Verwaltungsstrukturreform - Luth. Kirche in Oldenburg

2 Kirchenbüros 26
� Optimierung der Terminorganisation (gemeinsamer Terminkalender)
� Veranstaltungskalender im Internet
� Zeitmanagement
� Friedhofsverwaltungssoftware
� Kirchbuchwesen
Schnittstellen konkret: Das Kirchenbüro übernimmt als vorgelagerte Funktionseinheit
die Rolle eines Filters. An der Schnittstelle zu allen nachgelagerten Einheiten muss das
Kirchenbüro die Filterung bzw. Weiterleitung der Kunden sicherstellen.
Darüber hinaus übernimmt das Kirchenbüro für alle gemeindlichen Akteure und die
Kirchenverwaltung eine kombinierte Briefkasten-/Weiterleitungsfunktion. Das Kirchenbüro
nimmt je nach Anliegen Dokumente mit bzw. ohne Sichtprüfung entgegen und
leitet diese an die Zuständigen weiter. Gleichzeitig werden dort Unterlagen, wie
Informationen oder Vordrucke, zur Abholung vorgehalten.
Für die Pfarrerschaft wickelt das Kirchenbüro die Entgegennahme einer Amtshandlung,
die daraus resultierenden Terminierungen, die Einladung und die Aushändigung von
Arbeitspakten (Vorbereitung auf das Gespräch mit der Pfarrerin oder dem Pfarrer)
selbständig ab.
Die Schnittstelle zur Gemeinsamen Kirchenverwaltung besteht in erster Linie in der
Weiterleitung von Dokumenten. Auskünfte können nur zu eigenen Angelegenheiten
erteilt werden.
2.2.2.5 Anforderungsprofil / Qualifikation
Berufsbild: Eine Verwaltungsausbildung wäre wünschenswert, ist aber nicht
Voraussetzung. Alternativ ist die Beschäftigung von Sekretärinnen / Sekretären aus
anderen Berufen (vorrangig bei öffentlichen Aufgaben), Bürogehilfen für
Bürokommunikation oder Rechtsanwaltsgehilfen anzustreben.
Berufsbezeichnung: Die hauptamtlich Mitarbeitenden im Kirchenbüro sollten die
(neue) Berufsbezeichnung (gleichzeitig Stellenbezeichnung) “Kirchenbürosekretär/in“
erhalten. Denn die bisherige Berufsbezeichnung „Pfarramtssekretär/in“ passt nicht
mehr zum Kirchenbüro, da die Kirchenbüro-Kräfte künftig verstärkt gemeindeorientiert
arbeiten werden und nicht ausschließlich pfarramtsorientiert.
Qualifikation: Die Schaffung einer eigenen kirchlichen Qualifikation ist erforderlich.
Zentrale Qualifikationen sollen über die Personalentwicklung der künftigen
Gemeinsamen Kirchenverwaltung erfolgen, ggf. mit dem Ziel eines eigenen
Berufsbildes. Denkbare Modelle sind:
� Einarbeitungskurs („Crash-Kurs“ in der Einarbeitungszeit)
� Ggf. in Kombination mit Verwaltungsmitarbeiterschaft (Vorbild: „Rüstzeiten“)
� Allgemeine Mitarbeiter/innen-Schulungen: Z.B. „Gesprächsführung“ inklusive
Telefon- und Korrespondenztraining.
� EDV-Arbeitsplatz-Schulungen
� Fachberatung für Kirchenbüros.