Leitfaden 2006

ImpressumHerausgeberLandeshauptstadt MünchenPersonal- und OrganisationsreferatMarienplatz 8, 80313 München2. überarbeitete AuflageApril 20065.000 StückRedaktionMichael Mai, PersonalentwicklungTelefon 233 – 9 22 57P51.por@muenchen.deSatz und DruckStadtkanzlei2

Der Führungsdialog3

Der Führungsdialog –Unser Weg – im Dialogzu einer besseren Führungund ZusammenarbeitLiebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter,seit 1994 gibt es im Personal- und Organisationsreferateine eigene Personalentwicklungsabteilung. Erklärtes Zielwar es seinerzeit, das Leistungs- und Lern potenzial derMitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erkennen und sieihren Fähigkeiten und Neigungen entsprechend zu fördern.Damals wie heute sehen wir uns mit den verschiedenstenAnforderungen konfrontiert, von der demographischenEntwicklung, veränderten Wertvorstellungen der Beschäf -tig ten, Haushaltskonsolidierung und dem Stellenabbau bishin zu Fragen der Zusammenarbeit und Führungsqualität.Zahlreiche PE-Instrumente sind seitdem erarbeitet worden.Darunter auch der Führungsdialog, dessen Hauptziel dieVerbesserung des Führungsverhaltens bei der Stadt ist.Der Führungsdialog ist ein Gespräch zwischen der Führungs -kraft und den direkt unterstellten Mitarbeiterinnen undMitarbeitern, in dem die Führungskraft eine Rückmeldungüber ihr Führungsverhalten erhält. Dadurch soll gegensei tigesVerständnis der Beteiligten gefördert und einvertrau ensvolles und positives Betriebsklima geschaffenbzw. erhalten werden. Um ein gewisses Maß an Verbind -lichkeit herzustellen, sollen Vereinbarungen zur Optimierungder Zusammenarbeit getroffen werden.In einer zweijährigen Probephase haben stadtweit über400 Führungsdialoge stattgefunden. Die Befragungaller Beteiligter zeigte, dass sich der Führungsdialog, indessen Mittelpunkt die partnerschaftliche und offeneKommunikation zwischen den Mitarbeiterinnen wieMitarbeitern und der Führungskraft steht, insgesamtbewährt hat.Deswegen ist er seit 2006 flächendeckend eingeführt.Konkret bedeutet das, dass jede Führungskraft imZeit raum 2006 bis 2009 grundsätzlich verpflichtet ist,mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die ihr direktunterstellt sind, einen Führungsdialog durchzuführen.Ab 2009 muss dieser Dialog alle vier Jahre wiederholtwerden. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eineFührungsstelle neu übernehmen, müssen nach4

spätestens zwei Jahren einen Führungsdialog nachweisen.Führungskräfte auf Probe und Zeit müssen imRahmen der Bewährungsfeststellung einen Führungsdialogdurchführen.Die Referate vereinbaren mit dem Personal- undOrganisationsreferat die Zeitpunkte für die Führungs -dialoge. In diesen Vereinbarungen werden auch die möglichenAusnahmen festgelegt, in welchen Fällen keinFührungsdialog durchgeführt wird (z.B. bei anstehenderUmsetzung bzw. Ruhe standsversetzung der Führungs -kraft oder wenn andere Verfahren eine Rückmeldung überdas Führungs verhalten sicherstellen). Selbstverständlichinformiert Sie Ihre Geschäftsleitung oder Ihre Geschäfts -stelle über die Inhalte der Vereinbarungen.Nach dem Führungsdialog werden die Ergebnisse derAuswertung der Fragebögen und des gemeinsamenGesprächs in einer Zielvereinbarung zwischen derFührungskraft und den Mitarbeiterinnen wie Mitarbeiterneingearbeitet. Diese muss nach sechs Monaten überprüftwerden.In diesem Leitfaden haben wir alle wichtigen Infor -mationen, angefangen bei den Zielvorstellungen bis hin zuden genauen Verfahrensschritten, für Sie zusammen gestellt.Ich bin sicher, ein halber Tag Führungsdialog in vier Jahrenlohnt sich. Die Pilotstudie bestätigt diese Vermutung.Nutzen Sie diese sich bietenden Chancen.Ich wünsche allen Beteiligten, dass der Führungsdialog zupositiven Ergebnissen führt.IhrDr. Thomas BöhlePersonal- und Organisationsreferent5

Der Führungsdialog –ZielvorstellungenMit der Einführung des Führungsdialogesverbinden wir folgende Zielvorstellungen:• Den Dialog zwischen Führungskraft undMitarbeiter/innen über Führung und Zusammenarbeitintensivieren,• die Dialogbereitschaft und Dialogfähigkeitstärken,• Rückmeldung über das subjektiv wahrgenommeneFührungsverhalten von den Mitarbeiter/innen erhalten,• Gelegenheit zur Selbst- und Fremdeinschätzungdes Führungsverhaltens für die Führungskräftegeben,• das Führungsverhalten verbessern,• ein gegenseitiges Verständnis sowie ein vertrauensvollesund positives Betriebsklimaschaffen und erhalten.6

Der Führungsdialog –Pflicht zur DurchführungDer Führungsdialog ist erstmals im Zeitraum2006 bis 2009 und dann alle 4 Jahre von jederFührungskraft* durchzuführen. Führungskräfte,die eine neue Führungsstelle antreten, müssenden Führungsdialog innerhalb von 2 Jahren nachAntritt der Stelle durchführen.Beteiligt sind die Führungskraft und alle direktunterstellten Mitarbeiter/innen. Bei geteilterFührung ist der Führungsdialog für jede Führungs -kraft getrennt durchzuführen.In Vereinbarungen zwischen den Referaten unddem Personal- und Organisationsreferat könnenAbweichungen vom Verfahren und Ausnahmenvon dieser Verpflichtung festgelegt werden.Ausnahmen sind zum Beispiel möglich, wenneine Rückmeldung über das Führungsverhaltenmit anderen Verfahren sichergestellt wird. KeineAusnahmen von der Verpflichtung gibt es fürFührungskräfte,• die eine Führungsstelle neu angetreten haben,• deren Mitarbeiter/innen sich mehrheitlich einenFührungsdialog wünschen oder• die auf Probe oder auf Zeit bestellt sind.Ihre Personalstelle informiert Sie, ob und mitwelchen Inhalten eine Vereinbarung mit demPersonal- und Organisationsreferat getroffenwurde.*Führungskräfte sind Personen, die• Mitarbeitergespräche führen und/oder• Entwürfe für dienstliche Beurteilungen erstellen und• in der Regel mindestens 2 unterstellte Dienstkräftehaben.7

Der Führungsdialog –Nichtdurchführungund AbbruchIn bestimmten Situationen, zum Beispiel• bei anstehender Umsetzung der Führungskraft,• bei anstehender Versetzung in den Ruhestandder Führungskraft oder• wenn vor Durchführung des Führungsdialogesdie Zusammenarbeit, z. B. durch ein Coaching,verbessert werden soll,müssen Sie in Abstimmung mit Ihrer Personalstelleden Führungsdialog nicht durchführen bzw.können ihn abbrechen. Voraussetzung ist jedoch,dass die Führungskraft und die Mitarbeiter/innengetrennt voneinander den Verzicht bzw. denAbbruch begründen. Verwenden Sie bitte dasFormblatt in Anlage 3 (Seiten 26 und 27) undsenden es an die zuständige Personalstelle.Wenn• die Führungskraft weniger als 4 direkt unterstellteMitarbeiter/innen hat und• mindestens ein/e Mitarbeiter/in dies wünschtkönnen Sie an Stelle des Führungsdialoges dasFührungsverhalten im Mitarbeitergespräch behandelnund in die dortige Zielvereinbarung mit aufnehmen.Den Fragebogen des Führungsdialogessollten Sie dabei entsprechend verwenden.8

Der Führungsdialog –Im Regelfall mitbegleitender ModerationSie werden in Ihrem Führungsdialog von speziellfür diese Aufgabe geschulten Moderatorinnen undModeratoren begleitet, die• über den Führungsdialog informieren,• die Fragebögen auswerten,• die Gespräche vorbereiten und moderieren,• bei der Erstellung Ihrer Zielvereinbarungunterstützen und• zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.Die Moderatoren/innen sind städtische* Dienstkräfte,die neben ihrer eigentlichen Arbeit denProzess Ihres Führungsdialoges steuern. Es istnicht ihre Aufgabe, bestehende oder auftretendeKonflikte zu lösen.Bitte suchen Sie sich gemeinsam aus allen Moderatorinnenund Moderatoren die gewünschtePerson aus. Um Ihre Auswahl bestmöglich zuunterstützen, haben wir einen Moderatoren-Poolzusammen gestellt, den Sie im Basisangebot desstädtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/ Führungsdialog/ Moderatoren-Pool“einsehen können.Kümmern Sie sich bitte rechtzeitig um Ihre Moderation,damit Sie auch von der gewünschten Personbegleitet werden können! Verantwortlich fürdie erste Kontaktaufnahme ist die Führungskraft.Sie können den Führungsdialog ausnahms weiseohne begleitende Moderation durchführen, wenndie Führungskraft und alle Mitarbeiter/innengemeinsam unter Angabe der Gründe das Formblattin Anlage 4 auf Seite 28 ausfüllen. Gleichzeitigbitten wir, das Formblatt in der Anlage 5 aufSeite 29 an das Statistische Amt zu senden, dadie Fragebögen dort ausgewertet werden. DasVerfahren des Führungsdialoges wenden Sie fürdiesen Fall bitte entsprechend an.*In Ausnahmefällen können Sie aus Referatsmitteln einestadtexterne Moderation bean tragen.9

Der Führungsdialog –Wie ist das Verfahren?1.Information über Inhalteund Verfahren des Führungsdialoges(durch den/die Moderator/in) Seite 6, 7, 8, 9, 12 und 139.nach 6 Monaten:Überprüfung derZielerreichung Seite 218.Erörterung derZielvereinbarung(Führungskraft mitnächsthöherer Führungskraft) Seite 217.Erstellen einerZielvereinbarung Seite 216.gemeinsames Gespräch mitFührungskraft, Mitarbeiter/innen(und Moderator/in) Seite 18, 19 und 2010

2.Ausfüllen eines Fragebogens durch die Führungskraft und durch die Mitarbeiter/innen Seite 143.Auswertung der Fragebögen(durch den/die Moderator/in) Seite 154.Vorbereitung derFührungskraft auf dasgemeinsame Gespräch(mit dem/derModerator/in) Seite 165.Vorbereitung der Mitarbeiter/innenauf das gemeinsame Gespräch(mit dem/der Moderator/in) Seite 1711

Der Führungsdialog –Wie kann ich michinformieren?Zu Beginn des Führungsdialogs geben Ihnen dieModeratorin und der Moderator gerne um fassendAuskunft über Inhalte, Verfahren, Rahmenbedingungenund Zeitbedarf. Wir empfehlen dazueine kurze Auftaktveranstaltung, auf der dieModeratorin/der Moderator sich vorstellt und auchRückfragen gestellt werden können.Weitere Informationen erhalten Sie• im Basisangebot des städtischen Intranetsunter der Rubrik „Personal/Personalentwick -lung/Führungsdialog“,• vom Personal- und Organisationsreferat, P 5.1unter den Rufnummern (0 89) 2 33 - 2 28 62 und(0 89) 2 33 - 9 22 57 oderE-Mail: p51.por@muenchen.de sowie• bei allen Moderatorinnen und Moderatoren desModeratoren-Pools.12

Der Führungsdialog –Hinweise fürFührungskräfteDie Führungskräfte tragen die Gesamtverantwortungfür den Führungsdialog.Sie sind insbesondere verantwortlich für• den Ablauf des Führungsdialoges,• die Auswahl einer Moderatorin/eines Moderators,die Sie gemeinsam mit ihren Mitarbeiter/innen vornehmen,• die erste Kontaktaufnahme mit der Moderatorin/dem Moderator,• die Terminvereinbarungen für das gemeinsameGespräch bzw. mit der Moderatorin/demModerator,• die Verteilung der anonymisierten Fragebogenauswertungan alle Mitarbeiter/innen,• die Bereitstellung von geeigneten Räumlichkeiten,in denen die Vorbereitungsgesprächeund das gemeinsame Gespräch ungestörtstattfinden können,• die Bereitstellung von geeignetem Moderationsmaterial(Stifte, Metaplan-Tafeln, Flip-Chart,Karten, Namensschilder usw.),• das Zustandekommen und schriftliche Festhalteneiner gemeinsamen Zielvereinbarung mitden Mitarbeiter/innen, bzw. bei Bedarf dieErstellung eines Protokolls von dem Führungsdialog(ggf. als Fotoprotokoll) sowie• die Rückmeldungen an die zuständigePersonalstelle.13

Der Führungsdialog –Fragebogen als Grundlagefür den anschließenden DialogDie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben zuBeginn des Führungsdialoges mit Hilfe einesFragebogens, der sich inhaltlich an den Grundsätzenfür Führung und Zusammenarbeit orientiert,Rückmeldung über das Führungsverhaltenihrer Führungskraft. Bitte geben Sie es so wieder,wie Sie es in der täglichen Zusammenarbeiterleben.Die Fragebögen liegen in ausreichender Anzahlbei Ihrer zuständigen Personalstelle für Sie bereit.Der Fragebogen enthält alle notwendige Hinweisezum Ausfüllen.Anonymität und Vertraulichkeit sind bezüglichdes Fragebogens gewährleistet. Die Führungskraftwird daher in dem Fragebogen nicht namentlicherwähnt, sondern nur in Form eines achtstelligenCodes (Schlüssels). Die Führungskräfteerhalten den Code vor Beginn des Führungsdialogesvon Ihrer Personalstelle.Zur Selbsteinschätzung füllen die Führungskräfteebenfalls den Fragebogen aus. Die eigeneEinschätzung des Führungsverhaltens ermöglichtihnen einen Vergleich mit der Fremdeinschätzungihrer Mitarbeiter/innen. Die Selbsteinschätzungverbleibt bei der Führungskraft und wird nicht andie Mitarbeiter/innen weitergegeben.14

Der Führungsdialog –Auswertung der FragebögenIhre Moderatorin/Ihr Moderator wertet die ausgefülltenFragebögen der Mitarbeiter/innen aus undsendet die Auswertung an die Führungskraft. DieMitarbeiter/innen erhalten die Auswertung dannvon der Führungskraft.Grundsätze der Auswertung:• Die Auswertung dient als Grundlage für die anschließendenGespräche. Sie bietet Anhaltspunktefür die Gesprächsthemen.• Von Interesse für die Gespräche sind vor allemFragen, deren Antworten überwiegend positivoder negativ bzw. sehr unterschiedlich ausgefallensind.• Bei jeder Frage wird die Häufigkeit der Antwortenje Frage gezählt. Die Bildung von Durchschnittswertenerfolgt nicht, da sie keineAnhaltspunkte für die Gespräche liefert.• Die Auswertung wird stadtweit einheitlich anHand einer den Moderatorinnen und Moderatorenzur Verfügung gestellten Auswertungs-Datei durchgeführt.• Die Auswertung erfolgt in anonymisierter Form.Bedenken Sie bitte, dass die Auswertung derFragebögen die Summe der Wahrnehmungender Mitarbeiter/innen über das Führungsverhaltenihrer Führungskraft darstellt. Es sind keine absolutenWahrheiten, sondern subjektive Einschätzungen,die als Vorbereitung für die Gesprächedienen.15

Der Führungsdialog –Vorbereitungsgesprächder FührungskraftZur Vorbereitung auf das Feedback mit denMitarbeiter/innen führen die Führungskraft unddie Moderatorin/der Moderator ein Gespräch. DieAuswertung der Fragebögen gibt Ihnen dabeiAnhaltspunkte für zu behandelnde Themen, siesollte aber nicht den Blick für zusätzliche, für dieFührungskraft wichtige Gesprächsinhalte verstellen.Mögliche Inhalte des Vorbereitungsgespräches:• Welche Besonderheiten oder Überraschungenergab die Fragebogenauswertung?• Welche möglichen Ziele und Maßnahmenkönnen aus der Auswertung abgeleitetwerden?• Welche Themen sollen im gemeinsamenGespräch angesprochen werden?• Welche Verständnisfragen gibt es an die Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter?• Welche Wünsche gibt es an die Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter?• Welche Rahmenbedingungen sind für dasgemeinsame Gespräch notwendig und wie solles ablaufen?Auch wenn es im Führungsdialog primär um eineRückmeldung an die Führungskraft geht, könnenSie als Führungskraft auch gerne Wünsche undAnregungen an die Mitarbeiter/innen, z. B. zurZusammenarbeit oder zum Betriebsklima,formulieren.Für die Dauer des Gespräches sollten Sieca. 1 Stunde einplanen.16

Der Führungsdialog –Vorbereitungsgesprächder Mitarbeiter/innenVor dem eigentlichen Feedback bereiten sich dieMitarbeiter/innen zusammen mit der Moderationnoch ohne ihre Führungskraft auf das folgendegemeinsame Gespräch vor. Hier können SieErwartungen an die Führungskraft, subjektiveWahrnehmungen des Führungsverhaltens undpersönliche Vorstellungen zur Zusammenarbeitoder zur Führung miteinander abgleichen.Die Auswertung des Fragebogens gibt dabeiAnhaltspunkte für zu behandelnde Themen, siesollte aber nicht den Blick für zusätzliche, für Siewichtige Gesprächsinhalte verstellen.Mögliche Inhalte des Vorbereitungsgespräches:• Wie schätzen Sie die Ergebnisse des Fragebogensein?• Welche Themen sollen im gemeinsamenGespräch behandelt werden?• Welche Fragen gibt es an die Führungskraft?• Welche positiven Elemente des Führungsverhaltenskönnen rückgemeldet werden?• Welche Wünsche zum Führungsverhalten gibtes an die Führungskraft?• Wie soll das gemeinsame Gespräch ablaufen?Die Dauer des Gespräches ist abhängig von derGröße der Gruppe. Sie sollten jedoch mindestens2 Stunden einplanen.17

Der Führungsdialog –Feedback-RegelnGoldene Regeln des Führungsdialoges:• Vereinbaren Sie Vertraulichkeit hinsichtlich derÄußerungen von Einzelpersonen.• Hören Sie aufmerksam zu.• Lassen Sie andere ausreden.• Formulieren Sie mit ICH und nicht mit MANoder WIR.• Vermeiden Sie möglichst Verallgemeinerungenwie zum Beispiel „nie“, „ständig“, „immer“oder „jedes Mal“.• Sprechen Sie Ihre Meinung und Ihre Gefühleaus.• Stellen Sie Sachverhalte anschaulich (mit Beispielen)dar.• Feedback darf auch positiv sein und muss nichtzwangsläufig Kritik enthalten.• Es gibt keine objektive Wahrheit, sondern nursubjektive Wahrnehmungen.• Jede/r darf aus einem Fehler lernen.• Beiträge nur zum Thema abgeben.• Jeder Beitrag zum Thema ist wichtig.Feedback-Regeln für Führungskräfte:• Hören Sie zunächst nur zu.• Rechtfertigen Sie sich nicht und geben Siekeine Kommentare.• Wenn nötig, lassen Sie sich die Rückmeldungenpräzisieren oder mit Beispielen versehen.• Fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstandenhaben.• Teilen Sie den Mitarbeiterinnen und MitarbeiternIhre Reaktion mit, wenn Sie erstaunt oderemotional betroffen sind.18

Feedback-Regeln für Mitarbeiter/innen:• Die Rückmeldungen im gemeinsamenGespräch dürfen die persönliche Integrität derFührungskraft nicht verletzen und müssen vonRespekt und Achtung geprägt sein.• Die Rückmeldungen müssen für die Führungskraftverständlich und nachvollziehbar sein.• Rückmeldungen über das Verhalten sollen aus -führlich und beschreibend sein, nicht bewertend.• Melden Sie Gefühle zurück, die durch das Verhaltender Führungskraft ausgelöst werden.• Formulieren Sie am besten so, dass Sie dieRückmeldung auch annehmen könnten, wennSie sie bekämen.• Äußern Sie Wünsche zum Führungsverhaltender Führungskraft.• Jedes (Führungs-)Verhalten hat in der Regeleine positive Absicht. Wirkungen können imGegensatz zur positiven Absicht stehen.Gender Mainstreaming:Die Rolle des Geschlechts in der BeziehungFührungskraft – Mitarbeiter/innen sowie in derZusammenarbeit im Team und in den Formen derKommunikation ist im Sinne des Gender Mainstreamingvon allen Beteiligten während des gesamtenFührungsdialog-Verfahrens zu beachten.19

Der Führungsdialog –Das Gemeinsame GespächDas Gemeinsame Gespräch zwischen Führungskraftund Mitarbeiter/innen ist das zentrale Elementdes Führungsdialoges. Hier werden Kritik, Wünscheund Anregungen zum Führungsverhaltenoder zur Zusammenarbeit gemeinsam besprochen.Vereinbarte Ziele oder Maßnahmen fließen in eineschriftliche Zielvereinbarung ein.Mögliche Inhalte des Gemeinsamen Gesprächs:• Einigung über die zu behandelnden und in denVorgesprächen vorbereiteten Themen erzielen.• Jedes Thema getrennt besprechen.• Bei jedem Thema• Positives herausstellen,• nicht das Verhalten der Vergangenheit rechtfertigen,sondern Spielregeln für die Zukunftvereinbaren.• Zielvereinbarung mit konkreten Zielen und Maßnahmenerstellen.• Zeitpunkt der Überprüfung der Zielvereinbarungfestlegen.Wenn Sie aus Zeitgründen nicht alle Themenbesprechen können, sollten Sie die wichtigstenThemen zuerst besprechen. Manches können Sievielleicht auch außerhalb des Führungsdialoges,z. B. in Dienstbesprechungen, klären.Verbinden Sie bitte kritische Rückmeldungen überdas Führungsverhalten, wenn möglich, mit konstruktivenVorschlägen bzw. Wünschen an IhreFührungskraft. Geben Sie auch Rückmeldung,wenn Sie das Führungsverhalten als positiv wahrnehmen.Die Dauer des Gespräches ist abhängig von derGröße der Gruppe. Sie sollten jedoch mindestens2 Stunden einplanen.20

Der Führungsdialog –Die ZielvereinbarungGegenstand Ihrer Zielvereinbarung ist die Vereinbarungvon Spielregeln zum Führungsverhaltenoder zur Zusammenarbeit für die Zukunft. Siemuss von der Führungskraft in vollem Umfangakzeptiert werden, wenn sie dauerhaft eineVerbesserung oder Änderung des Führungsverhaltenserreichen soll.Der Abschluss einer Zielvereinbarung ist verpflichtend.Die Zielvereinbarung bedarf keiner besonderenForm. Sie sollten Ihre Ergebnisse jedochschriftlich festhalten, um sie verbindlich zu machenund ihre Umsetzung zu unterstützen. Könnenausnahmsweise keine Ziele vereinbart werden, sohalten Sie bitte auch dieses Ergebnis schriftlichfest und erstellen Sie ein kurzes Protokoll.Bei der Vereinbarung der Ziele achten Sie bittedarauf, dass sie• gemeinsam erarbeitet,• zeitlich fixiert,• erreichbar,• überprüfbar und• konkretsind.Alle Gesprächsteilnehmer/innen erhalten eineAus fertigung der Vereinbarung, die nach der Überprüfungder Zielerreichung zu vernichten ist. Siewird nicht an Außenstehende weiter gegeben. DieFührungskraft kann auf freiwilliger Basis die Zielvereinbarungmit ihrer nächst höheren Führungskrafterörtern.Die vereinbarten Ziele überprüfen Sie nach sechsMonaten im Hinblick auf ihre Realisierung undschreiben die Zielvereinbarung ggf. fort. Sie entscheidenselbst, in welcher Form die Überprüfungstattfindet. Ihre begleitende Moderatorin/Ihrenbegleitenden Moderator können Sie nach Absprachehinzuziehen.21

Der Führungsdialog –Zum AbschlussBitte behandeln Sie alle Informationen, die Sieim Führungsdialog über das Führungsverhaltenoder die Zusammenarbeit erhalten, streng vertraulich.Alles Gesagte muss innerhalb der Gruppeverbleiben. Angefertigte Schriftstücke sind, mitAusnahme der Zielvereinbarung, nach Abschlussdes Führungsdialoges zu vernichten.Die für die Personalverwaltung zuständige Stellevor Ort erhält lediglich die Bestätigung, dass Sieden Führungsdialog durchgeführt und Ziele vereinbarthaben (siehe Anlage 1 auf Seite 24).Für Führungsdialoge ohne begleitende Modera tionholen Sie bitte mit der Anlage 4 auf Seite 28 dienotwendige Zustimmung ein und informieren Siemit der Anlage 5 auf Seite 29 das StatistischeAmt.Nach 6 Monaten ist die Bestätigung in Anlage 2auf Seite 25, dass die Zielvereinbarung überprüftwurde, ebenfalls an die zuständige Personalstellezu leiten.Wird der Führungsdialog nicht durchgeführt oderabgebrochen, ist die Erklärung in Anlage 3 auf denSeiten 26 und 27 an die zuständige Personalstellezu leiten.Nach Abschluss des Führungsdialoges bitten wirdie Führungskraft, den Moderatorinnen/Moderatorendie Durchführung zu bestätigen und zusammenmit den Mitarbeiter/innen den Moderatoren-Spiegel,den Sie von den Moderatorinnen/Moderatoren erhalten, einzeln auszufüllen. Siegeben damit Ihrer Moderatorin/Ihrem Moderatoreine Rückmeldung und die Chance, sich gezieltweiterzuentwickeln. Bitte senden Sie ihn ausgefülltin verschlossenem Kuvert an:Personal- und OrganisationsreferatPersonalentwicklungP 5.122

Anlage 1Anlage 2Anlage 3Anlage 4Anlage 5Formblatt„Bestätigung für diePersonalverwaltung”Formblatt„Bestätigung für die Überprüfungder Zielvereinbarung”Formblatt„Nichtdurchführung /Abbruch”Formblatt„Erklärung ohne begleitendeModeration“Formblatt„Erklärung ohne begleitendeModeration, Meldung an dasStatistische Amt“23

Der Führungsdialog –Anlage 1 Formblatt„Bestätigung für diePersonalverwaltung”Referat:Dienststelle:An die GeschäftsleitungDer Führungsdialog hat stattgefunden.Die Beteiligten bestätigen, dass der Inhalt desFührungsdialoges vertraulich bleibt.Das Gemeinsame Gespräch hat stattgefunden am______________________ Im Führungsdialog wurden Ziele schriftlich vereinbart.Die Überprüfung der Zielvereinbarung istgeplant für den______________________ Der Führungsdialog hat ohne begleitende Modera -tion stattgefunden („Erklärung ohne begleitendeModeration” liegt dieser Bestätigung bei). Anstelle des Führungsdialoges wurde das Führungsverhaltenin den Mitarbeitergesprächen behandelt.Mitarbeiter/in(stellvertretend für alle MA)____________________________________________Name, VornameFührungskraft____________________Code-Nummer____________________Name, Vorname______________________Unterschriften____________________Alle Formblätter stehen Ihnen auch als WORD-Dateien imBasisangebot des städtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/Führungsdialog” zur Verfügung.24

Der Führungsdialog –Anlage 2 Formblatt„Bestätigung für die Überprüfungder Zielvereinbarung”Referat:Dienststelle:An die GeschäftsleitungÜberprüfung der Zielvereinbarung desFührungsdialoges:Das Gemeinsame Gespräch hat stattgefunden am______________________ Im Führungsdialog wurden Ziele schriftlich vereinbart.Die Zielvereinbarung wurde überprüft am______________________ Im Führungsdialog wurden Ziele schriftlich vereinbart.Die Zielvereinbarung wurde nicht überprüft.Begründung:__________________________________________________________________________________________________________Mitarbeiter/in(stellvertretend für alle MA)____________________________________________Name, VornameFührungskraft____________________Code-Nummer____________________Name, Vorname______________________Unterschriften____________________Alle Formblätter stehen Ihnen auch als WORD-Dateien imBasisangebot des städtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/Führungsdialog” zur Verfügung.25

Der Führungsdialog –Anlage 3 Formblatt„Nichtdurchführung / Abbruch”(Dieses Formblatt ist von der Führungskraft und denMitarbeiter/innen getrennt voneinander auszufüllen!)Referat:Dienststelle:An die GeschäftsleitungVerpflichtete Führungskraft:_____________________________________________________Code-Nummer: ______________________________________Der Führungsdialog wurde begonnen, aber abgebrochen. trotz Verpflichtung der Führungskraft nichtdurchgeführt.Grund des Abbruchs / der Nichtdurchführung desFührungsdialoges: 1 Führungskraft geht in Kürze in Ruhestand/Altersrente. 2 Führungskraft wird in Kürze umgesetzt. 3 sonstiger Grund (bitte nachfolgend genauerläutern)._________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(siehe nächste Seite)26

(nur für „3 sonstiger Grund”)Befürchtete Auswirkungen bei einer Durchführung /Fortsetzung des Führungsdialoges:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(nur für „3 sonstiger Grund”)Erwünschte bzw. erforderliche Maßnahmen, damit derFührungsdialog in Zukunft durchgeführt werden kann:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________(nur bei Erklärung der Führungskraft) Die zuständige Personalvertretung habe ich informiertund mit ihr die Auswirkungen bzw.beabsichtigten Maßnahmen erörtert. Die nächsthöhere Führungskraft hat der Nichtdurchführung/demAbbruch zugestimmt.___________________________________Unterschrift der nächsthöheren FührungskraftMitarbeiter/in (stellvertretend für alle MA)oder Führungskraft______________________________Name, Vorname______________________________UnterschriftAlle Formblätter stehen Ihnen auch als WORD-Dateien imBasisangebot des städtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/Führungsdialog” zur Verfügung.27

Der Führungsdialog –Anlage 4 Formblatt„Erklärung ohne begleitende Moderation“(Anlage zur „Bestätigung für die Personalverwaltung”)Referat:Dienststelle:An die GeschäftsleitungHiermit erklären wir, dass sich die Führungskraft und alle direkt unterstellten Mitarbeiterinnen undMitarbeitereinvernehmlich dafür ausgesprochen haben, denFührungsdialog ohne begleitende Moderation durchzuführenund bitten um Zustimmung.Begründung:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Mitarbeiter/in(stellvertretend für alle MA)________________________Name, Vorname________________________UnterschriftFührungskraft______________________Name, Vorname______________________Unterschrift______________________Code-NummerZustimmung der Geschäftsleitung:_____________________________________________________Alle Formblätter stehen Ihnen auch als WORD-Dateien imBasisangebot des städtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/Führungsdialog” zur Verfügung.28

Der Führungsdialog –Anlage 5 Formblatt„Erklärung ohne begleitende Moderation,Meldung an das Statistische Amt“(Anlage zur „Bestätigung für die Personalverwaltung”)Referat:Über die Geschäftsleitungan das Statistische Amt, Herrn ScheuchenpflugDer Führungsdialog fürdie Führungskraft mit der_________________________Code-Nummerwird ohne begleitende Moderation durchgeführt.Die Fragebögen werden zur Auswertung über dieGeschäftsleitung direkt an das Statistische Amt,Herrn Scheuchenpflug gesandt.An dem Führungsdialog werden ___________Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilnehmen.Die Fragebögen werden bis spätestens_____________________________________im Statistischen Amt eingegangen sein.Alle Formblätter stehen Ihnen auch als WORD-Dateien imBasisangebot des städtischen Intranets unter der Rubrik „Personal/Personalentwicklung/Führungsdialog” zur Verfügung.29

LandeshauptstadtMünchenPersonal- undOrganisationsreferatFührungsdialogFragebogen zur Rückmeldungan die Führungskraft

Allgemeine Hinweise:Der vorliegende Fragebogen beschäftigt sich ausschließlich mit dem Führungsverhalten. Erorientiert sich an den stadtweit verbindlichen Grundsätzen für Führung und Zusammenarbeit. Ausden Fragen können Sie auch erkennen, was Sie auf der Grundlage der Grundsätze für Führung undZusammenarbeit von einer guten Führungskraft erwarten können.Bitte lesen Sie die Fragen aufmerksam durch und beantworten Sie jede Frage nach Ihrenpersönlichen Erfahrungen. Kreuzen Sie bitte die Aussage an, welche am ehesten auf Sie zutrifft.Machen Sie Ihr Kreuz nur in ein Kästchen (nicht zwischen zwei Kästchen). Bedenken Sie bitte beider Beantwortung der Fragen, dass der Fragebogen als Grundlage für den anschließenden Dialogmit Ihrer Führungskraft dient und dass sich Ihre Führungskraft eine echte Rückmeldung wünscht.Wenn Sie eine Frage nicht beantworten können, weil der gefragte Aspekt des Führungsverhaltensin Ihrer Organisationseinheit oder in Ihrer Beziehung zu Ihrer Führungskraft nicht auftritt, machenSie bitte Ihr Kreuz in der Spalte „kann ich nicht beurteilen“.Am Ende jedes Themenblocks sowie am Ende des Fragebogens haben Sie die Gelegenheit,Kurzbegründungen, Erläuterungen oder Ergänzungen zu den vorgegebenen Fragen anzubringen.Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihrer Führungskraft eine möglichst aussagefähige Rückmeldungzu geben. Bitte ergänzen Sie ggf. in dem vorgegebenen Raum am Ende des eigentlichenFragebogens (bzw. falls erforderlich auf einem gesonderten Beiblatt) Fragen, Diskussionspunkteoder Wünsche an Ihre Führungskraft, die Sie persönlich für sehr wichtig halten, die aber nicht indem allgemeinen Fragebogen enthalten sind.Im Anschluss an die einzelnen Themenblöcke haben Sie die Möglichkeit, bis zu 5 zusätzlicheFragen in den Fragebogen aufzunehmen, die weitere Aspekte des Führungsverhaltens oder derZusammenarbeit beleuchten. Bitte stimmen Sie diese Fragen in Ihrem Team und mit IhrerFührungskraft ab, damit alle die gleichen Fragen beantworten können.Wir bitten Sie, den Fragebogen einschließlich der statistischen Daten vollständig zu beantworten.Der Fragebogen dient als Grundlage und Vorbereitung für das anschließende GemeinsameGespräch. Er stellt nicht das Ergebnis des Führungsdialoges dar, sondern gibt der Führungskrafteine erste Orientierung, wie das Führungsverhalten wahrgenommen wird und bringt Hinweise,welche Themen im Gemeinsamen Gespräch behandelt werden können.Gehen Sie auch davon aus, dass Sie im Gemeinsamen Gespräch Gelegenheit erhalten, dieBewertungen des Fragebogens zu erläutern, zu ergänzen oder zu verändern.Hinweise zu Anonymität und Datenschutz:Der Fragebogen selbst enthält keinerlei Hinweise auf Sie oder Ihre Führungskraft. Beachten Siebitte, dass Sie zur Wahrung der Anonymität Ihre Führungskraft nicht namentlich, sondern nur mitdem zugewiesenen Code angeben. Den Code teilt Ihnen Ihre Führungskraft mit. Falls Sie in einemkleinen Team beschäftigt sind und Bedenken wegen der Wahrung Ihrer Anonymität haben, lassenSie bitte in dem Feld „Statistische Daten“ Ihr Geschlecht offen.Bitte übergeben Sie zur Wahrung der Anonymität den ausgefüllten Fragebogen nicht IhrerFührungskraft.Weiterleitung Ihres Fragebogens:Bitte senden Sie den vollständig ausgefüllten Fragebogen in einem verschlossenen Kuvert an dieModeratorin / den Moderator (bzw. bei Führungsdialogen ohne begleitende Moderation an dasStatistische Amt, Kennwort „Führungsdialog“). Versehen Sie bitte das Kuvert mit den Hinweisen„vertraulich“ und „Führungsdialog“.Die Moderatorin / der Moderator (bzw. das Statistische Amt) wertet die Fragebögen anonymisiertaus. Der von Ihnen ausgefüllte Einzelbogen wird nach der Auswertung vernichtet.Vergessen Sie bitte nicht, sich für Ihre Vorbereitung auf das Gemeinsame Gespräch eine Kopie desausgefüllten Fragebogens zu fertigen.

Statistische DatenIhr Geschlecht: weiblich Geschlecht Ihrer weiblich männlich Führungskraft: männlichMeine Führungskraft ist beschäftigt in Vollzeit in TeilzeitWie lange dauert die Führungsbeziehungzwischen Ihnen und Ihrer Führungskraft? unter 1 Jahr 1 - 3 Jahre über 3 JahreDer Führungsdialog wird durchgeführt mit begleitender Moderation............................................................ ohne begleitende ModerationCode-Nummer Ihrer FührungskraftDienstleistungsorientiertes undwirtschaftliches HandelnA 1A 2A 3A 4A 5Meine Führungskraft achtet aufdienstleistungsorientiertes/bürgerfreundliches HandelnMeine Führungskraft sorgt entsprechend ihrer/seinerMöglichkeiten für möglichst optimale Arbeitsbedingungen(z.B. Personal, Geld, Räume, Technik)Meine Führungskraft ist offen für meine Anregungenund Vorschläge (z.B. zur Optimierung meinesTätigkeitbereichs)Meine Führungskraft kümmert sich um dieVerbesserung von Organisation, Abläufen undArbeitsergebnissenMeine Führungskraft bemüht sich beiArbeitsüberlastungen um Abhilfe (z.B. durchorganisatorische Anpassungen etc.)Kurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

Steuern durch ZielvereinbarungenB 1B 2B 3B 4B 5Meine Führungskraft entwickelt gemeinsam mit unsVorstellungen über die Arbeitsziele unseresFachbereiches und deren ErreichungMeine Führungskraft vereinbart mit mir konkrete undrealisierbare ArbeitszieleIm Rahmen des Mitarbeitergespräches vereinbartmeine Führungskraft mit mir Ziele zur Zusammenarbeit,zum Arbeitsumfeld, zur Arbeitszufriedenheit oder zurQualifizierung und FörderungMeine Führungskraft spricht regelmäßig mit mir überden Stand der ZielerreichungBei der Überprüfung der Zielerreichung nimmt meineFührungskraft erforderliche Korrekturen in Abstimmungmit mir vorKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen InformierenC 1C 2C 3C 4Ich erhalte von meiner Führungskraft die Informationen,die ich zur Erledigung meiner Aufgaben benötigeMeine Führungskraft vermittelt Informationen klar undverständlichMeine Führungskraft fördert den allgemeinenInformationsaustausch in meinem TeamMeine Führungskraft fördert eine teamübergreifende,offene KommunikationKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

Aufgaben delegieren undVerantwortung wahrnehmenD 1D 2D 3D 4Meine Führungskraft fördert die Selbstständigkeit derMitarbeiter/innen (z. B. durch Übertragung vonEntscheidungsspielräumen, Unterschriftsbefugnissen)Meine Führungskraft berücksichtigt bei derÜbertragung von Arbeitsaufträgen meine FähigkeitenDas steuernde Eingreifen meiner Führungskraft isthilfreichMeine Führungskraft übernimmt die Verantwortung fürEntscheidungen ihres/seines FachbereichsKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen QualifizierenE 1E 2Meine Führungskraft unterstützt meineFort- und Weiterbildung (z.B. indem sie Seminarevorschlägt oder mir neue Aufgaben zuteilt)Meine Führungskraft kümmert sich um die Einarbeitungund Integration (Eingliederung) neuer Mitarbeiterinnenund MitarbeiterKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

Personalentwicklung ist FührungsaufgabeF 1F 2F 3F 4F 5F 6Meine Führungskraft fördert meine berufliche undpersönliche WeiterentwicklungMeine Führungskraft führt mit mir konstruktive undzielführende MitarbeitergesprächeMeine Führungskraft bemüht sich, dienstlicheErfordernisse und persönliche Belange (z.B.Arbeitszeit, Urlaubsabsprachen) in Einklang zu bringenMeine Führungskraft nimmt bei Voll- undTeilzeitbeschäftigten (Männer und Frauen) im täglichenArbeitsablauf Rücksicht auf familiäre VerpflichtungenMeine Führungskraft würdigt die Leistungen von allenBeschäftigten in gleicher Weise (sowohl z.B. bei derAufgabenverteilung, der Förderung, der Vergabe vonLeistungsanreizen als auch im täglichen Umgang)Meine Führungskraft schützt die Mitarbeiter/innen vorBenachteiligungen (z.B. behindertengerechtesArbeitsumfeld, keine Ausgrenzung wegen derreligiösen Ausrichtung)Kurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen Anerkennung geben und Kritik konstruktivüben und annehmenG 1G 2G 3G 4Meine Führungskraft pflegt mit mir ein freundliches undrespektvolles MiteinanderMeine Führungskraft zeigt Anerkennung (z.B. in Formvon Lob)Ich erlebe Kritik von meiner Führungskraft impersönlichen Gespräch, zeitnah, sachlich undbegründet. Wir suchen gemeinsam nachVerbesserungsmöglichkeiten.Meine Führungskraft weicht Kritik nicht aus, sondernhört zu und sucht gemeinsam mit mir nachLösungsmöglichkeitentrifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

Kurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:Konflikte und Probleme lösenH 1H 2H3Meine Führungskraft lässt Konflikte nicht offen (z.B.durch Wegschauen), sondern greift Konflikte frühzeitigauf und sucht aktiv nach einer LösungMeine Führungskraft schafft ein Klima des Vertrauens,in dem ich zum Beispiel auch Fehler einräumen kannMeine Führungskraft leistet einen positiven Beitrag zumBetriebsklima (z.B. durch einen netten Umgangston,Ermöglichen von Zusammenkünften etc.)Kurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen Kooperativ führen undsituationsgerecht entscheidenI 1I 2I 3I 4Meine Führungskraft nimmt sich Zeit für meinefachlichen ThemenMeine Führungskraft sorgt dafür, dass alleMitarbeiter/innen ihres/seines Bereiches eineannähernd gleiche Arbeitsbelastung haben.Meine Führungskraft beteiligt mich anEntscheidungsprozessen, die meine Arbeit betreffen(„ Mitdenken, Mitwissen, Mitsprechen“)Meine Führungskraft ist auch in schwierigenSituationen in der Lage, eine Entscheidung zu treffenund umzusetzenKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

(optional)Zusätzliche Fragen zum FührungsverhaltenJ 1J 2J 3J 4J 5trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen Kurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:(nachträglich aufgenommen)Fragen zur betrieblichenGesundheitsförderungK 1K 2K3Meine Führungskraft ist in der Lage, Stresssymptomezu erkennen und reagiert entsprechendMeiner Führungskraft ist bewusst, dass es einenZusammenhang zwischen Führung und GesundheitgibtMeine Führungskraft ist in der Lage, auf schwierigeSituationen (z.B. private Sorgen, gesundheitlicheProbleme) Rücksicht zu nehmen und einzugehenKurzbegründung, Erläuterungen oder Ergänzungen:trifftvollundganzzutrifftweitgehendzutrifftteilweisezutrifftweitgehendnichtzutrifftüberhauptnichtzukannichnichtbeurteilen

Weitere Aussagen und Wünsche zum Führungsverhalten meinerFührungskraft