Das beste ist immer, man verfahre mit Wahrheit und Einfachheit

18 Leitfaden serviceorientierte Amtssprache
Absätze gliedern
Blickpunkte hervorheben
2.7.1 Absätze
Gliedern Sie den Text sinnvoll in Absätze. Wenn ein Empfänger einen Text bekommt, der wie
eine „Bleiwüste” aussieht, ist sein Leseverhalten durch negativen Stress belastet. Versuchen Sie
spätestens nach fünf Zeilen, einen Absatz zu setzen. Selbstverständlich kann das nur eine formale
Richtschnur sein. Viel stärker dominieren inhaltliche Aspekte die Länge eines Absatzes.
Ein Absatz wird immer durch eine Leerzeile gekennzeichnet. Jeweils eine Leerzeile steht auch
vor und nach einer Einrückung, z. B. bei einer Aufzählung.
2.7.2 Hervorhebungen
Jeder Text gewinnt an Übersichtlichkeit und Orientierung durch optische Hervorhebungen. Erneut
gilt dabei grundsätzlich: Weniger ist mehr. Konzentrieren Sie sich auf zwei bis drei Blickpunkte
pro Textseite. Was soll dem Empfänger sofort ins Auge fallen? Was soll er auch bei einem
zweiten oder dritten Überfliegen unmittelbar wiedererkennen?
Bei den Hervorhebungen konzentrieren Sie sich vor allem auf Fettdruck. Andere Formen sind
nicht so auffällig. Die kursive Schrift ist keine Hervorhebung, sondern eine Herabsetzung, anzuwenden
beispielsweise bei Zitaten. Heben Sie möglichst keine ganzen Sätze oder Absätze hervor.
Anwendungsmöglichkeiten:
• Nutzen Sie Fettdruck, um Ihr Anliegen in der Überschrift deutlich zu machen.
• Heben Sie durch Fettdruck einzelne Begriffe oder Zahlen hervor.
• Nutzen Sie Anstriche, um Aufzählungen deutlich zu machen.
Beispiel:
Vorher
Die Pflicht zu Erhaltung, Schutz und Pflege von Denkmalen umfasst Maßnahmen, die eine
Verschlechterung des Zustandes des Denkmals abwenden und dessen dauerhaften Bestand
sichern. Dazu gehören z. B. Schutzvorkehrungen gegen Witterungseinflüsse, menschliches
Fehlverhalten, tierische und pflanzliche Schädlinge, aber auch wiederkehrende Unterhaltungsund
Wartungsarbeiten wie z. B. die Reinigung von Regenrinnen, das Abdichten von Dächern,
der Farbanstrich von Fenstern und Türen oder Schnitt- und Rodungsmaßnahmen an der Vegetation
eines Gartendenkmals oder Beseitigung von Aufwuchs auf Bodendenkmalen. Ebenso
gehören dazu Maßnahmen, die eine besondere Nutzungsfähigkeit aufrechterhalten.