combit Relationship Manager - Handbuch - combit GmbH
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Kontakt- und DokumentenverwaltungÜber Kontextmenü einfügen‣ Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument> Bestehende Datei aus dem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschteDokument aus.‣ Alternativ klicken Sie direkt in der Zielansicht (z.B. Kontakte oder Dokumente) mit derrechten Maustaste in das Dokumenten-Feld und wählen Dokument einfügen ausdem Kontextmenü. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus. Diesen Datensatzmüssen Sie dann natürlich noch mit einer Person oder Firma verknüpfen.Dokument von Scanner einlesenSie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner(TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln der Dokumentenverwaltungerzeugt (Namensgebung, Speicherort).‣ Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Container und wählen Sie Neues Dokument> Von Scanner einlesen aus dem Kontextmenü.‣ Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn jede eingescannte Seite als einzelne Datei gespeichertwerden soll. Wählen Sie "als Dokument" wenn alle eingescannten Seiten zu einemmehrseitigen Dokument zusammengefasst werden sollen.‣ Wählen Sie das Format aus. In diesem Format wird das eingescannte Dokumentgespeichert. Je nach gewähltem Format können noch erweiterte Dokumentinformationenangegeben werden (Titel, Beschreibung, Schlüsselwörter).146
Nachrichten-Ablage aus OutlookHinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung ein Dokumenttypangelegt sein, zumindest der Eintrag "Sonstiges Dokument" mit Dateiendung"*".‣ Wählen Sie den gewünschten Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen um denVorgang zu starten.‣ Nach Beendigung des Scanvorgangs speichern Sie das Dokument über die Schaltfläche"Speichern".7.5 Nachrichten-Ablage aus OutlookÜber das Outlook AddIn können eMails aus einem Outlook-Ordner (z.B. Posteingang,Gesendete Objekte) in einer Ansicht abgelegt werden (z.B. in der Ansicht "Kontakte") undeinem Datensatz (z.B. in der Ansicht "Personen") zugeordnet werden.Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen über Schaltflächen und über dasMenü "combit Relationship Manager" zur Verfügung. Es können auch mehrere Nachrichtenauf einmal verarbeitet werden.Hinweis: Wenn in den Outlook-Einstellungen als eMail-Editor Microsoft Word ausgewähltist, stehen Ihnen diese Schaltflächen und das Menü in einer geöffneten eMailnicht zur Verfügung.eMail ablegen bzw. Adresse suchenÜber eMail ablegen bzw. Adresse(n) suchen wird die Datensatz-Suche im cRM anhandder eMail-Adresse des Empfängers/Absenders gestartet. Es wird in allen verfügbareneMail-Feldern der Suchansicht nach einer Übereinstimmung gesucht.Wenn ein eindeutiger Suchtreffer erzielt wurde (die eMail-Adresse darf nur einmal existieren),wird die Nachricht in der Ablageansicht abgelegt bzw. die passenden Datensätzeder Suchansicht werden angezeigt.Zudem enthält die eMail nach der Ablage eine Markierung mit Datum und Uhrzeit..147
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