Rekrutierung von Auszubildenden - Kompetenzzentrum ...

Inhalt1. Kurzbeschreibung ..............................................................................................22. Wen wollen Sie ansprechen?....................................................................................23. Was bringt die Anwendung passgenauer Rekrutierungs- und Auswahlverfahren? ...............................24. Was sollten Sie sicherstellen? ...................................................................................25. Wie können Sie vorgehen?......................................................................................35.1 Feststellung des Ausbildungsbedarfs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35.2 Wahl des Ausbildungsberufs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35.2.1 Tätigkeitsbeschreibung für die (zukünftige) Stelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35.2.2 Bestimmung des passenden Ausbildungsberufs ......................................................35.2.3 Festlegung von Auswahlkriterien ....................................................................45.3 Verbreitung des Ausbildungsplatzangebots ................................................................55.3.1 Empfehlungen Ihrer eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter .....................................55.3.2 Berufsorientierungstage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55.3.3 Praktikumsangebote.................................................................................65.3.4 Stellenanzeigen in Onlinemedien. ...................................................................65.3.5 JOBBÖRSE der Bundesagentur für Arbeit ............................................................75.3.6 Stellenanzeigen in Printmedien. .....................................................................75.4 Bewerberauswahl..........................................................................................85.5 Vorstellungsgespräch ......................................................................................85.5.1 Einladung zum Vorstellungsgespräch ................................................................85.5.2 Vorbereitung des Vorstellungsgesprächs .............................................................95.5.3 Durchführung des Vorstellungsgesprächs. ...........................................................95.6 Weitere Verfahren der Personalauswahl. ..................................................................115.7 Ausbildungsplatzangebot .................................................................................125.7.1 Entscheidungsfindung..............................................................................125.7.2 Zusage..............................................................................................125.7.3 Absagen ............................................................................................126. Erfolgsmessung ...............................................................................................127. Bezug zu anderen Handlungsempfehlungen. ..................................................................138. Praxistipps ....................................................................................................139. Weiterführende Informationen................................................................................13

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende3einen Prozess handelt, der sich über mehrere Monatehinweg zieht und daher schon länger im Vorfeld geplantwerden sollte. Weiterhin sollten Sie den Erwartungenund Bedarfen der Bewerberinnen und Bewerber gerechtwerden, da sonst das Risiko besteht, dass Sie Ihr Imageals Arbeitgeber beeinträchtigen.Haben Sie ermittelt, wie viele Personen Sie in denkommenden Jahren auf bestimmten Stellen in IhremUnternehmen benötigen, sollten Sie ein vorläufigesAnforderungsprofil für diese Positionen erstellen. Einsolches Anforderungsprofil bildet die Grundlage fürdie Wahl des richtigen Ausbildungsberufs. Das Anforderungsprofilliefert zudem erste Anhaltspunkte fürdie Ausschreibung des Ausbildungsplatzes und denKriterienkatalog im Auswahlprozess.5.2.1 Tätigkeitsbeschreibung für die (zukünftige) Stelle→→→→Folgende Fragen sollten Sie daher mit „ja“ beantworten können:Ist Ihr Unternehmen als Ausbildungsstätte geeignet(§ 27 BBiG, § 21 HwO)?Verfügen Sie über geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,die zur Durchführung der Ausbildung berechtigt sind(§ 28 ff. BBiG, § 22 HwO)?Sind diese während der gesamten Ausbildungsdauer für dieBetreuung der/des Auszubildenden zeitlich verfügbar?Können Sie den reibungslosen und professionellen Ablauf desRekrutierungs- und Auswahlverfahrens sicherstellen?→→Haben Sie einen Zeitplan, der gewährleistet, dass das Verfahrenrechtzeitig vor Beginn des Ausbildungsjahrs (in derRegel der 01.08.) abgeschlossen ist?→→Haben alle im Unternehmen beteiligten Stellen (Personaler/-innen, Vorgesetzte, ggf. Betriebsrat & Schwerbehindertenvertretung)Ressourcen, um am Rekrutierungs- und Auswahlverfahrenteilzunehmen?Sind die räumlichen Ressourcen für das Rekrutierungs- undAuswahlverfahren vorhanden?Sind die Verantwortlichkeiten geklärt?Herrscht in Ihrem Unternehmen auf Vorgesetzten – wie auchauf Mitarbeiterebene eine positive Einstellung gegenüber neuenAuszubildenden?✓In einem ersten Schritt sollten Sie die Tätigkeiten undAufgaben beschreiben, die auf der zu besetzendenStelle anfallen. Damit einhergehend können Sie Kompetenzendefinieren, die für die Erfüllung dieser Tätigkeitenund Aufgaben notwendig sind. Dabei ist es empfehlenswert,sich an folgenden Fragen zu orientieren:Fragen zur Orientierung für die Bestimmung des Anforderungsprofilssowie der TätigkeitsbeschreibungWelche Zielsetzung und Hauptaufgaben sind mit der Stelleverbunden?Welche weiteren/zusätzlichen Aufgaben sind mit der Stelleverbunden?Welche (Sozial-)Kompetenzen sind für eine erfolgreicheBewältigung dieser Arbeit erforderlich?Welches spezifische (Fach-)Wissen ist nötig?5.2.2 Bestimmung des passenden Ausbildungsberufs✓5. Wie können Sie vorgehen?5.1 Feststellung des AusbildungsbedarfsHaben Sie festgelegt, welche Aufgaben mit der zubesetzenden Stelle verbunden sind, sollten Sie klären,welchem entsprechenden staatlich anerkannten Ausbildungsberufdiese Tätigkeiten zuzuordnen wären.Angesichts zunehmender Fachkräfteengpässe und derTatsache, dass die eigene Ausbildung Ihrer Nachwuchskräftemehrere Jahre in Anspruch nimmt, ist es hilfreich,Ihre Personal- und in diesem Zusammenhangauch Ihre Ausbildungsbedarfe früh zu ermitteln, umrechtzeitig (re-)agieren zu können. Weitere Informationenhierzu können Sie auch der Handlungsempfehlung„Personalbedarfsplanung“ entnehmen.5.2 Wahl des AusbildungsberufsBilden Sie für dieselben Aufgabenbereiche regelmäßigaus, dürfte diese Bestimmung des Ausbildungsberufsin der Regel unproblematisch sein. Da aktuell jedochmehrere Ausbildungsordnungen neu gestaltet und teilweiseauch neue Ausbildungsberufe geschaffen werden,kann es dennoch sinnvoll sein, regelmäßig einenAbgleich der jeweiligen gesetzlich vorgegebenen Ausbildungsinhaltemit Ihren eigenen Bedarfen vorzunehmen.Folgendes Vorgehen bietet sich für die Auswahl despassenden Ausbildungsberufs an:→→Zuordnung des Tätigkeitsbereichs zu einemBerufsfeld: In einem ersten Schritt sollten Sie prüfen,welchem Berufsfeld die Tätigkeiten, für die Sieausbilden wollen, zuzuordnen sind. Eine Übersichtüber existierende Berufsfelder finden Sie auf derInternetseite „BERUFENET“ der Bundesagentur für

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende55.3 Verbreitung des AusbildungsplatzangebotsHaben Sie den Ausbildungsberuf und Ihre Auswahlkriterienfestgelegt, gilt es, Ihren potenziellen Bewerberkreisüber das Angebot des Ausbildungsplatzes zuinformieren.Für die Suche nach geeigneten Auszubildenden bietensich dabei vor allem folgende Rekrutierungswege an:5.3.1 Empfehlungen Ihrer eigenen Mitarbeiterinnen undMitarbeiterBereits rund 40 Prozent aller Unternehmen in Deutschlandnutzen Empfehlungen der eigenen Belegschaftals Maßnahme der Personalauswahl: So können etwaKinder von Bekannten und Freunde von aktuellenAuszubildenden zu einer Bewerbung oder Vorstellungfür den ausgeschriebenen Ausbildungsplatz motiviertwerden.Eine Verbreitung Ihres Stellenangebots über Mundzu-Mund-Propagandaseitens Ihrer Beschäftigten istim Vergleich zu traditionellen Rekrutierungskanälenwie beispielsweise einer Zeitungsannonce sehr kostengünstig.Ihre aktuellen Auszubildenden und Fachkräfte werdensich im Vorfeld genau überlegen, wen sie Ihnen empfehlen,da sie grundsätzlich Gefahr laufen, mit etwaigauftretenden Schwierigkeiten in Verbindung gebrachtzu werden. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass essich um Personen handelt, die gut in Ihr Unternehmenpassen und sich aufgrund zu erwartender Unterstützungdurch die Kontaktperson schnell integrieren würden.5.3.2 BerufsorientierungstageIm Rahmen von Berufsorientierungstagen lernen jungeMenschen die Anforderungen an Auszubildende undBeschäftigte im Arbeitsalltag kennen. Teilweise ist dieDurchführung dieser Tage staatlich gefördert und zentralorganisiert.Beim so genannten Girls‘ Day handelt es sich beispielsweiseum eine jährliche Aktion, die Mädchen MINT(Mathematik-Informatik-Naturwissenschaft-Technik)-Berufe näherbringen will. Das Gegenstück dazu ist dersogenannte Boys‘ Day, der Jungen Einblick in sozialeund gesundheitliche Berufe bieten soll. Unternehmenkönnen an diesen Tagen ihre Tore öffnen, um jungenFrauen und Männern einen Einblick in ihre Arbeitsweltzu geben.Bei den verschiedenen Aktionen bietet sich Ihnen dieChance, Jugendliche des bislang bei Ihnen für entsprechendeAusbildungen weniger vertretenen Geschlechtsfür Ihr Unternehmen zu begeistern. Dadurch könnenSie Vielfalt in Ihrem Unternehmen verankern undgleichzeitig gesellschaftliches Engagement zeigen.Um einen Berufsorientierungstag erfolgreich zu gestalten,sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:Vorgehensweise bei der Teilnahme an BerufsorientierungstagenFestlegung der Zielgruppe und entsprechende Auswahl einesstaatlich, regional oder privat organisierten Berufsorientierungstags,an dem Sie teilnehmen möchtenGegebenenfalls Kontaktaufnahme mit regionalen für die Organisationder Veranstaltungen zuständigen Arbeitskreisen; Planungdes Angebots, mit dem Sie sich am Berufsorientierungstag vorstellenmöchtenAuswahl rhetorisch und pädagogisch versierter Unternehmensvertreter/-innen(z. B. Ausbildungspersonal)Klärung organisatorischer Fragen (Sicherheitsschutz, Namensschilder,Bewirtung etc.)Bekanntmachung Ihres Angebots, bspw. über die lokale Presse und/oder Eintragung der Veranstaltung auf Aktionskarten im InternetDurchführung des geplanten ProgrammsNachbereitung/Analyse des Berufsorientierungstags im Hinblickauf zukünftige ähnliche VeranstaltungenWeitere Checklisten und Hinweise zur Durchführungvon bzw. zur Teilnahme an Berufsorientierungstagenwerden beispielsweise auf den Internetseiten zumGirls‘ Day bzw. Boys‘ Day zur Verfügung gestellt.Ganzjährig finden darüber hinaus deutschlandweiteAusbildungsmessen statt, auf denen sich Schulabgängerinnenund Schulabgänger über Ausbildungsberufeund -stellen informieren können. Durch die Anwesenheitmit einem eigenen Stand haben Sie die Möglichkeit,sich gezielt potenziellen zukünftigen Auszubildendenim persönlichen Gespräch als attraktiver Arbeitgeberzu präsentieren.✓

6 Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende5.3.3 PraktikumsangeboteMit dem Angebot, in Ihrem Unternehmen ein Praktikumzu absolvieren, ermöglichen Sie Schülerinnenund Schülern einen Einblick in Ihre Arbeitswelt undunterstützen deren Berufsorientierung. Ihr Unternehmenwiederum kann ein Praktikum nutzen, um dieFähigkeiten einzelner Jugendlicher kennenzulernen,was vor allem im Hinblick auf eine mögliche spätereÜbernahme in eine Ausbildung vorteilhaft ist. Praktikakönnen Ihnen somit als Entscheidungshilfe bei derBesetzung von Ausbildungsstellen dienen.Viele Länder sehen zum Zweck der Berufsorientierungin ihren Schulgesetzen für Haupt- und Realschülerinnenund -schüler Pflichtpraktika in Betrieben vor.Diese finden im Rahmen der regulären Schulzeit statt.Hierbei gibt es verschiedene Anforderungen inhaltlicherund zeitlicher Art, die Sie als Arbeitgeber zu erfüllenhaben. Wenn Sie das Absolvieren von Pflichtpraktikain Ihrem Betrieb ermöglichen und praktische Fertigkeitenbzw. theoretisches Wissen vermitteln, ist eineEntlohnung meist nicht vorgesehen.Anders sieht dies aus, wenn Sie Schülerinnen undSchüler für Ferienjobs gewinnen. Im Gegensatz zuPflichtpraktika steht hier die Erbringung der Arbeitsleistungim Vordergrund, so dass – wie bei anderenArbeitsverhältnissen auch – Ferienjobs grundsätzlichzu entgelten sind.Weitere Informationen mit vertiefenden rechtlichenund inhaltlichen Hinweisen in Bezug auf unterschiedlicheFormen von Praktika oder Ferienjobs, die SieJugendlichen anbieten können, finden Sie online ineinem Merkblatt der IHK Bonn/Rhein-Sieg.Einen Überblick über die typischen Schritte, die Siebei der Durchführung eines Praktikums berücksichtigensollten, bietet Ihnen die folgende Checkliste:Vorgehensweise bei der Durchführung von Praktika✓Bestimmung der Mitarbeiter/-innen, die die Praktikantenbetreuungübernehmen sollenZusammenstellung eines angemessenen Aufgabenspektrums, das Aufschluss über eine Eignung der Praktikantin oder desPraktikanten für eine von Ihnen angebotene Ausbildung gebenkann – ggf. in Absprache mit der SchuleAbstimmung des Zeitrahmens des Praktikums mit der Schülerin/ dem Schüler und ggf. mit der SchuleErstellung und Besprechung des Praktikumsplans mit der Schülerin/dem SchülerErläuterung der Verhaltensregeln und Sicherheitsbestimmungen Konkretes Angebot der Unterstützung bzw. Aufforderung zur rechtzeitigenNachfrage bei auftretenden Problemen oder UnsicherheitDurchführung eines Abschlussgesprächs und ggf. AusbildungsangebotAusstellung einer Praktikumsbescheinigung bzw. eines (möglichst individuell gefassten) qualitativen PraktikumszeugnissesDas so genannte Berufsgrundbildungsjahr (BGJ) bietetJugendlichen, die keine reguläre Lehrstelle gefundenhaben, die Möglichkeit, das erste Ausbildungsjahr aneiner Berufsschule zu absolvieren. Dabei kann gegebenenfallsauch der Realschulabschluss erworben undhäufig auch ein Betriebspraktikum durchlaufen werden.Haben die Absolventinnen und Absolventen einesBerufsgrundbildungsjahres sich im Rahmen eines solchenPraktikums bewährt, können Sie als Unternehmendie Jugendlichen auch direkt ins zweite Lehrjahrübernehmen. Nähere Informationen zu dieser Thematikfinden Sie auf den Internetseiten der beruflichenSchulen in Ihrer Region.Weitere Möglichkeiten, wie Sie motivierte Schülerinnenund Schüler frühzeitig kontaktieren und von sichals Ausbildungsunternehmen überzeugen, können Sieauch der Handlungsempfehlung „Schulkooperation“entnehmen.5.3.4 Stellenanzeigen in OnlinemedienGrundsätzlich gewinnt das Internet als Rekrutierungsmediumimmer mehr an Bedeutung. Über 90 Prozentaller Jugendlichen nutzen das Internet bereits zur Suchenach Informationen über Ausbildungsberufe oder-stellen.Im Vergleich zu Printmedien ist die Reichweite vonOnline-Anzeigen größer, da sie über Suchmaschinengut gefunden werden und länger präsent sind. Zumanderen ist eine Online-Anzeige in der Regel günstiger,

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende7schneller geschaltet und durch flexible Gestaltungsmöglichkeiten– zum Beispiel durch den Einsatzverschiedener Farben, durch eingebaute Links zuUnternehmensvideos oder die Nutzung animierterDarstellungen – gerade zur Ansprache jüngerer Zielgruppeninteressant.Wollen Sie Internetstellenbörsen für Ihre Ausschreibungnutzen, ist es empfehlenswert, Folgendes zubeachten:→→→→→→Da mittlerweile viele Unternehmen Online-Anzeigenschalten, ist es wichtig, solche Begriffe für dieBeschreibung des Ausbildungsgangs zu verwenden,die einerseits aussagekräftig sind, darüber hinausaber auch von potenziellen Auszubildenden vorzugsweisezur Suche nach Stellenangeboten genutztwerden. Dadurch können Sie sicherstellen, beiSuchanfragen schnell gefunden zu werden.Nutzen Sie die Stellenausschreibung, um auf dieVorteile Ihres Unternehmens aufmerksam zumachen. Dies hilft Ihnen dabei, sich als attraktiverArbeitgeber zu positionieren und verschafft Ihneneinen Vorsprung im Wettbewerb um potenzielleAuszubildende.Stellenangebote werden in der Regel in Ergebnislistennach Aktualität sortiert. Es kann daher sinnvollsein, Ihr Angebot nach einigen Wochen zu entfernenund es (ggf. mit marginal verändertem Wortlaut) mitangepassten Terminen neu einzustellen. Alte Anzeigen,die seit mehreren Wochen im Netz sind, weckenaußerdem den Eindruck eines weniger attraktivenAusbildungsunternehmens und -angebots.Als Social Media oder soziale Netzwerke werden solchedigitalen Medien und Plattformen bezeichnet, diees Nutzerinnen und Nutzern ermöglichen, sich untereinanderauszutauschen. Vor allem Schülerinnen undSchüler nutzen verstärkt und mit steigender Tendenzdiese Technologien. Daher wird es zunehmend wichtiger,dass Sie sich als Unternehmen in sozialen Netzwerkenwie Facebook, Twitter oder XING positionieren.Empfehlenswert ist es, auch auf Ihrer Firmenhomepageeine spezielle Seite für potenzielle zukünftigeAuszubildende einzurichten. Zur Erhöhung IhrerSichtbarkeit ist es in diesem Zusammenhang ratsam,bereits auf der Startseite (z. B. durch einen eigenen Reiteroder Link) auf diesen Bereich aufmerksam zu machen.Weitere Informationen zur Rekrutierung über Onlinemedienfinden Sie auch in der Handlungsempfehlung„Online-Rekrutierung“.5.3.5 JOBBÖRSE der Bundesagentur für ArbeitDie Bundesagentur für Arbeit (BA) ermöglicht Ihnenals Unternehmen, Ihr Stellenangebot kostenlos überdas deutschlandweit größte Onlineportal „JOBBÖRSE“zu veröffentlichen sowie direkt nach passenden Bewerberinnenund Bewerbern zu suchen.Auf welche Gesichtspunkte Sie bei der Einstellung IhresAusbildungsangebots in der JOBBÖRSE achten sollten,wird Ihnen schrittweise während Ihrer Eingabe erläutert.Zusätzlich bietet die BA Ihnen an, gemäß IhrenVorgaben bereits eine Vorauswahl geeigneter Kandidatinnenund Kandidaten zu treffen.5.3.6 Stellenanzeigen in PrintmedienDie Schaltung einer Stellenanzeige in Printmedien wieZeitungen oder Zeitschriften entspricht dem klassischenKanal zur Rekrutierung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.In Anbetracht der in der Regel eingeschränktenMobilität von Jugendlichen sowie einer begrenztenWahrnehmung von Tageszeitungen durch Schülerinnenund Schüler ist diese Art der Bekanntmachungeines Ausbildungsplatzangebots aber häufig nur eingeschränkteffektiv. Da eine Anzeige in Printmedien meistmit hohen Kosten verbunden ist, sollten Sie im Vorfeldprüfen, ob bzw. in welcher Form sich dieser Rekrutierungswegfür Ihr Unternehmen tatsächlich anbietet.Vor allem eine Anzeige in folgenden Printmedienkönnte bei der Rekrutierung von Auszubildendenhilfreich sein:→→→ →→ →Schülerzeitungen von Schulen in Ihrer Nähe,(regionale) Jugendmagazine,(regionale) Ausbildungsmagazine(z. B. von Kammern).

8 Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für AuszubildendeBerücksichtigung des Allgemeinen Gleichberechtigungsgesetzes:Für die Formulierung Ihres öffentlich bekanntgemachtenAusbildungsangebots ist das AllgemeineGleichbehandlungsgesetz (AGG) zu beachten, welcheseine Benachteiligung einzelner Gruppen verhindernsoll. Bei einem Verstoß gegen das Benachteiligungsverbotkönnen Entschädigungen undSchadensersatzleistungen fällig werden. Informationenzu den Auswirkungen des AGG auf die Ausbildungstellt das Bundesinstitut für Berufsbildung(BIBB) auf seinen Internetseiten zur Verfügung.5.4 BewerberauswahlDer erste Schritt zur Bewerberauswahl ist die Sichtungder Bewerbungsunterlagen. Zusätzlich zur Überprüfungder Vollständigkeit der in der Ausschreibung gefordertenUnterlagen können Sie folgende Aspekte prüfen:5.5 VorstellungsgesprächUm die passende Bewerberin oder den passendenBewerber auszuwählen, sollten Sie auf jeden Fall einVorstellungsgespräch führen. So können Sie sicheinen persönlichen Eindruck von der bzw. demJugendlichen verschaffen, ihr bzw. sein AuftretenIhnen gegenüber sowie das signalisierte Interesse aneiner Ausbildung in Ihrem Unternehmen prüfen.Gleichzeitig haben Sie so die Möglichkeit, die Bewerberinoder den Bewerber durch interessante Informationenauch über Ihr Unternehmen zu informieren.Können Sie hierdurch den positiven Eindruck beiden Jugendlichen verstärken, werden diese bei ihrenBekannten für Sie werben und damit für Ihre zukünftigenAusschreibungen für eine steigende Anzahl anBewerbungen auf die von Ihnen angebotenen Ausbildungsplätzesorgen. Die folgenden Informationenkönnen Ihnen dabei behilflich sein, ein erfolgreichesVorstellungsgespräch durchzuführen.Wünschenswerte Bestandteile und Aufmachung einerBewerbung zukünftiger AuszubildenderSprechen Sie die Bewerbungsunterlagen an? Sind sie gut lesbarund übersichtlich?Sind das Bewerbungsanschreiben sowie der Lebenslauf fehlerfrei,und enthalten sie je eine Unterschrift?Ist die Bewerbung von Art und Umfang her angemessen?(Je höher die Anforderungen des jeweiligen Ausbildungsgangs andie Auszubildenden sind, desto höhere Ansprüche können Sie inder Regel auch an die Qualität der Bewerbungsunterlagen stellen.)Sind die Anhänge vollständig und geben sie Auskunft darüber,welcher Schulabschluss wie erreicht wurde? Ist ausgewiesen,welche Noten in den relevanten Fächern erzielt wurden?Hat die Bewerberin oder der Bewerber bereits im Vorfeld einPraktikum mit inhaltlich relevanten Tätigkeiten absolviert undkann so bereits einschätzen, was sie oder ihn erwarten wird?Ist die Bewerberin/der Bewerber außerhalb der Schule ehrenamtlichaktiv? Welchen Hobbies oder sonstigen Interessen geht sie/er nach?Sind Kontaktdaten enthalten?✓5.5.1 Einladung zum VorstellungsgesprächNach einem ersten Eindruck durch die Bewerbungsunterlagensollten Sie entscheiden, wie viele undwelche Bewerberinnen und Bewerber Sie einladen.Aus Gründen der Wertschätzung gegenüber IhrenMitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die sich für eineerfolgreiche (Zusammen-)Arbeit in Ihrem Unternehmeneinsetzen, sowie zum Erhalt der Motivationkann es ratsam sein, die von diesen Angestelltenempfoh lenen Kandidatinnen und Kandidaten injedem Fall einzuladen.Nicht auf jeder Ausbildungsstelle benötigt manbesondere Fähigkeiten auf dem Gebiet der schriftlichenKommunikation. Es ist daher empfehlenswert,Bewerberinnen und Bewerber nicht aufgrundkleinerer augenscheinlicher Defizite bei der schriftlichenBewerbung von vornherein auszusortieren.Basierend auf der Auswertung der Unterlagen könnenSie mehrere Bewerberinnen und Bewerber zur Teilnahmean weiteren Auswahlschritten einladen.Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei dieser Vorauswahlnicht übermäßig kritisch zu sein. Dennoch sollten Siedarauf achten, nicht zu viele Vorstellungsgesprächeanzusetzen, um allzu hohen Zeit-, Personen- und Kostenaufwandzu vermeiden.Üblicherweise werden Einladungen per Post oderzunehmend auch per E-Mail versandt. Zudem könnenSie die Einladung zum Vorstellungsgespräch auch telefonischvornehmen. Dies ermöglicht einen ersten persönlichenEindruck von der Bewerberin oder demBewerber im direkten Kontakt und bietet damit ein

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende9zusätzliches Auswahlkriterium. Die Bewerberin oderder Bewerber erhält zugleich die Möglichkeit, sofortRückfragen zu stellen oder gegebenenfalls frühzeitigselbst eine Absage vorzunehmen und damit auch Ihnendas Verfahren zu erleichtern.5.5.2 Vorbereitung des VorstellungsgesprächsBevor Sie mit der Planung und Vorbereitung des Vorstellungsgesprächsbeginnen, sollten Sie sich über einBewertungssystem sowie über die nötigen Entscheidungsprozesseim Klaren sein. Den Grundstein dafürhaben Sie bereits im Anforderungsprofil gelegt.Bei der Vorbereitung können Sie sich an folgendemAblauf orientieren:→→→→→→Sind aus Ihrem Unternehmen mehrere Personenam Gespräch beteiligt, sollten Sie die Rollen undAufgaben während des Gesprächs klären. Grundsätzlichist es immer von Vorteil, in das Gesprächauch die Ausbildungsverantwortliche bzw. denAusbildungsverantwortlichen einzubeziehen, diebzw. der oft am besten beurteilen kann, ob dieBewerberin oder der Bewerber die erforderlichenPotenziale mitzubringen scheint und außerdemgut ins Team passen könnte.Durch die rechtzeitige Raumreservierung undInformierung aller Beteiligten (teilnehmende Personen,Sekretariat, Empfang etc.) innerhalb IhresUnternehmens können Sie Abstimmungsproblemevermeiden.Zudem ist es empfehlenswert, sich einen Interviewleitfadenzur Strukturierung des Vorstellungsgesprächszu erstellen. Dieser ergibt sich anhand derdrei Phasen eines Vorstellungsgesprächs, welche imnächsten Kapitel dargestellt werden. Dieser Leitfadenerleichtert bei einheitlicher Anwendung auch dieVergleichbarkeit sämtlicher von Ihnen eingeladenerJugendlicher. Zu beachten ist dabei allerdings,dass jedes Gespräch dennoch hinreichend individualisierterfolgen sollte, um auf die spezifischenBesonderheiten der Kandidatin oder des Kandidateneingehen zu können.5.5.3 Durchführung des VorstellungsgesprächsDas Vorstellungsgespräch ist in der Regel der wichtigsteTeil des Auswahlprozesses – unabhängig davon,ob auch andere zusätzliche Verfahrensschritte, zumBeispiel kleine Arbeitsproben, zum Einsatz kommen.Nach dem Gespräch sollten Sie sich insbesondereüber folgende Eigenschaften der Bewerberin bzw.des Bewerbers ein Bild machen können:EigenschaftBewertung1 2 3 4 5 6Eigeninitiative Belastbarkeit Arbeitsbereitschaft Teamfähigkeit Problemlöseverhalten Selbstständigkeit Kommunikatives Vermögen … 1: positiv; 6: negativQuelle: in Anlehnung an IHK Potsdam, o. J., Die richtige AuszubildendenauswahlDer Ablauf des Vorstellungsgesprächs sollte dreigrößere Phasen umfassen:Phase 1: Begrüßung und Einleitung des GesprächsIn dieser Phase sollten Sie versuchen, eine angenehmeAtmosphäre zu schaffen und die Anspannungzu mindern.→→→→Begrüßung der Bewerberin oder des Bewerbers,Small Talk (Fragen nach der Anreise, direkteAnsprache etwaiger Aufregung und Beruhigung),Dank für das Kommen, Angebot von GetränkenVorstellung der Gesprächsteilnehmerinnenund -teilnehmer sowie kurze Beschreibung desGesprächsverlaufsPhase 2: Das inhaltliche GesprächHier geht es darum, die Kandidatin oder den Kandidatenbesser kennenzulernen, um Informationen zugewinnen, auf deren Grundlage Sie die von Ihnen für

10 Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildenderelevant gehaltenen Kriterien bewerten können: EineSelbstvorstellung der Kandidatin oder des Kandidatenbzw. die Beschreibung des eigenen Lebenslaufs und derpersönlichen Situation gibt Ihnen die Möglichkeit, sicheinen ersten Eindruck über das Interessensspektrum derBewerberin bzw. des Bewerbers zu verschaffen. Zudemkönnen Sie die Eignung auf Grundlage der schulischenLeistung und praktischen Fähigkeiten hier überprüfen.Danach bietet es sich an, Ihr Unternehmen ins Blickfeldzu nehmen. Dabei können Sie direkt prüfen, wieweit die Bewerberin bzw. der Bewerber sich bereitsim Vorfeld über Ihr Unternehmen informiert hatund daraus Rückschlüsse auf das wirkliche Interessean einer Ausbildung bei Ihnen ziehen.Folgende Fragen können dafür beispielsweise hilfreichsein:→ →→ →→ →→ →„Was wissen Sie bereits über unser Unternehmen?“„Wie und wo haben Sie sich über unser Unternehmeninformiert?“„Was hat Sie dazu veranlasst, sich für diesenAusbildungsberuf zu entscheiden?“„Warum wollen Sie diese Ausbildung in unseremUnternehmen absolvieren?“Quelle: vgl. IHK Potsdam, o. J., Die richtige AuszubildendenauswahlDa sich der bisherige berufliche Lebensweg der Jugendlichenin der Regel auf die Schule und gegebenenfallseinige Praktika beschränken wird, sollten Sie dieSchwerpunkte Ihrer weiteren Fragen bei folgendenThemen setzen:Fragen zur SchulzeitZwar haben Schulnoten nur eine begrenzte Aussagekraftim Hinblick auf die zu erwartende Leistungsfähigkeitder potenziellen Auszubildenden. Dennoch könnenSie mit Fragen zur Entwicklung von Noten, verknüpftmit den Anforderungen der Ausbildung, Erkenntnissez. B. über das Kommunikationsvermögen oder dasProblemlöseverhalten gewinnen:→ →→ →→ →„Worauf führen Sie die Verbesserung IhrerNoten im letzten Halbjahr zurück?“„Worauf führen Sie die Verschlechterung IhrerLeistung im Fach X zurück?“„Sie wissen bestimmt, dass Sie in der Ausbildungbei uns viel mit Zahlen zu tun haben werden.In der Schule scheint Mathematik aber nicht Ihrstärkstes Fach gewesen zu sein. Was hat Sie veranlasst,sich dennoch für eine Ausbildung beiuns zu bewerben?“Quelle: vgl. IHK Potsdam, o. J., Die richtige AuszubildendenauswahlFragen zu PraktikaHat die Bewerberin oder der Bewerber bereits ein Unternehmenspraktikumin einem zur Ausbildung passendenTätigkeitsbereich absolviert, können Sie mit einigenFragen hierzu zum Beispiel Informationen zu denMotiven, sich gerade bei Ihnen für die konkrete Ausbildungzu bewerben, und möglicherweise auch zur zuerwartenden Loyalität Ihrem Unternehmen gegenübererhalten:→ →→ →→ →→ →„Wie ich sehe, haben Sie bereits im UnternehmenX sehr erfolgreich ein Praktikum absolviert.“Was hat Ihnen dort besonders gefallen?“„Gab es auch Aufgaben(-bereiche), die Ihnennicht so gelegen haben? Welche?“„Was hat Sie bewogen, das Praktikum geradebei Firma X zu machen?“„Aus welchen Gründen haben Sie sich geradebei uns beworben (und nicht beim UnternehmenX)?“Quelle: in Anlehnung an IHK Potsdam, o. J., Die richtige Auszubildendenauswahl

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende11Persönliche FragenFragen, die den Persönlichkeitsbereich Ihrer Bewerberinnenund Bewerber berühren, sollten Sie sorgfältigauswählen. Die Bitte um Informationen, die aufBildung, Erfahrungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten etc.gerichtet sind und somit darauf abzielen, ein vollständigesBild im Hinblick auf die zu erwartende Ausbildungs-/Arbeitsleistungund Integration in IhrenBetriebsablauf zu erhalten, ist stets zulässig. Möglich istes auch, nach Beziehungen zur und die Unterstützungdurch die Familie oder nach Freizeitinteressen zu fragen.Generell unzulässig hingegen sind in der Regel Fragennach bestehenden Schwangerschaften, Heiratsplänen,Kinderwunsch etc.Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, einige organisatorischeRahmenbedingungen abzufragen – beispielsweisedie Möglichkeit der Bewerberin bzw. desBewerbers, Ihr Unternehmen oder die Berufsschuleselbstständig zu erreichen, sofern noch kein Führerscheinoder Auto zur Verfügung stehen.Phase 3: Abschluss des GesprächsHaben Sie sich ein umfassendes Bild von Ihrer Kandidatinoder Ihrem Kandidaten gemacht, können Sie dasGespräch ausklingen lassen:Fragen der Bewerberin bzw. des BewerbersÜblich ist es, der Bewerberin bzw. dem Bewerber dieMöglichkeit einzuräumen, selbst noch eigene Fragenzu stellen. An der Art der Fragen können Sie oft erkennen,inwiefern sie oder er sich inhaltlich im Vorfeldbereits mit Rahmenbedingungen der Ausbildung undIhrem Unternehmen beschäftigt hat.Hinweise zu den AusbildungskonditionenWerden seitens der Bewerberin oder des Bewerbers dieAusbildungskonditionen nicht angesprochen, solltenSie anschließend selbst noch insbesondere folgendeThemen erläutern:→ →„Worin sehen Sie Ihre Stärken/Schwächen?“→→Gesamtdauer und Ablauf der Ausbildung,→ →→ →„(Wie) werden Sie von Ihren Eltern bei derBerufswahl und Bewerbung unterstützt?“„Was sagen Ihre Bekannten zu Ihrem Berufswunsch?“→→→→→→Abteilungen, deren Durchlaufen geplant ist,Zeiten des Berufsschulbesuchs, Lage der Schule,finanzielle Aspekte.→ →→ →→ →„Welche Hobbys/Freizeitinteressen haben Sie?Treiben Sie Sport? Engagieren Sie sich in einemVerein o. ä.?“„Steht Ihnen ein eigener Computer zur Verfügung?“„Wie gelangen Sie in Zukunft zu Ihrem Ausbildungsbetrieb?“VerabschiedungIm Zuge einer Erläuterung des weiteren zeitlichenund inhaltlichen Ablaufs des Auswahlprozesses könnenSie sich dankend verabschieden.5.6 Weitere Verfahren der PersonalauswahlQuelle: in Anlehnung an IHK Potsdam, o. J., Die richtige AuszubildendenauswahlDas Einstellungsgespräch ist das am häufigsten angewandteVerfahren für die Auswahl von Auszubildenden.Der Abschluss dieser Phase könnte durch eine Fragenach den Vorstellungen über die weitere beruflicheund persönliche Entwicklung im Anschluss an die Ausbildungeingeleitet werden.Um sich nicht ausschließlich auf die Eindrücke auseinem Vorstellungsgespräch verlassen zu müssen, setzeneinige Unternehmen zusätzlich weitere Verfahrenein, um die passende Person aus dem Bewerberpool

12 Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildendeherauszufiltern. Für die Auswahl zukünftiger Auszubildenderbietet sich hier am ehesten an, kleinereArbeitsproben/Tests – zum Beispiel zur Überprüfunghandwerklicher Geschicklichkeit – erstellen zu lassenbzw. durchzuführen.5.7 AusbildungsplatzangebotNach Abschluss des Auswahlverfahrens gilt es, die Entscheidungzu treffen, welcher Kandidatin bzw. welchemKandidaten Sie ein Stellenangebot unterbreitenwollen und auf welche Weise dies geschehen soll.5.7.2 ZusageHaben Sie eine passende Bewerberin oder einen passendenBewerber ausgesucht, steht es an, dieser oder diesemden Ausbildungsplatz offiziell anzubieten. Meistgeschieht dies heutzutage zunächst auf telefonischemWeg. Dies hat den Vorteil, dass Sie sofort eine direkteRückmeldung der Bewerberin oder des Bewerbersbekommen und nicht zusätzlich auf die schriftlicheRückmeldung warten müssen. Außerdem können Siebestimmte Punkte, die möglicherweise im Vorfeldoffen geblieben waren, direkt klären und gegebenenfallssofort in den Ausbildungsvertrag aufnehmen.5.7.1 EntscheidungsfindungIhre Entscheidung sollten Sie möglichst schnell nachBeendigung des Auswahlprozesses fällen. Zum einensind dadurch Erinnerungen aus dem Auswahlprozessnoch präsent, zum anderen können Sie vermeiden, dassBewerberinnen und Bewerber mangels Ihrer Rückmeldunganderswo eine Ausbildungsstelle annehmen. Beider Entscheidung ist es empfehlenswert, noch einmalalle Stufen des Bewerbungsprozesses zu analysieren.Das Anschreiben, die bisherigen Leistungen, das Engagementund das Vorstellungsgespräch (gegebenenfallseinschließlich weiterer Arbeitsproben oder Tests) ergebenzusammen ein mehrperspektivisches Bild von derBewerberin oder dem Bewerber.5.7.3 AbsagenNach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags sollten Siezeitnah allen Kandidatinnen und Kandidaten, für dieSie sich nicht entschieden haben, eine Absage zukommenlassen, damit diese sich anderweitig orientierenkönnen. Zwar ist es aufgrund knapper Ressourcennicht immer möglich, völlig individualisierte Absageschreibenzu verfassen, dennoch sollten Sie Standardformulierungenvermeiden, um dem Aufwand derBewerberinnen und Bewerber Wertschätzung entgegenzubringen.Jedes Schreiben sagt etwas über Sieals Arbeitgeber aus. Nutzen Sie daher auch hier dieChance, ein positives Arbeitgeberbild zu zeichnen.6. ErfolgsmessungInwieweit sich eine systematische Befassung mitRekrutierungs- und Auswahlstrategien zu einer Optimierungder Besetzung von Ausbildungsstellen inIhrem Unternehmen lohnt, können Sie durch folgendeMechanismen überprüfen:ZieleStärkung der PersonalgewinnungErhöhung der Passgenauigkeit Ihrer AuszubildendenSteigerung der RekrutierungseffizienzErfolgsmessung, Indikator→→Entwicklung der Anzahl eingehender Bewerbungen sowie der besetzten Ausbildungsstellen→→Entwicklung der Verbleibszahlen der Jugendlichen nach Abschluss der Ausbildung→→Entwicklung der Qualität der eingehenden Bewerbungen→→Entwicklung der Zahl der Ausbildungsabbrüche und der Fehlzeiten→→Entwicklung der Abschlussnoten und der Zahl Ihrer Übernahmeangebote→→Verringerung des Zeitraums zwischen Ausschreibung und Ausbildungsplatzbesetzung→→Verringerung des Zeitraums, in dem ein Ausbildungsplatz unbesetzt bleibt

Rekrutierungs- und Auswahlverfahren für Auszubildende137. Bezug zu anderenHandlungsempfehlungenNähere Informationen, wie Sie Ihren Bedarf an qualifiziertenNachwuchskräften beziffern können, findenSie in der Handlungsempfehlung „Personalbedarfsplanung“.Weitere Anregungen, welche Möglichkeiten sich überden Aufbau bzw. die Pflege einer Schulkooperationbieten, geeignete Jugendliche für eine Ausbildungzu finden, können Sie der gleichnamigen Handlungsempfehlungentnehmen.Hinweise zum Ablauf einer dualen Berufsausbildungund zu Aspekten, die in diesem Zusammenhang zuberücksichtigen sind, gibt Ihnen die Handlungsempfehlung„Duale Berufsausbildung“.8. PraxistippsMuster für eine Einladungzum VorstellungsgesprächIhre Bewerbung vom …für eine Ausbildung zur/zum …Sehr geehrte(r) Frau/Herr (Name),vielen Dank für Ihre Bewerbung um einen Ausbildungsplatzzur/zum…. Wir würden uns gern einpersönliches Bild von Ihnen machen und möchtenSie daher zu einem Vorstellungsgespräch am … um… in … einladen. Ihr Gesprächspartner wird Herr/Frau … (Funktion) sein.Bitte melden Sie bei Frau/Herr… (Funktion) unterder Telefonnummer…, ob Sie den Termin wahrnehmenkönnen.Mit freundlichen GrüßenQuelle: in Anlehnung an VDMA (2010)9. Weiterführende InformationenLinks→→→→→→http://www.bmbf.de/de/544.phpHomepage des Bundesministeriums für Bildungund Forschung mit zahlreichen Informationen,Hinweisen und Studien zur Ausbildunghttp://www.bibb.de/de/26171.htmInternetseite des Bundesinstituts für Berufsbildungmit (Hintergrund-)Informationen zu Ausbildungsberufen,-dauer und -inhalten, Umsetzungshilfenund Praxistippshttp://www.dgfp.de/wissen/magazin/leseproben/mitarbeiterempfehlungenals-rekrutierungsinstrument-874Seite der Deutschen Gesellschaft für Personalführunge. V. mit Hinweisen zu Mitarbeiterempfehlungenals RekrutierungsmaßnahmeLiteratur→→IHK Bonn/Rhein-Sieg (Hrsg.) (2009):Praktika – was Arbeitgeber wissen müssenhttp://www.ihk-bonn.de/fileadmin/dokumente/Downloads/Ausbildung/Sonstiges/Merkblatt_Praktikum.pdf (Stand 17.10.2012)→→→→IHK Potsdam (Hrsg.) (o. J.): Die richtige Auszubildendenauswahl– Leitfaden für ein Bewerbungsgesprächmit Ausbildungsplatzbewerbernhttp://www.potsdam.ihk24.de/linkableblob/1068306/.2./data/Azubiwahl-data.pdf;jsessionid=589141F7779340C0D07356CD51C29878.repl1(Stand 17.10.2012)Dietz, M./Röttger, Ch./Szameitat, J. (2011): Neueinstellungengelingen am besten über persönlicheKontakte, IAB-Kurzbericht 26/2011, Nürnberghttp://www.iab.de/194/section.aspx/Publikation/k111214n12 (Stand 17.10.2012)→→Verband Deutscher Maschinen- und Anlagenbau(VDMA) (Hrsg.) (2010): matchING-Box – Ingenieurefinden, binden und entwickeln

www.bmwi.de