieser Zeit fürdiese Personen verantwortlich. Für die IBU ist dies i.d.R.der IBU Kommunikationsdirektor.www.biathlonworld.comSEASON 2009 I 2 010 SEASON SEASON 2009 I 22009 010 I 2 010SEASONACCREDITATION2009 I 2 010Diese Regelung gilt insbesondere für besondere Ehrengäste, Sponsoren und Observergruppen.Ferner können der IBU Präsident, die IBU Generalsekretärin sowie der Präsident/Chef des örtlichen OK´sPersonen ohne die entsprechenden Zutrittsberechtigungen in diese Bereiche mitnehmen. Damit ist die Anzahlder Personen mit einer solchen Sonderberechtigung abschließend genannt.Die 2 Zutrittsführer (Access Guides) geben an die Einzelpersonen bzw. Gruppenmitglieder gesonderte Zutrittskarten(Beispiel oben) aus, die danach wieder eingesammelt werden. Diese Karten gelten das ganze Jahr überund sind im Akkreditierungsbüro bei dem/der PLARAS Mitarbeiter/in zu erhalten. Damit wird die Identifizierungder Personen für die Zutrittskontrolleure erleichtert.IBUALL AREASIBUACCREDITATION SYSTEMS www.plaras.com1 Ski test and waxing areas, team cabins2 CourseALL AREAS3 Shooting range areaA Ramp / Penalty LoopB Coaching Area4 Start, warm-up and finish exit areaA Warming up Area before StartB Finish exit areaIBU5 Start/finish areas6 Competition office7 Technical areas electronic timing/electronic targets, etc.8 Doping control areas9 Media areasA PresscenterB Mixed ZoneC Media Area at Shooting RangeD Fotographer AreasE TV Compound / Commentary PositionsZYVIP AreasBiathlon Family ClubIBUX OC Special hosting areasSEASONACCREDITATION2009 I 2 010The bearer of the accreditation has to comply with the rules of IBU and has to register shortly atthe local accreditation office. The accreditation has to be shown open to local authorities and iswww.biathlonworld.comnot transferable. Misuse can lead to confiscation of accreditation.ACCREDITATION SYSTEMS www.plaras.comSEASON1 Ski test and waxing areas, te2 Course3 Shooting range areaA Ramp / Penalty LoopB Coaching Area4 Start, warm-up and finish exA Warming up Area before StartB Finish exit area5 Start/finish areas6 Competition office7 Technical areas electronic ti8 Doping control areas9 Media areasA PresscenterB Mixed ZoneC Media Area at Shooting RangeD Fotographer AreasE TV Compound / Commentary PoZ VIP AreasY Biathlon Family ClubX OC Special hosting areasThe bearer of the accreditation has tothe local accreditation office. The accnot transferable. Misuse can lead to co8. FORMATEWährend der Hauptwettkampfzeit sind die Bereiche3b, 4a und 4b nur für diejenigen Mannschaftsbetreuerzugänglich, die eine entsprechende Zusatzkarte tragen.Für jedes Trimester werden jeweils beim erstenWeltcup des Trimesters BWC 1, 4 und 7 diese Kartenausgegeben.Gleiches gilt für Servicemitarbeiter der entsprechendenPartner- und Supplierfirmen die je eine 4a und 4bKarte je Firma erhalten.Die allgemeine Medienzone 9 wird bei der WM und beiden Weltcups in fünf Unterzonen (a - e) laut Formatelisteunterteilt.Für die Gliederung des OK folgen die Regeln fürAkkreditierung dem Leitfaden für Ausrichter. Abweichungen müssen PLARAS spätestens 7 Tage vor Beginnder Veranstaltung gemeldet werden. Die Namen und Daten der Mitglieder der OK Gruppen müssen PLARASspätestens bei deren Ankunft vor Ort gemeldet werden.Für die Leadership Positions und die Mitarbeiter des OK´s besteht die Möglichkeit für das OK, diese Personenmittels eines durch PLARAS bereitgestellten Online-Tools gem. Akkreditierungsguide vorzubuchen.Bemerkungen zu den Gästebetreuungsbereichen:ZVIP-Bereich für die IBU-Sponsoren, deren Kontingente, die IBU selbst, hochrangige Gäste des OK´sund die Vertreter der Firmen und Dienstleistungsgruppen der IBU (z.B.APF, adidas, Fischer, etc.) hoheRepräsentanten der Nationalen Verbände (Präsident, Generalsekretär, Sport-und Marketingdirektorsowie Teamleadership).Y Biathlonfamily Club (siehe dazu Punkt 6)Xe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonSEASON 2009 I 2 0103B1 2 3Reservebereich zur Verpflegung des Mitarbeiterstabs oder für eine bestimmte Firma oder fürPersonen, die VIP-Karten erworben haben.Für Akkreditierungen, die die Kategorien Z, Y und X aufweisen, dürfen keine zusätzlichen Zutrittsberechtigungenverlangt werden.ÖSTERSUNDSWEUkRhochfIlzENpIllERSEETalAUTe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonÖSTERSUNDSWESEASON 2009 I 2 0103BhochfIlzENpIllERSEETalAUTWoMENpokljUkaSLO1 2 3UkRMENpokljUkaSLOe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonÖSTERSUNDSWESEASON 2009 I 2 0104a1 2 3UkRhochfIlzENpIllERSEETalAUTe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonÖSTERSUNDSWESEASON 2009 I 2 0104ahochfIlzENpIllERSEETalAUTWoMENpokljUkaSLO1 2 3UkRMENpokljUkaSLOe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonÖSTERSUNDSWESEASON 2009 I 2 0104B1 2 3UkRhochfIlzENpIllERSEETalAUTe.on Ruhrgas IBU World Cup BiathlonÖSTERSUNDSWESEASON 2009 I 2 0104BhochfIlzENpIllERSEETalAUTWoMENpokljUkaSLO1 2 3UkRMENpokljUkaSLOIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 7

503 G OCG Guests of OC504 G A T H Relatives of Athletes (quota up to OC) X up to OC505 G BAS Basic Accreditation free entranceS SERVICE 1 2 3a 3b 4a 4b 5 6 7 8 9a 9b 9c 9d 9e Z Y X "travel staff"601 S IAS Infront Austria Staff X X X X X X X X X X X X X X X X Z only for work purpose,catering in "Y"602 S SRT Shooting Range Technicians (Hora,Kurvinen) X X X X X X X X603 S SVS Service: Ski,Sticks,Wax,Cloth X X X X X 4a/4b per special access card one per company, 9a one per company,Z max. 5 per partner company/ 3 supplier company604 S SVG Service: Rifles,Amunition X X X X X 4a/4b INTERNATIONAL per special access card one per company, 9a one per BIATHLON company,Z max. 5 per partner UNIONcompany/ 3 supplier company605 S DST Data Service and Timing (SIWIDATA, Zingerle,...) X X X X X X X X X X X X X X X606 S ACR Accreditation Staff (PLARAS) X X X X X X608 S TVH Staff of Homebroadcaster X X X X X X X 3a - 7 due to individual list of HB609 S TVP Staff of TV/Radio with priority * X X X X X 3a - 7 due to individual list of HB610 S TVR Staff of TV/Radio normal status X Xmain subordinate description of groups / colour of accreditation card access to restricted areassymbol symbol 1 2 3a 3b 4a 4b 5 6 7 8 9a 9b 9c 9d 9e Z Y X6 1 1 S VSS Video Wall /Speaker Systems (special company) X X X X X X X X X X X X612 S MSS Staff of Main Sponsors IBU (Erdinger etc.) X X X Z only for work purpose, catering in "Y"613 S LSS Local OC-Sponsor Service X X X X X X X X X X X X X X XCcOC-Leadership Positions1 2 3a 3b 4a 4b 5 6 7 8 9a 9b 9c 9d 9e Z Y X701 Cc OCC Chairman of OC X X X X X X X X X X X X X X X X X 8 for Chairman of OC, as far as outside active Doping Control702 Cc OCP Presidency of OC (up to about 5 people) X X X X X X X X X X X X individial due to working position703 Cc OCS Chief of Competition /Competition Secretary X X X X X X X X X X X X X X X X X X 3a-5+8 for Chief of Competition as far as outside of active Doping Control704 Cc OCD Group Chiefs of Committee X X X X Stadium,Course,Range,Timing,Media due to individial position705 Cc OCO Officers and Supervisors of Competition Committee X X X X individual due to their tasks706 Cc OCA Medical Doctor of OC X X X X X X X X X X X X X X X X X X707 Cc OCM Member of OC X X708 Cc OCH Honourary Members of OC X709 Cc reserveCs OC-Staff local OC Staff1 2 3a 3b 4a 4b 5 6 7 8 9a 9b 9c 9d 9e Z Y X801 Cs WST Wax-Cabins/Skitesting Area X X X X802 Cs EQC Equipment Control X X X X X803 Cs STF Start-and Finish X X X X804 Cs COU Course X X X805 Cs SHR Shooting Range X X X806 Cs PNL Penalty-Loop X X X807 Cs PRR Pre-Runners X X X more access with bib808 Cs TIM Timekeeping (local Data-Serv. Support Staff/Transp.etc.) X X X X X X X X X X X809 Cs ADC Anti-Doping Control (Doping Marshalls etc.) X X X X X X X X X X X810 Cs AID First Aid /Medical Care X X X X more access in case of emergency with on duty cloth8 1 1 Cs ACC Access Control X X X X X X X X X X X X X812 Cs SEC Security (not OC but civil police etc.) X X X X X X X X X813 Cs ADM Administration (not C but Marketing, Finance,Cultural) X Xmain subordinate description of groups / colour of accreditation card access to restricted areassymbol symbol 1 2 3a 3b 4a 4b 5 6 7 8 9a 9b 9c 9d 9e Z Y X815 Cs OFF Office (Competiton O./Accred. etc.) X X X X X X X816 Cs MAC Media Care (Press Center etc.) X X X X X X X X X817 Cs IPC VIP Care (if not attachees) X X X X X X818 Cs ANS Announcers and their Support Staff (up to 5 people) X X X X X X X X X X X X X X819 Cs INT Interpreter (high qualified group-up to 5 people) X X X X X X X X X820 Cs A T T Attachees X X X X X821 Cs SHS Shuttle-Service X X X X822 Cs CVC Catering VIP (Tent, House etc.) X X823 Cs CMC Catering Media (Tent,Center,House etc.) X X X824 Cs CSC Catering Staff/Catering Biathlonfamily Club X X X825 Cs TCH Technicians (max.3-5 people/electricity,speakers) X X X X X X X X X X X X X X X X826 Cs CON Construction (fences etc.) X X X X X X X827 Cs CER Ceremony (opening-closing ceremony, winners present.) X X will be guided after end of competition828 Cs SNA Staff with no access (work away from access control z.) X829 Cs CSH Cash Desk (Ticket sales) X830 Cs SOU Souvenir and Snack Shop XThis list will be revised and updated after each season* TV /Radio-Stations with priority status due to existance of special contracts are as follows:ARD (GER),Eurosport, NRK (NOR),ORF (AUT), SVKT (SVK), SVT (SLO), YLE (FIN), ZDF (GER)Remarks:Signs at the competition area have to use the numbers and expressionsAccess to the restricted operational areas has to be only organized by the numbers, the bearer of the accreditationhas on his/her card.Access to the restricted operational areas only by accreditations with photo.OC´s are free to choose their specific event colour as long as their colour is not used a second time by another OC9. FORMBLÄTTERFür Akkreditierungszwecke sendet PLARAS den NationalenVerbänden/OK’s auf Anfrage Antragsformblätter als pdf miteiner festen Struktur in verschiedenen Sprachen (englisch undjeweilige Landessprache zu) und zwar für:• Medien• VIP/Gäste• Service• OK-MitarbeiterDiese Formblätter dienen für die Saison als vollständige Datenbankwobei mindestens Vor- und Zunamen, Telefonnummernund E-Mail-Adresse anzugeben sind.e.on Ruhrgas IBU WeltcupBIATHLON2010 12. bis 17. JanuarPRESSEOK BIATHLON RuHPOLdINgRathausplatz 5D-83324 RuhpoldingAntrAg Auf MedienAkkreditierungAPPlicAtion for MediA-AccreditAtionNachname SurnameMPhone +49(0)8663-4187-14Fax +49(0)8663-4187-20info@ruhpolding-tourismus.dewww.biathlon-ruhpolding.deAkkreditierungsschlussdeAdline 01.12.2009IVorname Firstname Herr Mr Frau MrsGeburtstag Date of birth Tag Day Monat Month Jahr Year Nationalität NationalityNummer Personalausweis Identity card numberAIPS-Nummer AIPS numberWohnanschrift Permanent adressTelefon PhoneMobiltelefon CellphoneTelefax FaxEmail emailtätig für working forAnschrift Zeitung / Zeitschrift / Radiostation / Fernsehstation / Fotoagentur Adress of newspaper / magazin / radio station / tv station / photo agencytätig als working as Journalist Journalist Fotograf Photographer Agentur Agency Redakteur Editor TV-Kameramann Camera Team Internet Internet Kommentator Reporter Techniker Technician sonstige Funktion other functionbenötigte Endgeräte required equipment Telefon phone Telefax fax Internetanschluss internet sonstige Geräte other equipmentParkplatz am Biathlon-ZentrumParking space at the Biathlon-Center Ja Yes Nein NoUnterkunft wird benötigt Accomodation is requiredvon from ................................................. bis till ................................................. Hotel**** Hotel*** Hotel** Hotel* Pension boardinghouse Kategorie category Ferienwohnung apartmentsMit der Verwendung meiner Daten bei IBU-Veranstaltungen bin ich einverstandenadmit that my personal data is used for competitions of the IBU Ja Yes Nein NoDatum dateUnterschrift signatureBitte den grauen Bereich nicht ausfüllen Please don‘t fill in the grey areaF. Nr. Akkr.Nr. Parkplatz eingegeben abgeschickt amUntergebracht in von bisIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 9

AdvAnced event LogisticsINTERNATIONAL BIATHLON UNION11. VIP-VOUCHERVIP VOUCHER e.on Ruhrgas IBU World Cup Biathlon SEaSOn 2009 I 2010Die VIP Voucher sind dergestalt produziert, dass sie auch vom OKkonfektioniert werden können.Sofern das OK PLARAS rechtzeitig eine Aufstellung der VIP Voucherabgestellt auf die benötigten Tage und Sponsoren mitgeteilt hat,übernimmt PLARAS diese Konfektionierung (von maximal 1.000Stück pro Event innerhalb des IBU-PLARAS Vertrages) und Versendungan die Marketingagentur der IBU und des OK’s. Andernfallswerden die Voucher an das OK ohne individualisierten Eindruckgesendet.VIPe.on Ruhrgas IBU World Cup Biathlon 2Hochfilzen AUT09.12. – 13.12.2009COMPETITION DAYe.on Ruhrgas IBU World Cup Biathlon 2Hochfilzen AUT09.12. – 13.12.2009COMPETITION DAY12. UNTERBRINGUNG UNDVERPFLEGUNG FÜR PLARASCOMPANY / NAME:COMPANY / NAME:4529 4529VOUCHER ENTRANCE VIP AREAS CONTROL COUPON CONTROL COUPONDie Unterkunft des PLARAS-Mitarbeiters sollte möglichst nahe am Akkreditierungsbüro liegen, so dass zwischenden beiden Orten keine Transportmittel eingesetzt werden müssen.In der Regel sollte es sich bei dem Hotel oder den Appartement um eine Mittelklassekategorie B (***) mitHalbpension handeln und das Frühstück spätestens um 07:00 Uhr serviert werden (Abendessen an denHauptanreisetagen möglichst bis 22:00)Mittags sollten im Büro Imbisse und Getränke gereicht werden, da die Mitarbeiter nicht in der Lage sein werden,das Büro zu verlassen.Zur Reservierung einer geeigneten Unterkunft kontaktiert das örtliche OK mindestens 1 Monat im vorausPLARAS.Die Unterbringungskosten werden von PLARAS direkt beglichen. Die Rechnung ist an PLARAS als Empfängerzu richten. Sollte der Preis höher sein als 65,– EUR pro Person, ist PLARAS zu kontaktieren.13. AUFBAUPLAN UND ÖRTLICHKEITENDie grundlegenden Anforderungen an das Akkreditierungsbüro sind aus dem nachfolgenden Plan ersichtlich.Das Akkreditierungsbüro als Teil des Bürologistikkonzepts (zusammen mit Unterbringung und Transport) solltegut ausgeschildert sein und in der Nähe der wichtigen Hotels und des Ortszentrums liegen.IBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 11

INTERNATIONAL BIATHLON UNION13. AUFBAUPLAN UND ÖRTLICHKEITENSetupHardwareSoftwareStaff• 1 Server• 2-3 Laptops (Accreditation)• 1 Laptop IBU Internet Service Station• 3 Printer• 2-3 Digital Cameras• Laminator etc.• 2 Internetaccess Ports forAccreditation/IBU Service PC• 1 Telephone/Fax• Specialsoftware PLARAS.net• Various Office-, Internetsoftware1 x PLARAS,2-5 OC StaffIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 12

INTERNATIONAL BIATHLON UNION14. CHECKLISTEAbsenderPer Fax zurücksenden an PLARAS unterder Nummer +49 - 86 51 - 71 79 481. Welche Formblätter als .pdf werden benötigt F5b – Schnellübersicht für OK Mitarbeiter F6 – Akkreditierungsantrag für Service Mitarbeiter F7 – Akkreditierungsantrag für VIP/Gäste F8 – Akkreditierungsantrag für MedienEingangsschluss: ……………………………Eingangsschluss: ……………………………Eingangsschluss: ……………………………Eingangsschluss: ……………………………2. Bitte listen Sie die Sponsorenlogos, die auf den Formblättern und Akkreditierungskarten angebrachtwerden müssen, in der Reihenfolge von links nach rechts………………………… ………………………… ………………………… ………………………… ………………………… …………………………3. Bitte listen Sie die Öffnungszeiten des Akkreditierungsbüros in Koordination mit PLARASTag vor der ersten offiziellen Anreise…………………………………erster offizieller Anreisetag…………………………………zweiter offizieller Anreisetag…………………………………Trainingstag(e) vor dem ersten Wettkampftag …………………………………Wettkampftage…………………………………letzter Wettkampftag…………………………………4. Bitte koordinieren Sie die Unterbringung von PLARAS (mittels email: brigitte@plaras.com oder+49 - 171 735 23 66) mit Halbpension und bestätigen Sie An- und Abreise mit der Adresse des Hotelsund den Kontaktnummern……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....Bitte sorgen Sie dafür, dass das Hotel wenigstens 45 Minuten vor Öffnung des Akkreditierungsbüros dasFrühstück bereitstellt und Abendessen auch später als 20:30.5. Bitte informieren Sie uns über den Preis pro Person mit Halbpension……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....……………………………………………Datum……………………………………………………………………………………………………………....UnterschriftIBU REGELN FÜR AKKREDITIERUNG 2006 - 2010 SEITE 13