Aufbruch durch Weiterbildung

Meetings: Vom Zeitfresser
zum Zeitsparer
Meetings sind oftmals wahre Zeit- und Nervenfresser.
Sie kennen das bestimmt: Es wurde viel diskutiert,
viele Moderationskarten an die Wand gehängt.
Aber der Beschluss, der Sie weiterbringen würde, ist auf
einen Anschlusstermin in 14 Tagen verschoben. Das
muss nicht sein! Denn für erfolgreiche Meetings gibt es
ganz pragmatische Tipps:
� Meetingziel klar formulieren.
� Schriftliche Agenda verfassen und den Teilnehmenden
vorab zukommen lassen.
� Zeitvorgaben für die einzelnen Tagungspunkte setzen.
� Stringente Moderation und Einhaltung der Agenda
sicherstellen.
� Gemeinsame Kommunikationsregeln vereinbaren
und einhalten.
� Zwischenschritte und Ergebnisse visualisieren.
� Sitzung und dokumentierte Aufgaben protokollieren.
Vor allem als Sitzungsleiter können Sie von solchen
Praxistipps profitieren. Meist hat jeder einzelne Meetingteilnehmer
auch individuelle Anliegen und Aufträge.
Mal gilt es, die Abteilungsziele nach vorne zu bringen
– mal stehen persönliche Ziele im Vordergrund. Was
können Sie also tun, um Ihre Anliegen und Ihre Themen
durchzusetzen?
Tipps für die eigenen Meetingstrategien
� Konzentrieren Sie sich auf bewusst fokussierte
Aussagen.
� Nehmen Sie möglichst alle Teilnehmenden
mit ins Boot.
� Bringen Sie Ihre zentrale Botschaft zum Schluss.
� Bauen Sie Ihre Argumentation schlüssig auf.
� Nutzen Sie bewusst Ihre eigene Präsenz.
� Berücksichtigen Sie auch Äußerlichkeiten
wie Sitzordnung und Kleidung.
� Beachten Sie Hierarchien und ungeschriebene Gesetze.
Wenn Sie solche Spielregeln kennen und bewusst einsetzen,
können Sie Ihren Meetingerfolg deutlich steigern.
Prioritäten richtig setzen –
Das „Eisenhower-Prinzip“ unterstützt Sie dabei
„Wer Ordnung hält, ist nur zu faul zum Suchen“, heißt es scherzhaft.
Aber was können Sie wirklich tun, damit Ihr Tisch und Ihr Kalender nicht
ständig überfüllt sind? Ein simples Tool hierfür wird dem ehemaligen
US­Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. Er soll seine Aufgaben
stets nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet haben:
� Zuerst bearbeitete er alles, was wichtig und dringend zugleich war (A).
� Danach widmete er sich den übrigen wichtigen (B) und erst dann den
dringenden, aber weniger wichtigen Aufgaben (C).
� Was weder dringend noch wichtig war, landete im Papierkorb (P).
Der Schlüssel zu Eisenhowers Erfolg war die Konsequenz, mit der er sein Prinzip
verfolgte. Seien auch Sie konsequent und setzen Sie Prioritäten.
Zeit – unser wertvollstes Gut
„Eine verronnene Stunde kommt nie
wieder“, wusste schon Goethe.
Beschleunigte Innovationszyklen,
steigende Anforderungen von Kunden
und Vorgesetzten und der immer härter
werdende Wettbewerb lassen das Tempo
im Arbeitsalltag stetig ansteigen. „Der Tag hat
doch nur 24 Stunden – wie soll das gehen?“ ist oft
zu hören. Oft sind es jedoch schon erstaunlich kleine
Veränderungen, die eine deutlich bessere Nutzung der
zur Verfügung stehenden Zeit ermöglichen.
Zeitmanagement ist vor allem Prioritätenmanagement.
Jeden Tag aufs Neue. Setzen Sie bewusst
Prioritäten und planen Sie Ihre Zeit schriftlich!
Denken Sie stets daran: Wenn Sie nicht über Ihre Zeit
entscheiden, tun es andere. Was Sie nicht schriftlich
planen, verlieren Sie im Tagesgeschäft schnell aus den
Augen.
Effizienz heißt, die Dinge richtig zu tun.
Effektivität heißt, die richtigen Dinge zu tun.
Wenn Sie Ihren Zielen näher kommen wollen, überprüfen
Sie, ob Sie die richtigen Dinge tun. Das ist meistens
zielführender, als Abläufe für unwichtigere Dinge ständig
zu optimieren.
Ziele sollten stets greifbar, anspornend und auch
machbar sein!
Sie erhöhen die Wirkkraft Ihrer Ziele und Ihre Erfolgschance,
wenn Sie Ihre Ziele bewusst aussuchen und
genau formulieren. Können Sie feststellen, wann Sie
Ihr Ziel erreicht haben? Können Sie es aus eigener Kraft
erreichen? Spornt Ihr Ziel Sie an und motiviert Sie?
Wenn Sie all dies mit Ja beantworten können, sind Ihre
Ziele sehr gut gewählt. Herzlichen Glückwunsch!
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wichtig
B
wichtig
P
weder
noch
A
wichtig und
dringend
C
dringend
dringend
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Persönliche und soziale Kompetenz 4