Lotus Notes

Lotus Notes: AufgabendelegationUm arbeitsteilig im Team gemeinsame Aufgaben elektronisch zu verwalten oder den eigenenMitarbeitern Aufgaben zu delegieren, dafür bietet sich Lotus Notes an. In den Tasks der LotusNotes Datenbank können Aufgaben für das eigene Taskmanagement neben zugewiesenenAufgaben transparent verwaltet werden. Die Aufgaben werden sowohl in der Aufgabenansicht,als auch im Kalender angezeigt. Und so funktioniert es:Neue Aufgabe erstellenUnter Beauftragte „Andere Personen“ wählen und die Person aus dem Adressbuch (hierMeike Kranz) auswählen, an die die Aufgabe delegiert werden sollAufgabe mit Beginnt- und Fälligkeitsdatum versehen (siehe Screenshot 1) und„Speichern und Zuweisung senden“ anklickenDer Empfänger bekommt nun diese „Gruppenaufgabe“ geschickt und kann dieseannehmen oder ablehnen. Beim Ablehnen geht diese an den Absender zurück, beimAnnehmen wird die Aufgabe in die Aufgabenliste des Empfängers integriertEine Kopie der delegierten Aufgabe bleibt immer beim Absender erhalten, so dass dieserden Fortschritt bzw. das Erledigen der Aufgabe nachverfolgen kannWird die Aufgabe vom Empfänger als „erledigt“ markiert, bekommt der Absenderautomatisch eine Information über den ErledigungsstatusScreenshot: Gruppeneintrag erstellen1

Screenshot: Gruppeneinträge und persönliche Aufträge gemeinsam verwaltenTipp: Idealerweise ist eine Aufgabe nur an einen Empfänger zu delegieren, da sonst beimRückmelden des Erledigt-Status der Überblick schnell verloren geht.2