Verwaltungsstrukturreform - Luth. Kirche in Oldenburg

2 Kirchenbüros 25
Haushalt der Kirchenbüros: Die Haushaltsplanung der Kirchenbüros wird gesondert
im Haushalt der Trägerkirchengemeinde geführt, alternativ im Verbandsmodell. Diese
wird von der Aufsicht geprüft und dem eingesetzten Ausschuss zur Beratung und
Beschlussempfehlung vorgelegt.
Für die Erledigung freiwilliger (kostenpflichtiger) Aufgaben wird ein kostendeckender
Beitrag erhoben.
Kosten für zusätzliche Stundenkontingente regionaler Besonderheiten sollen gesondert
ausgewiesen werden.
2.2.2.4 Schnittstellen und deren Optimierung
Je mehr Schnittstellen, desto schwerer und komplexer gestaltet sich die praktische
Arbeit. Nach der Maxime „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ müssen die
Schnittstellen analysiert und möglichst verträglich reduziert werden. Sonst besteht die
Gefahr von Reibungspunkten und Kompetenzproblemen. Je mehr Geschäftsprozesse
das Kirchenbüro eigenverantwortlich regeln kann, desto zügiger und einfacher kann es
arbeiten. Die vorhandenen und unvermeidbaren Schnittstellen müssen exakt definiert
und das Zusammenwirken der an dieser Stelle Beteiligten exakt geregelt werden.
Ohne solche Definitionen und Regelungen besteht sonst die Gefahr unkoordinierten
und uneffektiven Handelns.
Schnittstellenoptimierung: Die Definition und Optimierung der Schnittstellen ist erst
nach Überarbeitung des Aufgaben- bzw. Leistungskataloges möglich. Für die
Optimierung von unvermeidlichen Schnittstellen sind geeignete organisatorische
Maßnahmen zu treffen. Diese Maßnahmen sind u.a. an den Zielen „Vermeidung von
Doppelzuständigkeiten“, „Entlastungs- und Unterstützungsaufgaben für alle
Schnittstellenbereiche“ (insbesondere im Hinblick auf die Pfarrerschaft und den
Gemeindekirchenrat) und „Verbesserung der (technischen) Vernetzung“ zu orientieren.
Eine enge organisatorische Verknüpfung wird sich zwangsläufig mit der Gemeinsamen
Kirchenverwaltung ergeben. Diese Verzahnung besteht sowohl in der Aufbauorganisation
als auch in der Ablauforganisation. In diesem Rahmen ist auch die Frage
zu beantworten, welche bisherigen Kirchenverwaltungsaufgaben (zumindest teilweise)
optimal und kundenorientierter vor Ort erledigt werden können.
Ebenfalls ist die umfassende Informationsbereitstellung durch organisatorische
Regelungen sowie der Anteil der Öffentlichkeitsarbeit durch das Kirchenbüro zu
berücksichtigen.
Eine optimale technische Unterstützung für Kommunikation, Information und
Administration garantiert die Umsetzung des Kirchenkonzeptes. Die konkreten
Aufgabenbereiche, die zu unterstützen sind, sind noch abzustimmen. Im Rahmen der
Anforderungskataloge ist zu entwickeln, welche Daten von der jeweils bearbeitenden
Stelle benötigt werden. Die Gemeindegliederkartei sowie das Kirchbuchwesen werden
zentral von der Gemeinsamen Kirchenveraltung eingerichtet und zur weiteren
Bearbeitung den Gemeinden zur Verfügung gestellt. Folgende technische Unterstützungsmöglichkeiten
sind zum gegenwärtigen Zeitpunkt denkbar:
� Intranet und einheitliche Software, E-Mail, Internetauftritt
� Optimierung der Postverteilung (Ziel: weitgehend über elektronische Post)