Präsentation, PDF - Übersichtsseite aller e-Government Konferenzen
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e-<strong>Government</strong> Konferenz 2012<br />
20.6.2012
Elektronisches<br />
Einkaufsmanagement<br />
für öffentliche Organisationen<br />
Von der Bekanntmachung über die Angebotsabgabe<br />
bis zur Zuschlagserteilung<br />
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Konzernstruktur & Shared Services<br />
Shared Services - Materialwirtschaft<br />
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MW-Kennzahlen (Werte gerundet, konzernweit)<br />
Beschaffung 2010 2011<br />
– Volumen 200 Mio.€ 210 Mio.€<br />
– EU-Ausschreibungen 24 26<br />
– Beschaffungsanträge 122 126<br />
– Bestellaktivitäten 25.000 Be 28.000 Be<br />
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Typische Beschaffungssegmente …<br />
Turbinen<br />
Generatoren<br />
Kabel<br />
Freileitungen<br />
Transformatoren<br />
Schaltstationen<br />
Sicherheits- u. Schutzeinrichtungen<br />
Kabel- und Rohrgrab- u. –verlegearbeiten<br />
Hard- und Software<br />
Informations- und Kommunikationsdienste<br />
Gasrohre<br />
Gasdruckregel- und -messtechnik<br />
Bau(meister)arbeiten<br />
Baunebengewerbe<br />
Gutachten<br />
…<br />
5
Organisation 2010/2011<br />
(Leoben)<br />
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Pflichtenheft:<br />
Elektron. Vergabelösung – Ausschreibung (2008)<br />
– Prozessoptimierung<br />
• Schnittstellen, Medienbrüche<br />
– Ressourcenoptimierung<br />
• Personaleinsatz auf strategische Beschaffung lenken<br />
• Elektronik statt Papier<br />
– Zeitersparnis<br />
• Arbeitszeit, Postweg<br />
– Einhaltung Rahmenbedingungen/Compliance<br />
• BVergG/Sektorenrecht<br />
• ein bzw. zweistufige Vergabeverfahren<br />
• Berechtigungskonzept intern – extern<br />
• Gleichbehandlung der Lieferanten<br />
• Transparenz des Verfahrens<br />
– Best- und Billigstbieterverfahren<br />
– Ober- und Unterschwellenbereich<br />
– Vergabe- und Datenhoheit steuern<br />
– …<br />
� vemap Award 2010 – mehr 85% elektronisch!<br />
7
Startseite „Beschaffungsportal E-Steiermark“<br />
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Eigenes Beschaffungsportal<br />
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Wie ist die Situation heute?<br />
• Bekanntmachungen<br />
teilweise schon in elektronischen Medien (Internet) wie Lieferanzeiger.<br />
• Ausschreibungen/Teilnahmeanträge<br />
Bereitstellung der Unterlagen und des Leistungsverzeichnisses in Papierform oder auf Datenträger<br />
• Angebotsabgabe<br />
in Papierform (Verschlossenes Kuvert) – manueller Preisvergleich muss erstellt werden<br />
• Berichtigungen und Eignungsnachweise<br />
Aufwendig und auf unterschiedlichste Weise (Post, Fax, Mail)<br />
• Auktionen<br />
keine, nur Verhandlungsverfahren<br />
• Unverbindliche Preisanfragen<br />
Per Mail oder Fax<br />
• Katalogsysteme<br />
max. Nutzung des Webshops eines Lieferanten<br />
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Wie sieht die Zukunft aus?<br />
• Bekanntmachungen<br />
Elektronisch auf dem eigenen Beschaffungsportal inkl. Schnittstelle an die EU oder Printmedien<br />
• Ausschreibungen/Teilnahmeanträge<br />
Bereitstellung <strong>aller</strong> Ausschreibungs- und Teilnahmeantragsunterlagen in elektronische Form zum download<br />
– ohne Vervielfältigungskosten und in Echtzeit<br />
• Angebotsabgabe<br />
online auszufüllen auf dem Beschaffungsportal mit Preisvergleich per Mausklick, technischer Spiegel und<br />
inkl. <strong>aller</strong> Formblätter voll elektronisch<br />
• Berichtigungen und Eignungsnachweise<br />
Anbieter werden per Mail verständigt (auch im Offenen Verfahren) und können alle Unterlagen elektronisch<br />
nachgereicht werden inkl. Fristenkontrolle<br />
• Auktionen<br />
transparente, schnelle Preisverhandlungen für den besten Marktpreis<br />
• Unverbindliche Preisanfragen<br />
Einfach und schnell mit Preisvergleich per Mausklick und vollständig dokumentiert<br />
• Katalogsysteme<br />
Einheitliches System für alle Abrufe aus Rahmenverträgen in einheitlicher Form mit Übernahme der<br />
Bestellungen in die eigenen ERP-Systeme<br />
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Wie profitieren Sie?<br />
– eigenes Beschaffungsportal<br />
– Optimierter & transparenter Ablauf <strong>aller</strong><br />
Verfahren und Anfragen<br />
– Verbesserter Einsatz der Ressourcen<br />
– BVergG wird lückenlos eingehalten<br />
– Preisreduktionen (Auktionen)<br />
– Vergabehoheit bleibt bei Ihnen<br />
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Zusammenfassung<br />
• Effizienz und Kostenersparnis durch optimierten Ablauf <strong>aller</strong> Verfahren<br />
• Vergabevorschriften werden lückenlos eingehalten<br />
• Fristverkürzungen<br />
• durchgängige und lückenlose Dokumentation und Historie <strong>aller</strong> Vergabeverfahren (Transparenz)<br />
• Vollelektronische Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer<br />
• Optimierter und beschleunigter Verfahrensablauf – Papierkram und Briefverkehr werden<br />
Geschichte<br />
• reduzierte Preise durch mehr und transparenteren Wettbewerb der Anbieter<br />
• Optimierter Einsatz der Ressourcen<br />
• Keine Medienbrüche<br />
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Elektronische Beschaffung – Vorteile 1<br />
– Verwaltungsaufwand & Prozesse werden reduziert<br />
• Automatisierte & standardisierte Abläufe<br />
• Weniger Fehler wegen vorgegebener Abläufe<br />
• Preisvergleich und Bestbieterbewertung per Mausklick<br />
• elektronische Berichtigungen<br />
• Papierloses Vergabeverfahren (Nachhaltigkeit!)<br />
• Weniger Rückfragen bei Experten wegen vorgegebener Abläufe<br />
• Zukunftsweisende Abwicklung – Pflicht: Richtlinie der EU ab 2014!<br />
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Elektronische Beschaffung – Vorteile 2<br />
– Kosten werden reduziert<br />
• Wettbewerb & reduzierte Preise durch mehr Angebote<br />
• Weniger Aufwand mit der Abwicklung der Verfahren<br />
• Schnellere Bearbeitungszeiten wegen automatisierter Abläufe<br />
• Klare, interne Genehmigungsabläufe und Freigabeberechtigungen<br />
• Einfache Einbindung externer Personen z.B.: der Planer, etc.<br />
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Elektronische Beschaffung – Vorteile 3<br />
– Rechtssicherheit & Transparenz wird erhöht<br />
• Bundesvergabegesetz wird lückenlos eingehalten<br />
• Interne Richtlinien & Berechtigungen werden penibel umgesetzt<br />
• Anforderungen an eine lückenlose Dokumentationspflicht werden gewährleistet (ELAK)<br />
• Dokumentierte Gleichbehandlung<br />
• Weniger Einsprüche durch vorgegebene & transparente Abläufe<br />
• Transparente Vergabeprozesse<br />
• Einfacher und leichter Zugang zu Vergabeverfahren für alle Anbieter (KMU!)<br />
• Revisionssicher<br />
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Viel Energie!
Kontakt<br />
Mag. Christiane Toppler<br />
vemap Einkaufsmanagement GmbH<br />
Berggasse 31/1<br />
1090 Wien<br />
01/315 79 40 – 14 oder E-Mail an c.toppler@vemap.com<br />
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