Prozesse im Umzugsmanagement - fmberatung.de

Prozesse im Umzugsmanagement
Ablauforganisation
Einleitung
Star
Definitionen
Projektteam
Begriffe
Projekt
Projektmanagement
Projektgründung
Machbarkeitsstudie
Projektleiter
Kernteam
Umzugsbeauftragter
Schnittstelle
Meilenstein
Pflichtenheft
Input:
Flächen-, Belegungs-
Raumpläne, Inventarpläne,
Nutzungsarten
Daten, Informationen
Prioritäten
Budgetfreigabe
Summe aller Kosten
Kick off Meeting
Basis Informationen
Begehung der
Örtlichkeiten
Berechnung
Umzugsvolumen
Umzugskonzept
Verlaufsaktivitäten
Bestandsimmobilie
Neue Immobilie
Fläche Nutzung alt
Fläche Nutzung
neu
Definition von
Kubaturen / Flächen
Gebäude
gebunden
Abkürzungen
Ausschreibung
Auftrag / DL
Vergabe
Umzug
Controlling
Umzugsmanagementprozesse
Auslöser
Machbarkeitsstudie
Planung
Durchführung
Nachbereitung
Controlling
Dokumentation
Aufgaben und Kompetenzen der
Beteiligten
Darstellung aus Sicht des Auftragnehmers
Darstellung aus Sicht des Auftraggebers
Aufzeigen von Schnittstellen und der
Schnittstellenproblematik
Schnittstellen aus der Sicht des Auftragnehmers
Schnittstellen aus der Sicht des Auftraggebers
Detaillierte Darstellung einzelner
Tätigkeiten
Bestandsaufnahmen Projektgegenstand
Erstellung eines Belegungsplanes
Umzugsplanung
Ist- Aufnahme
Planung
Schnittstellenanalyse
Ausschreibung
Vertrag
Terminplanung
Kostenplanung
FM- Controlling
Umzugsmanagement
Vertragsmanagement
Terminverfolgung
Kostenverfolgung
Bestandsdaten
Einleitung
Oftmals wird die Möglichkeit der strukturierten Planung und Durchführung eines Umzuges mit Hilfe des
Umzugsmanagements nicht in Erwägung gezogen.
Umzüge werden meist noch ohne genaue Planung, Organisation und einer Projektstruktur durchgeführt,
was oft zu erheblichen und unnötigen Kosten und Verschiebung der Termine führt.
Wird bei einem Umzug die Bedeutung der Einflussfaktoren (Termine, Kosten, Qualität und Ressourcen)
unterschätzt, wirkt sich dies negativ sowohl auf die Planung als auch auf den Ablauf und vor allem die
Kosten des Umzuges aus. Dies trifft gleichermaßen für große Umzugsprojekte und kleinere interne
Umbelegungen zu.
Die Unternehmen berücksichtigen bei der Kalkulation des Umzuges oft nur die eigentlichen
Umzugskosten (Möbelsysteme, Spedition usw.).

Jedoch müssen neben diesen Kosten auch die Umsatzverluste (durch die Ausfallzeit der betroffenen
Mitarbeiter), der Produktionsausfall (durch Ausfallzeit der Produktionsanlagen) sowie der Stillstand der
IT – Anlagen in der Kalkulation berücksichtigt sein.
Umsatzverlust und Produktionsausfall haben oft eine größere Gewichtung bei der Ermittlung der Kosten
als die eigentlichen Umzugskosten. Dies wird deutlich wenn man die einzelnen Parameter in der
nachfolgenden Formel genauer betrachtet.
Betrachtet man die Häufigkeit der internen Umbelegungen oder Umzüge in den Unternehmen so wird
deutlich welches Einsparpotential durch Umzugsmanagement zu erzielen ist.
Durch die
- Verbesserung der Organisation der Abläufe
- Koordination der Aufgaben der Umzugsplanung
- Arbeitserleichterung für die beteiligten Mitarbeiter
werden unter anderem die Umzugsdauer und damit die Ausfallzeit der Mitarbeiter verringert, die Qualität
des Projektes und das Wohlbefinden der Mitarbeiter gesteigert.
Die nachfolgende Ausarbeitung stellt einen möglichen Lösungsansatz über die einzelnen Prozesse und
deren zeitliche Reihenfolge dar, wie sie im Umzugsmanagement zu befolgen wären.
Die Prozessinhalte und die damit verbundenen Tätigkeiten werden mit Hilfe eines Konzeptes aufgezeigt.
Weiter werden die Aufgaben und Kompetenzen der am Umzug beteiligten definiert und die wichtigsten
Schnittstellen, die im Umzugsmanagement auftreten können, allgemein erläutert.
FM Beratung möchte dem Interessenten eine Möglichkeit schaffen, Umzüge in Zukunft effizienter
planen, koordinieren und durchführen zu können.
Definitionen
Begriffe
Projekt
Ein Projekt ist
• die Zusammenfassung sämtlicher Tätigkeiten und Aktivitäten
• die darauf zielen, ein bestimmtes definiertes Produkt
• innerhalb einer voraus festgelegten Zeitspanne mit festem Endtermin
• mit einer projektspezifischen Aufbau- und Ablauforganisation
• mit geeigneten Hilfsmitteln, die Zielerreichung unterstützen
• und qualitativ und quantitativ abgestellten Ressourcen
• von organisatorischen Stellen und Bereichen zu erstellen
• in denen hierfür geeignete und ausgewählte Personen tätig sind.
• Die DIN 69 901 definiert ein Projekt als „ ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die
Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. „
Projektmanagement
Projektmanagement beinhaltet die Planung, Steuerung und Kontrolle eines Prozesses
mit geeigneten Instrumenten wie z. B.
• Risikoanalyse
• Kostenplanung
• Netzplantechnik und die Projektorganisation.
• Die DIN definiert Projektmanagement als „die Gesamtheit von Führungsaufgaben,
-organisation, -techniken und –mittel für die Abwicklung eines Projektes“.
Projektgründung
Die Projektgründung umfasst alle Maßnahmen, die nötig sind um die Voraussetzungen für den Start des
Projektes zu schaffen.
Dies beinhaltet u. a. folgende Tätigkeiten:
• Benennung der Beteiligten und die Zuordnung der Kompetenzen, Aufgabengebiete
und Verantwortungen
• Erstellung einer Leistungsbeschreibung
• Klärung von Abhängigkeiten mit anderen Projekten
• Festlegung der Projektziele
• Untersuchung der Vorraussetzungen und Randbedingungen für das Projekt
• Anlegen einer Projektakte
• Vorbereitung des Projekt – Kick - Offs

Machbarkeitsstudie
Eine Machbarkeisstudie untersucht, ob unter Einhaltung der vorgegebenen Projektparameter,
• Kosten
• Termine
• Qualität
• Ressourcen das Projekt mit dem definierten Umfang zu verwirklichen ist.
Projektleiter = FM Berater/Consultant
Aufgaben:
Aufgabe des Projektleiters ist das Realisieren des definierten Projektzieles und die
Einhaltung des Termin- und Kostenrahmens bei Erfüllung der vom Auftraggeber
geforderten Qualität und des Leistungsumfangs.
Verantwortlichkeiten:
• Erreichen des vorgegebenen Ergebnisses/Produktes, d. h. personifizierte Ergebnisverantwortung
• Die Einhaltung vorgegebener Rahmenbedingungen wie:
Kosten
Termine
Qualität
Ressourcen
Angemessener Einsatz von Personal und Ressourcen
Kompetenzen:
• Erster Ansprechpartner für alle am Projekt Beteiligten
• Mitspracherecht bei der Formulierung des Projektzieles
• Fachliche Weisungsbefugnisse gegenüber den Projekt-Mitarbeitern
• Direkte Informationspflicht zu seinem Auftraggeber und allen an dem Projekt Beteiligten
• Befugnis für seine Projektmitarbeiter mit den Disziplinar-Vorgesetzten deren Aufgaben,
Einsatzzeit sowie Abwesenheiten abzustimmen
• Befugnis regelmäßige Projektbesprechungen mit der Projektgruppe und den am Projekt
Beteiligten einzuberufen und durchzuführen
• Befugnis von allen Ebenen und Fachabteilungen des Unternehmens für das Projekt relevante
Informationen im Rahmen seines Verantwortungsbereiches einzufordern
• Auftragsvergabe an fremde Stellen
Kernteam
Das Kernteam dient als Unterstützung des Projektleiters und ist für die sach- und termingerechte
Erledigung der Ihm übertragenen Aufgaben verantwortlich.
Dazu zählen Aufgaben wie:
• Mitwirkung bei der Projektplanung und insbesondere bei der Erstellung der
Arbeitsaufträge
• Erstellen der Berichte gemäß Projektstandards
• Umzugsleitung und Teilkoordination des Umzugs
• Ansprechpartner für die Umzugsbeauftragten der Fachbereiche
Umzugsbeauftragte
Die Umzugsbeauftragten dienen als Schnittstelle zwischen den betroffenen Mitarbeitern des
Unternehmens und dem Projektleiter und dessen Kernteam und sind für die sach- und termingerechte
Abwicklung der übertragenen Aufgaben verantwortlich.
Das Aufgabengebiet umfasst auszugsweise folgende Bereiche:
• Ansprechpartner für die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen
• Änderungen wie z. B. Belegung (Mitarbeiter), Mengen (Umzugsgut), Zieladressen
melden
• Sicherstellen des vollständigen Abtransportes- Vollzugsmeldung
• Information der Mietarbeiter über den Umzug
Schnittstelle
Unter dem Begriff Schnittstelle versteht man u.a.:
Die Abgrenzung/ Überlagerung von
• Aufgaben
• Verantwortung
• Tätigkeiten
der am Umzug Beteiligten.

Meilenstein
Ein Meilenstein legt in einem Projekt ein bestimmtes markantes Ereignis fest,
wie z. B.
• Projektstart
• Projektende
• Er sollte als 100 % Ereignis und so präzise wie möglich definiert werden
• Es müssen zum Beginn für jeden Meilenstein die notwendigen Voraussetzungen und
zum Abschluss die abzunehmenden Ergebnisse des zugehörigen Prozessabschnittes
definiert sein
• Er muss messbar und überprüfbar sein
• Ein Meilenstein ist erst erreicht wenn die definierten Ergebnisse vorliegen und
auf Inhalt und Qualität überprüft worden sind
• Meilensteine gliedern ein Projekt in überschaubare Unterprozesse und helfen
beim steuern des Projekts
• Nach DIN 69 901 wird ein Meilenstein wie folgt beschrieben „ ein Ereignis
besonderer Bedeutung „
Pflichtenheft
Das Pflichtenheft enthält die detaillierten Anforderungen sowie das Grobkonzept und weitere allgemeine
Angaben zu dem Umzugsprojekt. Hauptanteil des Heftes ist die fachliche Beschreibung des Projektes in
Form des Grobkonzeptes.
Es bildet die Vereinbarungsgrundlage zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer und muss
eindeutig sowie vollständig sein.
Folgende Punkte werden u. a. im Pflichtenheft beschrieben:
• Termine
• Kosten
• Qualität
• Projektziel
• Dokumentationsanforderungen
• Sicherheitsvorschriften
• Realisierungsvorgaben
• Allgemeine Projektparameter
Abkürzungen
UN - Unternehmen
AN - Auftragnehmer
TP - Teilprozess
MA -Mitarbeiter
PL - Projektleiter
AG - Auftraggeber
TGA - Technische – Gebäude - Ausstattung
UP - Unterprozess
UB - Umzugsbeauftragte
PC - Personal Computer
….. usw. …..