Gesprächsleitfaden zur Vorbereitung einer Einführung von ...

SYNÖK-Institut / Barsinghausen 

Institut für Synergetik und Ökologie 

Gesprächsleitfaden zur Vorbereitung 

einer Einführung von Computergestützten 

Assistenz-Systemen der ZZB- 

EXPERT-Familie 

von 

Arnim Bechmann 

SYNÖK-Institut / Barsinghausen 

Rehrbrinkstr. 5, 30890 Barsinghausen 

Tel.: 0 51 05 / 52 80-0, Fax: 0 51 05 / 52 80 79 

E-Mail: zzb@zukunfts-zentrum.de, Internet: www.zukunfts-zentrum.de 

Barsinghausen, 29.10.2004

Inhaltsverzeichnis 

1 Vorbemerkung 4 

2 Einführungskonzepte von C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 6 

3 Nutzerservice 8 

4 Gesprächsrahmen 11 

5 Konkret ermittelte Anwenderanforderungen 25 

6 Vereinbarungsprotokoll 30

Tabellenverzeichnis 

Tab. 2-1: Einführungskonzepte für die C.A.S. der UVP-EXPERT-Familie 7 

Tab. 3-1: C.A.S.-Nutzerservice 9 

Tab. 4-1: Gesprächsrahmen für die in Bezug auf eine C.A.S.-Landeseinführung zu klärenden 

Fragen 12 

Tab. 5-1: Konzept zur Handhabung konkret ermittelter Anwenderanforderungen in Bezug auf 

die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 27 

Tab. 6-1: Vereinbarungsprotokoll 31

Gesprächsleitfaden zur Vorbereitung einer Einführung von Computergestützten Assistenz-Systemen der 4 

ZZB-EXPERT-Familie 

1 Vorbemerkung 

Alle bisherigen Erfahrungen in Bezug auf die Nutzung Computergestützter Assistenz-Systeme 

(C.A.S.) der ZZB-EXPERT-Familie weisen darauf hin, dass die Einführung eines C.A.S. in eine Institution 

stets auch Veränderungen der bis dato eingespielten Arbeitsprozesse und Qualitätsanforderungen 

an Arbeitsergebnisse auslöst. Es ist daher sinnvoll, solch einen Einführungsprozess sorgsam 

vorzubereiten und alle relevanten Fragen, die in seinem Verlauf auftreten können, möglichst frühzeitig 

und bevor die weichenstellenden Entscheidungen gefallen sind, zu klären. 

Der vorliegende Gesprächsleitfaden soll dazu dienen, derartige Klärungsgespräche zu strukturieren 

und möglichst schnell zielführend zu beenden. Im Laufe eines solchen vorbereitenden Gesprächs 

kann das Konzept für die Einführung von C.A.S. auf die Besonderheiten und spezifischen Bedürfnisse 

der an der C.A.S.-Nutzung interessierten Institution angepasst werden. Der Gesprächsleitfaden kann 

helfen, das für die betreffende Institution relevante Anforderungsprofil zu ermitteln und damit zur 

Grundlage für das Pflichtenheft werden, nach dem die spätere Einführung durchgeführt wird. 

Er kann auch helfen, die zentrale Frage zu entscheiden, ob es sich für die betreffende Institution ü- 

berhaupt lohnt, ein C.A.S. als Arbeitsinstrument einzuführen und – falls dies bejaht wird – dazu beitragen, 

mögliche Hindernisse frühzeitig zu identifizieren. 

Der im Folgenden vorgelegte Gesprächsleitfaden gründet auf vielfältigen Erfahrungen des SYNÖK- 

Instituts in unterschiedlichen Projekten. Er wurde in der vorliegenden Form im Nachlauf zu dem Projekt 

„C.A.S.-gestütztes Qualitätsmanagement zur Berücksichtigung bei Planungen des Straßenbaus – 

Fallstudie Ortsumgehung Celle“, erarbeitet. 

In der hier präsentierten Form ist er bislang in der Praxis noch nicht getestet worden, dennoch dürfte 

er – wenn vielleicht auch noch nicht in optimaler Form – die wesentlichen Gesichtspunkte beinhalten, 

die im Rahmen von Vorklärungsgesprächen zu thematisieren sind. 

Der Gesprächsleitfaden führt vier aufeinander aufbauende, oder sich gegenseitig ergänzende Arbeitshilfen 

zusammen. Er schließt mit einem Vereinbarungsprotokoll, in dem die mit diesen vier Arbeitshilfen 

erzielten Ergebnisse fixiert werden können. 

Da alle Arbeitshilfen weitgehend selbsterklärend sind, werden sie im Folgenden auch nicht mehr einzeln 

kommentiert, sondern lediglich in wenigen Worten eingeführt. 

Die Arbeit mit dem Gesprächsleitfaden beginnt mit Überlegungen zum Einführungskonzept (vgl. 

Tab. 2-1), für das mehrere Möglichkeiten zur Verfügung stehen: 

• Ein C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie kann als singuläres Arbeitsinstrument an einem Arbeitsplatz 

in einer Institution, oder auch landesweit, eingesetzt werden. 

• Es ist auch möglich, dies im Rahmen des Aufbaus von Frontoffice-Backoffice- 

Institutionalisierungen zu tun und dabei ein vom SYNÖK-Institut autorisiertes Kompetenz-Zentrum 

als Backoffice-Institution oder als Berater einer Backoffice-Institution einzubinden. 

• Die Dritte, am einfachsten zu realisierende Möglichkeit, liegt in der Nutzung eines C.A.S. der ZZB- 

EXPERT-Familie via Internet. Dies geschieht über zeitlich befristete Semifreeware-Lizenzen. 

Sobald Klarheit über das Einführungskonzept besteht gilt es zunächst, bei einer Einführung zu bedenkenden 

Punkte anzusprechen. Dafür dient die in Tab. 3-1 wiedergegebene Checkliste. Sie konzentriert 

sich auf wenige Fragen und deutet den Status Quo des C.A.S.-Leistungsprofils sowie der Serviceangebote 

des SYNÖK-Instituts an. 

Für einen C.A.S.-Anwender ist es sinnvoll, die C.A.S.-Einführung möglichst umfassend vorzuplanen. 

In Tab. 4-1 wird ein dafür geeigneter Kriterienrahmen vorgelegt. 

Im Rahmen des o.g. Projektes wurden mehrere C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie einer Anwenderevaluation 

unterzogen. Dabei wurde die Arbeit mit den C.A.S. aus der Sicht routinierter Praktiker und 

dabei vor allem vom Standpunkt der geltenden Praxis aus evaluiert. Bei dieser Evaluation wurden 

SYNÖK-Institut / Barsinghausen 29.10.2004



Schwachstellen aus Sicht von Anwendern aufgezeigt und Anforderungen formuliert, die aus Anwendersicht 

eine besondere Bedeutung besitzen. Tab. 5-1 fasst die Ergebnisse dieser Anwenderevaluation 

zusammen und stellt dort aufgezeigten Schwachstellen der C.A.S. und Zusatzanforderungen vom 

SYNÖK-Institut angebotenen Lösungen gegenüber. 

Tab. 6-1 skizziert die wichtigsten Gesichtspunkte, die bei einer Vereinbarung über die Einführung von 

Computergestützten Assistenz-Systemen der ZZB-EXPERT-Familie beachtet werden sollten. Dieser 

Protokollentwurf ist exemplarischer Natur. Er listet Gesichtspunkte auf, denen in jedem Fall Beachtung 

zu schenken ist, ohne jedoch Vollständigkeit anzustreben. Es ist jedoch auf einfache Art und Weise 

möglich, ihn mit Hilfe der Kriterien aus Tab. 4-1 zu ergänzen und ihn damit den speziellen Bedingungen 

einer bestimmten, an der C.A.S.-Nutzung interessierten Institution, anzupassen. 




2 Einführungskonzepte von C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

Das SYNÖK-Institut unterscheidet drei Formen der C.A.S.-Einführung. Dies sind 

• der Vertrieb von Computergestützten Assistenz-Systemen mit Standard-Lizenzen. 

Dabei werden die C.A.S. als Einzelplatz- oder Netzwerkversionen auf CD angeboten. Bislang wurde 

nur diese Art des C.A.S.-Vertriebs praktiziert. Sie entspricht dem herkömmlichen Verkauf von 

Fach-Software. 

• die Frontoffice-, Backoffice-Nutzung von C.A.S. 

Dabei wird eine Unterscheidung zwischen Frontoffice- und Backoffice-Institutionen getroffen. 

Frontoffice-Institutionen nutzen die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie unmittelbar für ihre Tagesaufgaben. 

Backoffice-Institutionen unterstützen sie dabei durch Beratung, durch Schulung und durch 

die Übernahme komplexer Aufgaben, deren Ergebnisse sie den Frontoffice-Institutionen zur Verfügung 

stellen. 

• die C.A.S.-Nutzung via C.A.S.-Internet-Plattform 

Das SYNÖK-Institut bietet seit Sommer 2004 die Nutzung von C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie ü- 

ber eine C.A.S.-Internet-Plattform (www.cas-plattform.cas-forum.de) an. Auf der C.A.S.-Internet- 

Plattform kann jeder Interessent die C.A.S. – soweit sie dort präsentiert sind – im Detail betrachten. 

Nutzt er sie für Bildungszwecke, oder lediglich um sich zu informieren, so ist die Nutzung kostenfrei. 

Nutzt er sie für berufliche Aufgaben, oder im Rahmen einer Dienstaufgabe, so ist eine Jahreslizenz 

zu erwerben. 

Jede Institution, die grundsätzlich an einer C.A.S.-Einführung interessiert ist, steht daher vor der Entscheidung, 

welchen der drei aufgeführten Wege sie wählt, oder ob sie darüber hinaus nach einem 

Sonderweg der C.A.S.-Nutzung sucht, der direkt mit dem SYNÖK-Institut abgestimmt werden kann. 




Tab. 2-1: 

Einführungskonzepte für die C.A.S. der UVP-EXPERT-Familie 

Komponenten Angebot Kosten Kommentar 

Freier C.A.S.-Vertrieb (Standardlizenz) 

Einzelplatzlizenz Wird angeboten s. Preisliste Traditionelles Vertriebsangebot 

Institutionen- 

Lizenz 

Wird angeboten s. Preisliste Traditionelles Vertriebsangebot 

Landeslizenz Wird angeboten s. Preisliste Traditionelles Vertriebsangebot 

Frontoffice-Nutzung im Verbund mit ZZB-Kompetenzzentren 

Institutionenvereinbarung 

Soll ab Herbst 2004 

angeboten werden 

Grundlage eine auszuhandelnde 

Anzahl 

von Beratungstagen 

/ Jahr 

Individuelle Vertragsgestaltung, 

die C.A.S.- 

Nutzung ist Teil des 

Frontoffice-Backoffice- 

Vertrages 

Landesvereinbarung 

Soll ab Herbst 2004 

angeboten werden 

Grundlage eine auszuhandelnde 

Anzahl 

von Beratungstagen 

/ Jahr 

Individuelle Vertragsgestaltung, 

die C.A.S.- 

Nutzung ist Teil des 


Vertrages 

SFW-Nutzung (Semi-Freeware-Lizenz) 

Projektbezogen 

Internetangebot 

(auch als CDmöglich) 

Siehe SFW- 

Lizenzvertrag 

Wird ab Sommer 2004 

angeboten 

Landes-Jahres- 

Lizenz 

Internetangebot 

(auch als CDmöglich) 

Abgebot wird vorbereitet 

Wird ab Sommer 2004 

angeboten 




3 Nutzerservice 

Das SYNÖK-Institut hat in der Vergangenheit für die bereits fast 500 im Umlauf oder phasenweise 

genutzten C.A.S.-Lizenzen zur ZZB-EXPERT-Familie einen seinen Möglichkeiten entsprechenden 

Nutzerservice entwickelt. Dieser soll in den kommenden Jahren möglichst weiter ausgebaut werden. 

Tab. 3-1 vermittelt einen Überblick über die SYNÖK-Angebote und die Möglichkeiten, die ein C.A.S.- 

Anwender sonst noch hat, den C.A.S.-Einsatz zu unterstützen. 

Seitens des SYNÖK-Instituts wurde bei der Entwicklung und Einführung der C.A.S. der ZZB-EXPERT- 

Familie Wert darauf gelegt, C.A.S.-Nutzer möglichst nicht zwanghaft an Dienstleistungen des SYNÖK- 

Instituts zu binden, sondern ihnen diese lediglich anzubieten, ohne ihre Freiheit einzuschränken, Arbeiten 

selbst durchzuführen, oder sich durch Dritte erbringen zu lassen. 




Tab. 3-1: 

C.A.S.-Nutzerservice 


Schulungsbedarf 

Einführungsschulung 

Ca. drei Anwendertage 

Gängige Schulungspreise 

für Kleingruppen 

Zu GIS-Ausbildungen 

vergleichbare Leistungen 

und Preise 

Fortbildung 

Ca. ein Anwendertag 

pro Jahr 





und Preise 

Administratorausbildung 

Ca. fünf Anwendertage 





und Preise 

Qualitätssicherung 

C.A.S-Anbieter 

Durchführung vom 

C.A.S.-Anbieter, 

durch Anwender ü- 

berprüfbar 

Im C.A.S.-Preis enthalten 

Gehört uzum Entwicklungsprozess 

der 

C.A.S. 

Landes-AK und 

C.A.S.-Anbieter 

Zusätzliche Qualitätsanforderungen 

seitens der Anwender 

Nicht im C.a.S.-Preis 

enthalten, Kostenabrechnung 

nach Arbeitsaufwand 

Wird auf Wunsch von 

Anwender- 

Instittutionen durchgeführt 

Update-Sicherheit 

Eigen-Update der 

C.a.S.-Anwender 

Ist für C.A.S.-Vollversionen 

generell möglich, 

sofern dies 

durch Systemadministratoren 

durchgeführt 

wird 

Ausbildungskosten 

für Systemadministratoren 

(Empfehlung 

des C.A.S.- 

Entwicklers) 

Der Anwender kann 

seinen C.A.S.-Updates 

selbst anfertigen 

Freie Angebote 

Wird vom C.A.S..- 

Entwickler in unregelmäßigen 

Abständen 

angeboten 

Preis in Abhängigkeit 

vom Update-Aufwand 

und den inm Umlauf 

befindlichen C.A.S.- 

Lizenzen 

Der C.A.S.-Entwickler 

bietet von sich aus Updates 

an 

Landes-Update- 

Vertrag 

Erfordert vertragliche 

Vereinbarung 

Der Preis ist Gegenstand 

einer vertraglichen 

Vorabvereinbarung 

Die Update-Leistung 

kann vertraglich gesichert 

werden. 




Tab. 3-1: 

(Forts. 1) C.A.S.-Nutzerservice 


Nutzerbindung 

Selbstadministration 

Die Betreung und 

Adminstration der 

C.A.S. kann vom 

Anwender in Eigenregie 

übernommen 

werden. 

Ausbildungskosten 

für Systemadministratoren 

(Empfehlung 

des C.A.S.- 

Entwicklers) 

Der C.A.S.-Anwender 

wird nicht durch den 

C.A.S.-Entwickler gebunden. 

Er bleibt vollständig 

unabhängig. 

Betreungsvertrag 

Die Betreung und 

Adminstration der 

C.A.S. kann vom 

C.A.S.-Entwickler ü- 

bernommen werden. 

Die Kosten werden 

über einen individuellen 

Betreuungsvertrag 

geregelt. 

Der C.A.S.-Anwender 

wird durch den C.A.S.- 

Entwickler entlastet. 




4 Gesprächsrahmen 

Das SYNÖK-Institut hat in den zurückliegenden Jahren immer wieder Gespräche mit Interessenten 

über die Einführung von C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie geführt. Dabei kreisten die Fragen um klar 

abgrenzbare Themenbereiche. Diese Themenbereiche und die in ihrem Rahmen jeweils zu klärenden 

Fragen werden im Folgenden aufgeführt. Die hier vorgelegte Aufzählung ist weder abgeschlossen 

noch als Ganzes verpflichtend. Sie bietet lediglich einen Gesprächsrahmen, der weiter ausgebaut, 

oder auch im Einzelfall erheblich reduziert werden kann. 

Die im Vorfeld einer C.A.S.-Einführung zu klärenden Fragen lassen sich in zwölf Themenbereiche 

gruppieren. Sie beziehen sich auf die Fragen auf 

• das Leistungspotenzial der C.A.S. als Arbeitsinstrumente, 

• die wissenschaftlichen Legitimation und fachlichen Verlässlichkeit der C.A.S., 

• Akteure, an die sich die vorliegenden C.A.S. besonders wenden und auf die Akteure, die von ihnen 

kaum oder gar nicht unterstützt werden, 

• Bedarfsanforderungen, die Praktiker an die C.A.S. stellen oder die sich aus der inneren Logik der 

Praxis an ein solches Arbeitsinstrument ergeben, 

• die Kompetenzanforderungen, die ein erfolgreicher C.A.S.-Anwender erfüllen sollte und auf die er 

ggf. vorbereitet werden muss, 

• das weitere Entwicklungskonzept der C.A.S. in struktureller und in EDV-technischer Hinsicht. Indem 

man dies betrachtet, soll geklärt werden, in welche Richtung sich die unterstützten Arbeitsprozesse 

auch zukünftig bewegen werden. 

• das Aktualisierungskonzept der C.A.S., das dem potenziellen Anwender auch mittelfristig sichert, 

mit aktuellen Instrumenten arbeiten zu können, 

• Angebote und Anforderungen der akteurspezifischen Aus- und Fortbildung mit Computergestützten 

Assistenz-Systemen und den Aufgaben, die mit ihrer Hilfe bewältigt werden sollen, 

• die Einbindung eines C.A.S. in das Qualitätsmanagementkonzept der dieses C.A.S. nutzenden 

Institution, 

• die Frage, ob und in welchem Umfang durch die Einführung von C.A.S. als Arbeitsinstrumente 

Arbeitsprozesse, Verantwortlichkeiten oder Entscheidungsstrukturen in der das C.A.S. nutzenden 

Institution unter Veränderungsdruck geraten, 

• die zu erwartenden Kosten für die Einführung, den Betrieb, die Weiterentwicklung oder die Aktualisierung 

von C.A.S., 

• den Vergleich mit Arbeitsformen des Status Quo oder mit konkurrierenden Arbeitsinstrumenten. 

Die folgende Tabelle strukturiert ein Gespräch über die hier aufgeführten Themenbereiche. Viele der 

dabei anzusprechenden oder zu nutzenden Informationen sind seitens des SYNÖK-Instituts bereits an 

anderer Stelle (vgl. www.verlag-edition-zukunft.de), oder auf der Website des C.A.S.-Forum 

(www.cas-forum.de) schriftlich niedergelegt. 




Tab. 4-1 

Gesprächsrahmen für die in Bezug auf eine C.A.S.-Landeseinführung zu klärenden Fragen 

Kriterien Fragestellung Aktueller Stand der Dinge Anstrebenswerte Lösung 

01 - Leistungspotenzial als Arbeitsinstrument 

01-01 Rechssicherheit Leistet das Instrument Rechtssicherheit, 

indem es das für die jeweilige 

Aufgabe relevante Recht abbildet 

und anbindet 

01-02 Verfahrenssicherheit Leiten die C.A.S. das betreffende 

Verfahren klar und eindeutig sowie 

im Detail Schritt für Schritt detailliert 

an 

01-03 Inhalte Entsprechen die Fachinhalte des 

C.A.S. dem für die gestellte Aufgabe 

relevanten Stand des Wissens und 

sind sie aufgabenbezogen korrekt 

ausgewählt 

01-04 Methoden Entsprechen die im C.A.S. angebotenen 

Methoden dem Stand des 

Wissens und der Technik Sind sie 

aufgabengerecht ausgewählt 

Das Leistungspotenzial der C.A.S. ist 

zunächst bausteinbezogen angelegt. 

Die zentralen Bausteine, wie Assistentin 

und Ratgeber, sind in der Vergangenheit 

mehrfach getestet worden. 

Dabei hat sich für sie, und ebenso wie 

für die ihnen zugehörigen Arbeitshilfen, 

einschl. der Prüfprofile zur Vollständigkeitsprüfung, 

ihr hohes Leistungspotenzial 

bestätigt. 

Die komplexeren C.A.S. enthalten allerdings 

auch Bausteine, die eher Stellvertreterfunktion 

erfüllen und entweder 

hinsichtlich ihrer Inhalte noch zu wenig 

ausgestaltet, oder nur mit Einschränkungen 

an das aktuell geltende Recht 

angebunden sind. 

01-05 Gestaltung der Arbeitsprozesse 

Sind die Arbeitsprozesse, die die 

C.A.S. anleiten, so gestaltet, dass 

sich durch sie die gestellten Aufgaben 

korrekt erfüllen lassen Lassen 

sich die vorgeschlagenen Arbeitsprozesse 

in der Praxis ohne Schwierigkeiten 

durchführen 




Tab. 4-1 

(Forts. 1) Gesprächsrahmen für die in Bezug auf eine C.A.S.-Landeseinführung zu klärenden Fragen 


01-06 Effektivität Sind die Bausteine des C.A.S. zielorientiert 

gestaltet und ermöglichen 

die C.A.S. als Ganzes ein effektives, 

d. h. zielgerichtetes Arbeiten 

01-07 Effizienz Ermöglichen die C.A.S. ein Ressourcen 

sparendes, Kosten reduzierendes 

und zügiges Bearbeiten der 

Aufgaben, die sie unterstützen 

02 - Wissenschaftliche Legitimation und fachliche Verlässlichkeit 

02-01 Arbeitsprozess Wer sichert oder legitimiert, dass die 

vorgeschlagenen Arbeitsprozesse 

korrekt gestaltet sind und der möglichen 

guten fachlichen Praxis entsprechen 

02-02 Rechtsanbindung Wie wird gesichert, dass das für die 

durch die C.A.S. zu bewältigenden 

Aufgaben relevante Recht korrekt 

und umfassend genug angebunden 

wird 

Die Legitimation der C.A.S. der ZZB- 

EXPERT-Familie wird in fachlicher und 

wissenschaftlicher Hinsicht bislang 

durch das SYNÖK-Institut gesichert. Es 

wäre jedoch sinnvoll, dies in Zukunft 

durch eine kompetente, allgemein legitimierte 

Gutachtertruppe zu tun. 

02-03 Fachinhalte Wer sichert, dass die im C.A.S. abgelegten 

Fachinhalte dem Stand des 

Wissens entsprechen und aufgabenbezogen 

korrekt ausgewählt 

sind 




Tab. 4-1 



02-04 Methodische Vorgehensweise 

Wer sichert, dass die im C.A.S. vorgeschlagenen 

Methoden und Vorgehensweisen 

dem Stand der Technik 

entsprechen und aufgabenbezogen 

korrekt ausgewählt sind 

03 - Anwenderausrichtung 

03-01 Akteure Auf welche Akteure ist das betreffende 

C.A.S. ausgerichtet Für welche 

Akteure ist es nicht oder nur 

wenig geeignet 

03-02 Institutionelle Ebene Auf welchen institutionellen Ebenen 

(operative Ebene, Mittelmanagement, 

Führungsebene) kann das 

betrachtete C.A.S. sinnvoll genutzt 

werden Ist es in der Lage, die verschiedenen 

Ebenen entsprechend 

den rollenspezifischen Verantwortlichkeiten 

und Entscheidungsbefugnissen 

der potenziellen C.A.S.- 

Nutzer miteinander zu verbinden 

Das bisher vorliegenden C.A.S. der 

ZZB-EXPERT-Familie sind vor allem für 

die operative Arbeitsebene in verfahrensführenden 

Behörden angelegt. Sie 

können jedoch auch von Antragstellern 

und Trägern öffentlicher Belange für 

deren Aufgabenerfüllung genutzt werden. 

Dies gilt insbes. für das Qualitätscontrolling 

von Verfahrensunterlagen. 




Tab. 4-1 



03-03 Aufgabenmanagementkomponenten 

Enthält das betrachtete C.A.S. 

Komponenten, mit deren Hilfe konkret 

Aufgabenmanagement betrieben 

werden kann Bietet es die 

Möglichkeiten, auf einfache Weise 

nutzerspezifische Arbeitsplatzbildschirme 

einzurichten, auf denen nur 

die für den speziellen Nutzer notwendigen 

Systemkomponenten 

erscheinen 

03-04 Handhabbarkeit Ist das betrachtete C.A.S. unter 

gängigen Praxisbedingungen auch 

für „weniger bedarfte“ Nutzer anwendbar 




Tab. 4-1 



04 - Bedarfsanforderungen seitens der Praxis 

04-01 Verfahrenssteuerung Besteht in der derzeitigen Praxis ein 

Bedarf an Instrumenten oder Vorgaben 

zur Verfahrenssteuerung, der 

durch das betrachtete C.A.S. befriedigt 

werden kann 

04-02 Rechtssicherheit Sind in der gängigen, eingespielten 

Praxis Rechtsunsicherheiten oder 

Rechtsverletzungen häufig anzutreffen, 

die durch den Einsatz des 

betrachteten C.A.S. vermieden oder 

beseitigt werden können 

04-03 Fachliche Standardisierung 

Besteht in der Praxis Bedarf nach 

fachlicher Standardisierung der Zulassungsverfahren, 

die durch das 

C.A.S. unterstützt werden Kann 

das betrachtete C.A.S. solch eine 

Standardisierung fördern oder gar 

erst ermöglichen 

Die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

erfüllen grundsätzlich die Bedarfsanforderungen, 

denen die Praxis aufgrund 

des geltenden Rechtes und den Erfordernissen 

der guten fachlichen Praxis 

gerecht werden müsste. Da, wo diese 

Kriterien jedoch von der Praxis selbst 

nicht erfüllt werden, setzen die C.A.S. 

einen korrekten, rechtlichen und fachlichen 

Standard. Dies ist unmittelbar aus 

ihrem Aufbau abzulesen und hat sich 

auch in den bisherigen Pilotprojekten 

bestätigt. Dennoch kann es vorkommen, 

dass Praktiker nach veralteten 

Routinen arbeiten und daher die praxisbezogene 

Leistungsfähigkeit der 

C.A.S. nicht auf Anhieb zu würdigen 

wissen. 




Tab. 4-1 



04-04 Einheitlichkeit der Verfahren 

Besteht ein Bedarf an Vereinheitlichung 

von Verfahren in dem Sinn, 

das konkrete Verfahren möglichst 

überall nach weitgehend gleich lautenden 

Maßstäben und Wertvorstellungen 

geführt werden, ohne 

dass allerdings die Sonderbedingungen 

des Einzelfalls damit eingeebnet 

werden Kann das betrachtete 

C.A.S. unter den gängigen Praxisbedingungen 

zu einer Vereinheitlichung 

von Verfahren im eben angesprochenen 

Sinn beitragen 

05 - Kompetenzanfoderungen an Anwender 

05-01 Rechtskenntnisse Über welche Rechtskenntnisse 

muss ein potenzieller C.A.S.- 

Anwender verfügen, um mit diesem 

Arbeitsinstrument erfolgreich umgehen 

zu können Entspricht diese 

Anforderung den derzeitigen durchschnittlichen 

Rechtskenntnissen der 

potenziellen C.A.S.-Anwender 

Die Kompetenzanforderungen, die die 

C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie an 

ihre Anwender stellen, entsprechen den 

Anforderungen, die dem vorgegebenen 

Rechtsrahmen entsprechen. Die erforderlichen 

EDV-Kenntnisse sind relativ 

niedrig. Sie entsprechen dem Standard, 

der heute bereits – insbes. unter jüngeren 

Menschen – weitgehend gängig ist. 

Die C.A.S. verlangt keine spezielle 

Kommunikationskompetenz. Sie unterstützten 

aber diejenigen ihrer Anwender, 

da sie Wissen in explizit und gut 

nutzbarer Form aufbereitet zur Verfügung 

stellen. 




Tab. 4-1 



05-02 Fachkenntnisse Über welche Fachkenntnisse sollte 

ein potenzieller C.A.S.-Anwender 

verfügen, um das C.A.S.- erfolgreich 

bedienen zu können Verfügt ein 

durchschnittlicher Praktiker heute 

über diese Fachkenntnisse 

05-03 EDV-Kenntnisse Über welche EDV-Kenntnisse sollte 

ein potenzieller C.A.S.-Anwender 

verfügen, damit er mit dem C.A.S. 

erfolgreich umgehen kann Besitzen 

die derzeitigen Praktiker die EDV- 

Kenntnisse, die für den erfolgreichen 

Umgang mit dem betrachteten 

C.A.S. notwendig sind 

05-04 Kommunikationskompetenz 

Über welche Kommunikationskompetenz 

verfügt ein Praktiker derzeit 

Welche Kommunikationskompetenz 

sollte er besitzen, um mit dem 

C.A.S. erfolgreich umgehen zu können 




Tab. 4-1 



06 -Strukturelles und EDV-technisches Entwicklungskonzept 

06-01 Rechtsbezug In welche Richtung soll das betrachtete 

C.A.S. in Zukunft hinsichtlich 

seines Rechtsbezuges ausgebaut 

und weiterentwickelt werden 

06-02 Fachinhalte In welche Richtung soll das betrachtete 

C.A.S. in Zukunft hinsichtlich 

der Ausgestaltung und Vertiefung 

seiner Fachinhalte weiterentwickelt 

werden 

Die Weiterentwicklung der C.A.S. der 

ZZB-EXPERT-Familie soll sich eng an 

der Rechtsentwicklung, an der Entwicklung 

des Standes des Wissens 

sowie an der verbreitetsten Variante 

der Computertechnologie orientieren. In 

Zukunft soll die C.A.S. der ZZB- 

EXPERT-Familie unter Internetbrowsern 

und internetgestützt betrieben 

werden können. 

06-03 EDV-Technik Wie sieht das EDV-technische Entwicklungskonzept 

für das betrachtete 

C.A.S. aus 

07 - Aktualisierungskonzept 

07-01 Aktualitätsindex der 

Module 

Besitzen alle Module des C.A.S. 

einen Aktualitätsindex, der angibt, 

wann der betreffende Baustein zum 

letzten Mal hinsichtlich seines 

Rechtsbezuges, der wiedergegebenen 

Fachinhalte und der verwendeten 

Methoden aktualisiert worden 

ist 

Bislang wurde die Aktualisierung der 

C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie vor 

allem auftragsbezogen, d. h. durch 

Anwender, gesteuert. Bei einer größeren 

Menge von verbreiteten Lizenzen 

sollen jedoch jährlich oder halbjährlich 

Updates angeboten werden. In Zukunft 

soll auch jedes Modul einen Aktualitätsindex 

mit sich führen, an dem auf 

einfache Weise abgelesen werden 

kann, welche Inhalte zu welchem Zeitpunkt 

upgedatet wurden. 




Tab. 4-1 



07-02 Update-Garantie Wie wird der Update-Prozess organisiert 

Gibt es eine Update- 

Garantie, die auch Angaben über 

Update-Zeitpunkte und Update- 

Intervalle einschließt 

07-03 Umfang des Aktaulisierungsbedarfs 

Wie umfangreich ist der durchschnittliche 

jährliche Aktualisierungsbedarf 

Welchen Aufwand und 

welche Kosten wird er durchschnittlich 

verursachen 

08 - Akteursspezifische Aus- und Fortbildung 

08-01 Grundausbildungaufwand 

Wie hoch ist der Aufwand für die 

Grundausbildung eines durchschnittlichen 

Praktikers, der C.A.S.- 

Nutzer werden möchte 

Für die Aus- und Fortbildung im Umgang 

mit den Computergestützten Assistenz-Systemen 

hat das SYNÖK- 

Institut bereits in der Vergangenheit ein 

Konzept entwickelt und praktiziert, auf 

das auch zukünftige Bildungsaktivitäten 

zurückgreifen können. 

08-02 Einarbeitungsaufwand Wie hoch ist der Einarbeitungsaufwand 

in die Bedienung und den 

praktischen Umgang mit dem 

C.A.S., sofern die erforderlichen 

fachlichen Grundkompetenzen dafür 

vorliegen 




Tab. 4-1 



08-03 Fortbildungsaufwand Wie hoch ist der Fortbildungsaufwand 

für einen durchschnittlichen 

Praktiker, der es gewöhnt ist, erfolgreich 

mit dem betrachteten C.A.S. 

zu arbeiten 

09 - Einbindung in das Qualitätsmanagementkonzept der übergeordneten Institution 

09-01 Isoliertes Instrument Soll das betrachtete C.A.S. als isoliertes 

Arbeitsinstrument ohne Einbindung 

in ein Qualitätsmanagement-Konzept 

eingesetzt werden 

09-02 Teil eines Gesamtkonzeptes 

09-03 Qualitätsmanagementsystem 

Soll das betrachtete C.A.S. in ein 

arbeitstechnisches Gesamtkonzept 

auf Institutionen-, Regions- oder 

Landesebene integriert werden 

Wird das betrachtete C.A.S. in ein 

übergeordnetes Qualitätsmanagement-System 

eingebunden oder an 

ein solches angedockt 

Die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

können sowohl als Einzelinstrumente, 

als auch als Teile eines übergeordneten 

Qualitätsmanagement-Systems 

eingesetzt werden. Sie selbst sind für 

die Aufgaben, für die sie eingesetzt 

werden, als Qualitätsmanagement- 

System gestaltet. Sie lassen sich sogar 

ohne großen Aufwand zu Institutionen- 

Ebenen-übergreifenden Qualitätsmanagement-Systemen 

erweitern. 

09-04 Ebenen übergreifender 

Einsatz 

Soll das betrachtete C.A.S. auch 

einem Institutionen-Ebenen übergreifenden 

und diese miteinander 

vernetzenden Einsatz dienen (operative 

Ebene, Mittelmanagement, 

Führungsebene) 




Tab. 4-1 



10 - Institutionalisierungskonzept 

10-01 Integration in bestehende 

Strukturen 

10-02 Re-Institutionaliserung / 

Institutionelle Reorganisation 

10-03 Frontoffice – Backoffice 

-Institutionalisierung 

11 - Kosten 

Sollen die C.A.S. in die bereits bestehenden 

Strukturen der Institution, 

die es einsetzt, unmittelbar eingebunden 

werden 

Ist mit der Einführung des C.A.S. 

auch die Modernisierung oder Reorganisation 

von Arbeits- und Entscheidungsstrukturen 

in der C.A.S.- 

nutzenden Organisation verbunden 

Soll das betrachtete C.A.S. im Rahmen 

einer Frontoffice-Backoffice 

Institutionalisierung genutzt werden 

Die Einführung von Computergestützten 

Assistenz-Systemen der ZZB- 

EXPERT-Familie wird unter heutigen 

Bedingungen auch Auswirkungen auf 

Institutionen-interne Arbeitsprozesse 

haben und damit eine gewisse Reorganisation 

oder gar die Umgestaltung der 

eingespielten Routinen bewirkt wird. 

Aus Sicht des SYNÖK-Instituts erscheint 

es sinnvoll, bei der Einführung 

der C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

zugleich auch zu prüfen, ob die Einführung 

dieser Arbeitsinstrumente nicht mit 

einer Frontoffice-Backoffice- 

Institutionalisierung verbunden werden 

sollte. 

11-01 Entwicklungskosten Wie hoch waren die Entwicklungskosten 

des betrachteten C.A.S., die 

noch über seine Nutzung refinanziert 

werden müssen 

11-02 Einführungskosten Wie hoch sind die Kosten für die 

Einführung des betrachteten C.A.S. 

in einer bestimmten Institution Wie 

hoch sind sie auf Landesebene 

Die Kosten für die einzelnen C.A.S. der 

ZZB-EXPERT-Familie sind sehr unterschiedlich. 

Die hier aufgeführten Kostenposten 

müssen deshalb für jedes 

C.A.S. einzeln ermittelt werden. Dies 

soll jedoch an dieser Stelle nicht geschehen. 




Tab. 4-1 



11-03 Betriebskosten Wie hoch sind die Betriebskosten für 

die Nutzung des betrachteten C.A.S. 

an einem Einzelarbeitsplatz, für eine 

bestimmte Institution oder auf Landesebene 

11-04 Aus- und Fortbildungskosten 

Wie hoch sind die Aus- und Fortbildungskosten 

für C.A.S.-Nutzer pro 

Person 

11-05 Update-Kosten Wie hoch sind die Update-Kosten für 

das betrachtete C.A.S. durchschnittlich 

pro Jahr 

11-06 Weiterentwicklungskosten 

Wie hoch sind die jährlichen Weiterentwicklungskosten 

für das betrachtete 

C.A.S., wenn es mit der 

EDV-Entwicklung, dem Stand des 

Wissens und dem Stand der methodischen 

Technik mithalten soll 

12 – Vergleich mit Alternativen / funktional identische Optionen 

12-01 Status quo - Arbeitsprozess 

Wie unterscheiden sich die Qualität, 

die Effektivität und die Effizienz der 

jetzigen Arbeitsprozesse von Arbeitsprozessen, 

in denen das betrachtete 

C.A.S. routinemäßig und 

professionell eingesetzt wird 

Bislang existieren keine unmittelbaren 

Konkurrenten zu den bestehenden 

C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie. Die 

C.A.S. konkurrieren jedoch in Einzelfällen 

und Spezialfeldern mit Leitfäden, 

Checklisten, Datenbanken usw. 




Tab. 4-1 



12-02 Aufgabenspezifische 

singuläre Arbeitsinstrumente 

/ Verhalten 

12-03 Optionale Qualitätsmanagementsysteme 

Gibt es aufgabenspezifische singuläre 

Arbeitsinstrumente (so z.B. 

Checklisten oder Leitfäden) oder 

Vorgehensweisen, die mit dem betrachteten 

C.A.S. konkurrieren Wie 

schneiden sie im Vergleich zum 

betrachteten C.A.S. ab 

Gibt es optionale Qualitätsmanagement-Systeme 

zu dem betrachteten 

C.A.S., die ungefähr seinem Leistungsvermögen 

entsprechen, oder 

dieses überbieten 




5 Konkret ermittelte Anwenderanforderungen 

Im Projekt „C.A.S. gestütztes Qualitätsmanagement zur Berücksichtigung bei Planungen des Straßenbaus 

– Fallstudie Ortsumgehung Celle“ wurde eine Anwenderevaluation der Arbeit mit drei ausgewählten 

C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie durchgeführt. Dabei wurde eine Liste von Anwenderanforderungen 

und Verbesserungsvorschlägen entwickelt. Sie ist in Tab. 5-1 aufgeführt. 

Tab. 5-1 gibt zudem an, wie das SYNÖK-Institut auf die Evaluationsergebnisse und die in Verbindung 

mit ihm formulierten Vorschläge einzugehen gedenkt, bzw. wie es bereits auf diese reagiert. 




Tab. 5-1: 

Konzept zur Handhabung konkret ermittelter Anwenderanforderungen in Bezug auf die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

C.A.S.- 

Komponente 

Anwender- 

Anforderung 

Aktueller Status Lösungsweg Aufwand Kommentar 

Technische Eigenschaften 

Trägerprogramm 

Einfach handhabbar 

und allgemeinbekannt 

AskSam 3.2i, 

Freie Datenbank und 

Content Manageemnt 

Programm 

Umstieg auf Browsertechnologie 

und internetfähige 

Datenbanknutzung 

Vertretbarer Aufwand, 

pro C.A.S. ca 

zwei Personenmonate 

Der Umstieg in Bezug auf das 

Trägerprogramm ist vorbereitet, 

der zeitpunkt wird in Abhängigkeit 

vom C.A.S.-Vertrieb 

bestimmt 

Menüführung Browser-Konzept Fehlt bislang Internetstandard Geringer Zusatzaufwand, 

wenn nur das 

Menue umgestaltet 

wird 

Der Umstieg ist vorbereitet, er 

ist in der SFW-Version zu 

UVP-EXPERT-Basis ansatzweise 

vollzogen 

Integrierte Programme 

Gängige Officeprogramme, 

Möglichst wenig Programme 

MS Word 

Acrobat Reader 

Sollte so beibehalten 

werden 

Kein Zusatzaufwand 

Hier sind wenig Änderungen 

möglich und zu erwarten. 

Ergänzungsprogramme 

Möglichst wenig Programme 

Empfohlen: Lexsoft 


werden 


Hier sind wenig Änderungen 

möglich und zu erwarten. 

Fachliche Eigenschaften 

Rechtssicherheit in 

Bezug auf Bundesrecht 

Ist sicherzustellen 

Erfolgt bausteinspezifisch 


werden 

Generell teil des Updateaufwandes 

Die Updates zu den Assistenten 

sollen auch in Zukunft 

möglichst zügig angeboten 

werden. 




Tab. 5-1: 

(Forts. 1) Konzept zur Handhabung konkret ermittelter Anwenderanforderungen in Bezug auf die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

C.A.S.- 

Komponente 

Anwender- 

Anforderung 


Fachliche Eigenschaften (Forts.) 

Rechtssicherheit in 

Bezug auf Landesrecht 



Einmalige leichte Anpassung 

im Programm 

Lexsoft 

Geringer Zusatzaufwand 

Länderupdates werden in Abhängigkeit 

von der Anzahl der 

im betreffenden Bundesland 

aktiven Lizenzen durchgeführt. 

Verfahrenssicherheit 

(allgemein) 


Der UVPG-Assistent 

leistet dies 


werden 


Die Updates zu den Assistenten 

sollen auch in Zukunft 

möglichst zügig angeboten 

werden. 

Verfahrenssicherheit 

(institutionsspezifisch) 


Bislang nur in Sonderanfertigungen 

beachtet 


werden 

Der Zusatzaufwand 

ist einzelfallabhängig 

Wird nur in Zusammenarbeit 

mit der betreffenden Institution 

erstellt. 

Präsentation der guten 

fachliche Praxis 




werden 

Generell teil des Update-Aufwandes 

Grundudates werden bei bedarf 

in Absprache mit C.A.S.- 

anwendern angeboten. 

Quellenschärfe 

Für alle C.A.S.- 

Inhalte sind die 

Quellen genau anzugeben 

Bislang nicht angemessen 

beachtet 

Sollte durchgängig – 

auch für SYNÖK- 

Orginaltexte – sichergestelltwerden. 

Quellen liegen vor, 

geringer Zusatzaufwand 

Wird im nächsten C.A.S.- 

Update geleistet 

Bausteinspezifische 

Aktualitätsangabe 

Zu allen C.A.S.- 

Bausteinen ist das 

Aktualitätsdatum anzugeben 

Bislang enthalten die 

C:A.S.-Bausteine 

keine Aktualitätsangaben 

Sollte durchgängig 

erfolgen 

Geringer Zusatzaufwand 

Kann beim SYNÖK-Institut erfragt 

werden. 

Wird im nächsten C.A.S.- 

Update geleistet 




Tab. 5-1: 

(Forts. 1) Konzept zur Handhabung konkret ermittelter Anwenderanforderungen in Bezug auf die C.A.S. der ZZB-EXPERT-Familie 

C.A.S.- 

Komponente 

Anwender- 

Anforderung 


Nutzerhandhabbarkeit 

Anpassung an die 

Vorort-Anforderungen 

des Arbeitsplatzes 

Das C.A.S. soll an 

individuelle Nutzeranforderungen 

angepasst 

werden können 

Bislang Anpassung 

an „ideellen“ durchschnittlichen 

Arbeitsplatz 

Dies soll über ergänzende 

Aufgabenmanagementsysteme 

geleistet werden 

Zusatzaufwand hängt 

vom Umfang der individuellen 

arbeitsplatzspezifischen 

Anforderungen ab 

Durch die C.A.S.-ergänzung 

durch Aufgabenmanagement- 

Systeme wird eine fachlich korrekte 

Arbeitsplatzanpassung 

möglich. 

Anpassung an die am 

Vortort-Arbeitsplatz 

gewünschte Bearbeitungstiefe 

Das C.A.S. soll an 

individuelle Nutzerbearbeitungstiefe 

angepasst 

werden können 

Bislang Anpassung 

an „ideelle“ durchschnittliche 

Bearbeitungstiefe 

Soll über ergänzende 

Aufgabenmanagementsysteme 

geleistet 

werden 

Zusatzaufwand hängt 

vom Umfang der individuellen 

arbeitsplatzspezifischen 

Anforderungen ab 

Die bearbeitungstiefe kann in 

einem Aufgabenmanagementsystem 

vom Systementwickler 

auf Wunsch eingestellt werden. 




6 Vereinbarungsprotokoll 

Das im Folgenden vorgestellte Vereinbarungsprotokoll soll helfen, die wichtigsten Vereinbarungen 

oder Festlegungen, die im Rahmen einer C.A.S.-Einführung zu treffen sind, zu fixieren. Es nennt jeweils 

die Sachgesichtspunkte, zu denen Vereinbarungen zu treffen sind und bietet Raum, die getroffenen 

Vereinbarungen stichwortartig einzutragen. 

Das Protokoll ist exemplarischer Natur. Es kann erweitert oder reduziert werden, je nach den Bedingungen 

des Einzelfalls. Bei einer derartigen Anpassung kann auf die Tabellen 2-1 bis 5-1 zurückgegriffen 

werden, die dafür sinnvolle Anregungen enthalten. 




Tab. 6-1: 

Vereinbarungsprotokoll 

Kriterien 

Vereinbarungen 

Art der Einführung 

(Isoliertes Arbeitesinstrument,Institutionen-Plattform, 

Landeseinführung) 

Art der Lizenz 

(Standard-Lizenz, 


Institutionalisierung, 

Semifreeware-Lizenz) 

Ausstatungskonzept 

(Einzelarbeitsplätze, 

Intranat, Internet) 

EDV-Standard 

(Software- und Computerausstattung) 

Fachliche Legitimation 

der Inhalte 

(C.A.S.-Entwickler, 

Gutachter des C.A.S.- 

Anwenders, Neutrales 

Expertengremium) 

Aus- / Fortbildung 

(Schulungs- und Trainingskonzept, 

Trainingstage, 

Kosten) 

Qualitätsmanagement-Einbindung 

(Art der Einbindung in 

ein übergeordnetes 

Qualitätsmanagement- 

Konzept) 

Update-Konzept 

(Update-Bereiche, zeitliche 

Abstände, Zuständigkeiten, 

Kosten) 




Tab. 6-1: 

(Forts. 1) Vereinbarungsprotokoll 

Kriterien 

Vereinbarungen 

Entwicklungs-Konzept 

(Konzept der fachlichen 

und technischen Weiterentwicklung 

des 

C.A.S.) 

Spezielle Nutzeranforderungen 

(Individuelle, spezifische 

Nutzeranforderungen)

Gesprächsleitfaden zur Vorbereitung einer Einführung von ...

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