Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung am Beispiel ...

Wissensmanagement in der öffentlichen
Verwaltung am Beispiel
umweltrelevanter Zulassungsverfahren
Dipl.-Ing. Thomas Wachter

2
Inhalt
1 VORBEMERKUNG............................................................................................... 4
2 WISSENSWACHSTUM UND INFORMATIONSFLUT ALS PROBLEM............... 5
3 ANSÄTZE DES BETRIEBLICHEN WISSENSMANAGEMENTS......................... 7
3.1 Einflussfaktoren auf Wissensmanagement.......................................................................................... 7
3.2 The Knowledge Creating Company..................................................................................................... 8
3.3 Bausteine des Wissensmanagements.................................................................................................... 8
3.4 Handlungsbezug des Wissensmanagements........................................................................................9
4 IMPLEMENTIERUNG EINES WISSENSMANAGEMENTSYSTEMS IN
BEHÖRDEN ....................................................................................................... 11

3
Abbildungsverzeichnis
Abb. 1: Einflussfaktoren auf Wissensmanagement 7
Abb. 2: Bausteine des Wissensmanagements (Probst et al. 1998, S. 56) 8
Abb. 3: Wissensstruktur einer Handlungsanleitung für komplexe Arbeitsvorgänge 10

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 4
1 Vorbemerkung
In diesem Artikel wird aufgezeigt, wie sich die im Unternehmensbereich praktizierten Ansätze des
Wissensmanagements für eine Effektivierung des Verwaltungshandelns eignen. Als Beispiel für die
wissensbezogene Operationalisierung von Aufgaben wird auf den Vollzug umweltrelevanter Zulassungsverfahren
eingegangen. Diese Ausführungen sind Zwischenergebnisse aus einem aktuellen
Forschungsvorhaben an der TU Berlin 1 und verstehen sich als Ergänzung zur aktuellen Diskussion
zum Thema Wissensmanagement und Verwaltungsreform. 2
1 Wachter, Thomas (2000): Handlungsanleitendes Wissensmanagement für Umweltplanung und Naturschutz –
fachlich vertieft am Beispiel der naturschutzrechtlichen Eingriffsregelung. unveröff. Forschungsvorhaben am
Institut für Management in der Umweltplanung, TU Berlin
2 Z. B. (Hill 1997)(http://www.dhv-speyer.de/lst/hill/wissen.htm).

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 5
2 Wissenswachstum und Informationsflut als Problem
“Nur wenige Verwaltungen haben indes die Bedeutung eines funktionierenden Wissensmanagements
für den Erfolg ihrer Organisation erkannt. ... Manche Verwaltungen haben sich mit Personalmanagement
beschäftigt, andere mit einem eher technisch orientierten Informationsmanagement, aber eine
Nutzung und Bewirtschaftung des in der Verwaltung vorhandenen Wissens, das aus der täglichen
Arbeit und ihrer Weiterentwicklung entsteht, ist bisher noch kaum erfolgt.” (Hill 1999, S. 130)
Dieses Zitat von Hermann Hill weist darauf hin, dass Wissensmanagement mittlerweile auch als eine
innovative Strategie für Behörden verstanden wird. Wissensmanagement eröffnet jedoch nicht nur
neue Möglichkeiten, sondern ist aufgrund der aktuellen Informationsflut auch zunehmend erforderlich.
Die Notwendigkeit eines systematischen Umgangs mit Wissen wird am Beispiel umweltrelevanter
Zulassungsverfahren aufgezeigt. Des Weiteren werden Ansätze des Wissensmanagements
vorgestellt (Kap. 2) sowie die Einführung eines Wissensmanagementsystems in Behörden diskutiert
(Kap. 3).
Damit die Mitarbeiter in Behörden die Belange des Natur- und Umweltschutzes rechtssicher und
effektiv in umweltrelevante Zulassungsverfahren einbringen können, ist ein zielgerichteter Umgang mit
Wissen und Informationen erforderlich. Angesichts der Flut an Vorschriften und Fachinformationen, ist
es für die Mitarbeiter in den Behörden (und die Fachgutachter) heute nicht mehr möglich, die
rechtlichen Anforderungen, das naturwissenschaftlich-ökologische Wissen und den Stand der Technik
bzw. Methodik zu überblicken, geschweige denn zu beherrschen. Da zudem die Anforderungen an
den Vollzug der Umweltgesetze für alle Beteiligen ständig steigen, ist ein systematisches
Wissensmanagement erforderlich – auch wenn dies bisher nicht in seiner vollen Tragweite erkannt ist.
Für die Informationsflut im Bereich der umweltrelevanten Zulassungsverfahren lassen sich verschiedene
Entwicklungen anführen. Seit die Umweltpolitik 1971 erstmals im Umweltprogramm der
Bundesregierung beschrieben wurde, hat sich in Deutschland Schritt für Schritt ein umfangreiches
Instrumentarium etabliert. Im Immissionsschutzrecht, Gewässerschutzrecht, Bodenschutzrecht, Kreislaufwirtschafts-
und Abfallrecht und im Naturschutzrecht ist heute eine Vielzahl von Instrumenten
definiert, die mit spezifischen Mitteln auf Natur- und Umweltschutz abzielen. Einige Instrumente
wurden in den letzten Jahre erweitert, so etwa diejenigen des Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetzes
1994; andere Instrumente wurden neu eingeführt, etwa die des Bodenschutzgesetzes 1998. Hinzu
kommt, dass mittlerweile die Richtlinien der Europäischen Union einen großen Einfluss auf das
deutsche Umweltrecht aufweisen (Hartje & Klaphake 1998; Heinelt et al. 2000; Wahl & Dreier 1999,
S. 607). Die Umsetzung der UVP-Richtlinie oder der FFH-Richtlinie in deutsches Recht sind beredete
Zeugnisse für das Entstehen neuer Instrumente.
Die Komplexität wird dadurch vergrößert, dass im Wege der untergesetzlichen Rechtsetzung durch
die Regierung und der Rechtsanwendung durch die Verwaltung das Umweltrecht ständig verdichtet
und verfeinert wird (Storm 1999, S. XVI). Rechtsverordnungen und Verwaltungsvorschriften geben
zwar den Behördenmitarbeitern Hilfe bei der Umsetzung der Gesetze. Auch die Rechtsprechung trägt
zur Konkretisierung bei. Dies führt jedoch dazu, dass die Rechtslage für den Einzelnen selbst auf
kleinen Spezialgebieten oft nicht mehr überschaubar ist (Lübbe-Wolff 1996, S. 20ff.). Alleine die
Vorschriften der Umweltverträglichkeitsprüfung zu überblicken – das UVP-Gesetz, die UVP-
Verwaltungsvorschrift und die UVP-Änderungsrichtlinie –, ist kein einfaches Unterfangen.
Der Vollzug der Umweltgesetze erfordert jedoch nicht nur einen hohen juristisch-verwaltungstechnischen
Sachverstand, sondern auch ökologisch-naturwissenschaftliche und planungsmethodische
Kenntnisse. Gerade in der naturwissenschaftlichen Forschung entwickelt sich der Stand des Wissens
sehr schnell. Aber auch die planungsmethodischen Anforderungen nehmen beständig zu. So weisen
jüngere Umweltgesetze eine systemare Perspektive in Bezug auf Umwelt und Technik auf – so etwa
das UVP-Gesetz oder das Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetz (Bechmann & Hartlik 1998). Dieser
systemare Blickwinkel erfordert umfassende methodische Kenntnisse, um beispielsweise die Wechselwirkungen
der Schutzgüter zu beschreiben oder um die Bewertungsergebnisse einzelner Schutzgüter
angemessen zu aggregieren.

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 6
Sowohl für die Mitarbeiter in den Behörden, die für den Vollzug eines Zulassungsverfahrens zuständig
sind, als auch für die Gutachter, die die erforderlichen Fachbeiträge erstellen, ist es daher heute nicht
mehr möglich, die rechtlichen Bestimmungen, das ökologische Wissen und den Stand der Technik zu
überblicken und sachgerecht anzuwenden. Dies kann sich in einer mangelhaften Rechtssicherheit der
Verfahren und einer geringen fachlichen Qualität der Gutachten äußern.
Es haben jedoch nicht nur die relevanten Informationen und das Wissen zugenommen. Die Anforderungen
an den Vollzug der Umweltgesetze für die Behörden sind auch dadurch gestiegen, dass die
Aufgaben zunahmen. Dietrich Fürst und Rainer Martinsen führen vier Bereiche an, die die Handlungskapazität
der Umweltverwaltung bestimmen (Fürst & Martinsen 1997, S. 16): Personal (Menge,
Wissen, Fähigkeiten), Finanzen (Umfang und Freiheitsgrad der Verwendbarkeit), Technologie (EDV-
Einsatz, Kontrolltechnologie, Labors etc.) und Organisation (Aufgabenverteilung, Kompetenzzuweisung,
Rollenzuweisung). Werden die Ressourcen in diesen Bereichen erhöht, wirkt sich dies zwar
positiv auf die Handlungskapazität der Verwaltung aus. Dies ist aber nicht ausreichend. So hat beispielsweise
die Anzahl der Beschäftigten der Umweltverwaltung in den letzten zwanzig Jahren erheblich
zugenommen. Gleichzeitig ist aber auch der Aufgabenbestand so gewachsen, dass der
Fehlbedarf an Personal relativ zum Aufgabenbestand größer wurde (Lübbe-Wolff 1996, S. 10, 20ff.).
Vor dem Hintergrund der Finanzlage der öffentlichen Haushalte besteht diesbezüglich sowieso kaum
Spielraum. Hier eröffnet nun der systematische Umgang mit Wissen und Informationen im
Verwaltungshandeln neue Möglichkeiten: Anstatt die Ressourcen zu erhöhen, kann die Arbeit
wissensintensiver und effektiver gestaltet werden. Dabei wird Wissen nicht als eine Ressource
betrachtet, die nur dem Einzelnen zugeordnet ist, sondern die auch personenunabhängig gehandhabt
werden kann.
Untersucht man, wo derartige Strategien am weitesten verbreitet sind, so fällt der Blick auf den Unternehmensbereich.
Unter dem Begriff Wissensmanagement entstanden in den neunziger Jahren
Ansätze, um mit dem organisatorischen und aufgabenbezogenen Wissen zielgerichtet umzugehen.

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 7
3 Ansätze des betrieblichen Wissensmanagements
3.1 Einflussfaktoren auf Wissensmanagement
Wissensmanagement hat unterschiedliche Einflussfaktoren. Ursächlich sind das Wissenswachstum
und die Informationsflut in fast allen menschlichen Tätigkeitsfeldern und Anwendungsbereichen. Die
wichtigsten konzeptionellen Ansätze, um mit den gestiegenen Anforderungen umzugehen, stammen
aus der Betriebswirtschaftslehre und aus den Planungswissenschaften, die entscheidenden
Werkzeuge aus der Informatik (Abb. 1).
Informationsflut
und
Wissenswachstum
Informatik
moderne IuK-
Technologien
Betriebswirtschaftslehre
Wettbewerb,
Innovation
Planungswissenschaften
Strukturierung
des Wissens
Wissensmanagement
! Sammlung von aufgabenspezifischen Wissen und Informationen
! Handlungsbezogene Strukturierung der Informationen
! Entwicklung und Einsatz spezifischer Computersysteme
! Anwendung dieser Systeme für spezifische Aufgaben
Abb. 1:
Einflussfaktoren auf Wissensmanagement
Zeitlich ging dem Thema Wissensmanagement in der Betriebswirtschaftslehre die Beschäftigung mit
dem Lernen von Organisationen voran. Hintergrund ist hierbei die Vorstellung eines fortdauernden
Wandels und zunehmenden Wettbewerbs, der die Unternehmen nötigt, von einzelnen Maßnahmen
der Organisations- und Personalentwicklung in einen kontinuierlichen Veränderungsprozess
überzugehen und den ganzen Betriebs- und Geschäftsprozess als ein permanentes
Anpassungsgeschehen zu begreifen. Es entsteht die „Lernende Organisation“ – ein Thema, das in
den USA vor allem durch Peter Senges 1990 erschienenes Buch The Fith Discipline bekannt wurde
(Senge 1997).
In der deutschsprachigen Literatur spielt der Begriff der „Wissensbasis“ eine zentrale Rolle (Pautzke
1989). Ziel ist es, die Wissensbasis des Betriebs in Richtung auf eine erhöhte
Problemlösungsfähigkeit zu entwickeln, da die Organisation als Ganze nur zu einem bestimmten
Anteil Zugriff auf das in den Köpfen der Mitarbeiter gespeicherte Wissen hat (Bullinger, 1996;
Sattelberger, 1996). Daher sollen die Wissensbestände der einzelnen Mitarbeiter wie auch kollektive
Wissensstrukturen, die in der Organisation und ihren Verfahrensweisen vorliegen, systematisch in die
Wissensbasis des Unternehmens eingegliedert werden (Wendt 1998, S. 34).
Beim Aufbau der Wissensbasis ist entscheidend, dass durch die Materialisierung des individuellen
Wissens in Wissensdokumenten dieses von den Erfahrungen des Individuums abgelöst wird. Dadurch
entsteht die Möglichkeit, Wissen flächendeckend zu multiplizieren und vorhandene Wissensbausteine
wieder neu zu kombinieren (Schüppel 1996, S. 256). Das Konzept der Lernenden Organisation wurde
Beginn der neunziger Jahre zum betrieblichen Wissensmanagement weiterentwickelt.

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 8
3.2 The Knowledge Creating Company
Die Japaner Ikujiro Nonaka und Hirotaka Takeuchi haben in ihrem einflussreichen Werk The Knowledge
Creating Company auf die Bedeutung des so genannten impliziten Wissens hingewiesen
(Nonaka & Takeuchi 1997, S. 28).
Während sich „explizites Wissen“ formal in grammatischen Sätzen, mathematischen Ausdrücken,
technischen Daten, Handbüchern oder Computerprogrammen artikulieren und weitergeben lässt, baut
„implizites Wissen“ auf die Erfahrungen des Einzelnen und betrifft schwer fassbare Faktoren wie persönliche
Überzeugungen, Perspektiven und Wertsysteme (kognitive Dimension). Außerdem umfasst
es informelle Fertigkeiten, die mit dem Begriff Know-how wiedergegeben werden (technische Dimension).
Als entscheidender Bestandteil des kollektiven menschlichen Verhaltens und damit auch für
Unternehmen ist das implizite Wissen bislang weitgehend vernachlässigt worden (ebd., S. 8 und 18).
Aus diesem Grunde betrachten Nonaka und Takeuchi die Externalisierung des impliziten Wissens,
das Aufschreiben des in den Köpfen der Mitarbeiter verborgenen Wissens, als entscheidenden
Vorgang für ein effektiveres Funktionieren der betreffenden Organisation. Dadurch kann die
organisatorische Wissensbasis entscheidend verbessert werden (ebd., S. 74ff.).
3.3 Bausteine des Wissensmanagements
Gilbert Probst, Kai Romhardt und Steffen Raub von der Hochschule St. Gallen verstehen Wissensmanagement
aufgrund der Anwendungsorientierung als pragmatische Weiterentwicklung der Theorien
und Perspektiven des Organisationalen Lernens (Probst et al. 1998, S. 44f). In Praxisanwendungen
haben sie typische Problemkategorien identifiziert, denen jeweils eine wissensbezogene Aktivität
zugeordnet werden kann, beispielsweise der Erwerb oder die Verteilung von Wissen. Diese Aktivitäten
stehen in einer engen Verbindung und werden von Probst et al. als Kernprozesse des Wissensmanagements
bezeichnet (ebd., S. 51). Dadurch entsteht ein Managementregelkreis: die Bausteine
des Wissensmanagements (Abb. 2).
Wissensziele
Feedback
Wissensbewertung
Wissensidentifikation
Wissensbewahrung
Wissenserwerb
Wissensnutzung
Wissensentwicklung
Wissens(ver)teilung
Abb. 2: Bausteine des Wissensmanagements (Probst et al. 1998, S. 56)
Die Kernprozesse des Wissensmanagements bzw. der innere Kreislauf bestehen aus den Bausteinen
Wissensidentifikation, Wissenserwerb, Wissensentwicklung, Wissens(ver-)teilung, Wissensnutzung
und Wissensbewahrung. Der äußere Kreislauf umfasst die Wissensziele und die Wissensbewertung.
Mit den einzelnen Bausteinen sind die folgenden Absichten verknüpft. Wissensziele geben den Aktivitäten des
Wissensmanagements eine Richtung. Sie legen fest, auf welchen Ebenen welche Fähigkeiten aufgebaut werden
sollen.
Da es den meisten Großunternehmen heute schwer fällt, den Überblick über die betrieblichen Daten,
Informationen und Fähigkeiten zu behalten, ist Wissensidentifikation erforderlich. Das intern und extern

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 9
vorhandene Wissen oder Know-how, das für organisationsspezifische Aufgaben wichtig sein kann, muss bekannt
sein. Dazu gehört auch – im Sinne von Nonaka und Takeuchi – , das implizite Wissen der Mitarbeiter.
Die weltweite Wissensexplosion und gleichzeitige Wissensfragmentierung macht heute zunehmend den
Wissenserwerb erforderlich. Unternehmen erwerben kritische Fähigkeiten auf den verschiedensten
Wissensmärkten (z.B. Erwerb von Wissensprodukten wie beispielsweise Software, Patenten oder CD-Roms, die
Rekrutierung von Spezialisten oder aber auch die Übernahme besonders innovativer Firmen im eigenen
Kompetenzfeld).
Im Hinblick auf die Produktion neuer Fähigkeiten, neuer Produkte, besserer Ideen und leistungsfähigerer
Prozesse ist die Wissensentwicklung erforderlich. Als Managementanstrengung kann sie auf der individuellen
und auf der kollektiven Ebene konzeptionalisiert werden.
Die Wissens(ver)teilung ist die zwingende Voraussetzung, um relevante Wissen in Gestalt von Informationen für
die gesamte Organisation nutzbar zu machen. Eine wichtige Managementfrage besteht darin, welche Mitarbeiter
auf welche Arten von Wissen Zugriff haben sollen. Bei diesem Baustein kommt elektronischen Netzen,
insbesondere Intranets, und spezifischen Computersystemen eine große Bedeutung zu.
Der Baustein Wissensbewahrung impliziert, dass einmal erworbene Fähigkeiten und Wissen beständig
analysiert und dokumentiert werden müssen. Dabei stellen die Prozesse der Selektion des Bewahrungswürdigen,
die angemessene Speicherung und die regelmäßige Aktualisierung eine anspruchsvolle Managementaufgabe
dar. Die Speicherungsprozesse finden auf der individuellen, der kollektiven und der elektronischen Ebene statt.
Ziel und Zweck des Wissensmanagements ist der produktive Einsatz des organisationalen Wissens. Da mit der
Identifikation und (Ver)Teilung der zentralen Wissensbestandteile die Wissensnutzung im Unternehmensalltag
noch nicht sichergestellt ist, sollten hier auch Strategien Anwendung finden, mit denen individuelle und kollektive
Lernbarrieren aufgedeckt werden können.
Die Wissensbewertung ist erforderlich, damit beurteilt werden kann, ob die jeweiligen Ergebnisse den
formulierten Wissenszielen entsprechen. Nur so kann der Erfolg beurteilt und der Managementregelkreis
geschlossen werden.
Indem wissensbezogene Aktivitäten in logische Phasen zerlegt werden, entsteht ein zuverlässiges
Raster für die Suche nach den Ursachen von „Wissensproblemen“ in Organisationen (Bullinger et al.
1998, S. 24). Jeder Baustein bildet einen Ansatzpunkt, eine Interventionsmöglichkeit für Wissensmanagement.
Funktioniert die Durchführung einer Tätigkeit nicht wie erhofft, kann dies beispielsweise
daran liegen, dass nicht alle notwendigen Information identifiziert wurden oder dass die Verteilung des
Wissen in der Organisation nicht ausreichend sichergestellt ist. Vielleicht muss auch erst ein Intranet
aufgebaut werden. Der zweite Vorteil des Modells von Probst et al. besteht darin, dass es der
Definition, der Einführung und Anwendung neuer Tätigkeiten bzw. Aufgaben zugrunde gelegt werden
kann. Außerdem kann es für beliebige Tätigkeitsfelder außerhalb des Unternehmensbereichs verwendet
werden, da es unmittelbar wissensbezogen ist (Probst et al. 1998, S. 57).
3.4 Handlungsbezug des Wissensmanagements
Die skizzierten Ansätze des Wissensmanagements können demnach auch auf das
Verwaltungshandeln übertragen werden. Um beispielsweise den Vollzug bestimmter
Zulassungsverfahren im Sinne von Wissensmanagement zu effektivieren, müssen zunächst die
erforderlichen Informationen identifiziert und erworben werden: das heißt die betreffenden Gesetze,
Rechtsverordnungen, Satzungen, Verwaltungsvorschriften und methodischen Empfehlungen (z. B.
Leitfäden). Zum Teil sind auch die Regelwerke nichthoheitlicher Gremien relevant.
Dies alleine ist jedoch nicht ausreichend für einen effektiven Vollzug. Oft stellt sich für die betreffenden
Sachbearbeiter die Frage, in welchem Zusammenhang bestimmte Informationen stehen. Erforderlich
ist daher eine handlungsbezogene Strukturierung der Informationen. Hierfür stellen die Planungswissenschaften
methodische Grundlagen bereit. Die Sachbearbeiter benötigen eine Schritt-für-Schritt-
Anleitung, wie bestimmte Aufgaben der Reihe nach erledigt werden können. Klassische Verwaltungsvorschriften
oder Leitfäden beinhalten zwar auch eine Handlungsbeschreibung. Diese fällt jedoch in
der Regel relativ grob und zum Teil unübersichtlich aus, da die Handlungsbeschreibung mit gesetzlichen
Bestimmungen, Fachinformationen (z. B. Methodik) und anderem Hintergrundwissen vermischt

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 10
wird. Eine klare Trennung dieser Wissenstypen wird erst durch den Einsatz von Computersystemen
möglich.
Computersysteme, die diese Anforderungen mehr oder weniger erfüllen, werden seit einigen Jahren
im Unternehmensbereich unter dem Stichwort Workflow-Management entwickelt (Österle & Vogler
1996; Workflow Management Coalition 2000). Für eine Automatisierung und Steuerung werden
Geschäftsprozessen als Workflows modelliert, in ein Computersystem implementiert und über das
unternehmensinterne Intranet ausgeführt. Bei typischen Workflow-Management-Systemen ist allerdings
die Verknüpfung der Workflows bzw. Handlungsanleitungen mit unterschiedlichen Typen von
Hintergrundwissen nur ansatzweise realisiert. Dies reicht zur Unterstützung komplexer Verwaltungsverfahren,
insbesondere im Umweltbereich, nicht aus.
Im Idealfalle sind die im Computer abgebildeten Arbeitsschritte mit Muster-Arbeitshilfen (z. B. Standardschreiben,
Gliederungsmuster), mit erläuternden Hinweisen (z. B. Gesetzestexten) und mit
Hintergrundwissen über Hyperlinks verknüpft. Die Verknüpfung dieser Bausteine ermöglicht es den
Mitarbeitern, aus isolierten Daten und Informationen persönliches Wissen abzuleiten. Aus diesem
Zusammenhang leitet sich auch der Begriff handlungsanleitendes Wissensmanagement ab (Abb. 3).
Aufgabe
Arbeitsschritt
Arbeitsschritt
Arbeitshilfe 1, z. B. Musterbrief
Hinweise 1, z. B. Gesetzestext
Bücher 1, z. B. Schutzgut-
Arbeitshilfe n, z. B. Checkliste
Arbeitsschritt
Hinweise n, z. B. Definitionen
Bücher n, z. B. Adressenlisten
Abb. 3:
Wissensstruktur einer Handlungsanleitung für komplexe Arbeitsvorgänge
Dazu ein Beispiel aus einem Zulassungsverfahren, in dem die Umweltverträglichkeitsprüfung anzuwenden
ist: Die Aufgabe besteht darin, dass die Behördenmitarbeiter den voraussichtlichen Untersuchungsrahmen
der UVU mit den Verfahrensbeteiligten abstimmen. Arbeitsschritt 1 betrifft die erforderlichen
Vorüberlegungen. Er enthält für die Sachbearbeiter eine detaillierte textliche Beschreibung
der Handlung. Dazu steht als Arbeitshilfe ein Musterbrief für die Einladung zum Abstimmungstermin
(Scoping) bereit. Der Hinweis enthält den Wortlauf des § 5 UVPG und in den (elektronischen) Büchern
sind Indikatoren aufgelistet, die für den Untersuchungsrahmen generell in Frage kommen.
Arbeitsschritt 2 leitet an, wie der Abstimmungstermin zu führen ist, und der letzte Arbeitsschritt
beschreibt die abschließenden Tätigkeiten wie z. B. das Verschicken des Protokolls.
Systeme, denen die geschilderte Wissensstrukturierung zu Grunde liegt, sind die Computergestützten
Assistenz-Systeme (C.A.S.) der EXPERT-Reihe (Bechmann & Hartlik 1996). Die zentrale Eigenschaft
der C.A.S. besteht darin, dass sie den Vollzug von Zulassungsverfahren sowie die Erstellung von
Fachgutachten Schritt-für-Schritt anleiten und dabei standardisierte Arbeitshilfen und Hintergrundwissen
zur Verfügung stellen. Die bekanntesten Systeme werden in der Planungspraxis der
UVP und in Raumordnungsverfahren (in Brandenburg und Niedersachsen) eingesetzt (Institut für
Synergetik und Ökologie 1998). Gegenüber gängigen Lernprogrammen unterscheiden sich die
Computergestützten Assistenz-Systeme dadurch, dass sie gleichzeitig als Arbeitswerkzeuge
eingesetzt werden können. Die Muster-Arbeitshilfen (z. B. Standardschreiben) können aufgerufen und
an den konkreten Einzelfall angepasst werden.

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 11
4 Implementierung eines Wissensmanagementsystems in
Behörden
Soll ein Wissensmanagementsystem in Behörden eingeführt werden, müssen die Besonderheiten des
Wissens, das zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben eingesetzt werden soll, berücksichtigt werden.
Unter einem Wissensmanagementsystem wird hier verstanden, dass der Bearbeitung konkreter
Aufgaben durchgängig das Modell der Bausteine des Wissensmanagements (Kap. 2.3) zugrunde
gelegt wird. Somit ist die Entwicklung und Anwendung von Computersystemen eine Komponente
eines Wissensmanagementsystems, die im Zusammenhang mit organisatorischen Aspekten sowie
Maßnahmen der Mitarbeiterschulung (neue Lernstrukturen) zu sehen ist.
In Bezug auf den Umgang mit Wissen und Information muss die öffentliche Verwaltung Handlungsziele
berücksichtigen, die weit über die Einhaltung von einzelbetrieblichen Wirtschaftlichkeits- und
individuellen Qualitätskriterien hinausragen. Sie muss den Grundsätzen der demokratischen Legitimität,
der rechtsstaatlichen Legalität und der sozialstaatlichen Effektivität gerecht werden (vgl.
Adamscheck 1998). Dazu kommt, dass öffentliche Verwaltungen politisch legitimierte Ressourcen
haben und zwischen widersprüchlichen Anforderungen Entscheidungen treffen müssen. Neben dem
Ausgleich unterschiedlicher individueller Bedürfnisse geht es gleichzeitig um die Schaffung und
Bewahrung von kollektiven Gütern (DIN 1996, S. 54). Bei privaten Unternehmen geht es dagegen
darum, über die Befriedigung individueller Bedürfnisse Gewinne zu erzielen, Marktsegmente zu
erobern und im Wettbewerb zu bestehen. Von Bedeutung sind somit vor allem Innovationen, die zu
neuen Produkten und Wettbewerbsvorteilen führen können. Aus diesem Grund wird in Unternehmen
die Explikation des impliziten Wissens als so bedeutsam beurteilt.
Das erforderliche Wissen, das für die jeweiligen hoheitsstaatlichen Aufgaben in Behörden eingesetzt
wird, wird jedoch nicht durch Marktkräfte vorgegeben, sondern in politischen Prozesse bestimmt und
als gesetzliche und administrative Vorgaben festgelegt. Dazu gehören die Verfassung, Gesetze und
Verordnungen ebenso wie die Regierungserklärung, Beschlüsse des Parlaments oder des Kabinetts
(Wewer 1998, S. 229). Dieses Wissen ist landes- bzw. bundesweit gültig und nicht organisationsspezifisch.
Der Vollzug der Umweltgesetze ist ein Beispiel für Anwendung derartigen Wissens.
Aus dem Vorangestellten kommt zum Ausdruck, dass bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems
in Behörden zu unterscheiden ist zwischen
• dem organisationsunabhängigen Wissen (z. B. Verwaltungsvorschriften) und
• dem organisationsspezifischen Wissen (z. B. Listen der Experten in einer Organisation).
Die Ansätze des betrieblichen Wissensmanagements beziehen sich vorrangig auf die Verwendung
von organisationsspezifischem Wissen. In Unternehmen geht es folglich darum, das Wissen in den
Köpfen der Mitarbeiter zu heben und für die anderen Mitarbeiter verfügbar zu machen.
Demgegenüber ist bei einem Wissensmanagement für Behörden das organisationsunabhängige
Wissen von größerer Bedeutung. Das Verwaltungshandeln muss gesetzeskonform bzw. rechtssicher
erfolgen. Daher geht es vor allem darum, dass die betreffenden Mitarbeiter eine möglichst detaillierte
Beschreibung der relevanten Ausführungsvorschriften erhalten – als Schritt-für-Schritt
Handlungsanleitung mit erläuternden Texten
Wie oben gesagt, können die Bausteine des Wissensmanagements für die unterschiedlichsten Tätigkeiten
und Aufgaben verwendet werden, die in der Verwaltung anstehen, das heißt auch für Reformbestrebungen
aller Art. Dabei können sie als Strategie, als Hebel verwendet werden, um die
gewünschten Veränderungen in Gang zu bringen und anschließend zielgerichtet durchzuführen. Die
inhaltliche Erneuerung, die im Rahmen des „New Public Managements“ (Blanke et al. 1998) bzw. des
„Neuen Steuerungsmodells“ angestrebt wird (Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGSt) 1993), kann
nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Verwaltung ihre Wissenspotentiale optimal ausnutzt
(Brucker 1999, S. 3; Walti & Winkelmann-Ackermann 1998). Dann wird es möglich, mit gleichbleibenden
oder weniger Mitteln die Qualität von Dienstleistungen auf einem hohen Stand zu halten oder
gar auszubauen und Defizite beim Vollzug komplexer Aufgaben zu beseitigen (Walti & Winkelmann-
Ackermann 1998, S. 17).

Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung 12
Im Hinblick auf das organisationsspezifische Wissen besteht eine wichtige Aufgabe des Wissensmanagements
darin, das implizite Wissen zu dokumentieren, das bei der Erarbeitung von Produktkatalogen,
bei der Abschluss von Zielvereinbarungen zwischen Verwaltung und Rat oder der Bewirtschaftung
der Budgets entstanden ist. Ansonsten verbleibt das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter
und das Rad wird an anderer Stelle wieder neu erfunden (Hill 1999). Dieses Know-how, das aus der
alltäglichen Arbeit entstanden ist, gilt es zu identifizieren, aufzuschreiben, mithilfe eines Computersystems
und Intranets in der Behörde zu verteilen, sodass alle Mitarbeiter auf dieses Wissen im
Anwendungsfall zugreifen können.
Im Hinblick auf das organisationsunabhängige Wissen kommt der handlungsbezogenen
Strukturierung der relevanten Informationen eine große Bedeutung zu (s. Kap. 2.4). Als Werkzeuge
kommen vor allem Workflow-Management-Systeme und Computergestützte Assistenz-Systeme in
Betracht. Die Strukturierung des Wissens und die Systementwicklung ist ein Schritt, der auch
unabhängig von der betreffenden Behörde durchgeführt werden kann, beispielsweise im Auftrag des
Rates bzw. der politischen Führung. Dadurch besteht die Möglichkeit, dass die politische Führung ihre
Vorstellungen besser in die Verwaltungstätigkeit einbringt, und zwar nicht nur durch die Vorgabe von
Zielen, sondern auch durch die Standardisierung von Arbeitsabläufen.
Günstig wäre es auch, wenn die Einführung eines Wissensmanagementsystems in Verbindung mit
einem Bussiness-Process-Reengineering-Projekt (BPR) erfolgte, das heißt mit der Analyse und
Neugestaltung der vorhandenen administrativen Abläufe. Hierfür ist es erforderlich, Verwaltungsabläufe
als Prozesse zu begreifen, die im Hinblick auf ein bestimmtes Ergebnis oder Produkt zu optimieren
sind (Beyer 1998). Da optimierte Verwaltungsabläufe in jedem Fall eine Umstellung der
Arbeitsweise der Mitarbeiter bedeuten, bietet es sich an, die veränderten Tätigkeiten von vornherein
durch ein handlungsanleitendes Wissensmanagement und den Einsatz entsprechender Computersysteme
zu unterstützen.
Aus diesen Überlegungen wird ersichtlich, dass die Einführung eines Wissensmanagementsystems
ein wertvolles Hilfsmittel für den Erfolg von Verwaltungsreform sein kann.
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