Protokoll_Jour Fixe_09_12_09.pdf - National Games
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<strong>Jour</strong> <strong>Fixe</strong> <strong>Protokoll</strong><br />
Datum: <strong>09</strong>.<strong>12</strong>.20<strong>09</strong><br />
Dauer: 90<br />
15:00 – 15:45 Uhr<br />
Ort: 80<br />
KWADRAT, Raum 2.<strong>09</strong><br />
Leitung: 70<br />
60<br />
Ilka Meis<br />
50<br />
TeilnehmerInnen:<br />
40<br />
30<br />
20<br />
Ost<br />
I Meis, K Pohle, T Hauthal, I Platzer, H-M<br />
West<br />
Focken, S Leithner, M von Harten, B Heche,<br />
Nord<br />
J Brockmann, l Pampel, E Pries, R Wienke<br />
10<br />
<strong>Protokoll</strong>führer: 0<br />
R Wienke<br />
1. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.<br />
TOP 1 <strong>Protokoll</strong> und Aktuelles<br />
I Meis begrüßt alle MitarbeiterInnen und entschuldigt HJ Schulke, C Dirbach sowie D Milles.<br />
Es soll bewusst am Ende der Sitzung Zeit eingeräumt werden, um in Kleingruppen das<br />
Gespräch zu suchen- vor allem im Hinblick auf die Arbeitspläne.<br />
I Meis bittet L Pampel die Heldenpräsentation auf den aktuellen Stand zu bringen. Dies soll<br />
in Zukunft stetig geschehen.<br />
TOP 2 Berichte:<br />
Lenkungsausschusssitzung<br />
Die wichtigsten Punkte der Sitzung werden durch I Meis zusammengefasst<br />
und vorgetragen.<br />
• Die Teilnehmer Obergrenze soll bei 4550 + ca. 1600 BetreuerInnen<br />
fixiert werden. Die Geschäftsstelle in Berlin bestimmt in den einzelnen<br />
Sportarten die Obergrenze. Es ist jedoch abzusehen, dass Absagen in<br />
den großen Sportarten Schwimmen (nicht mehr als 500 TN) und<br />
Leichtathletik (voraussichtlich ca. 750 TN) erteilt werden müssen. Es<br />
werden keine Sportarten mehr beworben.<br />
• Drachenboot wird aufgrund der geringen Teilnehmerzahlen nicht wie<br />
geplant als Demonstrationssportart angeboten, sondern als Teilstation<br />
des Wettbewerbsfreien Angebots. Es soll zusammen mit den Kanu<br />
Wettbewerben auf dem Werdersee stattfinden.<br />
• Konsequenzen der hohen Teilnehmerzahlen<br />
- Platz für die Verpflegung im VIP Bereich des Weser Stadions reicht<br />
nicht aus. Daher werden K Pohle und I Meis prüfen, ob ein<br />
zusätzliches Verpflegungszelt errichtet wird oder ob die Halle in der<br />
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Pauliner Marsch dafür als zusätzliche Verpflegungsstation genutzt<br />
werden kann.<br />
- Finanzierung<br />
Einzelne Ausgaben müssen im NG Büro weiterhin gut durchdacht,<br />
in den jeweiligen Bereichen entschieden und an L Pampel<br />
weitergereicht werden. Dieser ist im NG Büro für den<br />
Finanzierungsplan zuständig sein. Beispielhaft weist I Meis auf die<br />
Bestellung der Mousepads für die PK hin.<br />
- Tischtennis-Tische können über D Milles und den FV<br />
organisiertwerden. Somit können erfreulicher Weise bei diesen<br />
Wettbewerben alle gemeldeten Teilnehmer starten und<br />
Kostengespart werden.<br />
- Die endgültigen Zu- oder Absagen erhalten die TeilnehmerInnen im<br />
Januar durch SOD. Bis dahin sollten keine Zahlen in den einzelnen<br />
Sportarten genannt werden, da diese noch von den<br />
Disziplinmeldungen abhängig sind. Die Gesamtteilnehmerzahl wird<br />
nächste Woche auf der PK kommuniziert.<br />
Feedback PM- Seminar<br />
Die anwesenden Teilnehmer tauschten Ihre Erfahrungen aus und kamen zu<br />
dem Ergebnis, dass das Seminar zwar sinnvoll war, jedoch hatten sich die<br />
meisten mehr neue Erkenntnisse davon erhofft.<br />
Folgende Kritikpunkte wurden geäußert:<br />
• Insgesamt wurden die wichtigen Punkte des Projektmanagments<br />
vorgestellt, allerdings kannten viele TeilnehmerInnen die vorgestellten<br />
Inhalte bereits und hätten sich noch mehr allgemein<br />
• Informationen gewünscht.<br />
• Intensivierung einer Thematik wie Finanzierung oder Strukturaufbau<br />
wünschenswert.<br />
• Praxisanteil in Form einer Gruppenarbeit wäre schön gewesen.<br />
TOP 3 PK und Songbook<br />
PK<br />
B Heche berichtet über den aktuellen Planungsstand der Pressekonferenz, welche am<br />
Dienstag den 15. Dezember am Flughafen Bremen stattfinden soll.<br />
• Skript und genauerer Plan zur Umsetzung der PK ist in Ausarbeitung.<br />
• Catering für die Konferenz ist bestellt. Die technische Ausstattung vorhanden.<br />
• Koordination wird weiterhin bei B Heche liegen. Unterstützung aus dem Team bei den<br />
Vor- und Nachbereitungen wäre wünschenswert. Das NG Büro sollte während der PK<br />
nur mit einem kleinen Team vertreten sein: J Twiefel, HJ Schulke, I Meis, B Heche, S<br />
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Leithner, H-M Focken und evtl. C Dirbach. Die jeweiligen Aufgaben werden im<br />
Vorfeld mit B Heche besprochen.<br />
• Bisher ist noch kein Kontakt zu einem Fotograf vorhanden. Dazu soll nach<br />
Möglichkeit auch im privaten Umfeld nachgefragt werden. Die Foto AG des<br />
Martinshof wird ebenfalls vor Ort sein.<br />
• Zum inhaltlichen Ablauf kann bereits gesagt werden, dass HJ Schulke TN Zahlen und<br />
Fakten präsentieren wird und I Meis die logistischen Konsequenzen am Beispiel der<br />
Wettbewerbe in der Sportart Boccia weiter erläutern wird.<br />
• Den anwesenden Premiumpartnern kann bei dieser Pressekonferenz leider kein<br />
aktiver Part eingeräumt werden.<br />
• B Heche wird am Wochenende den Einkauf für die PK vornehmen und am Sonntag<br />
mit dem Auto zum Basketball nach Bremerhaven fahren.<br />
SONGbook<br />
Die vierte Ausgabe des SONGbooks soll am Freitag, den 11. Dezember 20<strong>09</strong>, in den Druck<br />
gehen.<br />
Konkrete Ideen, wie ein weihnachtlich- gestaltetes Design aussehen könne, sind zum<br />
momentanen Zeitpunkt nicht vorhanden. T Hauthal merkt an, dass man Verziehrungen von<br />
WORD einbauen oder die Bilder mit weihnachtlicher Umrandung verzieren könne.<br />
Weitere Anregungen sind willkommen.<br />
I Meis kümmert sich um den „Feinschliff“.<br />
TOP 4 Termine:<br />
Weihnachtsfeier<br />
Die Idee des gemeinsamen Sporttreibens in der Turnhalle am Barkhof ist leider nicht<br />
umsetzbar, da diese belegt ist. Daher soll die anfängliche Idee des gemeinsamen Bowlings<br />
erneut aufgegriffen werden. I Meis prüft die Verfügbarkeit im Bowl ´n Fun für Mittwoch den<br />
6.1.2010. Darüber hinaus soll eine gemütliches Weihnachts/ Glühweintrinken auf dem<br />
Bremer Weihnachtsmarkt am Donnerstag den 17.<strong>12</strong>.20<strong>09</strong> um 17.30Uhr stattfinden.<br />
Basketballspiel am 13.<strong>12</strong>.20<strong>09</strong><br />
Am Sonntag, den 13.<strong>12</strong>.20<strong>09</strong>, wird SO wie geplant in der Halbzeitpause sowie nach dem<br />
Spiel mit einem Informationsstand präsent sein. B Heche wird diesen koordinieren. Weitere 5<br />
Karten für das Spiel sind noch zu vergeben. Bei Interesse bitte L Pampel melden.<br />
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Urlaubsplanung<br />
I Meis weist erneut darauf hin, dass es von Vorteil ist zwischen Weihnachten und Neujahr<br />
Urlaub zu nehmen. Die Anwesenden im Raum werden diesen Urlaub in Anspruch nehmen.<br />
Falls weitere Urlaubsplanungen für Anfang des Jahres bereits abzusehen sind, sollen diese<br />
schnellstmöglich bei I Meis vorgemerkt werden<br />
TOP 5 Besprechung der Arbeitspläne in Kleingruppen<br />
Arbeitspläne<br />
Die bereits erstellten Arbeitspläne sollen nochmals kritisch überarbeitet und Anfang 2010 von<br />
den Verantwortlichen vorgestellt werden. Daher sind alle Mitarbeiter des NG Büros<br />
aufgefordert, diese ab der Veranstaltung rückwirkend aufzuarbeiten und entsprechende<br />
Meilensteine zu setzten. Diese sollen entsprechend der Bereiche durchdacht und gelegt<br />
werden. Dabei sollen Daten konkret gelegt und festgehalten werden.<br />
cambio CarSharing<br />
Eine Einweisung wird am Freitag um 11.00 Uhr am Leibnitzplatz stattfinden. Es wurde<br />
bereits festgelegt, dass I Meis, K Pohle und T Hauthal als feste Fahrer zur Verfügung stehen<br />
werden. Darüber hinaus soll in naher Zukunft ein vierter Fahrer bestimmt werden, der<br />
allgemeine Fahrdienste übernehmen könnte.<br />
Für die Zukunft wäre es wünschenswert, dass weitere Fahrer benannt werden können.<br />
Weitere Anregungen<br />
Es wird die Frage in den Raum geworfen, was am 23.<strong>12</strong>.20<strong>09</strong> stattfinden wird, da ein Raum<br />
reserviert wurde. Die Mehrheit plädiert für keine Veranstaltung.<br />
Sonja Schmeisser bittet darum, ebenfalls in den Verteiler des <strong>Jour</strong> <strong>Fixe</strong> <strong>Protokoll</strong>s<br />
aufgenommen zu werden, um auf den laufenden Stand der Dinge zu sein.<br />
Ende 15.45 Uhr<br />
Anschließend Raum für Gespräche in Kleingruppen.<br />
Zeit-/Maßnahmenplan<br />
Aufgabe Verantwortlich Datum<br />
Heldenpräsentation auf den Aktuellen Stand bringen L Pampel fortlaufend<br />
Bowling am 6.1.2010 I Meis Bis 15.<strong>12</strong>.<br />
Urlaubsplanung Anfang 2010 ALLE Sobald wie möglich<br />
Sonja Schmeisser mit in den Verteiler aufnehmen <strong>Protokoll</strong>führer Sobald wie möglich<br />
Ausführung der Arbeitspläne in den einzelnen Bereichen ALLE Anfang 2010<br />
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