combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH

Import, Export und AbgleichIn den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen,um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hierFelder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfeldersollten Sie zudem darauf achten, dass sich Haupt- und Nebendatenbank in diesen Feldernmöglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können diezusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden.Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON.Zwar ist die Telefonnummer ein guter Schlüsselkandidat, weil sie eine Person gut eindeutigbestimmt. Auf der anderen Seite ändern sich Telefonnummern häufig.Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr.Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr. 07731/906010 anstelle der07731/906020. Wenn Sie die Datenbank mit der Datenbank der Zentrale abgleichen, wirdein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906020 angelegt,da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt, combitGmbH, Telefon-Nr. 07731/906010 bleibt unverändert, da der Abgleich anhand der Schlüsselfelderin der Hauptdatenbank keinen gleichen Datensatz wie in der Quelle gefundenhat.Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Schlüsselfelder einfügen. Die Reihenfolgeist nicht wichtig, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge" angegebenenZeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen eines neuenSchlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Nebendatenbank zu bestimmen.Die FeldverknüpfungAnalog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Felder miteinanderverknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern derZieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbankkönnen automatisch oder manuell vorgenommen werden. Dabei kann der Namedes abzugleichenden Feldes direkt eingegeben werden, es muss dafür nicht extra derFormel-Assistent aufgerufen werden.Feldinhalte werden automatisch abgeschnitten, so dass auch Datensätze abgeglichenwerden können, wenn das Zielfeld eine kürzere Feldlänge hat. Sofern Feldinhalte zu langwaren und abgeschnitten werden mussten, wird dies in einem Protokoll am ende desAbgleichs angezeigt.Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen:die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregel bestimmen.Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste und wählenSie die Abgleichregel. Wenn Sie eine Abgleichregel ändern können Sie entscheiden, obdiese Änderung für alle anderen gleich lautenden Regeln durchgeführt werden soll. Da-218