Leistungsverzeichnis Property Management - Baugrund.de

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management01Mietvertragswesen1.1 Erfassung der Mieterstammdaten (Mieterdaten, Mietflächen,Miete, Nebenkosten-Vz. etc.)1.2 Erfassung der Daten für das Vertragsmanagement(Indices, Optionen, Mietstaffeln etc.)1.3 Sollstellung der sich aus den Verträgen ergebendenZahlungsverpflichtungen1.4 Anpassung der Mietverträge aufgrund der imVertragsmanagement erfassten Daten1.5 Mieterbetreuung durch Führen von Korrespondenz undpersönliche bzw. telefonische Kontaktpflege1.6 Entgegennahme und Abgabe von Willenserklärungen(Kündigungen, Beschwerden etc.)1.7 Durchführung und Protokollierung der Flächenübergabenund -rücknahmen an / von den Mietern1.8 Überwachung der Einhaltung aller vertraglichen undnachvertraglichen Verpflichtungen der Mieter1.9 Führen von Mieterakten mit allen vertragsrelevantenUnterlagen wie Verträge, Pläne und Schriftverkehr1.10 Verwalten der vertraglich vereinbarten Mietsicherheitenentsprechend der ges. Regelungen2 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management02Objektvertragswesen2.1 Erfassung aller Objektstammdaten(Grundstücksfläche, Baujahr, Optionen etc.)2.2 Sicherstellung aller Versorgungsleistungen für eineordnungsgemäße Bewirtschaftung2.3 Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Überwachungder Leerstandsflächen2.4 Überprüfung des vorhandenen Versicherungsumfanges2.5 Führen von Objektakten mit allen Vertrags- undPlanunterlagen sowie Schriftverkehr etc.2.6 Durchführung von Objektbesichtigungen mitErgebnisprotokollierung3 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management03Rechnungswesen, Miet- / Objektbuchhaltung(keine Finanzbuchhaltung)3.1 Einzug von Miet- und Nebenkostenforderungen sowieEntgegennahmen entsprechender Zahlungen3.2 Sachgerechte Verbuchung auf den für die Mietergeführten Mietkonten3.3 Sachlich und rechnerische Prüfung aller objektbezogenenGebühren- und Kostenrechnungen3.4 Durchführung des gesamten objektbezogenenZahlungsverkehrs ggf. gemäß Kompetenzrahmen3.5 Führung des auf den Auftraggeber lautenden Bankkontoszur Erfüllung dieser Aufgaben(vorzugsweise BK-01-Verfahren der Aareal Bank AG,Wiesbaden)3.6 Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben gegenüberdem Auftraggeber3.7 Erstellung von Dauermietrechnungen für Gewerbemieter3.8 Auszahlung Überschuss / Cash Sweep (2 x monatlich)3.9 Übermittlung der für die USt-Voranmeldung erforderlichenUnterlagen / Angaben an den Steuerberater des AG3.10 Erbringung der Zuarbeit an ein Steuerbüro des AG zurErstellung von Abschlüssen4 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management04Mahnwesen4.1 Überprüfung der nach Verbuchung aller Eingangszahlungenverbleibenden offenen Posten4.2 Durchführung des außergerichtlichen Mahnwesens(1. - 2. Mahnung)4.3 Lieferung von Handlungsvorschlägen an den Auftraggebernach erfolgloser 2. Mahnung4.4 Unterstützung des AGers in gerichtlichen miet- undobjektbezogenen Mahn- und Streitverfahren5 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management05Betriebs- / Nebenkostenabrechnung5.1 Erstellen und Versand der jährlichen Betriebskostenabrechnungan die Mieter5.2 Bereitstellung der Abrechnungsunterlagen und Auskunftserteilungan die Mieter5.3 Nacharbeit und Widerspruchsbearbeitung voneigenerstellten Betriebskostenabrechnungen5.4 Durchführung von Anpassungen der Betriebskostenvorauszahlungennach Abstimmung5.5 Fälligstellung der Abrechnungen und neuen Vorauszahlungeninnerhalb des Rechnungswesens5.6 Betriebs- und Nebenkostenabrechnung abgelaufenerAbrechnungszeiträume (vor Vertragsbeginn)6 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management07Sonstige Leistungen7.1 Überprüfung der Besichtigungsprotokolle als auch derProtokolle der beauftragten Dienstleister7.2 Information des Auftraggebers über notwendigeMaßnahmen im technischen Bereich7.3 Beauftragung von Kleinreparaturen bis zu einemAuftragsvolumen von netto ………. € je Einzelfall7.4 Bereitstellung eines kaufmännischen Notdienstes außerhalbder Bürozeiten des AG8 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management08Budgetierung, Businessplanung8.1 Erstellen eines Budgets differenziert nach umlagefähigenund nicht umlagefähigen Betriebskosten8.2 Budgetierung der zu erwartenden Mieterträge desVerwaltungsobjektes8.3 Abgleich der budgetierten Werte mit den tatsächlichaufgelaufenen Kosten und Erträge9 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management09Reporting9.1. Reporting9.1.1 Erstellung monatlicher Verwalterabrechnungen,spätestens bis zum 15. des Folgemonats,mit zumindest folgenden Bestandteilen:9.1.1.1 Abrechnung Verwalterkonto: Erträge aus Mieteinnahmen,Bewirtschaftungskosten (umlagefähig / nicht umlagefähig)9.1.1.2 Übersicht Entwicklung Liquidität9.1.1.3 Kontoauszüge9.1.1.4 Mieterlisten (Stammdaten)9.1.1.5 Sollstellungslisten9.1.1.6 Einzelkontenübersicht Mieterkonten (auf Anforderung)9.1.1.7 Einzelkontenübersicht Sachkonten (auf Anforderung)9.1.1.8 Übersicht steuerpflichtige / nicht steuerpflichtige Umsätze, abzugsfähige /teilabzugsfähige Vorsteuer- und Kürzungsbeträge9.1.1.9 Übersicht Sicherheitsleistungen9.1.1.10 Durchgeführte Mieterhöhungen9.1.2 Erstellung eines zum Monatsreporting zusätzlichen Quartals-,Halbjahres- oder Jahresreporting9.1.3 Mitwirkung bei der Erstellung einer monatlichen Bilanz und GuV9.1.4 Mitwirkung bei der Erstellung von Renditeberechnungen für die Objekte9.1.5 Erstellung von Sonderberichten wie z.B. Vermietungscontrolling,Übersicht von CAPEX / IT-Maßnahmen9.1.6 Visualisierung der wesentlichen Berichtskennzahlen9.1.7 Erstellung von regelmäßigen Berichten über Objektbegehungen Dritter9.2 Reporting (per Datentransfer)9.2.1 Datenlieferung als Datei (xls, doc etc.) per Email9.2.2 Datenlieferung in Papierform per Post9.2.3 Datenlieferung aufgrund der Anforderungen des Auftragebers zuentwickelnden neuen Schnittstelle10 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management10Dienstleistungsverträge technisches undinfrastrukturelles Gebäudemanagement10.1 Überwachung der Einhaltung von technischen undinfrastrukturellen Dienstleistungsverträgen Dritter10.2 Laufende Optimierung der bestehenden VersorgungsundDienstleistungsverträge Dritter10.3 Führen von Vergabeverhandlungen nach Abstimmung mitdem Auftraggeber10.4 Erarbeitung der unterschriftsreifen Dienstleistungsverträge10.5 Abschluss und Führung von Liefer-, Leistungs- undWartungsverträgen über die Instandhaltung allerhaustechnischen Anlagen und Sicherheitsanlagen10.6 Veranlassung und Überwachung von Instandsetzungsarbeiten11 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management11Laufende Kontrolle des technischen undinfrastrukturellen Gebäudemanagements11.1 Überprüfung des Berichtswesen von TGM-Dienstleister11.2 Überwachung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmenund der Dokumentationen von TGM-Dienstleister11.3 Berichterstattung über technische Probleme an AG11.4 Überwachung der Durchführung von wiederkehrendenPrüfungen11.5 Überwachung der Einhaltung der Verkehrsicherungspflichtendes TGM´lers11.6 Einhaltung der technischen und baulichen Verordnungen /Normen ab Übernahme11.7 Überwachung sämtlicher Maßnahmen, die zum Schutzder Gesundheit / Sicherheit der Nutzer bedürfen12 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management12Instandhaltungen und Instandsetzungen12.1 Aufstellung eines Instandsetzungssplanes inZusammenarbeit mit TGM-Dienstleister inkl.Kostenschätzungen für das kommendeBewirtschaftungsjahr12.2 Abstimmung der Instandhaltungs- undInstandsetzungspläne mit dem Auftraggeber12.3 Ausschreibung der zu vergebenden Instandhaltungs- undInstandsetzungsmaßnahmen12.4 Begleitung und Auftragsabwicklung der beauftragtenMaßnahmen bis zu einer Netto-Vergabesumme proMaßnahme wie unter 12.3 vereinbart12.5 Abnahme der Leistungen und Gewährleistungsverfolgung12.6 Durchführung des Zahlungsverkehrs aufgrund vonEingangs- / Ausgangsrechnungen(1 x wöchentlich)13 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management13Mieterum- und Mieterausbauten13.1 Steuerung der Planung und Ausschreibung der zuvergebenden Bauleistungen13.2 Begleitung und Auftragsabwicklung der beauftragtenMaßnahmen bis zu einer Netto-Vergabesumme proMaßnahme wie unter 13.1 vereinbart13.3 Abnahme der Leistungen und Gewährleistungsverfolgung14 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management14Sonstige Leistungen zu Pkt.12 und 1314.1 Planung und Ausschreibung der zu vergebendenBauleistungen14.2 Veranlassen und soweit im Kompetenzrahmen geregelt,die Durchführung der Zahlungen14.3 Entgegennahme, Prüfung, Verwaltung und Freigabeder Gewährleistungsbürgschaften etc.15 | BauGrund

Kaufmännisches ManagementLeistungsbild Property Management16Portfolio-Management16.1 Durchführung von Verkehrswertermittlungen nachverschiedenen Methoden (objektweise)16.2 Portfolio-Analyse (Cash-flow, Scoring, Segmentierungund Szenarien etc.)16.3 Portfolio-Bewertung16.4 Rentabilitätsberechnungen16.5 Ableitung von Handlungsalternativen16.6 Aufwertung von Flächennutzungen durch alternativeNutzungsarten16.7 Risikobetrachtungen16.8 Vorschläge zur Portfolio-Optimierung mit Unterstützungbei der Umsetzung17 | BauGrund