combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH
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Konfiguration AnsichtenFür die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.)können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos"verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos").Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.B. varchar, Feldlänge 255).Hinweis: Wir empfehlen, nur ein Dokumentenfeld (DMS Dokument, Eingebettete Dateioder Dateiverweis) anzulegen. Wenn Sie jedoch mehrere Dokumentenfelder in einerAnsicht konfigurieren, ist die Prioritätenreihenfolge "DMS Dokument" > "EingebetteteDatei" > "Dateiverweis". Das Anlegen von "Dateiverweis" und "DMS Dokument" istnicht möglich.Dokumenttyp anlegenDie Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in der dieDokumente abgelegt werden sollen (z.B. Kontakte oder Dokumente).268
DokumentenverwaltungDefinieren Sie hier verschiedene Dokumenttypen. Dokumenttypen sind Vorlagen, aufdenen neu angelegte Dokumente basieren. Überlegen Sie sich vorab einige Punkte zurDokumentenverwaltung:▪▪Welche Vorlagen sollen für neue Dokumente verwendet werden und welche Feldinhaltesollen in ein neues Dokument übernommen werden.Bei Feldtyp "Dateiverweis": In welchen Verzeichnissen sollen die Dokumente abgelegtwerden.Legen Sie für jede Verwendungsart (Standardbrief A, Standardbrief B, Fax, eMail-Ablage,Sonstige Dokumente) einen eigenen Dokumenttyp an.‣ Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um die Einstellungen für einen neuen Dokumenttypvorzunehmen.‣ Geben Sie dem Dokumenttyp eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in einemAuswahldialog bei der Erstellung neuer Dokumente angezeigt.‣ Geben Sie die Dateiendung an (z.B. DOC, XLS).Legen Sie generell einen Dokumentyp "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*" an,damit alle Dokumente mit beliebigen Dateiendungen abgelegt werden können.‣ Bei Dateivorlage wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche die Dateivorlage aus. Indieser Dateivorlage sind z.B. Firmenlogo, Absenderangaben und Textmarken enthalten.Weitere Informationen zur Dateivorlage und zu Textmarken finden Sie unter"Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".‣ Bei Ablagepfad wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche den Ort aus, wo die Dokumentespäter gespeichert werden.▪▪▪Bei eingebetteten Dateien entfällt der Ablagepfad.Bei DMS Dokumenten wird hier das Ablagearchiv angegeben.Für den Ablagepfad können Sie auch Formeln und Felder verwenden. Der Pfadkann auch mit einem abschließendem '\' enden. Wenn der Ablagepfad nichtexistiert, wird versucht diesen zu erstellen. Somit kann über eine Ablagepfad-Formel eine hierarchisch aufgebaute Ablagestruktur realisiert werden, z.B. dasalle Dokumente im Verzeichnis mit der jeweiligen Kundennummer des Datensatzesgespeichert werden.‣ Im nächsten Feld geben Sie bei Bedarf den Pfad der Übernahmemaske an. Diesebenötigen Sie, wenn Feldinhalte direkt in das Dokument übergeben werden sollen,z.B. Adresse, Name, eingescannte Unterschrift usw.Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten,denn die Dokumentvorlage geben Sie bereits im Feld "Dateivorlage" an!269
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DokumentenverwaltungDefinieren Sie hier verschiedene Dokumenttypen. Dokumenttypen sind Vorlagen, aufdenen neu angelegte Dokumente basieren. Überlegen Sie sich vorab einige Punkte zurDokumentenverwaltung:▪▪Welche Vorlagen sollen für neue Dokumente verwendet werden und welche Feldinhaltesollen in ein neues Dokument übernommen werden.Bei Feldtyp "Dateiverweis": In welchen Verzeichnissen sollen die Dokumente abgelegtwerden.Legen Sie für jede Verwendungsart (Standardbrief A, Standardbrief B, Fax, eMail-Ablage,Sonstige Dokumente) einen eigenen Dokumenttyp an.‣ Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um die Einstellungen für einen neuen Dokumenttypvorzunehmen.‣ Geben Sie dem Dokumenttyp eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in einemAuswahldialog bei der Erstellung neuer Dokumente angezeigt.‣ Geben Sie die Dateiendung an (z.B. DOC, XLS).Legen Sie generell einen Dokumentyp "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung "*" an,damit alle Dokumente mit beliebigen Dateiendungen abgelegt werden können.‣ Bei Dateivorlage wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche die Dateivorlage aus. Indieser Dateivorlage sind z.B. Firmenlogo, Absenderangaben und Textmarken enthalten.Weitere Informationen zur Dateivorlage und zu Textmarken finden Sie unter"Übernahmemaske konfigurieren" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".‣ Bei Ablagepfad wählen Sie über die Ordner-Schaltfläche den Ort aus, wo die Dokumentespäter gespeichert werden.▪▪▪Bei eingebetteten Dateien entfällt der Ablagepfad.Bei DMS Dokumenten wird hier das Ablagearchiv angegeben.Für den Ablagepfad können Sie auch Formeln und Felder verwenden. Der Pfadkann auch mit einem abschließendem '\' enden. Wenn der Ablagepfad nichtexistiert, wird versucht diesen zu erstellen. Somit kann über eine Ablagepfad-Formel eine hierarchisch aufgebaute Ablagestruktur realisiert werden, z.B. dasalle Dokumente im Verzeichnis mit der jeweiligen Kundennummer des Datensatzesgespeichert werden.‣ Im nächsten Feld geben Sie bei Bedarf den Pfad der Übernahmemaske an. Diesebenötigen Sie, wenn Feldinhalte direkt in das Dokument übergeben werden sollen,z.B. Adresse, Name, eingescannte Unterschrift usw.Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten,denn die Dokumentvorlage geben Sie bereits im Feld "Dateivorlage" an!269
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