combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH
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Einstieg und BedienungHinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischenden Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese fürdie Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind.Vor dem Anlegen einer AnsichtDamit Sie bereits eine Vorstellung erhalten, wie unterschiedlich Ansichten aussehenkönnen, enthält das Referenzprojekt unterschiedlichste Ansichten.Solch eine Ansicht, besser gesagt, ihre Struktur und Eingabemaske, enthält verschiedeneFelder, die Sie ganz nach Bedarf festlegen und auch in der Oberfläche platzieren können.Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen) zerlegen und aus denenSie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem Brief benötigen, wiederzusammenbauen.▪▪Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammengefasst werden, wieetwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besserjeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der Informationenmöglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen in verschiedeneFelder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen.Bevor Sie die Felder einer Ansicht festlegen (dies erfolgt im Datenbankserver), solltenSie sich ein paar Gedanken darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.B. Adressen)bei der späteren Benutzung kombiniert werden sollen und nach welchen KriterienSie später sortieren, suchen und selektieren wollen.Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie am günstigstenist.Tipp: Legen Sie nicht einfach los, sondern erstellen Sie vorab eine Übersicht der Informationen,die Sie in der Ansicht darstellen möchten. Überlegen Sie dann die Verwendungdieser Informationen und machen Sie darüber ebenfalls eine Liste – so wird Ihnenam ehesten klar, wie Sie die Felder aufteilen möchten. Beachten Sie dabei auchzukünftige Entwicklungen!Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internenFeldtypen und die notwendigen Ansichten an. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel"Konfiguration Ansichten".Tipp: Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie eine der mitgelieferten Ansichten aus demReferenzprojekt als Grundlage verwenden und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen!62
Gewusst wie! – VorüberlegungenVor dem Anlegen einer EingabemaskeNachdem Sie sich für eine Struktur entschieden und diese angelegt haben, sollten Sieauch die Möglichkeit nutzen, sich eine dafür passende Eingabemaske anzulegen. Auchhier gilt: Der anfängliche Mehraufwand macht sich bald bezahlt.Eingabemasken bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Automatismen, mit denensich Ihr Arbeitsaufwand beim Umgang mit den Ansichten drastisch reduzieren lässt. Dasfängt schon mit der Platzierung der Felder in der Eingabemaske an. Bei der täglichenArbeit spielt es später eine große Rolle, in welcher Reihenfolge die Daten bei Ihnen üblicherweiseeingegeben werden und in welcher Weise die Felder daher dargestellt werdensollten.▪▪▪Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrtbleibt und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigtwerden.Bestimmen Sie dann die Darstellungsreihenfolge der Felder, d.h. die Reihenfolge, inder die Einfügemarke bei der Dateneingabe von Feld zu Feld springt, so, wie es derReihenfolge der Dateneingabe entspricht.Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentrale Informationen,die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich neben den einzelnenRegisterkarten zu platzieren, oder diese Informationen auf allen Karten zu wiederholen.So haben Sie diese Informationen immer im Blick, gleichgültig, welche Kartegerade im Vordergrund ist.Neben dem reinen Layout der Eingabemaske, gibt es noch eine ganze Reihe von Automatismen,die Sie für Eingabemasken nutzen können. Informationen hierzu finden Sie imKapitel "Eingabemasken Designer".Rationelle DateneingabeNachdem Sie sich nun eine individuelle Struktur und eine auf Ihre Anforderungen abgestimmteEingabemaske angelegt haben, können Sie bei der Dateneingabe schon damitanfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren.AllgemeinesWenn Sie den cRM richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nurnoch ein einziges Mal eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse, ob nun als Serienbrief,Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie auf diese Adresse zurück.Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken.Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Sie solltesorgfältig ausgeführt werden. Denken Sie nur daran, wie oft Sie auf die herkömmlicheWeise eine Adresse abtippen müssten und wie viel Zeit Sie schon alleine dadurch sparen,dass Sie die Adresse nur ein einziges Mal schreiben müssen.63
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Einstieg und BedienungHinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischenden Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese fürdie Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind.Vor dem Anlegen einer AnsichtDamit Sie bereits eine Vorstellung erhalten, wie unterschiedlich Ansichten aussehenkönnen, enthält das Referenzprojekt unterschiedlichste Ansichten.Solch eine Ansicht, besser gesagt, ihre Struktur und Eingabemaske, enthält verschiedeneFelder, die Sie ganz nach Bedarf festlegen und auch in der Oberfläche platzieren können.Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen) zerlegen und aus denenSie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem Brief benötigen, wiederzusammenbauen.▪▪Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammengefasst werden, wieetwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besserjeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der Informationenmöglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen in verschiedeneFelder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen.Bevor Sie die Felder einer Ansicht festlegen (dies erfolgt im Datenbankserver), solltenSie sich ein paar Gedanken darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.B. Adressen)bei der späteren Benutzung kombiniert werden sollen und nach welchen KriterienSie später sortieren, suchen und selektieren wollen.Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie am günstigstenist.Tipp: Legen Sie nicht einfach los, sondern erstellen Sie vorab eine Übersicht der Informationen,die Sie in der Ansicht darstellen möchten. Überlegen Sie dann die Verwendungdieser Informationen und machen Sie darüber ebenfalls eine Liste – so wird Ihnenam ehesten klar, wie Sie die Felder aufteilen möchten. Beachten Sie dabei auchzukünftige Entwicklungen!Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internenFeldtypen und die notwendigen Ansichten an. Informationen hierzu finden Sie im Kapitel"Konfiguration Ansichten".Tipp: Sie können viel Zeit sparen, wenn Sie eine der mitgelieferten Ansichten aus demReferenzprojekt als Grundlage verwenden und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen!62