combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH
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Konfiguration AnsichtenWeitere Informationen zu Übernahmemasken finden Sie unter "Übernahmemaskekonfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".‣ Im Feld Dateiname können Sie eine Formel für die automatische Vergabe eines Dateinamensbei der Neuanlage von Dokumenten vergeben. Mit Hilfe des Formel-Assistenten können Sie diese Regeln definieren. Über die Pfeil-Schaltfläche könnenSie die Voreinstellung setzen.In der Voreinstellung wird dabei die Variable "ParentRecordDescription" verwendet.Diese enthält die evaluierte Dateiverweis-Betreff Formel zum aktuellen Datensatz dergerade im Kontext aktiven Elternansicht. Die Elternansicht ist diejenige Ansicht, vonder aus über einen Container ein neues Dokument eingefügt wird (z.B. "Personen").Da der Dokumenten-Container in mehreren verschiedenen Ansichten verfügbar seinkann (z.B. "Personen" und "Firmen") und bei der Konfiguration der Formel darauf geachtetwerden muss, dass die verwendeten Felder in allen Elternansichten verfügbarsind, kann über diese Variable ein aussagekräftiger Name erzeugt werden.‣ Beim Hinzufügen eines Dokuments wird immer ein neuer Datensatz angelegt. Überdie Option Beim Hinzufügen eines Dokuments den Datensatz zum Bearbeiten öffnenlegen Sie beim Dokumenten-Feldtyp "Dateiverweis" fest, ob dieser Datensatz jeweilsgeöffnet wird, oder ob der Datensatz statt dessen stillschweigend im Hintergrundangelegt werden soll.‣ Über die Schaltfläche "Zusätzliche Feldvorbelegungen" können für jeden DokumententypFelder der Ansicht vorbelegt werden, so dass z.B. bei der automatischeneMail-Ablage das Feld "Typ" automatisch auf "eMail" bzw. den Wert "2" gesetzt wird.270Im Bereich "Felder" bestimmen Sie, welcher Eintrag in welchem Feld vorgenommenwerden soll. Dabei stehen Ihnen die jeweiligen Felder der Ansicht zur Verfügung. Inder Spalte "Formel" bestimmen Sie den Inhalt. Über die Formel-Schaltfläche habenSie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Variablen.
DokumentenverwaltungFür die "Richtung" des Dokumentes steht eine Variable namens "Action.Direction" zurVerfügung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend.Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relationalmit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutungder Feldinhalte (z.B. Richtung 2 =ausgehend) entnehmen Sie daher der entsprechendenAnsicht.‣ Wenn Sie die Option Neue Datei ohne Rückfrage erzeugen aktivieren, wird die Dateidirekt im definierten Ordner gespeichert und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Siebeim Erzeugen einer neuen Datei den Speicherort manuell wählen möchten, deaktivierenSie diese Option.Automatische eMail AblageAlle eMails, die Sie direkt über den cRM versenden (Menü Ausgabe), können automatischals Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden.Voraussetzungen:‣ Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressansicht und der Ablageansicht, z.B.Personen (Adressansicht) auf Kontakte (Ablageansicht).‣ Im Register "Allgemein" der Adressansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften)geben Sie die Zielansicht für die automatische eMail-Ablage an (z.B. Kontakteoder Dokumente).‣ In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften)muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein.‣ In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein(Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis").Bitte beachten Sie auch die Abschnitte "Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird"bzw. "Nachrichten-Ablage aus Outlook" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung".DokumenteninfosDie in Dokumenten enthalten Dokumentinformationen (in Word z.B. Datei > Eigenschaften)können im cRM ausgewertet und angezeigt werden. Beim Feldtyp "Dateiverweis"werden die Dokumentinformationen automatisch aus der Datei ausgelesen und als virtuelleSpalten in der Listenansicht und in Containern angezeigt.Wenn Sie für die Dokumentenablage den Feldtyp "Eingebettete Datei" oder "DMS-Dokument" verwenden, müssen Sie für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen(z.B. Titel, Verfasser, Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum) jeweils ein eigenesDatenbankfeld anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" mit den jeweiligenDokumentinformationen verknüpfen.271
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DokumentenverwaltungFür die "Richtung" des Dokumentes steht eine Variable namens "Action.Direction" zurVerfügung: ""=unbekannt, 1=eingehend, 2=ausgehend.Tipp: Im mitgelieferten Referenzprojekt sind die Felder "Richtung" und "Typ" relationalmit den Ansichten "Richtungsarten" und "Kontaktarten" verknüpft. Die Bedeutungder Feldinhalte (z.B. Richtung 2 =ausgehend) entnehmen Sie daher der entsprechendenAnsicht.‣ Wenn Sie die Option Neue Datei ohne Rückfrage erzeugen aktivieren, wird die Dateidirekt im definierten Ordner gespeichert und zur Bearbeitung geöffnet. Wenn Siebeim Erzeugen einer neuen Datei den Speicherort manuell wählen möchten, deaktivierenSie diese Option.Automatische eMail AblageAlle eMails, die Sie direkt über den cRM versenden (Menü Ausgabe), können automatischals Kopie in der Dokumentenverwaltung abgelegt werden.Voraussetzungen:‣ Eine gültige 1:N Relation zwischen der Adressansicht und der Ablageansicht, z.B.Personen (Adressansicht) auf Kontakte (Ablageansicht).‣ Im Register "Allgemein" der Adressansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften)geben Sie die Zielansicht für die automatische eMail-Ablage an (z.B. Kontakteoder Dokumente).‣ In der Dokumentenverwaltung der Ablageansicht (Rechtsklick auf die Ansicht > Eigenschaften)muss ein Dokumenttyp für die Dateiendung "eml" konfiguriert sein.‣ In der Ablageansicht muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein(Feldtyp "Eingebettete Datei", "DMS Dokument" oder "Dateiverweis").Bitte beachten Sie auch die Abschnitte "Nachrichten-Ablage aus David und Thunderbird"bzw. "Nachrichten-Ablage aus Outlook" im Kapitel "Kontakt- und Dokumentenverwaltung".DokumenteninfosDie in Dokumenten enthalten Dokumentinformationen (in Word z.B. Datei > Eigenschaften)können im cRM ausgewertet und angezeigt werden. Beim Feldtyp "Dateiverweis"werden die Dokumentinformationen automatisch aus der Datei ausgelesen und als virtuelleSpalten in der Listenansicht und in Containern angezeigt.Wenn Sie für die Dokumentenablage den Feldtyp "Eingebettete Datei" oder "DMS-Dokument" verwenden, müssen Sie für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen(z.B. Titel, Verfasser, Dateiname, Dateigröße, Erstellungsdatum) jeweils ein eigenesDatenbankfeld anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos" mit den jeweiligenDokumentinformationen verknüpfen.271
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