Arbeiten mit Microsoft Excel - Muster unseres Begleitmaterials

Inhaltsverzeichnis
Arbeiten mit
Microsoft Excel
Inhaltsverzeichnis
Aufgaben und Funktionsweise von Excel...........................................................................1
Handhabung..............................................................................................................1
Tabellen.....................................................................................................................1
Adressen ..........................................................................................................................................2
In der Tabelle bewegen.....................................................................................................................2
Bildlaufleisten ..............................................................................................................................4
Markieren von Feldern ................................................................................................5
Mit der Maus markieren ....................................................................................................................5
Mit der Tastatur markieren ................................................................................................................5
Getrennt liegende Markierungen .......................................................................................................6
Texte, Zahlen und Formeln................................................................................................................7
Eingabemodus und Tabellen- bzw. Normaler Modus..........................................................................8
Leistungsmerkmale – Einige Eckdaten ................................................................................................9
Arbeitsmappen .........................................................................................................10
Diagramme....................................................................................................................................10
Zwischen Blättern wechseln .............................................................................................................10
Mit Excel rechnen und arbeiten ......................................................................................11
Feldinhalte ...............................................................................................................11
Felder editieren...............................................................................................................................12
Feldinhalte überschreiben und löschen ............................................................................................13
Verschieben und Kopieren mit der Maus („Drag and Drop“) .............................................................13
Verschieben und Kopieren mit der Windows-Zwischenablage („Cut and Paste“).................................15
Die Funktion „AutoAusfüllen“...........................................................................................................17
Texte mit AutoAusfüllen fortsetzen ...............................................................................................19
Zahlenreihen fortsetzen ..............................................................................................................20
Kopieren statt Reihen bilden .......................................................................................................20
Rückgängig machen von Fehlern.....................................................................................................21
Formeln ...................................................................................................................22
Formeln eingeben...........................................................................................................................22
Operatoren, Arithmetik und Zahlen .................................................................................................23
Verschiedene Arten der Adressierung: Absolute und relative Adressen ...............................................25
Adressänderungen beim Verschieben, Kopieren und Einfügen neuer Felder.......................................27
Gestaltung und Aufbau der Tabelle............................................................................28
Zellformate.....................................................................................................................................29
Zahlenformate:..........................................................................................................................29
Formatcodes für Zahlenformate..................................................................................................32
Wirkung der Zahlenformate........................................................................................................33
Ausrichtung ...............................................................................................................................34
Schriftformate ............................................................................................................................36
Rahmen.....................................................................................................................................37
Muster.......................................................................................................................................39
Kommentare ..................................................................................................................................40
Die drei Inhalte einer Zelle: Werte, Formate und Kommentare ..........................................................41
Löschen von Zellinhalten, Kommentaren und Formaten ...............................................................42
Spaltenbreite und Zeilenhöhe ..........................................................................................................43
Spalten und Zeilen aus- und einblenden ..........................................................................................45
Einfügen und Löschen von Zeilen, Spalten und Feldern.....................................................................46
Speichern und Drucken .............................................................................................49
Speichern einer Arbeitsmappe .........................................................................................................49
Öffnen einer Arbeitsmappe .............................................................................................................52
Datei schließen, neue Datei anlegen, mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten ..................................53
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Inhaltsverzeichnis
Arbeiten mit
Microsoft Excel
Inhaltsverzeichnis
Vorbereitung für den Druck .............................................................................................................54
Druckbereich bestimmen............................................................................................................54
Seitenlayout ...............................................................................................................................54
Papierformat, Ausrichtung und Skalierung ..............................................................................55
Seitenränder .........................................................................................................................56
Kopf- und Fußzeilen ..............................................................................................................56
Weitere Optionen..................................................................................................................58
Seitenansicht..............................................................................................................................59
Seitenumbrüche einfügen und löschen ........................................................................................61
Ausdruck ...................................................................................................................................62
Komplexere Berechnungen: Funktionen......................................................................62
Aufbau einer Funktion.....................................................................................................................63
Weitere Operatoren: Doppelpunkt und Semikolon ...........................................................................63
Die AutoSumme..............................................................................................................................64
Der Funktionsassistent.....................................................................................................................65
Kombination von Funktionen in Formeln..........................................................................................68
Umgang mit Arbeitsmappen......................................................................................69
Einfügen und Löschen von Blättern, mehrere Blätter markieren .........................................................69
Verschieben und Kopieren von Blättern ............................................................................................70
Benennen von Blättern und einfärben des BlattregistersDes...............................................................70
Formeln mit externen Bezügen.........................................................................................................71
Benennen von Feldern und Bereichen ........................................................................73
Namen erzeugen und löschen.........................................................................................................73
Anwendungsmöglichkeiten..............................................................................................................75
Umgang mit Datums- und Zeitwerten ........................................................................76
Eingabe eines Datums ....................................................................................................................76
Datums- und Zeitformate ................................................................................................................77
Rechnen mit Datumswerten .............................................................................................................78
Besonderheiten beim Rechnen mit Zeiten .........................................................................................79
Weitere Rechenfunktionen .........................................................................................82
Bestimmung der Rechengenauigkeit – Funktion RUNDEN() ...............................................................83
Weitere Zahlenmanipulationen........................................................................................................85
ABRUNDEN(zahl;anzahl_stellen).................................................................................................85
AUFRUNDEN(zahl;anzahl_stellen)...............................................................................................85
GANZZAHL(zahl) .......................................................................................................................85
KÜRZEN(zahl;anzahl_stellen) ......................................................................................................85
Die Funktion WENN()......................................................................................................................86
Beispiel für die Funktion WENN() ................................................................................................87
Verschachtelte WENN()-Funktionen.............................................................................................88
Datumsfunktionen...........................................................................................................................89
JAHR(datum)..............................................................................................................................89
MONAT(datum) .........................................................................................................................89
TAG(datum)...............................................................................................................................89
WOCHENTAG(datum;typ)..........................................................................................................89
JETZT() ......................................................................................................................................90
HEUTE().....................................................................................................................................90
DATUM(jahr;monat;tag).............................................................................................................90
Beispiel für Datumsfunktionen ....................................................................................................90
Finanzmathematische Funktionen ....................................................................................................92
BW(ZINS;ZZR;RMZ;ZW) ..............................................................................................................95
RMZ(ZINS;ZZR;BW;ZW) ..............................................................................................................95
ZINS(ZZR;RMZ;BW;ZW) ..............................................................................................................95
ZW(ZINS;ZZR;RMZ;BW) ..............................................................................................................96
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Arbeiten mit
Microsoft Excel
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ZZR(ZINS;RMZ;BW;ZW) ..............................................................................................................96
Schnelleres Arbeiten und Einstellung besonderer Eigenschaften .......................................96
Handhabungsoptionen..............................................................................................96
Einrichtung der Symbolleisten ....................................................................................97
Verschiedene Optionen einstellen ..............................................................................99
Allgemeine Einstellungen, Laufwerke und Pfade .............................................................................100
Einstellungen zur Bearbeitung der Tabellen ....................................................................................101
Einstellen zum automatischen Sichern der Arbeit ............................................................................103
Einfache Diagramme erzeugen....................................................................................104
Diagramm als Objekt und als Blatt ..........................................................................104
Markieren der Werte und Beschriftungen..................................................................104
Arbeiten mit dem Diagramm-Assistenten..................................................................106
Diagrammtypen............................................................................................................................106
Datenbereich, Reihen und Rubriken ...............................................................................................107
Beschriftungen und andere Diagrammeigenschaften ......................................................................109
Diagramm als Objekt oder separates Blatt.....................................................................................109
Ändern der Lage und Größe ...................................................................................110
Manipulation von Diagrammelementen ...................................................................111
Ausdruck als Diagramm oder Objekt mit der Tabelle................................................114
Weitere Funktionen von Excel ......................................................................................114
Sortieren von Tabellenbereichen ..............................................................................114
Zielwertsuche..........................................................................................................116
Kopieren von Formateigenschaften und von reinen Zellinhalten.................................118
Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen und Einblick in die Formeln...............120
Schutz des Arbeitsblatts .................................................................................................................120
Schutz der Arbeitsmappe...............................................................................................................122
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Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 1
Aufgaben und Funktionsweise von Excel
Handhabung
Tabellen
Excel ist eines der erfolgreichsten Programme aus dem Hause Microsoft. Es erfüllt eine
Vielzahl von Zwecken und wird vor allem dort eingesetzt, wo Daten in Tabellenform verarbeitet,
Berechnungen und Analysen angestellt und Diagramme erzeugt werden müssen.
Man kann Excel aber auch als Kalender oder Terminplaner einsetzen, kann das Programm
für eine einfache Buchführung und sogar für Zeichnungen oder die Verarbeitung von kleineren
Texten nutzen.
Excel entspricht in seinem Bildschirmaufbau und der Bedienung dem, was bei Programmen
der Office-Familie von Microsoft üblich ist.
Bild 1: Der Excel-Bildschirm
Am oberen Rand befindet sich wie bei Windows-Programmen üblich eine Menüleiste, darunter
eine oder mehrere Symbolleisten, die dazu dienen, Befehle und Funktionen, die besonders
häufig benötigt werden, mit einem Mausklick aufzurufen.
Unterhalb der Symbolleiste(n) sehen Sie eine Zeile, die fast leer ist. Lediglich der Hinweis
„A1“ und rechts daneben ein Pull-Down-Pfeil sowie rechts vom Pfeil ein Symbol „fx“ sind
zu sehen. Diese Zeile wird „Bearbeitungsleiste“ genannt und erfüllt eine Reihe von wichtigen
Zwecken, die später erläutert werden.
Unter dieser Leiste sehen Sie das eigentliche Arbeitsblatt, in dem Sie mit Excel arbeiten. Am
unteren Fensterrand schließlich sind noch zwei Leisten untergebracht: Eine dient dazu,
zwischen verschiedenen Arbeitsblättern zu wechseln und enthält das Blattregister, und die
unterste Leiste ist die Statusleiste, in der Excel Informationen oder Fehlermeldungen anzeigt.
Wesentliches Element von Excel sind Tabellen. Eine Datei, die mit Excel erzeugt wird, enthält
meistens zumindest eine, oft mehrere Tabellen, die als Basis der Datenverarbeitung mit
diesem Programm dienen.
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Adressen
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 2
Eine Tabelle besteht aus Spalten und Zeilen. Der Schnittpunkt einer Spalte mit einer Zeile
wird als „Zelle“ oder „Feld“ bezeichnet. Solch ein Feld kann Daten aufnehmen, die gestaltet,
manipuliert oder an dieser oder einer anderen Stelle verarbeitet werden können.
Insgesamt umfasst eine Excel-Tabelle 256 Spalten und 65.536 Zeilen. Das bedeutet, dass
16.777.216 einzelne Felder zur Verfügung stehen. Um die Daten, die in den verschiedenen
Zellen untergebracht sind, ansprechen und benennen zu können, ist es notwendig, für jede
einzelne Zelle eine eindeutige Bezeichnung zu vergeben. Diese Bezeichnung wird „Adresse“
genannt und besteht aus dem Spaltenbuchstaben, direkt gefolgt von der Zeilennummer. Die
Buchstaben, mit denen die Spalten bezeichnet sind, sind am oberen Rand der Tabelle zu sehen,
die Zeilennummern am linken Rand. Da das Alphabet nur 26 Buchstaben hat, setzt Excel
die Spaltenbezeichnungen rechts von der Spalte „Z“ mit „AA“, „AB“, „AC“ etc. fort.
Das Feld in der linken oberen Ecke der Tabelle heißt demnach „A1“, das Feld rechts
daneben „B1“, das Feld darunter „B2“, das Feld in der rechten unteren Ecke „IV65536“ etc.
Sie sehen, dass in der Bearbeitungsleiste links als Feldadresse „A1“ angezeigt wird. An dieser
Stelle steht immer die Adresse des Feldes, das momentan aktiv ist. Excel nennt diese
Angabe das „Namenfeld“. Sie können die aktive Zelle im Arbeitsblatt auch daran erkennen,
dass es kräftig umrahmt ist.
In der Tabelle bewegen
Wenn Sie ein anderes Feld aktivieren möchten, können Sie das auf verschiedene Arten tun.
Mit den Pfeiltasten auf der Tastatur z. B. können Sie die Markierung zeilen- bzw. spaltenweise
bewegen. Folgende Tastenfunktionen bietet Excel an:
Zeile nach oben
Zeile nach unten
Spalte nach links
Spalte nach rechts
Spalte A der aktuellen Zeile
Eine Bildschirmseite aufwärts (also um so viele Zeilen aufwärts, wie im
Fenster gerade angezeigt werden)
Eine Bildschirmseite abwärts
Feld A1
Rechtes unteres Feld innerhalb des ausgefüllten Tabellenbereiches
Die Taste hat eine besondere Funktion. Sie dient sozusagen als „Verstärker“ für
die verschiedenen Pfeiltasten: Wenn Sie einen zusammenhängenden Bereich von Zellen, unter-
oder nebeneinander, mit Inhalt gefüllt haben, dient dazu, diesen Bereich bis
zum Ende zu überspringen: Wenn die Markierung innerhalb des mit Werten gefüllten Bereiches
steht und Sie drücken und loslassen, passiert zunächst nichts. Wenn Sie
aber als nächstes eine der vier Pfeiltasten drücken, springt die Markierung in Pfeilrichtung
auf das Ende des zusammenhängend ausgefüllten Bereiches.
Wenn ein Bereich von Zellen leer ist und die Markierung innerhalb dieses Bereiches steht,
wird mit darauf folgendem Druck auf eine Pfeiltaste die Markierung einen Sprung
in die Pfeilrichtung bis zum ersten Feld, das wieder einen Wert enthält, bewirken.
Die gleiche Funktion erreichen Sie mit der Taste : Sie drücken , halten die
Taste gedrückt und drücken dann zusätzlich kurz auf eine der Pfeiltasten. Die Wirkung ist
der der Kombination und entsprechend.
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Bild 2: Mit oder kann man zusammenhängende Bereiche überspringen
� Die Tastenkombination springt auf das rechte untere Feld innerhalb
des ausgefüllten Tabellenbereichs, also in die letzte Spalte, die noch einen Eintrag
enthält und die letzte Zeile, die noch einen Eintrag enthält. Dieses Feld selbst
muss jedoch nicht unbedingt gefüllt sein. Es kann ja sein, dass z. B. in den Feldern
E5 und B28 jeweils etwas steht. Dann führt Sie in das Feld E28,
auch wenn das selbst leer ist. Sie werden u. U. einmal feststellen, dass Excel weiter
nach rechts oder weiter nach unten springt, als es hier definiert ist, also in unserem
Beispiel möglicherweise in das Feld G32. Ein solcher Fall tritt ein, wenn früher
einmal etwas in einem Feld in Spalte G und etwas in einem Feld in Zeile 32 gestanden
hat, was jetzt aber jeweils gelöscht ist. Excel aktualisiert nicht immer die Information
über den ausgefüllten Bereich. Um diese Information zu aktualisieren, müssen
Sie die Datei speichern. Dann sollte Excel sich normalerweise beim Benutzen der
Tastenkombination so verhalten wie hier beschrieben.
Es gibt noch weitere Wege, die Markierung schnell in eine weit entfernte Zelle zu setzen.
Drücken Sie die Funktionstaste , die Tastenkombination oder geben Sie
den Befehl BEARBEITEN – GEHE ZU, so öffnet sich eine Dialogbox, in der Excel Sie auffordert,
einen Bezug einzugeben. Tragen Sie im Feld VERWEIS eine Adresse, also z. B. „G92“
ein und lösen Sie OK aus, wird Excel die Markierung auf das gewünschte Feld setzen.
Bild 3: Dialog BEARBEITEN – GEHE ZU
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Seite 4
Ein anderer Weg ist noch bequemer. Sie sehen in der Bearbeitungsleiste oberhalb der Tabelle
links im Namenfeld die Adresse der aktuellen Zelle angezeigt. Wenn Sie mit der Maus in
dieses Feld klicken, eine Adresse eingeben und anschließend drücken, wird Excel
die Markierung ebenfalls direkt auf die angegebene Zelle setzen.
Schließlich können Sie die Maus benutzen, um eine Zelle zu markieren: Zeigen Sie mit der
Maus so auf das Feld, dass der Mauszeiger als breites Kreuz erscheint. Wenn Sie das Feld
nun mit der linken Maustaste anklicken, ist das Feld markiert.
Bildlaufleisten
Am rechten und am unteren Tabellenrand befindet sich jeweils eine Bildlaufleiste. Diese
Leisten können Sie nutzen, um mit der Maus den Bildschirmausschnitt der Tabelle zu verschieben:
Zeigen Sie z. B. mit der Maus auf den Pfeil, der die rechte Bildlaufleiste unten begrenzt,
wird mit jedem Mausklick ein Bildlauf in der Art durchgeführt, dass die Tabelle um
eine Zeile nach oben, der Bildausschnitt also nach unten rollt. Entsprechend können Sie die
Tabelle durch Mausklicks auf den oberen Pfeil und die beiden Pfeile, die die untere Bildlaufleiste
links und rechts begrenzen, abwärts bzw. nach links oder rechts rollen lassen.
Bild 4: Vertikale Bildlaufleiste
Sie sehen, dass sich bei jedem Rollen der Tabelle der Balken, der in der Bildlaufleiste steht,
bewegt. Sie können auch auf den Balken zeigen und ihn mit gedrückter Maustaste auf- oder
abwärts bzw. bei der unteren Bildlaufleiste nach links oder rechts verschieben. Excel wird
den Tabellenausschnitt dann in die Richtung bewegen, in die Sie den Balken geschoben haben.
Schließlich können Sie mit der Maus in den freien Bereich der Bildlaufleiste ober- oder unterhalb
bzw. links oder rechts zwischen den Balken und die abschließenden Pfeile klicken.
Excel führt dann einen Lauf um eine komplette Bildschirmseite in die Richtung durch, auf
die Sie zwischen Balken und Pfeil geklickt haben.
Wenn Sie eine Maus mit einem Scrollrad benutzen, können Sie das Scrollrad verwenden, um
zeilenweise auf- oder abwärts zu rollen.
� Das Verschieben des Ausschnittes ändert noch nicht die Markierung des aktiven Feldes.
Sie müssen nach der Bestimmung des aktiven Ausschnittes stets noch das Feld
anklicken, mit dem Sie weiterarbeiten möchten.
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Markieren von Feldern
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Seite 5
Viele Vorgänge erfordern, dass man in der Tabelle ein oder mehrere Felder markiert, um
dem Programm damit mitzuteilen, auf welche Zellen sich ein Befehl oder ein Arbeitsschritt
beziehen soll.
Mit der Maus markieren
Sie können ein oder mehrere Felder einfach mit der Maus markieren, indem Sie mit der
Maus auf ein einzelnes Feld zeigen – der Mauszeiger hat die Form eines breiten Kreuzes –
und das Feld anklicken. Möchten Sie mehrere Felder markieren, zeigen Sie mit der Maus auf
eines der vier Eckfelder des zum Markieren vorgesehenen Bereichs, klicken das Feld an und
ziehen mit gedrückter Maustaste die Markierung bis ins diagonal gegenüberliegende Eckfeld.
Bild 5: Markierung eines Bereichs
� Lassen Sie sich nicht davon irritieren, dass immer ein Feld der Markierung positiv
erscheint. Solange es innerhalb der Umrahmung der Markierung liegt, ist es auch
markiert. Dieses hervorgehobene Feld ist das, welches innerhalb der Markierung aktiv
ist. Excel benötigt immer ein aktives Feld, auf das sich die Eingabe per Tastatur
bezieht. Sie sehen auch, dass der Inhalt des aktiven Feldes in der Bearbeitungszeile
gezeigt wird.
Um eine ganze Zeile oder Spalte zu markieren, klicken Sie auf den Zeilen- bzw. Spaltenkopf,
also ganz links bzw. ganz oben auf den Namen der Zeile bzw. Spalte. Möchten Sie das
gesamte Arbeitsblatt markieren, klicken Sie auf das leere Feld, in dem oben links der Zeilenkopf
mit dem Spaltenkopf zusammentrifft.
Mit der Tastatur markieren
Gerade wenn größere Bereiche markiert werden sollen, ist es u. U. praktischer und schneller,
statt mit der Maus zu markieren, die Tastatur zu benutzen.
Wenn Sie die Umschalttaste drücken, wird die aktuelle Position der Markierung
fixiert, und mit jeder Bewegung durch z. B. die Pfeiltasten die Markierung ausgehend von
ihrem aktuellen Stand erweitert (oder auch verringert).
So gehen Sie vor:
1. Markieren Sie ein Feld, z. B. C7.
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2. Drücken Sie die Umschalttaste und halten Sie sie gedrückt.
3. Bewegen Sie die Markierung mit den Pfeiltasten auf das Feld G15.
Sie sehen, dass die Markierung von C7 bis G15 erweitert wurde.
Besonders praktisch ist das Markieren per Tastatur dann, wenn große zusammenhängende
Bereiche markiert werden sollen. Ist z. B. der Bereich von A5 bis E85 mit Werten gefüllt,
dann kann dieser gesamte Bereich mit wenigen Tasten schnell markiert werden, wo die
Markierung mit der Maus einige Geschicklichkeit verlangt:
1. Stellen Sie die Markierung auf das Feld A5.
2. Drücken Sie die Umschalttaste, um die Erweiterung der Markierung zu beginnen
und halten Sie sie fest.
3. Drücken Sie die Taste und halten Sie sie fest, um dafür zu sorgen, dass
die Pfeiltasten die Wirkung haben, Bereiche zu überspringen.
4. Drücken Sie einmal die Taste , und der (zusammenhängend ausgefüllte)
Bereich bis zur Zeile 85 wird markiert.
5. Drücken Sie einmal die Taste , und die Markierung wird auf den
(zusammenhängend gefüllten) Bereich bis zur Spalte E erweitert.
Sie können auch die Markierung per Tastatur und Maus kombinieren. Klicken Sie auf das
erste zu markierende Feld. Drücken Sie dann die Umschalttaste und klicken Sie auf das diagonal
gegenüberliegende Feld der geplanten Markierung. Auch hier wird Excel den ganzen
Bereich dazwischen markieren.
Getrennt liegende Markierungen
In manchen Situationen benötigt man markierte Bereiche, die getrennt voneinander liegen.
Möchte man z. B. mit einem Klick verschiedene Bereiche gleichartig gestalten, bietet es sich
an, diese Bereiche gemeinsam zu markieren, um dann die einheitliche Formatierung in einem
Schritt durchzuführen.
So gehen Sie vor:
Bild 6: Mehrere getrennt liegende Markierungen
1. Markieren Sie wie üblich den ersten Bereich.
2. Drücken Sie die Taste und halten Sie sie gedrückt.
3. Markieren Sie (mit der Maus) den nächsten Bereich – Sie werden sehen, dass die
alte Markierung bestehen bleibt, und der neue Bereich zusätzlich markiert wird.
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4. Halten Sie ggf. die Taste gedrückt und markieren Sie nach Bedarf weitere
Bereiche.
Sie können auch auf die Maus verzichten: Benutzen Sie die Tastatur wie oben beschrieben,
um den ersten Bereich zu markieren. Drücken Sie dann die Tastenkombination .
Nun können Sie die Tastatur benutzen, um auf ein anderes Feld zu gehen,
wo Sie mit der Umschalttaste wieder eine neue Markierung erzeugen können. Wenn Sie
dann wieder drücken, können Sie eine weitere Markierung erzeugen
usw.
Texte, Zahlen und Formeln
Jede Zelle kann eine Information aufnehmen. Wenn Sie ein Feld markiert haben, können Sie
einfach per Tastatur beginnen, das Feld mit Inhalt zu füllen. Um die Eingabe abzuschließen,
drücken Sie entweder die Eingabetaste oder markieren mit der Maus oder per Tastatur ein
anderes Feld.
Die Eingabe, die Sie vornehmen, erscheint gleichzeitig im eigentlichen Feld wie auch in der
Bearbeitungsleiste. Wenn Sie die Eingabe abgeschlossen haben und in dem Feld stehen bleiben
bzw. es wieder markieren, wird der Feldinhalt ebenfalls sowohl im Feld als auch in der
Bearbeitungsleiste gezeigt. Möchten Sie eine Eingabe, die Sie noch nicht abgeschlossen haben,
abbrechen, drücken Sie die Taste . Dann bleibt der Inhalt der Zelle so, wie er
vorher war.
Auffällig ist, dass Texte linksbündig, Zahlen dagegen, zumindest, sobald die Eingabe abgeschlossen
ist, rechtsbündig in das Feld gestellt werden. Excel schreibt Zahlen rechtsbündig,
um Zahlenkolonnen stellenbündig untereinander anzuordnen. Sie können daran auch gut
erkennen, ob Sie sich bei der Eingabe evt. vertippt haben: Wenn Excel eine Zahl nicht als
solche erkennt, wird es die Zahl nämlich linksbündig ins Feld schreiben. Daher sind folgende
Regeln für die Zahleneingabe wichtig:
� Verwenden Sie niemals den Buchstaben „o“ anstelle der Ziffer 0.
� Verwenden Sie bei der Eingabe von Dezimalbrüchen das Dezimalkomma, niemals
einen Punkt.
Führen wir ein erstes Beispiel durch: Geben Sie in die drei Felder A2, A2 und A3 die drei
Zahlen 1, 2 und 3 ein.
Bild 7: Die Tabelle nach der Eingabe von Text und Zahlen
Wenn Sie die Markierung nun in das Feld A4 stellen, können Sie dort eine Formel eingeben,
die Excel anweist, eine Berechnung durchzuführen. Geben Sie ein
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=A1+A2+A3
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Seite 8
Sie sehen, dass die Formel wie gewohnt sowohl im Feld als auch in der Bearbeitungsleiste
erscheint. Schließen Sie die Eingabe ab, wird Excel im Feld A4 das Ergebnis zeigen. Schauen
Sie, wenn das Feld markiert ist, auf die Bearbeitungsleiste, werden Sie erkennen, dass Excel
als „eigentlichen“ Inhalt des Feldes die Formel anzeigt. Excel merkt sich also nicht den ermittelten
Wert, sondern die Regel, nach der der Wert zustande kommt.
Bild 8: Die Tabelle nach Eingabe einer Formel
Geben Sie nun im Feld A1 z. B. die Zahl 10 ein, wird Excel sofort nach Abschluss der Eingabe
das Ergebnis neu berechnen und im Feld A4 das neue Ergebnis 15 anzeigen.
Eingabemodus und Tabellen- bzw. Normaler Modus
Es ist wichtig, zwischen dem Zustand der Eingabe und dem Zustand nach Abschluss der
Eingabe zu unterscheiden: Die Berechnungen werden immer erst durchgeführt, wenn eine
Eingabe abgeschlossen wurde. Ebenso sind auch andere Funktionen erst dann verfügbar,
wenn Excel sich nicht im Eingabemodus befindet.
Ob Excel sich im Zustand der Eingabe befindet oder nicht, können Sie leicht an der Bearbeitungszeile
erkennen: Erscheinen dort ein rotes „X“ und ein grünes Häkchen, dann befindet
sich Excel im Eingabemodus. Sind die Symbole nicht zu sehen, dann arbeitet Excel
im normalen Tabellenmodus.
Bild 9: Excel im Eingabemodus
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Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 9
Bild 10: Excel im Tabellenmodus
Die beiden Symbole „X“ und „Häkchen“ sind übrigens auch geeignet, um eine Eingabe abzuschließen
bzw. abzubrechen: Ein Mausklick auf das Häkchen hat die gleiche Wirkung wie
die Taste , ein Klick auf das „X“ die gleiche wie die Taste .
� Sollten Sie sich einmal wundern, dass bestimmte Befehle nicht verfügbar sind, kann
das daran liegen, dass Excel sich gerade im Eingabemodus befindet. In diesem Modus
werden nur die Befehle in den Menüs angeboten, die für die Bearbeitung des
Zellinhaltes von Bedeutung sind.
Bild 11: Im Eingabemodus stehen verschiedene Befehle nicht zur Verfügung
Leistungsmerkmale – Einige Eckdaten
Wie bereits weiter oben geschildert, kann eine Zelle entweder eine Zahl, einen Text oder eine
Formel aufnehmen. Um Ihnen einen Eindruck davon zu geben, welche Leistungsmerkmale
Excel bietet, seien hier einige wichtige Eckdaten über die möglichen Inhalte von Zellen
genannt:
� Die größtmögliche positive Zahl, die Excel berechnen kann, ist eine Zahl mit 308
Stellen, sie lautet 1,79769313486231*10 308 .
� Die kleinste zulässige negative Zahl ist -2,2250738585072*10 -308 .
� Die kleinste zulässige positive Zahl ist 2,229*10 -308 .
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Arbeitsmappen
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Seite 10
� Die größte zulässige negative Zahl ist -1*10 -307 .
� Dabei rechnet Excel aber nicht mit allen 307 bzw. 308 möglichen Stellen, die Genauigkeit
beträgt „nur“ 15 Stellen – was aber für die meisten Zwecke auch vollkommen
ausreichen dürfte.
� Die Länge einer Formel darf maximal 1.024 Zeichen betragen.
� Ein Text in einer Zelle schließlich darf jede beliebige Art von Zeichen enthalten
und maximal 32.767 Zeichen lang sein, es werden allerdings maximal 1.024 Zeichen
auf dem Bildschirm angezeigt.
Wesentliches Element der Arbeit mit Excel ist also der Umgang mit Tabellen, um in ihnen
Daten so anzuordnen, dass sie berechnet, analysiert oder anders betrachtet oder ausgewertet
werden können. Häufig kommt es vor, dass im Zusammenhang mit einer Aufgabe mehrere
Tabellen gleichzeitig benötigt werden. Sie können zwar mit Excel mehrere Dateien gleichzeitig
laden, um verschiedene Tabellen zu öffnen, bequemer ist die Arbeit jedoch, wenn Sie
in einer Datei gleich mehrere Tabellen unterbringen können.
Daher versteht Excel eine Datei nicht als eine Tabelle, sondern als Sammlung von Blättern,
als so genannte „Arbeitsmappe“. Eine Arbeitsmappe kann sehr viele Blätter aufnehmen (die
Zahl der Blätter pro Arbeitsmappe ist nur durch den verfügbaren Speicher begrenzt – man
sollte eine Mappe aber auf maximal ca. 50 bis 100 Blätter beschränken, weil sonst die Verarbeitungsgeschwindigkeit
leidet), wobei jedes Blatt eine Tabelle oder ein Diagramm sein
kann.
Diagramme
Daten, besonders Zahlen, sind oft unübersichtlich und auf den ersten Blick wenig aussagekräftig.
Daher bietet Excel als eine weitere Möglichkeit der Anwendung an, Daten als Diagramm
grafisch darzustellen. Ein Diagramm kann als zusätzliches Blatt neben Tabellen in
einer Arbeitsmappe untergebracht werden. Eine Arbeitsmappe kann natürlich auch mehrere
Diagramme enthalten. Wie Diagramme erstellt werden, wird später im Kapitel „Einfache
Diagramme erzeugen“ ab Seite 104 gezeigt.
Zwischen Blättern wechseln
Am unteren Rand, unterhalb der aktuellen Tabelle, sehen Sie links das Register der verschiedenen
Blätter.
Bild 12: Das Blattregister am unteren Rand
Sie können von aktuellen Blatt zu einem anderen Blatt wechseln, indem Sie es einfach mit
der Maus im Register anklicken. Sie können auch die Tastatur benutzen, um von einem Arbeitsblatt
zum nächsten oder vorherigen zu wechseln: Mit der Tastenkombination
wechseln Sie zum nächsten, mit der Kombination
zum vorherigen Arbeitsblatt.
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Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 11
Links vom Blattregister sind vier Pfeilsymbole zu sehen. Sollte eine Arbeitsmappe einmal
sehr viele Blätter enthalten, kann es geschehen, dass nicht alle Blätter im Blattregister angezeigt
werden können, weil der Platz nicht ausreicht. In dem Fall dienen die Pfeilsymbole
dazu, das Blattregister nach links oder rechts zu verschieben bzw. ganz an den Anfang oder
das Ende des Blattregisters zu springen.
Mit Excel rechnen und arbeiten
Feldinhalte
Um die wichtigsten Funktionen zum Arbeiten mit Excel und besonders zum Berechnen
von Formeln kennen zu lernen, werden wir ein Beispiel erarbeiten, in dem Excel eine Zinseszinsberechnung
durchführt.
Wie bereits gesehen, kann Excel drei Arten von Inhalten in einer Zelle unterbringen:
� Zahlen
� Texte
� Formeln
Eine Formel muss immer mit einem Gleichheitszeichen, dem Symbol „Plus“ oder dem
Symbol „Minus“ beginnen (und natürlich richtig konstruiert sein).
Eine Zahl muss als Zahl zu erkennen sein, sie darf also nur aus Ziffern und dem Dezimalkomma
bestehen und keine Buchstaben oder Sonderzeichen enthalten. Eine Ausnahme
(von mehreren): Sie dürfen ein Prozentzeichen hinter die Zahl stellen, um sie als Prozentzahl
zu kennzeichnen.
Geben Sie in der Tabelle folgende Feldinhalte ein:
Ihre Tabelle sollte jetzt so aussehen:
A B
1 Zinseszinsberechnung
2
3 Zinssatz 4,5%
4 Startkapital 10000
5 1. Jahr
Bild 13: Die Tabelle nach den ersten Eingaben
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Denken Sie daran, dass Sie jede Eingabe ordentlich abschließen müssen: Mit der Eingabetaste,
durch Klick auf das Symbol „Häkchen“ in der Bearbeitungsleiste oder indem Sie eine der
Pfeiltasten drücken.
Sollte der Platz für Text in einer Zelle wie in diesem Beispiel in A1 nicht ausreichen, wird
Excel den Text automatisch in das rechts liegende Nachbarfeld überlaufen lassen, wenn dies
leer ist. Andernfalls wird der Text am rechten Zellenrand abgeschnitten. Zahlen allerdings
können nicht ins Nachbarfeld überlaufen; wenn der Platz für eine Zahl nicht ausreicht, wird
anstelle der Zahl ein Hinweis ausgegeben. In dem Fall muss man die Spaltenbreite ändern.
Wie das gemacht wird, wird weiter unten erläutert.
Felder editieren
Wenn Sie den Inhalt eines Feldes ändern möchten, z. B. weil Sie sich verschrieben haben,
brauchen Sie nicht den ganzen Feldinhalt neu einzugeben. Sie können den Inhalt auch bearbeiten:
1. Stellen Sie die Markierung auf das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten.
2. Klicken Sie mit der Maus in die Bearbeitungsleiste. Excel wechselt in den Eingabemodus
und in der Bearbeitungszeile erscheint an der Stelle, an die Sie geklickt
haben, eine Einfügemarke („Cursor“).
3. Jetzt können Sie den Cursor mit den Taste oder
nach links oder rechts verschieben. An der Stelle, an der der Cursor steht, können
Sie Zeichen eingeben, die dort eingefügt werden. Mit der KORREKTURTASTE
löschen Sie jeweils das Zeichen links vom Cursor, mit der Taste löschen
Sie jeweils das Zeichen rechts vom Cursor.
4. Wenn Sie die gewünschten Änderungen durchgeführt haben, schließen Sie die
Eingabe wie gewohnt mit der Eingabetaste ab. Möchten Sie, dass Excel die Änderungen
nicht übernimmt, können Sie den Vorgang auch mit der Taste
abbrechen.
Bild 14: Bearbeitung des Feldinhaltes
Es gibt zu dieser Vorgehensweise, bei der die Änderungen in der Bearbeitungsleiste geschehen,
eine alternative Möglichkeit:
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Statt mit der Maus in die Bearbeitungsleiste zu klicken, drücken Sie entweder die Funktionstaste
oder führen in der zu bearbeitenden Zelle mit der Maus einen Doppelklick
aus. Auch hier wird das Feld zum Bearbeiten geöffnet, nur dass der Cursor jetzt statt in der
Bearbeitungszeile im Feld selbst erscheint. Das übrige Vorgehen ist wie oben beschrieben.
Feldinhalte überschreiben und löschen
Wenn die Markierung auf einem Feld steht, können Sie, wie bereits gesehen, in diesem Feld
etwas eingeben, indem Sie einfach etwas schreiben und die Eingabe mit der Eingabetaste abschließen.
Sollte das Feld schon einen Inhalt haben, wird dieser Inhalt einfach überschrieben,
also durch das, was Sie neu eingegeben haben, ersetzt.
Wenn Sie die Eingabe nicht abschließen, sondern mit der Taste oder dem roten
Symbol „X“ abbrechen, bleibt der ggf. vorhandene alte Inhalt der Zelle erhalten.
Um einen Feldinhalt komplett zu löschen, markieren Sie das Feld und drücken die Taste
.
� Benutzen Sie hierfür nicht die Korrekturtaste, die ist für andere Zwecke vorgesehen.
Verschieben und Kopieren mit der Maus („Drag and Drop“)
Sie können die Maus benutzen, um Felder zu verschieben oder zu kopieren. Zum Verschieben
gehen Sie so vor:
1. Markieren Sie das Feld, das (oder die Felder, die) Sie verschieben möchten.
2. Zeigen Sie mit der Maus auf die Umrandung des Feldes, so dass der Mauszeiger
die Form eines Pfeils annimmt, der nach oben links zeigt. Achten Sie darauf, dass
Sie nicht auf das Symbol mit dem kleinen Pünktchen in der unteren rechten Ecke
der Markierung zeigen – das Symbol dient anderen Zwecken, und der Mauszeiger
ändert dort seine Form zum Symbol „Plus“.
3. Klicken Sie die Umrandung an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie
die Markierung mit gedrückter Maustaste dorthin, wohin die Markierung verschoben
werden soll.
4. Lassen Sie die Maustaste los, sobald die Markierung an die gewünschte Stelle geschoben
wurde.
Man nennt diese Vorgehensweise „Drag and Drop“, also „Ziehen und fallen lassen“.
Bild 15: Markierung
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Bild 16: Verschieben der Markierung
Bild 17: Das Markierte wurde verschoben
� Wenn dort, wo Sie die Markierung hinschieben, bereits etwas steht, erscheint ein
Warnhinweis, in dem Excel Sie fragt, ob der bestehende Inhalt überschrieben werden
soll.
Ganz ähnlich können Sie vorgehen, wenn Sie den Inhalt eines oder mehrerer Felder nicht
verschieben, sondern kopieren möchten. Der Unterschied besteht nur darin, dass Sie beim
Verschieben die Taste drücken und festhalten. Sie erkennen, dass, wenn Sie beim
Verschieben gedrückt halten, der Mauszeiger nicht nur ein Pfeil nach oben rechts
wird, sondern zusätzlich ein kleines Symbol „Plus“ oben rechts am Mauszeiger erscheint.
Das ist der Hinweis darauf, dass Sie im Begriff sind, zu kopieren statt zu verschieben.
� Wichtig ist beim Kopieren, dass die Taste gedrückt ist, während Sie die
Maustaste loslassen. Sie müssen also nicht versuchen, die Maustaste und die Taste
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genau gleichzeitig loszulassen – halten Sie gedrückt, lassen Sie die
Maustaste los und anschließend die Taste .
Verschieben und Kopieren mit der Windows-Zwischenablage („Cut and Paste“)
Statt mit der Maus zu verschieben oder zu kopieren, können Sie auch eine Windows-
Funktion verwenden. Die ist zwar etwas umständlicher, hat aber zum einen den Vorteil,
dass man nicht so geschickt mit der Maus zu hantieren braucht, und dass Sie mit dieser
Funktion Felder auch von einem Blatt in ein anderes, eine andere Arbeitsmappe oder sogar
ein Dokument eines anderen Programms, z. B. Word oder Powerpoint, verschieben oder
kopieren können. Diese Funktion nennt sich „Zwischenablage“.
So gehen Sie vor:
1. Markieren Sie wieder das Feld oder die Felder, die Sie verschieben oder kopieren
möchten.
Bild 18: Markierung
2. Geben Sie den Befehl BEARBEITEN – AUSSCHNEIDEN wenn Sie verschieben
möchten oder BEARBEITEN – KOPIEREN, wenn Sie kopieren möchten. Sie sehen,
dass der markierte Bereich jetzt mit einem flimmernden Rahmen gekennzeichnet
wird. Damit weist Excel darauf hin, dass das Markierte sich in der Zwischenablage
befindet.
Bild 19: Das Markierte ist in der Zwischenablage
3. Gehen Sie an die Stelle, an die Sie das Markierte verschieben bzw. kopieren
möchten. Das kann ein anderer Bereich der aktuellen Tabelle, ein Bereich in einer
anderen Tabelle der gleichen Mappe oder einer anderen Arbeitsmappe oder auch
ein anderes Dokument in einem ganz anderen Programm sein. Bedenken Sie,
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dass, wenn Sie mehrere Felder markiert haben, der Inhalt der Zwischenablage
immer von der linken oberen Ecke an am Ziel eingefügt wird.
Bild 20: Der Zielort ist markiert
4. Geben Sie nun den Befehl BEARBEITEN – EINFÜGEN. Der Inhalt der Zwischenablage
wird, ausgehend von der oberen linken Ecke nach unten und rechts, am
Ziel eingefügt.
Bild 21: Der Inhalt der Zwischenablage wurde eingefügt
Sie können, statt im Menü BEARBEITEN die verschiedenen Befehle zu geben, auch Tastenkombinationen
oder Symbole in der oberen Symbolleiste verwenden:
� Statt des Befehls BEARBEITEN – AUSSCHNEIDEN können Sie die Tastenkombination
oder das Symbol AUSSCHNEIDEN (die Schere) benutzen.
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� Statt des Befehls BEARBEITEN – KOPIEREN können Sie die Tastenkombination
oder das Symbol KOPIEREN mit zwei Blättern rechts von der Schere
benutzen.
� Statt des Befehls BEARBEITEN – EINFÜGEN können Sie die Tastenkombination
, bei Excel zusätzlich auch die Eingabetaste oder das Symbol
EINFÜGEN mit dem Klemmbrett rechts vom Symbol KOPIEREN benutzen.
Ausschneiden Kopieren Einfügen
Bild 22: Symbole KOPIEREN, AUSSCHNEIDEN und EINFÜGEN
Die Zwischenablage ist eine Art „Transportbehälter“ für Daten und Objekte beliebiger Art.
Sie können mit annähernd jedem Programm Daten in die Zwischenablage legen und sie
auch in annähernd jedem Programm aus der Zwischenablage wieder einfügen. Die Befehle
zum Übernehmen der markierten Daten bzw. des markierten Objekts sind bei fast jedem
Programm BEARBEITEN – AUSSCHNEIDEN bzw. BEARBEITEN – KOPIEREN, und der Befehl
zum Einfügen des Inhalts der Zwischenablage an der Stelle des Cursors ist bei fast allen
Programmen BEARBEITEN – EINFÜGEN.
Der Unterschied zwischen BEARBEITEN – AUSSCHNEIDEN und BEARBEITEN – KOPIEREN
besteht darin, dass bei BEARBEITEN – AUSSCHNEIDEN der markierte Text bzw. das markierte
Objekt beim Übernehmen in die Zwischenablage an der Quelle entfernt wird (was
zum Verschieben des Markierten führt), während BEARBEITEN – KOPIEREN das Markierte
an der Quelle stehen lässt.
Der Inhalt der Zwischenablage bleibt so lange erhalten, bis Sie etwas Neues in die Zwischenablage
fügen oder eine andere Aktion ausführen. Sie können den Inhalt also mit
BEARBEITEN – EINFÜGEN beliebig oft und an unterschiedlichen Stellen wieder einfügen.
Excel kennzeichnet den aktuellen Inhalt der Zwischenablage durch den flimmernden Rahmen.
Wenn der nicht mehr zu sehen ist, ist die Zwischenablage leer. Im Gegensatz zu den
meisten anderen Windows-Programmen wird die Zwischenablage geleert, sobald Sie eine
andere Aktion ausführen oder drücken.
Die Funktion „AutoAusfüllen“
Eine besonders praktische Funktion von Excel nennt sich „AutoAusfüllen“. Damit kann
Excel den Inhalt eines oder mehrerer Felder auf die Nachbarfelder – üblicherweise nach unten
oder nach links – fortsetzen, wobei die Inhalte nicht einfach nur kopiert werden, sondern,
wo die Möglichkeit besteht, Reihen gebildet und weitergeführt werden. Wir können
diese Funktion nutzen, um den Text „1. Jahr“, der im Feld A5 steht, auf die darunter liegenden
Felder auszudehnen, wobei natürlich in den Feldern darunter „2. Jahr“, „3. Jahr“ etc.
stehen soll.
So gehen Sie vor:
1. Markieren Sie das Feld von dem aus die Reihe gebildet werden soll, in unserem
Fall also das Feld A4.
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Bild 23: Markierung
2. Zeigen Sie mit der Maus auf das kleine schwarze Quadrat, das in der unteren
rechten Ecke der Markierung steht. Der Mauszeiger ändern seine Form zu einem
kleinen Symbol „Plus“.
Bild 24: Nach unten ziehen
3. Klicken Sie das kleine Quadrat unten rechts in der Markierung an, halten Sie die
Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Markierung mit gedrückter Maustaste
nach unten, in unserem Beispiel bis ins Feld A9. Wenn Sie die Maustaste loslassen,
wird Excel den Inhalt des Quellfeldes, hier also „1. Jahr“ auf die darunter liegenden
Nachbarfelder fortsetzen, indem es in diese Felder „2. Jahr“, „3. Jahr“,
„4. Jahr“ und „5. Jahr“ schreibt.
Bild 25: Der Bereich wurde ausgefüllt
� Sollte Excel den Inhalt einfach kopiert haben, in allen Feldern also jeweils „1.Jahr“
stehen, liegt das sehr wahrscheinlich daran, dass Sie im ersten Feld A4 zwischen dem
„1.“ Und dem Wort „Jahr“ kein Leerzeichen gesetzt haben. Das ist aber Voraussetzung
dafür, dass Excel eine Reihe erkennt und fortsetzen kann. In diesem Fall sollten
Sie das Feld A4 markieren, mit dem oben beschriebenen Verfahren (also z. B. indem
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Sie in die Bearbeitungsleiste klicken) das Leerzeichen vor dem Wort „Jahr“ einfügen,
die Eingabe mit der Eingabetaste abschließen und die Schritte 1. bis 3. wiederholen.
Grundsätzlich arbeitet die Funktion AutoAusfüllen also nach dem Verfahren, dass zunächst
ein oder mehrere übereinander oder nebeneinander liegende Quellfelder zusammenhängend
markiert werden, und dann mit der Maus und dem kleinen quadratischen Kästchen in der
unteren rechten Ecke der Markierung die Reihe nach unten oder nach rechts fortgesetzt
wird.
� AutoAusfüllen arbeitet immer nur in jeweils eine Richtung. Möchten Sie sowohl nach
unten als auch nach rechts ausfüllen, ziehen Sie den AutoAusfüllen-Bereich zuerst in
eine Richtung, lassen die Maustaste kurz los, die durch das AutoAusfüllen erzeugte
Markierung aber stehen und setzen dann mit dem AutoAusfüllen-Symbol neu an,
um in die andere Dimension zu ziehen.
� Sie können mit AutoAusfüllen nicht nur nach unten oder nach rechts ausfüllen, sondern
auch nach oben oder nach links. Excel wird dann ggf. die Reihe in umgekehrter
Reihenfolge bilden, also z. B. subtrahieren statt zu addieren.
Dabei gelten für die Erzeugung von Reihen einige Voraussetzungen:
Texte mit AutoAusfüllen fortsetzen
Wenn im Quellfeld ein Text steht, der eine Ziffer entweder am Anfang oder am Ende enthält,
wird beim Ausfüllen diese Ziffer fortgesetzt. Voraussetzung ist allerdings, dass die Ziffer,
wenn sie am Anfang steht, mit einem Leerzeichen vom restlichen Text getrennt ist.
Steht die Ziffer am Ende, ist dies nicht notwendig. Steht die Ziffer in der Mitte des Textes
also z. B. in der Form „nach 1 Jahr“, kann das AutoAusfüllen keine Reihen bilden.
Sie können auch andere Texte fortsetzen lassen, denn Excel kennt einige weitere Reihen, die
aus Texten gebildet werden. Diese Reihen sind:
� Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So
� Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag, Sonntag
� Jan, Feb, Mrz, Apr, Mai, Jun, Jul, Aug, Sep, Okt, Nov, Dez
� Januar, Februar, März, April, Mai, Juni, Juli, August, September, Oktober, November,
Dezember
Bild 26: Einige Beispiele für das AutoAusfüllen mit Text und Zahlen
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Es ist dabei nicht notwendig, dass Sie die Reihe mit „Mo“, „Montag“, „Jan“ oder „Januar“
beginnen lassen – auch wenn Sie als erste Angabe einen Text aus der Mitte einer der Reihen
verwenden, wird Excel die Reihe richtig fortsetzen.
Zahlenreihen fortsetzen
Möchten Sie die AutoAusfüllen-Funktion mit Zahlen verwenden, müssen mindestens zwei
Zahlen als Basis für die Reihe in zwei zusammenhängenden Feldern stehen, damit Excel erkennt,
wie die Reihe konstruiert sein soll. Dabei wird Excel als Form der Fortsetzung der
Reihe immer eine Addition oder eine Subtraktion annehmen, es werden also stets sog. „arithmetische
Reihen“ gebildet.
� Aus den Basiszahlen 1 und 3 wird Excel die Reihe mit 5, 7, 9 etc. fortsetzen, also zu
jedem neuen Element der Reihe 2 hinzuaddieren. Eine sog. „geometrische Reihe“,
die mit den Zahlen 9, 27, 81 etc. fortgesetzt würde, bei der die neuen Elemente also
durch Multiplikation mit 3 entstehen, kann auf diese Art nicht erzeugt werden. Für
solch einen Fall braucht man den Befehl BEARBEITEN – AUSFÜLLEN – REIHE.
So gehen Sie vor:
1. Geben Sie in einem Feld, z. B. C5, die Zahl 1 ein.
2. Geben Sie im Feld darunter, also in C6, die Zahl 6 ein.
3. Markieren Sie C5 und C6, indem Sie auf mitten auf C5 klicken, die Maustaste
festhalten und mit gedrückter Maus bis ins Feld C6 nach unten ziehen.
4. Lassen Sie die Maustaste los und zeigen auf das kleine Kästchen unten rechts in
der Markierung und ziehen Sie die Markierung abwärts bis in das Feld C9.
Bild 27: AutoAusfüllen mit Zahlen
Sie sehen, dass Excel die Reihe jetzt mit den Zahlen 11, 16 und 21 fortsetzt.
Kopieren statt Reihen bilden
Es kann auch einmal vorkommen, dass Sie die AutoAusfüllen-Funktion nur dazu verwenden
wollen, Feldinhalte nach unten oder rechts zu kopieren, Excel dabei aber nicht versuchen
soll, eine Reihe zu bilden. In diesem Fall drücken Sie, so wie beim Kopieren per Drag
and Drop, beim Loslassen der Maustaste die Taste . Excel wird jetzt keine Reihe
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bilden, sondern die Inhalte des markierten Feldes bzw. der markierten Felder in die gewünschte
Richtung kopieren.
Rückgängig machen von Fehlern
Bild 28: Kopieren mit AutoAusfüllen
Wenn Sie mit Excel versehentlich etwas Falsches getan haben, können Sie in den meisten
Fällen den Fehler wieder beheben, indem Sie den Befehl BEARBEITEN RÜCKGÄNGIG geben.
Excel wird immer genau das Letzte, was Sie getan haben bzw. Excel angewiesen haben zu
tun, zurücknehmen. So können Sie z. B. versehentlich beim Kopieren oder Verschieben überschriebene
Felder zurückgewinnen etc.
� Befehle, die etwas auslösen, das nicht mehr nur innerhalb von Excel stattfindet, z. B.
Speichern oder Drucken, lassen sich nicht zurücknehmen.
Excel merkt sich die letzten 16 Aktionen, die Sie durchgeführt haben und erlaubt die sequentielle
Rücknahme dieser Aktionen. „Sequentiell“ bedeutet in diesem Zusammenhang,
dass Sie nicht nur die z. B. viertletzte Aktion zurücknehmen können, sondern nur alle vier
Aktionen, die Sie zuletzt durchgeführt haben, gemeinsam.
Sie können statt des Befehls BEARBEITEN – RÜCKGÄNGIG auch die Tastenkombination
benutzen. Das Symbol RÜCKGÄNGIG mit dem nach links schwingenden Pfeil
in der Standard-Symbolleiste ist eine weitere Möglichkeit, den Befehl zu geben. Sie sehen
rechts neben diesem Symbol einen kleinen Pull-Down-Pfeil. Wenn Sie darauf klicken, zeigt
Excel Ihnen die letzten durchgeführten Aktionen an, so dass Sie auch direkt z. B. auf die
fünftletzte Aktion klicken können, um diese Aktion und alle seitdem durchgeführten Aktionen
zurückzunehmen.
Wenn Sie etwas rückgängig gemacht haben, was doch Bestand haben soll, können Sie den
Befehl BEARBEITEN – WIEDERHERSTELLEN geben. Damit wird die zuletzt rückgängig gemachte
Aktion wiederhergestellt. Auch hier können Sie der Reihe nach alle zurückgenommenen
Aktionen wiederherstellen. Alternativ zum Befehl BEARBEITEN – WIEDERHER-
STELLEN gilt die Tastenkombination oder das Symbol WIEDERHERSTELLEN –
der nach rechts geschwungene Pfeil rechts neben dem Symbol RÜCKGÄNGIG in der Standard-Symbolleiste.
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Formeln
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Einige Aktionen kann Excel nicht zurücknehmen, insbesondere solche, die mit dem Dateisystem
zusammenhängen: Wenn Sie eine Datei speichern oder im Verlauf des Dialogs
DATEI – SPEICHERN UNTER einen Ordner anlegen, lassen sich diese Aktionen z. B. nicht
rückgängig machen.
Die wichtigste Aufgabe von Excel ist die Berechnung von Werten anhand von Formeln.
Dazu bietet Excel neben einigen arithmetischen Rechenoperatoren eine Vielzahl von Funktionen
aus den verschiedensten Bereichen an.
Formeln eingeben
Generell muss man Excel mitteilen, dass das, was man eingibt, eine Formel ist. Das geschieht
normalerweise dadurch, dass man die Eingabe in einem Feld mit einem Gleichheitszeichen
beginnt. Alternativ kann man auch das Zeichen „Plus“ verwenden.
Unterlässt man den Hinweis darauf, dass die Eingabe eine Formel enthält, wird Excel die
Eingabe i. d. R. als Text interpretieren und demzufolge nicht rechnen, sondern den Inhalt
als Text zeigen.
Sie sollten es möglichst vermeiden, Zahlen in Formeln zu verwenden, sondern immer die
Adressen der Felder, in denen die Zahlen abgelegt sind, als Platzhalter angeben. Der Sinn
von Excel ist ja, die Ergebnisse von Formeln zu berechnen, und dabei Änderungen an den
Werten, die den Ergebnissen zu Grunde liegen, sofort für eine Neuberechnung zu verwenden.
Wenn Sie aber in einer Formel eine Zahl anstelle der Adresse, die diese Zahl enthält,
verwenden, führt das dazu, dass Excel, wenn die Zahl an der Stelle, wo sie in der Tabelle
steht, geändert wird, die Formel nicht neu berechnet.
Natürlich muss die Formel in sich schlüssig sein und korrekt konstruiert werden. Excel
stellt ggf. syntaktische Fehler fest, also solche Fehler, die dazu führen, dass eine Formel
nicht interpretiert werden kann, nicht berechnet werden kann oder ein ungültiges Ergebnis
liefert. Diese Fehler werden entweder dadurch gekennzeichnet, dass Excel anstelle eines Ergebnisses
einen Fehlerwert anzeigt, oder durch Warnhinweise, die bei ganz falsch konstruierten
Formeln, deren Interpretation unmöglich ist, auf diesen Umstand hinweisen.
� Wenn Sie z. B. eine Division durch 0 vornehmen wollen, lautet der in der Tabelle
angezeigte Fehlerwert „#DIV/0!“.
� Wenn Sie in einer Formel, die Zahlen berechnen soll, eine Adresse angeben, die
keine Zahl, sondern einen Text enthält, zeigt Excel anstelle eines berechneten
Ergebnisses den Fehlerwert „#WERT!“ an.
� Wenn Sie eine Formel erzeugen, die sich letztlich auf sich selbst bezieht (also
z. B. im Feld B5 eine Formel eingeben, die =B3+B4+B5 lautet), wird Excel einen
Fehlerdialog öffnen, in dem darauf hingewiesen wird, dass Sie einen sog.
„Zirkelbezug“ erzeugt haben. Ignorieren Sie diese Meldung, wird Excel als Ergebnis
immer (und falsch) 0 ermitteln.
� Wenn Sie Klammern falsch setzen, beispielsweise eine Klammer, die Sie geöffnet
haben, nicht wieder schließen, also z. B. =A3*(A4+A5 eingeben, wird Excel einen
Dialog öffnen, indem auf den Fehler hingewiesen und ein Korrekturvorschlag
unterbreitet wird.
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Bild 29: Division durch 0
Bild 30: Verweis auf Text in Rechenformel
Bild 31: Zirkelbezug: Die Formel verweist auf die eigene Adresse – also auf sich selbst
Operatoren, Arithmetik und Zahlen
Excel bietet eine Reihe von Operatoren für arithmetische Berechnungen an. Diese Operatoren
sind:
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
^ Potenzierung
() Klammern
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Excel berücksichtigt die Regeln der Arithmetik, also z. B. die Regel „Punktrechnung vor
Strichrechnung“. Wenn im Feld A1 die Zahl 4, im Feld A2 die Zahl 5 und im Feld A3 die
Zahl 6 steht, wird die Formel
=A1*A2+A3
das Ergebnis 26 liefern. Geben Sie dagegen als Formel ein
=A1*(A2+A3)
berechnet Excel als Ergebnis den Wert 44.
Bild 32: Unterschiede durch Klammernsetzung
In unserem Beispiel „Zinseszinsberechnung“ soll Excel im Feld B5 das verzinste Kapital
nach Ablauf des ersten Jahres berechnen. Das Startkapital findet sich im Feld B4, der Zinssatz,
der bereits als Prozentzahl, also als Hundertstel angegeben ist, im Feld B3. Die Formel
soll also das Startkapital (B4) um die Zinsen (B4*B3) erhöhen. Demnach lautet die Formel
in B5:
=B4+B4*B3
Man kann hier eine Vereinfachung durchführen: Wenn in einer Summe, deren Summanden
Produkte sind, ein Faktor in jedem der Produkte vorkommt, kann man diesen Faktor „aus
der Klammer ziehen“, also diesen Faktor mit der Summe der restlichen Faktoren multiplizieren.
Die Formel würde dann lauten:
=B4*(1+B3)
Bild 33: Nach der Eingabe einer Formel in der Zinseszinsberechnung
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Seite 25
Ob Sie die erste oder die zweite Variante der Formel verwenden, ist im Prinzip unerheblich,
weil beide zum gleichen Ergebnis führen. Die zweite Variante ist nur insofern besser, also
dort nur zwei Variable vorkommen, während die erste Formel drei Variablen enthält.
Wie Sie sehen, hat Excel das Ergebnis von 10450 korrekt berechnet.
Verschiedene Arten der Adressierung: Absolute und relative Adressen
In unserem Beispiel soll Excel ja nicht nur das Ergebnis der Verzinsung nach einem Jahr berechnen,
sondern diese Berechnung für die folgenden vier Jahre fortsetzen. Da die Formel
im Prinzip in allen Jahren die gleiche ist, bietet es sich natürlich an, die Formel aus dem Feld
B5 einfach in die darunter liegenden Nachbarfelder zu kopieren, z. B. indem man die Funktion
AutoAusfüllen verwendet.
� Beim Kopieren von Formeln mit AutoAusfüllen setzt Excel keine Reihe fort, sondern
kopiert nur die Formeln selbst.
Markieren Sie also das Feld B5, das unsere Formel enthält, und kopieren die Formel mit
dem AutoAusfüllen-Symbol abwärts bis in das Feld B9.
Bild 34: Nach dem ersten Kopieren der Formel
Sie sehen, dass hier offensichtlich etwas schiefgegangen ist. Excel hat für das zweite Jahr
nicht, wie zu erwarten wäre, einen Betrag von etwas über 10.900 errechnet, sondern einen
geradezu absurd hohen Betrag von über 100 Millionen. In den nächsten Zeilen wird der Betrag
sogar so groß, dass Excel ihn nicht mehr innerhalb des verfügbaren Platzes darstellen
kann und deshalb auf die Exponentialschreibweise ausweicht: 1,2468E+32 z. B. bedeutet
1,2468 mal 10 hoch 32, also eine 32-stellige Zahl.
Dass Excel so vorgegangen ist, erfüllt jedoch einen gewissen Sinn. Schauen Sie sich noch
einmal unsere erste Formel im Feld B5 an. Sie lautet
=B4*(1+B3)
Wenn Sie ein Feld nach unten gehen, also auf B6, sehen Sie, was Excel beim Kopieren der
Formel getan hat. Es hat die Formel geändert in:
=B5*(1+B4)
Wandern Sie mit der Markierung weiter abwärts, sehen Sie, dass auch in den folgenden Zeilen
die Adressen in der Formel jeweils geändert wurden:
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=B6*(1+B5)
=B7*(1+B6)
=B8*(1+B7)
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Seite 26
Excel hat also die Adresse „B4“ in der ersten Formel nicht in dem Sinne verstanden, dass
beim Kopieren auch in den neu entstehenden Formeln der Wert wieder aus B4 genommen
werden soll, sondern hat die Adresse jeweils an den neuen Standort der Formel angepasst.
Im Prinzip ist das auch sinnvoll: würde Excel die Formel einfach so kopieren, wie sie ist,
würde ja in jedem Jahr der gleiche Betrag von 10.450 errechnet werden – auch das wäre
falsch. So aber versteht Excel eine Adresse immer in Bezug auf den jeweiligen Standort der
Formel – wird die Formel kopiert und erhält dadurch die Kopie der Formel einen neuen
Standort, werden die Adressen innerhalb der Formel an den neuen Standort angepasst. Die
Adresse „B4“ in der Formel in B5 ist also nicht in dem Sinne zu verstehen, dass immer auf
B4 zugegriffen werden soll, sondern wird von Excel im Sinne von „selbe Spalte wie die Formel,
eine Zeile darüber“ interpretiert.
Zinssatz 4,50 %
Startkapital 10000
1. Jahr =B4*(1+B3)
2. Jahr =B5*(1+B4)
3. Jahr =B6*(1+B5)
4. Jahr =B7*(1+B6)
5. Jahr =B8*(1+B7)
Man nennt diese Art von Adresse eine „relative Adresse“. Gibt man also in einer Formel eine
Adresse in der Form „A1“, „D12“ oder K120“ ein, wird Excel beim Kopieren der Formel
die Adresse immer als relative Adresse interpretieren und – je nach der Richtung, in die die
Formel kopiert wird – aus „A1“ „A2“, „A3“, „A4“ usw. bzw. „B1“, „C1“, „D1“ etc. machen.
Falsch ist es aber natürlich, dass Excel diese Interpretation auch bei der Adresse „B3“, die ja
auf den Zinssatz verweist, anwendet. Der Zinssatz steht ja immer im gleichen Feld, und
beim Kopieren soll Excel den Zinssatz auch immer aus diesem Feld entnehmen.
Das muss man Excel aber ausdrücklich mitteilen, denn Excel versteht ja nicht den Sinn einer
Formel, sondern nur deren Syntax und kann deshalb auch nicht von selbst auf die Idee
kommen, dass hier eine andere Interpretation sinnvoll wäre.
Um dafür zu sorgen, dass eine Adresse nicht relativ interpretiert, also beim Kopieren an den
neuen Standort der Formel angepasst wird, muss man den Teil der Adresse, der sich auch
beim Kopieren keinesfalls ändern soll, durch ein vorangestelltes Dollarzeichen kennzeichnen.
Man nennt diese Art der Adressierung „absolute Adressierung“.
Ändern Sie also die Adresse „B3“ in die Form „B$3“, so dass die Formel im Feld A5 jetzt
lautet
=B4*(1+B$3)
� Die Formel soll ja nach unten kopiert werden. Also wird beim Kopieren auch nur
die Zeilennummer geändert – der Spaltenbuchstabe wird durch das Kopieren nicht
geändert. Demzufolge muss nicht die Spalte absolut gemacht werden, sondern nur die
Zeile.
Zunächst wird sich durch diese Änderung nichts ändern. Wenn Sie aber nun die Formel in
B5 wieder bis B9 nach unten kopieren, wird Excel in den Kopien der Formel jetzt die Adresse
„B$3“ unverändert lassen, so dass die Beträge in allen Feldern korrekt berechnet werden.
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Zinssatz 4,50 %
Startkapital 10000
1. Jahr =B4*(1+B$3)
2. Jahr =B5*(1+B$3)
3. Jahr =B6*(1+B$3)
4. Jahr =B7*(1+B$3)
5. Jahr =B8*(1+B$3)
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Bild 35: Die Tabelle wird richtig berechnet
� Eine Adresse kann also auf vier verschiedene Arten formuliert werden: Als „B4“,
$B4“, „B$4“ und „$B$4“.
� Bei der Formulierung „B4“ wird die Adresse beim abwärts Kopieren zu „B5“, „B6“,
„B7“, „B8“ etc., beim Kopieren nach rechts zu „C4“, „D4“, „E4“, „F4“ etc.
� Wird die Adresse als „$B4“ angegeben, wird beim Kopieren nach unten daraus dennoch
„$B5“, „$B6“, „$B7“, „$B8“ etc., weil ja nur die Spalte durch das Dollar-
Symbol absolut gemacht wurde, die Zeile aber weiter relativ adressiert ist. Wird die
Formel dagegen nach rechts kopiert, bleibt die Adresse immer „$B4“, weil Excel ja
durch das Dollar-Symbol vor dem Spaltenbuchstaben angewiesen wurde, den Spaltenbuchstaben
nicht zu ändern.
� Gibt man die Adresse als „B$4“ an, wird sie, wie in unserem Beispiel, beim abwärts
Kopieren nicht geändert, bleibt also immer „B$4“. Kopiert man eine Formel mit dieser
Adresse dagegen nach rechts, wird daraus „C$4“, „D$4“, „E$4“, „F$4“ etc., weil
ja nur die Zeile, nicht aber die Spalte durch das Dollar-Symbol absolut gemacht
wurde.
� Eine Adresse in der Form „$B$4“ schließlich bleibt immer gleich, egal in welche
Richtung man sie kopiert, denn hier sind ja sowohl die Spalte als auch die Zeile
durch das Dollarzeichen absolut gemacht worden.
Adressänderungen beim Verschieben, Kopieren und Einfügen neuer Felder
Beim Kopieren werden, wie wir gesehen haben, absolute Adressen unverändert gelassen,
während relative Adressen in Kopierrichtung geändert werden. Aus der Adresse A1 wird also
beim Kopieren um eine Zeile nach unten A2, beim Kopieren um zwei Zeilen abwärts A3,
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Seite 28
beim Kopieren um eine Spalte nach rechts B1, beim Kopieren um zwei Spalten nach rechts
C1 usw.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie mit der Zwischenablage kopieren, die Kopierfunktion von
Drag and Drop benutzen oder mit der Kopiermethode der AutoAusfüllen-Funktion arbeiten.
Beim Verschieben verhält es sich etwas anders. Hier werden auch relative Adressen nicht an
den neuen Standort der Formel angepasst, und zwar unabhängig davon, ob Sie per Drag and
Drop oder mit der Zwischenablage verschieben. Der Grund dafür, dass sogar relative Adressen
unverändert bleiben, ist der, dass Excel davon ausgeht, dass beim Verschieben die Formel
an sich stimmt, dass Sie nur aus organisatorischen oder optischen Gründen an eine andere
Stelle im Arbeitsblatt verschoben werden soll.
Etwas allerdings geschieht, wenn Sie eine Zelle verschieben, die in einer Formel, die woanders
steht, genannt wird. Wenn in B5 z. B. die Formel „=A1+A2+A3“ steht und Sie das
Feld A1 mit Drag and Drop oder per Zwischenablage auf B3 verschieben, wird sich die
Formel in B5 automatisch in „=B3+A2+A3“ ändern. Excel geht hier davon aus, dass der
Wert in dem Feld, das Sie verschieben, der richtige ist und auch weiterhin in der Formel berücksichtigt
werden soll, dass Sie allerdings seine Position ändern wollen oder müssen.
Wenn Sie eine Zeile oder Spalte einfügen oder löschen, werden dadurch alle notwendigen
Änderungen in Formeln automatisch durchgeführt. Excel ändert in dem Fall bei Bedarf
nicht nur die relativen, sondern auch die absoluten Adressen. Wenn also z. B. in B5 steht
„=A$1+A$2+A$3“ und Sie anschließend vor Zeile 2 eine neue Zeile einfügen, lautet die
Formel in dem Feld, das nunmehr B6 heißt: „=A$1+A$3+A$4“.
Fassen wir also zusammen:
� Bei jeder Art von Kopieren und AutoAusfüllen werden die relativen Adressen an
den neuen Standort der Formel angepasst, die absoluten Adressen bzw. Adressteile
bleiben unverändert.
� Beim Verschieben einer Formel werden weder relative noch absolute Adressen
geändert.
� Wenn ein Feld verschoben wird, dessen Adresse in einer Formel genannt wird,
wird seine Adresse in dieser Formel zur neuen Adresse hin geändert.
� Wenn eine Zeile oder Spalte eingefügt oder gelöscht wird, werden sowohl relative
als auch absolute Adressen in allen Formeln, die davon betroffen sind, geändert.
� Achten Sie beim Löschen von Zeilen oder Spalten mit dem Befehl BEARBEITEN –
ZELLEN LÖSCHEN sehr sorgfältig darauf, dass in den gelöschten Feldern kein Wert
vorkommt, auf den Sie sich in einer Formel beziehen. Wenn ein Feld nicht mehr existiert,
weil es entfernt wurde, kann Excel in einer Formel, die sich auf dieses Feld
bezieht, kein Ergebnis mehr ermitteln. Die Folge ist eine Fehlermeldung
(#BEZUG!), mit der darauf hingewiesen wird, dass das ursprünglich genannte Feld
nicht mehr existiert.
Gestaltung und Aufbau der Tabelle
Inhaltlich ist unsere Zinseszinsberechnung jetzt korrekt und vollständig, sie sieht aber noch
nicht besonders ansprechend aus. Darum müssen wir noch einiges an der Gestaltung unserer
Tabelle verändern.
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Zellformate
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Excel erlaubt die Gestaltung der einzelnen Zellen in der Tabelle anhand so genannter „Zellformate“.
Eine gefüllte Zelle enthält immer entweder eine Zahl, einen Text oder eine Formel.
Wie dieser Inhalt dargestellt wird, ergibt sich aber nicht aus der Zahl, dem Text oder
der Formel, sondern aus dem Format der Zelle.
Excel unterscheidet sechs verschiedene Aspekte der Formatierung von Zellen, von denen
wir hier jedoch nur die wichtigsten fünf betrachten. Der sechste Aspekt, der sog. „Zellschutz“,
wird im Zusammenhang mit dem Schutz von Arbeitsblättern im Kapitel „Schutz
vor unberechtigtem Zugriff“ ab Seite 120 vorgestellt.
Zahlenformate:
Ohne Zweifel ist der wichtigste Aspekt der Formatierung von Zellen der, bei dem die Zahlen
auf bestimmte Art gezeigt werden. In unserem Beispiel enthalten ja die Zellen B4 bis B9
jeweils Geldbeträge. Diese Beträge sollten mindestens die gleiche Anzahl von Nachkommastellen
(üblicherweise zwei), möglicherweise einen Tausenderpunkt und möglichst auch ein
Währungssymbol enthalten, damit die Tabelle leichter lesbar ist.
Wenn man diese Angaben aber von Hand in einen Zahlenwert hineinschreibt, besteht die
Gefahr, dass Excel mit dem Wert nicht mehr rechnen kann, weil dann neben den Ziffern
auch andere Sonderzeichen im Zellinhalt vorkommen, wodurch der Inhalt möglicherweise
von einer Zahl zu einem Text geändert wird. Und in die Formeln können Sie ohnehin keine
Angaben wie „Tausenderpunkt“ oder „zwei Nachkommastellen“ schreiben, weil die Ergebnisse
der Formeln ja jeweils von Excel selbst bestimmt werden.
Geben Sie den Befehl FORMAT – ZELLEN, und in dem Dialog, der dann erscheint, wählen
Sie das Registerblatt ZAHLEN aus. Hier haben Sie die Möglichkeit, sehr differenziert zu
bestimmen, wie die Zahl(en) gezeigt werden sollen.
Bild 36: Das Register ZAHLEN in FORMAT – ZELLEN
� Wichtig ist hier natürlich wieder das Markieren: Die Angaben, die Sie im Dialog
FORMAT – ZELLEN machen, beziehen sich immer auf den jeweils gerade markierten
Bereich. Sie müssen also zuerst markieren, bevor Sie diesen Befehl geben können.
Die Formatierung der Zahlen geschieht durch sog. „Formatcodes“. Mit diesen Codes wird
stellvertretend für die tatsächlichen Zahlen angegeben, wie eine Zahl aussehen soll. Um die
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Handhabung zu vereinfachen, hat Microsoft diese Formatcodes jedoch für die meisten Anwendungsfälle
vor dem Benutzer verdeckt und bietet vorgefertigte Formatierungen, die
nach verschiedenen Kategorien organisiert sind, an.
Sie sehen im Register ZAHLEN links ein Listenfeld, in dem verschiedene Kategorien angeboten
werden. Wählen Sie hier die Kategorie WÄHRUNG, so bietet Excel rechts verschiedene
Optionen zur Gestaltung der Zahlen an, nämlich die Angabe der DEZIMALSTELLEN, ein
SYMBOL für die Kennzeichnung der Währung sowie verschiedene Möglichkeiten der Darstellung
für NEGATIVE ZAHLEN.
Bild 37: Auswahl der Kategorie WÄHRUNG
Während Sie die Optionen einstellen, können Sie oben rechts im Feld, das mit BEISPIEL überschrieben
ist, beobachten, wie sich die Gestaltung auf die Zahl auswirkt.
Bild 38: Nach Angabe der Formatoptionen für die Währung
Neben der Formatierung für Währungen werden auch andere Kategorien angeboten:
STANDARD bedeutet einfach, dass eine Zahl ohne besondere Formatmerkmale
dargestellt wird, also ohne Währungssymbol, ohne Tausenderpunkt,
mit der Anzahl von Nachkommastellen, die die Zahl enthält
etc.
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WÄHRUNG dient dazu, Zahlen in beinahe beliebigen Währungen darzustellen.
Sie können das Währungssymbol und die Anzahl der Nachkommastellen
auswählen. Durch die Änderung des Währungsformates
wird natürlich keine Umrechnung in die neue Währung vorgenommen
– die Formatierung ändert nur die Darstellung, nicht
den Inhalt.
BUCHHALTUNG ist vergleichbar mit der Kategorie Währung. Der Unterschied
besteht vor allem in der Anordnung der Zahl innerhalb des Feldes:
Da in vielen Staaten für kaufmännische Zwecke negative
Zahlen nicht durch ein vorangestelltes Minus gekennzeichnet,
sondern in Klammern gesetzt werden, wird hier innerhalb des
Feldes rechts von der Zahl Platz für diese Klammern frei gelassen.
Das bedeutet, dass eine Zahl, die mit einem Format aus der Kategorie
Buchhaltung formatiert wird, genauso aussieht, wie eine
Zahl, die nach dem entsprechenden Format aus der Kategorie
Währung formatiert wurde, im Feld selbst aber mehr Platz verbraucht,
weil rechts eine Lücke gelassen wird.
DATUM erlaubt die Darstellung von Zahlen als Datum. Wie man mit Datumsangaben
in Excel umgeht, wird weiter unten im Kapitel
„Umgang mit Datums- und Zeitweiten“ ab Seite 76 erläutert.
UHRZEIT ermöglicht es, auch Zeitangaben in Excel zu verwenden, um damit
z. B. zu rechnen. Auch wie man mit Zeitangaben in Excel umgeht,
wird weiter unten im Kapitel „Umgang mit Datums- und Zeitweiten“
ab Seite 76 erläutert.
PROZENT dient dazu, eine Zahl als Prozentzahl, also als Hundertstel mit
angefügtem Prozentzeichen anzuzeigen.
BRUCH kann verwendet werden, um eine Zahl nicht als Dezimalbruch,
sondern als Bruchzahl zu zeigen.
WISSENSCHAFT dient der wissenschaftlichen Schreibweise einer Zahl mit Mantisse
und Zehnerpotenz,
TEXT wird verwendet, wenn man einen Text mit zusätzlichen Formatmerkmalen
ausstatten möchte, was sehr selten vorkommt.
SONDERFORMAT bietet eine Reihe von vorgefertigten besonderen Darstellungsmöglichkeiten
an, z. B. in der Form von Telefonnummern, ISBN
etc.
BENUTZERDEFINIERT schließlich ist die Kategorie, in der der Benutzer selbst anhand der
bereits oben erwähnten und im Folgenden näher erläuterten
Formatcodes weitere Formatierungen für Zahlen bestimmen
kann.
Die wichtigsten Zahlenformate werden auch in der Format-Symbolleiste (die üblicherweise
die untere bzw. rechte Symbolleiste ist) angeboten: Sie sehen dort die Symbole für WÄH-
RUNG, PROZENTZAHL, ZAHL MIT TAUSENDERPUNKTEN, HINZUFÜGEN VON DEZIMAL-
STELLEN und ENTFERNEN VON DEZIMALSTELLEN.
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Formatcodes für Zahlenformate
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Seite 32
Währung
Bild 39: Symbole für Zahlenformate in der Symbolleiste
Formatcodes dienen dazu, als Platzhalter die Darstellung von Zahlen zu bestimmen. Dabei
können die Stellen der Zahl vor dem Komma, die Anzahl der Nachkommastellen, das Anzeigen
von Tausenderpunkten, die besondere Darstellung von positiven und negativen Zahlen,
zusätzliche Symbole und mehr im Formatcode bestimmt werden. Typische Formatcodes
sind z. B.:
0,00 für das Erzwingen von genau zwei Nachkommastellen (auch, wenn die Zahl
mehr oder weniger als zwei Nachkommastellen hat).
#.##0,00 für das Erzwingen von Nachkommastellen und zusätzlich die Angabe von ggf.
notwendigen Tausenderpunkten.
0,00" km" für die Darstellung mit genau zwei Nachkommastellen und zusätzlich zur Zahl
die Maßeinheit „km“.
Die Formatcodes bedeuten im Einzelnen:
Prozent 1000er-Punkte
0 Das Symbol „Null“ steht für eine Muss-Stelle. Damit ist, je nachdem, ob die Null im
Formatcode vor oder hinter dem Dezimalkomma steht, etwas Unterschiedliches gemeint.
Wenn die Nullen im Formatcode hinter dem Dezimalkomma stehen, geben sie
an, wie viele Nachkommastellen genau erscheinen sollen. Enthält die Zahl mehr Nachkommastellen,
wird Excel die Zahl in der Darstellung runden. Stehen die Nullen vor
dem Dezimalkomma, geben sie an, wie viele Stellen mindestens vor dem Komma angezeigt
werden sollen. Bei Bedarf wird Excel vor dem Komma mehr Stellen anzeigen, um
die Zahl nicht kleiner zu machen als sie ist.
# Die Raute symbolisiert eine Kann-Stelle. Das bedeutet, dass dieses Symbol ein Platzhalter
für eine Ziffer ist, die nur dann angezeigt wird, wenn die Zahl auch wirklich so
viele Stellen hat. Damit werden vor allem Tausenderpunkte konstruiert. Wenn mit
„#.##0“ bestimmt wurde, dass bei Bedarf Tausenderpunkte erzeugt werden sollen,
wird Excel auch sieben- 10- und 13-stellige Werte mit den entsprechenden Punktteilungen
versehen.
, Damit wird im Formatcode bestimmt, wo das Dezimalkomma erscheinen soll.
. Der Punkt gibt im Formatcode die Lage des Tausenderpunktes im Wert an.
€ Sie können als Währungssymbol vor oder hinter den Wert ein Dollarzeichen ($) oder €
setzen. Wenn Sie verschiedene Zeichen in den Formatcode setzen möchten, die nicht
„€“ oder „$“ lauten, müssen sie, um akzeptiert zu werden, in Anführungsstriche eingeschlossen
werden.
"" Anführungsstriche müssen, wie eben gesagt, Zeichenketten umschließen, die anders
lauten als „$“ oder „€“. Diese Zeichenketten können vor oder nach dem Formatcode
stehen, der die Darstellung der Zahl beschreibt. "Bis "0,0" Stck. " ist z. B. ein Formatcode,
den Excel verstehen würde.
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Dezimalstelle weniger
Dezimalstelle hinzu

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* Ein Stern, gefolgt von einem zweiten Zeichen, weist Excel an, das Feld nach links mit
dem Zeichen, das auf den Stern folgt, auszufüllen.
% Dadurch wird der Wert in der Darstellung mit 100 multipliziert und hinter dem Wert
ein Prozentsymbol eingefügt.
; Das Semikolon wird benutzt, um den Formatcode für negative Zahlen von dem für
positive Zahlen abzugrenzen.
- Steht für „Minus“ als Vorzeichen bei negativen Zahlen
_ Der Unterstrich dient dazu, einen Leerraum zu schaffen. Wenn auf den Unterstrich im
Zahlenformat ein Zeichen folgt, wird Excel in der Darstellung der Zahl an der Stelle
des Unterstrichs eine Lücke in der Breite lassen, die der des Zeichens entspricht, das
auf den Unterstrich folgt.
( ) In angelsächsischen Ländern ist es üblich, negative Währungsbeträge nicht durch ein
vorangestelltes Minus, sondern durch Einklammerung zu kennzeichnen. Dies wird
durch diesen Formatcode bewirkt.
[ ] Eckige Klammern können genutzt werden, um Excel anzuweisen, den Wert in einer
bestimmten Farbe darzustellen. Excel kennt 8 verschiedene Farbnamen: „Schwarz“,
„Weiß“, „Rot“, „Blau“, „Grün“, „Gelb“, „Zyan“ und „Magenta“. Die Farbangabe wird
vor der Angabe des eigentlichen Formatcodes gemacht.
Daneben gibt es weitere Symbole für Formatcodes, die aber nur in ganz bestimmten Bereichen
von Bedeutung sind. Hier sind einige Beispiele für die Anwendung von Formatcodes
dargestellt.
Formatcode: Darstellung
Standard 1,23 1234,5678 -123,456
0,00 1,23 1234,57 -123,46
0 1 1235 -123
0000,000 0001,230 1234,568 -0123,456
#.##0,00 1,23 1.234,57 -123,46
#.##0,00 € 1,23 € 1.234,57 € -123,46 €
0,0% 123,4% 123456,8% -12345,6%
#.##0,00;[Rot]-#.##0,00 1,23 1.234,57 -123,46
0,0;(0,0) 1,2 1234,6 (123,5)
**0 ********1 *******1235 *******123
0,0" kg" 1,2 kg 1234,6 kg 123,5 kg
"Bis "0" m" Bis 1 m Bis 1235 m Bis 123 m
Natürlich haben diese Formatcodes nur bei Feldern, die Zahlen oder Formeln enthalten, eine
Wirkung.
Sie können entweder eine der vorbereiteten Symbolkombinationen aktivieren oder im Feld
TYP auch von Hand einen Formatcode eingeben, der in diesem Arbeitsblatt noch nicht verfügbar
ist. Wenn Sie die Dialogbox zu FORMAT ZELLEN später erneut öffnen, werden Sie
sehen, dass der von Ihnen eingefügte Formatcode nun auch in der Liste der vorbereiteten
Codes enthalten ist. Excel speichert diese zusätzlichen Formatcodes allerdings nur in der
jeweils aktuellen Arbeitsmappe.
Wirkung der Zahlenformate
Die Zahlenformate bestimmen nur die Darstellung des Feldinhalts und haben keinen Einfluss
auf den Inhalt des Feldes selbst. Das bedeutet z. B., dass immer mit der Anzahl von
Nachkommastellen gerechnet wird, die die Zahl tatsächlich enthält, unabhängig davon, ob
diese Nachkommastellen durch den Formatcode unterdrückt bzw. gerundet werden oder
nicht.
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� Eines der wichtigsten Prinzipien beim Umgang mit Excel ist, dass man sich stets
darüber bewusst sein muss, dass zwischen dem Inhalt eines Feldes und der Art, wie
dieser Inhalt dargestellt wird, ein erheblicher Unterschied bestehen kann. Excel wird
stets mit der Zahl, die Inhalt ist, rechnen. Zur Darstellung wird aber u. U. ein Text,
z. B. aus dem Formatcode, verwendet.
Wenn also z. B. im Feld B8 die Zahl 5,5 steht, der Formatcode für dieses Feld lautet „0“,
wird Excel die Zahl im Feld B8 als „6“ anzeigen. Gibt man im Feld B9 die Formel
=B8*10
ein, so wird Excel als Ergebnis dieser Formel nicht 60, sondern 55 ausweisen, weil der eigentliche
Inhalt von B8 ja die Zahl 5,5 ist.
Ausrichtung
Das Registerblatt AUSRICHTUNG im Dialog zu FORMAT – ZELLEN enthält eine ganze Reihe
von Möglichkeiten.
Bild 40: Das Register AUSRICHTUNG im Dialog FORMAT – ZELLEN
Zunächst besteht hier natürlich die Möglichkeit, eine vom Standard abweichende horizontale
Ausrichtung für die markierten Felder zu bestimmen. Der Standard bei der horizontalen
Ausrichtung ist der, dass Zahlen rechtsbündig, Texte linksbündig ausgerichtet werden. Im
Feld HORIZONTAL: können Sie davon abweichende und auch noch weiter gehende Formatierungen
vornehmen:
LINKS (EINZUG) bestimmt zum einen, dass die markierten Felder, unabhängig
vom Inhalt, linksbündig ausgerichtet werden. Zum
anderen wird damit ermöglicht, im Feld EINZUG rechts
daneben zusätzlich einen linken Rand innerhalb des Feldes
zu bestimmen.
ZENTRIERT und
bestimmen ebenfalls die Ausrichtung unabhängig vom
RECHTS
Feldinhalt.
AUSFÜLLEN sorgt dafür, dass der Feldinhalt so oft wiederholt wird,
bis das Feld vollständig gefüllt ist. Das ist z. B. praktisch,
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Seite 35
wenn Sie eine Reihe von Sternchen oder dergl. in einem
Feld unterbringen wollen und möchten, dass das Feld
immer vollständig mit diesem Symbol gefüllt ist, unabhängig
davon, wie breit das Feld ist.
IM BLOCKSATZ AUSRICHTEN wird dann interessant, wenn das Feld mehrzeilig wird
(kann unten im Feld ZEILENUMBRUCH aktiviert werden).
Dann wird Excel den ggf. mehrzeiligen Text innerhalb
des Feldes im Blocksatz ausrichten – die letzte Zeile
bleibt dabei aber stets – wie bei Word die letzte Zeile
eines Absatzes – linksbündig.
ÜBER AUSWAHL ZENTRIEREN schließlich erlaubt es, einen Text, z. B. eine Überschrift,
über mehrere Spalten hinweg zu zentrieren. Dazu markieren
Sie mehrere Felder nebeneinander, wählen diese
Option, und Excel verbindet die markierten Zellen zu
einer einzigen, die über die markierten Spalten hinweg
geht, um den Text in diesem verbundenen Feld zu zentrieren.
� Sollten innerhalb der nebeneinander liegend markierten Felder mehrere Zellen jeweils
einen Inhalt haben, wird der Inhalt der Spalten, die nicht ganz links in der
Markierung liegen, gelöscht.
Sie können außerdem die Ausrichtung VERTIKAL bestimmen. Das ist dann sinnvoll, wenn
die Zeilenhöhe größer ist als der Inhalt des Feldes notwendig macht. Wie man Spaltenbreite
und Zeilenhöhe ändert, wird weiter unten im Kapitel „Spaltenbreite und Zeilenhöhe“ ab Seite
43 erläutert.
Bild 41: Verschiedene Ausrichtungen und Neigungswinkel
Sie können auch die Ausrichtung des Feldinhalts in der Hinsicht verändern, dass Sie den
Text neigen, hochkant stellen oder die Zeichen untereinander anordnen lassen. Dazu dienen
die Felder im Block ORIENTIERUNG.
Mit dem Winkelsymbol können Sie den Text so neigen, dass er statt waagerecht zu verlaufen
– von links aus – nach entweder rechts oben oder rechts unten – jeweils bis zu 90° Neigung
– gekippt wird. Möchten Sie das Maß genau angeben, können Sie dies im Feld GRAD
tun.
Schließlich haben Sie in diesem Registerblatt noch drei weitere Optionen:
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Seite 36
ZEILENUMBRUCH bewirkt, dass, wenn der Text länger ist als der zur Verfügung stehende
Platz, die Höhe der Tabellenzeile von Excel automatisch
vergrößert und der Text mehrzeilig in das Feld gestellt wird, so
dass der ganze Text zu lesen ist, ohne auf die Nachbarfelder überzulaufen.
AN ZELLE ANPASSEN wird die Schriftgröße automatisch so verringern, dass der Text in
das Feld passt.
ZELLEN VERBINDEN schließlich hängt mit dem oben beschriebenen ÜBER AUSWAHL
ZENTRIEREN zusammen. Normalerweise wird ein Feld immer aus
dem Schnittpunkt einer Tabellenzeile mit einer Tabellenspalte
definiert. Es kann aber sinnvoll sein, mehrere benachbarte Tabellenfelder
zu einem zusammenzulegen, das dann natürlich auch nur
einen Inhalt – Text, Zahl oder Formel – haben kann. Das ist z. B.
bei Überschriften oder größeren Textblöcken nützlich.
Auch hier sind die wichtigsten Formateigenschaften für die Ausrichtung in der Symbolleiste
als Icons direkt verfügbar: Symbole für die drei Ausrichtungen LINKS, RECHTS und
ZENTRIERT sowie ein Symbol für VERBINDEN UND ZENTRIEREN sehen Sie links neben den
Symbolen für die wichtigsten Zahlenformate
Bild 42: Die Symbole für die Ausrichtung
� Wenn Sie VERBINDEN UND ZENTRIEREN wählen möchten, müssen Sie vorher natürlich
mehrere zusammenhängende Zellen markieren, damit diese Zellen verbunden
werden können.
� Sie können die so verbundenen Felder nicht mit einem Icon in der Symbolleiste
wieder trennen. Möchten Sie die Verbindung wieder aufheben, markieren Sie das
Feld, das durch die Verbindung entstanden ist, und schalten Sie im Registerblatt
AUSRICHTUNG des Dialogs FORMAT – ZELLEN die Eigenschaft ZELLEN VERBIN-
DEN wieder aus.
Schriftformate
Linksbündig
Zentriert Rechtsbündig
Verbinden und zentrieren
Wenn Sie im Dialog zum Befehl FORMAT – ZELLEN das Registerblatt SCHRIFT aktivieren,
erhalten Sie die gängigen Möglichkeiten zur Gestaltung der verwendeten Schriftzeichen –
unabhängig davon, ob die markierten Zellen Text, Zahlen oder Formeln enthalten.
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Bild 43: SCHRIFT im Dialog FORMAT – ZELLEN
Die Auswahl ist gegenüber z. B. Word etwas eingeschränkt, aber Sie können zumindest die
Schriftart, die Schriftgröße, den sog. „Schriftschnitt“, also die Optionen Fett und/oder Kursiv,
verschiedene Arten der Unterstreichung, die Schriftfarbe und einige Effekte auswählen.
Auch hier sind die wichtigsten Formatmerkmale in der Symbolleiste verfügbar: Die
SCHRIFTART und Schriftgröße (SCHRIFTGRAD) können mit Kombinationsfeldern bestimmt
werden, die Eigenschaften FETT, KURSIV und UNTERSTRICHEN sind mit entsprechenden
Symbolen verfügbar.
Rahmen
Schriftart
Schriftgrad Fett
Kursiv
Unterstrichen
Bild 44: Die Icons für die Zeichenformate in der Symbolleiste
Um die Tabelle anschaulich zu gliedern und zu gestalten bietet Excel im Registerblatt
RAHMEN des Dialogs FORMAT – ZELLEN die Möglichkeit an, Tabellenbereiche mit unterschiedlich
gestalteten Rahmen zu umgeben. Auch hier gilt: zuerst muss der Bereich in der
Tabelle, den Sie mit einem Rahmen oder Linien versehen möchten, markiert werden, bevor
Sie die Rahmen und Linien bestimmen können.
Im oberen Bereich bietet Excel unter der Überschrift VOREINSTELLUNGEN einfache Möglichkeiten
der Umrahmung an: Sie können alle Rahmen und Linien entfernen, den markierten
Bereich außen umrahmen oder (ggf. zusätzlich zum äußeren Rahmen) zwischen den
markierten Feldern sowohl horizontale wie vertikale Linen ziehen.
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Seite 38
Bild 45: Das Register RAHMEN im Dialog FORMAT – ZELLEN
Darunter können Sie im Bereich, der mit RAHMEN überschrieben ist, für die markierten
Felder im Einzelnen bestimmen, welche Rahmen Excel verwenden soll. Dabei sind horizontale
und vertikale Linien jeweils außen und zwischen den markierten Feldern sowie schräge
Linien, die quer durch die Felder gehen, möglich.
� Rahmen bestehen immer aus einzelnen Linien. Jedes Feld kann links, rechts, oben
und unten jeweils eine Linie enthalten. Möchten Sie, dass Excel einen Rahmen außen
um einen Bereich zieht, wählen Sie nur die äußeren Linien. Möchten Sie, dass
Excel (u. U. zusätzlich) senkrechte Linien zwischen den Spalten innerhalb des markierten
Bereiches zieht, wählen Sie die senkrechten Linien innen etc.
Sie können auch die ART und FARBE der Linie bestimmen, indem Sie die entsprechende
Auswahl in den beiden Feldern, die in der Gruppe, die mit LINIEN überschrieben ist, zusammengefasst
sind, treffen. Sie müssen zuerst die Linienart und Farbe bestimmen, bevor
Sie im Block VOREINSTELLUNGEN oder im Block RAHMEN die Linien selbst erzeugen. Bereits
vorhandene Linien können nicht nachträglich eingefärbt werden, sondern müssen neu
bestimmt werden.
Bild 46: Das Angebot der Linien in der Symbolleiste
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Seite 39
Auch hier werden die wichtigsten Formatierungsmöglichkeiten in der Symbolleiste angeboten.
Das Symbol RAHMEN erscheint als Pull-Down-Menü, in dem insgesamt zwölf Varianten
an Rahmen und Linien angeboten werden, deren Beschreibung jeweils erscheint, sobald
Sie mit der Maus für mehr als eine Sekunde auf eines der Symbole zeigen. Darunter sind
auch die Funktionen RAHMENLINIE AUßEN und ALLE RAHMENLINIEN sowie KEIN
RAHMEN, um alle ggf. vorhandenen Rahmenlinien zu entfernen.
� Gerade beim Erzeugen von Rahmen sind getrennt liegende Markierungen von großem
Nutzen: Markieren Sie zuerst den ersten Bereich, den Sie umrahmen möchten.
Halten Sie dann die Taste gedrückt und markieren den nächsten Bereich,
der umrahmt sein soll. Fahren Sie der Reihe nach mit allen Bereichen, die Sie jeweils
umrahmen möchten, fort. Anschließend lösen Sie im Sortiment der Rahmensymbole
in der Symbolleiste z. B. das Symbol RAHMENLINIE AUßEN aus. Excel wird jetzt jeden
markierten Bereich jeweils mit einem Rahmen umgeben.
� Wenn Sie Felder bzw. Feldinhalte kopieren – ganz gleich ob per Zwischenablage, per
Drag and Drop oder mit der AutoAusfüllen-Funktion, wird Excel stets nicht nur den
Inhalt des Feldes, sondern auch seine Formatmerkmale, also z. B. auch die Rahmenlinien
mit kopieren. Das kann u. U. sehr lästig, sein, weil es dazu führt, dass am Ziel
Rahmenlinien neu gesetzt werden, die Sie möglicherweise dort nicht haben möchten.
Sie sollten Umrahmungen daher erst ganz zum Schluss der Bearbeitung erzeugen,
wenn Sie sicher sind, dass Sie keine Feldinhalte mehr kopieren möchten.
Muster
Neben Umrahmungen sind Einfärbungen sehr nützlich, wenn man eine Tabelle übersichtlich
und anschaulich strukturieren möchte. Markieren Sie wie gewohnt die Zellen, die eingefärbt
werden sollen, und geben Sie den Befehl FORMAT – ZELLEN, wo Sie das Registerblatt
MUSTER öffnen.
Excel bietet hier insgesamt 56 verschiedene Farben zum Einfärben der markierten Zellen an.
Sie werden feststellen, dass unterhalb der Trennlinie 16 Farben angeboten werden, die teilweise
schon im oberhalb der Trennlinie stehenden Sortiment von 40 Farben enthalten sind.
Die 16 Farben unterhalb der Trennlinie sind die Farben, die Excel automatisch für die Säulen
und Linien in Diagrammen verwendet.
Bild 47: Das Registerblatt MUSTER im Dialog FORMAT – ZELLEN
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Seite 40
� Die Farbe Weiß ist etwas anderes als die Einstellung KEINE FARBE. Wenn Sie die
Farbe Weiß wählen, wird Excel die Zellen weiß einfärben, was u. a. dazu führt, dass
die Gitternetzlinien zwischen den so gefärbten Zellen nicht mehr zu sehen sind.
Außerdem sehen Sie ein Pull-Down-Feld, das mit MUSTER betitelt ist. Hier können Sie ggf.
zwei Einstellungen vornehmen: Zum einen bestimmen Sie hier ein Muster, mit dem zwei
Farben, nämlich die bereits gewählte Hintergrundfarbe und eine weitere Farbe, gemischt
werden. Außerdem können Sie im gleichen Feld, das Sie dafür ein zweites Mal öffnen müssen,
die Farbe bestimmen, aus der das Muster erzeugt werden soll.
Kommentare
Sie können jede Zelle mit einem Kommentar versehen. Ein Kommentar kann z. B. dazu
dienen, eine Formel zu erläutern, das Zustandekommen einer Zahl zu erklären oder andere
Hinweise mit Bezug auf die jeweilige Zelle zu geben.
Um einen Kommentar zu erzeugen, markieren Sie zunächst die Zelle, auf die der Kommentar
sich beziehen soll. Dann geben Sie entweder den Befehl EINFÜGEN – KOMMENTAR oder
klicken das Feld mit der rechten Maustaste an, wo Sie im Kontextmenü, das dann erscheint,
den Befehl KOMMENTAR EINFÜGEN geben.
Der Kommentar erscheint als gelbes Rechteck, das mit Ihrem Benutzernamen überschrieben
ist. Sie können in dieses Feld nun Ihren Kommentar eingeben. Sobald Sie außerhalb des
Kommentarfeldes in die Tabelle klicken, wird der Kommentar verschwinden. Ein rotes
Dreieck oben rechts in der Zelle, auf die sich der Kommentar bezieht, weist darauf hin, dass
die Zelle einen Kommentar enthält.
Um den Kommentar anzusehen oder zu ändern, markieren Sie die betreffende Zelle. Geben
Sie dort entweder den Befehl EINFÜGEN – KOMMENTAR BEARBEITEN oder klicken Sie die
Zelle mit der rechten Maustaste an, um im Kontextmenü, das dann erscheint, den Befehl
KOMMENTAR BEARBEITEN zu geben.
Bild 48: Eine Tabelle mit einigen kommentierten Zellen
Wenn Sie mit der Maus genau auf das rote Dreieck zeigen, wird der Kommentar eingeblendet,
ohne dass Sie ihn aber bearbeiten können. Möchten Sie den Kommentar dauerhaft anzeigen
lassen, klicken Sie das betreffende Feld mit der rechten Maustaste an und geben im
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Seite 41
Kontextmenü, das dann erscheint, den Befehl KOMMENTAR ANZEIGEN. Entsprechend
können Sie, wenn der Kommentar angezeigt wird, mit dem Befehl KOMMENTAR AUS-
BLENDEN im Kontextmenü das Kommentarfeld auch wieder unsichtbar machen.
Sie können auch den Befehl ANSICHT – KOMMENTARE geben. Excel wird dann alle Kommentare
sichtbar machen und eine zusätzliche Symbolleiste einblenden, in denen Ihnen u. a.
das Symbol ALLE KOMMENTARE AUSBLENDEN bzw. ALLE KOMMENTARE EINBLENDEN
sowie weitere Symbole für die Bearbeitung und Suche von Kommentaren angeboten werden.
Die zusätzliche Symbolleiste, die mit ÜBERARBEITEN betitelt ist, können Sie wieder
ausblenden, indem Sie das kleine Symbol „X“, das rechts oben in dieser Symbolleiste zu sehen
ist, anklicken.
Bild 49: Alle Kommentare und die Symbolleiste „Überarbeiten“ sind sichtbar
Sie können beim Bearbeiten des Kommentars auch die Größe und Lage des Kommentarfeldes
ändern: Sobald das Feld zur Bearbeitung geöffnet ist, sehen Sie an seinen Rändern und
Eckpunkten kleine weiße Quadrate. Zeigen Sie mit der Maus auf eines der Quadrate, klicken
Sie es an und halten Sie die Maustaste gedrückt; jetzt können Sie diesen Punkt verschieben
und dadurch die Größe des Kommentarfeldes ändern. Um seine Lage zu ändern,
zeigen Sie genau auf die Umrandung des Kommentarfeldes, klicken Sie sie an und ziehen Sie
das Feld mit gedrückter Maustaste an eine andere Position.
Über das Löschen von Kommentaren erfahren Sie im nächsten Kapitel etwas.
Die drei Inhalte einer Zelle: Werte, Formate und Kommentare
Ein Tabellenfeld besteht aus bis zu drei verschieden gearteten Informationen gleichzeitig:
� Die Zelle wird vom Benutzer mit dem eigentlichen Inhalt, also dem Text, der
Zahl oder der Formel, gefüllt. Der eigentliche Inhalt ist immer das, womit gerechnet
wird. Wenn also (s. oben) eine Zelle den Inhalt 5,5 hat, durch für Formatierung
mit dem Formatcode „0“ aber als „6“ gezeigt wird, wird dennoch mit der
Zahl 5,5 gerechnet.
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� Auch die Zellformate, also das Zahlenformat, die Schriftformatierung, Ausrichtung,
die Rahmenlinien und das Muster (sowie der Zellschutz, den wir in diesem
Zusammenhang aber nicht behandeln) gehören zur Zelle.
� Schließlich kann man, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, jede Zelle noch mit
einem Kommentar versehen.
Wenn Sie eine Zelle verschieben oder kopieren, wird nicht nur der eigentliche Inhalt der
Zelle bewegt, sondern alle drei Arten von Information werden zusammen mit der Zelle verschoben
bzw. kopiert. Das ist meistens ganz praktisch, weil ja beim Kopieren nicht nur die
Zahl, sondern z. B. auch die Anweisung, wie diese Zahl erscheinen soll, also das Zahlenformat,
am Zielort verwendet werden soll.
Manchmal ist diese Eigenart aber auch recht lästig, z. B. wenn man eine Zelle mit einem
Kommentar kopiert, am Zielort aber kein Kommentar erscheinen soll. In solch einem Fall
muss man das Feld an seinem Zielort eben nachbearbeiten.
Den Inhalt bestimmen Sie durch Eingabe, ebenso erzeugen Sie einen Kommentar, indem Sie
den entsprechenden Befehl geben. Das Zahlenformat aber wird u. U. von Excel automatisch
erzeugt, was mitunter ganz praktisch, gelegentlich aber auch ausgesprochen lästig ist.
� Geben Sie in einem Feld nicht 10000, sondern 10.000,00 € ein, wird Excel (normalerweise)
die Zahl 10000 als Inhalt und das Format #.##0,00 € als Zahlenformat
bestimmen.
� Geben Sie in einem Feld 4,5% ein, wird Excel als Inhalt die Zahl 0,045 (also 4,5
Hundertstel – denn nichts anderes als ein Hundertstel ist ja ein Prozent) annehmen
und das Feld mit dem Zahlenformat 0,00% versehen, so dass die Zahl als
4,50% erscheint.
� Geben Sie versehentlich statt 5,5 einmal 5.5 ein, wird Excel annehmen, dass es
sich um ein Datum handelt, und das Feld in der Form „5. Mai“ füllen. Wenn Sie
dann versuchen, den Fehler wieder wettzumachen, indem Sie – jetzt richtig – 5,5
eingeben, erleben Sie, dass die Eigenschaft von Excel, möglichst „mitzudenken“
und dem Anwender bei seinen Eingaben entgegenzukommen, manchmal auch
sehr lästig werden kann – Sie werden das Datumsformat nämlich nicht so einfach
wieder los. Näheres über Datumsangaben und den Umgang damit erfahren Sie
übrigens weiter unten im Kapitel „Umgang mit Datums- und Zeitwerten“ ab Seite
76.
Löschen von Zellinhalten, Kommentaren und Formaten
Wie eben beschrieben, enthält eine Zelle nicht eine Information, sondern bis zu drei Informationen
– Inhalt, Format und Kommentar. Mit der Taste löschen Sie nur eine
dieser drei Informationen, nämlich den Inhalt.
Möchten Sie einen der anderen Inhalte löschen, brauchen Sie dafür entsprechende andere
Befehle.
Wenn Sie einen Kommentar löschen möchten, haben Sie drei Möglichkeiten:
� Markieren Sie die Zelle, deren Kommentar Sie löschen möchten, und geben Sie
den Befehl BEARBEITEN – LÖSCHEN – KOMMENTARE.
� Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, deren Kommentar Sie löschen
möchten, und geben Sie im Kontextmenü, das dann erscheint, den Befehl
KOMMENTAR LÖSCHEN.
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� Wenn die Symbolleiste ÜBERARBEITEN zu sehen ist (ggf. können Sie sie mit dem
Befehl ANSICHT – KOMMENTARE einblenden), können Sie die Zelle, deren
Kommentar Sie löschen möchten, markieren, und das Symbol KOMMENTAR LÖ-
SCHEN in dieser Symbolleiste anklicken.
Möchten Sie die Formatierung einer Zelle löschen, haben Sie im Prinzip nur eine Möglichkeit:
� Markieren Sie die Zelle(n), deren Formatierung Sie löschen möchten, und geben
Sie den Befehl BEARBEITEN – LÖSCHEN – FORMATE. Jetzt bleibt der eigentliche
Inhalt der Zelle bestehen, und die Formatmerkmale werden entfernt.
Sie können dazu natürlich auch in den Dialog FORMAT – ZELLEN gehen und die jeweils
nicht erwünschten Formatmerkmale jeweils einzeln ausschalten. Für das oben beschriebene
Phänomen, dass die Eingabe „5.5“ dazu führt, dass Excel jede weitere Eingabe in dem Feld
als Datum interpretiert, ist z. B. als Lösung auch denkbar, dass Sie das Feld markieren, den
Befehl FORMAT – ZELLEN geben, dort das Registerblatt ZAHLEN öffnen und als Formatierung
die KATEGORIE STANDARD auswählen.
Möchten Sie schließlich sämtliche Informationen einer Zelle löschen, also Inhalt, Format
und Kommentar, geben Sie, nachdem Sie die Zelle markiert haben, den Befehl BEARBEITEN
– LÖSCHEN – ALLES.
Spaltenbreite und Zeilenhöhe
Mitunter reicht der Platz in einer Spalte nicht aus, um den Inhalt einer Zelle vollständig darzustellen.
Excel verhält sich in dem Fall unterschiedlich:
� Wenn das Feld einen Text enthält, und die Nachbarzelle rechts frei ist, lässt Excel
den Text einfach in die Nachbarzelle überlaufen.
� Wenn das Feld einen Text enthält, und die Nachbarzelle rechts nicht frei ist, wird
der Text abgeschnitten – nicht schön, aber zu verschmerzen.
� Wenn das Feld eine Zahl oder eine Rechenformel mit einer Zahl als Ergebnis
enthält, wird die Zahl nicht abgeschnitten, denn das könnte zu Fehlinterpretationen
führen. Also wird Excel die Zahl gar nicht anzeigen, sondern durch eine Reihe
von Rautensymbolen „#####“ darauf hinweisen, dass hier eine Zahl steht,
der Platz aber nicht ausreicht, um die Zahl vollständig anzuzeigen.
Sie können die Spaltenbreite auf sehr einfache Art ändern: Zeigen Sie mit der Maus im Spaltenkopf,
also in der grauen Leiste direkt oberhalb der Tabelle, in der die Spaltenbuchstaben
angezeigt werden, auf die Trennlinie rechts von der Spalte, deren Breite Sie ändern möchten.
Soll also die Breite der Spalte B geändert werden, zeigen Sie im Spaltenkopf auf die
Trennlinie zwischen den Spalten B und C. Der Mauszeiger bekommt jetzt die Form eines
senkrechten Strichs mit jeweils einem Pfeil nach links und nach rechts.
Klicken Sie nun mit der linken Maustaste, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie
die Spalte nach rechts auseinander oder schieben Sie sie nach links zusammen. Wenn Sie die
Maustaste loslassen, ist die Spaltenbreite geändert.
Führen Sie an dieser Stelle einen Doppelklick aus, wird Excel die Spaltenbreite automatisch
bestimmen: Die Spalte wird genau so breit, dass alle Inhalte vollständig dargestellt werden
können, ohne aber Platz zu verschwenden.
Statt die Spaltenbreite mit der Maus einzustellen, können Sie auch die entsprechenden Befehle
im Menü geben: Markieren Sie ein Feld der fraglichen Spalte und geben Sie entweder
den Befehl FORMAT – SPALTE – OPTIMALE BREITE BESTIMMEN oder den Befehl FORMAT –
SPALTE – BREITE. Die Maßeinheit, die im Dialog zu FORMAT – SPALTE – BREITE angegeben
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und auch im Spaltenkopf angezeigt wird, wenn Sie die Spaltenbreite mit der Maus ändern,
bezieht sich auf die bei der eingestellten Breite angezeigte Anzahl von Zeichen in der Standardschriftart.
Da die meisten Schriftarten Proportionalschriften sind, die Zeichen also unterschiedlich
breit sind, bezieht sich die Zahl immer auf Zeichen mit der Breite der Ziffer
„0“ in der Standardschriftart.
Bild 50: Die Spalte B ist zu schmal
Bild 51: Jetzt wurde die Breite angepasst
� Wenn Sie mehrere Spalten gleichzeitig markieren – wobei die Spalten insgesamt
markiert sein müssen, indem Sie auf den Spaltenbuchstaben klicken, also nicht nur
einzelne Felder in den fraglichen Spalten markieren – können Sie die Spaltenbreite
für alle markierten Spalten gleichzeitig bestimmen: Ziehen Sie eine der markierten
Spalten auseinander oder verringern Sie die Breite, gilt die neue Breite für alle markierten
Spalten gleichermaßen. Führen Sie bei einer der Spalten auf dem Trennstrich
rechts einen Doppelklick aus, wird für jede der markierten Spalten jeweils die optimale
Breite bestimmt, erhält also jede der markierten Spalte ihre jeweils eigene optimale
Breite.
Gelegentlich muss auch die Zeilenhöhe geändert werden. Wenn Sie mit den Zellformaten
die Schriftgröße ändern, wird Excel die Zeilenhöhe normalerweise automatisch anpassen.
Wenn Sie aber z. B. den Text in einem Feld mehrzeilig schreiben möchten (Zeilenumbrüche
innerhalb der Zelle können Sie mit dem Feld ZEILENUMBRUCH im Registerblatt AUS-
RICHTUNG des Dialogs FORMAT – ZELLEN ermöglichen) oder aus einem anderen Grund
eine andere Zeilenhöhe wünschen, gehen Sie entsprechend der Einstellung der Spaltenbreite
vor:
Im Zeilenkopf, also der grau hinterlegten Spalte links von der Tabelle, ist die Trennlinie unterhalb
einer Zeile für deren Höhe zuständig: Zeigen Sie auf die Trennlinie, und der Mauszeiger
ändert seine Form in einen Strich mit jeweils einem Pfeil, der nach oben und nach
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unten zeigt. Klicken Sie und halten Sie die Maustaste gedrückt, um die Zeilenhöhe nach Ihren
Wünschen zu ändern. Auch hier können Sie mit einem Doppelklick die optimale Zeilenhöhe
einstellen.
Alternativ gilt auch hier: Sie können den Befehl FORMAT – ZEILE – HÖHE bzw. den Befehl
FOMAT – ZEILE – OPTIMALE HÖHE geben, um die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.
Spalten und Zeilen aus- und einblenden
Sie können die Breite einer Spalte auch bis Null reduzieren und die Spalte so ausblenden.
Das ist gelegentlich ganz sinnvoll, z. B. dann, wenn eine Spalte Hilfsberechnungen enthält,
die zwar für die Kalkulation wichtig sind, aber nicht mit ausgedruckt werden sollen. Sie sehen
dann, dass der Trennstrich zwischen den beiden noch sichtbaren Nachbarspalten etwas
breiter wird. Wenn Sie den Befehl FORMAT – SPALTE – AUSBLENDEN geben, wird die Spalte,
bzw. die mehreren Spalten, in der bzw. denen sich die Markierung befindet, ebenfalls auf
die Breite Null reduziert.
Bild 52: Die Spalte D wurde ausgeblendet
Um die Spalte wieder sichtbar zu machen, gibt es drei Möglichkeiten:
� Zeigen Sie auf den etwas verbreiterten Trennstrich, der auf die verdeckte Spalte
hinweist. Der Mauszeiger bekommt wieder die Form von dem senkrechten Strich
mit jeweils einem Pfeil nach links und nach rechts. Fahren Sie mit dem Mauszeiger
etwas weiter nach rechts – statt eines senkrechten Strichs mit den beiden
Pfeilen erscheinen jetzt zwei parallele senkrechte Striche. Jetzt können Sie z. B.
einen Doppelklick ausführen, und die verdeckte Spalte wird mit ihrer optimalen
Breite wieder eingeblendet.
� Markieren Sie die beiden Nachbarspalten links und rechts von der verdeckten
Spalte. Stellen Sie für diese Spalten – entweder mit Mausklick oder dem Befehl
FORMAT SPALTE – BREITE oder FORMAT – SPALTE – OPTIMALE BREITE EIN-
STELLEN die Breite ein, und die Einstellung gilt auch für die verdeckte Spalte, die
dadurch wieder sichtbar wird.
� Markieren Sie die beiden Nachbarspalten links und rechts von der ausgeblendeten
Spalte und geben Sie den Befehl FORMAT – SPALTE – EINBLENDEN.
Ebenso können Sie die Zeilenhöhe auf Null reduzieren, um eine Zeile auszublenden oder alternativ
den Befehl FORMAT – ZEILE – AUSBLENDEN geben. Entsprechend der Vorgehensweise
für das wieder Einblenden von Spalten gehen Sie auch bei Zeilen vor.
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Einfügen und Löschen von Zeilen, Spalten und Feldern
Möchten Sie eine zusätzliche, neue Zeile oder eine Spalte einfügen, haben Sie ebenfalls mehrere
Möglichkeiten. Excel fügt eine neue Spalte links von der gerade markierten und eine
neue Zeile oberhalb der aktuell markierten ein.
Geben Sie den Befehl EINFÜGEN – ZEILE, um eine neue Zeile einzufügen und EINFÜGEN –
SPALTE, wenn Sie eine zusätzliche Spalte einfügen möchten.
Bild 53: ZELLEN EINFÜGEN im Kontextmenü
Bild 54: In unsere Zinseszinsberechnung wurde eine Zeile eingefügt
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Bild 55: Die Zeile wurde für Überschriften verwendet
Wenn Sie mehrere Felder nebeneinander markieren, wird Excel mit dem Befehl EINFÜGEN
– SPALTE links von der Markierung so viele Spalten einfügen, wie Sie markiert haben. Entsprechend
wird Excel, wenn Sie mehrere Zeilen übereinander markieren, mit dem Befehl
EINFÜGEN – ZEILEN so viele Zeilen oberhalb der Markierung einfügen, wie Sie markiert
haben. Das funktioniert aber nur, wenn die Markierung zusammenhängt.
Sie können auch mit einem Kontextmenü arbeiten: Zeigen Sie auf den Spaltenkopf und klicken
den Buchstaben einer Spalte mit der rechten Maustaste an. Excel bietet Ihnen dann ein
Kontextmenü an, in dem der Befehl ZELLEN EINFÜGEN enthalten ist, mit dem Sie vor der
markierten Spalte eine neue Spalte einfügen. Möchten Sie auf diese Art mehrere Spalten einfügen,
markieren Sie so viele Spalten, wie Sie einfügen möchten, im Spaltenkopf, indem Sie
auf die erste Spalte, vor der eingefügt werden soll, klicken, die Maustaste festhalten und mit
gedrückter Maus die Markierung nach rechts erweitern. Anschließend zeigen Sie auf den
Spaltenkopf irgendeiner der markierten Spalten, klicken dort mit der rechten Maustaste und
geben wieder den Befehl ZELLEN EINFÜGEN.
Entsprechend können Sie auch vorgehen, wenn Sie Zeilen einfügen möchten.
� Wenn Sie Zeilen oder Spalten einfügen, werden die Adressen in den Formeln angepasst,
wo dies notwendig ist. Auch absolut formulierte Adressen nach dem Muster
$B$3 oder B$3 etc. werden dadurch geändert, denn die bisherige Zeile 3 wird ja
z. B. dadurch, dass Sie vor ihr eine neue Zeile einfügen, zur Zeile 4 – unabhängig
davon, dass Sie die Adresse absolut formuliert haben.
Um eine Zeile oder Spalte zu löschen, benutzen Sie am besten ebenfalls ein Kontextmenü:
Markieren Sie die Zeilen bzw. Spalten, die Sie löschen möchten, wieder im Zeilen- bzw.
Spaltenkopf. Zeigen Sie anschließend auf den Zeilen- bzw. Spaltenkopf des markierten Bereichs
und klicken dort mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü, das dann erscheint,
geben Sie den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Die markierten Zeile(n) bzw. Spalte(n) wird bzw.
werden dann gelöscht.
Etwas anders verhält sich Excel, wenn Sie nicht eine ganze Zeile oder Spalte, sondern einzelne
Felder innerhalb des Datenblattes einfügen oder löschen möchten. Hier besteht das
Problem darin, dass dadurch, dass Sie nur den Teil einer Zeile oder Spalte einfügen oder lö-
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schen, eine Entscheidung notwendig wird, ob Sie die nachfolgenden Zeilen oder Spalten
verschieben möchten.
Markieren Sie zunächst den Bereich der Tabelle, den Sie vollständig löschen möchten. Würden
Sie jetzt die Taste drücken, würden zwar die Zellinhalte gelöscht, die Zellen
blieben aber erhalten. Geben Sie stattdessen entweder den Befehl BEARBEITEN – ZELLEN
LÖSCHEN oder klicken Sie den markierten Bereich mit der rechten Maustaste an, um im
darauf erscheinenden Kontextmenü den Befehl ZELLEN LÖSCHEN. Excel wird Sie jetzt fragen,
wie es mit den Zellen unterhalb oder rechts des markierten Bereiches verfahren soll.
Bild 56: Einige Zellen sollen gelöscht werden
Bild 57: Befehl ZELLEN LÖSCHEN im Kontextmenü
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Speichern und Drucken
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Bild 58: Excel fragt, was genau geschehen soll
Bild 59: Die Zellen wurden gelöscht, die rechts stehenden Zellen nach links verschoben
Sehr wichtige Funktionen sind natürlich das Speichern einer Arbeitsmappe und das Drucken
von Arbeitsblättern.
Speichern einer Arbeitsmappe
Mit dem Befehl DATEI – SPEICHERN oder dem Symbol SPEICHERN in der oberen Symbolleiste
geben Sie den Befehl, die Arbeitsmappe zu speichern. Beim ersten Speichern werden
Sie nach dem Ablageort, also dem Laufwerk und dem Ordner, wo die Datei abgelegt werden
soll, und einem Dateinamen gefragt.
Wenn Sie diese Angaben einmal gemacht haben, wird Excel Sie nach dem Befehl DATEI –
SPEICHERN nicht mehr danach fragen, sondern die Datei immer wieder unter dem gleichen
Namen an der gleichen Stelle überschreiben. Möchten Sie für eine bereits gespeicherte Datei
nachträglich einen anderen Speicherort oder einen anderen Dateinamen bestimmen, geben
Sie den Befehl DATEI – SPEICHERN UNTER.
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Bild 60: Der Dialog zum ersten Speichern einer Datei
Wenn Excel neu gestartet wurde, wird das Programm im Dialog zu DATEI – SPEICHERN
UNTER immer den Ordner zum Speichern der Datei vorschlagen, der als Standardordner für
Dateien festgelegt ist. Diese Einstellung wird entweder vom Betriebssystem übernommen
(meistens ist es ein Ordner namens „Eigene Dateien“) oder stammt aus einer Einstellung,
die Sie selbst bestimmen können. Mehr darüber erfahren Sie weiter unten im Kapitel „Verschiedene
Optionen einstellen“ ab Seite 96.
Mit dem Pull-Down-Feld, das oben links mit SPEICHERN IN betitelt ist, können Sie das
Laufwerk, in dem Sie die Datei ablegen möchten, auswählen. Je nach Anzahl der verfügbaren
lokalen und Netzwerk-Laufwerke kann das Angebot hier sehr stark variieren.
Bild 61: Möglicherweise bietet Excel in SPEICHERN IN: eine Vielzahl von Laufwerken an
Wenn Sie das Laufwerk ausgewählt haben, bietet Excel Ihnen im großen Listenfeld darunter
die Ordner an, die sich in diesem Laufwerk befinden. Zeigen Sie auf einen Ordner und führen
einen Doppelklick aus oder markieren Sie den Ordner mit einem Klick, um dann unten
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rechts die Schaltfläche ÖFFNEN auszulösen (die erst dann so benannt wird, wenn ein Ordner
markiert ist), um den Ordner zu öffnen. Sie sehen jetzt, dass im Feld SPEICHERN IN
oben links der Ordner genannt wird.
Haben Sie den falschen Ordner geöffnet, können Sie entweder mit dem Symbol AUFWÄRTS
– rechts neben dem Pull-Down-Feld SPEICHERN IN – wieder in den übergeordneten Ordner
wechseln oder erneut das Feld SPEICHERN IN öffnen, um noch einmal im Hauptverzeichnis
eines Laufwerks zu beginnen.
Sollten Sie einen neuen Ordner einrichten wollen, können Sie dies mit dem Symbol NEUEN
ORDNER ERSTELLEN auch in diesem Dialog erledigen. Excel fragt Sie dann in einem zusätzlichen
Dialog nach dem Namen des neu anzulegenden Ordners. Wenn Sie diesen Vorgang
abgeschlossen haben, wird Excel gleich in den neu angelegten Ordner wechseln.
� Der komplette sog. „Pfadname“, also die Aneinanderreihung des Laufwerks- und aller
Verzeichnisnamen bis hin zu dem Verzeichnis, das Sie gerade geöffnet haben
(z. B. nach dem Muster „C:\Daten\Kalkulationen\Aktuell“), wird leider nicht direkt
angezeigt. Wenn Sie das Pull-Down-Feld SPEICHERN IN öffnen, können Sie
aber erkennen, welches Laufwerk und welche Hierarchie von Verzeichnissen gerade
aktiv sind.
Nachdem Sie den geeigneten Ordner geöffnet haben, müssen Sie noch einen Dateinamen
bestimmen. Dazu wechseln Sie in das Feld DATEINAME und geben einen Namen Ihrer
Wahl ein. Für Dateinamen gelten folgende Regeln:
� Datei- und Verzeichnisnamen dürfen gleichermaßen maximal 256 Zeichen lang
sein, wobei der komplette Pfadname des Verzeichnisses, in dem die Datei bzw.
das Unterverzeichnis abgelegt wird, mitgezählt wird.
� Datei- und Verzeichnisnamen dürfen folgende Zeichen nicht enthalten: Schrägstrich
(/), umgekehrter Schrägstrich (\ – der sog. „Backslash“), Größer-als-
Zeichen (>), Kleiner-als-Zeichen (

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Bild 62: Die Datei ist gespeichert – zu erkennen am Dateinamen im Fenstertitel
Öffnen einer Arbeitsmappe
Ganz ähnlich gehen Sie vor, wenn Sie eine bestehende Arbeitsmappe öffnen möchten. Geben
Sie hierzu entweder den Befehl DATEI – ÖFFNEN oder lösen Sie das Icon ÖFFNEN in
der oberen Symbolleiste (links neben SPEICHERN) aus.
Excel öffnet nun einen Dialog, in dem Sie wieder aufgefordert werden, an den Speicherort,
also das Laufwerk und den Ordner, in dem die Datei abgelegt sind, zu wechseln, um anschließend
die gewünschte Datei zu öffnen.
Bild 63: Der Dialog zum Öffnen einer Datei
Auch hier gibt es ein Pull-Down-Feld, das hier SUCHEN IN betitelt ist, und mit dem Sie das
Laufwerk wählen können. Ebenso können Sie in diesem Dialog in einen der Unterordner
des aktuellen Standortes wechseln, indem Sie den Unterordner entweder mit einem Doppelklick
öffnen oder markieren und dann unten rechts die Schaltfläche ÖFFNEN auslösen.
Ihnen steht hier auch ein Symbol AUFWÄRTS zur Verfügung, um wieder den Ordner zu
öffnen, der über dem gerade aktuellen Ordner liegt.
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Zwar können Sie auch in diesem Dialog einen neuen Ordner erstellen, das dürfte hier aber
nur sehr selten notwendig sein. Stattdessen ist das Symbol rechts von NEUEN ORDNER ER-
STELLEN, das Symbol ANSICHTEN, hier interessant.
In diesem Symbol, das rechts einen kleinen Pull-Down-Pfeil enthält, werden Ihnen einige
unterschiedliche Darstellungen des Ordnerinhalts angeboten, von denen die vier wichtigsten
LISTE, DETAILS, EIGENSCHAFTEN und VORSCHAU sind.
LISTE zeigt einfach alle Unterordner und Dateien an, wobei die Angaben je
nach Bildschirmauflösung in mehreren Spalten nebeneinander angezeigt
werden, so dass Sie eine möglichst große Zahl von Einträgen
sehen können.
DETAILS zeigt die Liste in tabellarischer Form an, wobei zusätzlich zum Ordner-
bzw. Dateinamen noch die Größe der Dateien, der Dateityp
sowie das Datum und die Uhrzeit der letzten Änderung angezeigt
werden.
EIGENSCHAFTEN zeigt die Einträge wieder in einer einfachen Liste an, in der wie bei
LISTE nur die Ordner- bzw. Dateinamen genannt werden. Markieren
Sie jedoch eine Datei, zeigt Ihnen Excel in einem zusätzlichen Feld
rechts weitere Eigenschaften der Datei an, z. B. das Datum, zu dem
die Datei das erste Mal erstellt, das letzte Mal geändert und das letzte
Mal ausgedruckt wurde, den Autor, die Größe der Datei etc.
VORSCHAU ähnelt in der Darstellung EIGENSCHAFTEN, wobei hier in dem zusätzlichen
Feld rechts eine Vorschau auf den Inhalt der Datei gegeben
wird.
� Die Vorschau wird nur bei solchen Dateien angezeigt, bei denen dies ausdrücklich
eingerichtet ist. Geben Sie bei einer geöffneten Datei den Befehl DATEI – EIGEN-
SCHAFTEN. Sie sehen unten links ein kleines Kontrollfeld VORSCHAUGRAFIK SPEI-
CHERN. Nur wenn dieses Feld aktiviert ist, wird Excel beim Speichern die Möglichkeit
vorbereiten, später eine Vorschau auf die Datei anzubieten.
Wenn Sie die gewünschte Datei gefunden und markiert haben, können Sie sie mit der
Schaltfläche ÖFFNEN auf den Bildschirm holen.
Datei schließen, neue Datei anlegen, mehrere Dateien gleichzeitig bearbeiten
Um die aktuell angezeigte Datei zu schließen, sie also nicht mehr weiter zu bearbeiten, geben
Sie den Befehl DATEI – SCHLIEßEN, klicken im Fenster oben rechts auf das untere der
beiden Symbole „X“ zum Schließen oder drücken die Tastenkombination .
Wenn Sie seit dem letzten Speichern der Datei etwas an der Arbeitsmappe geändert haben,
wird Excel Sie fragen, ob Sie diese Änderungen vor dem Schließen speichern möchten.
Mit dem Befehl DATEI – NEU, dem Symbol NEU ganz links neben dem Symbol ÖFFNEN in
der oberen Symbolleiste oder der Tastenkombination wird eine neue, leere
Arbeitsmappe angelegt.
Sie können mehrere Arbeitsmappen gleichzeitig offen halten. Wenn Sie eine neue Datei anlegen
oder eine bestehende zusätzlich zu einer bereits geöffneten Datei öffnen, verdeckt die
neu geöffnete Mappe die zuletzt bearbeitete. Mit dem Befehl FENSTER erhalten Sie eine Liste
der zur Zeit geöffneten Dateien, aus der Sie durch einfachen Klick auf eine andere offene
Datei wechseln können. Außerdem zeigt Windows normalerweise in der Taskleiste alle aktuell
geöffneten Excel-Arbeitsmappen an, so dass Sie auch mit einem Mausklick in der
Taskleiste auf die gewünschte Mappe wechseln können.
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Vorbereitung für den Druck
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 54
Bild 64: Mehrere Dateien sind geöffnet
Gerade bei Excel ist es aus verschiedenen Gründen oft notwendig, vor dem Ausdruck einer
Tabelle verschiedene Vorbereitungen zu treffen, damit der Ausdruck Ihren Vorstellungen
entspricht.
Druckbereich bestimmen
Bei Drucken wird Excel normalerweise eine einzelne, nämlich die gerade aktuelle Tabelle,
ausdrucken, aber natürlich nicht die gesamte Tabelle von Spalte A bis IV und Zeile 1 bis
65.536 – der Ausdruck würde je nach Schriftgröße u. U. weit über 40.000 Druckseiten umfassen.
Excel druckt den Teil der Tabelle, der Daten enthält, also von Spalte A bis zur letzten
Spalte, die noch Daten enthält und von Zeile 1 bis zur letzten Zeile, die noch Daten
enthält.
Manchmal soll aber nicht der ganze gefüllte Bereich der Tabelle gedruckt werden, sondern
nur ein Teil davon. In dem Fall markieren Sie den Teil der Tabelle, der gedruckt werden soll,
und geben den Befehl DATEI – DRUCKBEREICH – DRUCKBEREICH FESTLEGEN. Sie werden
erkennen, dass Excel den zu druckenden Bereich durch eine gestrichelte Linie kennzeichnet.
Möchten Sie den Druckbereich wieder unbestimmt lassen, so dass Excel wieder den ganzen
gefüllten Bereich der Tabelle druckt, geben Sie die Befehl DATEI – DRUCKBEREICH -
DRUCKBEREICH AUFHEBEN.
� Wenn Sie mit und der Maus getrennt liegende Bereiche markieren und damit
den Druckbereich bestimmen, wird Excel für jeden der getrennt liegenden Bereiche
eine eigene Seite ausdrucken. Möchten Sie bestimmte Zeilen oder Spalten beim
Ausdruck unterdrücken, aber dennoch alles auf einem Blatt haben, müssen Sie die
betreffenden Zeilen oder Spalten vorübergehend ausblenden, indem Sie ihre Höhe
bzw. Breite auf Null reduzieren (s. Kapitel „Spalten und Zeilen aus- und einblenden“
auf Seite 45).
Seitenlayout
Sie haben darüber hinaus eine ganze Reihe von Möglichkeiten, den Ausdruck zu beeinflussen
und sein Layout zu bestimmen. Fast alle diese Optionen werden mit dem Befehl DATEI
– SEITE EINRICHTEN eingestellt.
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Seite 55
Papierformat, Ausrichtung und Skalierung
Bild 65: Das Register PAPIERFORMAT in DATEI – SEITE EINRICHTEN
Im Registerblatt PAPIERFORMAT zum Befehl DATEI – SEITE EINRICHTEN sehen Sie verschiedene
Optionen, mit denen bestimmt werden kann, wie Excel die Tabelle auf die
Druckseiten verteilt.
Sie können mit ORIENTIERUNG den Ausdruck im HOCHFORMAT oder QUERFORMAT
einstellen.
Das Feld PAPIERFORMAT erlaubt Ihnen, eine ggf. von DIN A4 abweichende Papiergröße
zu bestimmen.
Interessant sind die Möglichkeiten, die in der mit SKALIERUNG überschrieben Gruppe werden.
� Sie können den Ausdruck insgesamt verkleinern oder vergrößern, indem Sie im
entsprechenden Feld einen von 100 % abweichenden Wert eingeben.
� Sie können mit der Option ANPASSEN bestimmen, dass der Ausdruck so verkleinert
werden soll, dass nicht mehr als X Seiten in der Höhe und Y Seiten in der
Breite benötigt werden.
Wenn Sie z. B. ein Arbeitsblatt haben, das beim Ausdruck etwas mehr als eine Seite breit ist,
also z. B. die letzte Spalte nicht mehr auf die Seite passt, können Sie natürlich versuchen, die
Spaltenbreiten so zu ändern, dass die Tabelle doch auf einer Seite gedruckt werden kann.
Ist dies aber nicht möglich, weil die Spaltenbreiten sich nicht weiter reduzieren lassen, und
möchten Sie auch an der Schriftgröße nichts ändern, gebe Sie in der Option SKALIERUNG
bei ANPASSEN den Wert 1 bei SEITE(N) BREIT und keinen Wert bei SEITE(N) HOCH ein.
Das führt dazu, dass Excel den Ausdruck automatisch so weit verkleinert, dass er nur eine
Seite in der Breite benötigt – in der Höhe kann je nach Länge der Tabelle bei dieser Einstellung
auch mehr als eine Seite gedruckt werden, weil Sie ja für die Anzahl der Seiten in der
Höhe keinen Wert bestimmt haben.
Natürlich wird der Ausdruck dadurch verkleinert und damit auch die Schrift kleiner, es tritt
also der gleiche Effekt ein wie wen Sie die Schriftgröße verringern würden. Sie brauchen aber
nicht auszuprobieren, welche Schriftgröße passt, weil Excel den Ausdruck automatisch
auf das notwendige Maß verkleinert.
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Seitenränder
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Seite 56
Für die Menge der Daten, die auf eine Druckseite passen, ist auch die Einstellung der Seitenränder
relevant. Sie finden ein Registerblatt SEITENRÄNDER, in dem Sie die entsprechenden
Einstellungen vornehmen können.
Mit KOPFZEILE und FUßZEILE sind Abstände von zusätzlichen Zeilen, die gleich beschrieben
werden, zur Blattkante gemeint.
Normalerweise wird Excel die Tabelle beginnend mit dem Feld A1 (oder dem oberen linken
Feld des Druckbereiches) oben links in der unter Berücksichtigung der Seitenränder auf das
Blatt drucken. Sie können mit den Feldern in AUF SEITE ZENTRIEREN auch bestimmen,
dass Excel die Tabelle innerhalb des verfügbaren Platzes auf der Seite horizontal und/oder
vertikal zentrieren soll.
Kopf- und Fußzeilen
Bild 66: Das Register SEITENRÄNDER in DATEI – SEITE EINRICHTEN
Eben wurden Kopf- und Fußzeilen schon unter dem Aspekt der Seitenränder genannt. Eine
Kopfzeile ist eine Zeile, die nicht in der Tabelle steht, sondern außerhalb der Tabelle – also
im Bereich des oberen Seitenrandes – auf jeder Seite wiederholt gedruckt wird. Entsprechendes
gilt für die Fußzeile, nur dass die natürlich im unteren Rand gedruckt wird. Sie finden
die Einstellungen zu den Kopf- und Fußzeilen im Register KOPFZEILE/FUßZEILE.
Pro Tabelle kann genau eine Kopfzeile definiert werden (für die Fußzeilen gilt jeweils das
gleiche, deshalb werden die hier nicht weiter erörtert). Eine Kopfzeile besteht aus drei Abschnitten:
Einem Abschnitt, der linksbündig, einem zweiten der zentriert und einem dritten,
der rechtsbündig auf jeder Seite angeordnet wird.
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Bild 67: Register KOPFZEILE/FUßZEILE in DATEI – SEITE EINRICHTEN
Excel bietet im Pull-Down-Feld, das mit KOPFZEILE überschrieben ist, einige vordefinierte
Kopfzeilen an. Diese Kopfzeilen enthalten teilweise Platzhalter, z. B. für die Seitenzahl oder
das Datum, die weiter unten erläutert werden. Sie können aber auch selbst im Detail
bestimmen, wie die Kopfzeile aufgebaut sein soll.
Für jeden der drei Abschnitte können Sie jeweils Text eingeben, der übrigens auch mehrere
Zeilen lang sein darf. Wenn Sie die Schaltfläche BENUTZERDEFINIERTE KOPFZEILE anklicken,
erscheint ein Dialog, in dem Sie die Texte der drei Abschnitte bestimmen können.
Bild 68: Dialog für die Eingabe einer benutzerdefinierten Kopfzeile
Sie können hier zum einen für jeden der drei Abschnitte jeweils beliebigen Text eingeben.
Möchten Sie eine neue Zeile beginnen, benutzen Sie die Eingabetaste. Außerdem gibt es einige
Platzhalter, die dazu dienen, beim späteren Ausdruck durch aktuelle Werte ersetzt zu
werden. Diese Platzhalter lauten:
&[Seite] Damit wird später beim Ausdruck anstelle des Platzhalters die aktuelle Seitenzahl
gedruckt.
&[Seiten] Dieser Platzhalter wird später beim Ausdruck durch die Gesamtzahl der in
dieser Tabelle zu druckenden Seite ersetzt.
&[Datum] Dieser Platzhalter wird beim Ausdruck durch das aktuelle Datum ersetzt.
&[Zeit] Dieser Platzhalter steht für die aktuelle Zeit des Druckens.
&[Datei] Dieser Platzhalter wird beim Ausdruck durch den Dateinamen der aktuellen
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Arbeitsmappe ersetzt.
&[Register] Dieser Platzhalter steht für den Namen der Tabelle in der Arbeitsmappe.
Statt die Texte von Hand einzugeben, können Sie sie auch durch Klick auf die entsprechenden
Symbole, die in der Mitte der Dialogbox angeboten werden, an die aktuelle Cursorposition
einfügen. Es ist auch möglich, diese Platzhalter mit normalem Text zu kombinieren:
Seite &[Seite] von &[Seiten] Seiten
erzeugt auf der ersten von fünf Seiten den Ausdruck „Seite 1 von 5 Seiten“.
Bild 69: Eine benutzerdefinierte Kopfzeile
Wenn Sie einen Textteil mit einer anderen Schriftformatierung, z. B. Fettschrift o. ä. ausstatten
möchten, markieren Sie den Textteil und lösen das Symbol SCHRIFT ganz links in
der Reihe der Symbole aus.
Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben und die Schaltfläche OK auslösen, sehen Sie
eine Vorschau für die von Ihnen definierte Kopfzeile. Für die Fußzeile gelten genau die
gleichen Regeln und Möglichkeiten.
Weitere Optionen
Es gibt noch ein viertes Registerblatt im Dialog DATEI – SEITE EINRICHTEN, nämlich das
Registerblatt TABELLE. Hier werden verschiedene weitere Optionen eingestellt, von denen
einige hier erläutert werden.
Sie haben hier noch einmal die Möglichkeit, den DRUCKBEREICH einzurichten, indem Sie
den Adressbereich in der Form von z. B. „A1:G28“ angeben. Der Doppelpunkt bedeutet
dabei so viel wie „bis“.
Sie können in dem Bereich, der mit DRUCKEN überschrieben ist, verschiedene besondere
Einstellungen für den Ausdruck vornehmen:
GITTERNETZLINIEN bestimmt, wenn das Kontrollfeld aktiviert ist, dass alle
Trennlinien zwischen den Zeilen und Spalten mitgedruckt
werden. Detailliertere Möglichkeiten bietet das
Zellformat „Rahmenlinien“ an.
ZEILEN- UND SPALTENKÖPFE Wenn dieses Kontrollfeld eingeschaltet ist, werden die
Zeilennummer und Spaltenbuchstaben links bzw. oberhalb
der Tabelle mitgedruckt. Das kann sinnvoll sein,
wenn man einen Kontrollausdruck vornehmen möchte.
SCHWARZWEIßDRUCK sorgt dafür, dass eine Tabelle, die Farben, z. B. mit dem
Zellformat „Muster“ eingefärbte Bereiche, enthält, auch
auf einem Schwarz-Weiß-Drucker, z. B. einem normalen
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Laserdrucker, gut lesbar ausgedruckt werden.
KOMMENTARE Das Pull-Down-Feld, das damit betitelt ist, erlaubt, zu
bestimmen, ob und wenn ja wo Kommentare (Sie erinnern
sich – jedes Feld kann neben dem eigentlichen Inhalt
und der Formatierung auch noch einen Kommentar
enthalten) ausgedruckt werden sollen.
Seitenansicht
Bild 70: Das Registerblatt TABELLE in DATEI – SEITE EINRICHTEN
Der Befehl DATEI – SEITENANSICHT wechselt vom normalen Tabellenmodus in den Modus
Seitenansicht, in der Sie einen Überblick darüber bekommen, wie der Ausdruck aussehen
wird.
Bild 71: Die Tabelle in der Seitenansicht
Diese Layout-Vorschau ist besonders unter dem Aspekt wichtig, dass Sie hier unten links
angezeigt bekommen, wie viele Seiten der Ausdruck insgesamt umfassen wird. Da es gelegentlich
vorkommt, dass man versehentlich z. B. im Feld Z300 etwas einträgt (und sei es
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nur ein Leerzeichen, das man in der Tabelle gar nicht erkennen kann), ist diese Vorschau
sehr wichtig. Mit ihr wird man darauf hingewiesen, dass in diesem Fall der Ausdruck nicht,
wie erwartet, nur z. B. eine Seite sondern vielleicht 24 Seiten umfasst.
Man hat dann die Möglichkeit, in den Tabellenmodus zurückzukehren, um Tabellenbereiche,
die leer sein sollen, zu löschen, den Druckbereich ausdrücklich zu bestimmen oder mit
dem Befehl DATEI – SEITE EINRICHTEN die Skalierung zu ändern, um Einfluss auf die Seitenanzahl
zu nehmen.
Sie sehen oberhalb der Vorschau verschiedene Schaltflächen
WEITER Umfasst der Ausdruck mehrere Seiten, können Sie mit dieser
Schaltfläche auf die jeweils nächste Seite blättern.
VORHER Damit blättern Sie auf die vorherige Seite zurück.
ZOOM Diese Schaltfläche vergrößert und – wenn die Vergrößerung
aktiv ist – verkleinert die Ansicht. Den gleichen Effekt erzielen
Sie, wenn Sie mit dem Mauszeiger (der in der Seitenansicht die
Form einer Lupe hat) auf eine Stelle klicken: Beim ersten Klick
wird diese Stelle vergrößert, beim zweiten Klick wieder die
ganze Seite angezeigt.
DRUCKEN Damit wird der Dialog zum Ausdruck der Seite geöffnet.
LAYOUT Diese Schaltfläche öffnet den Dialog DATEI – SEITE einrichten,
wobei hier allerdings einige Optionen nicht verfügbar sind.
RÄNDER Damit werden die Seitenränder ein- oder ausgeblendet, so dass
Sie sie mit der Maus verschieben können.
SEITENUMBRUCH- Mit dieser Schaltfläche verlässt man die Seitenansicht und
VORSCHAU
wechselt zu einer anderen Darstellungsart, bei der die Tabelle
verkleinert und mit eingezeichneten Seitenumbrüchen angezeigt
wird. Aus dieser Ansicht können Sie mit dem Befehl
ANSICHT – NORMAL wieder in den Tabellenmodus zurückkehren.
SCHLIEßEN Diese Schaltfläche beendet die Seitenansicht und kehrt in den
Tabellenmodus und die normale Ansicht zurück.
Bild 72: Die Seitenumbruch-Vorschau
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Seitenumbrüche einfügen und löschen
Wenn Sie eine Tabelle einmal ausgedruckt oder in der Seitenansicht dargestellt haben, aber
auch, sobald Sie einmal den Dialog DATEI – SEITE EINRICHTEN ausgeführt haben, wird Excel
die voraussichtlichen Seitenumbrüche durch gestrichelte Linien kennzeichnen.
Bild 73: Die Tabelle mit eingezeichneten Seitenumbrüchen
Sie können diese Seitenumbrüche indirekt beeinflussen, indem Sie
� die Spaltenbreiten variieren,
� die Seitenränder ändern,
� die Papiergröße ändern,
� vom Hoch- ins Querformat wechseln,
� die Skalierung einstellen.
Möchten Sie aber einen zusätzlichen Seitenumbruch einfügen, bietet Excel Ihnen auch hierzu
einen Befehl:
1. Markieren Sie die Spalte, vor der (also links von der) oder die Zeile, oberhalb der
Excel eine neue Seite beginnen soll. Markieren Sie die Spalte bzw. Zeile immer
komplett, also indem Sie auf den Spaltenbuchstaben bzw. die Zeilennummer klicken.
2. Geben Sie den Befehl EINFÜGEN – SEITENWECHSEL.
Sie sehen jetzt, dass Excel den zusätzlich bestimmten Umbruch durch eine gestrichelte Linie,
deren Striche etwas länger sind, kennzeichnet.
Bild 74: Manueller Seitenumbruch vor Zeile 10
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Möchten Sie Seitenumbrüche wieder entfernen, haben Sie zwei Möglichkeiten.
Wenn Sie nur einen Seitenwechsel entfernen möchten, gehen Sie so vor:
1. Markieren Sie wieder die Spalte rechts vom Umbruch bzw. die Zeile direkt unterhalb
des Zeilenwechsels.
2. Geben Sie den Befehl EINFÜGEN – SEITENWECHSEL AUFHEBEN.
Wollen Sie dagegen sämtliche von Hand eingefügten Seitenwechsel in der gesamten Tabelle
entfernen, dann können Sie folgendes tun:
1. Markieren Sie die ganze Tabelle, indem Sie auf den Schnittpunkt zwischen den
Zeilen- und Spaltenköpfen klicken, also die leere graue Fläche oberhalb und links
von A1.
2. Geben Sie jetzt den Befehl EINFÜGEN – ALLE SEITENWECHSEL ZURÜCKSETZEN
(der nur verfügbar ist, wenn die ganze Tabelle markiert ist).
Ausdruck
Um die Tabelle einfach auszudrucken, genügt ein Klick auf das Symbol DRUCKEN rechts
vom Icon SPEICHERN in der oberen Symbolleiste. Wollen Sie dagegen weitere Einstellungen
für den Ausdruck vornehmen, geben Sie den Befehl DATEI – DRUCKEN.
Bild 75: Die Dialogbox zu DATEI – DRUCKEN
Hier können Sie z. B. bestimmen, dass nicht nur ein Exemplar sondern gleich mehrere gedruckt
werden sollen, dass nicht die gesamte Tabelle sondern nur der markierte Bereich oder
nicht alle Seiten, sondern nur die von Ihnen angegebenen gedruckt werden sollen.
Wenn Ihnen mehrere Drucker zur Verfügung stehen, können Sie hier auch bestimmen, mit
welchem Drucker die Tabelle gedruckt werden soll.
� Auch hier gilt: Wenn Sie die Option DRUCKEN: MARKIERUNG wählen, und nicht
ein zusammenhängender, sondern mehrere getrennt liegende Bereiche markiert wurden,
wird Excel jeden der Bereiche auf einem eigenen Blatt ausdrucken.
Komplexere Berechnungen: Funktionen
In unseren Zinseszinsbeispiel haben wir mit einer einfachen, arithmetisch notierten Formel
gearbeitet. In vielen Fällen reichen solche Formeln aus. Wenn man jedoch z. B. nicht drei,
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sondern dreißig oder gar 300 Zahlen addieren möchte, wird man mit einer Formel nach dem
Muster
=A1+A2+A3+A4...
nicht mehr vernünftig arbeiten können.
Für solche Zwecke bietet Excel verschiedene Rechenfunktionen an. Anders als bei arithmetisch
notierten Formeln werden bei Rechenfunktionen nicht einzelne Adressen durch Rechenoperatoren
verknüpft. Eine Funktion ist so konstruiert, dass Excel zuerst mitgeteilt
wird, welche Art von Berechnung erwünscht ist, um dann die Angaben, womit diese Berechnung
durchgeführt werden soll, zu machen. Insgesamt bietet Excel über 300 verschiedene
Rechenfunktionen für die unterschiedlichsten Zwecke an.
Aufbau einer Funktion
Eine Funktion ist stets nach dem Schema
=FUNKTIONSNAME(argumente)
aufgebaut. FUNKTIONSNAME ist die Angabe, welche Art von Berechnung Excel durchführen
soll. Natürlich darf man da nicht irgend etwas schreiben, sondern nur gültige Funktionsnamen
verwenden, z. B. SUMME(), MITTELWERT(), MONAT(), WENN() etc.
Weiter unten werden Sie ein Instrument kennen lernen, mit dem man herausfinden kann,
wie der Name einer Funktion lautet.
An den Namen der Funktion schließt sich immer ein Klammernpaar, das in der Regel die
sog. Argumente einer Funktion enthält. Die Argumente sind die Angabe(n) der Werte, mit
denen die Funktion ausgeführt werden soll. Je nach Funktion wird manchmal nur ein Argument
benötigt, manchmal zwei oder drei, und gelegentlich auch gar keins. Das Klammernpaar
muss sich aber immer an den Funktionsnamen anschließen, auch wenn es, weil die
Funktion kein Argument benötigt, leer bleibt. Meistens handelt es sich bei den Argumenten
um Adressen. Man kann die Konstruktion
=FUNKTIONSNAME(argumente)
also auch lesen als
=WAS(womit)
Will man z. B. alle Zahlen addieren, die im Bereich zwischen A1 und A15 liegen, so braucht
man nicht mehr die Formel
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14+A15
sondern kann als Rechenanweisung eingeben
=SUMME(A1:A15)
Dabei kommt dem Zeichen „Doppelpunkt“ eine besondere Bedeutung zu.
Weitere Operatoren: Doppelpunkt und Semikolon
Zwei weitere Operatoren sind neben den bereits oben beschriebenen „+“, „-“ etc. bei Funktionen
von Bedeutung: Der Doppelpunkt (:) und das Semikolon(;).
Der Doppelpunkt bedeutet so viel wie „bis“. Die Angabe
=SUMME(A1:A15)
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wird also gelesen „Summe von A1 bis A15“. Damit weist man Excel an, alle Werte im Bereich
zwischen A1 und A15 (jeweils einschließlich) bei der Berechnung der Summe zu berücksichtigen.
Ein Semikolon bedeutet so viel wie „und“. Damit kann man z. B. folgende Formel konstruieren:
=SUMME(A1:A15;D1:D15)
Diese Formel würde gelesen: „Summe von A1 bis A15 und von D1 bis D15“. Eine alternative
Schreibweise für diese Rechenanweisung wäre:
=SUMME(A1:A15)+SUMME(D1:D15)
doch es liegt auf der Hand, dass die Schreibweise mit dem Semikolon kürzer ist.
Manche Funktionen brauchen unbedingt mehr als ein Argument, damit sie richtig berechnet
werden. In solch einem Fall werden die einzelnen Argumente jeweils durch Semikola
voneinander getrennt. Welche Funktion welche Argumente benötigt, ist genau definiert. In
den Werkzeug, das dabei hilft, herauszufinden, welche Funktion für welchen Zweck geeignet
ist, wird auch mitgeteilt, welche Argumente in welcher Reihenfolge benötigt werden.
Die AutoSumme
Wir erzeugen ein neues Arbeitsblatt, dessen erste Tabelle folgende Angaben enthält:
A B C D E
1 Jan 04 Feb 04 Mrz 04 Summe
2 Produkt 1 111,00 212,00 432,00
3 Produkt 2 222,00 321,00 123,00
4 Produkt 3 333,00 123,00 223,00
5 Summe
6 Mittelwert
Die Tabelle sollte jetzt so aussehen:
Bild 76: Tabelle nach Eingabe der Daten
Stellen Sie die Markierung in das Feld B5. Hier soll Excel die Summe im Januar 04 errechnen.
Statt die Formel von Hand einzugeben, können Sie hier auch ein Icon in der Symbol-
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leiste namens AUTOSUMME verwenden. Sie finden dieses Symbol in der Form des griechischen
Grußbuchstabens Σ („Sigma“) in der oberen Symbolleiste rechts von der Mitte.
Bild 77: Das Symbol für AUTOSUMME
Excel wird jetzt ganz richtig als Formel vorschlagen
=SUMME(B2:B4)
Schließen Sie die Eingabe ab, und Excel rechnet die Summe korrekt aus. Sie können diese
Summe anschließend mit der AutoAusfüllen-Funktion nach rechts bis D5 kopieren – weil
die Adressen ja relativ formuliert sind, wird Excel aus der Ursprungsformel richtig
=SUMME(C2:C4) und
=SUMME(D2:D4)
machen.
Stellen Sie die Markierung anschließend in das Feld E2. Wenn Sie hier wieder die Auto-
Summe verwenden, schlägt Excel als Formel vor:
=SUMME(B2:D2)
Excel untersucht also bei Verwendung der AutoSumme die Umgebung der aktuellen Zelle,
um herauszufinden, wo Werte stehen, die vermutlich addiert werden sollen. Das funktioniert
meistens ganz gut, gelegentlich muss man die Adressierungsvorschläge aber korrigieren.
Das können Sie tun, indem Sie den Bereich, dessen Werte tatsächlich addiert werden
sollen, mit der Maus markieren, oder indem Sie die Adressen von Hand eingeben.
Der Funktionsassistent
Im Feld B6 unseres Beispiels soll keine Summe gebildet werden, sondern Excel soll hier den
Durchschnitt – genauer: das arithmetische Mittel – errechnen. Das könnte man zwar auch
über die AutoSumme erreichen – die Formel müsste dann lauten:
=SUMME(B2:B4)/3
Günstiger ist es jedoch, hierfür eine eigene Funktion zu verwenden. Die wird allerdings
nicht als Icon in der Symbolleiste angeboten.
Wenn Sie eine Funktion benötigen, von der Sie nicht genau wissen, wie sie heißt, und welche
Argumente sie benötigt, können Sie den Funktionsassistenten benutzen, um Namen
und Syntax der Funktion zu ermitteln.
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Seite 66
Bild 78: Der erste Schritt des Funktionsassistenten
Den Funktionsassistenten rufen Sie – nachdem Sie die Markierung auf die Zelle gestellt haben,
in der die Funktion verwendet werden soll – entweder mit dem Befehl EINFÜGEN –
FUNKTION oder dem Symbol FUNKTIONS-ASSISTENT („fx“) in der Bearbeitungsleiste
links von der Eingabefläche auf. Sie können auch auf den Pull-Down-Pfeil rechts vom Symbol
AUTOSUMME klicken. Dort bietet Excel den Befehl WEITERE FUNKTIONEN an, mit
dem der Funktionsassistent ebenfalls gestartet wird.
Der Funktionsassistent bietet Ihnen im ersten Schritt alle verfügbaren Funktionen an. Links
sehen Sie eine Liste verschiedener Kategorien. Die Kategorie ZULETZT VERWENDET bietet
die zehn Funktionen an, die Sie zuletzt mit dem Funktionsassistenten aufgerufen haben. Bei
einem neu installierten Programm werden hier die zehn Funktionen angeboten, die nach
Meinung von Microsoft die wichtigsten sind.
In der Kategorie ALLE finden Sie sämtliche ca. 300 Funktionen alphabetisch sortiert – eine
Suche dürfte hier etwas umständlich sein, zumal dann, wenn man nicht weiß, wie die Funktion
heißt.
Deshalb bietet Excel die Funktionen zusätzlich nach Kategorien gruppiert an, wobei die Kategorien
sich daran orientieren, welche Art von Operation – statistische Berechnungen, finanzmathematische
Berechnungen, Berechnungen in Abhängigkeit von Datumsangaben
etc. – die Funktionen leisten.
Die Namen der Funktionen sind gelegentlich einigermaßen kryptisch. Wenn Sie eine Funktion
markieren, zeigt Excel unten die Syntax der Funktion, also die benötigten Argumente
an und liefert eine kurze Erklärung dazu, was die Funktion tut.
Nicht immer allerdings ist dieser Hinweis besonders aussagekräftig, so dass es schon einmal
vorkommen kann, dass man längere Zeit nach der richtigen Funktion suchen muss.
Die Funktion, die wir benötigen, heißt MITTELWERT(). Sie sollte sowohl in der Kategorie
ZULETZT VERWENDET, als auch natürlich in der Kategorie ALLE und inhaltlich eingeordnet
in der Kategorie STATISTIK zu finden sein.
Nachdem Sie die Funktion ausgewählt haben, lösen Sie die Schaltfläche OK aus, und Excel
wechselt in den zweiten Schritt des Funktionsassistenten.
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Bild 79: Der Funktionsassistent – Schritt 2
Hier werden Sie nach dem Argument bzw. den Argumenten der Funktion gefragt. Das
Fenster, in dem die möglichen Argumente angeboten werden, erscheint immer ganz oben
links, was gelegentlich etwas ungünstig ist, weil dadurch oft genau der Bereich der Tabelle
verdeckt wird, um den es geht. Sie können mit der Maus irgendwo auf den grauen Hintergrund
dieses Dialogs zeigen und ihn mit gedrückter Maustaste aus dem Weg schieben.
Das erste Argument, das die Funktion MITTELWERT() verlangt, nennt der Funktionsassistent
ZAHL1. Daran, dass dieser Name im Dialog in Fettschrift erscheint, können Sie erkennen,
dass dieses Argument eingegeben werden muss, damit die Funktion ausgeführt
kann. Ein Argument, das entbehrlich ist, wird in normaler Schrift angezeigt; hier ist es z. B.
das Argument ZAHL2.
Sie sehen unterhalb der Liste noch einmal den Hinweis darauf, was die Funktion tut, ganz
rechts daneben erscheint ein Gleichheitszeichen, hinter dem Excel den Wert, den die Funktion
ermitteln wird, ankündigt, sobald alle Pflicht-Argumente eingegeben wurden. Diese
Ergebnis-Vorschau dient dazu, dass Sie vor Abschluss des Assistenten überschlägig prüfen
können, ob das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht, oder ob Sie eine falsche Funktion
oder die falschen Argumente verwendet haben.
Unterhalb der Erläuterung der Funktion sehen Sie noch einen Hinweis darauf, was die Aufgabe
des Arguments ist, in dessen Eingabefeld sich der Cursor gerade befindet.
Excel schlägt automatisch vor, den Bereich B2:B5 als Argumente für die Funktion zu verwenden.
Ähnlich wie bei der AutoSumme versucht Excel also auch im Funktionsassistenten,
herauszufinden, wo vermutlich die für die Funktion relevanten Daten zu finden sind. In
diesem Fall allerdings irrt sich Excel, denn die Summe hat als Argument im Mittelwert natürlich
nichts verloren. Markieren Sie also den Bereich B2:B4 als Argument für ZAHL1.
� Ein Argument einer Funktion kann auch ein Bereich sein, also mehrere Felder umfassen.
Sobald Sie ein Argument angeben haben, erscheint rechts neben dem Feld für das Argument
noch eine Auflistung des Wertes bzw. der Werte, die das Argument hat. Jetzt wird auch das
richtige Ergebnis in der Ergebnisvorschau angegeben. Mit OK können Sie den Vorgang abschließen,
und Excel hat die richtige Funktion in B6 eingefügt, die Sie per AutoAusfüllen
nur noch nach rechts in die Nachbarfelder kopieren müssen.
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Seite 68
� Wenn Sie die Argumente im zweiten Schritt des Funktionsassistenten eingeben, denken
Sie daran, dass die Eingabetaste den Dialog abschließt. Verwenden Sie also die
Taste oder die Maus, um bei der Eingabe der Argumente von einem
Feld zum nächsten zu wechseln.
� Wenn Sie den Funktionsassistenten beendet haben und feststellen, dass ein Fehler
vorliegt, ist es meistens besser, den fehlerhaften Inhalt des Feldes zuerst ganz zu löschen,
bevor der Funktionsassistent erneut aufgerufen wird. Ruft man den Funktionsassistenten
auf, während im Feld noch ein (ggf. falscher) Inhalt steht, geschieht es
leicht, dass Excel nicht ganz von vorn beginnt, sondern die mit dem Funktionsassistenten
ausgewählte Funktion als Argument der bereits vorhandenen Funktion einfügt,
was den Fehler u. U. noch verschlimmert.
Kombination von Funktionen in Formeln
Die generelle Syntax einer Formel lautet
= [ ] [ ]...
wobei für einen gültigen Ausdruck in Excel, etwa eine Adresse, eine Zahl, u. U.
auch einen Text oder z. B. auch eine Rechenfunktion steht, und für einen Rechenoperator,
wie sie weiter oben im Kapitel „Operatoren, Arithmetik und Zahlen“ ab Seite
23 beschrieben sind.
So ist z. B. die Formel
=(SUMME(A1:A10)+SUMME(C1:C10;E1:E10)+G10)*2
korrekt formuliert – ob sie im konkreten Zusammenhang auch sinnvoll ist, um das gewünschte
Ergebnis zu errechnen, muss der Anwender selbst herausfinden. Hier wird also
die Summe der Zahlen aus dem Bereich A1:A10 zuzüglich der Summe aus den Bereichen
C1:C10 und E1:E10 ermittelt, zum Betrag wird der Wert aus G10 hinzuaddiert, und die so
ermittelte Gesamtsumme wird mit Zwei multipliziert.
Eine Funktion gehorcht immer der Syntax
=FUNKTIONSNAME(argument1;argument2;argument3;...)
wobei die Anzahl und Reihenfolge der Argumente von Funktion zu Funktion variiert.
Manche Funktionen begnügen sich mit einem Argument wie SUMME() oder
MITTELWERT(), können aber auch mehr Argumente verarbeiten, andere benötigen unbedingt
mehre und ganz bestimmte Argumente. RMZ() z. B. berechnet die regelmäßige und
gleich bleibende Zahlung einer Annuität, z. B. zur Rückzahlung eines Darlehens – diese
Funktion muss zumindest den Darlehensbetrag, die Laufzeit und den Zinssatz als drei Argumente
kennen, um den Wert berechnen zu können. Und es gibt auch Funktionen, die gar
kein Argument benötigen, wie z. B. PI(), die einfach die Naturkonstante „Pi“, also den
Wert 3,14169... auf 15 Stellen genau liefert.
Eine alternative Beschreibung der Syntax einer Funktion könnte auch lauten:
=FUNKTIONSNAME(;;;...)
Damit wird deutlich, dass das Argument einer Funktion wieder ein beliebiger gültiger und
natürlich in dem jeweiligen Zusammenhang richtiger Excel-Ausdruck sein kann. Also ist
hier eine Zahl, eine Adresse oder ein Text, aber z. B. auch eine Formel zulässig.
Es ist sogar erlaubt, dass das Argument einer Funktion wieder eine Funktion sein darf. So
ist z. B. die Formel
=RMZ(B3/12;B4;SUMME(A1:A10))
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zulässig formuliert: Bei dieser Formel würde die über die gesamte Laufzeit gleich bleibende
Tilgungsrate („Regelmäßige Zahlung“, daher auch das Kürzel „RMZ“ als Funktionsname)
eines Darlehens (also Zins plus Tilgung) berechnet, wobei der Zinssatz aus der Formel
„B3/12“ ermittelt wird, die Laufzeit wird aus dem Feld B4 entnommen, und der Darlehensbetrag
wird ermittelt, indem die Summe der Werte aus dem Bereich A1 bis A10 gebildet
wird.
Umgang mit Arbeitsmappen
Eine Arbeitsmappe enthält mindestens ein Blatt, meistens aber mehrere Blätter. Standardmäßig
wird Excel, wenn Sie eine neue Datei anlegen, in dieser Datei drei Tabellen anbieten.
Sie sehen am unteren Rand das Register der Blätter, aus denen die Arbeitsmappe besteht.
Ein Blatt kann eine Tabelle oder ein Diagramm sein. Wie Sie zwischen den Blättern wechseln
können wurde bereits oben im Kapitel „Zwischen Blättern wechseln“ ab Seite 10 erläutert.
Sie haben die Möglichkeit, weitere Blätter hinzuzufügen (wie viele, hängt allein von der
Speicherkapazität des von Ihnen genutzten PCs ab) und nicht benötigte Blätter zu entfernen,
Sie können Blätter umbenennen, ihre Reihenfolge unten im Register verändern, Blätter
duplizieren oder Formeln erzeugen, die sich auf ein anderes als das jeweils aktuelle Blatt beziehen.
Einfügen und Löschen von Blättern, mehrere Blätter markieren
Der schnellste Weg, eine neue Tabelle einzufügen, ist der:
1. Sie wechseln in das Blatt, vor dem die neue Tabelle eingefügt werden soll. Eingefügt
wird immer vor einem Blatt, also im Blattregister links von dem Blatt, das
gerade markiert ist. Möchten Sie am Ende des Registers ein weiteres Blatt anfügen,
fügen Sie es als vorletztes Blatt vor dem letzten Blatt ein und schieben es anschließend
ans Ende – wie Sie Blätter verschieben können, wird weiter unten erläutert.
2. Geben Sie nun den Befehl EINFÜGEN – TABELLENBLATT, und Excel fügt vor
dem aktuellen Blatt eine neue Tabelle ein.
Sie können mehrere Blätter gleichzeitig markieren, dann werden u. U. auch mehrere Blätter
gleichzeitig eingefügt:
� Wenn ein Blatt markiert ist, und Sie die Taste drücken und festhalten,
können Sie – analog der Markierung getrennter Bereiche in einer Tabelle – weitere
Blätter im Register anklicken und damit der Markierung jeweils hinzufügen.
Wenn Sie getrennt voneinander liegende Blätter markieren, ist es allerdings nicht
möglich, neue Tabellenblätter einzufügen.
� Wenn ein Blatt markiert ist, Sie die Umschalttaste () drücken und festhalten
und anschließend auf ein weiteres Blatt klicken, werden alle Blätter, die im
Register zwischen dem zuerst markierten und dem dann markierten Blatt liegen,
in die Markierung aufgenommen.
Um die Markierung wieder auf ein Blatt zu reduzieren, klicken Sie ein Blatt, das gerade
nicht markiert ist an, ohne dabei eine der Taste oder gedrückt zu halten.
Wenn Sie mehrere Blätter gleichzeitig markiert haben, hat das u. a. folgende Wirkungen:
� Jede Aktion, die Sie im Blatt im Vordergrund vornehmen, wird auf alle markierten
Blätter angewandt, also das Löschen, Ändern oder Eingeben von Inhalten in
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Zellen, die Änderung von Zellformaten, das Ändern der Spaltenbreiten oder Zeilenhöhen,
das Einfügen oder Löschen von Zeilen oder Spalten etc.
� Auch Einstellungen hinsichtlich der Seiteneinrichtung, also z. B. Seitenränder,
Kopf- und Fußzeilen etc. wirken sich auf alle markierten Blätter gleichzeitig aus.
� Wenn Sie den Befehl zum Drucken geben, werden alle markierten Blätter gedruckt.
Allerdings beginnt Excel für jedes Blatt eine neue Seite. Mehrere Tabellenblätter
auf einer gemeinsamen Seite auszudrucken ist mit Excel nicht möglich.
� Wenn Sie den Befehl zum Löschen eines Blattes geben, werden alle markierten
Blätter gleichzeitig gelöscht.
� Es werden mit dem Befehl EINFÜGEN – TABELLENBLATT so viele Blätter gleichzeitig
eingefügt, wie Sie gerade markiert haben. Das gilt allerdings nur für den
Fall, dass die markierten Blätter nebeneinander stehen. Wenn Sie mit Hilfe der
Taste getrennt voneinander liegende Blätter markiert haben, funktioniert
der Befehl EINFÜGEN – TABELLENBLATT gar nicht.
Um ein Blatt (oder mehrere Blätter) zu löschen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
� Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Register eines markierten Blattes.
Im Kontextmenü, das dann erscheint, geben Sie den Befehl LÖSCHEN.
� Sie geben den Befehl BEARBEITEN – BLATT LÖSCHEN. Das markierte Blatt bzw.
die markierten Blätter werden gelöscht.
� Excel merkt sich die letzten 16 Aktionen, so dass Sie diese Aktionen mit dem Befehl
BEARBEITEN – RÜCKGÄNGIG wieder zurücknehmen können. Das Löschen eines
Arbeitsblattes ist allerdings eine Aktion, die sich nicht zurücknehmen lässt. Deshalb
warnt Excel Sie mit einem entsprechenden Hinweis. Sie sollten die Datei sicherheitshalber
speichern, bevor Sie ein Blatt löschen. Wenn Sie dann feststellen, dass Sie das
Blatt besser doch nicht gelöscht hätten, können Sie die Datei schließen, ohne zu speichern,
um sie anschließend in der zuletzt gespeicherten Fassung wieder zu öffnen.
Verschieben und Kopieren von Blättern
Möchten Sie die Reihenfolge der Blätter im Register unten verändern, zeigen Sie mit der
Maus auf den Registereintrag des Blattes, das Sie verschieben möchten, klicken es mit der
linken Maustaste an und verschieben es mit gedrückter Maustaste nach links oder rechts.
Wenn Sie während des Verschiebens gleichzeitig die Taste drücken und festhalten
(genau genommen: Die Taste muss in dem Moment gedrückt sein, in dem Sie die Maustaste
wieder loslassen), wird das Blatt nicht verschoben, sondern kopiert.
Benennen von Blättern und einfärben des BlattregistersDes
Möchten Sie ein Blatt umbenennen, so zeigen Sie auf das Register dieses Blattes und führen
einen Doppelklick aus. Sie können dem aktuellen Blatt auch mit dem Befehl FORMAT –
BLATT – UMBENENNEN einen anderen Namen geben. Für Namen von Arbeitsblättern gelten
folgende Einschränkungen:
� Der Name eines Blattes muss mindestens 1 und darf maximal 31 Zeichen lang
sein.
� Der Name darf folgende Zeichen nicht enthalten: Doppelpunkt (:), Backslash
(\), Schrägstrich (/), Fragezeichen (?), Stern (*), eckige Klammer auf ([) und eckige
Klammer zu (]).
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� Der Autor empfiehlt, auf Leerzeichen sowie auf Rechenoperatoren also Gleichheitszeichen
(=), Plus (+), Minus (-), Potenz (^) sowie Klammern (()), auf
Punkt (.), Komma (,) und Ausrufungszeichen (!) sowie auf Leerzeichen zu verzichten.
Das ist zwar laut Microsoft nicht vorgeschrieben, und so ist es auch
möglich, eine Tabelle z. B. „=+!()“ zu benennen. Dieser Name kann jedoch später
Probleme bereiten, weil einige dieser Zeichen in Formeln benötigt werden
oder für andere besondere Zwecke vorgesehen sind, was dazu führt, dass man eine
so benannte Tabelle nicht ohne weiteres in Formeln verwenden kann.
Um einem Blatt im Blattregister eine andere Farbe zu geben, klicken Sie das fraglichen Blatt
im Register mit der rechten Maustaste an und geben im Kontextmenü, das dann erscheint,
den Befehl REGISTERFARBE. Danach können Sie im Dialog, der erscheint, die gewünschte
Farbe auswählen.
Formeln mit externen Bezügen
Wenn Sie eine Formel eingeben, wird diese Formel normalerweise mindestens eine Adresse,
also einen Bezug auf ein anderes Feld enthalten. Dieser Bezug, ist, wie wir bereits gesehen
haben, stets nach dem Schema
aufgebaut, also A1, C7, AK42 etc. Damit bezieht sich Excel stets auf das entsprechend adressierte
Feld im aktuellen Tabellenblatt. Wenn aber eine Zelle in einer anderen als der gerade
aktuellen Tabelle einen Wert enthält, den Sie in Ihrer Formel benötigen, so können Sie
auch die adressieren. Sie brauchen dann eine Adresse, die nach dem Muster
!
konstruiert ist. In solch einem externen Bezug wird also zuerst der Name der anderen Tabelle
genannt, worauf – durch ein Ausrufungszeichen getrennt – die eigentliche Adresse in
dieser Tabelle folgt.
Bild 80: Die drei Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe
Nehmen wir unser Beispiel von oben, in dem einige Funktionen erläutert wurden. Nennen
Sie das Arbeitsblatt, in dem die Werte und Formeln stehen, „Hamburg“. Kopieren Sie dieses
Arbeitsblatt nach rechts oder links, und Sie sehen, dass Excel die Kopie „Hamburg (2)“
nennt. Benennen Sie dieses Blatt um in „Bremen“, kopieren Sie das Blatt erneut und nennen
das dritte Blatt „Berlin“.
Geben Sie anschließend in den Blättern „Bremen“ und „Berlin“ abweichende Werte ein.
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Bild 81: Werte für das Blatt „Bremen“
Bild 82: Werte für das Blatt „Berlin“
Bild 83: Tabelle für die Zusammenfassung
Nun kopieren Sie das Blatt ein weiteres Mal und nennen dieses vierte Blatt „Zusammenfassung“.
Anschließend löschen Sie die Werte im Bereich B2 bis D4.
Excel soll jetzt in den Feldern B2, B3, B4, C2 etc. der Tabelle „Zusammenfassung“ die entsprechenden
Werte aus den drei anderen Tabellen addieren.
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Die richtige Formel im Feld B2 der Tabelle „Zusammenfassung“ muss nach der oben genannten
Syntax lauten:
=Hamburg!B2+Bremen!B2+Berlin!B2
Statt diese Formel mühsam (und fehlerträchtig) von Hand einzugeben, können Sie bei der
Eingabe auch die Hilfe von Excel nutzen:
1. Stellen Sie die Markierung in das erste Feld, das die Formel aufnehmen soll, also
das Feld B2 der Tabelle „Zusammenfassung“.
2. Beginnen Sie die Formeleingabe, indem Sie das Gleichheitszeichen (=) eingeben.
3. Wechseln Sie mit der Maus in die Tabelle „Hamburg“ und markieren dort das
Feld B2. In der Bearbeitungszeile erscheint jetzt als Formel „=Hamburg!B2“.
4. Geben Sie als Rechenoperator ein Plus (+) ein.
5. Wechseln Sie mit der Maus in die Tabelle „Bremen“ und markieren dort das Feld
B2. In der Bearbeitungszeile erscheint jetzt als Formel „=Hamburg!B2+Bremen!B2“.
6. Geben Sie als Rechenoperator ein weiteres Plus (+) ein.
7. Wechseln Sie mit der Maus in die Tabelle „Berlin“ und markieren dort das Feld
B2. In der Bearbeitungszeile erscheint jetzt als Formel „=Hamburg!B2+Bremen!B2+Berlin!B2“.
8. Wechseln Sie nicht zurück in die Tabelle „Zusammenfassung“, sondern schließen
die Eingabe mit der Eingabetaste ab.
Excel hat die richtige Formel ins Feld B2 der Tabelle „Zusammenfassung“ geschrieben, die
Sie jetzt mit AutoAusfüllen nach unten und nach rechts kopieren können, um auch die Felder
B3:B4 sowie C2:D4 mit den richtigen Formeln zu versehen – weil die Adressen ja relativ
sind, wird Excel die Adressen in den Kopien der Formel jeweils korrekt anpassen.
� Wichtig ist, dass Sie bei der Eingabe beachten, wenn Sie die komplette Formel erzeugt
haben, nicht zurück in die Tabelle zu springen, in der die Formel stehen soll.
Dadurch würde Excel noch ein „Zusammenfassung!B2“ an die Formel hängen, was
dazu führen würde, dass die Formel nicht mehr berechnet werden kann, weil sie einen
sog. „Zirkelbezug“ enthält, sich nämlich mit einer Adresse auf die Zelle, in der
die Formel selbst steht, bezieht.
Benennen von Feldern und Bereichen
Normalerweise werden Zellen durch ihre Adresse und Bereiche von Zellen („Arrays“) nach
dem Muster „A1:E10“ durch die mit einem Doppelpunkt verbundenen Eckpunkte des Bereichs
bestimmt. Es ist in manchen Situationen aber sehr praktisch, wenn man eine Zelle
oder ein Array nicht über die Adresse, sondern einen aussagekräftigen Namen ansprechen
kann.
Namen erzeugen und löschen
Der Name eines Feldes oder Arrays kann am einfachsten auf folgende Art bestimmt werden:
1. Markieren Sie die Zelle oder den Bereich von Zellen, die Sie benennen möchten.
2. Klicken Sie in das Feld ganz links in der Bearbeitungsleiste oberhalb der Tabelle,
in dem normalerweise die Adresse der aktuellen Zelle angezeigt wird – die dort
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angezeigte Adresse wird markiert. Dieses Eingabefeld wird „Namenfeld“ genannt.
Bild 84: Im Namenfeld wurde ein Name eingegeben
3. Geben Sie dort einen Namen ein und schließen Sie die Eingabe mit der Eingabetaste
ab.
Alternativ zur direkten Eingabe im Namenfeld können Sie, nachdem Sie den zu benennenden
Bereich markiert haben, auch den Befehl EINFÜGEN – NAME – DEFINIEREN geben. Im
Dialog, der dann erscheint, werden nicht nur die bisher vergebenen Namen angezeigt, sondern
können auch neue Namen bestimmt werden.
Bild 85: Der Dialog NAMEN DEFINIEREN
Hier können Sie einen neuen Namen eintragen und die Eingabe mit der Schaltfläche HIN-
ZUFÜGEN übernehmen.
Für Namen in Tabellen gelten folgende Regeln:
� Das erste Zeichen eines Namens muss ein Buchstabe oder ein Unterstrich sein.
Für alle weiteren Zeichen des Namens können Buchstaben, Ziffern, Punkte oder
Unterstriche verwendet werden.
� Namen dürfen nicht identisch mit einem Zellbezug sein, beispielsweise $G$10
oder B8.
� Namen dürfen keine Leerzeichen enthalten. Zur Trennung von Wörtern können
Unterstriche und Punkte verwendet werden
Namen werden immer mit absoluten Bezügen definiert. Das bedeutet, dass, wenn Sie einen
Namen in einer Formel anstelle der Adresse verwenden, beim Kopieren der Formel die Bezüge
nicht wie bei relativen Adressen mit der Kopierrichtung geändert werden. Andererseits
wird natürlich beim Einfügen oder Löschen von Zeilen oder Spalten die Adressierung an
den neuen Standort der benannten Felder angepasst.
Um einen Namen aus einer Tabelle bzw. Arbeitsmappe zu entfernen, benötigen Sie ebenfalls
den Befehl EINFÜGEN – NAME – DEFINIEREN. Im Dialog markieren Sie aus der Liste
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Seite 75
der vorhandenen Namen den, den Sie nicht mehr benötigen und lösen die Schaltfläche
LÖSCHEN aus. Anschließend können Sie den Dialog mit SCHLIEßEN beenden.
Anwendungsmöglichkeiten
Namen dienen vor allem zwei Zwecken:
� Sie können Namen anstelle von Adressen in Formeln verwenden – das ist z. B.
dann praktisch, wenn Sie sehr große und unübersichtliche Tabellen benutzen, bei
denen die Bezüge in Formeln nicht immer auf in der Nähe der Formel liegende
Felder verweisen. Ganz besonders hilfreich ist das Benennen von Feldern auch
dann, wenn in einem Feld ein häufig benötigter Wert, z. B. ein Zins- oder der
Mehrwertsteuersatz abgelegt ist – Sie können das Feld dann z. B. „MwSt“ nennen
und in einer Formel statt der Adresse stets den Namen „MwSt“ angeben.
Beispiel: Die Zellen A1 bis A10 enthalten Werte. Wenn Sie den Bereich von A1 bis A10
markieren und dafür einen Namen vergeben, z. B. das Wort „werte“, können Sie anschließend
in einer Formel statt
=SUMME(A1:A10)
schreiben
=SUMME(werte)
Tatsächlich wird Excel, wenn Sie die Formel mit Adressen schreiben, die genau einen benannten
Bereich umfassen, die Adressen automatisch durch den Namen ersetzen.
� Namen können auch benutzt werden, um sich schnell in einer Tabelle zu bewegen.
Wenn Sie z. B. immer wieder auf das Feld D250 springen müssen, weil dort
häufig ein Wert geändert werden muss, dann können Sie dieses Feld benennen
und die Markierung anschließend mit wenigen Klicks von jeder Position der Tabelle
dorthin bewegen.
Um schnell auf ein benanntes Feld zu springen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
� Klicken Sie auf den Pull-Down-Pfeil, der rechts neben dem Namensfeld (ganz
links in der Bearbeitungsleiste oberhalb der Tabelle) angeboten wird und wählen
den Namen des Feldes bzw. Bereiches aus, auf den die Markierung springen soll.
Bild 86: Das Namensfeld mit geöffneter Liste der verfügbaren Namen
� Geben Sie den Befehl BEARBEITEN – GEHE ZU oder drücken Sie die Tastenkombination
oder die Taste .
Sie können hier den Namen des Bereiches auswählen, um die Markierung schnell
auf diesen Bereich zu verschieben.
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Umgang mit Datums- und Zeitwerten
Teilnehmerscript
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Bild 87: Der Dialog GEHE ZU
Datums- und Zeitwerte werden in Excel sehr häufig benötigt, etwa um Fristen und Termine
zu berechnen, die Dauer zwischen zwei Uhrzeiten oder die Anzahl von Tagen zwischen
zwei Daten errechnen zu lassen.
Eingabe eines Datums
Sobald Sie eine Eingabe vornehmen, die auch nur entfernt an ein Datum erinnert, wird Excel
diese Eingabe als Datum interpretieren und anzeigen. Geben Sie z. B. im Feld A1 statt
der Zahl 5,5 ein 5.5, benutzen Sie also statt eines Dezimalkommas einen Punkt, wird Excel
das als Datum, nämlich den 5. Mai, interpretieren.
Bild 88: Excel interpretiert die Eingabe 5.5 als Datum
Bild 89: Sie korrigieren die Eingabe...
Bild 90: ...auch wenn man die Eingabe korrigiert, bleibt es beim Datum
Wenn Sie den Fehler korrigieren möchten, und jetzt den Wert 5,5 ins Feld A1 eingeben,
wird Excel auch diese Eingabe als Datum interpretieren, nämlich als 5.1.1900, 12:00 Uhr.
Das weist darauf hin, wie Excel mit Datums- und Zeitangaben umgeht: Ein Datum ist einfach
eine Zahl, die von Excel aber als Datum interpretiert wird. Dabei beginnt Excel, die
Tage ab dem 1.1.1900 mit 1 zu zählen. Die Zahl 2 entspricht also dem 2.1.1900, die Zahl 3
dem 3.1.1900, und die (als Korrektur eingegebene) 5 entspricht eben dem 5.1.1900.
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Wenn die Differenz zwischen zwei aufeinander folgenden Tagen 1 ist, die 1 also das Äquivalent
von 24 Stunden, dann ist ein Bruchteil von 1 eine Stundenzahl bzw. Uhrzeit. Und
darum ist die Zahl 5,5 als Datum interpretiert der 5.1.1900, 12:00 Uhr, denn der Dezimalbruchanteil
0,5 entspricht einem halben Tag, eben 12:00 Uhr.
Excel kennt alle Tage zwischen dem 1.1.1900 und dem 31.12.9999 (was der Zahl 2.958.465
entspricht). Datumsangaben vor dem 1.1.1900 kann Excel nicht verarbeiten.
Wenn es geschieht, dass Sie, wie in unserem Beispiel, versehentlich ein Feld als Datum eingegeben
haben und Excel jetzt jede weitere Eingabe in diesem Feld als Datum behandelt,
obwohl Sie dort eine Zahl eingeben möchten, ändern Sie entweder mit FORMAT – ZELLEN
und dort im Registerblatt ZAHLEN die Kategorie der Zahl wieder in STANDARD. Oder geben
Sie den Befehl BEARBEITEN – LÖSCHEN – FORMATE.
� Eine Zelle enthält immer zwei (gelegentlich sogar drei) Informationen: Der eigentliche
Inhalt bzw. Wert, der durch Eingabe oder eine Formel entsteht, ist die eine Information.
Die Art der Darstellung, also z. B. die Information, dass eine Zahl als
Datum dargestellt werden soll, ist die zweite Information. Wenn Sie die Taste
drücken, wird nur der eigentliche Inhalt, nicht aber das Format gelöscht.
Darum wird ein Feld, das einmal das Datumsformat erhalten hat, auch immer weiter
als Datum angezeigt, auch wenn Sie seinen Inhalt löschen und neu eingeben.
Datums- und Zeitformate
Offenbar gibt es also Zahlenformate, die Excel anweisen, eine Zahl nicht als Zahl, sondern
als Datum zu zeigen. Geben Sie den Befehl FORMAT ZELLEN, wird Excel im Registerblatt
ZAHLEN auch die Kategorien DATUM sowie UHRZEIT anbieten. In diesen Rubriken finden
Sie Beispiele für Datumsformate.
Der Umgang mit Formatcodes wurde oben im Kapitel „Formatcodes für Zahlenformate“ ab
Seite 32 beschrieben. Die Formatcodes für Datumsangaben lauten:
T für Tag
M für Monat
J für Jahr.
Sie können diese Angaben so kombinieren, dass Sie jeweils ein, zwei, drei oder vier „T“ oder
„M“ bzw. zwei oder vier „J“ eingeben. Damit weisen Sie Excel an, die Darstellung des Datums
auf folgende Arten zu gestalten:
T Kürzestmögliche Tageszahl, also bei einstelligen Zahlen keine vorangestellte
Null.
TT Durchweg zweistellige Tagesangabe, also ggf. mit vorangestellter Null.
TTT Der Wochentagsname wird auf zwei (nicht drei!) Buchstaben abgekürzt.
TTTT Der Wochentagsname wird ausgeschrieben
M Kürzestmögliche Monatszahl
MM Auf zwei Ziffern festgesetzte Monatszahl
MMM Auf drei Buchstaben abgekürzter Monatsname
MMMM Ausgeschriebener Monatsname
JJ Zweistellige Jahreszahl
JJJJ Vierstellige Jahreszahl
Es ist nicht unbedingt notwendig, alle drei Angaben im Formatcode zu machen.
MMM. JJ
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z. B. unterdrückt in der Anzeige den Tag und zeigt nur Monat und Jahr an. Sie können natürlich
auch, wie bei den anderen Formatcodes, Zeichenketten in den Formatcode integrieren,
die in Anführungsstriche gesetzt werden:
TTTT", der "T. MMMM JJJJ
erzeugt z. B. die Angabe „Montag, der 3. September 2007“.
Auch Uhrzeiten werden wie oben bereits beschrieben von Excel als Zahl verstanden: Wenn
die Zahl 1 einem Tag bzw. 24 Stunden entspricht, ist 0,5 ein halber Tag, also 12 Uhr, 0,75 ist
18 Uhr, 0,33 ist 8 Uhr etc.
Auch die Uhrzeit kann durch Formatcodes gestaltet werden:
h steht für die Stundenangabe,
m für die Minuten,
s für Sekunden und
AM/PM für die Angabe im 12-Stunden-Format mit Angabe AM bzw. PM. Geben
Sie im Formatcode kein AM/PM ein, wird Excel die Uhrzeit im 24-
Stunden-Format zeigen.
� Achten Sie darauf, dass das große „M“ für den Monat, das kleine „m“ für die Minuten
steht. Verwenden Sie also nicht, wenn Sie ein Datum formatieren möchten, versehentlich
„m“, weil sonst die Zahl 0 erscheinen würde (für 0 Minuten, wenn die
Uhrzeit nicht angegeben ist).
� Wenn Sie eine Uhrzeit direkt eingeben möchten, verwenden Sie den Doppelpunkt
als Trennzeichen zwischen Stunden und Minuten. Auch eine Kombination aus Datum
und Uhrzeit ist möglich. Geben Sie zuerst das Datum ein und dann, durch ein
Leerzeichen getrennt, die Uhrzeit mit Doppelpunkt zwischen Stunde und Minute.
Rechnen mit Datumswerten
Der Sinn der Konstruktion, Datums- und Zeitangaben als Zahlen zu interpretieren, besteht
darin, dass man so sehr gut mit Datums- und Zeitwerten rechnen kann.
Erzeugen Sie folgende Tabelle:
1
2
3
4
A B
Heutiges Datum: 17.08.2004
Geburtsdatum: 11.11.1961
Alter in Tagen:
Bild 91: Beispiel für Rechnen mit Datumsangaben
In den Feldern B1 und B2 steht in Wirklichkeit jeweils eine Zahl, die nur durch den Formatcode
„tt.MM.jjjj“ als Datum angezeigt wird. Sie können sich davon leicht überzeugen:
Markieren Sie die beiden Felder B1 und B2 und geben Sie entweder den Befehl BEARBEITEN
– LÖSCHEN – FORMATE oder den Befehl FORMAT – ZELLEN, um dann im Registerblatt
ZAHLEN die Kategorie STANDARD zu wählen.
In beiden Fällen werden anstelle der Daten die äquivalenten Zahlen in den Feldern B1 und
B2 angezeigt.
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1
2
3
4
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A B
Heutiges Datum: 38216
Geburtsdatum: 22596
Alter in Tagen:
Bild 92: Daten als Zahlen dargestellt
Die Zahl 38.216 entspricht also dem 17.08.2004, die Zahl 22.596 dem Datum 11.11.1961.
Denn der 11.11.1961 ist der 22.596. Tag, wenn man am 01.01.1900 zu zählen beginnt, der
17.08.2004 der 38.216. Tag. Demnach ist die Differenz zwischen beiden Zahlen die Anzahl
der Tage, die zwischen diesen beiden Daten liegen.
Geben Sie im Feld B4 als Formel ein
=B1-B2
wird Excel ganz richtig errechnen, wie viele Tage zwischen dem Geburtsdatum und dem aktuellen
Datum liegen:
1
2
3
4
A B
Heutiges Datum: 17.08.2004
Geburtsdatum: 11.11.1961
Alter in Tagen: 15620
Bild 93: Excel hat das Alter in Tagen errechnet
Solche Berechnungen sind natürlich weniger unter dem Aspekt interessant, das Alter von
Menschen in Tagen zu berechnen, als vielmehr z. B. für kaufmännische Anwendungen, wo
z. B. Fälligkeiten, Zinstage etc. berechnet werden müssen.
Um die Felder B1 und B2 wieder als Datumsfelder angezeigt zu bekommen, müssen Sie die
beiden Felder einfach wieder markieren, den Befehl FORMAT – ZELLEN geben und im Registerblatt
ZAHLEN die Kategorie DATUM benutzen, um dort das gewünschte Datumsformat
auszuwählen.
Besonderheiten beim Rechnen mit Zeiten
Wir haben oben gesehen, dass 1 das Äquivalent für einen Tag, also 24 Stunden ist. Das
macht das Rechnen mit Datumsangaben, z. B. für die Berechnung einer Dauer oder einer
Frist, wie gerade gesehen, recht einfach. Dafür entsteht beim Rechnen mit Uhrzeiten eine
kleine Komplikation, die man bedenken muss.
Erzeugen Sie folgende Tabelle:
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 08:00 18:00
Dienstag 07:30 17:00
Mittwoch 08:15 16:15
Donnerstag 07:45 17:00
Freitag 08:30 14:30
Summen
Bild 94: Tabelle für Berechnungen mit Zeiten
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Sie sehen daran, dass Excel die Uhrzeiten rechtsbündig in die Felder B3 bis C3 geschrieben
hat, dass Excel die Zeitangaben richtig als Uhrzeiten erkannt hat.
Wenn man nun die jeweilige Dauer berechnen möchte, kann man in D3 einfach als Formel
=C3-B3
eingeben. Excel wird ganz richtig für Montag 10:00 Stunden als Dauer errechnen. Die Formel
können Sie einfach bis in Zeile 7 herunterkopieren, weil die Adressen ja relativ formuliert
sind und beim Kopieren angepasst werden.
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 08:00 18:00 10:00
Dienstag 07:30 17:00 09:30
Mittwoch 08:15 16:15 08:00
Donnerstag 07:45 17:00 09:15
Freitag 08:30 14:30 06:00
Summen
Bild 95: Nach Eingabe und Kopieren der Formeln
In Spalte E sollen unter Verwendung des in B1 genannten Stundensatzes die Kosten berechnet
werden. Die Formel müsste in E3 also lauten
=D3*B$1
Die absolute Adressierung „B$1“ ist notwendig, weil die Formel ja später nach unten kopiert
werden soll, der Stundensatz aber immer aus B1 stammt.
Wenn Sie die Formel so eingeben, werden Sie feststellen, dass das Ergebnis nicht korrekt
ist: Statt der zu erwartenden 450,00 € hat Excel einen Wert von 18,75 errechnet.
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 08:00 18:00 10:00 18,75
Dienstag 07:30 17:00 09:30
Mittwoch 08:15 16:15 08:00
Donnerstag 07:45 17:00 09:15
Freitag 08:30 14:30 06:00
Summen
Bild 96: Das anscheinend falsche Ergebnis
Der Grund dafür wird deutlich, wenn man bedenkt, wie Excel mit Uhrzeiten umgeht: Wie
erwähnt ist die 1 das Äquivalent für 24 Stunden. Eine Uhrzeit ist also ein Bruchteil von 1.
Die Uhrzeit 8:00 Uhr ist demnach ein Drittel von 24 Stunden, also als Zahl ausgedrückt
0,333...
Das wird erkennbar, wenn man den Bereich von B3 bis D7 statt als Zeiten als Standardzahlen
darstellen lässt:
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3
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5
6
7
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Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 0,33333333 0,75 0,41666667 18,75
Dienstag 0,3125 0,70833333 0,39583333
Mittwoch 0,34375 0,67708333 0,33333333
Donnerstag 0,32291667 0,70833333 0,38541667
Freitag 0,35416667 0,60416667 0,25
Summen
Bild 97: Die Uhrzeiten als Zahlen
Jetzt wird das Problem deutlich: Die 10:00 Stunden in D3 sind als Zahl 0,41666..., und diese
Zahl mit 45 multipliziert, ergibt natürlich ganz korrekt 18,75.
Das Problem ist also, dass, wenn man eine Zeit bzw. als Zeit ausgedrückte Dauer verwenden
möchte, um damit zu rechnen, die Stundenzahl nicht als Dezimalzahl, sondern als Bruchteil
von 1 definiert ist, wobei eine Stunde einem Vierundzwanzigstel entspricht. Und damit wird
auch die Lösung des Problems deutlich: Man muss, um den Dezimalbruch, der das Äquivalent
der Zeit ist, in die Stundenzahl umzurechnen, den Wert einfach mit 24 multiplizieren.
Ändern Sie also die Formel in E3 in
=D3*B$1*24
und das Ergebnis stimmt:
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 0,33333333 18:00 10:00 450,00 €
Dienstag 0,3125 17:00 09:30 427,50 €
Mittwoch 0,34375 16:15 08:00 360,00 €
Donnerstag 0,32291667 17:00 09:15 416,25 €
Freitag 0,35416667 14:30 06:00 270,00 €
Summen
Bild 98: Das korrekte Ergebnis
Jetzt gibt es noch ein weiteres Problem: In D8 soll die Summe der geleisteten Stunden stehen.
Hier wird also die Formel
=SUMME(D3:D7)
benötigt.
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 0,33333333 18:00 10:00 450,00 €
Dienstag 0,3125 17:00 09:30 427,50 €
Mittwoch 0,34375 16:15 08:00 360,00 €
Donnerstag 0,32291667 17:00 09:15 416,25 €
Freitag 0,35416667 14:30 06:00 270,00 €
Summen 18:45 1.923,75 €
Bild 99: Die falsche Summe in D8
Das Ergebnis ist aber einigermaßen irritierend: Excel ermittelt als Summe der geleisteten
Arbeitszeit im Feld D8 18 Stunden und 45 Minuten, was ganz offensichtlich falsch ist.
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Der Grund für das Problem ist hier die Formatierung. In Wirklichkeit steht hier ja die Dauer
wieder als Zahl, bei der 1/24 einer Stunde entspricht. Durch Änderung des Zahlenformatcodes
in „Standard“ wird die Summe als Dezimalzahl gezeigt:
1
2
3
4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 0,33333333 18:00 10:00 450,00 €
Dienstag 0,3125 17:00 09:30 427,50 €
Mittwoch 0,34375 16:15 08:00 360,00 €
Donnerstag 0,32291667 17:00 09:15 416,25 €
Freitag 0,35416667 14:30 06:00 270,00 €
Summen 1,78125 1.923,75 €
Bild 100: Die Summe als Dezimalzahl
Bei der Formatierung der Zahl in D8 mit dem Formatcode hh:mm wird diese Zahl als Uhrzeit
interpretiert. Die Uhrzeit ist aber immer ein Wert zwischen 0:00 und 24:00 Uhr. Also
wird der ganzzahlige Teil der Dezimalzahl bei dieser Art der Formatierung unterdrückt, Excel
interpretiert die Zahl als Datum mit Uhrzeit, und nicht als Stundenzahl, was wegen der
Formatierung dazu führt, dass nur der Nachkommateil als Uhrzeit gezeigt wird.
Um Excel dazu zu bewegen, die Anzahl der Stunden in D8 korrekt darzustellen, müssen Sie
als Formatcode eingeben:
[h]:mm
Nachdem Sie mit die Zelle D8 markiert und dort mit dem Befehl FORMAT – ZELLEN im
Registerblatt ZAHLENFORMAT und dort im Feld BENUTZERDEFINIERT das Format [h]:mm
eingegeben haben, wird Excel die Summe der Stunden korrekt anzeigen:
1
2
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4
5
6
7
8
A B C D E
Stundensatz 45,00 €
Beginn Ende Dauer Kosten
Montag 08:00 18:00 10:00 450,00 €
Dienstag 07:30 17:00 09:30 427,50 €
Mittwoch 08:15 16:15 08:00 360,00 €
Donnerstag 07:45 17:00 09:15 416,25 €
Freitag 08:30 14:30 06:00 270,00 €
Summen 42:45 1.923,75 €
Bild 101: Nach der korrekten Formatierung aller Zellen
Der Unterschied zwischen dem Formatcode „hh“ und dem Formatcode „[h]“ besteht also
darin, dass „hh“ immer als Uhrzeit verstanden, der ganzzahlige Teil der Zahl also ignoriert
wird, während „[h]“ dazu führt, dass die Zahl analog der Art wie Excel mit Datums- und
Zeitangaben umgeht, für die Darstellung in Stunden umgerechnet und als Anzahl der Stunden
angezeigt wird.
Weitere Rechenfunktionen
Excel bietet weit über 300 verschiedene Funktionen der verschiedensten Kategorien an. Sie
alle hier vorzustellen, würde den Rahmen dieses Scripts sprengen und wäre auch wenig
sinnvoll, weil viele dieser Funktionen nur sehr selten und nur für ganz spezielle Zwecke benötigt
werden. Wir stellen hier einige der Funktionen vor, die recht häufig zum Einsatz
kommen.
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Seite 83
Bestimmung der Rechengenauigkeit – Funktion RUNDEN()
Wie bereits weiter oben erwähnt, rechnet Excel immer mit einer Genauigkeit von 15 Stellen.
Es kann Situationen geben, bei denen durch die Art der Darstellung von Zahlen – also das
Zahlenformat – eine scheinbar geringere Genauigkeit verwendet wird. Auch, wenn z. B. bei
Währungsangaben nur zwei Nachkommastellen angezeigt werden, rechnet Excel dennoch
mit der vollen Genauigkeit von 15 Stellen. Dadurch können Rundungsunterschiede entstehen,
die gelegentlich unschöne Ergebnisse zeigen.
1
2
3
A B C D
Menge E-Preis Ges.-Preis
Käse 1,23 4,56
Schinken 1,11 9,87
Bild 102: Eine Rechnung
In dieser Rechnung soll jeweils die Menge mit dem Einzelpreis multipliziert werden, um
später die Summe der Gesamtpreise zu bilden. Dazu wird im Feld D2 zunächst als Formel
eingegeben:
=B2*C2
Diese Formel wird natürlich auf D3 herunterkopiert.
1
2
3
A B C D
Menge E-Preis Ges.-Preis
Käse 1,23 4,56 5,6088
Schinken 1,11 9,87 10,9557
Bild 103: Nach der Eingabe der Formeln für die Gesamtpreise
Weil die beiden Faktoren „Menge“ und „Einzelpreis“ jeweils zwei Nachkommastellen haben,
haben die Produkte in D2 und D3 ganz richtig jeweils vier Nachkommastellen.
Im Feld D4 soll Excel die Summe bilden, also wird dort als Formel z. B. eingegeben:
=SUMME(D2:D3)
Die Summe hat natürlich auch vier Nachkommastellen.
1
2
3
4
A B C D
Menge E-Preis Ges.-Preis
Käse 1,23 4,56 5,6088
Schinken 1,11 9,87 10,9557
Summe 16,5645
Bild 104: Nach Eingabe der Formel für die Summe
Nun handelt es sich aber ja um eine Rechnung, also sollen die Beträge als Euro im Währungsformat
gezeigt werden:
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2
3
4
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A B C D
Menge E-Preis Ges.-Preis
Käse 1,23 4,56 € 5,61 €
Schinken 1,11 9,87 € 10,96 €
Summe 16,56 €
Bild 105: Darstellung der Beträge als Währung
Und hier fällt ein scheinbarer Fehler auf: Wenn man im letzten Bild die jeweils letzten Stelle
betrachtet, wird man feststellen, dass 1 Cent plus 6 Cent natürlich 7 Cent und nicht, wie
Excel hier errechnet hat, 6 Cent ergeben.
Tatsächlich hat Excel hier jedoch keinesfalls falsch gerechnet: Excel hat jede Formel jeweils
für sich ausgerechnet und jeden errechneten Wert jeweils in der Darstellung gerundet. In
den Feldern D2 und D3 stehen aber ja tatsächlich jeweils Zahlen mit vier Nachkommastellen.
Die Zahl 5,6088 in D2 wird gerundet als 5,61, die Zahl 10,9557 in D3 gerundet als 10,96
dargestellt. Das Ergebnis in D4 lautet aber ja 16,5645 (weil Excel ja immer mit der vollen
Genauigkeit, nicht nur mit der dargestellten rechnet), und diese Zahl wird vollkommen korrekt
für die Anzeige auf 16,56 abgerundet. Excel hat also ganz richtig gerechnet.
Das Problem ist nur, dass sowohl der Empfänger einer Rechnung als auch die Buchhaltung,
die sie verbuchen soll, wenig Verständnis für diese Definition von Genauigkeit aufbringen
wird – die Summe von 5,61 und 10,96 ist nun einmal 16,57 und nicht, wie von Excel errechnet
16,57.
Man muss hier also dafür sorgen, dass Excel eben nicht mit der vollen Genauigkeit rechnet,
sondern sich auf zwei Nachkommastellen beschränkt.
Die jeweils vier Nachkommastellen entstehen ja im Moment der Multiplikation in den Zellen
D2 und D3. Also sollte die Genauigkeit dort auch eingeschränkt werden. Hier kann
man die Funktion RUNDEN() benutzen. Diese Funktion gehorcht der Syntax
=RUNDEN(wert;stellen)
Das Argument „wert“ kann eine Zahl oder eine Formel sein. Das Ergebnis der Formel wird
auf die Anzahl von Stellen nach dem Komma gerundet, die die Zahl „stellen“ vorgibt. In unserem
Fall muss die Formel in D2 also lauten:
=RUNDEN(B2*C2;2)
Und diese Formel wird natürlich wieder entsprechend auf D3 herunterkopiert.
1
2
3
4
A B C D
Menge E-Preis Ges.-Preis
Käse 1,23 4,56 € 5,61 €
Schinken 1,11 9,87 € 10,96 €
Summe 16,57 €
Bild 106: Korrekte Darstellung
Jetzt ist das Ergebnis stimmiger – obwohl es mathematisch weniger korrekt ist als das Ergebnis,
das Excel zuerst ausgewiesen hat.
Die Funktion RUNDEN() arbeitet mit dem kaufmännischen 4/5-Verfahren. Das bedeutet:
ist die erste Stelle, die nicht mehr erscheinen soll, 4 oder kleiner, wird die letzte Stelle davor
nicht geändert, ist die erste Stelle, die nicht mehr erscheinen soll, 5 oder größer, wird die
letzte Stelle davor, die noch erscheint, um eins erhöht.
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Arbeiten mit Microsoft Excel
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Eine Alternative zu der Funktion RUNDEN() ist der Befehl EXTRAS – OPTIONEN und
dort das Registerblatt RECHNEN. Dort finden Sie ein Kontrollkästchen GENAUIGKEIT WIE
ANGEZEIGT. Wenn Sie dieses Kontrollfeld aktivieren und den Vorgang mit OK abschließen,
wird Excel Sie warnend darauf hinweisen, dass damit alle Daten endgültig ihre Genauigkeit
verlieren (was so nicht stimmt, denn sobald Sie die Option wieder ausschalten, wird Excel
wieder alles mit voller Genauigkeit berechnen).
Aber es werden bei dieser Einstellung die Ergebnisse aller Formeln in ihrer Genauigkeit auf
die angezeigte Anzahl von Nachkommastellen beschränkt, und damit hat man mit dieser
Option zwar weniger Mühe, aber auch weniger Kontrolle darüber, wie Excel rechnet. Wir
empfehlen daher, besser die Mühe auf sich zu nehmen, die Ergebnisse der Formeln, bei denen
Sie die Genauigkeit einschränken wollen, mit der Funktion RUNDEN() zu manipulieren
Und noch ein Hinweis zu dieser Funktion: Wenn die das zweite Argument, also die Anzahl
der zulässigen (Nachkomma)Stellen, als negativen Wert angeben, wird Excel links vom
Komma, also im ganzzahligen Teil, runden. Die Funktion RUNDEN(1234,56;-2) wird also
z. B. als Ergebnis die Zahl 1200, die Funktion RUNDEN(1234,56;-3) die Zahl 1000 liefern
etc.
Weitere Zahlenmanipulationen
Für ähnliche Zwecke bieten sich noch die Funktionen ABRUNDEN(), AUFRUNDEN(),
GANZZAHL() und KÜRZEN() an. Sie haben folgende Bedeutungen und Syntaxen:
ABRUNDEN(zahl;anzahl_stellen)
Ähnlich wie RUNDEN() rundet ABRUNDEN() die Zahl auf die angegebene Anzahl von
Nachkommastellen bzw., wenn das Argument „anzahl_stellen“ negativ ist, auf die angegebene
Anzahl von Stellen links vom Komma. Der Unterschied besteht darin, dass immer abgerundet
wird und nicht, wie bei RUNDEN(), eine kaufmännische Rundung nach dem 4/5-
Verfahren verwendet wird.
AUFRUNDEN(zahl;anzahl_stellen)
Analog zu ABRUNDEN() rundet AUFRUNDEN() immer auf, aus 1,234 wird durch
AUFRUNDEN(1,234;1) also 1,3.
GANZZAHL(zahl)
GANZZAHL() liefert die größte ganze Zahl, die kleiner oder gleich dem Argument ist.
Hier wird nicht nach einer Anzahl von Stellen gefragt, weil das Ergebnis immer eine ganze
Zahl ist. Die Funktion liefert nicht den ganzzahligen Teil der Zahl (obwohl ihr Name dies
vermuten lässt). Die größte ganze Zahl, die kleiner oder gleich dem Argument ist, ist bei
negativen Zahlen die nächste kleinere Zahl. GANZZAHL(2,34) liefert also 2,
GANZZAHL(-2,34) dagegen liefert als Ergebnis -3.
KÜRZEN(zahl;anzahl_stellen)
KÜRZEN() tut das, was die Funktion GANZZAHL() in ihrem Namen verspricht: Sie liefert
stets den ganzzahligen Teil einer Zahl. Der Unterschied zu GANZZAHL() manifestiert
sich bei negativen Zahlen: Wo GANZZAHL(-2,34) als Ergebnis -3 liefert, liefert
KÜRZEN(-2,34) als Ergebnis den ganzzahligen Teil, also -2.
Hier ist ein vergleichender Überblick über die verschiedenen Funktionen zur Zahlenmanipulation
mit verschiedenen Werten:
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7
Die Funktion WENN()
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A B C D E
zahl: 4,5678 1,23456 -4,5678 -1,2345
RUNDEN(zahl;2) 4,57 1,23 -4,57 -1,23
ABRUNDEN(zahl;2) 4,56 1,23 -4,56 -1,23
AUFRUNDEN(zahl;2) 4,57 1,24 -4,57 -1,24
GANZZAHL(zahl) 4 1 -5 -2
KÜRZEN(zahl) 4 1 -4 -1
KÜRZEN(zahl;1) 4,5 1,2 -4,5 -1,2
Bild 107: Verschiedene Funktionen zur Zahlenmanipulation
Es gibt Fälle, in denen Excel aus zwei möglichen Ergebnissen das jeweils richtige ermitteln
soll. Das Ergebnis kann dabei aus einer Zahl, einer Formel oder auch einem Text bestehen.
Wenn z. B. mit Excel eine Rechnung geschrieben wird, der Endbetrag jedoch negativ ist,
dann soll die Überschrift nicht lauten „Rechnung“, sondern „Gutschrift“. Wenn in einer
Liste von Rechnungen in einer Spalte errechnet werden soll, in wie vielen Tagen die Rechnung
fällig wird bzw., wenn sie bezahlt wurde, um wie viele Tage zu spät (oder, was freilich
selten genug vorkommen wird) zu früh sie bezahlt wurde. Also muss Excel in Abhängigkeit
davon, ob die Rechnung bezahlt wurde, entweder die Differenz der Fälligkeit zu heute oder
die Differenz des Zahlungsdatums zum Fälligkeitsdatum errechnen.
Für diese Fälle benötigt man die Funktion WENN(). Sie kann in Abhängigkeit von einer
Bedingung eines von zwei möglichen Ergebnissen liefern. Demnach benötigt diese Funktion
als Argumente zum einen die Bedingung, die geprüft werden soll, zum anderen die beiden
möglichen Ergebnisse. Ihre Syntax lautet
=WENN(bedingung;dannwert;sonstwert)
Das Argument „bedingung“ ist eine Aussage. Eine Aussage ist ein Satz, der entweder wahr
oder falsch sein kann. Der Satz „5“ z. B. ist keine Aussage, denn „5“ ist weder wahr noch
falsch, sondern einfach nur „5“. Der Satz „5=4“ dagegen ist eine Aussage, denn das ist –
zumindest nach herrschender Meinung – falsch.
Eine Aussage ist also in aller Regel eine Gleichung oder eine Ungleichung. Als Vergleichsoperatoren
können verwendet werden:
= ist gleich
= größer oder gleich
< kleiner als
> größer als
ungleich
Mögliche Aussagen wären also z. B. „A1=B1“ o. ä.
Die Argumente „dannwert“ und „sonstwert“ müssen gültige Excel-Ausdrücke sein. Zulässig
sind hier also Zahlen, Texte oder Formeln. Texte müssen als solche gekennzeichnet werden,
indem man sie in Anführungsstriche setzt. Formeln müssen nicht mit einem Gleichheitszeichen
beginnen, weil das Gleichheitszeichen ja als Anweisung an Excel, den Inhalt der Zelle
als Formel zu berechnen, schon am Beginn der gesamten Formel, also vor der Funktion
WENN() steht. Ein Beispiel für die Funktion WENN() könnte sein:
=WENN(D25

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Das würde dem o. g. Beispiel bei einer Rechnung entsprechen: Wenn im Feld D25 der Gesamtbetrag
errechnet wird, und dieser Betrag kleiner als 0 ist, wird in der Zelle, in der die
WENN()-Funktion steht, der Text „Gutschrift“ erscheinen, ist der Wert 0 oder größer als
0, wird dort der Text „Rechnung“ erscheinen.
Beispiel für die Funktion WENN()
In einem Beispiel für die Funktion WENN() soll Excel in Abhängigkeit vom Alter die Anzahl
der Urlaubstage errechnen, die der jeweiligen Person zustehen. Die Regel lautet: Wenn
eine Person 40 Jahre alt oder älter ist, erhält sie 30 Urlaubstage, sonst 28 Urlaubstage. Hier
ist zunächst die Tabelle mit den Werten:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
A B C
Alter größer oder gleich 40 30
sonst 28
Name Alter Urlaubstage
Müller-Lüdenscheidt 45
Dr. Klöbener 35
Hoppenstedt 27
Neumann 50
Weizenkeim 38
Feinbein 21
Bild 108: Die Tabelle vor Eingabe der Formeln
Wie Sie sehen, haben wir sowohl das Alter, das als Entscheidungskriterium dient, in B1, als
auch die Anzahl der jeweils zu vergebenden Urlaubstage in C1 und C2 untergebracht. Das
hat den Zweck, dass bei späteren Änderungen, z. B. wenn sich die Regel für das Alter oder
die Anzahl der Tage ändert, nicht alle Formeln geändert werden müssen, sondern nur die
entsprechenden Werte in B1 bzw. C1 und C2 eingetragen werden müssen.
Die Aussage für den Fall, dass jemand 30 Urlaubstage erhält, lautet „Alter>=40“, also für
Herrn Müller-Lüdenscheidt „B5>=B1“. Trifft diese Bedingung zu, lautet das Ergebnis C1,
sonst C2. Die Formel muss also lauten:
=WENN(B5>=B1;C1;C2)
Damit wäre die Formel aber noch nicht kopierfähig, denn für die anderen Personen soll die
Anzahl der Urlaubstage ja auch errechnet werden. Beim Kopieren nach unten würden aber
alle – bisher noch relativ formulierten – Adressen geändert. Es soll aber nur der Verweis auf
das Alter der jeweiligen Person angepasst werden, die anderen Adressen sollen sich beim
abwärts Kopieren nicht ändern. Also müssen wir die Formel noch etwas ergänzen:
=WENN(B5>=B$1;C$1;C$2)
Es genügt, wenn jeweils nur die Zeilennummern absolut gemacht werden, weil ja nur nach
unten kopiert wird.
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10
Verschachtelte WENN()-Funktionen
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A B C
Alter größer oder gleich 40 30
sonst 28
Name Alter Urlaubstage
Müller-Lüdenscheidt 45 30
Dr. Klöbener 35 28
Hoppenstedt 27 28
Neumann 50 30
Weizenkeim 38 28
Feinbein 21 28
Bild 109: Nach Eingabe der Formeln
Um einiges komplizierter wird es, wenn es nicht nur zwei mögliche Ergebnisse gibt, sondern
mehr. In unserem Beispiel wäre ja denkbar, dass die Anzahl der Urlaubstage dreifach
gestaffelt ist: Wer 40 Jahre alt oder älter ist, erhält 30 Urlaubstage, wer 32 bis unter 40 Jahre
alt ist, erhält 27, und wer unter 32 Jahre alt ist, bekommt nur 24 Urlaubstage.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
A B C
Alter größer oder gleich 40 30
Alter größer oder gleich 32 27
sonst 24
Name Alter Urlaubstage
Müller-Lüdenscheidt 45
Dr. Klöbener 35
Hoppenstedt 27
Neumann 50
Weizenkeim 38
Feinbein 21
Bild 110: Tabelle vor Eingabe der Formeln
WENN() erlaubt ja nur, bis zu zwei mögliche Ergebnisse anzugeben. Hier gibt es aber drei
mögliche Ergebnisse. Die Lösung besteht darin, dass anstelle der einfachen Adresse im
Sonst-Ergebnis wieder eine WENN()-Formel eingegeben wird.
Die einfache Formel müsste in dieser Tabelle lauten:
=WENN(B6>=B$1;C$1;C$2)
Der Sonstwert „C$2“, der hier fett und kursiv gekennzeichnet ist, soll nun durch eine Formel
ersetzt werden, die wiederum in Abhängigkeit vom Alter berechnet, ob 27 oder 24 Tage
Urlaub zustehen. Diese Formel müsste lauten:
=WENN(B6>=B$2;C$2;C$3)
Wenn man nun die zweite Formel anstelle des Sonstwertes der ersten Formel einsetzt, erhält
man folgende Formel (die eingesetzte Formel anstelle des Sonstwertes wurde wieder
fett und kursiv gekennzeichnet):
=WENN(B6>=B$1;C$1;WENN(B6>=B$2;C$2;C$3))
Und diese Formel lässt sich in C6 eintragen und abwärts kopieren, was zum gewünschten
Ergebnis führt.
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A B C
Alter größer oder gleich 40 30
Alter größer oder gleich 32 27
sonst 24
Name Alter Urlaubstage
Müller-Lüdenscheidt 45 30
Dr. Klöbener 35 27
Hoppenstedt 27 24
Neumann 50 30
Weizenkeim 38 27
Feinbein 21 24
Bild 111: Drei mögliche Ergebnisse wurden errechnet
Diese Vorgehensweise ließe sich beinahe beliebig fortführen: Anstelle des zweiten
Sonstwertes ließe sich ja wieder eine WENN()-Formel einsetzen, und auch der Dannwert
könnte durch eine WENN()-Funktion ersetzt werden. So kann man annähernd beliebig viele
Bedingungen in einer einzigen Formel unterbringen.
Datumsfunktionen
Oben im Kapitel „Umgang mit Datums- und Zeitwerten“ ab Seite 76 wurde dargestellt, wie
Excel mit Datums- und Zeitangaben rechnet: Ein Datum ist eine fortlaufende Zahl, die mit
jedem Tag um 1 erhöht wird, und Excel beginnt die Daten mit der Zahl 1 am 1.1.1900 zu
zählen. Eine Uhrzeit ist ein Bruchteil von 1, demnach entspricht 1/24 einer Stunde, 0,5 ist
als halber Tag 12:00 Uhr etc.
Hin und wieder muss man aus einem Datum einen bestimmten Teil extrahieren: Es kommt
z. B. vor, dass aus dem Datum nur der Monat oder nur das Jahr interessiert. In diesem Fall
hilft einem die Formatierung nicht weiter: Wenn man als Zahlenformat „MM“ einträgt,
wird zwar nur der Monat angezeigt, der Inhalt des Feldes bleibt aber nach wie vor die komplette
Zahl, die das Datum repräsentiert, also z. B. 38.353 für den 01.01.2005.
Daher werden einige Funktionen benötigt, die es ermöglichen, mit Datumsangaben zu
rechnen:
JAHR(datum)
Diese Funktion ermittelt aus dem Datum die vierstellige Jahreszahl.
MONAT(datum)
Diese Funktion liefert den Monat, also eine Zahl zwischen 1 und 12.
TAG(datum)
Damit kann man den Tag aus dem Datum extrahieren, also eine Zahl zwischen 1 und 31.
WOCHENTAG(datum;typ)
Diese Funktion errechnet den Wochentag als Zahl zwischen 1 und 7. Dabei entscheidet das
zweite Argument „typ“ darüber, wie Excel vorgeht: Wird das Argument nicht angegeben
oder lautet es 1, rechnet Excel nach dem amerikanischen Standard (in den USA beginnt die
Woche mit dem Sonntag, in Deutschland beginnt sie mit dem Montag). Dann entspricht die
1 als Ergebnis dem Sonntag, die 2 dem Montag etc.
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Arbeiten mit Microsoft Excel
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Gibt man als „typ“ die Zahl 2 an, rechnet Excel nach dem deutschen Verfahren: Dann entspricht
das Ergebnis 1 dem Montag, 2 dem Dienstag etc.
JETZT()
Diese Funktion, die ohne Argument verwendet wird, liefert den jeweils aktuellen Zeitpunkt,
also Datum und Uhrzeit.
HEUTE()
Damit wird das aktuelle Datum, im Unterschied zu JETZT() ohne Uhrzeit, ermittelt.
DATUM(jahr;monat;tag)
Diese Funktion ermittelt aus den drei Angaben für Jahr, Monat und Tag die laufende
Nummer des Tages, so dass Excel mit diesem Daten rechnen kann.
Beispiel für Datumsfunktionen
Für die Auswertung einer laufend geführten Liste wird eine Aufstellung benötigt, in der der
jeweils aktuelle und die nächsten fünf Monate genannt werden, damit für diese Monate z. B.
Summen aus der Liste gebildet werden können. In A1 wird mit der Funktion HEUTE()
zunächst das aktuelle Datum ermittelt – in Spalte B wird zum Verdeutlichen jeweils die in
Spalte A genannte Funktion abgebildet:
1
A B
26.12.2004 =HEUTE()
Bild 112: Das aktuelle Datum in A1
In A2 soll ein Datum aus dem nächsten Monat erscheinen. Man könnte natürlich einfach 30
oder 31 Tage zum Datum in A1 addieren, aber das wird nicht immer zum richtigen Ergebnis
führen: Wenn das aktuelle Datum z. B. der 31.01.2005 ist, wird die Addition von 30 ein Datum
aus dem März liefern.
Stattdessen wird die Funktion DATUM() verwendet: Sie benötigt als Argumente eine Jahreszahl,
eine Monatszahl und eine Tageszahl. Die Jahreszahl wird mit der Funktion JAHR()
einfach aus dem Datum in A1 ermittelt, der Monat wird mit MONAT() ebenfalls aus A1
ermittelt und anschließend wird die Monatszahl um 1 erhöht, und als Tag wird einfach die
Zahl 1 vorgegeben – der Tag ist ja egal, es soll nur irgendein Datum aus dem Folgemonat errechnet
werden. Die Funktion in A2 sieht also so aus:
1
2
A B
26.12.2004 =HEUTE()
01.01.2005 =DATUM(JAHR(A1);MONAT(A1)+1;1)
Bild 113: Ein Datum aus dem nächsten Monat
Anschließend muss mit AutoAusfüllen die Formel in A2 nur noch bis A6 herabkopiert
werden, um insgesamt sechs Daten aus dem aktuellen und den nächsten fünf Monaten zu
erhalten:
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2
3
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6
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A B
26.12.2004 =HEUTE()
01.01.2005 =DATUM(JAHR(A1);MONAT(A1)+1;1)
01.02.2005 =DATUM(JAHR(A2);MONAT(A2)+1;1)
01.03.2005 =DATUM(JAHR(A3);MONAT(A3)+1;1)
01.04.2005 =DATUM(JAHR(A4);MONAT(A4)+1;1)
01.05.2005 =DATUM(JAHR(A5);MONAT(A5)+1;1)
Bild 114: Die Liste wird fortgeführt
Nun soll in der Liste aber kein Datum erscheinen, sondern Excel soll die Angaben in A1 bis
A6 als Überschriften anzeigen, die später in B1 bis B6 zu bildende Summen beschreiben.
Also soll statt des Datums „26.12.2004“ erscheinen „Summe Dezember:“ und darunter entsprechend
„Summe Januar:“ etc.
Mit dem geeigneten Formatcode ist das kein Problem. Markieren Sie die Felder A1 bis A6
und geben Sie den Befehl FORMAT – ZELLEN, um dort in das Registerblatt ZAHLEN zu
wechseln. Natürlich hat Excel kein entsprechendes Zahlenformat vorbereitet, aber in der
Kategorie BENUTZERDEFINIERT können Sie einen eigenen Formatcode eingeben.
Um eine Zahl mit Text zu ergänzen, muss der Text im Formatcode in Anführungsstriche
eingeschlossen werden. Der Formatcode, mit dem aus dem Datum der Monatsname ausgeschrieben
wird, lautet MMMM. Also benötigen Sie als Formatcode für die hier gestellte
Aufgabe:
"Summe "MMMM":"
Geben Sie diesen Formatcode im Feld TYP: ein:
Bild 115: Formatierung des Datums mit Text
Sie sehen, dass Excel jetzt in den Feldern A1 bis A6 genau das Gewünschte anzeigt: Es werden
der aktuelle Monat und die fünf nächsten Monate genannt, die Angaben werden immer
automatisch beim Öffnen der Datei aktualisiert, und Sie können die Daten für Rechenoperationen
nutzen.
1
2
3
4
5
6
A B
Summe Dezember: =HEUTE()
Summe Januar: =DATUM(JAHR(A1);MONAT(A1)+1;1)
Summe Februar: =DATUM(JAHR(A2);MONAT(A2)+1;1)
Summe März: =DATUM(JAHR(A3);MONAT(A3)+1;1)
Summe April: =DATUM(JAHR(A4);MONAT(A4)+1;1)
Summe Mai: =DATUM(JAHR(A5);MONAT(A5)+1;1)
Bild 116: Angabe des aktuellen und der fünf nächsten Monate
Wenn in der Auswertung später auf die Felder A1 bis A6 Bezug genommen wird, und man
jeweils den Monat benötigt, muss man natürlich bedenken, dass in A1 bis A6 ja kein Monat,
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Arbeiten mit Microsoft Excel
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sondern in Wirklichkeit jeweils ein Datum genannt ist. Um den Monat für Berechnungen
zu ermitteln, wird jeweils die Funktion MONAT(A1), MONAT(A2) etc. benötigt.
Finanzmathematische Funktionen
Solche Funktionen werden üblicherweise dann benötigt, wenn es um Geld geht. Das kann
Auf- oder Abzinsungsvorgänge, die Berechnung von Darlehenstilgungen oder Ansparvorgängen
oder auch die Berechnung der Abschreibungsbeträge bei verschiedenen Verfahren
der Abschreibung betreffen.
Als Beispiel für eine finanzmathematische Funktion berechnen wir die monatlich gleich
bleibende Rate zur Tilgung eines Darlehens. Dazu müssen wir Excel zunächst ein paar Daten
eingeben:
1
2
3
4
5
A B
Darlehensbetrag: 20.000,00 €
Zinssatz p.a.: 9,50%
Laufzeit [Monate]: 48
Monatliche Rate:
Bild 117: Daten für die Darlehensberechnung
Im Feld B5 soll die monatlich gleich bleibende Rate errechnet werden. Das finanzmathematische
Problem besteht dabei darin, dass die jeweilige Restschuld verzinst wird. Diese Zinsen
werden durch die Rate bezahlt, und was dann von der Rate übrig bleibt, dient zur Tilgung
der Restschuld. Bei der nächsten Rate ist die Restschuld also niedriger, entsprechend
niedriger fallen die Zinsen auf die Restschuld aus. Also bleibt ein höherer Betrag der Rate
für die Tilgung. Von Rate zu Rate wird also der Zinsanteil der Rate niedriger und der Anteil
für die Tilgung höher. Dies manuell bzw. per Formel auszurechnen wäre außerordentlich
aufwendig. Daher bietet Excel eine Funktion an, die genau diese Aufgabe erledigt.
Hier bietet sich wieder die Nutzung des Funktionsassistenten an, denn gerade die finanzmathematischen
Funktionen sind hinsichtlich der benötigten Argumente nicht ganz unproblematisch.
Wenn Sie den Funktionsassistenten aufgerufen haben, wechseln Sie dort in die Kategorie
FINANZMATHEMATIK. Die Funktionen, die dort angeboten werden, sind leider alle etwas
kryptisch benannt. Die Funktion, die wir für unseren Zweck benötigen, heißt RMZ(), was
die Abkürzung für „Regelmäßige Zahlung“ ist.
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Seite 93
Bild 118: Auswahl der Funktion RMZ()
Wenn Sie die Funktion ausgewählt haben und mit OK zum nächsten Schritt des Funktionsassistenten
wechseln, sehen Sie, dass Excel fünf Argumente abfragt. Dabei sind die ersten
drei Argumente („Zins“, „ZZR“ und „BW“) in Fettschrift hervorgehoben, die beiden anderen
(„ZW“ und „F“) nicht.
Bild 119: Abfrage der Argumente
Manche Funktionen brauchen bestimmte Argumente unbedingt, andere aber nicht – man
kann diese anderen Argumente weglassen. Wenn man das tut, verwendet Excel dafür Standardwerte.
Zwingend erforderliche Argumente werden im Funktionsassistenten in Fettschrift
kenntlich gemacht, entbehrliche dadurch gekennzeichnet, dass sie eben nicht in Fettschrift
genannt werden.
Um die monatliche Rate zur Tilgung eines Darlehens berechnen zu können, braucht Excel
mindestens drei Angaben: den Zinssatz, die Laufzeit und die Darlehenshöhe. Excel nennt
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Seite 94
diese drei Angaben im Funktionsassistenten „Zins“ für den Zinssatz, „ZZR“ für die Laufzeit
(Anzahl der „Zahlungszeiträume“) und „BW“ für die Darlehenshöhe („Barwert“ als
Wert, den das Darlehen zu Beginn hat).
Es könnte noch eine vierte Angabe gemacht werden: Wenn das Darlehen nicht ganz bis 0
getilgt werden, sondern nach der Laufzeit noch eine bestimmte Restschuld stehen bleiben
soll, dann könnte man diesen Endwert angeben. Dies wäre das Argument, das Excel hier als
„ZW“ abfragt („Zukunftswert“ als Wert, den das Darlehen am Ende hat). Weil aber ein Darlehen
üblicherweise auf 0 heruntergetilgt wird, kann dieses Argument entfallen, dann nimmt
Excel dafür den Wert 0 an.
Außerdem wäre denkbar, dass die Rate nicht jeweils am Ende eines Zahlungszeitraums –
hier also am Ende eines Monats – gezahlt wird, sondern an dessen Anfang. Das reduziert die
zu zahlenden Zinsen etwas und verringert dadurch die Ratenhöhe. Diese Angabe könnte
man mit dem Argument „F“ (für „Fälligkeit“) machen. Weil aber üblicherweise am Ende eines
Zahlungszeitraums gezahlt wird, kann man dieses Argument auch weglassen, dann
nimmt Excel das Übliche an. Soll aber berechnet werden, wie die Rate ausfällt, wenn immer
am Beginn eines Zahlungszeitraums gezahlt wird, muss man für dieses Argument den Wert
1 angeben.
Eine Falle bei dieser Funktion lauert im Argument Zins: Hier ist der Zinssatz gefragt, aber
nicht der jährliche, sondern der Zinssatz pro Zahlungszeitraum. Also muss hier nicht B2 als
Argument eingetragen, denn das wäre ja der Jahreszins, sondern B2/12 – also ein Zwölftel
des Jahreszinses, denn die Zahlungszeiträume sind ja in Monaten angegeben. Sonst würde
Excel 9,5 % Zinsen monatlich berechnen – kein gutes Geschäft, jedenfalls nicht für den
Darlehensnehmer.
Geben Sie also als Argumente folgendes ein:
� Zins: B2/12
� Zzr: B3
� Bw: B1
� Die Angaben für Zw und F können aus den oben genannten Gründen entfallen.
Bild 120: Nach Eingabe der Argumente
Wenn Sie den Vorgang abschließen, errechnet Excel korrekt die monatliche Rate in Höhe
von -502,46 €. Der Betrag für die Raten ist deshalb negativ, weil der Barwert positiv ist.
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Seite 95
Wenn man 20.000,00 € erhält, muss man unter den in der Tabelle angegebenen Bedingungen
monatlich 502,46 € zurückzahlen – der Zahlungsfluss geht in die andere Richtung als die, in
die das Darlehen geflossen ist, und deshalb muss das Vorzeichen kaufmännisch korrekt umgekehrt
sein.
Bild 121: Das Ergebnis
Missfällt Ihnen die negative Zahl in B5, setzen Sie einfach ein umkehrendes Vorzeichen an
den Beginn der Formel:
=-RMZ(B2/12;B3;B1)
Dann wird das Ergebnis positiv.
Hier ist eine Übersicht über die gängigsten finanzmathematischen Funktionen im Zusammenhang
mit Zinsberechnungen:
BW(ZINS;ZZR;RMZ;ZW)
Diese Funktion errechnet den Barwert einer Annuität. Man kann damit z. B. errechnen, wie
hoch ein Darlehen sein kann, wenn man ZZR Monate lang die Rate RMZ zahlen kann und
der Zinssatz ZINS gilt (Achtung: auch hier muss ZINS auf ZZR bezogen sein!). Man kann
aber z. B. auch errechnen, wie viel Geld man anfangs anlegen muss, wenn man ZINS als
Zinsen erhält, ZZR mal RMZ einzahlt und am Ende ZW als Ergebnis erhalten will. Dabei
muss man darauf achten, dass RMZ und ZW umgekehrte Vorzeichen haben müssen: RMZ
zahlt man ja und ZW erhält man – die Zahlungsflüsse gehen in entgegengesetzte Richtungen,
also müssen die Vorzeichen entgegengesetzt sein.
RMZ(ZINS;ZZR;BW;ZW)
Diese Funktion haben wir bereits vorgestellt. Man kann mit ihr aber auch errechnen, wie
viel Geld man monatlich einzahlen muss, wenn man ZINS als Zinsen erhält, ZZR Sparbeträge
einzahlt, BW anfangs anlegt (wenn man mit 0 beginnt, ist BW eben 0, muss aber angegeben
werden) und ZW als Ergebnis erhalten will.
ZINS(ZZR;RMZ;BW;ZW)
Damit kann man den mathematisch korrekten Zins einer Annuität berechnen. Man muss
hier wieder auf die Vorzeichen achten: Wenn man die Zinsen eines Darlehens mit fester
monatlicher Rate (RMZ) berechnen möchte, müssen RMZ und BW entgegengesetzte Vorzeichen
haben.
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ZW(ZINS;ZZR;RMZ;BW)
Teilnehmerscript
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Seite 96
ZW() berechnet den zukünftigen Wert einer Annuität. Damit können Sie z. B. errechnen,
wie hoch das Ergebnis ist, wenn Sie ZZR Monate lang die Rate RMZ zahlen und der Betrag
mit dem (monatlichen) Zinssatz ZINS verzinst wird, wobei mit BW der Wert angegeben
werden kann, mit dem man beginnt, wenn man nicht bei 0 anfängt. Oder man errechnet
damit die Restschuld des Darlehens BW, wenn man ZZR Raten à RMZ mit ZINS als Zinssatz
zahlt. Dabei müssen RMZ und BW entgegengesetzte Vorzeichen haben, weil es sich
wieder um entgegengesetzte Geldflüsse handelt.
ZZR(ZINS;RMZ;BW;ZW)
Diese Funktion schließlich ermittelt die Anzahl der Raten einer Annuität. Damit kann man
z. B. die Laufzeit eines Darlehens, dessen Wert BW beträgt, das mit ZINS verzinst und mit
RMZ getilgt wird, errechnen. Auch hier müssen BW und RMZ umgekehrte Vorzeichen haben.
Oder Sie errechnen, wie viele Einzahlungen à RMZ Sie machen müssen, um am Ende
ZW als Ergebnis zu erhalten, wenn die Einzahlungen mit ZINS verzinst werden. Wenn Sie
bei 0 beginnen, muss BW wieder mit 0 angegeben werden, und weil Sie RMZ einzahlen, ZW
aber am Ende erhalten, handelt es sich wieder um entgegengesetzte Geldflüsse, was wieder
entgegengesetzte Vorzeichen von RMZ und ZW erforderlich macht.
Schnelleres Arbeiten und Einstellung besonderer Eigenschaften
In diesem Kapitel geben wir Ihnen einige Hinweise darauf, wie man die Arbeit mit Excel
vereinfachen und beschleunigen kann und Excel an die eigenen Wünsche anpasst.
Handhabungsoptionen
Mit dem Befehl EXTRAS – ANPASSEN erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie einige Einstellungen
hinsichtlich der Handhabung vornehmen können. Sie finden dort im Registerblatt
OPTIONEN einige grundlegende Einstellungen.
Bild 122: Das Registerblatt OPTIONEN im Dialog EXTRAS – ANPASSEN
Mit dem Kontrollfeld STANDARD- UND FORMATSYMBOLLEISTE IN ZWEI ZEILEN ANZEI-
GEN sorgen Sie dafür, dass die beiden üblicherweise angezeigten Symbolleisten nicht nebeneinander,
sondern untereinander gestellt werden. Das hat den Vorteil, dass dann auch wirklich
alle Symbole dieser Symbolleisten zu sehen sind.
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Das Kontrollfeld MENÜS IMMER VOLLSTÄNDIG ANZEIGEN sorgt dafür, dass in allen Menüs
immer alle Befehle angezeigt werden – sonst blendet Excel die seltener benötigten Befehle
aus.
Einrichtung der Symbolleisten
Die Symbolleisten, die normalerweise am oberen Fensterrand unter dem Menü zu sehen
sind, lassen sich nach Ihren Wünschen ergänzen und positionieren. Excel bietet neben den
beiden üblicherweise zu sehenden Symbolleisten – STANDARD und FORMAT – einige weitere
Symbolleisten an, die Sie nach Bedarf ein- und ausblenden können. Klicken sie dazu mit
der rechten Maustaste auf eine der vorhandenen Symbolleisten, und es erscheint ein Kontextmenü,
in dem die verfügbaren Symbolleisten angeboten werden.
Die angezeigten Symbolleisten sind mit einem Häkchen markiert. Sie können nach Bedarf
weitere Symbolleisten ein- oder ausschalten, indem Sie den Namen der jeweiligen Symbolleiste
im Kontextmenü anklicken.
Symbolleisten können entweder am Fensterrand fixiert sein oder frei auf dem Fenster platziert
werden. Wenn die Symbolleiste am Fensterrand fixiert ist, sehen Sie an ihrem linken
oder oberen Ende einen punktierten Strich. Dort können Sie die Symbolleiste anklicken,
um ihre Position zu verändern. Ziehen Sie sie mit gedrückter Maustaste dorthin, wo Sie sie
sehen möchten. Wenn die Symbolleiste frei auf dem Fenster schwebt, können Sie sie mit
dem Mauszeiger an ihrer Titelleiste anfassen und mit gedrückter Maustaste verschieben. Sobald
Sie mit der Symbolleiste in den Randbereich des Fensters fahren, wird dort Platz geschaffen,
und Sie können sie dort fixiert platzieren.
Bild 123: Kontextmenü zu Symbolleisten
Um Symbole, die Sie nicht benötigen, aus einer Symbolleiste zu entfernen oder zusätzliche
Symbole einzufügen, klicken Sie entweder mit der rechten Maustaste in eine Symbolleiste
und geben im dann erscheinenden Kontextmenü den Befehl ANPASSEN, oder Sie geben den
Befehl EXTRAS – ANPASSEN und wechseln im dann erscheinenden Dialog in das Registerblatt
BEFEHLE.
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Bild 124: Dialog zum Ändern der Symbolleisten
Sie sehen links eine Liste mit Kategorien, die im Wesentlichen der Menüleiste entspricht.
Wenn Sie links eine Kategorie gewählt haben, werden im Listenfeld rechts daneben die Befehle
angeboten, die in diese Kategorie gehören. Benötigen Sie einen Befehl häufig, der
nicht als Symbol in einer der Symbolleisten angeboten wird, können Sie diesen Befehl mit
gedrückter Maustaste aus der Liste in eine der Symbolleisten ziehen. Er wird dann als zusätzliches
Symbol angeboten.
Bild 125: Symbol in die Symbolleiste ziehen
Um ein Symbol, das Sie nie benötigen, aus der Symbolleiste zu entfernen, ziehen Sie es mit
gedrückter Maustaste aus der Symbolleiste heraus irgendwo hin, wo keine Symbolleiste zu
sehen ist. Sie können auch die Position der Symbole innerhalb der Symbolleisten ändern.
Ziehen Sie dazu das Symbol einfach an eine andere Position.
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Bild 126: Symbol aus einer Symbolleiste entfernen
Wenn einem Befehl kein Symbol zugeordnet ist, erscheint nur der Name des Befehls in der
Symbolleiste. Sie können diesen Eintrag in der Symbolleiste mit der rechten Maustaste anklicken
und im dann erscheinenden Kontextmenü auf den Befehl SCHALTFLÄCHENSYMBOL
ÄNDERN fahren. Excel bietet dann eine Auswahl von vorgefertigten Symbolen für den markierten
Befehl an. Wenn Sie ein Symbol ausgewählt haben, wird dieses Symbol zusätzlich
zum Namen des Befehls erscheinen. Damit der Name ausgeblendet und nur noch das Symbol
angezeigt wird, klicken Sie erneut mit der rechten Maustaste auf das Symbol und geben
im Kontextmenü den Befehl STANDARD.
Um den Vorgang abzuschließen und die Änderungen an dem Symbolleisten zu übernehmen,
schließen Sie den Dialog EXTRAS – ANPASSEN mit der Schaltfläche SCHLIEßEN.
Die Änderungen an den Symbolleisten werden natürlich gespeichert und stehen in der
nächsten Sitzung wieder zur Verfügung. Möchten Sie eine Symbolleiste wieder in den ursprünglichen
Zustand zurückversetzen, geben Sie erneut den Befehl EXTRAS – ANPASSEN
bzw. klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Symbolleiste und geben im Kontextmenü
den Befehl ANPASSEN. Wechseln Sie dann im Dialog, der auf diesen Befehl hin erscheint,
in das Registerblatt SYMBOLLEISTEN.
Hier werden auch alle Symbolleisten angeboten; die, die zu sehen sind, sind wieder durch
ein Häkchen markiert. Die Symbolleiste, die wieder in den ursprünglichen Zustand versetzt
werden soll, können Sie markieren und die darin vorgenommenen Änderungen mit der
Schaltfläche ZURÜCKSETZEN wieder zurücknehmen. Achten Sie dabei darauf, dass das
Häkchen, mit dem dafür gesorgt wird, dass die Symbolleiste erscheint, nicht ausgeschaltet
wird – nötigenfalls setzen Sie es einfach wieder ein.
Sollten Sie versehentlich einmal alle Symbolleisten ausgeblendet haben, können Sie mit dem
Befehl EXTRAS – ANPASSEN den Dialog jederzeit öffnen, um im Registerblatt SYMBOLLEIS-
TEN die gewünschten Leisten wieder einzublenden.
Verschiedene Optionen einstellen
Der Befehl EXTRAS – OPTIONEN öffnet einen sehr umfangreichen Dialog, mit dem Sie eine
Vielzahl von Einstellungen vornehmen können. Hier werden wir nur die wichtigsten vorstellen.
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Seite 100
Allgemeine Einstellungen, Laufwerke und Pfade
Im Registerblatt ALLGEMEIN finden Sie Einstellungen, die grundsätzlicher Natur sind sowie
eine Einstellung, die im Hinblick auf das Verzeichnis, in dem am häufigsten Dateien abgelegt
werden, von Bedeutung ist.
Bild 127: Registerblatt ALLGEMEIN in EXTRAS – OPTIONEN
Im Feld STANDARDSPEICHERORT können Sie den Pfadnamen für das Verzeichnis angeben,
das Excel nach einem Neustart als erstes zum Speichern oder Öffnen von Dateien anbietet.
Angenommen, die haben im Laufwerk C: einen Ordner namens Daten eingerichtet, in dem
oder in dessen Unterordner Sie alle Dateien speichern möchten. Dann lautet der Pfadname
C:\Daten
Der Pfadname beginnt mit dem Laufwerksnamen, also C:, D: etc. und setzt sich mit der
Angabe des hierarchischen Fundortes des Ordners fort, beginnend mit einem Backslash
(„\“). Möchten Sie (was nicht unbedingt empfehlenswert ist) als Standardspeicherort das
Hauptverzeichnis eines Laufwerks, also den obersten Ordner angeben, lautet dessen Pfadname
z. B.
D:\
Der Pfadname enthält also nach dem Laufwerksnamen zumindest immer ein Backslash –
tatsächlich ist „\“ der Name des Hauptverzeichnisses.
Sollte der gewünschte Ordner „Excel“ heißen und unterhalb des Ordners „Daten“ im Laufwerk
C: liegen, lautet der Pfadname
C:\Daten\Excel
Im Pfadnamen wird also der Weg vom Hauptverzeichnis über die Verzeichnisse, die auf
dem Weg hin zum gewünschten Verzeichnis liegen, aufgeführt, wobei die einzelnen Verzeichnisnamen
wieder jeweils durch einen Backslash getrennt werden.
Einen Backslash können Sie mit der Tastenkombination erzeugen.
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Seite 101
Wenn Sie den Vorgang abschließen, wird Excel ab sofort und bei jedem zukünftig durchgeführten
Neustart den angegebenen Ordner vorschlagen, um Dateien neu zu speichern bzw.
gespeicherte Dateien zum Öffnen zu suchen.
Natürlich können Sie dann auch wieder in einen anderen Ordner wechseln, wie dies im Kapitel
„Speichern einer Arbeitsmappe“ ab Seite 49 beschrieben ist.
Neben der Einstellung für den Standardspeicherort sind in diesem Registerblatt noch einige
weitere Einstellungen möglich, von denen die drei folgenden interessant sind:
Mit dem Feld BLÄTTER IN NEUER ARBEITSMAPPE können Sie bestimmen, wie viele Arbeitsblätter
eine Arbeitsmappe enthalten soll, die Sie mit dem Befehl DATEI – NEU anlegen.
Das Pull-Down-Feld STANDARDSCHRIFTART und daneben das Feld SCHRIFTGRAD erlauben,
einzustellen, welche Schriftart und Schriftgröße bei neu erzeugen Arbeitsmappen und
Arbeitsblättern verwendet wird.
Einstellungen zur Bearbeitung der Tabellen
Hinsichtlich der Handhabung von Tabellen und der Bearbeitung von Zellen in den Arbeitsblättern
gibt es einige Einstellungen, die im Registerblatt BEARBEITEN des Dialogs EXTRAS
– OPTIONEN vorgenommen werden können.
Mit dem Kontrollfeld DIREKTE ZELLBEARBEITUNG AKTIVIEREN schalten Sie die Möglichkeit
ein, eine Zelle mit einem Doppelklick zum Bearbeiten zu öffnen. Ist dieses Kontrollkästchen
deaktiviert, stehen Ihnen natürlich zum Bearbeiten der Zellinhalte immer noch die
Möglichkeiten offen, die aktive Zelle mit der Funktionstaste zu öffnen oder mit der
Maus in die Bearbeitungszeile oberhalb der Tabelle zu klicken, um den Inhalt der aktiven
Zelle zu bearbeiten.
Bild 128: Das Registerblatt BEARBEITEN in EXTRAS – OPTIONEN
Oben im Kapitel „Verschieben und Kopieren mit der Maus“ auf Seite 13 haben wir die Methode
beschrieben, mittels Drag & Drop Zellen zu verschieben oder zu kopieren: Man markiert
die zu verschiebenden bzw. zu kopierenden Zellen, zeigt mit der Maus auf die kräftige
Umrandung der Markierung, so dass der Mauszeiger die Form eines nach oben links zeigenden
Pfeils bekommt, und schiebt die markierten Zellen dann mit gedrückter Maustaste
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an den gewünschten Ort. Zum Kopieren hält man zu dem Zeitpunkt, in dem man die Maustaste
wieder loslässt, die Taste gedrückt.
Gerade, wenn man mit der Maus noch nicht so geübt ist, geschieht es leicht, dass man versehentlich
etwas verschiebt, was man gar nicht verschieben möchte. Deshalb kann man mit
dem Kontrollkästchen DRAG & DROP VON ZELLEN AKTIVIEREN die Möglichkeit, mit
Drag & Drop Zellen zu verschieben, ausschalten, indem man das Kontrollkästchen deaktiviert.
Ist das Kontrollfeld DRAG & DROP VON ZELLEN AKTIVIEREN eingeschaltet, ist es empfehlenswert,
auch das Kontrollfeld VOR DEM ÜBERSCHREIBEN VON ZELLEN WARNEN einzuschalten.
Sonst wird, wenn man mit Drag & Drop Zellen auf einen Bereich verschiebt, der
schon anderes enthält, der bestehende Inhalt einfach überschrieben.
Man muss jede Eingabe ordentlich abschließen, am besten, indem man die Eingabetaste
drückt. Excel wird die Markierung dann entweder auf ein Nachbarfeld setzen oder auf dem
Feld, dessen Inhalt gerade geändert wurde, stehen lassen – je nach dem, ob das Kontrollkästchen
MARKIERUNG NACH DEM DRÜCKEN DER EINGABE VERSCHIEBEN aktiviert ist
oder nicht.
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, kann man mit dem Listenfeld RICHTUNG: festlegen,
in welche Richtung Excel die Markierung verschiebt, nachdem man die Eingabetaste
gedrückt hat.
Wenn Sie Text in eine Liste aus untereinander stehenden Textfeldern eingeben, wird Excel
u. U. während des Eintrags in eine Zelle einen Text vorschlagen. Excel durchsucht die oberhalb
der gerade bearbeiteten Zelle liegenden Felder und wird, sobald Sie beginnen, Text einzugeben,
gleichlautenden Text suchen und ggf. anbieten.
Wenn z. B. folgende Liste besteht:
1
2
3
4
5
6
7
8
A
Berlin
Hamburg
Düsseldorf
Bremen
Köln
München
Leipzig
und Sie im Feld A8 einen Text eingeben, der mit „M“ beginnt, wird Excel „München“ vorschlagen.
Natürlich können Sie den Vorschlag überschreiben, indem Sie einfach weiter
schreiben. Beginnen Sie die Eingabe mit „B“, wird Excel zunächst nichts vorschlagen, weil
zwei Möglichkeiten in Betracht kommen. Setzen Sie die Eingabe nach dem „B“ mit „e“ fort,
schlägt Excel „Berlin“ vor, ist der zweite Buchstabe ein „r“, lautet der Vorschlag „Bremen“,
und ist der zweite Buchstabe etwa ein „a“, wird Excel keinen Vorschlag machen, weil in der
Liste kein Text vorkommt, der mit „Ba“ beginnt.
Dieser Automatismus ist im Grunde recht praktisch, und er stört nicht, weil man den Vorschlag
ja einfach ignorieren und den gewünschten Text zu Ende schreiben kann. Stört er Sie
jedoch, können Sie ihn ausschalten, indem Sie das Kontrollkästchen AUTOVERVOLLSTÄN-
DIGEN FÜR ZELLWERTE AKTIVIEREN ausschalten.
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Seite 103
Einstellen zum automatischen Sichern der Arbeit
Man sollte sich zur Gewohnheit machen, die Datei, die man gerade bearbeitet, immer wieder
auch zwischendurch zu speichern und nicht erst dann, wenn alle Arbeiten erledigt sind.
Es kann immer geschehen, dass Excel oder der PC insgesamt abstürzt, aber natürlich sind
auch technische Probleme wie z. B. ein Stromausfall denkbar. Dann wäre die seit dem letzten
Speichern geleistete Arbeit verloren.
Sie können eine Arbeitsmappe ja jederzeit mit dem Befehl DATEI – SPEICHERN, mit der
Tastenkombination oder dem Symbol SPEICHERN, das üblicherweise durch
eine Diskette ganz links in der Standard-Symbolleiste dargestellt wird, speichern. Wenn die
Datei bereits vorher gespeichert war, wird nicht erneut nach einem Speicherort oder Dateinamen
gefragt, sondern die bestehende Datei wird durch die aktuelle Fassung überschrieben.
Darüber hinaus gibt es aber einen Mechanismus zum automatischen Sichern der Arbeit.
Dieser Mechanismus wird im Registerblatt SPEICHERN des Dialogs EXTRAS – OPTIONEN
aktiviert.
Bild 129: Registerblatt SPEICHERN in EXTRAS – OPTIONEN
Dort können Sie das Kontrollkästchen AUTOWIEDERHERSTELLEN-INFO SPEICHERN ALLE:
aktivieren, um den Automatismus einzuschalten, wobei er nach einer Neuinstallation von
Excel automatisch eingeschaltet ist.
Im Feld MINUTEN können Sie bestimmen, nach wie vielen Minuten Excel die Wiederherstellungsinformationen
jeweils speichert. Je nach Geschwindigkeit des PCs könnte man hier
einen kleineren Wert eintragen, weil der Speichervorgang ja Zeit kostet und den PC bremst
– 10 Minuten sind ein bewährter Kompromiss zwischen Sicherheit und Schnelligkeit.
Die Wiederherstellen-Funktion speichert die gerade bearbeiteten Dateien nicht wie man sie
mit dem Befehl DATEI – SPEICHERN speichert. Es könnte ja sein, dass man die Änderungen
an der Datei, die man gerade durchgeführt hat, gar nicht speichern möchte, sondern nur etwas
ausprobieren will. Wenn die Wiederherstellen-Funktion die Datei speichern würde, wäre
die alte Fassung der Datei ja verloren.
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Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 104
Darum arbeitet die Wiederherstellen-Funktion so, dass alle Änderungen (an den z. Z. geöffneten
Dateien, aber z. B. auch an der Symbolleiste etc.) in einem separaten Ordner (dessen
Namen man im Registerblatt SPEICHERN des Dialogs EXTRAS – OPTIONEN auch ansehen
und ggf. ändern kann) zwischengespeichert werden. Wenn man Excel ordentlich beendet,
werden diese Informationen zur Wiederherstellung gelöscht. Wenn Excel aber z. B.
durch einen Absturz oder Stromausfall abgebrochen wird, kommt es nicht mehr dazu, diese
Informationen zu löschen. Beim nächsten Start wird Excel diese Informationen daher finden
und daraus schließen, dass es zuletzt irregulär beendet wurde.
Excel wird daraufhin anbieten, aus den gefundenen Informationen die zuletzt gespeicherte
Arbeitssituation wiederherzustellen. Dieses Verfahren hat den Vorteil, dass über die gerade
bearbeiteten Dateien hinaus auch andere Informationen zwischengespeichert und wiederhergestellt
werden können – etwa Änderungen an der Symbolleiste o. ä. – und dass die Dateien
erst dann wirklich gespeichert und damit bestehende Fassungen überschrieben werden,
wenn der Anwender dies wirklich will.
Einfache Diagramme erzeugen
Neben Berechnungen und Tabellen mit Text kann Excel auch Diagramme erzeugen, mit
denen umfangreiches Zahlenmaterial anschaulich dargestellt werden kann.
Diagramm als Objekt und als Blatt
Ein Diagramm kann entweder innerhalb einer Tabelle oder zusätzlich zu den Tabellenblättern
als separates Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe erzeugt werden.
Wenn das Diagramm ein Objekt in der Tabelle ist, liegt es sozusagen auf der Tabelle und
kann beliebig verschoben und in seiner Größe geändert werden. Man sollte allerdings zum
einen darauf achten, dass es wichtige Werte in der Tabelle nicht verdeckt, zum anderen sollte
man sich vor dem Ausdruck die Seitenvorschau ansehen (s. Kapitel „Seitenlayout“ auf
S. 54), um sicherzustellen, dass das Diagramm nicht durch einen Seitenumbruch durchgeschnitten
wird.
Markieren der Werte und Beschriftungen
Um ein Diagramm zu erzeugen, beginnt man am besten damit, die Werte zu markieren, die
im Diagramm dargestellt werden sollen. Damit diese Werte im Diagramm auch um aufschlussreiche
Beschriftungen ergänzt werden, ist es sinnvoll, zusätzlich die jeweiligen Überschriften
in die Markierung mit aufzunehmen.
Bild 130: Die Zinseszinsberechnung
Als Beispiel verwenden wir unsere Zinseszinsberechnung, die wir am Anfang dieses Scripts
aufgebaut haben.
Würden wir hier den ganzen Bereich von A4 bis D10 markieren, würde Excel auch die Zeile
4 mit den Zinssätzen ins Diagramm aufnehmen. Das wäre unschön, denn zum einen enthält
diese Zeile im Vergleich zu den darunter liegenden Zeilen verschwindend kleine Werte
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Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 105
(4,5 % ist als Zahl ja 0,045) im Vergleich zu 10.000 und mehr, zum anderen ist immer die
erste Zeile mit Werten maßgeblich für die Beschriftung der Y-Achse, und das würde bedeuten,
im Diagramm würde die Y-Achse nicht mit Euro-Beträgen, sondern mit Prozentsätzen
beschriftet –vor allem aber gehören diese Werte nicht ins Diagramm, weil ja die Entwicklung
der Anlagebeträge dargestellt werden soll.
1800000,00%
1600000,00%
1400000,00%
1200000,00%
1000000,00%
800000,00%
600000,00%
400000,00%
200000,00%
0,00%
Zinssatz
Startkapital
1. Jahr
2. Jahr
3. Jahr
4. Jahr
5. Jahr
Bild 131: Diagramm mit der Zeile „Zinssatz“
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Reihe1
Reihe2
Reihe3
Es muss also eine Markierung erzeugt werden, in der die Zeile 4 ausgeschlossen ist. Das geschieht,
indem man zwei getrennt liegende Markierungen erzeugt:
1. Markieren Sie zuerst wie üblich die Felder A3 bis D3.
2. Drücken Sie dann die Taste und halten Sie sie gedrückt.
3. Markieren Sie dann zusätzlich den Bereich von A5 bis D10.
Bild 132: Korrekte Markierung
Das Feld A3 muss mit in die Markierung aufgenommen werden. Der Diagrammassistent,
mit dessen Hilfe das Diagramm erzeugt wird, bekommt Probleme, wenn getrennt liegende
Bereiche, die hinsichtlich ihrer Größen nicht vergleichbar sind, als Basis für das Diagramm
verwendet werden.

Arbeiten mit dem Diagramm-Assistenten
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Seite 106
Rufen Sie jetzt den Diagrammassistenten auf. Das geschieht entweder mit dem Befehl EIN-
FÜGEN – DIAGRAMM oder mit dem Symbol DIAGRAMM-ASSISTENT, das normalerweise in
der oberen Symbolleiste etwas rechts von der Mitte zu finden ist.
Der Diagrammassistent fragt in vier Schritten die wichtigsten Informationen ab und erstellt
anschließend das Diagramm, das Sie danach noch wieder bearbeiten können. Der erste
Schritt fragt nach der Grundform des Diagramms und innerhalb der verschiedenen Grundformen
jeweils nach besonderen Ausprägungen.
Diagrammtypen
Bild 133: Erster Schritt des Diagrammassistenten
Generell kann man zwei Arten von Diagrammen unterscheiden, die Excel erzeugen kann:
� Diagramme, die zweidimensional an einer X- und einer Y-Achse ausgerichtet
sind; solche Diagramme eignen sich besonders, um Verläufe anzuzeigen, wobei
über die X-Achse üblicherweise die Zeit fortgeschrieben wird.
� Diagramme, die die Zusammensetzung eines Ganzen beschreiben; dies kann in
Form eines geteilten Kreises, geteilter Ringe oder auch in Form mehrerer Achsen
geschehen.
Alle anderen Formen sind mehr oder minder Varianten der beiden Grundformen:
� Säulen-, Balken-, Linien-, Punkt-, Oberflächen-, Blasen-, Zylinder-, Kegel- oder
Pyramidendiagramme sind Variationen des Themas „X-Y-Achse“.
� Kreis-, Ring- und Netzdiagramme sind Variationen des Themas „Kreis“.
Innerhalb der einzelnen Diagrammformen gibt es jeweils verschiedene Ausprägungen, die
erlauben, die Daten in unterschiedlicher Art zu differenzieren oder zu vergleichen. Als Beispiel
seien hier die Varianten des Diagrammtyps „Säule“ genannt:
� Gruppierte Säulen: Die Werte jeweils einer Kategorie (einer Gruppe auf der X-
Achse) werden als Gruppe nebeneinander gestellt, um sie direkt miteinander vergleichen
zu können.
� Gestapelte Säulen: Die Werte jeweils einer Kategorie werden aufeinander gestellt,
um die Summen der verschiedenen Kategorien miteinander vergleichen zu können.
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Seite 107
� Gestapelte Säulen (100%): Auch hier werden die Werte jeweils einer Kategorie
aufeinander gestellt, es werden jedoch nicht die absoluten Werte dargestellt, sondern
der jeweilige Anteil eines Werts an 100% der Summe der Kategorie. So ist es
möglich, die Entwicklung der Zusammensetzung der Summe über die verschiedenen
Kategorien zu verfolgen bzw. zu vergleichen.
� Gruppierte 3D-Säulen: Wie „Gruppierte Säulen“, die Säulen werden aber räumlich
dargestellt. Das sieht zwar vielleicht etwas schöner aus, durch meistens auftretende
perspektivische Verschiebungen und Parallaxenfehler ist jedoch die Ablesbarkeit
weniger gut.
� Gestapelte 3D-Säulen: Wie „Gestapelte Säulen“, aber in räumlicher Darstellung.
� Gestapelte 3D-Säulen (100%): Wie „Gestapelte Säulen (100%)“, aber in räumlicher
Darstellung.
� 3D-Säulen: Hier werden die Säulen ebenfalls gruppiert und nicht gestapelt und
ebenfalls räumlich dargestellt. Anders als bei der Darstellung „Gruppierte 3D-
Säulen“ werden die einzelnen Kategorien hintereinander an einer dritten Achse
(„Z-Achse“) aufgereiht. Das vertieft den räumlichen Eindruck, verschlechtert die
Ablesbarkeit aber nochmals, weil naturgemäß die weiter vorn stehenden Säulen
größer wirken als die hinten stehenden.
Für unsere Zinseszins-Berechnung eignet sich der Diagrammtyp „Säulen“ in der Variante
„Gruppierte Säulen“ am besten. Nachdem Sie diesen Typ ausgewählt haben, können Sie mit
der Schaltfläche WEITER zum nächsten Schritt wechseln. Innerhalb des Diagrammassistenten
können Sie auch jederzeit mit der Schaltfläche ZURÜCK wieder zu den bereits erledigten
Arbeitsschritten zurückgehen, um noch Änderungen vorzunehmen.
Datenbereich, Reihen und Rubriken
Im zweiten Schritt des Diagrammassistenten werden Sie nach dem Bereich gefragt, aus dem
Excel die Daten für das Diagramm entnehmen soll und können festlegen, ob die Datenreihen
aus Zeilen oder Spalten gebildet werden sollen.
Bild 134: Zweiter Schritt des Diagrammassistenten
Unter einer Datenreihe versteht Excel eine Folge von Zahlen, die im Diagramm als zusammengehörig
gekennzeichnet werden, indem Sie z. B. Balken der gleichen Farbe erhalten. Die
einzelnen Werte einer Datenreihen werden in Kategorien getrennt. Es gibt in einem XY-
Diagramm also Datenreihen und Kategorien.
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Seite 108
In unserem Beispiel könnten die Datenreihen aus den Spalten – also den einzelnen Banken –
gebildet werden. Demzufolge würden die Kategorien aus der anderen Dimension – also den
Zeilen – gebildet. Das Ergebnis würde so aussehen, dass auf der X-Achse die Kategorien –
also die einzelnen Jahre – abgebildet würden, während die Werte für eine Bank jeweils dadurch
gekennzeichnet würden, dass alle Werte einer Bank die jeweils gleiche Farbe haben.
14.000,00 €
12.000,00 €
10.000,00 €
8.000,00 €
6.000,00 €
4.000,00 €
2.000,00 €
0,00 €
Startkapital
1. Jahr
2. Jahr
3. Jahr
4. Jahr
5. Jahr
Bild 135: Datenreihen aus Spalten gebildet
Parkbank
Sandbank
Werkbank
Würden dagegen die Zeilen für die Bildung der Datenreihen herangezogen, würden auf der
X-Achse als Kategorien die Banken genannt, während jedes Jahr Säulen einer eigenen Farbe
erhalten würde.
14.000,00 €
12.000,00 €
10.000,00 €
8.000,00 €
6.000,00 €
4.000,00 €
2.000,00 €
0,00 €
Parkbank Sandbank Werkbank
Bild 136: Datenreihen aus Zeilen gebildet
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Startkapital
1. Jahr
2. Jahr
3. Jahr
4. Jahr
5. Jahr
Für unser Beispiel ist es wohl besser, die Datenreihen aus den Spalten zu bilden, weil die
drei Banken ja miteinander vergleichen werden sollen.
Im Registerblatt REIHE können Sie zusätzlich zu jeder Datenreihe Details bestimmen. Sie
sehen im Listenfeld DATENREIHE die drei Datenreihen, die aus den drei Spalten mit den
Banken entstehen. Wenn Sie eine Datenreihe anklicken, sehen Sie rechts die Adresse, aus
der der NAME für die Beschriftung bezogen wird sowie den Adressbereich, der die WERTE
liefert.
Im Feld Beschriftung der RUBRIKENACHSE (X): können Sie schließlich den Bereich angeben,
aus dem die Beschriftungen für die einzelnen Kategorien bezogen werden sollen.

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Seite 109
Beschriftungen und andere Diagrammeigenschaften
Der dritte Schritt des Diagrammassistenten ermöglicht Ihnen die Eingabe verschiedener Beschriftungen
im Diagramm sowie die Erzeugung und Manipulation einer Reihe weiterer Elemente
und Beschriftungen des Diagramms.
Bild 137: Dritter Schritt des Diagrammassistenten
Die Felder DIAGRAMMTITEL:, RUBRIKENACHSE (X): und GRÖßENACHSE (Y): erlauben
Ihnen, jeweils Text einzugeben, die im Diagramm an den entsprechenden Stellen erscheinen.
Im Registerblatt ACHSEN können Sie die X- und/oder Y-Achse bei Bedarf auch ausblenden.
Im Registerblatt GITTERNETZLINIEN können Sie zusätzliche senkrechte oder waagerechte
Linien erzeugen lassen, die das Diagramm u. U. besser lesbar machen. Das Registerblatt
LEGENDE bietet Ihnen die Möglichkeit, die Legende auszublenden oder an anderer Stelle zu
positionieren. Mit den Registerblättern DATENBESCHRIFTUNGEN und DATENTABELLE
können Sie schließlich dafür sorgen, dass die einzelnen Säulen um Text ergänzt werden und
zusätzlich zum Diagramm eine Tabelle mit den Werten eingeblendet wird. Diese Manipulationsmöglichkeiten
stehen Ihnen aber auch später noch zur Verfügung, wenn der Assistent
abgeschlossen und das Diagramm fertig gestellt ist.
Diagramm als Objekt oder separates Blatt
Der vierte und letzte Schritt des Diagrammassistenten schließlich fragt Sie, ob das Diagramm
als separates Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe erzeugt oder als Objekt auf einer Tabelle
platziert werden soll.
Ein Diagramm als separates Blatt wird behandelt wie ein Tabellenblatt: Es kann umbenannt,
verschoben, kopiert und natürlich auch gelöscht werden. Der Unterschied zu einem Tabellenblatt
ist einfach der, dass ein Diagramm als Arbeitsblatt keine Tabelle enthält, sondern
ausschließlich das Diagramm.
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Bild 138: Vierter und letzter Schritt des Diagrammassistenten
Ein Objekt wird auf eine bestehende Tabelle gelegt. Das Objekt kann verschoben und in
seiner Größe geändert werden und verdeckt den unter ihm liegenden Tabellenbereich.
Wenn man die Tabelle ausdruckt, wird das Objekt an der Stelle des Arbeitsblattes, an der es
positioniert ist, mitgedruckt.
Bild 139: Das fertige Diagramm als Objekt auf der Tabelle
In unserem Beispiel ist für das Diagramm genügend Platz auf der Tabelle, also lassen wir es
von Excel als Objekt in unserer Tabelle mit der Zinseszinsberechnung platzieren. Mit der
Schaltfläche FERTIG STELLEN wird der Diagrammassistent abgeschlossen und das Diagramm
erzeugt.
Ändern der Lage und Größe
Nachdem das Diagramm erzeugt wurde, sehen Sie, dass es durch acht Punkte – je einer an
jeder Ecke und je einer in der Mitte jeder Begrenzungslinie – markiert ist. Wenn das der Fall
ist, befindet sich Excel im Digrammbearbeitungsmodus, was man u. a. auch daran erkennen
kann, dass eine zusätzliche Symbolleiste, betitelt mit DIAGRAMM, erscheint und auch die
Menüleiste etwas anders aussieht – statt des Befehls DATEN ist jetzt z. B. der Befehl
DIAGRAMM zu sehen, und auch die einzelnen Menüs, z. B. das Menü FORMAT, enthalten
andere Befehle.
Wenn Sie irgendwo in die Tabelle selbst, außerhalb des Diagramms klicken, wird der Diagrammbearbeitungsmodus
beendet, und Excel erscheint wieder wie gewohnt. Ein Klick auf
das Diagramm aktiviert den speziellen Modus wieder, und Sie sehen wieder die zusätzliche
Symbolleiste und die geänderte Menüleiste.
Wenn das Diagramm markiert ist, können Sie es mit der Maus verschieben und seine Größe
ändern.
Um es zu verschieben, muss man das Diagramm mit der Maus anklicken und mit gedrückter
linker Maustaste an die Stelle ziehen, an der es platziert sein soll. Ein Problem ist, dass
man das Diagramm nicht an einer beliebigen Stelle seiner Fläche anklicken kann. Das Dia-
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Seite 111
gramm ist ja ein Objekt auf der Tabelle, besteht aber seinerseits wieder aus einer Reihe von
Objekten.
Bild 140: Das Erscheinungsbild von Excel ändert sich, wenn ein Diagramm markiert ist
Die Legende z. B. ist ein Objekt innerhalb des Diagramms, ebenso die Diagramfläche mit
den Säulen, ein ggf. vorhandener Titel, die X- und Y-Achse etc. Wenn man eines der Objekte
innerhalb des Diagramms anklickt und mit der Maus verschiebt, wird nicht das Diagramm
insgesamt verschoben, sondern das Objekt, das man angeklickt hat, wird innerhalb
des Diagramms an eine andere Stelle geschoben.
Klicken Sie also, um das Diagramm insgesamt zu verschieben, auf eine Stelle innerhalb der
markierten Gesamtfläche des Diagramms, die leer ist, z. B. den freien Bereich in der Nähe
der oberen linken oder rechten Ecke der Diagrammfläche. Damit können Sie das Diagramm
insgesamt problemlos verschieben.
Um die Größe des Diagramms zu ändern, zeigen Sie auf einen der acht Markierungspunkte.
Wenn Sie auf einen der vier Eckpunkte zeigen, können Sie das Diagramm gleichzeitig in der
Höhe und der Breite ändern. Der diagonal gegenüberliegende Eckpunkt bleibt fixiert, und
Sie können den Eckpunkt, den Sie angeklickt haben, mit gedrückter Maustaste in alle vier
Richtungen verschieben, um die Größe zu ändern.
Klicken Sie dagegen auf einen der Punkte die jeweils in der Mitte der vier Seiten liegen,
können Sie die Größe nur in einer Dimension ändern – klicken Sie auf den Punkt an der
linken oder rechten Seitenlinie, wird nur die Breite geändert, klicken Sie auf den Punkt an
der oberen oder unteren Begrenzung, wird nur die Höhe geändert. Auch hier bleibt der gegenüberliegende
Punkt fixiert, und Sie ändern die Größe, indem Sie den Punkt, auf den Sie
geklickt haben, nach oben/unten oder links/rechts verschieben.
Manipulation von Diagrammelementen
Wie bereits erwähnt besteht das Diagramm aus einer Reihe einzelner Objekte, z. B. der Legende,
den einzelnen Säulenreihen, der X-, der Y-Achse, dem ggf. vorhandenen Titel etc.
Jedes dieser Elemente hat eine Reihe von Eigenschaften hinsichtlich seiner Gestaltung, die
Sie jeweils einzeln manipulieren können, um die Gestaltung des Diagramms Ihren Wünschen
anzupassen. Außerdem können Sie bei den meisten Objekten auch die Lage innerhalb
der Diagrammfläche verändern.
Sämtliche Möglichkeiten der Manipulation aller Elemente im Detail aufzuführen würde den
Rahmen dieses Scripts sprengen. Darum beschränken wir uns auf einige Beispiele.
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Seite 112
Um die Eigenschaften eines Objekts innerhalb des Diagramms zu ändern, führen Sie auf
dem Objekt einen Doppelklick aus. Excel öffnet dann eine Dialogbox, in der die für dieses
Objekt verfügbaren Eigenschaften zur Änderung angeboten werden.
Möchten Sie ein Objekt innerhalb des Diagramms verschieben, klicken Sie das Objekt einmal
an und schieben es mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Wenn sich
das Element nicht bewegt, handelt es sich um ein Objekt, das sich nicht verschieben lässt.
Bild 141: Dialogbox zur Manipulation der Legende
Um z. B. die Schriftart und Schriftgröße der Legende zu ändern, führen Sie auf der Legende
einen Doppelklick aus. In der Dialogbox, die dann erscheint, können Sie mit dem Registerblatt
MUSTER die Hintergrundfarbe, mit dem Registerblatt SCHRIFT die Eigenschaften der
Schriftzeichen und mit dem Registerblatt PLATZIERUNG die Form und Lage der Legende
innerhalb des Diagramms ändern.
Um die Farbe einer Säulenreihe zu ändern, führen Sie auf einer Säule dieser Reihe einen
Doppelklick aus. Sie können dann im Registerblatt MUSTER des Dialogs, der sich daraufhin
öffnet, eine Farbe oder mit der Schaltfläche FÜLLEFFEKTE auch eine andere Darstellung der
Füllfläche auswählen.
Bild 142: Dialogbox zur Manipulation einer Säulenreihe
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� Innerhalb einiger Objekte gibt es noch Unterobjekte. Wenn Sie z. B. eine Datenreihe
markieren, indem Sie sie anklicken, und anschließend noch einmal auf eine Säule
innerhalb der Datenreihe klicken, wird nur die Säule markiert. Führen Sie dann einen
Doppelklick auf der Säule aus, ändern Sie nicht die Eigenschaften der ganzen
Säulenreihe, sondern nur die dieser einen Säule. Wenn Sie die Legende markiert haben
und dann auf eine der Beschriftungen innerhalb der Legende klicken, wird nur
dieses eine Beschriftungselement markiert. Führen Sie dann einen Doppelklick darauf
aus, ändern Sie nicht die Eigenschaften der Legende insgesamt, sondern nur die
dieses einen Punktes innerhalb der Legende.
� Wenn Sie ein Unterelement markiert haben, können Sie entweder drücken,
um die Markierung wieder auf das ganze Diagramm zu fokussieren, oder Sie markieren
einfach ein beliebiges anderes Element außerhalb des Objektes, um das gewünschte
Objekt anschließend wieder neu zu markieren.
� Wenn Sie versehentlich schon die Eigenschaften dieses einen Unterobjekts geändert
haben, also z. B. die Farbe nur einer Säule innerhalb einer Säulengruppe geändert
haben, markieren Sie zuerst wieder das übergeordnete Objekt, also z. B. die ganze
Säulengruppe, und bestimmen dann die Formateigenschaften neu. Diese neu bestimmten
Eigenschaften werden dann auch für das Unterobjekt übernommen, dessen
Eigenschaften sie versehentlich abweichend bestimmt haben.
Um die Aussage eines Diagramms deutlicher hervorzuheben, kann es wirkungsvoll sein, die
Skalierung der Größenachse zu ändern. Führen Sie dazu einen Doppelklick auf der Y-Achse
aus. Im Dialog, der dann erscheint, wechseln Sie auf das Registerblatt SKALIERUNG. Hier
können Sie als MINIMUM einen anderen Wert als 0 angeben. Für unser Diagramm bietet
sich z. B. der Wert 8000 an. Dadurch wird die Größenachse nicht mehr bei 0 von der X-
Achse geschnitten, sondern bei dem Wert, den Sie eingegeben haben. Das Ergebnis ist, dass
die Ausschläge, die die Wertänderungen anzeigen, entsprechend deutlicher ausfallen.
Bild 143: Dialogbox SKALIERUNG im Dialog zur Manipulation der Y-Achse
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17.000,00 €
16.000,00 €
15.000,00 €
14.000,00 €
13.000,00 €
12.000,00 €
11.000,00 €
10.000,00 €
9.000,00 €
8.000,00 €
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Startkapital 1. Jahr 2. Jahr 3. Jahr 4. Jahr 5. Jahr
Bild 144: Diagramm mit geänderten Eigenschaften
Ausdruck als Diagramm oder Objekt mit der Tabelle
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Parkbank
Sandbank
Werkbank
Wenn Sie den Befehl zum Drucken geben, ist es bei einem Diagramm als Objekt besonders
wichtig, vorher die Seitenansicht zu wählen, um zu kontrollieren, ob das Diagramm beim
Ausdruck nicht durch einen Seitenumbruch durchschnitten wird. Geben Sie dafür wie gewohnt
den Befehl DATEI – SEITENANSICHT oder klicken Sie auf das entsprechende Symbol
in der Standard-Symbolleiste.
Bei einem Diagramm als Objekt auf einer Tabelle muss man noch folgendes beachten: Ist
das Diagramm markiert, Excel also im Modus zum Bearbeiten des Diagramms, wird beim
Befehl zum Drucken nur das Diagramm ohne die Tabelle seitenfüllend und i. d. R. im Querformat
ausgedruckt.
Möchten Sie jedoch die Tabelle mit dem Diagramm als Objekt ausdrucken, müssen Sie vorher
die Markierung aus dem Diagramm entfernen. Klicken Sie also, um Tabelle und Diagramm
gemeinsam auszudrucken, irgendwo außerhalb des Diagramms in die Tabelle.
Weitere Funktionen von Excel
Über die bisher beschriebenen Funktionen und Möglichkeiten von Excel hinaus gibt es
noch eine ganze Reihe weitergehender Möglichkeiten. Die wichtigsten stellen wir im folgenden
Abschnitt vor.
Sortieren von Tabellenbereichen
Wenn ein Tabellenbereich eine zusammenhängende Liste enthält, kann man diese Liste sehr
einfach sortieren lassen. Voraussetzungen dafür, dass diese einfache Sortierung funktioniert,
ist zum einen, dass die Liste nirgendwo eine Lücke hat, also keine Zeile oder Spalte innerhalb
des Listenbereichs leer ist, zum zweiten, dass die Liste zeilenweise aufgefüllt ist, also
eine Zeile immer einen zusammenhängenden Datensatz enthält, während die Spalten die
einzelnen Angaben aufnehmen, und zum dritten, dass die erste Zeile Überschriften enthält.

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Seite 115
Bild 145: Sortierfähige Liste
Klicken Sie nun in ein beliebiges Feld in der Spalte innerhalb der Liste, nach der die gesamte
Liste sortiert werden soll. Möchten Sie aufsteigend sortieren lassen, können Sie nun in der
Standard-Symbolleiste das Symbol AUFSTEIGEND SORTIEREN anklicken, das durch die übereinander
gestellten Buchstaben A und Z und einen abwärts weisenden Pfeil dargestellt
wird. Um absteigend zu sortieren, klicken Sie auf das entsprechende Symbol mit Z und A,
das normalerweise rechts daneben steht.
� Markieren Sie immer nur ein Feld. Wenn Sie mehrere Felder markieren, wird Excel
annehmen, dass Sie nur den markierten Bereich sortieren möchten und dementsprechend
den Rest der Liste so stehen lassen, wie er ist.
� Beachten Sie, dass Excel nur zusammenhängende Bereiche als Liste erkennt. Wenn
also eine Spalte innerhalb der Liste leer bleibt, wird das, was rechts von dieser Spalte
steht, nicht mit sortiert. Und wenn eine Zeile in der Liste leer ist, werden alle Zeilen
unterhalb der leeren Zeile bei der Sortierung ignoriert.
Wenn Datensätze hinsichtlich des Sortierfeldes den gleichen Inhalt haben, werden sie untereinander
in der Reihenfolge, die sie vorher zueinander hatten, dargestellt. Das bedeutet,
dass z. B. zehn Datensätze mit dem Namen „Müller“ untereinander in der Reihenfolge gezeigt
werden, die sie vorher in der Liste hatten.
Möchten Sie nach einem Haupt- und weiteren Unterkriterien sortieren, ist es notwendig,
dass Sie mit dem letzten Kriterium beginnen. Möchten Sie also nach dem Namen und bei
gleichem Namen dem Vornamen sortieren, sortieren Sie zuerst nach dem Vornamen und
dann nach dem Namen.
Enthält die Liste keine Überschrift, geben Sie den Befehl DATEN – SORTIEREN. Excel markiert
auch in diesem Fall den zusammenhängenden Listenbereich und öffnet einen Dialog,
in dem Sie bis zu drei Spalten bestimmen können, nach denen sortiert werden soll. Hier haben
Sie auch die Möglichkeit, anzugeben, dass die Liste keine Überschrift enthält.
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Zielwertsuche
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Bild 146: Der Dialog zum Befehl DATEN – SORTIEREN
Sind innerhalb der Liste Zeilen oder Spalten leer, können Sie den Befehl DATEN –
SORTIEREN ebenfalls verwenden. Markieren Sie vorher den gesamten Listenbereich einschließlich
der leeren Zeilen bzw. Spalten. Dann wird Excel die leeren Zeilen bzw. Spalten
beim Sortieren nicht ignorieren. Da üblicherweise die Zeilen umsortiert werden, werden leere
Zeilen an das Ende der Liste gesetzt.
Eine besondere Funktion von Excel ist die Möglichkeit, nach Werten zu suchen, die erwünschtes
Rechenergebnis bei einer Formel erzeugen. Excel errechnet das Ergebnis einer
Formel in Abhängigkeit von den Werten, die in der Formel verwendet werden. Sie haben also
nur indirekten Einfluss auf das Ergebnis, indem Sie die Werte, auf die sich die Formel
bezieht, ändern.
Möchten Sie aber ein bestimmtes Ergebnis erzielen, können Sie Excel anweisen, die Ursprungswerte
so zu ändern, dass die Formel das gewünschte Ergebnis liefert.
In unserem Beispiel der Zinseszinsrechnung soll z. B. das Ergebnis nach fünf Jahren
20.000,00 € lauten. Nun kann man ja nicht einfach im Feld B10 die Zahl 20000 eintragen –
das wäre ja Unsinn. Stattdessen müsste der Wert in B5, also das Startkapital, so manipuliert
werden, dass am Ende das gewünschte Ergebnis in B10 erscheint.
Man könnte versuchen, durch Probieren den notwendigen Wert für das Startkapital herauszufinden.
Einfacher ist es aber, die Funktion „Zielwertsuche“ von Excel zu verwenden.
Bild 147: Die Zinseszinsberechnung
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Markieren Sie dazu zuerst die Zelle, die das gewünschte Ergebnis erhalten soll, in unserem
Beispiel also die Zelle B10. Geben Sie dann den Befehl EXTRAS – ZIELWERTSUCHE. Excel
fragt Sie im Dialog, der dann erscheint, nach drei Angaben:
Bild 148: Dialog zu EXTRAS – ZIELWERTSUCHE
Im Feld ZIELZELLE wird gefragt, welche Zelle das gewünschte Ergebnis enthalten soll Das
ist in unserem Beispiel das Endergebnis nach fünf Jahren bei der ersten Bank, also die Zelle
B10. Im Feld ZIELWERT muss man angeben, welches Ergebnis dort erwünscht ist. Geben
Sie hier immer nur Zahlen ein, die nicht um Formateigenschaften ergänzt sind, also 20000
statt 20.000,00 €.
Schließlich muss man im Feld VERÄNDERBARE ZELLE festlegen, welcher Wert variiert werden
soll, damit in der Zielzelle der Zielwert erreicht wird. Bei uns kommen zwei Felder in
Frage: Der Zinssatz oder das Startkapital. Da es unrealistisch wäre, den Zinssatz bis in beliebige
Höhen zu steigern, muss man das Startkapital variieren lassen. Geben Sie im Feld
VERÄNDERBARE ZELLE also die Adresse B5 ein. Wenn Sie den Vorgang mit OK abschließen,
wird Excel ein Ergebnis errechnen und in einem Dialog vorschlagen: Das Startkapital
müsste bei einer Verzinsung mit 4,5 % 16.049,02 € betragen, um nach fünf Jahren
20.000,00 € zu erreichen. Sie können jetzt mit OK entscheiden, dass die Veränderung übernommen
werden soll oder mit der Schaltfläche ABBRECHEN bestimmen, dass alles so bleiben
soll, wie es war.
Bild 149: Der Vorschlag für das Erreichen des Zielwerts
� Die Zielwertsuche wird nur dann erfolgreich arbeiten können, wenn zumindest zwei
Bedingungen erfüllt sind: Die Zielzelle muss eine Formel enthalten, denn nur dann
kann Excel natürlich auch einen Zielwert von der Formel errechnen lassen. Und die
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Seite 118
veränderbare Zelle darf keine Formel, sondern muss eine Zahl enthalten – schließlich
soll die Zahl so verändert werden, dass der Zielwert in der Zielzelle erscheint.
Noch weiter gehen die Möglichkeiten mit einem speziellen Zusatzprogramm, einem sog.
„Add-In“ namens „Solver“. Damit kann man nicht nur eine, sondern mehrere Zellen
bestimmen, die veränderbar sein sollen, und kann zusätzlich festlegen, innerhalb welcher
Grenzen die Werte in den veränderbaren Zellen variiert werden dürfen. Das würde bei unserem
Beispiel bedeuten, man könnte bestimmen, dass der Zinssatz z. B. maximal bis 9,5 %
steigen darf und der Rest durch Variation des Startkapitals erreicht werden soll. Der Solver
ist jedoch ein zusätzliches Programm innerhalb von Excel, das eigens installiert werden
muss. Wir gehen daher in diesem Script nicht näher darauf ein.
Kopieren von Formateigenschaften und von reinen Zellinhalten
Wir haben oben im Kapitel „Feldinhalte“ ab Seite 11 gezeigt, wie man die Inhalte von Feldern
bzw. ganze Felder kopieren kann: Entweder mit „Drag and Drop“ oder mit der Zwischenablage.
Und ebenso haben wir gesehen, dass eine Zelle immer dreierlei enthält: zum
einen den eigentlichen Inhalt, also Text, Zahl oder Formel, zum zweiten die Formateigenschaften
und zum dritten ggf. vorhandene Kommentare.
Beim Kopieren – egal ob per „Drag & Drop“ oder „Cut & Paste“ werden immer alle drei
Inhalte der Zelle übertragen, wobei bei Formeln die Regeln hinsichtlich relativer und absoluter
Adressierung angewandt werden, die wir im Kapitel „Verschiedene Arten der Adressierung“
auf Seite 25 vorgestellt haben.
Es gibt aber auch die Möglichkeit, nur den Inhalt, nur das Format oder nur die Kommentare
zu kopieren oder – was gelegentlich sehr nützlich sein kann – nicht die Formeln, sondern
die errechneten Ergebnisse beim Kopieren zu übertragen.
Sie müssen dazu immer die Zwischenablage verwenden – Drag & Drop kopiert immer den
kompletten Inhalt. Gehen Sie also wie bekannt vor:
1. Markieren Sie die Zellen, deren Inhalt, Format oder Ergebnisse Sie kopieren
möchten.
2. Geben Sie den Befehl BEARBEITEN – KOPIEREN (oder bei Bedarf auch BEAR-
BEITEN – AUSSCHNEIDEN), Sie können natürlich auch die Tastenkombinationen
bzw. oder die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste
verwenden.
3. Gehen Sie an das Ziel, zu dem Sie das Markierte kopieren möchten.
4. Geben Sie jetzt anstelle des Befehls BEARBEITEN – EINFÜGEN den Befehl BEAR-
BEITEN – INHALTE EINFÜGEN. Weil der Befehl ein anderer ist, können Sie hier
nicht die Tastenkombination bzw. das entsprechende Symbol verwenden.
Excel öffnet einen Dialog, in dem Sie Näheres bestimmen können:
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Bild 150: Der Dialog zu BEARBEITEN – INHALTE einfügen
Alle Optionen werden wir hier nicht vorstellen, weil die meisten nur für sehr selten benötigte
Fälle von Bedeutung sind. Die in diesem Zusammenhang entscheidenden Optionen
sind:
ALLES Wählen Sie diese Option, geschieht das gleiche wie beim Befehl
BEARBEITEN – EINFÜGEN: Alle drei Inhalte werden eingefügt.
FORMELN Mit dieser Option werden nur die eigentlichen Inhalte, also Text, Zahl
oder Formel eingefügt. Die Formatmerkmale und Kommentare werden
nicht aus der Quelle übernommen.
WERTE Diese Option sorgt dafür, dass Texte und Zahlen wie aus der Quelle
eingefügt werden. Formeln werden aber nicht eingefügt, sondern stattdessen
die an der Quelle ermittelten Ergebnisse. Auch Formate und
Kommentare werden nicht von der Quelle übernommen.
FORMATE Damit werden weder Texte noch Zahlen oder Formeln übernommen,
ebenso wenig wie die Kommentare. Nur alle Zellformatmerkmale des als
Quelle markierten Bereichs werden auf den Zielbereich übertragen, also
Zahlenformate ebenso wie Zeichenformate, Ausrichtung, Muster, Rahmen
und Zellschutz.
KOMMENTARE Diese Option kopiert nur die Kommentare aus dem Quellbereich zu den
Zielfeldern.
Über die hier genannten hinaus werden im Dialog zu BEARBEITEN – INHALTE EINFÜGEN
weitere Optionen angeboten, die wir hier nicht im Detail erläutern. In der rechten Spalte
sehen Sie die Möglichkeit, nicht nur jeweils eine Art von Zellinhalt, sondern auch Kombinationen
zweier Arten einzufügen. Und im unteren Bereich können Sie angeben, dass zu kopierende
Werte ggf. vorhandene Werte nicht überschreiben, sondern durch eine Rechenoperation
mit ihnen kombiniert werden sollen.
Für das relativ häufig benötigte Kopieren nur der Formatmerkmale bietet Excel auch ein
Symbol in der Symbolleiste an: Das Symbol mit dem Pinsel mit dem gelben Quast kopiert
Formate:
1. Markieren Sie den Bereich, in dem die zu kopierende Formatierung zu finden ist.
2. Klicken Sie auf das Symbol „Format übertragen“.
3. Klicken Sie auf die Zielzelle bzw. markieren Sie, wenn das Format auf mehrere Zellen
kopiert werden soll, den Zielbereich.
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Schutz vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen und Einblick in die Formeln
Eine sehr nützliche Funktion ist der Schutz einer Tabelle vor versehentlichen oder böswilligen
Änderungen. Außerdem bietet diese Funktion die Möglichkeit, Formeln zu verbergen.
So kann man z. B. eine Tabelle weitergeben, ohne dass der Empfänger sieht, welche Formeln
den ermittelten Ergebnissen zu Grunde liegen.
Schutz des Arbeitsblatts
Der Schutz des Arbeitsblatts ist kombiniert mit dem Formatmerkmal „Schutz“ in den Zellenformaten.
Es gibt also einen Blattschutz und einen Zellschutz.
Der Sinn dieser Konstruktion besteht darin: Wenn man mühevoll eine Tabelle mit einer
Fülle von Formeln erzeugt hat, möchte man natürlich vermeiden, dass man selbst versehentlich
oder jemand anderes aus Unwissenheit oder böser Absicht diese Formeln mit etwas
anderem überschreibt oder ändert. Andererseits muss man natürlich in den Feldern, die
Zahlen enthalten, die für die Berechnungen verwendet werden, etwas eingeben können, damit
Neuberechnungen möglich sind. Also wird zwischen Zellen, die geschützt sind und solchen,
die geändert werden dürfen, unterschieden.
Wenn ein Blatt geschützt ist, hat der Schutz von Zellen die Folge, dass diese Zellen nicht
mehr geändert werden können. Die nicht geschützten Zellen dürfen geändert werden, und
darum gibt es für das Formatmerkmal „Zellschutz“ zwei Möglichkeiten: Eine Zelle ist geschützt
oder eben nicht. Allerdings hat dieses Merkmal keinerlei Auswirkungen, solange der
Schutz des Arbeitsblatts nicht aktiviert ist.
Daher funktioniert der Blattschutz in zwei Schritten:
� Als erstes bestimmt man, welche Zellen trotz des Blattschutzes geändert werden
dürfen. Der Standard für alle Zellen ist normalerweise, dass sie geschützt sind,
bei aktivem Blattschutz also nicht geändert werden können.
� Danach wird der Blattschutz aktiviert.
Gehen Sie also so vor:
1. Markieren Sie die Felder, die später geändert werden dürfen. Hier ist die Möglichkeit,
getrennte Markierungen zu erzeugen, sehr hilfreich.
2. Geben Sie den Befehl FORMAT – ZELLEN und wechseln dort in das Registerblatt
SCHUTZ.
Bild 151: REGISTERBLATT ZELLSCHUTZ in FORMAT – ZELLEN
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Seite 121
3. Sie sehen dort zwei Kontrollfelder, die Sie unabhängig voneinander ein- und ausschalten
können. Das eingeschaltete Feld GESPERRT bewirkt, das das Feld nicht
geändert werden kann, solange der Blattschutz aktiv ist. Das eingeschaltete Feld
AUSGEBLENDET hat zur Folge, dass der Inhalt der Zelle nicht mehr in der Bearbeitungsleiste
angezeigt wird. Das ist vor allem bei Formeln und in Kombination
mit der Sperre sinnvoll: Man kann dann z. B. nicht mehr erkennen, wie Sie einen
Wert errechnet haben. Um die markierten Felder vom Zellschutz auszunehmen,
schalten Sie das Kontrollfeld GESPERRT aus und beenden Sie den Dialog mit OK.
4. Markieren Sie ggf. die Felder, die nicht nur gesperrt sondern später auch ausgeblendet
sein sollen – vor allem also Felder, die Formeln enthalten.
5. Geben Sie erneut den Befehl FORMAT – ZELLEN, aktivieren Sie im Registerblatt
SCHUTZ das Feld AUSGEBLENDET und beenden den Vorgang mit OK.
6. Geben Sie jetzt den Befehl EXTRAS – SCHUTZ – BLATT SCHÜTZEN. Es öffnet
sich ein Dialog, in dem Sie noch einige Optionen einstellen können.
Bild 152: Dialog zu EXTRAS – SCHUTZ – BLATT SCHÜTZEN
7. Hier können Sie bei Bedarf ein Kennwort eingeben, das eingegeben werden muss
wird, wenn der Blattschutz später wieder aufgehoben werden soll. Dieses Kennwort
ist natürlich in erster Linie dann sinnvoll, wenn jemand anderes die Tabelle
benutzen soll. Außerdem können Sie bestimmte Aktivitäten vom Schutz ausnehmen.
Sie können z. B. bestimmen, dass man trotz des Blattschutzes Zellformate
ändern, Zeilen oder Spalten einfügen oder löschen darf etc.
8. Beenden Sie den Vorgang mit OK.
9. Wenn Sie ein Kennwort eingegeben haben, werden Sie jetzt aufgefordert, dieses
Kennwort ein zweites Mal einzugeben. Das dient der Sicherheit, denn Sie sehen
ja das Kennwort nicht im Klartext auf dem Bildschirm. Wenn Sie sich bei der ersten
Eingabe möglicherweise unbemerkt verschreiben, könnten Sie später den
Blattschutz nicht mehr aufheben. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich bei der
zweiten Eingabe auf die selbe Art verschreiben, ist jedoch relativ gering, so dass
der Fehler bei der zweiten Eingabe des Kennworts auffällt.
Wenn Sie jetzt versuchen, den Inhalt von gesperrten Feldern zu ändern, verweigert Excel
dies mit einer entsprechenden Fehlermeldung. Und wenn Sie die Markierung auf ein Feld
setzen, dessen Inhalt ausgeblendet ist, wird Excel die Formel, die ggf. im Feld enthalten ist,
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Seite 122
nicht in der Bearbeitungszeile anzeigen; man sieht also nur den errechnet Wert, ohne zu erkennen,
wie er entsteht.
Um den Blattschutz wieder aufzuheben geben Sie den Befehl EXTRAS – SCHUTZ – BLATT-
SCHUTZ AUFHEBEN. Haben Sie kein Kennwort eingegeben, wird der Blattschutz ohne weitere
Meldung aufgehoben – Sie können wieder wie gewohnt mit der Tabelle arbeiten und
sehen auch den Inhalt gesperrter Zellen wieder in der Bearbeitungsleiste. Haben Sie ein
Kennwort eingegeben, werden Sie aufgefordert, es zum Aufheben des Blattschutzes einzugeben.
Wird das Kennwort nicht korrekt eingegeben, bricht Excel den Vorgang mit einer
entsprechenden Fehlermeldung ab.
Schutz der Arbeitsmappe
Der Blattschutz wirkt sich nur auf das jeweilige Arbeitsblatt aus. Das Einfügen oder Löschen
von anderen Blättern z. B. ist damit nach wie vor möglich. Möchten Sie verhindern,
dass Änderungen an der Struktur der Mappe vorgenommen werden, geben Sie den Befehl
EXTRAS – SCHUTZ – ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN. Sie können dann die Struktur der Arbeitsmappe
insgesamt, also ihre Zusammensetzung hinsichtlich der Blätter und deren Reihenfolge,
schützen. Auch dabei können Sie ein Kennwort eingeben. Der Schutz der Arbeitsmappe
korrespondiert in keiner Weise mit dem Blattschutz – wenn die Arbeitsmappe geschützt ist,
der Blattschutz aber nicht aktiv, können dennoch Änderungen innerhalb der Tabelle vorgenommen
werden.
Der Befehl EXTRAS – SCHUTZ – ARBEITSMAPPE SCHÜTZEN UND FREIGEBEN dient der gemeinsamen
Nutzung einer Arbeitsmappe durch mehrere Anwender z. B. in einem Netzwerk.
Darauf gehen wir hier nicht näher ein.
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#:
#BEZUG! ................................................................ 28
#DIV/0! ................................................................... 22
#WERT!................................................................... 22
$:
$ ................................................................................. 26
A:
Absolute Adresse ............................................... 25, 26
Addition.................................................................... 23
Adresse........................................................................ 2
Adressierung............................................................. 25
Absolut................................................................ 25
Relativ.................................................................. 25
Arbeitsblatt........................................................... 1, 69
Benennen............................................................. 70
Einfügen .............................................................. 69
Kopieren.............................................................. 70
Löschen ............................................................... 69
Maximale Anzahl ................................................ 10
Mehrere markieren ............................................. 69
Name ................................................................... 70
Register................................................................ 10
Verschieben......................................................... 70
Zwischen Blättern wechseln............................... 10
Arbeitsmappe...................................................... 10, 69
Anzahl der Blätter .............................................. 10
Neu ...................................................................... 53
Öffnen................................................................. 52
Schließen ............................................................. 53
Schutz................................................................ 122
Speichern............................................................. 49
Argumente einer Funktion...................................... 63
Arithmetik ................................................................ 23
Arithmetische Reihe ................................................ 20
Ausrichtung .............................................................. 34
An Zelle anpassen ............................................... 36
Ausfüllen............................................................. 34
Blocksatz ............................................................. 35
Im Blocksatz ausrichten..................................... 35
Links (Einzug).................................................... 34
Neigung............................................................... 35
Rechts.................................................................. 34
Über Auswahl zentrieren................................... 35
vertikal................................................................. 35
Zeilenumbruch.............................................. 36, 44
Zellen verbinden ................................................. 36
Zentriert .............................................................. 34
AutoAusfüllen.......................................................... 17
Kopieren.............................................................. 20
Monate ................................................................ 19
Text...................................................................... 19
Wochentage......................................................... 19
Zahlen.................................................................. 20
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Stichwortregister
AutoSumme .............................................................. 64
AutoVervollständigen ............................................ 102
AutoWiederherstellen ............................................ 103
B:
Backslash ................................................................. 100
Balkendiagramm ..................................................... 106
Bearbeitungsleiste............................................. 1, 8, 12
Befehl
Ansicht – Kommentare ................................ 41, 43
Ansicht – Normal ............................................... 60
Bearbeiten – Ausfüllen – Reihe.......................... 20
Bearbeiten – Ausschneiden ................................ 15
Bearbeiten – Blatt löschen.................................. 70
Bearbeiten – Einfügen......................................... 16
Bearbeiten – Gehe zu...................................... 3, 75
Bearbeiten – Inhalte einfügen .......................... 118
Bearbeiten – Kopieren ........................................ 15
Bearbeiten – Löschen – Alles ............................. 43
Bearbeiten – Löschen – Formate ................. 43, 77
Bearbeiten – Löschen – Kommentare................ 42
Bearbeiten – Rückgängig .................................... 21
Bearbeiten – Wiederherstellen ........................... 21
Bearbeiten – Zellen löschen.......................... 28, 48
Datei – Druckbereich - Druckbereich aufheben
.............................................................................. 54
Datei – Druckbereich – Druckbereich festlegen
.............................................................................. 54
Datei – Drucken.................................................. 62
Datei – Eigenschaften......................................... 53
Datei – Neu ......................................................... 53
Datei – Schließen ................................................ 53
Datei – Seite einrichten....................................... 54
Datei – Seitenansicht .......................................... 59
Datei – Speichern ................................................ 49
Datei – Speichern unter ...................................... 49
Daten – Sortieren.............................................. 115
Einfügen – Alle Seitenwechsel zurücksetzen .... 62
Einfügen – Diagramm....................................... 106
Einfügen – Funktion........................................... 66
Einfügen – Kommentar ...................................... 40
Einfügen – Kommentar bearbeiten.................... 40
Einfügen – Name – Definieren .......................... 74
Einfügen – Seitenwechsel ................................... 61
Einfügen – Seitenwechsel aufheben................... 62
Einfügen – Spalte ................................................ 46
Einfügen – Tabellenblatt .................................... 69
Einfügen – Zeile .................................................. 46
Extras – Anpassen............................................... 96
Befehle............................................................ 97
Symbolleisten ................................................ 99
Extras – Optionen .............................................. 99
Allgemein..................................................... 100
Bearbeiten .................................................... 101
Rechnen ......................................................... 85
Speichern...................................................... 103
© Axel Janssen, JES GmbH, Berlin 2006 – http://www.jesjanssen.de

Extras – Schutz – Arbeitsmappe schützen...... 122
Extras – Schutz – Arbeitsmappe schützen und
freigeben............................................................ 122
Extras – Schutz – Blatt schützen ..................... 121
Extras – Schutz – Blattschutz aufheben.......... 122
Extras – Zielwertsuche ..................................... 117
Fenster................................................................. 53
Format – Blatt – Umbenennen.......................... 70
Format – Spalte – Ausblenden........................... 45
Format – Spalte – Breite............................... 43, 45
Format – Spalte – Einblenden............................ 45
Format – Spalte – Optimale Breite bestimmen 43
Format – Spalte – Optimale Breite einstellen... 45
Format – Zeile – Ausblenden............................. 45
Format – Zeile – Höhe....................................... 45
Format – Zeile – Optimale Höhe...................... 45
Format – Zellen ...................................... 29, 34, 43
Ausrichtung................................................... 34
Muster............................................................ 39
Rahmen.......................................................... 37
Schrift ............................................................ 36
Schutz .......................................................... 120
Zahlen ...................................................... 30, 77
Kommentar anzeigen.......................................... 41
Kommentar ausblenden ..................................... 41
Kommentar löschen ........................................... 42
Registerfarbe ....................................................... 71
Zellen einfügen ................................................... 47
Zellen löschen ............................................... 47, 48
Bildlaufleiste ............................................................... 4
Bildschirmaufbau........................................................ 1
Blattregister .......................................................... 1, 10
Farbe.................................................................... 70
C:
Cut and Paste............................................................ 15
D:
Datei
Neu ...................................................................... 53
Schließen ............................................................. 53
Dateiname................................................................. 51
Datum ....................................................................... 76
Eingeben.............................................................. 76
Format................................................................. 77
Funktionen.......................................................... 89
Rechnen............................................................... 78
Datumsfunktion....................................................... 89
Diagramm ......................................................... 10, 104
Als Blatt............................................................. 109
Als Objekt......................................................... 109
Beschriftung...................................................... 109
Blatt ................................................................... 104
Datenbereich..................................................... 107
Drucken............................................................. 114
Gestalten ........................................................... 111
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Stichwortregister
Größe ändern .................................................... 110
Objekt................................................................ 104
Reihe .................................................................. 107
Rubrik................................................................ 107
Typen................................................................. 106
Verschieben ....................................................... 110
Diagramm-Assistent .............................................. 106
Division..................................................................... 23
Dollarzeichen............................................................ 26
Doppelpunkt............................................................. 63
Drag & Drop .......................................................... 102
Drag and Drop.......................................................... 13
Druckbereich ............................................................ 54
Druckdatum.............................................................. 57
Drucken .............................................................. 49, 54
Gitternetzlinien................................................... 58
Hochformat......................................................... 55
Kommentare........................................................ 59
Optionen ............................................................. 62
Querformat ......................................................... 55
Schwarzweißdruck.............................................. 58
Skalierung ............................................................ 55
Vorbereitung ....................................................... 54
Zeilen- und Spaltenköpfe ................................... 58
Druckzeit .................................................................. 57
E:
Editieren.................................................................... 12
Eigene Dateien.......................................................... 50
Einfügen
Arbeitsblatt ......................................................... 69
Zellen ................................................................... 27
Eingabemodus............................................................. 8
Excel
Leistungsmerkmale............................................... 9
Externer Bezug ......................................................... 71
F:
Farbe
Der Zellen............................................................ 39
Des Blattregisters................................................ 70
Keine Farbe ......................................................... 40
Weiß..................................................................... 40
Fehler ........................................................................ 22
#BEZUG! ........................................................... 28
#DIV/0!.............................................................. 22
#WERT!.............................................................. 22
Zirkelbezug ......................................................... 22
Fehlerwert................................................................. 22
Feld.............................................................................. 2
Benennen ............................................................. 73
Editieren .............................................................. 12
Einfügen .............................................................. 46
Inhalt löschen...................................................... 13
Inhalt überschreiben........................................... 13
Löschen................................................................ 46
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Fett............................................................................ 37
Finanzmathematische Funktionen.......................... 92
Format ...................................................................... 41
Ausrichtung ........................................................ 34
Linien................................................................... 37
Linienart .............................................................. 38
Linienfarbe .......................................................... 38
Löschen ............................................................... 42
Muster ................................................................. 39
Rahmen ............................................................... 37
Schrift .................................................................. 36
Zahlen.................................................................. 29
Formatcode................................................... 29, 32, 77
# .......................................................................... 32
%.......................................................................... 33
() .......................................................................... 33
* ........................................................................... 33
, ............................................................................ 32
. ............................................................................ 32
; ............................................................................ 33
[ ] ......................................................................... 33
[h]........................................................................ 82
€ ........................................................................... 32
0 ........................................................................... 32
AM/PM............................................................... 78
Anführungsstriche.............................................. 32
Beispiele............................................................... 33
Datum.................................................................. 77
EURO ................................................................. 32
h ........................................................................... 78
J............................................................................ 77
m .......................................................................... 78
M.......................................................................... 77
s............................................................................ 78
T........................................................................... 77
Uhrzeit ................................................................ 78
Zahlenformat ...................................................... 77
Zahlenformate..................................................... 32
Zeit....................................................................... 78
Formel............................................................. 7, 11, 22
Eingeben.............................................................. 22
Externer Bezug ................................................... 71
Operatoren.......................................................... 23
Punktrechnung vor Strichrechnung .................. 24
Syntax .................................................................. 68
Funktion
ABRUNDEN().................................................. 85
Argumente .......................................................... 63
AUFRUNDEN()............................................... 85
BW().................................................................... 95
DATUM() .................................................... 89, 90
Doppelpunkt....................................................... 63
Finanzmathematik.............................................. 92
GANZZAHL() .................................................. 85
HEUTE()............................................................ 90
JAHR() ............................................................... 89
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Stichwortregister
JETZT()............................................................... 90
KÜRZEN()......................................................... 85
MITTELWERT() ............................................... 66
Name ................................................................... 63
RMZ() ................................................................. 95
RUNDEN()........................................................ 83
Semikolon............................................................ 63
SUMME() ........................................................... 65
TAG().................................................................. 89
WENN() ............................................................. 86
WOCHENTAG().............................................. 89
ZINS()................................................................. 95
ZW().................................................................... 96
ZZR() .................................................................. 96
Funktionen ............................................................... 62
Funktionsassistent.................................................... 65
Fußzeile..................................................................... 56
G:
Genauigkeit......................................................... 10, 85
Geometrische Reihe ................................................. 20
Getrennt liegende Markierungen............................... 6
Gleichheitszeichen.................................................... 22
H:
Handhabung ............................................................... 1
K:
Klammern.................................................................. 23
Kommentar ......................................................... 40, 41
Drucken............................................................... 59
Löschen................................................................ 42
Kopfzeile................................................................... 56
Kopieren...................................................... 13, 15, 118
Arbeitsblatt ......................................................... 70
Format ............................................................... 118
Tabelle.................................................................. 70
Zellen ................................................................... 27
Korrekturtaste .......................................................... 12
Kreisdiagramm........................................................ 106
Kursiv ........................................................................ 37
L:
Laufwerksname....................................................... 100
Layout-Vorschau ...................................................... 59
Leistungsmerkmale..................................................... 9
Liniendiagramm...................................................... 106
Löschen ..................................................................... 42
Arbeitsblatt ......................................................... 69
M:
Mantisse .................................................................... 10
Markierung
Bewegen................................................................. 2
Felder..................................................................... 5
Getrennte Bereiche ............................................... 6
Maus................................................................... 4, 5
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Tastatur ................................................................. 5
Zellen..................................................................... 5
Maus
Markieren .............................................................. 5
Menüleiste................................................................... 1
Multiplikation........................................................... 23
N:
Name......................................................................... 73
Erzeugen.............................................................. 73
Löschen ............................................................... 73
Namenfeld ........................................................ 2, 4, 74
Neuen Ordner erstellen........................................... 51
O:
Öffnen....................................................................... 52
Operator ................................................................... 23
Addition .............................................................. 23
Ausrufungszeichen ............................................. 71
Division ............................................................... 23
Doppelpunkt....................................................... 63
Klammern............................................................ 23
Multiplikation ..................................................... 23
Potenzierung....................................................... 23
Semikolon ........................................................... 63
Subtraktion.......................................................... 23
Ordner ...................................................................... 50
P:
Papier
Ausrichtung ........................................................ 55
Format................................................................. 55
Pfadname .......................................................... 51, 100
Pfeiltaste ..................................................................... 2
Potenzierung ............................................................ 23
Prozentzahl............................................................... 11
Prozentzeichen......................................................... 11
Punktrechnung vor Strichrechnung........................ 24
R:
Rechenfunktion........................................................ 82
Rechengenauigkeit ................................................... 10
Rechnen .................................................................... 11
Reihe ......................................................................... 20
Relative Adresse ....................................................... 25
Ringdiagramm ........................................................ 106
Rückgängig machen ................................................. 21
S:
Säulendiagramm...................................................... 106
Schriftart ................................................................... 37
Schriftformat ............................................................ 36
Fett ...................................................................... 37
Kursiv .................................................................. 37
Schriftart ............................................................. 37
Schriftgrad........................................................... 37
Unterstrichen...................................................... 37
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Stichwortregister
Schriftgrad................................................................. 37
Schutz................................................................ 29, 120
Arbeitsblatt ....................................................... 120
Arbeitsmappe .................................................... 122
Schwarzweißdruck.................................................... 58
Seitenansicht ............................................................. 59
Seitenlayout............................................................... 54
Seitenränder .............................................................. 56
Seitenumbruch.......................................................... 61
Seitenzahl .................................................................. 57
Semikolon ................................................................. 63
Solver....................................................................... 118
Sortieren.................................................................. 114
Spalte ........................................................................... 2
Ausblenden.......................................................... 45
Breite.................................................................... 43
Einblenden........................................................... 45
Einfügen .............................................................. 46
Löschen................................................................ 46
Spaltenbuchstabe ........................................................ 2
Drucken............................................................... 58
Speichern................................................................... 49
Speichern in............................................................... 50
Statusleiste .................................................................. 1
Subtraktion ............................................................... 23
Summe....................................................................... 65
Symbol
Alle Kommentare ausblenden............................ 41
Alle Kommentare einblenden ............................ 41
Ausrichtung links................................................ 36
Ausrichtung rechts ............................................. 36
Ausrichtung verbinden und zentrieren ............. 36
Ausrichtung zentriert ......................................... 36
Ausschneiden ...................................................... 16
AutoSumme ........................................................ 65
Diagramm-Assistent......................................... 106
Drucken............................................................... 62
Einfügen .............................................................. 17
Entfernen von Dezimalstellen............................ 31
Funktions-Assistent ........................................... 66
Hinzufügen von Dezimalstellen ........................ 31
Kommentar löschen............................................ 43
Kopieren .............................................................. 17
Neu ...................................................................... 53
Prozentzahl ......................................................... 31
Rahmen................................................................ 39
Rückgängig.......................................................... 21
Speichern ............................................................. 49
Währung .............................................................. 31
Wiederherstellen ................................................. 21
Zahl mit Tausenderpunkten............................... 31
Symbolleiste.......................................................... 1, 97
Einrichten............................................................ 97
Überarbeiten ................................................. 41, 43
Syntax einer Formel ................................................. 68
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T:
Tabelle................................................................... 1, 69
Benennen............................................................. 70
Einfügen .............................................................. 69
Kopieren.............................................................. 70
Löschen ............................................................... 69
Markierung bewegen ............................................ 2
Mehrere markieren ............................................. 69
Name ................................................................... 70
Verschieben......................................................... 70
Tabellenmodus ........................................................... 8
Tastatur ....................................................................... 2
Markieren .............................................................. 5
Taste
$ ........................................................................... 26
................................................................ 2
......................................................... 12, 13
................................................................... 7
.................................................................. 13
.............................................................. 3, 75
........................................................... 5, 69
............................................ 2, 6, 14, 20, 69
.............................................. 10
............................................ 10
........................................................ 17
..................................................... 53
................................................... 3, 75
....................................................... 53
....................................................... 17
....................................................... 16
....................................................... 21
....................................................... 21
+.......................................... 7
Korrekturtaste .................................................... 12
Umschalttaste ................................................. 5, 69
Tastenfunktion ........................................................... 2
Text ............................................................................. 7
U:
Uhrzeit...................................................................... 76
Format................................................................. 77
Rechnen............................................................... 79
Unterstrichen ........................................................... 37
V:
Verschieben ........................................................ 13, 15
Arbeitsblatt ......................................................... 70
Tabelle ................................................................. 70
Zellen................................................................... 27
W:
Währung ................................................................... 31
Wert........................................................................... 41
Windows-Zwischenablage ....................................... 15
Teilnehmerscript
Arbeiten mit Microsoft Excel
Stichwortregister
Z:
Zahl........................................................................ 7, 11
Größte ................................................................... 9
Kleinste.................................................................. 9
Zahlenformat ................................................ 29, 32, 77
Benutzerdefiniert ................................................ 31
Bruch ................................................................... 31
Buchhaltung ........................................................ 31
Datum.................................................................. 31
Formatcodes........................................................ 32
Prozent ................................................................ 31
Sonderformat ...................................................... 31
Standard............................................................... 30
Text...................................................................... 31
Uhrzeit ................................................................ 31
Währung .............................................................. 31
Wissenschaft........................................................ 31
Zahlenreihe ............................................................... 20
Zeile............................................................................. 2
Ausblenden.......................................................... 45
Einblenden........................................................... 45
Einfügen .............................................................. 46
Höhe.................................................................... 43
Löschen................................................................ 46
Zeilennummer............................................................. 2
Drucken............................................................... 58
Zeit
Rechnen............................................................... 79
Zelle............................................................................. 2
Benennen ............................................................. 73
Editieren .............................................................. 12
Einfügen ........................................................ 27, 46
Farben.................................................................. 39
Inhalt ..................................................................... 7
Inhalt löschen...................................................... 13
Inhalt überschreiben........................................... 13
Kopieren ...................................................... 27, 118
Löschen.......................................................... 42, 46
Markieren .......................................................... 2, 5
Verschieben ......................................................... 27
Zellformate................................................................ 29
Zellschutz................................................................ 120
Ziehen und fallen lassen ........................................... 13
Zielwertsuche.......................................................... 116
Zirkelbezug ............................................................... 22
Zwischenablage......................................................... 15
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