combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH
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Konfiguration Ansichten‣ In der Spalte "Formel" bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Über Formeln habenSie Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen, die so auch für den Eintragverwendet werden können. Über die Schaltfläche "Formeleditor" erhalten Sie dabeiHilfe von einem Assistenten.Wenn beim Autoprotokoll die Formel als Ergebnis einen Leerstring liefert (""), dannwird das entsprechende Feld nicht geschrieben.Je nach Aktion stehen Ihnen spezifische Aktionsvariablen zur Verfügung:▪▪▪eMail: Beschreibung der eMail-Vorlage (Action.TemplateDescription), Dateipfadinkl. Dateiname der eMail-Vorlage (Action.Template).Druck, Export, Übernahme: Dateipfad inkl. Dateiname der Vorlage (Action.Template).Anruf: Datum (Action.Date), Dauer (Action.Duration), Erste Info (Action.First Info),Info (Action.Info), Letzte Info (Action.LastInfo), Notiz (Action.Note), AnzahlAnrufversuche (Action.NumberOfCallTries), Nummer (Action.Number), Status(Action.Status). Die Variable "Action.Status" hat dabei folgende Werte und Bedeutung:3 = "Anruf nicht erfolgreich, da besetzt", 5 = "Anruf nicht erfolgreich,da aufgelegt", 6 = "Anruf nicht erfolgreich, da Anruf nicht angenommen", 8 ="Anruf nicht erfolgreich, anderer Fehler", sonst : "Anruf erfolgreich"Beachten Sie dabei auch "Ereignisse für Scripte" in Kapitel "Automatisierung mitScripten".‣ Über die Spalte "Anhängen" bestimmen Sie, dass der Autoprotokoll-Eintrag an denbestehenden Feldinhalt angehängt wird. Diese Funktion ist nur dann sinnvoll, wenndie Protokollierung in der aktuellen Ansicht erfolgen soll, z.B. in einem Bemerkungsfeld.14.10 DokumentenverwaltungMit der Dokumentenverwaltung können Sie einem Datensatz beliebige Dokumente zuordnen,die mit Informationen über Autor, Inhalt usw. in einem Container angezeigt werden.Beim Erstellen von Dokumenten können Sie Dokumentvorlagen nutzen. WeitereInformationen zur Nutzung der Dokumentenverwaltung finden Sie auch unter "KontaktundDokumentenverwaltung".In der Konfiguration der Dokumentenverwaltung wird festgelegt, wie Dokumente gespeichertwerden (Feldtyp, Speicherort, Dateiname), welche Dokumentvorlagen für neueDokumente zur Verfügung stehen und welche Feldinhalte in neue Dokumente übergebenwerden sollen.▪Die Konfiguration der Dokumentenverwaltung ist nur in der Ansicht sinnvoll, in derdie Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Kontakte oder Dokumente).266
Dokumentenverwaltung▪▪In der Ansicht, in der die Dokumente abgelegt werden sollen, muss ein Feld vom TypDateiverweis, Eingebettete Datei oder DMS-Dokument vorhanden sein.Im Register Dokumentenverwaltung der Ansichtenkonfiguration können verschiedeneDokumenttypen definiert werden. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neuangelegte Dokumente basieren. Es muss mind. ein Dokumenttyp "Sonstige Dokumente"konfiguriert sein.Art der Dokumentenablage wählenIn der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Kontakte oder Dokumente)muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z.B. "Dokument"). Fürden internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten:▪▪▪Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateiengespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden.Beim Erstellen neuer Dokumente, kann für den Ablagepfad auch ein datensatzspezifischesVerzeichnis angegeben werden. Damit verringern Sie die Datenbankgrößeund vereinfachen den Zugriff auf die Dateien, da diese auch ohne den cRM geöffnetwerden können.Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.B. varchar, Feldlänge 255).Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien sollen direkt in die Datenbank eingebettetwerden. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation, Zugriffssteuerungund Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierungdurch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt).Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden. Richten Sie dafür einFeld mit dem Feldtyp "Eingebettete Datei" ein.Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.)können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos"verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Sie müssen mind. ein Feldfür den Dateityp oder den Dateinamen anlegen, damit der cRM die verknüpfte Anwendungzuordnen kann (z.B. Word für doc-Dateien).Physikalischer Feldtyp: Binär lang (z.B. image, bytea).Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem(DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werdenhier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert, d.h. bei der Ablagestartet das DMS und fordert Sie evtl. auf, Metainformationen für dieses Dokumentanzugeben.Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt").In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS-Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "BenutzerundRechteverwaltung".267
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Dokumentenverwaltung▪▪In der Ansicht, in der die Dokumente abgelegt werden sollen, muss ein Feld vom TypDateiverweis, Eingebettete Datei oder DMS-Dokument vorhanden sein.Im Register Dokumentenverwaltung der Ansichtenkonfiguration können verschiedeneDokumenttypen definiert werden. Dokumenttypen sind Vorlagen, auf denen neuangelegte Dokumente basieren. Es muss mind. ein Dokumenttyp "Sonstige Dokumente"konfiguriert sein.Art der Dokumentenablage wählenIn der Ansicht in der die Dokumente abgelegt werden sollen (z.B. Kontakte oder Dokumente)muss ein Feld für die Dokumentenablage vorhanden sein (z.B. "Dokument"). Fürden internen Feldtyp dieses Feldes haben Sie drei Möglichkeiten:▪▪▪Interner Feldtyp "Dateiverweis": Es werden nur Verweise auf Dokumente/Dateiengespeichert. Die Dateien können in beliebigen Verzeichnissen gespeichert werden.Beim Erstellen neuer Dokumente, kann für den Ablagepfad auch ein datensatzspezifischesVerzeichnis angegeben werden. Damit verringern Sie die Datenbankgrößeund vereinfachen den Zugriff auf die Dateien, da diese auch ohne den cRM geöffnetwerden können.Physikalischer Feldtyp: Zeichen (z.B. varchar, Feldlänge 255).Interner Feldtyp "Eingebettete Datei": Die Dateien sollen direkt in die Datenbank eingebettetwerden. Damit vereinfachen Sie nicht nur eine evtl. Replikation, Zugriffssteuerungund Datensicherung, sondern ermöglichen darüber hinaus auch die Volltextindizierungdurch das Datenbanksystem (sofern dieses Volltextindizierung unterstützt).Somit kann nach Dokumenteninhalten gefiltert werden. Richten Sie dafür einFeld mit dem Feldtyp "Eingebettete Datei" ein.Für die im Dokument enthaltenen Dokumentinformationen (Titel, Verfasser usw.)können Sie weitere Datenbankfelder anlegen und auf der Registerkarte "Dokumenteninfos"verknüpfen (siehe Abschnitt "Dokumenteninfos"). Sie müssen mind. ein Feldfür den Dateityp oder den Dateinamen anlegen, damit der cRM die verknüpfte Anwendungzuordnen kann (z.B. Word für doc-Dateien).Physikalischer Feldtyp: Binär lang (z.B. image, bytea).Interner Feldtyp "DMS-Dokument": Die Dateien werden über ein Dokumentenmanagementsystem(DMS) verwaltet. Im Unterschied zu normalen Dateiverweisen werdenhier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert, d.h. bei der Ablagestartet das DMS und fordert Sie evtl. auf, Metainformationen für dieses Dokumentanzugeben.Das DMS aktivieren Sie in den Projekteinstellungen (siehe Kapitel "Konfiguration Projekt").In der Benutzerverwaltung geben Sie die benutzerspezifischen DMS-Anmeldeinformationen an. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "BenutzerundRechteverwaltung".267
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