Partnerschaft zwischen ERZ Entsorgung + Recycling ... - Advellence

Saubere Abläufe beim Bestellwesen für 2’800 Besen pro Jahr
ERZ Entsorgung + Recycling Zürich ist die grösste Dienstabteilung
des Tiefbau- und Entsorgungsdepartements der Stadt und erbringt
für die Stadtbevölkerung von Zürich eine Vielzahl von Dienstleistungen
für Sauberkeit und Lebensqualität – Einsammeln von Abfall und
Wertstofen, die Stadt im Sommer und Winter sauber halten von
Abfall oder Schnee, umweltschonendes Abliessen von Abwasser
aus der Stadt und Reinigen im Klärwerk und in den Kehrichtheizkraftwerken
Verwandeln von Abfall in Wärme für sauberes Heizen
von Wohnungen und Gebäuden.
Die Dimensionen bei ERZ Entsorgung + Recycling Zürich sind gewaltig: 8’000’000 Quadratmeter
– etwa so gross wie 1’000 Fussballplätze – ist das Terrain des öfentlichen Grundes mit Strassen,
Fusswegen und Parkanlagen. Über 10 Millionen Gebührensäcke sammelt ERZ jedes Jahr ein.
73’000’000 Kubikmeter Abwasser reinigt das Klärwerk Werdhölzli jährlich, das entspricht der Hälfte
des Wasservolumens des Greifensees.
Partnerschaft zwischen ERZ
Entsorgung + Recycling Zürich und
Advellence im SAP-Umfeld

Partnerschaft zwischen ERZ Entsorgung + Recycling Zürich
und Advellence im SAP-Umfeld
Saubere Abläufe beim Bestellwesen für 2’800 Besen pro Jahr
ERZ Entsorgung + Recycling Zürich ist die grösste Dienstabteilung des Tiefbau- und Entsorgungsdepartements
der Stadt Zürich. Um den Auftrag von Sauberkeit und Lebensqualität
eizient und termingerecht zu erfüllen, setzt ERZ unter anderem auf eine massgeschneiderte
Individualentwicklung von Advellence für die Abwicklung von Bestellungen unterschiedlichster
Ausprägung.
Ein Betrieb mit Aufgaben in dieser
Grössenordnung ist für die Abwicklung
sämtlicher Abläufe natürlich auch auf eine
moderne IT-Infrastruktur angewiesen. Diese
besteht zum einen durch die Basis-IT,
welche stadtweit zentral durch die OIZ
(Organisation und Informatik Stadt Zürich)
bereitgestellt und betrieben wird. Zusätzlich
verfügen die einzelnen Departemente respektive
Dienstabteilungen bei Bedarf über
eigene IT-Abteilungen, die sich in erster
Linie um die Fachapplikationen kümmern.
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Externe Partner für
Fachapplikationen
So auch bei ERZ. Die Mitarbeitenden
der Informatik betreuen für alle sieben
Geschäftsbereiche und die vier Dienstleistungsbereiche
die im Einsatz beindlichen
Fachapplikationen. Ziel dabei ist immer,
dass für jede Fachapplikation ein Experte
der Informatik gemeinsam mit einem Anwender
zuständig für das jeweilige Produkt
ist. Grundsätzlich werden diese aber nicht
eigenständig entwickelt, sondern in enger
Zusammenarbeit mit externen Partnern.
Und einer dieser Partner ist schon seit
Jahren Advellence. Zu den Eigenentwicklungen
bei ERZ gehört eine – auch schon
durch Advellence realisierte – Lösung für
das Bestellwesen. Grundsätzlich können
bei ERZ fast alle Mitarbeitenden eine
Bestellanforderung erstellen. Die efektive
Bestellung wird in einem zweiten Schritt
durch den das Team des Einkaufs ausgelöst.
Nun hat die OIZ im Rahmen der vom
Zürcher Stadtrat beschlossenen Informatik-
Strategie SAP als Standardsoftware lächendeckend
eingeführt, um auf diese Weise
die Eizienz zu steigern und Doppelspurigkeiten
beziehungsweise unnötige Mehrkosten
zu vermeiden. Die Umstellung brachte
allerdings auch einige Herausforderungen
an die bestehenden Systemlandschaften
mit sich, wie beispielsweise die Plege
„Seit Jahren schon ist Advellence
für ERZ ein strategischer Partner im
Entwicklungsumfeld.
Besonders schätzen wir die kompetente
Beratung und professionelle
Umsetzung der Projekte. Wir haben
die Erfahrung gemacht, dass wir
uns jederzeit voll und ganz auf die
Spezialisten von Advellence verlassen
können.“
Giorgio Facchinetti, Leiter Dienstleistungsbereich
Informatik, ERZ
Entsorgung + Recycling Zürich
von Schnittstellen, welche einen nicht zu
unterschätzenden Wartungsaufwand zur
Folge hatte. Ausserdem erhöhte sich aufgrund
der Komplexität die Fehleranfälligkeit
des gesamten Systems. Und zudem war
sowohl die Prozess- als auch die Datenintegrität
nicht optimal gewährleistet.
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Neue, komplexere
Prozeduren mit SAP
Auch auf die Endanwender hatte die SAP-
Einführung direkten Einluss. Immer wieder
kam es zu Prozess- und Medienbrüchen
und damit zum Verlust von wichtigen
Informationen. Wegen der zentralen und
dezentralen Datenbestände verdoppelte
sich der Aufwand für die Aufrechterhaltung
der bestehenden Datenqualität. Hinzu
kam, dass wegen der Einführung von SAP
jeder Lieferant systemweit in der ganzen
Verwaltung eine Nummer zur eindeutigen
Identiikation zugewiesen bekam. Das hiess
im Klartext, dass ERZ seine bisherigen in
der Individuallösung hinterlegten Lieferantennummern
nicht mehr länger verwenden
konnte, sondern die Vorgaben durch SAP
übernehmen musste. Nun war Abhilfe
gefragt – und an dieser Stelle kam erneut
Advellence ins Spiel.
Giorgio Facchinetti, Leiter Dienstleistungsbereich
Informatik bei ERZ schildert die
Situation folgendermassen: „Die alte Applikation
war bei den Mitarbeitenden wirklich
beliebt, weil sie sehr einfach zu bedienen
war. Jeder war problemlos in der Lage,
eine Bestellung zu erfassen und an den
Einkauf weiterzuleiten, wo diese auf ihre
inhaltliche Korrektheit überprüft und dann
die oizielle Bestellung an den jeweiligen
Lieferanten weitergeleitet wurde.“

Über ERZ Entsorgung + Recycling Zürich
ERZ Entsorgung + Recycling Zürich kümmert sich seit über 140 Jahren um die Sauberkeit in der Stadt und sorgt damit für hohe Lebensqualität.
Mit fast 900 Mitarbeitenden ist ERZ die grösste Dienstabteilung des Tiefbau- und Entsorgungsdepartements und als eizienter
und zuverlässiger Dienstleister schlank organisiert. Weitere Informationen unter www.erz.ch.
Tag für Tag setzen sich die Mitarbeitenden von ERZ mit Elan für die saubere Zukunft von Zürich ein.
Von Chemikalien für das Klärwerk über
Dienstleistungen jeder Art bis zu Fahrzeugbeschafungen
– jede Bestellung,
vom Kleinbetrag bis zu Millioneninvestitionen
bei Grossprojekten, wurde über das
System abgewickelt. „Das gilt übrigens
auch für die rund 2’800 Besen, die unsere
Strassenreiniger jedes Jahr buchstäblich
wegwischen“, erklärt Giorgio Facchinetti
schmunzelnd.
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Gemeinsam neue Lösung
auf die Beine gestellt
Damit Bestellungen also auch in Zukunft
im gleichen Rahmen abgewickelt werden
konnten, war klar, dass man nicht allen
Anwendern SAP vorsetzen konnte – gefragt
war vielmehr eine benutzerfreundliche
Oberläche, die von allen Anwendern
gleichermassen einfach bedient werden
kann. Erst die efektive Bestellauslösung
durch das Team des Einkaufs, dessen rund
acht Mitarbeitende zu diesem Zweck im
Sinne von Super- und Powerusern speziell
geschult wurden, sollte dann über SAP
erfolgen.
Zu diesem Zweck wurde eine gemeinsame
Projektgruppe, bestehend aus ERZ-
Vertretern der Informatik, der Unternehmensbereiche
und OIZ sowie Advellence
als externer Partner, zusammengestellt.
Zunächst wurden die Ziele formuliert: „Zu
den wichtigsten Punkten zählte für uns
die zentrale Datenhaltung im SAP-System
mit dem gleichen Bedienungskomfort
der alten Applikation, die Reduktion von
Schnittstellen sowie die Vereinheitlichung
der Architektur innerhalb des Betriebes, um
so die Administrations-, Support- und Wartungsaufwendungen
erheblich zu senken“,
fasst Giorgio Facchinetti die Zielsetzungen
zusammen.
Auf der Basis der Zielvorgaben wurde das
bestehende System im Detail analysiert.
Danach wurde deiniert, welche Funktionalitäten
die neue Lösung haben sollte und
auf welche man in Zukunft gegebenenfalls
auch verzichten kann. Das Resultat diverser
Workshops war ein rund 200-seitiges
Dokument, in welchem sämtliche Anforderungen
und die dazugehörigen Prozesse
– also beispielsweise die ganze Organisationsstruktur
oder auch die Freigabestrategie
bei Bestellungen – festgehalten waren.
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Professionelle Kooperation
führt zum Erfolg
Nach der Abnahme des Detailkonzeptes
durch das Team des Einkaufs und
der ERZ-Geschäftsleitung sowie OIZ als
Betreiberin des SAP-Systems ging es an die
Umsetzung. Hierzu wurde von Advellence
zuerst ein Prototyp der neuen Microsoft
Silverlight-Weboberläche programmiert
sowie Anpassungen im SAP-System vorgenommen.
Nach ausführlichen Tests
– zunächst in der Entwicklungsumgebung
mit Pseudodaten, danach in der Integrationsumgebung
mit echten Daten – und der
Ausmerzung einiger Fehlerquellen sowie
einer kleineren Datenbereinigung, wurde
die Lösung realisiert. Das ganze Projekt
„Für ERZ durften wir schon einige Aufträge
realisieren. Das uns entgegengebrachte
Vertrauen ist nicht selbstverständlich
und will verdient sein.
Deshalb ist jedes neue Projekt für uns
ein Ansporn, unsere Arbeit noch besser
zu machen, um die Erwartungen des
Kunden von A bis Z zu erfüllen.“
Otakar Tomes, Director Advellence
Solutions AG
ging planmässig und reibungslos über die
Bühne und konnte mit Erfolg abgeschlossen
werden. „Entscheidende Faktoren
hierbei waren die enge und professionelle
Kooperation aller Beteiligten sowie
die grosse Erfahrung von Advellence im
Bereich SAP und der Microsoft Silverlight-
Weboberläche bei der Realisierung“, zieht
Giorgio Facchinetti Bilanz.
Seit der Einführung der neuen Lösung
– vorab wurde noch eine zweiteilige
Benutzerschulung durchgeführt – können
die ERZ-Mitarbeitenden bequem über
die Mircrosoft Silverlight-Weboberläche
und mittels Single-Sign-On auf die neue
Applikation zugreifen und ihre Bestellungen
in Echtzeit tätigen. Entsprechend positiv
waren die Rückmeldungen der Anwender:
die Lösung wurde von allen Seiten nach
kurzer Eingewöhnungsphase gut aufgenommen.
Abschliessend noch einmal ein
zufriedener Giorgio Facchinetti: „Wir haben
keinerlei böse Überraschungen erlebt und
unsere Ziele erreicht. Für die Endanwender
ist das neue Web-Frontend sehr intuitiv zu
bedienen. Dank direkter Einbindung der
SAP-Datenbasis, -Funktionen und -Prozesse
ist ein einwandfreies und medienbruchfreies
Ausführen der Aufgaben jederzeit gewährleistet.
Kurz: Dieses Projekt ist genau
nach unseren Vorstellungen abgelaufen. In
solchen Situationen merkt man besonders,
wie wertvoll ein zuverlässiger Partner ist.“

Advellence – The Advantage of Excellence
We passionately create excellent enterprise solutions
ADVELLENCE, 1998 gegründet, ist zertiizierter SAP Dienstleister und Gold Certiied Partner von Microsoft. Unsere Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter engagieren sich an den Standorten Zürich-Wallisellen, Bern und Hamburg. Sie schafen Mehrwerte - jeden
Tag. Das motivierte Team und das umfassende Dienstleistungsangebot sind Garant für erfolgreiche Projekte.
„Alles aus einer Hand“ ist das Credo von ADVELLENCE - von der Beratung über die Software-Entwicklung bis zum Betrieb von
ICT-Infrastrukturen in Hochsicherheits-Umgebungen. Unsere Kunden sind mittlere und grössere Unternehmen sowie öfentlichrechtliche
Organisationen und Bildungsinstitute.
ADVELLENCE hat Kernkompetenzen in der Technologie- und Architekturberatung, SAP ERP, Lösungen basierend auf Microsoft
Technologien, ECM, Integrationslösungen, Individual-Software-Entwicklungen, Business Intelligence, Outsourcing- und Managed
IT Services. Die Standardsoftware Information Manager (www.information-manager.ch) rundet das Angebot ab.
Advellence AG I Switzerland I www.advellence.com