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Sonstige Services | Aktuelle Serie
Project Management Office
richtig nutzen – Expertin erklärt wie
Project Management Office
(Teil 2 der Serie)
Dieser Beitrag ist
Teil 2 einer vierteiligen
PMO-Serie.
In den kommenden
Ausgaben von
„DeviceMed“ gibt
Dr. Dagmar Börsch
als anerkannte Ex -
pertin noch mehr
ganz konkrete
Sonstige Services | Management
Maxime: Lieber vorläufig auf 20 jekte das Unternehmen in Krisen- Die dritte Aufgabe – unterneh-
Prozent der Projekte verzichten, zeiten stärken und welche es nach mensstrategische Bedeutung der
statt alle Budgets gleichermaßen der Krise wieder voranbringen. Projekte gewichten: Wichtig ist
um 20 Prozent kürzen.
alles, was die Unternehmensstra-
Doch für dieses intelligente
tegie direkt unterstützt. Wer hier
Sparen muss die Geschäftsfüh-
spart, spart am falschen Ende. In die
rung zunächst einn ganz klaren
Reihe strategisch wichtige Projekte
Überblick über alle aktuellen Pro- Die erste Aufgabe – Bestandsauf- gehören etwa Wettbewerbsvorteijekte
haben, dann die Projekte nahme: Alle Projekte auflisten. In le versprechende Produktentwick-
detailliert studieren und letztlich diese Liste gehören die Aufgabe des lungen und Grundlagenforschung.
sorgfältig die Zusammenhänge Projekts, das geplante und bisher Indes, die Chance auf Gewinn sollte
der Projekte mit der Unterneh- verbrauchte Budget und der Stand nicht das einzige Kriterium für die
mensstrategie ermitteln. Fachleu- der Arbeiten. Wichtig: In dieser Priorität eines Projekts sein. Topte
sagen: Das Top-Management Bestandsaufnahme der Projekte Manager brauchen viele Kriterien,
erkundet und kartographiert seine dürfen auch sogenannte „interne“ um fundiert priorisieren zu können.
„Projektlandschaft“. Erst danach Vorhaben nicht fehlen, mit denen In jedem Fall sollten Geschäfts-
kann es entscheiden, welche Pro- ein Unternehmen z.B. die Produktiführer den aktuellen Stand des
Handlungstipps für effektives Projektmanagement
unter dem Diktat der
Kostensenkung.
Wer darauf nicht warten möchte,
findet die Teile 3 und 4 schon heute
unter www.devicemed.de. Dort steht
auch der einführende Artikel, der
bereits in unserer Januar-/Februarausgabe
erschienen ist.
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Drei Schritte
zum Projekterfolg
„PMO schafft als eine Art Stabsstelle
für Projektmanagement die
Verbindung zwischen dem Top-
Management und den Projekten“
Dr. Dagmar Börsch
on verbessert oder bestimmte Abtei- Projekts und den bisherigen Verlungen
reorganisiert – sie können lauf ins Kalkül ziehen. Wieviel
strategische Bedeutung gewinnen. Geld muss noch in ein Projekt flie-
Bei der Gewichtung von Projekten
Die zweite Aufgabe – Projekßen, wann ist dessen Abschluss zu
mangelt es häufig an fassbaren Inforte genau studieren: Wer Projekte erwarten? Auch die Risikolage zu
mationen aus den Projekten. Deshalb beurteilen will, braucht detaillierte, betrachten hilft: Ist das Verhältnis
empfehlen Fachleute immer häufiger, hieb- und stichfeste Informationen zwischen Chance und Risiko aus-
ein „Project Management Office“
aus den jeweiligen Projektakten. gewogen? Profis betrachten dar-
(PMO) für die tagesaktuelle Ermittlung Denn der strategische Wert eines über hinaus die Folgen, die sich
von Fakten einzurichten. Als eine Art Projekts ist nur eines der Kriterien ergeben, wenn weniger wichtige
Stabsstelle für Projektmanagement dafür, ob ein Projekt unverzichtbar Projekte gestoppt werden.
verbindet es das Top-Management ist. Entscheidend ist auch, ob ein Bei all diesen Aufgaben und
mit den Projekten. Im PMO sammeln
Projekt gut gemanagt wird und viel- Entscheidungen bietet ein „Project
Projektmanagement-Profis Informativersprechend
vorankommt. Profis Management Office“ (PMO) als
onen aus den einzelnen Projekten und
werfen zudem einen Blick auf die eine Art Stabsstelle für Projekt-
erleichtern damit dem Top-Manage-
Projektrisiken: Droht z.B. Gefahr, management die Verbindung zwiment
die Priorisierung von Projekten.
dass ein Entwicklungsprojekt aus schen dem Top-Management und
Dieser Beitrag ist Teil 1 einer viertei-
technischen Gründen scheitert? Wie den Projekten.
ligen PMO-Serie. In den kommenden
entwickelt sich der Markt für das
Ausgaben gibt Dr. Dagmar Börsch
Produkt? Wie wirken sich mögliche
weitere Handlungstipps für effektives
Projektmanagement unter dem Diktat
neue Zulassungsbestimmungen aus
der Kostensenkung. Wer darauf nicht
auf ein erfolgreiches Genehmigungs-
warten mag, findet die Teile 2 bis 4
verfahren? Arbeiten Wettbewerber
schon heute unter www.devicemed.de. möglicherweise an ähnlichen oder
sogar besseren Innovationen?
Teil 1 der Serie
Project Management Office
M
Sonstige Services | Management
Project Management Office
– priorisieren unter Kostendruck
Auch in der Medizintechnikbranche mit ihren Zulieferern steuern derzeit viele
Unternehmen einen strikten Sparkurs. Damit kommen vermehrt auch Projekt budgets
auf den Prüfstand. Die Gefahr dabei: Wer die Budgets laufender Projekte reduziert,
bringt seine Vorhaben schnell in Schwierigkeiten
Autorin Dagmar Börsch
it spitzem Bleistift kalku- Budgets aller Projekte gleichmä- schränkt Simulationen für Konstlierte
Projekt-Kostenpläne ßig um 20 Prozent. „Allen war ruktion und Materialien ein. Diese
bieten heute kaum Reserven für klar, dass der Sparkurs auch uns unter dem Spardiktat beschlossene
angeordnete Sparrunden. So müs- erreichen würde“, klagt ein Pro- Planänderung muss später durch
sen Projektteams vielerorts notgejektmanager, „doch die Einsparun- Qualitätseinbußen und mehr Ausdrungen
ihre Ziele aufweichen und gen nach dem Rasenmäherprinzip schuss teuer „bezahlt“ werden.
aus dem Zielpaket Leistungen ent- machen auch wirklich wichtige
fernen, die gerade den Erfolg des Projekte zunichte.“
Vorhabens ausmachen sollten. Beispielsweise streicht ein Projektteam,
das ein neues Blutzuckermessgerät
entwickeln will, eine Experten fordern daher, den Rot-
kostspielige Bluetooth-Schnittstelstift beim Projektmanagement
le. Damit reduziert es das Budget intelligent anzusetzen. Unterneh-
Neueste Sparmaßnahmen ließen – spart aber am falschen Ende. men sollten ausgewählte, strate-
jüngst auch die Projektmanager Laut Umfrage wünschen sich viele gisch bedeutsame Projekte in Kri-
eines Zulieferers für Medizintech- Kunden eben diese Schnittstelle. senzeiten weiter stark unterstütnikunternehmen
aufstöhnen. Die Ohne dieses Feature schwinden die zen und statt dessen unwichtige
Geschäftsführung reduzierte die Marktchancen. Oder: Ein Team Projekte ganz einstellen. Es gilt die
Schlechte Beispiele
mehren sich
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PMO hilf Managern, unter der Vielzahl von Optionen die richtigen zu wählen g
Dr. Dagmar Börsch
Unternehmensberaterin und
Geschäftsführerin der Project
Solutions GmbH
D-67059 Ludwigshafen
www.projectsolutions.de
DeviceMed | Januar/Februar 2010 | www.devicemed.de
Den Rotstift
intelligent ansetzen
DeviceMed | Januar/Februar 2010 | www.devicemed.de
i dd 16 28.01.10 11:30
Quelle: iStock / Bluberries
Unternehmen können viel gewinnen,
wenn sie ihre Kraft auf
strategisch lohnende Projekte konzentrieren
und diese effizient vorantreiben.
Daher werden immer
mehr Project Management Offices
(PMO) eingerichtet, um das Projektmanagement
besser in den Griff
zu bekommen. Bei PMOs handelt
es sich um zentrale Stabsstellen, die
direkt der Geschäftsführung unterstellt
sind – quasi als deren „rechte
Hand“ in punkto Projektmanagement.
Im PMO laufen die Informationen
aus allen Projekten zusammen.
Projekt-Profis bereiten diese für
das Top-Management so auf, dass
schnell und fundiert über Projekte
entschieden werden kann. Häufig
liefert das PMO gut begründete Entscheidungsvorschläge
mit. Darüber
hinaus wacht es über Qualität und
Effizienz laufender Projekte.
Leiter sorgfältig auswählen
Das PMO braucht einen erfahrenen
Leiter. Bewährt hat es sich,
die Federführung einem gestandenen
Projektmanager zu übergeben,
der Führungserfahrung mitbringt,
große Projekte geleitet, Projektmanagement-Schulungendurchlaufen
und vielseitig Berufserfahrung
gesammelt hat. Neben dem Leiter
ergänzen qualifizierte Fachleute für
Controlling, Prozessoptimierung
und Coaching das Spezialistenteam.
PMO starke Position geben
Das PMO braucht eine „starke
Position“ im Unternehmen, es muss
direkt der Geschäftsführung unter-
„Als zentrale Stabsstellen sind Project
Management Offices quasi die rechte
Hand der Geschäftsführung“
Dr. Dagmar Börsch
stellt sein. Ebenfalls wichtig: Der
Leiter des PMO sollte im Führungszirkel
seines Unternehmens mitarbeiten,
um die Unternehmensziele
zu kennen und im Projektmanagement
zu berücksichtigen.
„Projektportfolio-Board“ einrichten.
In diesem Gremium aus
Führungskräften wird über laufende
Projekte beraten. Ihm gehören
neben Geschäftsführung und
PMO-Leiter auch Verantwortliche
aus z.B. Produktion, Einkauf, Controlling
und Finance an. Das „Projektportfolio-Board“
erörtert neue
und laufende Projekte, gewichtet
sie nach ihrer Bedeutung für die
Unternehmensstrategie und vergibt
Prioritäten. So werden Projekte aus
der Perspektive des gesamten Unternehmens
betrachtet und bewertet.
Dr. Dagmar Börsch
Unternehmensberaterin und
Geschäftsführerin der Project
Solutions GmbH
D-67059 Ludwigshafen
www.projectsolutions.de
66 DeviceMed | März 2010 | www.devicemed.de