Identifizierungsleitfaden - SOLIT Kapital GmbH

IdentifizierungsleitfadenStand: 08/2013Leitfaden der SOLIT Management GmbH zur Erfüllung von Mindestanforderungenund Pflichten nach dem GeldwäschegesetzEinleitungSeit Inkrafttreten des Geldwäschebekämpfungsergänzungsgesetzes(GwBekErgG) am 21. August 2008 unterliegt der Marktder geschlossenen Fonds diversen Pflichten des neuen Geldwäschegesetzes(GwG). Verpflichtet nach dem GwG sind nunmehru.a. die Treuhänder bzw. die Treuhandgesellschaften fürgeschlossene Fonds. Die TRESTA Treuhandgesellschaft mbH(TRESTA GmbH), Niederlassung Zürich, Kreuzstraße 42, 8008Zürich, Schweiz hat die Durchführung der zur Erfüllung der ihrnach dem GwG obliegenden Sorgfaltspflichten erforderlichenMaßnahmen vertraglich auf die SOLIT Management GmbH, Friesenstr.1, 20097 Hamburg übertragen.Die SOLIT Management GmbH überträgt die übernommenenPflichten per Vertrag auf die Vermittler, die über die SOLITManage ment GmbH Anteile an der SOLIT 3. Gold & Silber GmbH &Co. KG vermitteln.Die Übertragung der Pflichten nach dem Geldwäschegesetz seitensder SOLIT Management GmbH auf die Vermittler erfolgtnach Maßgabe dieses Leitfadens. Das Ziel des vorliegenden Leitfadensist die Festlegung von Mindestanforderungen zur Identifizierungvon Anlegern. Er stellt eine verbindliche Weisung dar undsoll verhindern, dass die Geldanlage in geschlossenen Fonds fürZwecke der Geldwäsche missbraucht wird.Dieser Leitfaden richtet sich an alle Vermittler, die Anteile ander SOLIT 3. Gold & Silber GmbH & Co. KG über die SOLIT ManagementGmbH vermitteln. Die Anleger-Identifizierung darf nurvon Vermittlern durchgeführt werden, die durch eine vertraglicheVereinbarung mit der SOLIT Management GmbH hierzu ermächtigtworden sind und deren geldwäscherechtliche Zuverlässigkeitpositiv festgestellt worden ist und anhand regelmäßiger Überprüfungenjeweils wieder bestätigt wird.Was bedeutet der Begriff „Geldwäsche“?Unter „Geldwäsche“ versteht man das Einschleusen illegaler Gelderin den legalen Finanz- und Wirtschaftskreislauf mit dem Ziel,die wahre Herkunft des Geldes zu verschleiern. Das Verschleiernder illegalen Herkunft von Geldern ist eine rechtswidrige Tat nachdem Strafgesetzbuch (StGB). Gelder haben eine illegale Herkunft,wenn sie aus strafbaren „Vortaten“ wie Diebstahl, Erpressung,Hehlerei, Betrug oder auch Steuerhinterziehung stammen. DerStraftatbestand „Geldwäsche“ gemäß § 261 StGB hat repressivenCharakter, während die Sorgfaltspflichten nach dem GwGpräventive Funktion haben.In der Regel besteht die Geldwäsche aus drei Phasen:1) Platzierung – Einschleusung von Geldern aus kriminellenAktivitäten in den Finanzkreislauf.2) Verschleierung – Verschleierung der Herkunft des Geldesdurch komplexe Finanztransaktionen, wodurch Spurenverwischt werden.3) Integration – Rückführung der aus kriminellen Handlungenrührenden Gelder in den legalen Wirtschaftskreislaufund dadurch Legalisierung der Gelder. Verwendung derGelder wie das Ergebnis rechtmäßiger Geschäftstätigkeit.Bei der Zeichnung von Anteilen an geschlossenen Fonds könnendie damit im Zusammenhang stehenden Dienstleister injeder Phase zur Geldwäsche missbraucht werden!Hinweise zur Durchführung der SorgfaltspflichtenDie von den Verpflichteten zu erfüllenden Sorgfaltspflichten sindinsbesondere in § 3 GwG aufgezählt. Folgende Pflichten werdenvertraglich übertragen:––die Identifizierung des Vertragspartners/Anlegers nachMaßgabe des § 4 Abs. 3 und 4 GwG,––die Klärung, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlichBerechtigten handelt,––ggf. gemäß § 4 Abs. 1 GwG die Identifizierung des wirtschaftlichBerechtigten nach Maßgabe des § 4 Abs. 5GwG,––die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung,einschließlich der in ihrem Verlauf durchgeführtenTransaktionen.1. WER muss identifiziert werden?Grundlegende Pflicht ist die Identifizierung des Anlegers, d.h.1 | Identifizierungsleitfaden

Identifizierungsleitfadenderjenigen Person, die dem geschlossenen Fonds beitritt. Wirddie Beitrittserklärung durch einen Bevollmächtigten unterzeichnet,muss nicht dieser, sondern der Vollmachtgeber, in dessenNamen der Beitritt erklärt wird und der Vertragspartner wird,identifiziert werden.2. WANN muss identifiziert werden?Die Anleger müssen bereits vor Begründung der Geschäftsbeziehung,also vor Annahme der Beitrittserklärung, identifiziert werden.Die Beitrittserklärung eines Anlegers zu der SOLIT 3. Gold& Silber GmbH & Co. KG wird nur angenommen werden, wenn inder Beitrittserklärung sämtliche für die Identifizierung erforderlichenAngaben gemacht wurden und eine Kopie eines gültigenamtlichen Lichtbildausweises als Identifikationsnachweis beigefügtist. Aus Gründen der Rechtssicherheit ist der Anleger vorjedem Fonds-Beitritt zu identifizieren, unabhängig davon, ober bereits im Rahmen einer früheren Zeichnung identifiziertwurde oder nicht.3. WIE muss identifiziert werden?Benutzen Sie zur Identifizierung des Anlegers bitte ausschließlichdie Beitrittserklärung und die hierfür vorgesehenen Formularedes Fonds. Diese sehen sowohl Felder zur Feststellung der persönlichenDaten des Anlegers, als auch ein Feld zur Identitätsprüfungvor.Identifizierung von natürlichen PersonenDie Identifizierung einer natürlichen Person hat grundsätzlich inderen Anwesenheit zu erfolgen. Es sind folgende Angaben zu erhebenund auf der Beitrittserklärung anzugeben:––Vor- und Nachname des Anlegers––Geburtsort und -datum des Anlegers––Staatsangehörigkeit des Anlegers––Meldeanschrift des Anlegers.Persönliche Anwesenheit des AnlegersSollte der Anleger nicht anwesend sein oder sollte er keinegültigen Ausweisdokumente bei sich haben, kann die Identitätsprüfungüber das PostIdent-Verfahren der Deutschen Postdurchgeführt werden. In diesem Fall ist der Beitrittserklärungein Informationsblatt zum Postident-Verfahren mit dem für dieDurchführung notwendigen Coupon beizufügen. Bitte verwendenSie ausschließlich das von der SOLIT Management GmbH zurVerfügung gestellte Informationsblatt nebst Coupon!Die Identitätsprüfung kann auch von Kreditinstituten oder Finanzdienstleisternmit einer Erlaubnis nach § 32 Kreditwesengesetz(KWG), Wirtschaftsprüfern, vereidigten Buchprüfern, Steuerberatern,Steuerbevollmächtigten, die den Pflichten des Geldwäschegesetzesunterliegen, vorgenommen werden. Dies ist ggf.ebenfalls in dem dafür vorgesehen Feld auf der Beitrittserklärungzu vermerken bzw. es ist dort ein gut lesbarer Firmenstempel desIdentifizierenden aufzubringen.Durchführung der IdentifizierungWenn Sie die Identifizierung selbst vornehmen, haben Sie wiefolgt vorzugehen:1) Lassen Sie sich vom Anleger dessen (Personal-)Ausweisoder Reisepass im Original vorlegen. AusländischeStaatsbürger sind grundsätzlich nur anhand von gültigenAusweisen oder Reisepässen des Drittstaates, die denAnforderungen des § 1 Abs. 2 des Gesetzes über Personalausweiseentsprechen, zu identifizieren. Danachmuss ein entsprechender Ausweis folgende Angabenüber die Person des Ausweisinhabers enthalten: Familiennameund ggf. Geburtsname, Vorname(n), Lichtbild,ggf. Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Größe, Farbeder Augen, ggf. gegenwärtige Anschrift, Staatsangehörigkeit,Unterschrift, Seriennummer.2) Vergewissern Sie sich, dass der Ausweis/Pass zum Zeitpunktder Identifizierung gültig ist.3) Tragen Sie in die dafür vorgesehenen Felder auf der Beitrittserklärungdie Ausweis- bzw. Passnummern ein, dasGültigkeitsdatum und die ausstellende Behörde.4) Erstellen Sie eine gut leserliche Fotokopie des Ausweises/Passes,auf der auch das Foto deutlich erkennbarist.5) Vergewissern Sie sich mittels Sichtkontrolle des Ausweisbildes,dass die auftretende Person mit der auf demAusweis/Pass abgebildeten Person identisch ist.6) Geben Sie an, in welcher Eigenschaft Sie die Identifizierungdurchgeführt haben.2 | Identifizierungsleitfaden

7) Bestätigen Sie alle Angaben durch Ihre Unterschrift aufder dafür vorgesehenen Stelle auf der Beitrittserklärungund bringen Sie in dem dafür vorgesehenen Feld gut lesbarIhren Firmenstempel an.Identifizierung von juristischen PersonenDas Erfordernis der persönlichen Anwesenheit entfällt bei derIdentifizierung von juristischen Personen. Zur Feststellung derIdentität einer juristischen Person sind folgende Angaben zu erhebenund auf der Beitrittserklärung zu dokumentieren:––Name oder Bezeichnung der Firma––Rechtsform der juristischen Person––Anschrift des Sitzes bzw. der Hauptniederlassung––Name des Vertretungsorgans bzw. der gesetzlichenVertreter (bei einer GmbH z.B. der Name des/derGeschäftsführer/s)Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertretereine juristische Person, so sind deren Firma, Name oderBezeichnung, Rechtsform, Registernummer soweit vorhandenund Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung ebenfallszu erheben.Prüfung der Identität bei einer juristischen Personals AnlegerZur Identitätsprüfung einer juristischen Person ist es lediglicherforderlich, dass Sie einen aktuellen Auszug aus dem HandelsoderGenossenschaftsregister bzw. eines vergleichbaren amtlichenRegisters oder Verzeichnisses beifügen. Sofern mindestensein Gesellschafter mit 25 % oder mehr an der Gesellschaftbeteiligt ist, ist zudem eine aktuelle Gesellschafterliste beizufügen.Hintergrund hiervon ist, dass bei juristischen Personen alswirtschaftlich Berechtigter jeder Gesellschafter gilt, der mit 25 %oder mehr an der Gesellschaft beteiligt oder in sonstiger Form zu25 % oder mehr das Gesellschaftsvermögen kontrolliert. Es mussdaher bei juristischen Personen immer nach den Beteiligungsverhältnissengefragt und bei entsprechender Beteiligungshöhe/Einflussnahmemöglichkeit zumindest der Name des betreffendenGesellschafters, d. h. der natürlichen Person, die hinter der Beteiligungsteht, festgehalten werden.Fehler bei der Identifizierung von AnlegernBei der Identifizierung von Anlegern (natürliche Personen) könneninsbesondere folgende Fehler auftreten:––Der Ausweis/Pass ist ungültig.––Die Fotokopie des Ausweises/ Passes ist unleserlich.––Sie haben sich die Fotokopie des Ausweisdokumentes lediglichvom Anleger faxen lassen, d. h. das Dokument hatzu keiner Zeit im Original vorgelegen.––Es fehlen Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten aufder Beitrittserklärung.––Sie nehmen die Identitätsprüfung anhand von Ausweis-Dokumenten vor, die den gesetzlichen Anforderungenan einen Ausweis/Pass nicht entsprechen, z. B. Führerschein,Studenten- oder Schülerausweises, nichtamtlicheDienstausweise etc.––Sie haben den Anleger nie persönlich gesehen.4. Angaben zum wirtschaftlich BerechtigtenEs ist festzustellen, ob der Anleger für eigene oder fremde Rechnunghandelt. Handelt der Anleger auf Rechnung eines Dritten,so sind auch dessen Vor- und Nachname sowie seine Meldeanschriftfestzuhalten. Ist wirtschaftlich Berechtigter eine juristischePerson, so sind die nebenstehend genannten Informationenund Unterlagen einzuholen.5. Frage nach dem Zweck der GeschäftsbeziehungFragen Sie den Anleger bei der Identifizierung auch nach demZweck und der angestrebten Art der Geschäftsbeziehung, soweitsich diese nicht bereits zweifelsfrei ergeben.6. WeisungsgebundenheitAls Anwender dieses Leitfadens sind Sie in Hinblick auf Ihregeldwäscherechtlichen Pflichten weisungsgebunden. Weiterhinhaben Sie zu ermöglichen, dass Ihre Tätigkeit regelmäßig anlassbezogenüberprüft werden kann. Die SOLIT ManagementGmbH hat sich vertraglich dazu verpflichtet, in Stichproben zuüberprüfen, ob die Vermittler, die über sie Anteile an der SOLIT 3.Gold & Silber GmbH & Co. KG vermitteln, die ihnen übertragenenSorgfaltspflichten ordnungsgemäß erfüllen, insbesondere, ob sie3 | Identifizierungsleitfaden

die Identifizierung der Anleger gemäß den Bestimmungen diesesLeitfadens durchführen. Sie haben der Treuhänderin der SOLIT 3.Gold & Silber GmbH & Co. KG die Möglichkeit einzuräumen, dieEinhaltung der Geldwäschevorschriften selbst oder durch einenvon ihr beauftragten, zur Berufsverschwiegenheit verpflichtetenDritten in Ihren Geschäftsräumen jederzeit zu den üblichen Geschäftszeitenzu überprüfen.Sie sind ebenfalls dazu verpflichtet, den vorliegenden Leitfadenan Untervermittler, die für Sie tätig sind, weiterzugeben und diesewiederum in Stichproben daraufhin zu überprüfen, ob die Anleger-Identifizierunggemäß den Bestimmungen dieses Leitfadensdurchgeführt wird. Hierzu müssen Sie die bei Ihnen angebundenenUntervermittler mindestens auf Basis der Kopie einer Genehmigungnach § 34 f GewO auf ihre Zuverlässigkeit überprüfenund eine entsprechende vertragliche Vereinbarung mit jedemUntervermittler abschließen, in welcher Sie Ihre geldwäscherechtlichenVerpflichtungen auf diesen übertragen. Zur Prüfungder Zuverlässigkeit kann auch ein Gewerbezentralregisterauszugeingeholt werden.7. Anzeige von VerdachtsfällenEntsteht im Zusammenhang mit der Identifizierung der Verdacht,dass eine Transaktion zum Zwecke der Geldwäsche oder der Terrorismusfinanzierungerfolgen soll, so ist eine Verdachtsanzeigezu erstatten. Ein Verdacht kann z.B. in folgenden Fällen gegebensein:––Der Anleger kann keinen gültigen Ausweis oder Pass vorlegenund hat hierfür keine schlüssige Erklärung.––Die Angaben des Anlegers zum wirtschaftlich Berechtigtensind ungenau und/oder nicht nachvollziehbar.––Der Anleger macht – auf Ihre Nachfrage – keine nachvollziehbarenAngaben über den Zweck und die angestrebteArt der Geschäftsbeziehung, insbesondere wenn diesenicht der langfristigen Geldanlage dienen soll.––Die Art bzw. der Umfang des Geschäfts (Zeichnung desgeschlossenen Fonds, Beteiligungshöhe) passt nicht zuden wirtschaftlichen Verhältnissen des Anlegers.TRESTA Treuhandgesellschaft mbHNiederlassung ZürichKreuzstraße 428008 ZürichSchweizFax: +49 4141-800 4700Email: info@tresta-stade.deDa die Verdachtsanzeige unverzüglich zu erfolgen hat, sollte siemöglichst per Telefax vorab oder per Email gesendet werden.Sollte die Treuhänderin eine Verdachtsanzeige nicht für erforderlichhalten, so bleibt es Ihnen unbenommen, selbst Verdachtsanzeigebei der zuständigen Strafverfolgungsbehörde zu erstatten.Keinesfalls ist der Anleger auf bestehende Verdachtsmomentehinzuweisen!Folgen der Nichtbeachtung dieses LeitfadensEin Verstoß gegen die Bestimmungen dieses Leitfadens führtdazu, dass die Beitrittserklärung nicht angenommen werdenkann. Ein Verstoß berechtigt die SOLIT Management GmbH dazu,die mit Ihnen bestehende Vertriebsvereinbarung fristlos zu kündigenbzw. von Ihnen eingereichte Beitrittserklärungen nicht anzunehmenund Ihnen den Vertrieb der Anteile an der SOLIT 3. Gold& Silber GmbH & Co. KG zu untersagen.Kann eine Beitrittserklärung aufgrund von Pflichtverletzungen Ihrerseitsnicht angenommen werden, so haften Sie u.U. ebenfallsgegenüber Ihrem Kunden für diesem entstandene Schäden.Der vorliegende Leitfaden wird erforderlichenfalls aktualisiert.Sie sind dazu verpflichtet, die jeweils aktuelle Fassung des Leitfadensregelmäßig unter www.solit-kapital.de einzusehen.Selbstverständlich stehen wir Ihnen bei Fragen jederzeit gern zurVerfügung!SOLIT Management GmbHFriesenstr. 1 Telefon: 040 80 90 81 – 52020097 Hamburg Telefax: 040 80 90 81 – 521E-Mail: info@solit-kapital.deJede Verdachtsanzeige ist der Treuhänderin aufzugeben. Bittesenden Sie Verdachtsanzeigen an die4 | Identifizierungsleitfaden