regjo Südostniedersachsen - Heft 1 - 2015 - Sonderbeilage - Treffpunkt

Tagen in der region // 01.2015 // 13
Eine Frage der
Organisation
Advertorial
Die Technik sollte funktionieren, ein Shuttle bereitstehen und
ein Fotograf das Ereignis für das Betriebsarchiv dokumentieren
– woran die Veranstalter eines Kundenevents denken müssen.
Faszinierendes Ambiente
Autor: Beate Ziehres
Kunden-Tagungen leisten einen wichtigen
Beitrag zur Bindung des Kunden an ein
Unternehmen. Damit das Event im positiven
Sinne unvergesslich wird, sollten die Organisatoren
einige Dinge beachten. Das beginnt bereits
mit dem Aufstellen der Gästeliste und der Einladung.
Exklusive Einladungen mit der Bitte um Zusage
kommen erfahrungsgemäß gut an. Dabei ist
eine Kunden-Tagung nicht zu verwechseln mit einem
Tag der offenen Tür. Nur einer limitierten Zahl
von Teilnehmern kann etwas wirklich Besonderes
geboten werden.
Als Veranstaltungstag sollte
ein Datum ausgewählt werden,
an dem keine anderen wichtigen
Ereignisse in der Stadt oder der
Region stattfinden. Freitage sind
ungünstig, werden Sie doch häufig
genutzt, um das Wochenende
zu verlängern. Kluge Organisatoren
sprechen etwa zwei Wochen
nach dem Versand der Einladungen
persönlich mit den eingeladenen
Kunden. Ein persönliches
Gespräch vermittelt Interesse an
der Teilnahme des Kunden.
Es empfiehlt sich, für den
Tag der Tagung einen Abholund
Bringdienst für die Gäste
einzurichten. Möglicherweise ist
:: Kurz-Checkliste für Kundentagungen
• Einladungsliste erstellen
• Einladungen und Programm gestalten
• Einladungen inklusive Anreise- und
Übernachtungshinweise versenden
• Passenden Raum auswählen,
bestuhlen
• Catering organisieren
• Fotograf buchen
• Abschiedsgeschenke in ausreichender
Menge besorgen
• Abhol- und Bringdienst organisieren
• Betriebsrundgang vorbereiten
• Betreuung der Pressevertreter
organisieren
• Zuständigkeit für Gästebetreuung
festlegen
• Namensschilder, Schreibblöcke und
Stifte für die Gäste vorbereiten
• Technik vorbereiten und Funktion
checken
• Präsentationen und Videos
überprüfen
es sinnvoll, einen Fahrdienst für einzelne Stunden
einzuteilen. Die Ansprechpartner für den Shuttle
sollten den Gästen beispielsweise im Rahmen der
Begrüßung vorgestellt werden.
Die ersten Worte – sie sind entscheidend für
den Verlauf einer solchen Veranstaltung. Hinweise
auf den Ablauf der Veranstaltung sind während
der Begrüßung unverzichtbar, schließlich möchten
die Gäste informiert sein über besondere Aktionen,
Angebote und die Pausenzeiten. Ehrengäste werden
ebenso gesondert begrüßt wie eventuell anwesende
Pressevertreter.
Selbstverständlich ist auch,
die technische Ausstattung vor
Veranstaltungsbeginn zu checken.
Nichts ist peinlicher als ein
angekündigtes Video, das nicht
gezeigt werden kann, weil das
Vorführgerät nicht funktioniert
oder Formate nicht kompatibel
sind. Zur Ausstattung auf den
Tischen zählen Papier und Stifte.
Kleine Abschiedsgeschenke
erhalten nicht nur die Freundschaft,
sondern auch die Erinnerung
an die Veranstaltung lebendig.
Aufmerksamkeiten, die
in einem Zusammenhang mit
der Veranstaltung stehen, haben
sich am besten bewährt. :::
Avacon, E.ON, VW, Asse-GmbH, DRK, IHK und andere waren
bereits hier: Das Forschungs- und Erlebniszentrum paläon ist
ein innovativer Ort zum Tagen, Präsentieren und Feiern. Es
bietet Raum für Gesellschaften von 10 bis zu 600 Personen.
Das paläon macht Ihr Event zu einem ganz
besonderen Erlebnis – auch ganz exklusiv
nach Betriebsschluss. Auf Wunsch können
Ihre Gäste das Haus auf eigene Faust erkunden
oder sich von unserem Fachpersonal durch die Ausstellung
führen lassen. Erleben Sie 300.000 Jahre
Geschichte im faszinierendsten archäologischen
Erlebniszentrum der Welt. Lassen Sie Ihre Gäste
oder Mitarbeiter selber mit Speer und Bogen aktiv
werden oder das Wunder der Kommunikation in
unserem Teamerlebnis-Angebot – Kommunikation
im Dunkeln – erleben. Attraktiv für Veranstaltungen
ist ebenfalls das weitläufige Außengelände des
paläon mit interessanten Aktionsflächen für Ihre
Festivität. Das Gelände eröffnet einen faszinierenden
Blick auf den Tagebau und die angrenzende
Landschaft und ist vielseitig nutzbar. Strom und
Wasser für Outdoor-Events sind vorhanden.
Das Team des Restaurant Flintstone sorgt für
das leibliche Wohl Ihrer Gäste. Ob Fingerfood oder
Gala Menü – Sie und Ihre Gäste können in unserem
Haus „gewissenhaft genießen“. Die Mannschaft um
unseren kreativen Küchenchef Marcus Nickel ist jeder
Aufgabe gewachsen.
Wenn die Veranstaltung richtig groß werden
soll, liefert die Catering-Küche der Evangelischen
Stiftung Neuerkerode, die auch das Flintstone betreibt,
logistische Unterstützung. So gelingen Veranstaltungen
mit bis zu 2.000 Besuchern. Das paläon
wurde barrierefrei konzipiert und ist somit für
Rollstuhlfahrer uneingeschränkt zugänglich. Das
passende Angebot für Ihre Veranstaltung stellen wir
gerne gemeinsam mit Ihnen zusammen. :::