Verwaltungsstrukturreform - Luth. Kirche in Oldenburg

2 Kirchenbüros 19
Optimale technische Ausstattung für Kommunikation, Information und
Administration und Personalentwicklung: Die Ausstattung und Entwicklung der
künftigen Kirchenbüros ist maßgebend auch für die notwendigen Stundenkontingente
der Mitarbeitenden in den Kirchenbüros. Voraussetzung ist, dass die Ausstattung der
Kirchenbüros an die Entwicklung und Umsetzungen der Maßnahmen aus dem
Kirchennetzprojekt (KNP) gekoppelt und angepasst werden. Eine Absenkung der
Wochenstundenzahl kann frühestens zwei Jahre nach der technisch angemessenen
Ausstattung der Kirchenbüros und der erneuten Evaluierung des Aufgabenkataloges
vorgenommen werden. Das Vorliegen der technischen Voraussetzungen (vgl. Bericht,
Vorlage 225 A Seite 22 ff) ist durch Beschluss des Gemeinsamen Kirchenausschusses
festzustellen.
Aufgabenbezogenheit: Es wurden die Tätigkeiten in den Pfarramtssekretariaten im
IST-Zustand in mehreren Workshops mit insgesamt 19 Kirchengemeinden erhoben.
Danach wurde ein Aufgaben- und Leistungskatalog als künftige Aufgabengrundlage
erarbeitet (siehe beispielhaft Abbildung 3). Auf dieser Grundlage werden
weitergehende Aufgabenklärungen (u.a. Beschreibung von Kernprozessen)
durchgeführt. Eine grundsätzliche Aufgabenkritik ist auch in den nächsten Jahren zu
betreiben. Dabei ist intensiv zu prüfen, inwieweit Verwaltungs(-teil-)aufgaben besser im
Kirchenbüro erledigt oder umgekehrt Aufgaben der Kirchenbüros sinnvoller in der
Gemeinsamen Kirchenverwaltung gebündelt werden können. Die Schaffung
technischer Möglichkeiten (Vernetzung, einheitliche Software) sind zwingend
erforderlich.
Allgemeines / Schriftverkehr
Nr. Unterpunkt Aktivitäten / Unteraktivitäten
Leistungsempfänger Leistungsveranlasser Leistungserbringer
XIV Allgemeine Schreibarbeiten
XIV 1 Allgemeine Schreibarbeiten (für Pfarrer etc.) Pfarrer Ehrenamtliche / Gemeindeglieder Kirchenbüro
XIV 2 Protokolle nach Vorlage (keine Sitzungsdienst) Gemeindekirchenrat mit Ausschüssen Gemeindekirchenrat Kirchenbüro
XIV 3 Erledigung pfarramtlicher Schreiben Pfarrer/Gemeindeglieder Pfarrer / Gemeindeglieder Kirchenbüro
XIV 4 Schriftliche Antworten auf Anfragen Gemeindeglieder Kirchengemeinde Kirchenbüro
XIV 5 Einladungen an Gruppen, Kreise, Konfirmanden Gemeindeglieder Kirchengemeinde Kirchenbüro
XIV 6 Erstellen Liederzettel für Gottesdienste Pfarrer / Organisten / Gemeindeglieder Pfarrer / Organisten Kirchenbüro
XIV 7 Druck Liederzettel für Gottesdienste Pfarrer / Organisten / Gemeindeglieder Pfarrer / Organisten Kirchenbüro
XIV 8 Erstellung Liederzettel für Kasualien Pfarrer / Organisten / Gemeindeglieder Pfarrer / Organisten Kirchenbüro
XIV 9 Druck Liederzettel für Kasualien Pfarrer / Organisten / Gemeindeglieder Pfarrer / Organisten Kirchenbüro
XIV 10 Adresslisten Pfarrer Kirchengemeinde Kirchenbüro
XIV 11 Druckvorlagen für den Gemeindebrief Gemeindeglieder Kirchengemeinde Kirchenbüro
XIV Beglaubigungen (Voraussetzung Siegelführung)
XIV 12 Kopien anfertigen oder vergleichen Gemeindeglieder Gemeindeglieder Kirchenbüro
XIV 13 Stempelaufdruck (Beglaubigung, Datum, Siegel) Gemeindeglieder Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 14 Unterzeichnung der Kopien Gemeindeglieder Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 15 Errechnung und kassieren der Gebühr Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 16 Quittung und Anordnung erstellen Gemeindeglieder/Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 17 Verbuchung der Gebühren Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 18 Aushändigung der Beglaubigungen Gemeindeglieder Gemeindeglieder Kirchenbüro
XIV Zeitungsarchiv
XIV 19 Ausschneiden von relevanten Zeitungsartikeln Gemeindekirchenrat / Pfarrer Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 20 Aufkleben der Artikel auf Vordrucke Gemeindekirchenrat / Pfarrer Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 21 Chronologische Ablage Gemeindekirchenrat / Pfarrer Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV Pflege der Rechtssammlung
XIV 22 Aussortieren abgelaufener Gesetzestexte Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 23 Einsortieren neuer Gesetzestexte Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 24 Erstellung diverser Statistiken auf Anfragen Kirchengemeinde/Kirchenkreis/Oberkirchenrat Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 25 Post - Ein- und Ausgang Kirchengemeinde Gemeindeglieder / Pfarrer / Mitarbeiter Kirchenbüro
XIV 26 Postausgang versandfertig machen Kirchengemeinde Gemeindekirchenrat / Pfarrer / Mitarbeiter Kirchenbüro
XIV 27 Postwertzeichen kaufen und verwalten Kirchengemeinde Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 28 E-Mail empfangen und versenden Kirchengemeinde Gemeindeglieder / Pfarrer / Mitarbeiter Kirchenbüro
XIV 29 Druck-und Kopierarbeiten für alle Einrichtungen Mitarbeiter Mitarbeiter Kirchenbüro/RDS
XIV 30 Registratur Gemeindekirchenrat / Pfarrer Oberkirchenrat (Gesetzl. Vorgabe) Kirchenbüro
XIV 31 elektronische Texterfassung und Bearbeitung Allgemein Gemeindekirchenrat / Pfarrer / Mitarbeiter Kirchenbüro
XIV 32 Bestellung und Prüfung der Lieferungen allgemein Gemeindekirchenrat / Pfarrer / Mitarbeiter Gemeindekirchenrat / Pfarrer / Mitarbeiter Kirchenbüro
Abbildung 3: Auszug aus dem Aufgaben- und Leistungskatalog Kirchenbüros
Einzugsbereiche: Für die regionale Erreichbarkeit sind durchschnittliche Entfernungen
zu ermitteln, wobei unterschiedliche regionale Besonderheiten (ländliche und
städtische Strukturen) und der Standort des Kirchenkreissekretariates zu beachten
sind.