Das beste ist immer, man verfahre mit Wahrheit und Einfachheit

12 Leitfaden serviceorientierte Amtssprache
Leserorientiert schreiben
Treffen Sie bitte bei der sprachlichen Darstellung eine Abwägung nach folgendem Muster:
Stilistische Wirkung Einsatz
Ich-Stil Im Mittelpunkt steht die Behörde (die Festlegungen
Mitarbeiterin, der Mitarbeiter). Persönliche Verben (z. B. „Ich wünsche Ihnen
einen erfolgreichen Baustart.“)
Passiv-Stil Die Sachlichkeit wird betont. Da kein Festlegungen
Handlungsträger vorkommt, kann es
unpersönlich wirken.
Sie-Stil Der Empfänger wird angesprochen Aufforderungen,
und einbezogen. oftmals mit Höflichkeitsformen zu verknüpfen
Oft bietet sich auch eine Mischung aus verschiedenen Formen an.
Beispiel:
Vorher
Es besteht gemäß § … eine Dokumentationspflicht. Hierzu ist der Verlauf der Maßnahme fotografisch
zu dokumentieren.
Nachher
Es besteht gemäß § … eine Dokumentationspflicht. Dazu dokumentieren Sie bitte den Verlauf
der Maßnahme fotografisch.
2.3 Zeitgemäß schreiben
Sprache unterliegt einem stetigen Wandel. Was gestern noch modern war, kann heute bereits
(ein wenig) veraltet wirken. Mit Sprachfossilien hinterlassen Sie bestimmt keinen guten Eindruck.
Darüber hinaus wirken diese alten Floskeln oft umständlich und bürokratisch. Deshalb ist es
wichtig, dass Sie in Ihren Texten auf diese Floskeln verzichten bzw. diese durch zeitgemäße
Formulierungen ersetzen.
Zudem müssen auch fachlich komplexe Sachverhalte klar und verständlich formuliert werden (s.
Punkt 2.5).
Zum typischen, aber vermeidbaren Amtsdeutsch gehören Wörter wie:
anfallende, beigefügte, vorbezeichnete, entstehende, vorliegende, betreffende, ausstehende,
vorgenannte, …