Aufbruch durch Weiterbildung

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Assistenz und Sekretariat
Assistenz und Sekretariat
„Schlechte Zeiten sind gut
für gute Menschen“ (Sprichwort)
Gute Menschen – das sind diejenigen im Job, die auch in schwierigen
Zeiten Motivation, Leistung und kollegiales Verhalten zeigen. Vor allem
von Ihnen in der Assistenz oder im Sekretariat wird stillschweigend
erwartet, dass Sie gut sind – in schlechten Zeiten noch mehr denn je!
Dabei stellen Sie sowieso schon hohe Ansprüche an sich
selbst. Sie sind es gewohnt, Qualität zu liefern, egal um
welche Kompetenz es sich handelt: fachlich, methodisch
oder persönlich. Sie wollen effektiv organisieren, moderne
Medien beherrschen und professionell und souverän
kommunizieren. Graue Theorien aus dem Elfenbeinturm
nutzen Ihnen wenig. Sie benötigen praxistaugliche
Tipps, die funktionieren und die Sie direkt umsetzen
können, um den eigenen Schreibtisch und den von Ihren
Vorgesetzten auf Vordermann zu halten. Sie müssen
den Überblick behalten – auch wenn’s hektisch wird.
Das regelmäßige Überprüfen Ihres Wissensstands und
Ihrer Kompetenzen hilft Ihnen, Ihre Vorgesetzten da zu
unterstützen, wo es im Moment gerade am wichtigsten
ist. Somit tragen Sie – auch in schwierigen Zeiten –
wesentlich zum Unternehmenserfolg bei.
Lesen Sie hier eine Kostprobe aus den Tipps unserer
Referentin Ulrike Streicher:
Ulrike Streicher
Betriebspädagogin, Fachpädagogin Bürowirtschaft.
Prozessbegleiterin, Coach. Über
12 Jahre Praxiserfahrung im Office­Management.
Trainerin und Beraterin von Organisationen,
Institutionen und Unternehmen.
Coaching im Bereich Assistenz/Chefsekretariat.
Grundsätze für Ihr persönliches Effizienzund
Motivationsprogamm im Büro:
Die wirksamste Methode, die effektiv und zufriedenstellend
die gewünschten Ergebnisse liefert, ist Dinge sofort
zu erledigen. Deshalb gilt: Nehmen Sie jedes Papierstück
nur noch einmal in die Hand und entscheiden Sie sofort
über den weiteren Werdegang dieses Papiers. Indem Sie
sich entscheiden, Dinge sofort zu tun, wird dieses Prinzip
zu Ihrem Verbündeten. Wenn Sie viele überschaubare
Arbeiten gleich erledigen, sind Sie besser organisiert und
gewinnen eine größere Kontrolle über das Wann, Wo
und Wie Ihrer Aktivitäten. So steigern Sie sowohl Ihre
Zufriedenheit wie auch Ihre Leistungsfähigkeit.
Integrieren Sie folgende Standards in Ihren Arbeitsalltag:
Tun Sie’s sofort – der tägliche Kampf mit der
Selbstdisziplin
Fangen Sie bei Ihrem Arbeitsplatz an. Schieben Sie nicht
alles auf die lange Bank. Finden Sie Ihr Gleich gewicht
zwischen Anstrengung und Ausgleich – und loben Sie
sich auch selbst.
Organisieren Sie sich sofort – mit Farbe und System
Beseitigen Sie das Durcheinander. Ordnung beginnt an
Ihrem Arbeitsplatz. Rücken Sie Ihrer Stapelablage zu
Leibe – ordnen Sie „stehend“ und für Ihr Auge sichtbar.
Bauen Sie Routinen auf
Erledigen Sie Routinearbeiten in einem Rutsch. Dämmen
Sie die Informationsflut ein. Bearbeiten Sie Ihre E-Mail-
Nachrichten. Auch hier gilt: Tun Sie’s sofort – löschen
Sie Ihren E-Mail-Müll sofort.
Planen Sie schriftlich
Nicht nach dem Motto: „Aus den Augen, aus dem Sinn“.
Planen dient dem Zweck, Klarheit zu schaffen, das heißt
zu wissen, was man täglich und langfristig zu tun hat.
Ziehen Sie eine Sache durch und denken Sie
an Ihre Prioritäten
Widmen Sie sich nicht den unwichtigen, aber eiligen
Dingen. Nur wenn Sie z. B. Störungen reduzieren, loslassen,
delegieren oder lernen „nein“ zu sagen, haben Sie
die Chance, sich auf Ihre wirklichen wichtigen Dinge zu
konzentrieren.
Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken
Berücksichtigen Sie bei Ihrer Prioritätenliste Ihre Persönlichkeitsstruktur.
Jeder verfügt über Stärken im Umgang
mit der Arbeitsorganisation und Schreibtischarbeit, aber
auch über Engpässe, Begrenzungen oder Aufschieberitis.
Sie sind dann am effektivsten, wenn Sie Ihre Stärken
richtig einsetzen und ausbauen.
Integrieren Sie Spiel und Spaß in Ihren Arbeitsalltag
Wer „unvernünftigen Spaß“ bei seiner Arbeit zulässt,
erschließt zusätzlich kreative Potenziale. Schließen Sie
Freundschaft mit Ihrem inneren Kind.
„Ich habe Frau Streicher als sehr kompetente Trainerin erlebt,
die auch für persönliche Fragestellungen der Teilnehmerinnen
gute Lösungsvorschläge parat hatte. Das Seminar war mit
einer guten Mischung aus Theorie und Praxis abwechslungsreich
gestaltet und ich konnte viele nützliche Tipps in meinen
Arbeitsalltag mitnehmen. Vielen Dank dafür!“
Sabine Willens, WRS­Verlag, Planegg
62 Haufe Akademie Programm-Guide
www.haufe-akademie.de