ARIS PPM

White Paper - Oktober 2005 

ARIS Process Performance Manager 4.0 

Business Process Excellence

Inhaltsverzeichnis 

1. Einleitung…………………………………………………………………….. 2 

2. ARIS Platform ………………………………………………………………. 3 

3. ARIS Controlling Platform …………………………………………………… 4 

4. ARIS PPM ………………..…………………………………………………. 6 

5. Zielgruppen ………………………………………………………………… 7 

6. Motivation und Einsatzgebiete ………………………………………………. 9 

7. Features & Functions ……………………………………………………….. 12 

8. Technische Architektur ……………………………………………………… 24 

9. Skalierbarkeit ………………………..……………………………………... 29 

10. Software Module / Zusatzkomponenten ……………………………………... 32 

11. Typische Projektvorgehen ………………………………………………….... 30 

© IDS Scheer AG - Oktober 2005 1

1 Einleitung 

Insbesondere während einer Konjunkturschwäche drängt sich aus unter-nehmerischer Sicht keine 

andere Frage mehr in den Vordergrund als die Diskussion einer nachhaltigen Kostenreduktion. Auch 

für IT-Bereiche wird es zunehmend wichtiger zu verdeutlichen, dass IT nicht nur als Kostenfaktor zu 

sehen ist, sondern einen ganz wesentlichen Beitrag zur Wertschöpfung leisten kann. Dies konkretisiert 

sich in der Frage eines nachweisbaren Return on Investment (RoI) von IT-Lösungen und zwar in 

einer konkret definierten Projektlaufzeit. Die zentrale Motivation für Unternehmen, neue Applikationen 

und Anwendungen einzuführen, liegt dabei häufig im Willen die Effizienz von bestehenden Geschäftsprozesse 

zu steigern – was nur belegt werden kann, wenn die Performance der Abläufe auch 

gemessen und bewertet werden kann. 

Die Software-Produkte der Business Intelligence-Welle, allen voran 

>> Automatische 

Data Warehouse-Systeme, versprachen dabei zunächst Abhilfe, denn 

Visualisierung von Data Warehouse-Systeme sammeln aus IT-Anwendungssystemen 

IST-Abläufen mit Daten, um daraus finanzorientierte Kennzahlen, Charts und Grafiken 

ARIS PPM > Kommunikations- 

Anwendungssystemen abgewickelt werden. Die operativen 

Systeme basieren auf einer IT-Infrastruktur, deren und Organisations- 

Leistungsfähigkeit durch geeignete Messinstrumente (System analyse

2 ARIS Platform 

Für den gesamten Kreislauf des Business Process 

Managements bietet die ARIS Platform for Process 

Excellence die Werkzeuge, die Unternehmen 

auf dem Wege ihrer kontinuierlichen Veränderung 

benötigen. Aber nicht nur die operativen Prozesse 

lassen sich auf diese Weise managen, sondern 

auch der Ablauf des Business Process 

Managements selbst. Diesen Prozess unterstützt 

die ARIS Platform als operatives Werkzeug für 

das Management von Geschäftsprozessen. Und 

zwar für alle beteiligten Zielgruppen im Unternehmen – von der Organisationsabteilung über das 

Management und die Fachabteilungen bis zu den IT-Abteilungen und den Controllern. 

Operative Werkzeuge für das Management von Geschäftsprozessen 

>> Projekterfahrungen Die Erfahrungen aus einer Vielzahl von Kundenprojekten zu den 

unterschiedlichsten Themen haben gezeigt, dass alle Projekte 

und Best Practices als 

Gemeinsamkeiten aufweisen. Die Vereinigung dieser 

Standardsoftware

3 ARIS Controlling Platform 

Business Process Controlling steht für die Messung der 

Leistungsfähigkeit der in IT-Systemen implementierten 

Unternehmensprozesse sowie die Implementierung von 

Kontrollsystemen, die die Einhaltung von unterschiedlichsten 

Regularien überwachen. Process Performance 

Management eröffnet erstmals die Möglichkeit der Aufdeckung von Verbesserungspotenzialen anhand 

von Echtdaten, wie z. B. Durchlaufzeiten, Retourenhäufigkeiten und Liefertreue. So werden 

komfortables Controlling und kontinuierliche Verbesserung von Unternehmensprozessen, sowie bisher 

nichtvorhandene, aber erforderliche Kennzahlen Realität. Die ARIS Controlling Platform stellt somit 

Softwarelösungen rund um das Thema Business Process Controlling für den unternehmensweiten 

Einsatz zur Verfügung u.a. für folgende Themen. 

Process Performance Management 

Geschäftsprozesse sind die operativen Treiber von Unternehmen. 

Eine moderne Unternehmenssteuerung erfordert daher 

auch eine proaktive Steuerung der Geschäftsprozesse. Mit einer 

vollständigen Kontrolle über laufende Prozesse entdecken Unternehmen 

diese vollkommen neue Dimension einer proaktiven 

Steuerung. Bisher konnten die strategischen Unternehmensziele erst mit dem nächsten Quartalsergebnis 

überprüft werden. Process Performance Management überwacht jedoch fortwährend die 

gesteckten Ziele und warnt rechtzeitig bei Planabweichungen, damit geeignete Gegenmaßnahmen 

eingeleitet werden können. Damit erreichen Unternehmen eine verbesserte Prozessqualität, die sich 

unmittelbar auf das Unternehmensergebnis auswirkt. Die kontinuierliche Überprüfung von IST- 

Geschäftsprozessen schließt also die Lücke zwischen der Unternehmensstrategie und deren operativer 

Umsetzung in der Praxis. 

Compliance Management 

Um Anforderungen zu entsprechen, die aus Regularien wie z. B. dem Sarbanes-Oxley Act entstehen, 

müssen Unternehmen interne Kontrollsysteme implementieren und deren Funktionsfähigkeit regelmäßig 

nachweisen. Dazu benötigt man in der Regel Audit Workflow-Systeme, die den gesamten 

Test-, Kontroll- und Dokumentationsprozess softwaregestützt abbilden und unterstützen. Nur so können 

Unternehmen Kontrollsysteme und -prozesse auf mögliche Schwächen überprüfen, kontinuierlich 

verbessern und auf Knopfdruck die notwendige Dokumentation für den Nachweis der Funktionsfähigkeit 

des internen Kontrollsystems erhalten. 

4 © IDS Scheer AG - Oktober 2005

Risikomanagement 

Wenn es darum geht, auch in schwierigen Situationen die kritischen Prozesse eines Unternehmens 

aufrechtzuerhalten, ist es nicht nur notwendig, alle Risiken im Unternehmen zu erkennen und zu bewerten, 

es müssen auch geeignete Notfallprozesse definiert sein. Unternehmen sind ständig Risiken 

ausgesetzt. Ein großer Teil dieser Risiken resultiert aus dem operativen Geschäft. Um diese Risiken 

erkennen und effizient vermeiden zu können, muss jedes Unternehmen ein funktionierendes Risikomanagement 

etablieren. 

Abbildung 1: Übersicht ARIS Platform 


4 ARIS Process Performance Manager 

Der ARIS Process Performance Manager (ARIS PPM) ist ein 

patentiertes Werkzeug zur Analyse, Bewertung und Monitoring von 

Unternehmensprozessen. Aus gelebten IST-Prozessen generiert ARIS 

PPM intuitive Management-Cockpits, mit einer aktuellen Darstellung 

der realen Unternehmensziele und Kommunikationsbeziehungen. Ein 

integriertes Frühwarnsystem (EarlyAlert) überwacht dabei automatisch 

alle laufenden Vorgänge und alarmiert sofort bei Planabweichungen. 

ARIS PPM leistet einen entscheidenden Beitrag zu nachhaltig 

effizienteren Geschäftsprozessen, da alle internen und externen 

Abläufe dank des Performance Managers optimiert werden können. Für den Techniker: Prozessrelevante 

IT-Daten (z.B. Auftragsnummer, Zeitstempel) aus unterschiedlichen Quellsystemen, wie z.B. 

ERP, CRM, Workflow, EAI- und Helpdesk-Applikationen, bilden dabei die Grundlage zur Visualisierung 

von innerbetrieblichen Abläufen, Vorgängen und Geschäftsprozessen. 

Abbildung 2: ARIS PPM Applikationsinterface 

Mit ARIS PPM ist eine visuelle Prozessanalyse vom Endergebnis bis hin zur Ursache möglich. Neben 

der Darstellung des Ergebnisses kann zusätzlich analysiert werden, welche Einflussfaktoren und welche 

Prozessmuster ein Ergebnis, eine Kennzahl verursachen. Der Nutzer kann hierbei bis auf die Ebene 

eines konkreten Prozessdurchlaufes navigieren und so beispielsweise die Prozessinstanz eines 

bestimmten Kunden genauestens analysieren. Zusammen mit den vier verfügbaren Module „Performance 

Cockpit“, „Online Monitoring“, „Process Mining“ und „OrgAnalyzer“ ist es so möglich ein Unternehmen 

prozessorientiert zu steuern. 


5 Zielgruppen 

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens ist potentieller Nutzer des ARIS PPM. In Abhängigkeit von der 

Rolle im Unternehmen können primär drei verschiedene Benutzergruppen identifiziert werden: 

ProzessCockpit für das 

Top-Management 

Schneller Überblick über die Zielvorgaben 

>> Was ? 

Trendanalysen für die Prozess-Verantwortlichen 

Erfolgskontrolle der Prozessverbesserungen 

>> Wie? 

Detailanalyse für alle Prozessbeteiligten 

Identifizierung von Optimierungspotenzialen 

>> Warum? 

Jede dieser Zielgruppen hat eigene Anforderungen bzgl. der Datenbereitstellung und -aufbereitung. 

Während Mitglieder des Top-Managements vor allem an aggregierten Daten und Benachrichtigungen 

bei signifikanten Abweichungen von strategischen Vorgaben interessiert sind, benötigen Prozessbeteiligte 

detaillierte Informationen über ihre Abläufe und über vereinbarte Leistungsziele. Das 

wichtige Verbindungsglied dazwischen sind die sog. „Prozessverantwortlichen“, d.h. diejenigen Mitarbeiter, 

welchen die Verantwortung für den Gesamtablauf eines Ablaufes innehaben. 


Top-Management 

Zu den Aufgaben der obersten Führungsebene gehört die Formulierung strategischer Ziele, die im 

Rahmen der Leistungserstellung umgesetzt werden sollen. In Abstimmung mit Bereichsverantwortlichen 

müssen diese in realisierbare Vorgaben formuliert werden. Notwendig für diesen Schritt ist die 

Kenntnis der auf die Unternehmensbereiche bezogenen Leistungsdaten vergangener Perioden. Für 

Kernprozesse des Unternehmens werden Leistungsmessgrössen quantitativer und qualitativer Art 

definiert und unternehmensweit kommuniziert. Ist dies getan, ist eine Rückmeldung über den Erreichungsgrad 

dieser Größen in übersichtlicher und intuitiv verständlicher Form notwendig. Ereignisbezogene 

Abweichungen von vorgegebenen Standards können flexibel (z.B. per E-Mail oder automatisch 

generiertem Report) gemeldet werden. Das Top-Management ist jedoch nur ein Gelegenheitsanwender 

von ARIS PPM. Die eigentliche Arbeit – die intensive Prozessanalyse – erfolgt durch die 

die Prozessverantwortlichen. 

Mittleres Management und Prozessverantwortliche 

Für Bereichs- bzw Prozessverantwortliche eines 

Unternehmens ist die Konkretisierung und Verfolgung 

von Zielvorgaben eine wichtige Aufgabe. Die 

>> IST- & SOLL-Daten im direkten 

Prozessvergleich für 

kontinuierliche Überwachung der verantworteten früheres Gegensteuern > Mitarbeiter vor Ort sehen 

Ihre aktuelle Performance

6 Motivation und Einsatzgebiete 

Konzeption, Implementierung und Betrieb einer Performance Management Lösung macht nur dann 

Sinn, wenn ein konkreter Handlungsbedarf besteht – in einer Organisation, in welcher alles perfekt 

läuft und auch „die Zahlen stimmen“ ist ein Handlungsdruck sicher nicht unbedingt gegeben. In der 

Realität ist das allerdings in den wenigstens Unternehmen wirklich der Fall; ab und an „klemmt“ es 

auch in den effizientsten Organisationen einmal. Kritisch wird das Problem, wenn die Kerngeschäftsprozesse 

oder auch Kernkompetenzen nachhaltig beeinträchtigt werden. Reine „rote“ oder „schwarze“ 

Zahlen helfen hier nicht weiter, denn die Ursache eines strukturellen Problems liegt häufig im 

Ablaufprozess selbst. Process Performance Management kann hier wichtige Impulse zur interaktiven 

Lösungsfindung geben. 

Abbildung 3: Übersicht Root-Cause Analyse & Mining 

Benchmarking & Best Practices 

Gerade in Zeiten von Outsourcing, Outplacement und Standortverschiebungen kann es sinnvoll sein, 

herauszufinden was und wie an welchem Standort eigentlich „getan“ wird, sprich: wie wird ein einmal 

definierter (z.B. in einem QS-Audit dokumentierter) Ablauf in der Praxis an den Standorten A und 

B tatsächlich umgesetzt. Liegt an diesen Standorten ein IT-System mit Transaktionsdaten zur Verfügung, 

so können die Informationen dieses Systems genutzt werden um mithilfe des ARIS PPM ein Livebild 

der aktuellen IST-Abläufe, z.B. an einer Verpackungsstation, aufzuzeichnen. 


Das aufgezeichnete Prozessbild zum Zeitpunkt X kann im Falle einer konsolidierten Datenhaltung 

dann mit anderen Livebildern des Standorts B direkt in der Applikationen verglichen werden. Häufig 

sind die Abweichungen augenfällig und geben dem Prozessverantwortlichen Auskunft wie mögliche 

Mißtände aufzuheben sind. 

Abbildung 4: Vergleich eines SOLL- und eines IST-Prozesses 

AUTO-Wissensdokumentation vor Reorganisation 

Bei den Daten, die das Process Mining verwendet, handelt es sich um Aufzeichnungen von abgelaufenen 

Prozessen – die Daten selber kommen dabei aus bestehenden IT-Systemen, wie z.B. einem 

PPS-System oder auch einem ERP-System. Diesen bereits getätigten Abläufe, lag zum Ablaufzeitpunkt 

ja schon implizit Prozesswissen zugrunde, sprich: der entsprechenden Mitarbeiter wusste ja 

man und warum er was tat. Mit der automatisierten Visualisierungsfunktion des ARIS Process Performance 

Managers kann dieses Wissen zu jedem Zeitpunkt als Prozessabbild dauerhaft gespeichert 

werden. 

Beispiel: Das Versicherungsunternehmen XYZ möchte Teile seiner Auftragsabwicklung an einen 

günstigen Outsourcer in Irland abgeben um Kosten zu sparen. Essentiell für das Unternehmen ist jedoch, 

dass die Servicequalität aller Abläufe rund um den direkten Kundenkontakt konstant bleibt und 

der Einsatz des externen Auftragnehmers für den Endkunden transparent bleibt. Mit ARIS PPM ist 

das Unternehmen in der Lage vor dem Einsatz des externen Dienstleisters seine „eingeschliffenen“ 

Abläufe im Detail automatische dokumentieren zu lassen, um die erhaltenen Prozessbilder als Grundlage 

der Zusammenarbeit mit der Fremdfima zu nutzen (Bsp.: innerhalb eines SLA-Vertrages). 


Root-Cause Analysis 

Was z.B. hinter eine kritischen Kennzahl, dargestellt in einer „roten Ampel“ steckt, welche „Treiber“ 

ursächlich für die Überschreitung eines definierten Wertes verantwortlich sind, kann mithilfe von A- 

RIS PPM’s Process Mining-Wizards automatisiert herausgefunden werden. Durch den Mining-Wizard 

kann automatisch pro Prozesstyp und Kennzahl über Dimensionswerte iteriert und 

� eine Auffälligkeits-, sowie 

� eine Planwertabweichungsanalyse 

durchgeführt werden. Alle Auffälligkeiten sind dabei „verdächtig“ eine Ursache für eine schlechte 

Leistung zu sein. So kann dem Benutzer umfangreiche und zeitaufwendige Analysearbeit abgenommen 

werden, indem er automatisiert und direkt auf Auffälligkeiten in den gespeicherten Prozess- 

Daten hingewiesen wird. 

Praxisbeispiel Data vs. ProcessMining in der Automobilindustrie: 

Mithilfe von Data-Mining kann z.B. ein 

Automobilhersteller herausfinden, dass es einen 

Zusammenhang zwischen der Fehlerquote (Geradeauslauf) an 

einer Lackierstraße, und der Besetzung der vorhergehenden 

Karosserie-Montage gibt. Mithilfe von Process-Mining 

Technologie werden die real-abgelaufenen Lackier- und 

Montageprozesse untersucht, und es wird festgestellt, dass 

ausschließlich bei Gültigkeit des Werkskalenders #3511, beim Schichtwechsel zuwenig Handschleifer 

zur Verfügung stehen, und dadurch die Mitarbeiter auf freie Handschleifer warten müssen 


7 Features & Functions 

In ARIS PPM werden einzeln abgelaufene Vorgänge / Transaktionen, sog. „Prozessinstanzen“ (Bsp.: 

per FAX eingelaufener Auftrag #4711 am 17-Sep-2005) aus einem frei definierbaren Quellsystem 

(Bsp.: SAP MM) importiert und in einer sog. „EPK“ (Ereignisprozesskette) präzise visualisiert. Einzelne 

Teile des gesamten Ablaufs, sog. „Prozessfragemente“ werden dabei vom ARIS PPM Server automatisch 

erfasst und zu einem Ganzen zusammengefasst. Die Visualisierungsfunktionalitäten wurden 

dabei so entwickelt, dass die Prozessmodelle leicht lesbar und aussagekräftig dargestellt werden 

können. 

Abbildung 5: Automatische Extraktion von Prozessdaten 

Generierung von Prozessinstanzen 

Damit die importierten Prozessfragmente zu vollständigen Prozessinstanzen zusammengefügt werden 

können, benötigen Sie Informationen aus dem Quellsystem, anhand derer ARIS PPM die zu einer 

Prozessinstanz gehörenden Fragmente identifizieren und die zeitliche Reihenfolge (Ablauflogik) der 

Fragmente rekonstruieren kann. Die Prozesszusammenführung läuft dabei zweistufig ab: 

1. Alle zu einer Prozessinstanz gehörenden Fragmente werden identifiziert und in einer Prozessinstanz 

gesammelt (Prozess-Merge). 

2. Die unverbundenen Fragmente einer Prozessinstanz werden miteinander verkettet (Ereignis- 

Merge) 


Prozessanalyse 

Die Möglichkeiten und Funktionalitäten der automatisierten Prozessanalyse, sozusagen der 

Kernkomponente des ARIS Process Performance Managers, werden anhand des folgenden 

Praxisbeispiels der virtuellen ADAMUS AG, eines weltweit produzierenden Automobilzulieferers 

referenzgültig aufgezeigt. 

Steckbrief ADAMUS AG 

Name ADAMUS AG 

SItz Frankfurt, Deutschland 

Tätigkeit Herstellung von Wälzlager-Prüfgeräten 

Umsatz 250 Millionen Euro 

Werke Hamburg, München, London, Sao Paulo, 

Seattle 

CIO Dipl.-Ing. Thomas Brand 

Ausgangssituation 

Das Problem kennen viele CIOs: Nach einer anstrengenden Woche außer 

Haus mit zahlreichen Projekt- und Status Quo-Terminen freut man sich auf 

den ersten Cafe in Ruhe im Büro. So auch bei Thomas Brand, dem CIO der 

(virtuellen) ADAMUS AG, der sich nach einer Woche Auswärtsterminen 

Montag morgen an seinem Arbeitsplatz wieder findet und nach dem Start 

des Rechners, einem ersten Blick in die überfüllte INBOX und dem Öffnen 

seines persönlichen Performance Cockpits des ARIS PPM feststellt – dass 

nicht alles so ist, wie es sein sollte. 


Eine rote Ampel zeigt an: die Durchlaufzeit in einem der Werke der ADAMUS AG ist drastisch gestiegen 

in der Woche, in der er nicht da war. Trotz des Montag Morgens macht sich Thomas Brand 

mit einer frischen Tasse Cafe daran möglichst noch bis zu seinem ersten Meeting um 10.00 herauszufinden, 

wie es zu dieser drastischen Verschlechterung der Zahlen kam, wer dafür verantwortlich ist 

und wie man das Problem schnellstmöglich beseitigen kann. 

Abbildung 6: Performance Cockpit Drill Down 

Nach 15 Minuten und der intuitiven Bedienung des Process Performance Managers ist die Lösung 

schnell gefunden: der patentierte ProcessMining-Wizard erkannte große Unregelmässigkeiten im 

Auftragseingangsprozess in einer der Niederlassungen (Frankreich) - interessanter Weise noch nicht 

mal in dem Land, in welchem das Werk nun die langen Durchlaufzeiten hat (England), sondern in einem 

ganz anderen. 


Abbildung 8: Analyse & ProcessMining.Wizard 

Abbildung 7: Organisational Mining 


Thomas Brand schaut sicht dazu kurz die jeweiligen generierten Ablaufprozesse aus dem SAP R3 auf 

dem Bildschirm an, um sein Bauchgefühl zu bestätigen – mit der Verzweig in die integrierte Organisationsanalyse 

stellt er schließlich fest, dass ein neues Team in der Niederlassung (Frankreich) für 

die kritischen Abläufe verantwortlich war. 

Kurz vor dem 10.00-Termin ruft Thomas Brand den verantwortlichen Country-Manager an und schildert 

ihm das Problem mit dem neuen Team und den Auftragseingängen – der Country-Manager verspricht, 

sich direkt darum zu kümmern. 

Thomas Brand geht in sein 10.00 Uhr Meeting und spricht das Problem mit der Durchlaufzeit in England 

kurz an. Direkt nach dem Meeting teilt ihm seine Sekretärin mit, dass der Country-Manager ihn 

angerufen hatte und ihm eine kurze Status-Mail geschrieben hat - das Problem sei nun gelöst. 

Abbildung 9: Visualisierung der IST-Prozesse 

Und in der Tat: der Country-Manager beschreibt in seiner Mail, dass die neuen Mitarbeiter mit den 

betriebsinternen Vorläufen nicht vertraut waren, und viel zu spät die jeweiligen Neuaufträge im System 

angelegt hätten – so war eine zeitnahe Disposition nur schwerlich möglich, wie Thomas Brand 

in den von ARIS PPM generierten Systemabläufen sehen konnte. Nach diversen anderen Meetings 

im Laufe des Vormittags schaffte es Thomas Brand erst gegen 14.00 nochmal auf das Performance 

Cockpit zu schauen: und in der Tat, das Problem ist gelöst – und dank seines schnellen Eingreifens, 

die Ampel wieder auf grün. 


Diagramm und Abfragetypen 

Mit der Prozessanalyse können Kennzahlen in Diagrammen und Tabellen auswerten. Dazu wählt man 

eine oder mehrere Kennzahlen in der ARIS PPM GUI aus, welche in Abhängigkeit von einer oder mehreren 

Dimensionen und/oder Kennzahlen dargestellt werden. Alle Prozesauswertungen und - 

analysen können intuitiv mit Hilfe von Setup-Assistenten (Wizards) erstellt werden. Die Ergebnisse 

der inhaltlichen Prozessanalyse, z.B. Resultate aus dem Process Mining oder der Ranking-Analyse, 

können in allen gängigen Diagramm - und Reportingtypen (vgl. MS-Excel) grafisch präsentiert werden. 

Diagrammtypen 

Alle Analyseergebnisse des ARIS PPM können durchgängig als zwei- oder dreidimensionale Diagramme 

dargestellt und gespeichert werden. Die Ergebnisse können dabei jeweils per Copy & Paste 

in beliebige Präsentationsmedien (Bsp.: Powerpoint) übertragen und in gängige Office-Applikationen 

(Bsp.: MS-Excel) exportiert werden. 

Balkendiagramme 

2D Balkendiagramm 3D Balkendiagramm 

2D gestapeltes Balkendiagramm 3D gestapeltes Balkendiagramm 


Kuchendiagramme 

2D Kuchendiagramm 3D Kuchendiagramm 

Liniendiagramme 

3D Liniendiagramm 3D Liniendiagramm kombiniert 

3D Liniendiagramm gestapelt 2D Liniendiagramm gestapelt 


Säulendiagramme 

3D Säulendiagramm gestapelt 3D Säulendiagramm 

Assesment-Diagramme 

In Assessment-Diagrammen wird der Zusammenhang zwischen Kennzahlen und Dimensionen versucht 

darzustellen. Jeder Balken steht für eine Kennzahl, die als Dimension verwendet wird. Jeder Teilbalken 

steht dabei für einen Dimensionswert. Die Länge der Teilbalken spiegelt hier die Anzahl der Prozessinstanzen 

wieder, die in die Berechnung der Kennzahl eingegangen sind. Die Teilbalken sind entsprechend 

der Kennzahlengüte von links (gut) nach rechts (schlecht) sortiert. 


GANTT-Diagramme 

Mit Hilfe eines GANTT-Diagramms ist es möglich den zeitlichen Verlauf einer Prozesses (EPK) darstellen zu 

können. Es zeigt alle Funktionen einer EPK mit Start- und Endzeitpunkt an, wobei die X-Achse die Dauer einer 

Funktion relativ zu dem Prozessstart anzeigt. Ist in der EPK der Start- oder Endzeitpunkt einer Funktion nicht 

importiert worden, setzt ARIS PPM als Startzeitpunkt den Endzeitpunkt der vorangehenden Funktion. 

Kerzendiagramme 

Mit Kerzendiagrammen können Durchschnittswerte – 

genau einer- Kennzahl hinsichtlich -genau einer- 

Dimension angezeigt werden. Zusätzlich zum Durchschnittswert 

wird der Minimal- und der Maximalwert 

der jeweiligen Kennzahl angezeigt. Die einzelnen 

Balken zeigen am unteren Ende den minimalen Kennzahlwert 

und am oberen Ende den maximalen Kennzahlwert 

an. Die Grenze zwischen den Farben gibt 

den Durchschnittswert der Kennzahl an. 


Kommunikationsnetz 

Mit einem Kommunikationsnetz kann man die Kommunikationsstruktur zwischen Organisationseinheiten 

darstellen. ARIS PPM analysiert dabei im Rahmen der Kommunikationsanalyse die Beziehungen zwischen 

den einzelnen Organisationseinheiten und aggregiert die Beziehungen wie jede andere Kennzahl. Die 

Kanten zeigen die Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten an, wobei die Dicke der Kante 

ein Hinweis auf z.B. die Häufigkeit der Kommunikation ist. 

Portfoliodiagramm 

Mit Portfoliodiagrammen ist es innerhalb 

kurzer Zeit möglich sich einen Überblick 

über zwei oder drei Kennzahlen bzgl. einer 

Dimension verschaffen. Die erste Kennzahl 

wird auf der x-Achse, die zweite auf der y- 

Achse abgebildet. Für jeden Dimensionswert 

wird ein Kreis eingeblendet. Die Kennzahlenwerte 

für einen Dimensionswert 

leiten sich aus der Position der Kreises ab: 

Er liegt auf der Schnittpunktkoordinate der 

beiden Kennzahlen. 


Radardiagramm 

Tachodiagramm 

Relation Explorer 

In einem Radardiagramm können mindestens drei Kennzahlen 

und ihre Vergleichswerte angezeigt werden. Das Diagramm 

enthält eine Achse für jede Kennzahl. Die Achsen entspringen 

sternförmig aus einem Ursprung und sind gleich lang. Die Darstellung 

erfolgt zweidimensional. Wenn ein Vergleichswert für 

mehrere Kennzahlen angezeigt wird, werden die Achsen durch 

eine Linie miteinander verbunden. 

In einem Tachodiagramm wird der IST-Wert einer Kennzahl den 

verfügbaren Vergleichswerten der Kennzahl gegenübergestellt. 

Wenn Planwerte im System hinterlegt sind, wird das Diagramm 

in die Farben Grün, Gelb und Rot unterteilt. Der schwarze Zeiger 

im Tachodiagramm zeigt dabei den IST-Wert der Kennzahl an. 

Der Relation Explorer vermittelt einen Überblick 

über alle Beziehungen einer ausgewählten 

Organisationseinheit. Man kann mit dem Relation 

Explorer alle Beziehungen einer zentralen 

Organisationseinheit zu anderen Organisationseinheiten, 

Funktionen (Aktivitäten) und Prozessen 

anzeigen. Für jede Beziehung kann eine 

Kennzahl eingestellt werden. Der Richtungspfeil 

am Ende der Beziehungskanten zeigt an, 

ob die Organisationseinheit Start- oder Zielobjekt 

der Beziehung ist. Hat die zentrale Organisationseinheit 

mehrere Beziehungen zum selben 

Objekt wird dieses entsprechend der Anzahl 

der Beziehungen mehrfach angezeigt. Die 

Stärke der Kanten gibt einen Hinweis auf die 

Höhe des Kennzahlwertes. 


Reporting 

ARIS PPM bietet eine sehr flexible Reporting-Funktionalität rund um dargestellte Analsyse- 

Ergebnisse an. Es können Reportvorlagen auf Serverseite zentral verwaltet werden, um unterschiedlichen 

Benutzergruppen geeignete Templates anzubieten. In einem Editor kann der Anwender beliebige 

Reportvorlagen zusammenstellen. Ein Reporting kann serverseitig automatisiert erfolgen, so 

dass in bestimmten Intervallen Tages- oder Wochenberichte automatisch erstellt werden. Die Wahl 

des Ausgabeformats steht dem Anwender offen: 

� Internet-taugliche Seiten in HTML, 

� Plattformunabhängige PDF-Dokumente (Adobe Acrobat), 

� zur Weiterverarbeitung geeignete XML-Dateien und 

� kommaseparierte Textdateien für Microsoft Excel (CSV-Format) 

Abbildung 10: Beispiel-Report im Adobe Acrobat-Format (PDF) 


8 Technische Architektur 

ARIS PPM ist eine vollständig in Java entwickelte Client-Server-Anwendung. Dies hat eine 

signifikante Verringerung der Administration von ARIS PPM auf Benutzerseite zur Folge. Die 

Installation des Frontends beschränkt sich auf das Herunterladen der Laufzeitumgebung, die 

automatisch beim ersten Login abläuft. Eine separate Softwareverteilung und –installation auf dem 

Client entfällt somit. 

Das Frontend enthält die Funktionalitäten, die zur Navigation und 

>> Klassische Clientzur 

Analyse notwendig sind. Sämtliche Berechnungen erfolgen 

Server Architektur auf Serverseite. Der Benutzer kann von jedem Java-2-fähigen 

mit Webbrowser als Internetbrowser die Clientanwendung starten und steht somit 

weltweit über eine zentrale Benutzerverwaltung zur Verfügung. 

Client

ARIS PPM Datenbank (ProcessWarehouse) 

Der ARIS PPM Server bedient sich einer relationalen Datenbank (dem sog. „ProcessWarehouse“) 

, um die prozessbezogenen Laufzeitdaten in sein Repository 

ARIS PPM einzulesen und aufzubereiten. Die Intervalle zum periodischen Auslesen der Da- 

DB ten aus den Quellsystemen können individuell definiert werden; historische Da- 

Process ten werden verdichtet und archiviert. Dieses Repository kann somit als Process 

Warehouse 

Warehouse verstanden werden. Damit bietet ARIS PPM aus Sicht des Anwenders 

eine vollständige Lösung zum Prozesscontrolling. Es vereinigt die Extraktion, 

Aufbereitung, Analyse und Abfrage von Prozessdaten in einem Software-Paket. 

ARIS PPM Version 4 unterstützt folgende Datenbanken: Microsoft SQL-Server, Oracle DB , IBM DB2. 

ProcessExtractor 

Das Quellsystem (Anwendungssystem, aus dem die Daten extrahiert 

werden) wird mit dem ARIS PPM Server über einen sogenannten 

ProccessExtractor verbunden, welcher Daten aus einem Quelle 

systemspezifisch extrahiert und für die analytische Verwendung vorbereitet. 

Besonders hervorzuheben ist dabei, daß ARIS PPM durch die Benutzung 

unterschiedlicher ProcessExtractors in der Lage ist, eine einheitliche 

Prozesssicht auch über eine heterogene Systemlandschaft zu legen, d.h. es 

können Prozesse analysiert werden, deren Bearbeitung sich über unterschiedliche Systeme hinweg 

erstreckt. Pro Quellsystem wird dabei je ein ProcessExtractor benötigt. ProcessExtractors zu einer 

Reihe von Standardsoftwaresystemen stellt ARIS PPM bereits zur Verfügung. 

Die Daten werden dabei entweder direkt aus der Datenbank des Quellsystems gelesen (Read-Only- 

Access) oder seitens des Quellsystems als *.csv-Export an einer zentralen Stelle gespeichert. Die 

ETL-Komponenten des ARIS PPM konvertieren daraufhin diese Daten in ein XML-Prozesformat und 

aggregieren diese im sog. "ProcessWarehouse" (Oracle, MS-SQL oder DB2). des ARIS PPM. 


ProcessExtractor JDBC-2-PPM 

Mithilfe des generischen Extractors werden Daten aus beliebigen JDBC-fähigen Datenbanken 

(Zugriff nur lesend) heraus gelesen.und in das ARIS PPM-eigene XML-Format zur Generierung von 

Prozessdaten transformiert. Konfiguration und Wartung des Extraktors geschieht ebenfalls über 

eine grafische Benutzeroberfläche (Customizing Toolkit), welches im Extraktor enthalten ist. 

ProcessExtractor mySAP-2-PPM 

Mithilfe des generischen Extractors werden Daten aus modulspezifischen (Bsp.: SD, MM, HR, CML, 

PP) mySAP-Tabellen heraus (nur lesender Zugriff) gelesen, und diese in das ARIS PPM eigene XML- 

Format zur Generierung von Prozessdaten transformiert. 

ProcessExtractor CSV-2-PPM 

Mithilfe des generischen Extractors werden Daten aus *.CSV-Dateien (Comma Seperated Values) 

ausgelesen und in das ARIS PPM-eigene XML-Format zur Generierung von Prozessdaten 

transformiert. Mithilfe dieses Extractors kann somit quasi jedes Legacy-System als Datenquelle 

genutzt werden – auch größere MS-Excel Exporte sind als Datenquelle möglich. Konfiguration und 

ARIS PPM Server (Application) 

Innerhalb des JAVA-basierenden ARIS PPM Servers (Funktion eines 

Application Servers) werden die von den Extraktoren (Bsp.: 

ProcessExtractor CSV-2-PPM) bereitgestellten Daten verarbeitet, aggregiert 

und berechnet, um sie dem Client (ARIS PPM GUI) via RMI zur 

Verfügung zu stellen. Eine leistungsfähige Skalierungsarchitektur (siehe 

eigenes Kapitel) stellt dabei sicher, das selbst bei hohen Datenvolumina 

keine Latenzzeiten enstehen können. („Standard“, „Advanced“, 

„Premium“ und „Enterprise“). 

Customizing, Implementierung und Betrieb des ARIS Process Performance 

Managers ist dabei dank der grafischen Administration der Konfigurationsdateien (via CTK – Customizing 

Toolkit) komplett ohne Programmierkenntnisse möglich 


ARIS PPM GUI 

Das ARIS PPM GUI (Client) ist eine browserbasierte JAVA-Applikation, 

welche per RMI (Remote Method Invocation) mit dem ARIS PPM Server 

kommuniziert. Innerhalb des Clients sind alle Funktionen und Methoden 

der Applikation ausführbar und persistent zu nutzen. Ein integriertes 

Rollen- und Berechtigungssystem sorgt dabei für einen benutzerspezifischen Zugriff auf evtl. sensible 

Reporting- und Prozessdaten. 

ARIS PPM CTK 

Module 

Konfiguration, Customizing und Administration des ARIS PPM ist manuell via XML- 

Editing, oder aber mithilfe einer grafischen Benutzeroberfläche möglich. Mithilfe 

dieser Benutzeroberfläche, einem GUI für die einzelnen Konfigurationsdateien, geht 

die Bearbeitung aller wichtigen administrativen Einstellungen leicht von der Hand 

und kann schnell und erfolgreich genutzt werden. 

Die Basisfunktionalitäten des ARIS Process Performance Managers 

lassen sich je nach Anforderung um weitere Module ergänzen, die im 

Baukastenprinzip in die Software integrierbar sind. Die einzelnen Module 

sind funktionale Erweiterungen der Kernapplikation und bestehen aus 

Client- und Serverkomponenten. Die einzelnen Komponenten sind 

voneinander unabhängig und können einzeln eingesetzt werden. Derzeit 

sind folgende Module verfügbar: 

� Modul: Performance Cockpit 

� Modul: OrgAnalyzer 

� Modul: ProcessMining 

� Modul: OnlineMonitoring 

Anmerkung: Die einzelnen Module werden in dem separaten Kapitel „Module“ detailliert bespro- 

chen. 


Business Content 

IDS Scheer hat die Projekterfahrung seit Release 1.0 des ARIS PPM in die Entwicklung von 

branchen-, themen- und abteilungsspezifischen Businesscontent einfliessen lassen, und ist somit in 

der Lage für verschiedene Anwendungsfälle fertige Baukastenlösungen anzubieten. Unsere Branchen- 

und Themenlösungen enthalten dabei 

� vordefinierter Branchencontent 

z.B. für Einkaufsprozesse 

� vordefinierte Key Performance Indicators (KPI) 

z.B. Durchlaufzeiten 

� Ready-To-Run Adapter für viele Quellsysteme 

z.B. für SAP SD 

� Vordefiniert Reports und Cockpits 

z.B. ein Performance Cockpit für Billing/Invoicing 

Rund um die SAP Module SD, MM, IS-U, HR und CML stehen somit fertige Lösungen zur Verfügung 

und können in der praktischen Projektumsetzung Kosten und Implementierungszeiten einsparen helfen. 

Mehr Informationen zu verfügbarem Businesscontent sind in den „ARIS PPM Module Sheets“ 

verfügbar. 


9 Skalierbarkeit 

ARIS PPM kommt bei Großkunden zum Einsatz, 

bei denen sehr hohe Datenvolumina anfallen. 

300.000 zu verarbeitende Prozesse und mehr als 

25.000.000 gespeicherte Prozessinstanzen zur 

historischen Auswertung sind dabei keine 

Seltenheit. Mit der ARIS PPM Version 3.2 wurde 

eine Skalierungs-architektur eingeführt, welche 

diesen hohen Anforderungen an Datenhaltung 

und Processing gerecht wird. 

Funktionsprinzip 

Die Grundidee der ARIS PPM 

Skalierungsarchitektur besteht darin, mehrere 

Summary 

Skalierbarkeit voll skalierbar 

Architektur Import von Quelldaten kann mit 

bis zu 64 Servern parallelisiert 

werden 

Ziele Minimierung der Importzeiten, 

wenn mehr als 100.000 zu 

importierende Prozesse 

Technologie ARIS OnDemand JAVA- 

Subserver Architecture 2 (ARIS 

ODJ2) 

ARIS PPM-Import Server parallel zu betreiben, die durch einen gemeinsamen Import-Master 

gesteuert werden. Alle Server arbeiten mit einer identischen Konfiguration; jeder einzelne Server ist 

dabei nur für einen Bruchteil der Daten zuständig. Der Import der Daten erfolgt lokal direkt in die 

einzelnen Subserver, d.h. die Daten müssen bereits von den Quellsystemen partitioniert geliefert 

werden. Die Analyse erfolgt dagegen über den Master, der die Subserver parallel angefragt und 

deren Teilergebnisse zusammensetzt. 

Abbildung 12: ARIS PPM Skalierungsarchitektur 


10 Integration in die ARIS Platform 

Oftmals lassen sich Verbesserungspotenziale in den Abläufen sehr gut aufdecken, wenn man ein internes 

Benchmarking verschiedener Organisationseinheiten auswertet. Dabei kann ARIS PPM den 

Anwender in besonderer Weise unterstützen. 

Abbildung 13: Vergleich von Werken 

Im vorliegenden Business Case werden zwei Werke hinsichtlich der Prozesslaufzeit verglichen. Dabei 

zeigt sich, dass zwischen den Werken “Hamburg“ und “München“ ein erheblicher Unterschied besteht. 

Abbildung 14: Detailanalyse der Unterschiede 


Ein weiterer Vergleich auf Basis der Prozesskostensätze zeigt deutlich höhere Prozesskosten im Werk 

“Hamburg“. 

Neben dieser Erkenntnis macht es Sinn, die Prozesse beider Werke direkt miteinander zu vergleichen. 

Dazu wird wie schon für das Werk “Hamburg“ nun auch für das Werk “München“ eine verdichtete 

Prozesskette über den gleichen Zeitraum erstellt. 

Dies so gewonnenen verdichteten Prozessdaten können beispielsweise zum ARIS Toolset übertragen 

werden. Dort können Vergleiche mit dem Soll-Modell durchgeführt werden. 

Abbildung 15: Vergleich von generierten IST-Daten (ARIS PPM) und SOLL-Daten (ARIS Business Architect) 

Ebenso können mit Hilfe von Simulationen die Auswirkungen von Veränderungen im Ablauf durchgespielt 

werden. Dadurch wird der Prozess hinsichtlich Prozesslaufzeit und Prozesskosten optimiert, 

bevor er implementiert wird. 


11 Software Module / Zusatzkomponenten 

Die analytische ARIS PPM Basis Applikation kann funktional im Baukastenprinzip mit mehreren optionalen 

Komponenten erweitert werden. Die einzelnen hier beschriebenen Softwaremodule werden 

dabei server- und clientseitig zusätzlich in die Systemsoftwareintegriert und stellt je nach Freischaltung 

erweiterte Funktionalitäten zur Verfügung. 

Modul: Performance Cockpit 

Mit dem Modul Performance Cockpit kann die Darstellung der 

Management-, Haupt- und Unterstützungsprozesse eines 

Unternehmens mit der aktuellen Analyse zugehöriger Kennzahlen 

kombiniert werden. So wird auf einen Blick erkennbar, welche 

Prozesse „rund“ laufen und an welchen Stellen Zielabweichungen 

auftreten, die ein Eingreifen und Gegensteuern erfordern. Dabei können Kennzahlen unterschiedlicher 

Kategorien miteinander kombiniert werden: auf Vorgangsebene gemessene und aggregierte 

Kennzahlen manuelle Eingaben und Datenimporte, z.B. aus MS-Excel sind dabei möglich. 

Abbildung 16: Browserbasiertes Modul "Performance Cockpit" 

Ein integriertes Frühwarnsystem überwacht dabei automatisch alle laufenden Vorgänge und alarmiert 

Sie sofort bei Planabweichungen, so dass Sie reagieren und Gegenmaßnahmen einleiten können. 

Prozessrelevante Daten bilden die Grundlage für zukünftiges Benchmarking gegen historische 

Daten innerhalb Ihres Unternehmens. ARIS PPM führt zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer internen 

und externen Abläufe und leistet daher einen entscheidenden Beitrag für Ihren Geschäftserfolg. 

Denn: was man nicht messen kann, kann man nicht verbessern. 


Modul: OrgAnalyzer 

Für die Optimierung von Abläufen, Strukturen und täglich ablaufenden 

Prozessen ist nicht nur die Betrachtung einzelner Prozess-Schritte von 

Bedeutung, vielmehr rücken bei größeren und räumlich verteilten 

Organisationen auch Fragen der organisatorischen Analyse in den 

Mittelpunkt. Mithilfe der automatischen Aktivitäts- und 

Kommunikationsanalyse des ARIS PPM 4.0 werden zum einen die Beziehungen von Organisationseinheiten 

und Mitarbeitern untereinander, zum anderen die Verbindung zwischen Aufbauorganisation 

und Prozessbearbeitung transparent gemacht. 

Abbildung 17: Funktion "Relation Explorer" innerhalb des Moduls "OrgAnalyzer" 


Zur Beantwortung der Frage, wie Abteilungen und Mitarbeiter im realen Leben zusammenarbeiten 

und wo die Kommunikation verbessert werden kann, müssen beispielsweise folgende Fragen beantwortet 

werden: 

� Welche Organisationseinheiten / Stellen führen welche Aktivitäten aus? Wie häufig? Mit welcher 

Qualität? Mit welchen Durchlauf- bzw. Liegezeiten? Zu welchen Kosten? 

� Wo gibt es Reibungsverluste zwischen Abteilungen? Wo entstehen Engpässe? 

� Welche Mitarbeiter und Stellen bilden die Kommunikations-Brückenköpfe zu anderen Abteilungen? 

Wer ist spezieller Know-how-Träger und Spezialist? Wer braucht welches Training? 

� Wie ausgelastet ist eine Abteilung? Wie können Personalkosten eingespart werden? 

Die tatsächlichen Beziehungen zwischen den Teams und Gruppen können betrachtet werden. Darüber 

hinaus wird deutlich, in welche Prozesse eine Organisationseinheit eingebunden ist und für 

welche Teilabschnitte sie verantwortlich ist. 

>> Tagesgenau in einer gefälligen Diese Beziehung untersucht das 

Zusammenspiel von Organisationseinheiten 

Darstellung visualisiert zu bekom- 

und Tätigkeiten. In jeder Prozessinstanz 

men, wie die Abläufe zwischen werden dazu Kennzahlen bezüglich Zeiten, 

den Abteilungen tatsächlich statt- Kosten und Qualität ermittelt. Jedem Team 

sind ein individueller Kostensatz und eine 

gefunden haben

Modul: ProcessMining 

Das Modul „Process-Mining“ ist eine Weiterentwicklung des 

klassischen Data-Mining-Ansatzes, mit der Zielsetzung aus 

Prozess-Daten Wissen zu generieren (Mining). Dabei werden 

Zusammenhänge und Korrelationen zwischen den relevanten 

Prozessmerkmalen (z.B. Kundengruppe, Region, Produkt, Sparte 

etc.) aufgezeigt, die ursächlich für hohe Durchlaufzeiten, hohe 

Kosten oder geringe Qualität sind. Durch die integrierten Statistikfunktionen der Auffälligkeitsanalyse 

und -Planabweichungsanalyse kann mit wenigen Mausclicks ein Fehlertreiber hinter einer „roten 

Ampel“ gefunden werden. Insbesondere bei Unternehmen mit hunderttausenden von Vorgängen pro 

Tag ist dies eine effiziente Methode, um Problemen auf die Spur zu kommen. 

Ähnlich wie bei Anwendung von Data- 

Mining Methoden geht es darum, 

automatisiert unbekannte 

Zusammenhänge aus großen Mengen 

von Prozessdaten aufzuzeigen und zur 

Analyse und Optimierung von 

Schwachstellen zu nutzen. Process- 

Mining ermöglicht es, die „gelebten“ 

IST-Abläufe von Organisationen 

transparent zu machen, kausal zu erforschen – im besten Fall für alle Beteiligten auch prägnant zu visualisieren. 

Der Fokus des Process-Mining liegt daher auf der Optimierung von bestehenden Geschäftsprozessen 

durch Aufzeigen von Zusammenhängen und Verwendung von Benchmarks. Was 

z.B. hinter eine kritischen Kennzahl, dargestellt in einer „roten Ampel“ steckt, welche „Treiber“ ursächlich 

für die Überschreitung eines definierten 

Wertes verantwortlich sind, kann mithilfe des Mining-Wizards 

schnell und automatisiert 

herausgefunden werden. Durch den Mining-Wizard 

kann automatisch pro Prozesstyp und Kennzahl über 

Dimensionswerte iteriert und 

eine Auffälligkeitsanalyse sowie 

>> Dank statistischer AUTO- 

Prozess Analyse die Hintergründe 

zu Kennzahlen mit 

wenigen Mausklicks 

explorativ erforschen

Modul: Online-Monitoring / Early Alert 

Das Modul „Online Monitoring“ erweitert die Basisfunktionalitäten 

des ARIS Process Performance Managers (ARIS PPM) um die 

Möglichkeiten der Überwachung aktuell ablaufender Ablauf- und Geschäftsprozesse, 

wie z.B. SLA-relevante Vorgänge. Dabei wird jeder 

einzelne Vorgang bzgl. vordefinierten Zeiten, Kosten und 

Qualitätskriterien überprüft und bei Überschreitung eines Warnwertes eine Mitteilung an den jeweiligen 

Mitarbeiter versandt, so dass ein zeitnahes Steuern des Prozesses möglich ist. 

Mit dem integrierten Frühwarnsystem (EarlyAlert) 

dieses Moduls wird der verantwortliche 

Mitarbeiter proaktiv auf „kritische 

Prozessinstanzen“, sprich problematische 

Vorgänge innerhalb von Organisationen, 

aufmerksam gemacht. Ein Vorgang erreicht einen 

„kritischen“ Zustand“, wenn zum aktuellen 

Zeitpunkt ein bestimmter Richtwert nicht 

erreicht, über- oder unterschritten ist. Bsp.: in 

einem Beschaffungsprozess soll die Rechnung 

max. vier Tage nach Rechnungseingang bezahlt 

werden. Ist die Buchung an diesem Termin nicht erfolgt, werden die Verantwortlichen informiert. Auf 

Grundlage dieser automatisierten Überwachung von Ablaufprozessen kann somit schon frühzeitig ein 

effizientes Controlling von wichtigen Unternehmensabläufen sichergestellt werden. 

Die eingegebenen Prüfkriterien werden mit dem 

Monitoring-Wizard eingegeben. ARIS PPM speichert 

diese zentral serverseitig ab; diese stehen berechtigen 

Usern nun gemeinsam, als sog. „Shared Favorite“ zum einfachen Point-&-Click Reporting jederzeit 

zur Verfügung. Wird eine Kennzahl nun überschritten, generiert das „Online Monitoring & Early Alert“-Modul 

eine E-Mail und versendet dynamische generierte Hyperlinks zu den jeweiligen Point-&- 

Click Reports. Dank ARIS PPMs Browserorientierung ist so ein standort- und betriebssystemübergreifender 

Zugriff auf kritische 

Unternehmensabläufe jederzeit möglich. Alle E- >> Mit EARLY-ALERT werde ich 

Mails sind kompatibel zu Standard E-Mail sofort via E-Mail informiert, 

Clients, so dass ein Zugriff auch via wenn ein Prozessabschnitt die 

Webinterface systemseitig in vollem Umfang 

kritische Grenze erreicht: ich 

unterstützt wird. Darüber hinaus ist via SMS- 

Gateways auch ein 

kann sofort gegensteuern


12 Typische Projektvorgehen 

Anhand dieses typischen Projektvorgehens der ADAMUS AG soll erläutert werden, warum wie und 

in welchem Umfang Performance Management auf Basis des ARIS PPM in der letzten knapp 6 Jahren 

Fortune 500, als auch Dax-Unternehmen geholfen hat Probleme effizient und nachhaltig zu lösen. 

Steckbrief ADAMUS AG* 

Name ADAMUS AG 

SItz Hamburg, Deutschland 

Tätigkeit Herstellung von Wälzlager- 

Prüfgeräten 

Umsatz 250 Millionen Euro 

Werke Hamburg, München, London, 

Sao Paulo, Seattle 

CIO Dipl.-Ing. Thomas Brand 

Ausgangssituation 

Nach einer 1998 bei ADAMUS durchgeführten internationalen SAP R/3 Einführung blieb eine Effizienzsteigerung 

im Auftragsabwicklungsprozess auch mehrere Monate nach Beendigung des Projektes 

fast vollkommen aus. Das Ergebnis war häufig Mehrarbeit anstelle einfacherer Abläufe. Gefragt 

war ein Lösungsansatz, der der enormen Komplexität der Auftragsabwicklung bei der ADAMUS AG 

genügen kann: An der Leistungserstellung mit knapp 5 Million Kundenaufträgen pro Jahr sind ca. 

9.000 Mitarbeiter beteiligt. 

Im Auftragsabwicklungsprozess sind folgende Funktionsbereiche involviert: Vertrieb (Außen- 

/Innendienst), Materialwirtschaftszentrum, Produktion, Lager, Transportdisposition, Versand/Transport 

und Transportdienstleister. 


Um dieser Komplexität zu begegnen, übernahmen ein externer Berater sowohl den Part der Strukturierung 

des Pflichtenheftes, als auch die Informationsversorgung über eine ProcessMining-Lösung 

(ARIS PPM) zur Analyse, Messung und kontinuierlichen Controlling der zu verändernden Geschäftsprozesse 

des Unternehmens. Dazu gehörte u.a. die Sicherstellung, dass je nach Projektphase die 

„richtigen“ Informationen zur Entscheidungsfindung herangezogen und die „richtigen“ Methoden zur 

Verarbeitung dieser Informationen eingesetzt werden. 

Strategie- und Zieldefinition 

Oberstes Handlungsziel war neben der nachweisbaren Steigerung der Effizienz und Effektivität der 

Prozesse, auch die strikte Ausrichtung der Unternehmensabläufe auf interne und externe Kundenanforderungen 

sicherzustellen. In diesem Zusammenhang sollte letztendlich die Liefertermintreue hinsichtlich 

Lieferzeiten, -mengen, -qualität – sowohl bei Langfrist- als auch bei 24h-Aufträgen – messbar 

verbessert werden, um so die Reklamationsquote nachhaltig zu senken. Gleichzeitig mussten aber 

auch die gesamten Auftragsabwicklungskosten reduziert werden. Folgende Voraussetzungen im 

Projektablauf bildeten die Gestaltungsrichtlinie zur Realisierung dieser Ziele: 

� Die Transparenz im Auftragsabwicklungsprozess musste einerseits hinsichtlich der Einzelaktivi- 

täten gewährleistet werden. Anderseits musste Effizienz, Komplexität, Fehleranfälligkeit und 

Durchlaufgeschwindigkeit mittels Key Performance Indicators (KPIs) messbar gemacht werden. 

� Über diese erzielte Transparenz sollten dann Potenziale quantifizierbar gemacht und über interne 

und externe Benchmarks beurteilt werden. 

� Die Realisierung der Potenziale wurden dann über kosten-/nutzen-optimale Maßnahmen ange- 

stoßen. 

Folgende Fragen sollten dabei im Laufe des Projektes softwaregestützt beantwortet werden: 

� Welche Störfaktoren behindern den abteilungsübergreifenden Ablauf des Auftragsabwicklungsprozesses? 

� Welche Kosten werden durch diese Störfaktoren verursacht? 

� Welche Maßnahmen bieten das beste Kosten-/ Nutzenverhältnis zur Realisierung der identifizierten 

Optimierungspotenziale? 

Implementierung 

Aus einer umfassenden systemgestützten Analyse wurden wichtige Störfaktoren im Auftragsabwicklungsprozess 

innerhalb von 20 Manntagen identifiziert. Durch den Einsatz von Standard-ABAP- 

Reports in Kombination mit der automatischen Prozessanalyse des ARIS Process Performance Managers 

konnte der Interviewaufwand bei gleichzeitiger Steigerung von Validität und Reliabilität der Ergebnisse 

drastisch reduziert werden. 


In dieser Phase wurde das theoretische Einsparpotenzial >> Jeder Störfaktor ist ein 

ermittelt, das sich aufgrund des Mehraufwands durch das 

KPI im ARIS PPM, mit di- 

Auftreten eines Störfaktors ergibt. Dazu wurden zu den 

30 Störfaktoren die Auswirkungen analysiert und quanrekten Browserzugriff und 

tifiziert. Jeder Störfaktor wurde über einen Key täglichem Datenimport 

Performance Indicator (KPI) beschrieben. Diese KPIs 

aus SAP R3

Mittels ARIS PPM konnten die Top-Störfaktoren flexibel detailliert nach der „Root-Cause“ untersucht 

werden. So konnte z.B. nicht nur eroiert werden, wann vor dem Warenausgang Liefertermine bzw. 

Liefermengen geändert worden sind, sondern auch wie viele und in welcher Zeitspanne. Weiterhin 

konnten die Auftraggeber und die verantwortlichen Sachbearbeiter identifiziert werden. Dies ermöglichte 

eine exakte Eingrenzung des Untersuchungsgegenstandes und damit eine individuelle Maßnahmendefinition. 

Massnahmen 

Folgende Maßnahmen zur Erhöhung der Liefertermintreue sind nach einer gründlichen Analysephase 

durch Einsatz der patentierten Mining-Methoden des ARIS PPM entwickelt worden: Es wurde ermittelt, 

dass das Design eines Sonderprozesses „Änderung in der Kundenauftragsbearbeitung“ die aus 

Wettbewerbsgründen nötige Flexibilität bei gleichzeitiger Reduktion der Bearbeitungszeit sicherstellt. 

Sowohl die organisatorische Umsetzung über klare Regeln und Verantwortlichkeiten als auch 

die EDV-technische Umsetzung, um den Änderungsprozess zu automatisieren, wurden in einem 

Maßnahmenplan festgehalten. Als Auswirkungen dieser Maßnahmen wurden weniger manuelle Bearbeitungsschritte 

und weniger Kommunikationsaufwand prognostiziert. 

Abbildung 19: Maßnahmendefinition: Jeder Störfaktor steht in einer Ursache-Wirkungs-Beziehung, die transparent 

gemacht werden muss 

Letztendlich konnte eine Einsparung des Bearbeitungsaufwandes von weit über 45% pro kurzfristiger 

Auftragsänderung bei einer vollständigen Umsetzung des Maßnahmenplans ermittelt werden. Die 

priorisierten Maßnahmen wurden einschließlich im Rahmen eines Business Cases einem Lenkungsausschuss 

zur Entscheidung vorgelegt. 


Projektergebnisse 

Mittels des Ansatzes gelang es der virtuellen A- 

>> 65% Kosteneinsparungen mit 

DAMUS AG Maßnahmen zu definieren, mittels 

derer ca. 65% der durch die Störfaktoren verur- nur 10% Ressourceneinsatz.

Das Software- und Beratungshaus IDS Scheer (Saarbrücken) ist der führende Lösungsanbieter für Geschäftsprozessmanagement 

und IT. Mit ARIS bietet IDS Scheer ein integriertes und vollständiges Werkzeug-Portfolio für „Business 

Process Excellence“; es umfasst Methoden, Software und Lösungen für Design, Implementierung und Controlling von 

Geschäftsprozessen. Im Rahmen der kontinuierlichen Weiterentwicklung des Portfolios wurden alle Produkte der ARIS- 

Familie in der ARIS Platform for Process Excellence gebündelt, darunter mehrere Neuentwicklungen. Die Plattform ist 

sowohl technisch als auch fachlich hochgradig integriert und bietet Werkzeuge für alle Phasen des Prozesslebenszyklus 

– vom Design über die Implementierung bis zum Controlling. Sie stellt damit ein klares Alleinstellungsmerkmal 

von IDS Scheer dar und unterstützt die Kunden softwareseitig rund um den Process Lifecycle. Innerhalb der ARIS 

Platform for Process Excellence ist ARIS Toolset das weltweit meist verkaufte Werkzeug für die Prozessoptimierung. 

Eine strategische Kooperation mit SAP macht die ARIS Werkzeuge und Methoden künftig zum Standard der 

NetWeaver Plattform. Mit ARIS SmartPath steht ein Werkzeug zur Verfügung, das auch für mittelständische Unternehmen 

eine schnelle SAP-Einführung gewährleistet. Dank des integrierten Ansatz des ARIS Value Engineering (AVE) 

betrachten die IDS Scheer-Berater die Unternehmen ihrer Kunden ganzheitlich. AVE bedeutet Brücken zu bauen zwischen 

der Unternehmensstrategie, den daraus resultierenden Prozessen, den zur Unterstützung notwendigen IT- 

Lösungen und, nicht zuletzt, der Kontrolle des laufenden Betriebs. Darüber hinaus erhalten Kunden ein vollständiges, 

globales Service-Angebot für Outsourcing und Support. 

„ARIS“, „IDS“ und das Smbol „Y“ sind eingetragene Marken der IDS Scheer AG, Saarbrücken. SAP NetWeaver ist eine Marke der SAP AG, Walldorf. 

Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Alle Rechte vorbehalten. Der Inhalt dieses Dokuments unterliegt dem Urheberrecht. 

Veränderungen, Kürzungen, Erweiterungen und Ergänzungen bedürfen der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch IDS Scheer AG, Saarbrücken. Jede 

Vervielfältigung ist nur gestattet unter der Bedingung, dass dieser Urheberrechtsvermerk beim Vervielfältigen auf dem Dokument selbst erhalten bleibt. 

Jede Veröffentlichung oder jede Übersetzung bedarf der vorherigen schriftlichen Einwilligung durch IDS Scheer AG, Saarbrücken. 

Bestandsnummer APM1005-D-WP © Copyright IDS Scheer AG, Saarbrücken, 2005 

Business Process Excellence 

Firmenzentrale: 

Deutschland 

IDS Scheer AG 

Altenkesseler Straße 17 

66115 Saarbrücken 

Telefon: +49 (0)681-210-0 

Telefax: +49 (0)681-210-1000 

E-Mail: info@ids-scheer.de 

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