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100 Tage Führungskraft: das sollten Sie tun, das sollten Sie lassen
Haben Sie einen neuen Job oder eine neue Führungsfunktion übernommen? Dann stehen Sie
derzeit natürlich ganz besonders im Rampenlicht: Ihr unmittelbares Umfeld beobachtet Sie
laufend – man kann eben nicht nicht kommunizieren. Jede Ihrer „Regungen“ wird
beobachtet und entsprechend interpretiert oder gar kommentiert. Und das ist anstrengend!
Für die ersten Schritte als Manager ist es entscheidend, sich in der neuen Rolle richtig zu
positionieren. Dabei stellt sich die Frage: Wie stelle ich mich gegenüber Mitarbeitern,
Kollegen und dem eigenen Chef professionell dar? Wie soll ich mich verhalten, um die
Position erfolgreich auszufüllen und der Verantwortung gerecht zu werden? Machen Sie in
dieser Zeit Fehler, rächt sich das, denn es bleibt im Langzeitgedächtnis der Organisation
länger gespeichert als Ihnen lieb ist.
Hier einige Tipps für Ihre persönliche Startphase - kompakt zusammengestellt:
1. Mitarbeiter ins Boot holen
Informieren Sie Ihre (neuen) Mitarbeiter über die gemeinsamen Ziele, Vorhaben und die
beabsichtigten Maßnahmen im kommenden Jahr. Teamgeist entsteht durch gemeinsame
Visionen. Dem Verdacht, dass man die neue Position vorrangig zur Selbstprofilierung nutzen
will, tritt man am besten mit Teambuilding und Taten entgegen - egozentrisches „Ich-binder-Chef“-Gehabe
würde da eher das Gegenteil signalisieren.
Suchen Sie direkt zu Anfang das Gespräch mit Ihrem Team, sowohl bilateral als auch in der
Gruppe. Das schafft Vertrauen und signalisiert „ Ihr seid mir wichtig, ich gehe auf Euch zu“.
Eine wichtige zu klärende Frage kann etwa sein: Welche Wünsche und Vorstellungen hat das
Team bezüglich unserer künftigen Zusammenarbeit? Klären Sie, welche Rolle Sie selbst
beim Erreichen der gemeinsamen Ziele übernehmen müssen und mit welchen
Kommunikationsmitteln diese idealerweise erreicht werden können.
Ihre Leistung wird letztlich an der Leistung Ihres Teams gemessen. Einer für alle – alle für
einen. Folglich sind Ihr beruflicher Erfolg und Ihr Fortkommen als Führungskraft, so paradox
dies klingt, weitgehend abhängig von den Personen, die Ihnen unterstellt sind.
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Todos:
Richten Sie einen wöchentlichen Jour fixe mit dem Team ein.
Machen Sie in den ersten Wochen mit jedem Mitarbeiter eine Regel-Rücksprache.
Nutzen Sie auch die Möglichkeit an ein oder zwei Projektsitzung teilzunehmen, um zu
Beginn gleich ein Gefühl für die Qualität des Projektmanagements und der
Projektsteuerung zu erhalten.
2. Machen Sie Ihre Sekretärin zur Assistenz
Wenn Sie eine Sekretärin haben, die schon Ihren Vorgänger betreut hat, sollten Sie
besonders behutsam vorgehen. Es kann sein, dass die Bande zwischen dem Vorgänger-Duo
sehr eng waren und die Arbeitsabläufe anders waren, als Sie sich das wünschen.
Todos:
Machen Sie jeden Tag eine Rücksprache mit Ihrer Sekretärin
Lassen Sie sich von ihr die bewährten Arbeitsweisen erläutern. Fragen Sie nach
konkreten Verbesserungsvorschlägen.
Führen Sie sie anhand konkreter Beispiele an Ihre Standards heran. Nehmen Sie sich
Zeit zur Erläuterung.
Geben Sie nach einer ersten Findungsphase großzügige Zugriffsrechte auf Ihren
elektronischen Posteingang. So können Sie erheblich entlastet werden.
Transparenz und Vertrauen: Geben Sie Ihren elektronischen Kalender auch für die
Mitarbeiter frei.
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3. Selbststeuerung erhöhen und weniger Fachaufgaben erledigen
Planen Sie ausreichend Zeit für Planungs-, Führungs- und Organisationsaufgaben. Die rein
fachlichen Aktivitäten sollten bei Übernahme einer neuen Führungsaufgabe in den
Hintergrund treten. Sie waren vielleicht für die Erreichung der Position wichtig, nun aber
wandelt sich das Aufgabengebiet signifikant.
Bei den meisten Führungskräften entspricht die Zeit, die sie für Fach-, Steuerungs- und
Führungsaufgaben verwenden, nicht deren Bedeutung für ihren Erfolg als Führungskraft.
Umfragen zeigen: Viele Führungskräfte verbringen 80 Prozent ihrer Zeit mit Fachaufgaben;
nur zu jeweils 10 Prozent sind sie mit Steuerungs- und Führungsaufgaben beschäftigt. Dabei
sollte das Verhältnis nahezu umgekehrt sein. Als Richtwert für die erfolgreiche Führungskraft
gilt: höchstens 20 Prozent der Zeit für Fachaufgaben verwenden, 40 Prozent jeweils für
Steuerungs- und Führungsaufgaben.
Todos:
Untersuchen Sie Ihren Wochenkalender in Hinblick auf diese Aufgaben kritisch: Sie
können so sofort beurteilen, wo Ihre persönlichen Schwerpunkte liegen.
Ordnen Sie einfach alle Wochenstunden den drei Kategorien (Planung/Organisation,
Führung, Fachliches) zu und schon liegt das Ergebnis auf dem Tisch: Ergreifen Sie
anschließend entsprechende Maßnahmen zur Optimierung.
4. Lernen Sie die Kompetenz und das Engagement der Mitarbeiter kennen:
Wie ihr Team arbeitet lernen Sie am besten kennen, indem Sie sich einen Überblick darüber
verschaffen, wie es mit der Fachkompetenz, der Motivation und der Office Performance
aussieht. Delegierte Aufgaben sollten Sie am Anfang lückenlos kontrollieren, um einen
Aufschluss über die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter zu erhalten.
Streben Sie Fairness im Umgang mit Mitarbeitern an. Das bedeutet nicht, dass Sie alle
Mitarbeiter gleich behandeln; Sie sollten aber alle Mitarbeiter fair behandeln. Nehmen Sie
sich am Ende Ihrer 100 Tage-Periode die Zeit und beurteilen Sie Kompetenz und
Engagement Ihrer Mitarbeiter.
Todos:
Tragen Sie in die angehängte Matrix ein, in welchem Quadraten Sie Ihre Mitarbeiter
verorten.
Entwickeln Sie für jeden Mitarbeiter Maßnahmen und wählen Sie den empfohlenen
Führungsansatz.
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