Rullko Menü Kplus und Rullko Menü Web-Shop im Ev. Altencentrum ...

Rullko Menü Kplus und Rullko Menü Web-Shop
im Ev. Altencentrum Cronenberger Str. in Solingen
Wenn Berthold Witzig, Hauswirtschaftsleitung, und
Nicole Limbeck, Küchenleitung, aus dem
Evangelischen Altencentrum Cronenberger Straße
in Solingen, die letzten Monate Revue passieren
lassen, ist hier einiges passiert.
Zur Rullko Messe 2010 haben sich die beiden das
erste Mal bei der Neuvorstellung von Rullko Menü
Kplus über die Software informiert.
Nach weiteren Informationsveranstaltungen fiel die
Entscheidung: „ Diese Software wird’s.“
Das System Rullko Menü Kplus © eröffnet der
Einrichtung sehr effiziente Lösungen für die
Abwicklung von Bestellungen an „Ihre“ Küche. Mit
Rullko Menü Kplus © erhalten alle Rullko Kunden
die ideale Software für eine perfekte Steuerung und
Kostenkontrolle über die Leistungen Ihrer Küche.
• Wer hat Was zu Wann und zu welchem
Wert bestellt?
• Welche Kosten entstehen für „meine“
Küche?
Das Evangelische Altencentrum Cronenberger
Straße wurde 1988 neu bezogen. Hier leben heute
123 Bewohner, die von ca. 110 Mitarbeitern betreut
werden.
Im Jahr 2006 wurde ein ehemaliger Trakt des
betreuten Wohnens in eine stationäre Einrichtung
umgebaut. Diese wurde am 1.1.2007 neu eröffnet
und trägt den Namen „Casa Emilia“. Es leben dort
in 3 Hausgemeinschaften 23 Menschen mit
Demenz.
Im Jahre 2011 wurden die Planungen und
Bauarbeiten für einen neuen Teil der Einrichtung
begonnen. Hier entsteht das „House of Life“, ein Ort
für Menschen mit Pflegebedarf zwischen 18 und 60
Jahren.
Zusätzlich werden durch die Küche fünf
Kindergärten, ein Lerncenter und eine Vielzahl von
Menschen durch Essen auf Rädern versorgt.
Nachdem die Entscheidung über die Software
getroffen wurde, war schnell klar, welche
Anforderungen das System erfüllen muss:
• Die tägliche Artikel- und Speisenbestellung
der Casa Emilia
• Alle Speisenbestellungen der Kindergärten
und des Lerncenters
• Die komplette Erfassung der „Essen auf
Räder“ - Bestellungen aller Kunden
Bisher gingen die Aufträge der externen Kunden
über das Telefon oder einen handgeschriebenen
Zettel ein. Die Erfassung erfolgte per Excel und
teilweise auch handschriftlich an einer großen Tafel
in der Küche. Das sollte sich ändern!!
Evangelisches Altencentrum
Cronenberger Str. in Solingen
Träger: gemeinnützige GmbH
Spezialgebiet: Senioreneinrichtung
Wohngemeinschaft für
Menschen mit Demenz
House of Live – Junge
Pflegebedürftige
von 18 bis 60 Jahren
Bewohner: 123 Bewohner
Produktionsform: Cook & Serve
Speisenverteilsystem: Gebinde, Einzel-
Portionierung für EAR
Zusatzgeschäft: Essen auf Rädern,
Kindergärten,
sonstige Kunden
Geschäftsführung: Karin Götze
Karlheinz Wingelewski
Hauswirtschaftsleitung: Berthold Witzig
Küchenleitung: Nicole Limbeck
www.eac-solingen.de
Nicht nur der Aufwand der Erfassung war bisher
sehr aufwendig, auch die Analyse zur Berechnung
und die Weiterleitung zur Rechnungserstellung
konnten nicht auf Knopfdruck getätigt werden.
Im März 2011 fällt dann der Startschuss für das
Pilotprojekt „Kplus“ mit den Teilnehmern Berthold
Witzig (HWL), Nicole Limbeck (KL) und Heike
Döring (Projektleitung Rullko Großeinkauf).
Zusammen mit allen Teilnehmern wurde ein
Projektfahrplan erstellt, sodass bei den geplanten
Projekttagen Schritt für Schritt der Erfolg sichtbar
wurde. Nach einem gelungenen Projektstart in den
Wohnbereichen der Casa Emilia werden hier jetzt
alle Artikelbestellungen für die Frühstück- und
Abendbrot-Artikel direkt aus den Wohnbereichen
heraus über einen Stations-PC bestellt. Damit ist
eine genaue Kostenzuordnung für alle
Anforderungen in diesem Bereich sichergestellt.
„Wir haben gleichzeitig unsere bestellverantwortlichen
Mitarbeiter für einen wirtschaftlichen
Umgang mit den Lebensmitteln und dem
Wirtschaftsbedarf sensibilisiert“, so Berthold Witzig
heute. Zeitgleich wurde sofort die Speisenbestellung
der Casa Emilia anhand des Speiseplans
eingeführt, da hier nicht selber gekocht wird,
sondern die warmen Komponenten aus der
Zentralküche kommen.
Danach wurden im nächsten Schritt die
Speisenbestellungen von den externen Kunden im
Kplus-System integriert. Das Team aus der
Cronenberger Straße hatte sich im Vorfeld auch für
die Rullko Menü Web-Shop © -Lösung
entschieden.
1

Rullko Menü Kplus und Rullko Menü Web-Shop
im Ev. Altencentrum Cronenberger Str. in Solingen
Hier können alle Kunden des Altencentrums (die
Kindergärten und weitere externe Kunden) über
eine eigene Küchenbestellplattform per Internet
bestellen. Nach wenigen Test-Bestellungen lief die
webbasierte Speisenbestellung der Kunden ohne
Probleme an.
„Nach anfänglicher Skepsis unserer Kunden
sind heute alle von der Bestellmöglichkeit per
Internet anhand unseres Speiseplans begeistert
und können sich heute schon nichts anderes
mehr vorstellen.“, so Nicole Limbeck (KL).
Somit entfällt für die Küche ebenfalls die komplette
Erfassung dieser Bestellungen. Morgens vor
Produktionsbeginn werden jetzt die zu erstellenden
Produktionsmengen durch das System in einer
Produktionsübersicht zusammengeführt. Genaue
Produktionslisten auf Basis von geprüften
Rezepturen werden ausgedruckt und es wird dem
entsprechend genau produziert. Zur logistischen
Unterstützung für die Bereitstellung der Speisen im
Großgebinde werden über Kommissionslisten die
Komponenten abgefüllt und an die Auslieferungsfahrer
übergeben. Eine genaue Stück- und
Gewichtskontrolle im Vorfeld stellt
Wirtschaftlichkeit und Kundenzufriedenheit
sicher.
Jedoch war damit noch nicht alles an Küchenleistungen
erfasst. Das Evangelische Altencentrum
Cronenberger Straße betreibt seit Jahren sehr
erfolgreich einen mobilen Service mit „Essen auf
Rädern“. Das Projektteam stand vor der
Herausforderung auch die Bestellungen aller
„Essen auf Räder“ -Kunden (EAR-Aufträge) zu
erfassen und zu berechnen, damit eine sinnvolle
Gesamt-produktionsübersicht vorliegt. Die
Bestellaufnahme selbst, wie auch die
Rechnungserstellung an die einzelnen EAR-
Kunden wird komplett durch das Altencentrum
selbstständig abgewickelt. Diese Anforderungen
wurden in dem Projektteam als nächste Ziele
gesetzt, die Software wurde entsprechend erweitert
und entwickelt. Heute fließen durch das
Zusatzmodul Rullko Menü EAR © auch diese
Bestellungen mit in die Planung ein.
Spezielle Systemunterstützung von der Erfassung
der bestellten Speisen durch einfaches anklicken
mit Bestellkontrolle, über Tourenlisten für die
Auslieferungs-Fahrer bis zur monatlichen
Rechnungserstellung aller Aufträge – der gesamte
Ablauf wird heute EDV-gestützt effektiv und zügig
abgewickelt. Auf Knopfdruck werden jetzt die
Rechnungen für die externen Kunden aus dem
vergangenen Monat erstellt. Dies kann sowohl mit
hinterlegten Festpreisen für bestimmte Mahlzeiten
oder mit individuellen Preisen geschehen. Nach
Bedarf kann heute auch blitzschnell eine
Auswertung über erfasste Auftragsdaten erfolgen.
Aussagekräftige Statistiken unterstützen das
Controlling und das Reporting auf der Ausgabeseite
der Zentralküche.
Das Team der Cronenberger Straße sieht sich mit
der erfolgreichen Umsetzung dieses Systems in
Ihrer Entscheidung bestätigt und kann heute auf
viele Verbesserungen für den eigenen Betrieb und
für die Kunden zurückblicken.
(von links: Nicole Limbeck Küchenleitung, Heike Döring Projektleitung
Rullko Großeinkauf, Bertold Witzig Hauswirtschaftsleitung)
Das Projekt war sowohl für die Einrichtung in
Solingen als auch für die Rullko Mitarbeiter ein
großer Erfolg. „Ein großer Dank geht auch an die
Mitarbeiter und natürlich auch an unsere externen
Kunden, die der neuen Bestellmöglichkeit offen
gegenüber standen. Durch die Einfachheit der
Bestellung für unsere Kunden im Internet, haben
wir in der Küche eine volle Kontrolle über die
Leistungen der Küche. Wir können auf Knopfdruck
sagen, was an Kosten aus unserer Küche
herausgeht. Außerdem haben wir durch die
Digitalisierung, z.B. durch gedruckte
Produktionslisten, unsere Arbeitprozesse in der
Küche optimiert.“, so Berthold Witzig.
Kontakt
Heike Döring
Rullko Großeinkauf GmbH & Co. KG
Hellweg 33
59063 Hamm / Westfalen
Tel.: 0172-2359360
Fax: 02381-58833
h.doering@rullko.de
www.rullko.de
2