einfach buchen: OBT – Online Business Travel. - Flotte.de

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1. Jahrgang • G 19419 • Einzelpreis: 4,- Euro • Ausgabe Nr. 1 • August/September 2010 

DienstReisen 

Das unabhängige Fachmagazin für effektive Dienstreisen www.dienstreisen.biz 

Die Qual der Wahl 

Welches Hotel ist das richtige? 

Hilton Worldwide: 

Nach der Krise 

Management 

Recht: Anspruch, Ausgleich, Zuständigkeit 

Umfrage: Maßgeschneidertes Fliegen 

OBT – Online Business Travel: 

Ein Portal, viele Optionen 

Praxis: Premiere: Gründungssitzung Redaktionsbeirat

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Editorial 

Noch ein Magazin für das Dienstreisen-Management, wird sich nun vielleicht der 

ein oder andere Leser wundern. Was wollen die denn wohl anders machen? 

Diese Frage ist leicht beantwortet: Uns soll die konsequente Ausrichtung am 

Nutzwert für den Travel Manager unterscheiden. DienstReisen-Management ist 

ein offenes Forum für alle Marktteilnehmer. Wir holen uns die relevanten Themen 

von den Betroffenen: Den Travel Managern selbst. Daher haben wir auch schon 

vor dieser Erstausgabe des DienstReisen-Management zusammen mit Travel Managern 

und Beratern einen Redaktionsbeirat gegründet, mit dem wir regelmäßig 

über die aktuellen Themen diskutieren und uns inhaltliche Anregungen holen (ab 

Seite 7). Dabei verstehen wir uns nicht als geschlossenen Club: Jeder Marktteilnehmer 

und Betroffene ist herzlich eingeladen, bei einem unserer nächsten 

Treffen dabei zu sein und sich aktiv einzubringen. 

Unternehmen, Finanzbehörden und Forschungsinstitute bejubeln derzeit den Aufschwung 

und damit einhergehende Rekordeinnahmen. Dennoch steckt uns allen 

das Krisenjahr 2009 noch in den Knochen und die Weltwirtschaft hält sicher noch 

weitere Risiken und Überraschungen bereit. Daher ist die konsequente Kostenoptimierung 

auch nach der Krise noch ein Thema – und auch Umweltgedanken 

(Stichwort: Green Travel) stehen dem Drang nach ungebremsten Dienstreisen 

entgegen. Zwei Möglichkeiten, Ökonomie und Ökologie unter einen Hut zu bringen, 

finden Sie in dieser Ausgabe unseres Magazines: Ab Seite 30 zeigen wir 

die Vorteile virtueller Konferenzen auf, denn es muss vielleicht nicht immer eine 

physische Reise sein. Und das nunmehr seit einem Jahr am Markt befindliche 

OBT-System der Deutschen Bahn beleuchten wir ab Seite 27; hier wird nicht nur 

das preisgünstigste Reisemittel herausgesucht, sondern auch die CO2-Bilanz der 

geplanten Dienstreise gleich mitgeliefert – nach Reiseart getrennt. 

Unseren Schwerpunkt (ab Seite 17) widmen wir diesmal den Hotels, die 2009 

auch ordentlich gelitten haben und sich nun langsam wieder erholen. Um 1,8 Milliarden 

Euro oder fast 15 Prozent sanken allein die Übernachtungsausgaben für 

Geschäftsreisen im Jahr 2009 im Vergleich zu 2008. Das Gros aller Dienstreisenden 

(52 Prozent) schlief 2009 in 3-Sterne-Häusern, weitere 11 Prozent mussten 

gar mit maximal 2 Sternen vorlieb nehmen (Quelle: VDR-Geschäftsreiseanalyse 

2010). Wer keine Rahmenverträge für seine Dienstreisenden hat, zumindest nicht 

für den Hauptteil der Reisen, sollte einmal eruieren, welche Hotel-Bonuskarten die 

Mitarbeiter besitzen. Denn hiermit lassen sich – ganz ohne Rahmenvertrag mit 

dem jeweiligen Hotel - zahlreiche Leistungen ohne Mehrpreis erzielen (beispielsweise 

Upgrades oder Frühstück), die ansonsten vielleicht einfach mitgebucht und 

mitbezahlt werden. Für den besseren Überblick haben wir einige wesentliche 

Hotel-Bonusprogramme übersichtlich ab Seite 18 gelistet. 

Nun wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen und bitte denken Sie daran: 

Wir freuen uns auf Ihre Anregungen! 

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4 

Gastkommentar 

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Lernen vom 

Geschäftsreisemanagement 

So manches Unternehmen ist auch Veranstalter: 

Bereichsmeetings, Tagungen für Produktionsingenieure, 

hin und wieder eine Incentiveveranstaltung 

für erfolgreiche Vertriebler oder auch 

die klassische Weihnachtsfeier – diese und viele 

andere Veranstaltungen werden bei vielen Firmen 

intern und meist von verschiedenen Verantwortlichen 

organisiert: von der Marketingabteilung, 

von der Geschäftsleitung, vom Vertrieb oder von 

Fachabteilungen. Während die meisten Unternehmen 

bei Geschäftsreisen bereits einen Schritt 

weiter sind – etwa durch zentralen Einkauf oder 

die Einführung und Durchsetzung einer Reiserichtlinie 

–, steckt in Meetings und Events häufig 

noch viel Potenzial: für die Steigerung der Veranstaltungsqualität, 

für Prozessverbesserungen und 

für Einsparungen. 

Carlson Wagonlit Travel hat in einer umfangreichen 

Studie ein Einsparpotenzial von bis zu 25 

Prozent auf die Meetingausgaben ermittelt, wenn 

Firmen beim Veranstaltungsmanagement acht 

Schritte befolgen und Synergien mit Geschäftsreisen 

ausschöpfen. 

Zwei Drittel der Ausgaben entfallen auf Unterbringung 

und Transport • Bei Veranstaltungen 

entsteht nur ein knappes Drittel der Ausgaben 

durch das eigentliche Event (Organisation und 

Unterstützung vor Ort, Bewirtung, Kommunikation 

und Teilnehmermanagement). Im Durchschnitt 

70 Prozent der Kosten hingegen entfallen auf die 

Unterbringung (in der Regel in einem Tagungshotel 

oder ähnlichem) und den Transport (Flug, 

Mietwagen, Bahn, eigene Anreise). Allein durch 

abgestimmten Einkauf von Hotels, Flügen und 

anderen Transportmitteln lassen sich hier also 

Einsparungen realisieren. Denn in der Regel sind 

beispielsweise die Hotelraten für Veranstaltungen 

höher als die üblicherweise für Dienstreisen zwischen 

Unternehmen und Hotel ausgehandelten 

vergünstigten Zimmerpreise. Daher sollten möglichst 

viele Meetings und Events in bevorzugten 

Vertragshotels stattfinden. 

Auch bei Flügen ist oft noch Luft: Nach Schätzungen 

von CWT können sich die Flugvolumina eines 

Unternehmens um 20 Prozent erhöhen, wenn für 

einen Teil der Flüge, für den keine Gruppentarife 

möglich sind, die bevorzugte Airline genutzt wird. 

Durch das höhere Volumen bei der Fluggesellschaft 

verbessert sich die Verhandlungsposition 

des Unternehmens, wodurch es günstigere Flugtarife 

aushandeln kann. 

Erprobte Prozesse sorgen für Einsparungen • 

Außerdem können Unternehmen Best Practices 

anwenden, die im Geschäftsreisemanagement 

bereits eingeführt sind. Hierzu gehören beispiels- 

Martina Eggler, Vice President Stra- 

tegic Sales & Program Management, 

Marketing Central & Eastern Europe, 

Carlson Wagonlit Travel 

weise die Konsolidierung und Überwachung von 

Ausgaben oder die Gestaltung und Durchsetzung 

von Reiserichtlinien. Wichtige Punkte einer Veranstaltungsrichtlinie 

sind beispielsweise die Nutzung 

von Standardverträgen, bevorzugten Hotels 

und Fluggesellschaften oder eines Online-Registrierungstools. 

Die Richtlinie sollte außerdem 

festlegen, dass die Koordination des Anmeldeverfahrens 

über einen externen Anbieter (zum Beispiel 

Geschäftsreiseanbieter) laufen soll und eine 

Mindest-Vorlaufzeit für die Planung eingehalten 

werden muss. 

Einfache Schritte zum Erfolg von Veranstaltungen 

• CWT hat in seiner Veranstaltungsstudie 

noch weitere Empfehlungen herausgearbeitet: 

Unternehmen sollten zunächst ihre Ausgaben für 

Meetings analysieren und Veranstaltungen zentral 

organisieren. Neben den zuvor erläuterten Richtlinien 

sind außerdem eine Meetingstrategie, ein 

festes jährliches Budget und ein Veranstaltungskalender 

sinnvoll. Das Unternehmen (oder der 

I M P R E S S U M 

Herausgeber, Verlag und Redaktion: 

Flottenmanagement-Verlag GmbH 

Rudolf-Diesel-Straße 14, 53869 Niederkassel 

Telefon: 0228 / 45 95 47-0, Fax: 0228 / 45 95 47-9 

eMail: post@dienstreisen.biz 

Internet: www.dienstreisen.biz 

Verlagsleitung: Bernd Franke, Dipl. Kfm. 

Chefredakteur: Ralph Wuttke (V.i.S.d.P) 

eMail: rw@dienstreisen.biz 

Redaktionsbeirat: Ingo Classen, Thomas Eckl, Daniela 

Kronreif, Kai Alexander Schmidt, Marithres Weßling 

Redaktion: Judith Kadach, eMail: jk@dienstreisen.biz 

Mitarbeiter dieser Ausgabe: 

Lutz Fischer, Christian Löffler, Natalia Ermakova 

externe Dienstleister) sollte einen beispielhaften 

Planungsprozess für seine Meetings und Events 

aufsetzen, an dem sich alle im Unternehmen orientieren 

können. Sehr hilfreich ist außerdem eine 

Verbesserung des Anmeldeverfahrens und der 

Zahlungs- und Erstattungsprozesse. Werden zum 

Beispiel die Ausgaben für Veranstaltungen zentral 

über eine Meetingkreditkarte abgerechnet, können 

sie später genauer analysiert werden. Und 

schließlich sollten der Erfolg und die Einhaltung 

der Richtlinie laufend ausgewertet werden, damit 

daraus Rückschlüsse für die weitere Optimierung 

gezogen werden können. 

Und ganz grundsätzlich profitieren Unternehmen 

davon, wenn sie mit den Eventspezialisten ihres 

Geschäftsreiseanbieters zusammenarbeiten – 

oder sich aufgrund ihrer Veranstaltungsaktivitäten 

erstmals für diese Dienstleistung entscheiden. 

Hierbei ist es meist sinnvoll, gleich beide Bereiche 

extern abwickeln zu lassen, da sich hierdurch das 

Optimierungspotenzial noch besser ausschöpfen 

lässt. 

Layout: Lisa Görner, eMail: lg@flotte.de 

Fotos: Nicole Gerhards; Fraport AG; Oneworld; 

Stefan Köneke/Fotolia.com; Tele2 Telecommunication GmbH; 

[URL], © Europäische Union, 2005-2010 

Anzeigen: Nicole Gerhards, 0228 / 45 95 47-8 

eMail: ng@dienstreisen.biz 

Sekretariat und Leserservice: Nathalie Anhäuser 

eMail: na@dienstreisen.biz 

Druckauflage: 20 000 Exemplare 

Erscheinungsweise: 

DienstReisen-Management erscheint 6 x jährlich 

Bezugspreise 2010: Einzelheft 4,- Euro 

Inland jährlich 20,- Euro (inkl. MwSt.) 

Auslandspreise auf Anfrage 

Für unverlangt eingesandte Manuskripte und Fotos wird keine Haftung übernommen. Sie werden nur zurückversandt, wenn Porto beigefügt 

ist. Beiträge, die mit Namen gekennzeichnet sind, stellen nicht unbedingt die Meinung der Redaktion dar. Alle Rechte, soweit nicht anders 

gekennzeichnet, liegen beim Verlag. Eine Verwertung ist nur im Rahmen der gesetzlich zugelassenen Fälle möglich, eine weitere Verwertung 

ohne Einwilligung ist strafbar. Alle Rechte vorbehalten. © by Flottenmanagement-Verlag GmbH, Niederkassel. Gerichtsstand ist Bonn.

7 

24 

In Attendorn trafen sich Beiratsmitglieder und DienstReisen- 

Management zur Gründungssitzung des neuen Redaktionsbeirats, 

zum ersten Kennenlernen, zum Ideen- und Impulsaustausch 

14 

Viele Fluggesellschaften und ebenso viele Angebote 

und Meinungen: Ein kurzer Überblick mithilfe von 

vier Fragen 

Die Spuren der Krise und die momentane Entwicklung des 

Marktes in der Hotellerie: Jahresrückblick und Zukunftsprognose 

mit Olivier Harnisch, Vice President International Operations Germany 

& Switzerland, Hilton Worldwide 

27 

Das Online-Buchungssystem OBT ist nun seit mehr 

als einem Jahr auf dem Markt. Mit Ludger Bals, 

Leiter OBT, sprachen wir unter anderem über Vorteile 

und Zielgruppen 

Management 

7 Schnittstellenmanagement auf 

höchstem Niveau 

Gründungssitzung Redaktionsbeirat 

10 Sparen an allen Ecken und Enden 

VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 

14 Vielfalt am Himmel 

DienstReisen-Management-Umfrage 

unter Fluggesellschaften 

27 Unkomplizierter Reise-Service für 

den Mittelstand 

Interview mit Ludger Bals, OBT – Online 

Business Travel, in Frankfurt/Main 

Recht 

12 Ihre Rechte als Businessflieger 

Schwerpunkt 

17 Die Qual der Wahl 


18 Punkte, Meilen, Benefits 

Hotel-Bonusprogramme im Vergleich 

20 Tagungsplanung leicht gemacht 

Durchblick mit Tipps und Checkliste 

22 Hoteleinkauf + Krise = Flexibilität 

Herausforderung für Travel Manager 

24 Flexibilität als Weg aus der Krise 

Interview mit Olivier Harnisch, 

Hilton Worldwide, in Frankfurt/Main 

Kommunikation 

30 Umweltfreundliche Alternative 

Videokonferenzen statt Meetings 

Rubriken 

3 Kommentar 

4 Gastkommentar/Impressum 

6 Nachrichten 

www.dienstreisen.biz 

Inhalt 

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6 

Nachrichten 

� 

Geld zurück? 

Laut Oberlandesgericht Frankfurt hat ein Reisender 

keinen Anspruch auf Ausgleichszahlungen 

nach Verordnung 161/2004, wenn er wegen 

Zuspätkommens nach bereits geschlossenen 

Flugzeugtüren nicht mehr befördert wird. 

Es handele sich hierbei nicht um den Fall einer 

Nichtbeförderung, da der Reisende keinen Anspruch 

auf erneutes Öffnen der Türen habe. 

Würde dies generell für Zuspätkommende getan, 

habe es eine erhebliche Störung des Luftverkehrs 

zufolge. Der Reisende hat jedoch im 

Fall eines verpassten Fluges die Möglichkeit, 

diejenigen Kosten zurückerstattet zu bekommen, 

die die Fluggesellschaft im Auftrag Dritter 

erhebt: Kerosinzuschlag, Flughafengebühren, 

Steuern, da diese Kosten nur bei Flugantritt 

beziehungsweise Inanspruchnahme des Sitzplatzes 

tatsächlich anfallen. 

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Mehr als Standard 

Carlson Wagonlit Travel (CWT) stellt seinen 

internationalen mittelständischen Kunden ab 

sofort das Online-Buchungsportal CWT Now 

Connect zur Verfügung. Das Tool ist speziell 

für mittelständische Unternehmen gemacht, 

ermöglicht einen länderübergreifend einheitlichen 

Buchungsprozess, ist europaweit erhältlich 

und international einsetzbar. CWT Now 

Connect lässt sich individuell anpassen und 

bietet flexible Nutzungsmöglichkeiten wie beispielsweise 

die Option, Reiserichtlinien zu integrieren. 

Mit telefonischer Reiseberatung, 24/7 

Notfallservice, Reporting und vielem mehr steht 

den Unternehmen ein breit angelegter Kundenservice 

zur Verfügung. CWT Now Connect ist 

laut Stephan Ingerberg, Director Sales & Online 

Management Germany, CWT, für die Kunden 

gemacht, die erweiterte Ansprüche an eine 

Online-Lösung haben, individuell anpassbare 

Extras wünschen, eigene Tarife ausgehandelt 

haben oder ihre Reisekosten optimieren möchten. 

Für den zuletzt genannten Punkt bietet das 

Tool Zugang zu Tarifen aus unterschiedlichen 

Quellen und zeigt immer die niedrigsten Tarife 

und Raten an. Ganz bewusst wurde mit CWT 

Now Connect ein Unterschied zum bereits vorhandenen 

Tool CWT-direkt.de gemacht. Stephan 

Ingerberg betont, dass es sich bei kleinen 

und mittelständischen Unternehmen um eine 

sehr heterogene Kundengruppe mit ebenso 

unterschiedlichen Bedürfnissen handelt, auf 

die nun individuell eingegangen werden kann. 

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Mobiles Update 

Damit Geschäftsreisende unterwegs immer 

auf dem neuesten Stand sind, stellt FIRST 

Business Travel ihnen mit dem FIRST Mobile 

Traveller einen mobilen Reiseplan (Flug, Bahn, 

Mietwagen, Hotel) für Blackberry und Smartphone 

zur Verfügung. Sämtliche Informationen 

zur bei FIRST Business Travel gebuchten Reise 

sind auch offline jederzeit abrufbar. Einige der 

Vorteile des mobilen Reiseplanes: Keine Roamingkosten 

im Ausland, kostenloser Empfang, 

sofortige Benachrichtigung 

bei Veränderungen, 

Informationen zu Ticketnummern,Buchungscodes, 

Hoteldaten etc. 

sind jederzeit verfügbar. 

Kosten: 99 Euro/Jahr, erhältlich 

ab Spätsommer 

2010 in jedem FIRST 

Business Travel Büro. 

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Im Zeichen der Umwelt 

Die seit 2005 bestehende Partnerschaft zwischen 

Europcar und Thalys wird erneuert und 

um drei Jahre verlängert. Im Fokus der Zusammenarbeit 

steht die Entwicklung noch 

umweltfreundlicherer Mobilitätslösungen. Ab 

September 2010 stehen Thalys-Kunden dank 

der grünen, schadstoffarmen Europcar-Flotte 

Fahrzeuge zur Verfügung, die einen sehr geringen 

CO2-Ausstoß haben (weniger als 120g/ 

km). Thalys-Kunden, die ihren Mietwagen über 

Europcar beziehen, erhalten nicht nur günstige 

Konditionen und schonen dank schadstoffarmer 

Flotte die Umwelt, sondern unterstützen auch 

noch ein weiteres Projekt von Europcar in Sachen 

Umweltschutz: Pro angemietetem Fahrzeug 

spendet Europcar 1 Euro an Climate Care. 

Neuer Glanz 

Die Neueröffnung der vollständig renovierten 

Lufthansa Senator Lounge in München komplettiert 

das Loungeangebot im Abflugbereich 

Schengen: Drei Lounges und 330 Sitzplätze 

stehen den Fluggästen auf 1.500 m2 Gesamtfläche 

nun zur Verfügung. Im separaten Ruheraum, 

an der Kaffeebar oder beim Serviceangebot 

rund um alkoholische und alkoholfreie 

Getränke können Fluggäste entspannt auf 

ihren Abflug warten. Weitere Highlights sind 

20 Arbeitsplätze mit integrierten Computern 

für diejenigen, die die Wartezeit zum Arbeiten 

nutzen möchten, mit Kosmetikartikeln ausgestattete 

Duschräume und eine Motivwand mit 

Alpenpanorama. Insgesamt bietet Lufthansa 

München den Fluggästen auf 4.500 m2 � 

sieben 

Lounges in Terminal 2. 

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Unsicherheit bleibt 

Ausgleichszahlungen bei Nichtbeförderung, 

Annullierung oder erheblicher Verspätung von 

Flügen stehen nicht zwangsläufig dem Arbeitgeber 

zu, sondern können auch vom Geschäftsreisenden 

selbst beansprucht werden. 

Laut Landgericht Aurich geht es hierbei um 

den Fluggast selbst und nicht um denjenigen, 

der für die angefallenen Ticketkosten aufgekommen 

ist (Arbeitgeber). Dies geht aus einem 

Vergleich hervor, den eine Fluggesellschaft mit 

einem Geschäftsreisenden am 4. Juni 2010 

geschlossen hat. Es gibt allerdings auch nach 

diesem Vergleich kein rechtskräftiges Urteil, 

das eindeutig dem Reisenden oder dem Arbeitgeber 

die Ausgleichszahlungen zuspricht. 

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Aus zwei mach eins 

Zur vereinfachten Kontrolle von Reiserichtlinien 

und zur besseren Kostenkontrolle führt Carlson 

Wagonlit Travel (CWT) zwei eigens dafür 

geschaffene Lösungen zusammen: Die Daten 

von CWT Agency + Card Reporting werden 

nun vom CWT Policy Manager verarbeitet, der 

immer dann E-Mails verschickt, wenn Reiserichtlinien 

nicht eingehalten werden. Dadurch, 

dass Buchungen für Flug, Hotel, Bahn und 

Mietwagen mit den Transaktionen der Firmenkreditkarte 

sofort abgeglichen werden, haben 

Unternehmen die Möglichkeit, ihre Mitarbeiter 

umgehend per Mail darüber in Kenntnis 

zu setzen, dass sie vorgegebene Richtlinien 

nicht einhalten. Travel Manager können die 

Mitarbeiter mithilfe drei verschiedener Arten 

von E-Mails darauf aufmerksam machen, was 

sie in Sachen Buchungswege, Zahlungswege 

und Ausgaben zu beachten haben. Andersherum 

gibt es die Möglichkeit, Mitarbeiter dann 

zu kontaktieren, wenn sie regelkonform reisen 

und damit ein effektives Travel Management 

und auch den Erfolg des Unternehmens unterstützen, 

wie Andrew Winterton, President 

Suppliers, Products & Technology, CWT, betont.

Management 

SchnittstellenManagement 

auf höchstem Niveau 

Gründungssitzung des 

DienstReisen-Management- 

Redaktionsbeirates 

im sauerländischen Attendorn 

Praxisnähe und ein hoher Nutzwert, darauf legt 

DienstReisen-Management Wert. Welche Themen 

sind aktuell und für Travel Manager relevant, 

was bewegt und interessiert sie, worüber sollten 

Fachbeiträge geschrieben werden? Diese Fragen 

möchte DienstReisen-Management bei regelmäßigen 

Treffen mit dem eigens für das Magazin 

gegründeten Redaktionsbeirat klären. Der Beirat 

ist Themenimpulsgeber und Diskussionspartner, 

wobei die Kommunikation nicht auf die gemeinsamen 

Treffen beschränkt ist, sondern permanent 

stattfindet. Ganz allgemein betrachtet: Alles, 

was bewegt, ist Thema. Das neue Fachmagazin 

versucht, sämtliche Anregungen der Mitglieder 

redaktionell umzusetzen, wobei diese redaktionelle 

Zusammenarbeit nicht nur auf die Beiratsmitglieder 

beschränkt ist. Jeder Vorschlag, jedes 

Feedback von außen ist gern gesehen, genauso 

wie der Beirat sich nicht als fester, geschlossener 

Zirkel versteht, sondern jederzeit neue Mitglieder 

in seiner Mitte willkommen heißt. 

Wer wäre besser geeignet, Input zu geben, als 

die Zielgruppe von DienstReisen-Management 

selbst? Die Themenvorschläge kommen von den 

Praktikern aus erster Hand, sind nicht umständlich 

konstruiert, sondern setzen Impulse und Erwartungen 

der Zielgruppe um, haben eine hohe 

Relevanz und sind aktuell. 

Die Mitglieder des Beirats sind allesamt Travel 

Manager aus dem öffentlichen und dem privaten 

Sektor. So kann eine gute Mischung verschiedenster 

Aufgabenbereiche im Travel Management, 

unterschiedlich gesetzter Prioritäten und 

Vorgaben des jeweiligen Unternehmens, vielfältiger 

Themengebiete und Interessen beleuchtet und 

wiedergegeben werden. 

Die Gründungssitzung des Beirats fand am 05. 

und 06. Mai in Attendorn im Sauerland statt. In 

urigem Burgambiente traf ein kleiner Teil der Mitglieder, 

die trotz des von der Aschewolke verursachten 

Durcheinanders im Termin- und Zeitplan 

zum Treffen erscheinen konnten, zum ersten Mal 

als Redaktionsbeirat aufeinander. 

Die Tagungsrunde: Kai Schmidt, Thomas Eckl (beide Redaktionsbeirat), 

Bernd Franke, Ralph Wuttke, Judith Kadach (alle DienstReisen-Management), 

Daniela Kronreif (Redaktionsbeirat) (v.li.) 

Um zusätzliche Informationen und Meinungen aus 

der Branche zu erhalten, hat sich die Redaktion 

vorab mit Jörg Martin, Geschäftsführer von CTC 

Corporate Travel Consulting, in Verbindung gesetzt. 

Als unabhängiger Berater kann er die Diskussionsthemen 

aus einer anderen Perspektive 

beleuchten und auf seine Erfahrungswerte in der 

täglichen Zusammenarbeit mit Travel Managern 

und Unternehmen zurückgreifen. 

Erwartungen an DienstReisen-Management 

Die Travel Manager legen bei Fachmagazinen 

als Informationsquelle großen Wert auf die Kombination 

von Print und Internet. Wenn konkreter 

Informationsbedarf besteht, müssen Artikel online 

jederzeit wieder auffindbar sein, sodass zum 

einen gezielt nachgelesen und zum anderen der 

jeweilige Artikel punktuell im Unternehmen verteilt 

werden kann. Dies darf kein langwieriger, 

komplizierter Prozess sein, sondern muss mittels 

Stichwortsuche innerhalb kurzer Zeit erledigt werden 

können. 

Zwar gibt es bereits Mitbewerber auf dem Markt. 

Die Beiratsmitglieder stehen dem neuen Fachmagazin 

jedoch positiv, neugierig und erwartungsvoll 

gegenüber und sind der Meinung, dass der 

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8 

Management 

Kai Schmidt, g.e.b.b.: 

„Die bloße Theorie reicht bei weitem nicht aus, 

um den Job gut machen zu können.“ 

Themenkomplex ‚Dienstreise‘ anders behandelt 

werden sollte, als dies bisher oftmals der Fall ist. 

Kein bloßes Abdrucken von Pressetexten, kein 

schnelles Abhandeln aktueller, wichtiger Themen 

ist gefragt, sondern Tiefgang und Fachberichte, 

emotionale Verankerung der Zielgruppe sowie die 

Erzeugung von Mehrwert. Die Fachbeiträge sollen 

den Travel Manager nicht nur interessieren, sondern 

ihm auch nützen und ihn bei seiner täglichen 

Arbeit unterstützen. Peripheriethemen, die in der 

Vergangenheit gerne übergangen wurden, sollen 

aufgegriffen und entsprechend behandelt werden, 

so die Wünsche der Beiratsmitglieder. 

Der Travel Manager: Ein Allrounder 

Ganz oben auf dem Themenplan steht die Frage 

nach Aufgabe und Kompetenz des Travel Managers. 

Fest steht eindeutig: Der Travel Manager ist 

ein Unternehmensberater im eigenen Hause, ist 

Allrounder, „schaut sich über die Adlerperspektive 

den gesamten Prozess an“, wie Jörg Martin 

zusammenfasst. Ein Travel Manager muss vielseitige 

Kompetenzen besitzen und immer höhere 

und breiter gefächerte Anforderungen erfüllen 

können, denn Travel Management ist kein Abteilungsthema, 

sondern ein prozessgesteuertes 

Thema mit vielen Schnittstellen. So lautet das 

Schlagwort, das die eigentliche Aufgabe das 

Travel Manager treffend beschreibt: ‚Schnittstellenmanagement‘. 

Starkes Vernetzen mit anderen 

Abteilungen ist gefragt. Das Aufgabenspektrum 

eines Travel Managers ist heutzutage vielfältig: 

Vom Einkäufer, Projektleiter, Trainer, Online-Redakteur, 

Prozessoptimierer bis hin zum Controller 

– all das kann, je nach Ausprägung im Unternehmen, 

von einem Travel Manger erwartet werden. 

„Um erfolgreich Kosten einsparen zu können, 

sind Reiserichtlinien und Akzeptanz durch die 

Unternehmensleitung gefragt“, so Thomas Eckl, 

Travel Manager bei der PricewaterhouseCoopers 

AG WPG. 

Wie sieht die Zukunft des Travel Managements 

aus? Diese Frage sorgte neben vielen anderen für 

Gesprächsstoff bei Kai Schmidt und Thomas Eckl, 

Bernd Franke und Ralph Wuttke (beide DienstReisen-Management) 

(v.li.) (o.) 

Einigkeit herrscht darüber, dass nur zum Travel 

Manager geeignet ist, wer damit zurechtkommt, 

sich keiner großen Beliebtheit zu erfreuen. Travel 

Manager decken auf, kontrollieren, optimieren 

Kosten, schauen jedem auf die Finger – Handeln 

im Sinne des Unternehmens zwar, beliebt aber 

trotzdem selten. 

Die Zukunft des Travel Managements 

In der wirtschaftlich und finanziell noch immer 

angespannten Zeit nach der Krise stellt sich für 

viele Unternehmen die Frage, inwiefern sie Einsparungen 

vornehmen können. Damit einhergehend 

müssen sich viele Travel Manager damit 

auseinandersetzen, ob ihr Job noch sicher ist. 

Die Mitglieder des Redaktionsbeirats sind der 

Meinung, dass es eine Einsparung am falschen 

Ende wäre, würde man den Posten des Travel 

Managers streichen. 

Bestimmte Aufgabenbereiche könne man zwar 

outsourcen, nicht aber das komplette Travel Management 

– zumindest nicht in einem großen 

Unternehmen, so Jörg Martin. „Man braucht für 

alles immer eine interne Schnittstelle.“ Außerdem 

sei es ungleich teurer, den Travel Manager nicht 

zu behalten, wolle man eine Garantie dafür, dass 

weiter alles rund laufe, so der Beirat. „Der Nutzwert 

von Travel Management ist durch die Krise 

erst richtig deutlich geworden“, erklärt Daniela 

Kronreif, Travel Managerin bei der Fraunhofer Gesellschaft 

in München. Auch bei anderen Krisen 

als der wirtschaftlich-finanziellen haben Travel 

Manager oftmals ihren Wert unter Beweis stellen 

können. Man denke an die Aschewolke im April 

2010 – hier seien es meist die Travel Manager 

gewesen, die den Kontakt zu den Mitarbeitern 

hergestellt und sie aus dem Katastrophengebiet 

zurückgeholt hätten, führt Daniela Kronreif weiter 

aus. 

Thomas Eckl, 

PricewaterhouseCoopers: 

„Um erfolgreich Kosten einzusparen zu 

können, sind Reiserichtlinien und Akzeptanz 

durch die Unternehmensleitung gefragt.“ 

Der Beruf des Travel Managers hat an Bedeutung 

dazugewonnen, anstatt sie in der Krise zu 

verlieren. Empfehlenswert und wichtig für ein 

erfolgreiches Travel Management sei allerdings, 

sich Input von außen zu holen, da eine gewisse 

‚Betriebsblindheit’ sich oftmals einstelle, erläutert 

Jörg Martin. Ungefähr einmal jährlich externes 

Benchmarking zu betreiben könne dem Abhilfe 

schaffen, argumentiert auch Thomas Eckl. 

Inwiefern sich das Travel Management im Wandel 

befindet und wie sinnvoll neue Studiengänge 

in dem Bereich sind, darüber herrscht keine Einigkeit. 

„Es wird neue Studiengänge geben, das 

Berufsfeld wird sich weiter ausbauen“, findet Kai 

Schmidt, Travel Manager bei der g.e.b.b. mbH, 

der neben seinem Beruf zusätzlich ein MBA- 

Studium absolviert. Daniela Kronreif und Thomas 

Eckl stehen diesen neuen Studiengängen kritisch

Auf Burg Schnellenberg im sauerländischen Attendorn fand der 

Redaktionsbeirat zur Gründungssitzung zusammenm 

gegenüber, da sie befürchten, dass Travel Manager 

am Marktbedarf vorbei in Massen ausgebildet 

werden könnten – mit dem Ergebnis, dass es 

womöglich zu viele Travel Manager für zu wenige 

Stellen gebe. Zudem seien diese Studiengänge 

sehr theoretisch ausgelegt, der Praxisbezug fehle. 

Unternehmen bräuchten jedoch Mitarbeiter, 

die nicht frisch von der Universität kämen, sondern 

auf Erfahrung im Gebiet Travel zurückgreifen 

könnten, wie beide erklären. 

Grundlage Praxisbezug und Erfahrungswert 

Der Fokus beim Travel Management liegt, wie bei 

vielen anderen Berufen auch, auf dem Praxisbezug. 

Die bloße Theorie reiche bei weitem nicht 

aus, um den Job gut machen zu können, erklärt 

Kai Schmidt. Man müsse ein Gefühl für alles bekommen, 

was nur durch die Praxis und die damit 

verbundenen Erfahrungen möglich sei. 

Wie soll ein Travel Manager über die Business 

Class berichten, wenn er nie selbst darin geflogen 

ist? „Die Produkterfahrung ist gefragt”, erklärt 

Jörg Martin. Nur, wer nach einem Langstreckenflug 

direkt in den Konferenzraum gehe, um bis 

abends zu tagen, bekomme einen Eindruck davon, 

wie dieser Job tatsächlich aussehe, erläutert 

er. Außerdem könne man nur so wirklich wissen, 

wovon der Reisende hinterher spreche. Es gehe 

um die Glaubwürdigkeit des Berufes intern, führt 

er weiter aus. „Travel Manager kann man nicht 

vom grünen Schreibtisch aus sein“, hält Daniela 

Kronreif fest. „Wenn ich mich nicht darum kümmere, 

dass meine Mitarbeiter aktiv Erfahrungswerte 

sammeln, fahre ich allein auf dem Dampfer, während 

sie immer nur im Beiboot sitzen“, ergänzt sie. 

Eben dieser dringend notwendige Praxisbezug sei 

es, der vielen Hochschulabsolventen fehle, egal 

wie qualifiziert sie seien. Die besten Chancen im 

Travel Management habe, wer aus der Branche 

komme. Daniel Kronreif beispielsweise hat eine 

Ausbildung als Reisebürokauffrau absolviert, Kai 

Schmidt eine als Luftverkehrskaufmann. Auf dieser 

Grundlage haben sie aufgebaut und können in 

ihrem heutigen Beruf als Travel Manager auf viele 

nützliche Erfahrungswerte zurückgreifen. 

Fazit 

Die Gründungssitzung des 

Redaktionsbeirates hat nicht 

nur zu einem ersten Austausch 

zwischen Verlag und 

Zielgruppe geführt, sondern 

hat vor allem verdeutlicht, 

welche Erwartungen an das 

neue Fachmagazin gestellt 

werden und inwiefern es sich 

vom Markt abheben sollte. 

Aufgeschlossene, engagierte 

Travel Manager aus unterschiedlichen 

Branchen haben 

sich aktiv eingebracht und 

angeregt diskutiert – sowohl 

während der Tagung, als auch 

bei den gemeinsamen Essen 

und in der Zeit zwischen den 

jeweiligen Diskussionsrunden. 

Neben verschiedensten Themenvorschlägen 

wurde von 

den Travel Managern selbst 

ein tieferer Einblick in deren 

tägliche Aufgaben ermöglicht. 

Der Beruf des Travel Managers 

beinhaltet und erfordert 

viel mehr, als der Name verrät. 

Komplexe Prozesse stecken 

dahinter, verlangt wird 

vielseitige Kompetenz und 

permanente Präsenz an allen 

Schnittstellen zugleich. Fest 

steht, dass vor allem Belastbarkeit, 

vielseitiges Talent und 

Daniela Kronreif, 

Fraunhofer Gesellschaft: 

Management 

„Der Nutzwert von Travel Management ist 

durch die Krise erst richtig deutlich geworden.“ 

sehr viel Erfahrung gefordert ist, möchte man als 

Travel Manager erfolgreich sein. Und auch die 

Bereitschaft, sich unbeliebt zu machen, gehört zu 

diesem Beruf dazu. 

Nicht umsonst heißt es: Je unbeliebter der Travel 

Manager, desto besser macht er seinen Job. 

Nicht lange suchen – 

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OBT– das Mobilitätsportal für Geschäftsreisende. 

Ob Bahnfahrt, Flug, Hotel oder Mietwagen: Buchen Sie Ihre 

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...und viele mehr!

10 

Management 

Sparen an allen 

Es ist so schlimm, wie alle befürchtet haben. Die Wirtschaftskrise hat die 

Geschäftsreisebranche voll erwischt. Was sich aus den Quartalszahlen der 

Branchenunternehmen bereits herauslesen ließ, bringt die Geschäftsreiseanalyse 

2010 des Verbands Deutsches Reisemanagement (VDR) in ganzer 

Breite ans Licht: Der Markt ist 2009 im Vergleich zum Vorjahr geschrumpft, 

zum Teil sogar eingebrochen. 

Das zeigt sich allein an der Zahl der Reisen in den deutschen Unternehmen. 

Der VDR legt seiner Analyse alle Unternehmen in Deutschland zugrunde, 

einschließlich die des öffentlichen Sektors. Die 800 über computergestützte 

Telefoninterviews befragten Firmen stellen die Situation also auf einzigartige 

Weise repräsentativ dar – und zeigen einen dramatischen Rückgang der 

Geschäftsreisezahl im Vergleich zum Vorjahr um elf Prozent auf 145,1 Millionen. 

Den stärksten Rückgang verzeichneten dabei nicht die Konzerne, sondern 

mittelständische Unternehmen, entweder, weil durch sinkende Aufträge nicht 

mehr so viele Reisen nötig waren, oder weil nur die dringendsten Reisen 

genehmigt wurden. Der öffentliche Sektor dagegen war der einzige Bereich, 

in dem 2009 die Zahl der Reisen wuchs – unter anderem eine Folge der 

Konjunkturpakete. 

Die reine Zahl der Geschäftsreisen ist aber nur die eine Seite der Medaille. 

Gleichzeitig sparen die deutschen Unternehmen an jeder Ecke und an allen 

Enden an den Leistungen. Insgesamt sanken 2009 die Geschäftsreisekosten 

um fast zwölf Prozent oder 5,5 Milliarden Euro auf 41,1 Milliarden Euro, 

hauptsächlich bei Flügen, Hotelübernachtungen und Mietwagen. 

VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010 zeigt: Die Krise macht sich im 

Geschäftsreisemarkt voll bemerkbar – die Travel Manager halten dagegen 

Ecken und Enden 

Beispiel Flug 

So wurde 2009 rund zwei Milliarden Euro weniger für Flüge ausgegeben 

(10,9 Milliarden Euro) als im Vorjahr. Dabei setzte sich der Trend weiter fort, 

die Mitarbeiter zum Komfortverzicht aufzufordern und ihnen First und Business 

Class zu verweigern. 2009 beherrschte die Economy Class auf innerdeutschen, 

innereuropäischen wie auch Interkontinentalflügen ganz klar das 

Buchungsbild. 

Im Vergleich von 2005 zu 2009 wird deutlich, in welchem Maß die Business 

Class verloren hat: Im innerdeutschen Verkehr hat sie etwa die Hälfte ihres 

Anteils eingebüßt und selbst interkontinental ging ihre Vormachtstellung verloren 

– dort ist die Business Class auf dem Weg zu einem Anteil von einem 

Dritteln. 

Beispiel Übernachtungen 

Auch die Hotellerie bekam 2009 den Sparwillen der deutschen Unternehmen 

voll zu spüren. Der Anteil der Reisen ohne Übernachtungen stieg, der Anteil 

längerer Reisen von mehr als vier Tagen sank – und so wundert es nicht, 

dass die Zahl der Übernachtungen deutscher Betriebe 2009 um 5,4 Prozent 

unter dem Vorjahr lag (54,5 Millionen). 

Gleichzeitig sanken die Übernachtungskosten um satte 16 Prozent (9,7 Milliarden 

Euro) – ein deutliches Zeichen dafür, dass die Travel Manager erfolgreich 

ihre Hoteltarife nach- oder neu verhandelt haben und dass die Hoteliers 

sich vor dem Hintergrund der sinkenden Nachfrage nicht lange bitten ließen 

und deutlich mit den Preisen herunter gegangen sind.

Das führte zu dem nur auf den ersten Blick überraschenden Ergebnis, dass 

sich – im Gegensatz zum Flugverkehr – die gebuchten Servicekategorien 

wenig verändert haben. Die Drei-Sterne-Hotels machten 2009 im Inland 

knapp über die Hälfte aus, vier Sterne blieben bei etwas unter einem Drittel. 

Insgesamt zeigten die Buchungen sowohl im Inland wie auch im Ausland eine 

leichte Verschiebung von Drei-Sterne-Hotels zu anderen Kategorien. 

Das ist die Ausgabenseite. Wie aber macht sich die Rezession im Travel Management 

der Unternehmen selbst bemerkbar? Sie ist gar nicht überall zu 

spüren – das ist eine der überraschenden Erkenntnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse 

2010. 46 Prozent der Unternehmen bis zu 500 Mitarbeitern 

und 24 Prozent der Firmen mit zwischen 10 und 500 Beschäftigten sagten 

während der Befragung im Frühjahr 2010, die Krise habe „überhaupt keine 

Folgen“ für das Geschäftsreisemanagement. Zwar liegen beide Anteile spürbar 

niedriger als im Vorjahr, dennoch gibt es einen erklecklichen Anteil an 

Unternehmen, die unverändert reisen. 

Das darf allerdings nicht darüber hinwegtäuschen, dass die globale Rezession 

bis zum Befragungszeitraum im Frühjahr in rund 89.000 Unternehmen 

sehr wohl Folgen für das Travel Management hat – und die Zahl der Firmen, 

die „deutliche Folgen“ spüren, ist von 26.000 auf 43.000 stark gestiegen. 

Diese betroffenen Unternehmen haben mit einem ganzen Bündel von Maßnahmen 

reagiert. 81 Prozent von ihnen haben seit 2008 das Reisevolumen 

reduziert, die Hälfte schränkte ihre Außenauftritte ein und fuhr nicht mehr so 

oft zu Messen oder Kundenveranstaltungen. Stattdessen haben sich elektronische 

Konferenzen endgültig durchgesetzt: 63 Prozent der Unternehmen 

wickeln ihre Meetings, Schulungen und Produktpräsentationen über Video-, 

Web- oder Telefonkonferenzen ab. 

Wie wichtig diese Entscheidungen für die Unternehmen sind, lässt sich auch 

daran ablesen, wer sie trifft. 2009 kümmerten sich vor allem die Chefs persönlich 

um den Kostenblock Reisen: In 66 Prozent der befragten Unternehmen 

war die Geschäftsführung in die Kernaufgaben des Geschäftsreisemanagements 

involviert, eine Steigerung um zehn Prozentpunkte im Vergleich zu 

2004. Auch Chefsekretariate und Geschäftsführungsassistenzen gewannen 

im Travel Management stark an Bedeutung (26 zu 16 Prozent) – ein starkes 

Indiz dafür, dass auch kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Travel- 

Management-Abteilung die Organisation ihrer Geschäftsreisen professionalisieren. 

Auch das klassische Travel Management gewann an Bedeutung. 

Die Geschäftsreiseanalyse zeigt, dass sich diese Strategie lohnt, denn Unternehmen 

mit Travel Manager haben auch in schwierigen Zeiten besser gewirtschaftet 

als ihre Kollegen ohne. 

Management 

So sanken von 2007 bis 2009 in Unternehmen mit zwischen 10 und 500 

Mitarbeitern, von denen drei Fünftel ein Travel Management besitzen, das 

Geschäftsreisevolumen um neun, die Geschäftsreisekosten aber um 14 Prozent 

– das heißt, in diesen Firmen wurden nicht nur Reisen gekappt, sondern 

darüber hinaus Preise verhandelt und Sparmöglichkeiten gesucht. In mittelständischen 

Unternehmen dagegen (10 bis 500 Mitarbeiter), die nur zu etwa 

einem Fünftel ein eigenes Travel Management besitzen, sanken Volumen und 

Kosten in etwa gleich stark, nämlich um 20 Prozent. 

Kurz: Travel Management wirkt. Travel Management sorgt auch dafür, dass 

die Regelungen, die der Finanzkrise entgegenwirken sollten, eingehalten und 

auch beibehalten werden: Immerhin 60 Prozent der von der Krise Betroffenen 

erwarten, dass die Geschäftsreise-Restriktionen dauerhaft sind. Daran 

ändern auch die positiven Erwartungen für das Jahr 2011 nichts – im Vergleich 

zum Vorjahr erwarten etwa doppelt so viele Befragte ein steigendes 

Reisevolumen. 

Der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR) 

vertritt mit seinen mehr als 500 Mitgliedsunternehmen 

einen Gesamtumsatz im Geschäftsreisebereich 

von jährlich mehr als zehn Milliarden Euro und ist Ansprechpartner 

im Bereich der gesamten geschäftlichen 

Mobilität. 

Kontakt: 

Darmstädter Landstraße 125, 

60598 Frankfurt am Main 

Telefon: 0 69 / 69 52 29 0, Fax: 0 69 / 69 52 29 29 

E-Mail: info@vdr-service.de, www.vdr-service.de 

Präsidium: Dirk Gerdom (Präsident), Ralph Rettig (Vizepräsident), 

Bernd Ruttloff, Carsten Czub, Daniela Schade, 

Volker Huber, Hans-Ingo Biehl (gleichzeitig Hauptgeschäftsführer) 

11

[URL], © Europäische Union, 2005-2010 

12 

FLUGGASTRECHTE 

Recht 

IHRE RECHTE 

Fluggesellschaften sind gesetzlich verpflichtet, Sie über 

Eingeschränkte Mobilität 

Personen mit Behinderungen und Fluggäste 

mit eingeschränkter Mobilität sind gegen 

Diskriminierungen geschützt und haben ab 

26. Juli 2008 – unter bestimmten Bedingungen – 

in allen Flughäfen der EU Anspruch auf 

geeignete Unterstützungsleistungen. 

Identität der 

Fluggesellschaft 

Sie müssen im Voraus informiert werden, 

welche Gesellschaft Ihren Flug durchführt. 

Die als unsicher eingestuften Gesellschaften 

erhalten in der EU eine Betriebsuntersagung 

oder unterliegen Beschränkungen. Eine Liste 

dieser Fluggesellschaften finden Sie unter 

http://air-ban.europa.eu 

Haftung 

KEINE BEFÖRDERUNG? FLUG ANNULLIERT? 

FLUG MIT GROSSER VERSPÄTUNG? 

ZU INFORMIEREN UND IHNEN MITZUTEILEN, 

WO SIE SICH BESCHWEREN KÖNNEN 

Fluggesellschaften können haftbar gemacht 

werden für Schäden infolge von Verspätungen 

(bis zu einer Höhe von ± 4800 €), für die 

Beschädigung oder den Verlust von Gepäckstücken 

(bis zu einer Höhe von ± 1200 €) und für 

Verletzung oder Tod bei Unfällen. 

Die Fluggesellschaften haften jedoch nicht, 

wenn sie alle geeigneten Maßnahmen ergriffen 

haben, um Schäden abzuwenden oder wenn 

es nicht möglich war, solche Maßnahmen 

zu ergreifen. 

Pauschalreisen 

Veranstalter von Pauschalreisen müssen exakte 

Angaben über den gebuchten Urlaub erteilen, 

vertragliche Verpflichtungen erfüllen und 

Fluggäste im Falle der Insolvenz des 

Unternehmens schützen. 

Sie möchten mehr wissen? 

Aus allen EU-Staaten erreichen Sie uns montags bis freitags von 

9 Uhr bis 18:30 Uhr MEZ unter der gebührenfreien Rufnummer*: 

00 800 6 7 8 9 10 11 

Nichtbeförderung 

Sie können eine Ausgleichsleistung zwischen 125 € und 600 € beanspruchen, 

abhängig von der Flugstrecke und der Verspätung aufgrund anderweitiger 

Beförderung. 

Große Verspätungen 

Eine Rückerstattung Ihres Flugpreises können Sie bei Verspätungen von mehr 

als fünf Stunden beantragen, sofern Sie Ihre Reise nicht fortsetzen. 

Annullierung 

Eine finanzielle Ausgleichsleistung wird fällig, falls Sie nicht 14 Tage vor dem 

Flug benachrichtigt wurden, falls Ihre Reise nicht zeitnah an dem von Ihnen 

ursprünglich reservierten Termin auf einen Alternativflug umgebucht wurde 

oder falls die Fluggesellschaft nicht nachweisen kann, dass die Annullierung 

durch außerordentliche Umstände verursacht wurde. 

Unterstützungsleistungen der Fluggesellschaften 

Wurde Ihnen die Beförderung verweigert oder Ihr Flug wurde annulliert oder 

ist verspätet, haben Sie je nach Umständen gegebenenfalls Anspruch auf 

Unterstützung (Verpflegung, Kommunikation und im Bedarfsfall eine 

Übernachtung). Im Fall einer Nichtbeförderung oder einer Annullierung 

haben Sie ggfs. die Wahl zwischen der Fortsetzung Ihrer Flugreise oder der 

Rückerstattung des Flugpreises. 

Ausführlichere Informationen und eine Liste der nationalen Behörden, 

die für die Durchsetzung dieser Ansprüche zuständig sind, finden Sie unter 

http://apr.europa.eu 

* Einige Mobilfunkbetreiber gewähren keinen Zugang zu „00 800“-Nummern oder berechnen 

möglicherweise eine Gebühr. In bestimmten Fällen entstehen Gebühren bei Anrufen aus 

Telefonzellen oder Hotels. 

Dieses Plakat dient lediglich zur Information. In Streitfällen sollte jedes rechtliche Vorgehen 

ausschließlich auf die betreffenden Gesetzestexte gestützt sein. Die einschlägigen Rechtsakte 

finden Sie im Amtsblatt der Europäischen Union. 

Veröffentlicht durch: Europäische Kommission, Generaldirektion Energie und Verkehr, BE-1049 Brüssel. 

Überblick: Welche Regelungen gibt es? 

Im internationalen Luftverkehr haben die Staaten durch internationale Übereinkommen 

die einschlägigen Vorschriften harmonisiert. Die wichtigste Haftungsregelung 

ist das Montrealer Übereinkommen (MÜ) vom 28.5.1999, mit 

welchem das Warschauer Abkommen modernisiert wurde. Für Deutschland 

und die Mitgliedsstaaten der Europäischen Gemeinschaft ist das Übereinkommen 

am 28.6.2004 ratifiziert worden und in Kraft getreten. Geregelt werden 

die Haftung des Luftfrachtführers auf Schadensersatz des Fluggasts bei 

Personen-, Gepäck- und Verspätungsschäden sowie bei Güterschäden. Den 

Vertragsstaaten wurde diesbezüglich aufgegeben, eine Versicherungspflicht 

einzuführen. Die Durchführung ist in Deutschland seit dem 6.4.2004 durch 

das Gesetz zur Harmonisierung des Haftungsrechts im Luftverkehr geregelt. 

Die Ansprüche nach diesen Regeln können neben den Europäischen Regeln 

bestehen beziehungsweise mit diesen konkurrieren. 

Das Europäische Luftverkehrs- und Beförderungsrecht wurde in den Mitgliedstaaten 

der Europäischen Union harmonisiert durch die VO (EG) Nr. 2027/97 

über die Haftung von Luftfahrtunternehmen bei Unfällen und mit der VO (EG) 

Nr. 261/2004 für Ausgleichs- und Unterstützungsleistungen für Fluggäste 

bei Nichtbeförderung, Annullierung oder großer Verspätung von Flügen (sog. 

Fluggastverordnung). Die hier geregelten Fluggastrechte der Fluggastverordnung 

wurden am 11. Februar 2004 vom EU-Parlament und EU-Rat verabschiedet 

und traten am 17. Februar 2005 in Kraft. Sie dienen der Stärkung 

der Ansprüche von Flugpassagieren gegenüber EU-Fluggesellschaften oder 

Fluggesellschaften, die von, nach, oder innerhalb von EU-Gebiet fliegen. 

Die deutschen Luftrechtsnormen der §§ 44 bis 52 Luftverkehrsgesetz 

(LuftVG) zur Haftung für Personen und Gepäck, die im Luftfahrzeug befördert 

werden sowie zur Haftung für verspätete Beförderung haben nur noch eine 

geringe Bedeutung, nachdem durch einschlägige EU-Regelungen (VO (EG) Nr. 

2027/97 i.d.F. der VO (EG) Nr. 889/2002) keine Unterscheidung mehr zwischen 

inländischer und internationaler Beförderung für Luftfahrtunternehmen 

der Gemeinschaft gemacht wird. Die Bedeutung dieser nationalen Regelungen 

für das Luftbeförderungsrecht ist aber gering, da Flugpauschalreisen mit 

Inlandsflügen eher selten sind und private Luftfrachtführer im Inland keine 

wesentliche wirtschaftliche Bedeutung haben – auch nicht für Businessflieger. 

Im Wesentlichen ist es daher notwendig, aber auch ausreichend, seine 

Mindestrechte als Flugpassagier nach der FluggastVO zu kennen. Der 

Schwerpunkt der Betrachtung liegt deshalb hier. 

Welche Rechte gibt es nach der Fluggastverordnung (FluggastVO)? 

Die FluggastVO legt nach ihrem Art. 1 Mindestrechte für Fluggäste fest bei 

den folgenden Flugstörungen, das heißt: 

Ihre Rechte 

DE 

�� 

Geschäftsreisen mit dem Flugzeug sind aufgrund schneller Verbindungen unter 

Geschäftsleuten häufig erste Wahl. Wer aber in letzter Zeit für Geschäftsreisen die 

Flugverbindung wählte, hatte beispielsweise wegen Vulkanasche auf der Flugroute 

oder wegen gesperrter Flughäfen mitunter nicht ganz unerhebliche Probleme, zu 

seinem Bestimmungsort zu gelangen – oder auch zurück. Welche Rechte Ihnen als 

Flugpassagier bei Nichtbeförderung, Annullierung oder großer Verspätung nach der 

europäischen Verordnung über die Fluggastrechte zustehen und wie Sie diese geltend 

machen können, zeigt der nachfolgende Beitrag. 

�� bei Nichtbeförderung gegen ihren Willen (Überbuchung), 

�� bei Annullierung des Flugs 

�� oder bei großer Verspätung des Flugs (ab 2 Stunden). 

Hieraus können Ansprüche auf Ausgleichszahlungen, Unterstützungs- 

und Betreuungsleistungen resultieren: 

Unerheblich ist dabei, ob es sich um einen Linien-, Bedarfs- oder Pauschalreiseflug 

beziehungsweise einen Billigflug handelt. Nach ihrem Art. 3 gilt die 

FluggastVO für alle Flüge, die in der EU beginnen (ohne Rücksicht darauf, ob 

das Luftfahrtunternehmen seinen Sitz in der EU hat, sowie für Flüge aus Drittstaaten 

in die EU, die von Luftfahrtunternehmen der Gemeinschaft mit Sitz in 

der EU durchgeführt werden – sofern im Drittstaat noch keine Ausgleichs- 

und Unterstützungsleistungen erbracht werden. 

Ganz wichtig ist, dass beide Verordnungen nach Art. 249 II EGV im deutschen 

Inland unmittelbar geltendes Recht sind und insoweit auch dem deutschen 

Internationalen Privatrecht vorgehen (vgl. Art. 3 Abs. 2 S.2 EGBGB). Mit anderen 

Worten können also die Rechte als Fluggast aufgrund der Fluggastverordnung 

unmittelbar geltend gemacht werden, ohne dass es eines Rückgriffs 

auf andere deutsche Rechtsbestimmungen wie aus dem Reise- oder 

Werkvertragsrecht bedarf. Leistungsverpflichtete der Fluggastverordnung 

sind die Fluggesellschaften als Anbieter von Linienflügen, Charterflügen, 

Billigflügen und Flugpauschalreisen. Die FluggastVO gibt dem Fluggast gesetzliche 

Ansprüche gegen das ausführende Luftfahrtunternehmen und stellt 

grundsätzlich nicht auf den Luftbeförderungsvertrag bei einem Linien- oder 

Charterflug (Nur-Flug) oder auf den Reisevertrag bei einer Flugpauschalreise 

ab. Die FluggastVO gilt auch für Fluggäste mit Flugscheinen, die im Rahmen 

eines Kundenbindungsprogramms oder anderer Werbeprogramme von einem 

Luftfahrtunternehmen oder Reiseveranstalter ausgegeben wurden. Wird also 

eine Geschäftsreise als Flug mit Hotelunterkunft pauschal über einen Reiseveranstalter 

gebucht, sind bei einer derartigen Pauschalreisen die Ansprüche 

nach Fluggastverordnung ausschließlich an die Fluggesellschaft zu richten, 

nicht aber an den Reiseveranstalter. 

Nichtbeförderung 

Unter Nichtbeförderung ist nach der Legaldefinition in Art. 2 j der Flugast- 

VO die Weigerung zu verstehen, Fluggäste zu befördern, obwohl sich diese 

ordnungsgemäß am Flugsteig eingefunden haben, sofern keine vertretbaren 

Gründe für die Nichtbeförderung gegeben sind, beispielsweise im Zusammenhang 

mit der Gesundheit oder der allgemeinen oder betrieblichen Sicherheit 

oder unzureichenden Reiseunterlagen. 

So ist eine Ursache für die Nichtbeförderung – die Überbuchung von Flügen 

mit bis zu 10% der Flugkapazität – gängige Branchenpraxis und in den

Beförderungsbedingungen der meisten Luftfahrtunternehmen ausdrücklich 

zugelassen. Die FluggastVO legalisiert diese Überbuchungspraxis nicht, sondern 

schafft Mindestnormen als pauschalierten abstrakten Schadensersatz, 

um auch solchen Fluggästen eine Geldleistung zukommen zu lassen, die keinen 

ursächlichen Schaden durch eine Nichtbeförderung nachweisen können. 

Bei Nichtbeförderung wegen Überbuchung hat ein Flugpassagier Anspruch 

auf: 

�� Rücktritt / Erstattung des Ticketpreises 

�� einen frühestmöglichen kostenlosen Rückflug zum Abflugort 

�� frühestmögliche Beförderung zum Zielort 

�� anderweitige Beförderung zum Zielort zum Wunschtermin (sofern 

Plätze frei sind). 

Zudem kann man eine Ausgleichsleistung zwischen 125 EUR und 600 EUR 

beanspruchen, abhängig von der Flugstrecke und der Verspätung aufgrund 

anderweitiger Beförderung. Die Fluggesellschaft hat eine Entschädigung zu 

zahlen: 

�� 250 EUR für eine Flugstrecke bis zu 1.500 km; 

�� 400 EUR für eine weitere Strecke innerhalb der EU oder bis zu 

3.500 km 

�� 600 EUR bei Flugstrecken über 3.500 km. 

Wird ein Alternativflug angeboten, der nicht zu spät nach dem geplanten Flug 

ankommt, kann die Fluggesellschaft die Entschädigung maximal um 50% 

kürzen. Fluggäste mit eingeschränkter Mobilität und deren Begleitpersonen 

sowie Kinder ohne Begleitung haben ein Vorrecht auf frei werdende Plätze. 

Annulierung 

Eine Annullierung ist nach Art. 2 1 der FluggastVO die Nichtdurchführung eines 

geplanten Fluges, für den zumindest ein Platz reserviert war und damit 

eine endgültige Nichtdurchführung des Fluges. Bricht also das Luftfahrtunternehmen 

den Flug nach zwei Startversuchen ab und bringt die Fluggäste in 

den Warteraum, ohne dass nähere Informationen gegeben werden, liegt eine 

konkludente Annullierung des Flugs vor. 

Bei Annullierung hat der Fluggast wie bei der Nichtbeförderung wahlweise 

Anspruch auf Rücktritt/Erstattung des Ticketpreises, auf einen kostenlosen 

Rückflug zum Abflugort oder auf eine anderweitige Beförderung zum Zielort. 

Darüber hinaus hat die Fluggesellschaft als finanzielle Ausgleichsleistung 

eine Entschädigung zu zahlen, die wie bei der Nichtbeförderung zu bemessen 

ist. Die Entschädigungszahlungen als finanzielle Ausgleichsleistung werden 

fällig, wenn die Fluglinie den Fluggast nicht bis spätestens 14 Tage vor dem 

Flug darüber verständigt hat, falls die Reise nicht zeitnah an dem ursprünglich 

reservierten Termin auf einen Alternativflug umgebucht wurde oder falls die 

Fluggesellschaft nicht nachweisen kann, dass die Annullierung durch außerordentliche 

Umstände verursacht wurde. 

Wegfall von Ausgleichszahlungen bei außergewöhnlichen Umständen 

Die Ausgleichszahlung entfällt aber, wenn die ausführende Fluggesellschaft 

nachweisen kann, dass die Annullierung trotz zumutbarer Maßnahmen auf 

außergewöhnliche unvermeidbare Umstände zurückgeht. Derartige Umstände 

sind insbesondere politische Instabilität, Wetterbedingungen, Sicherheitsrisiken, 

unerwartete Flugsicherheitsmängel oder Streik, also nur solche Risiken, 

die nicht in die betriebliche Sphäre des Luftfahrtunternehmens fallen. 

Daher sind Naturkatastrophen wie Erdbeben und Hurrikans, politische Unruhen 

und Kriege, Terroranschläge und akute Terrordrohungen sowie behördliche 

Eingriffe wie eine Luftraumsperre wegen Vulkanasche außergewöhnlichen 

Umstände, die außerhalb des gewöhnlichen Betriebsablaufs liegen. 

Technische Probleme am Flugzeug trotz regelmäßiger Wartung werden in der 

Praxis ebenfalls häufig als Entlastungsgrund angegeben. Mängel der sogenannten 

„Lufttüchtigkeit“ wie Schäden an Reifen, Fahrwerk oder Triebwerk 

führen aber nicht zu einer Entlastung, da derartige Defekte ihre Ursache meist 

in unzureichender Wartung oder in Piloten-/Bedienungsfehlern haben. Unvermeidbar 

sind hingegen technische Defekte infolge äußerer Einflüsse wie Vogelschlag 

im Treibwerk, Hagel oder Blitzschlag. Schlechte Wetterbedingungen 

wie Nebel, Sturm oder Schneefall am Flughafen entlasten als außergewöhnliche 

Umstände nur dann, solange alle Luftfahrtunternehmen am Flughafen 

davon gleichermaßen betroffen sind. Kann der geplante Flug nach Wegfall der 

Schlechtwetterbedingungen noch durchgeführt werden, liegen keine „außerordentlichen 

Gründe“ vor. 

Recht 

Das Luftfahrtunternehmen muss aber in allen Fällen stets zusätzlich nachweisen, 

dass die „außerordentlichen Umstände“ nicht vermeidbar waren, selbst 

wenn alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen worden wären. So kann ein 

Streik durchaus ein Entlastungsgrund sein, unabhängig davon, ob Streik des 

eigenen Bord- oder Bodenpersonals vorliegt oder ein Streik Dritter wie der 

der Fluglotsen. Eine Entlastung wäre aber nur dann nachgewiesen, wenn das 

Flugunternehmen darlegt und beweist, dass der Streik des eigenen Personals 

nicht vorhersehbar war und keine zumutbare Möglichkeit bestand, darauf zu 

reagieren und beispielsweise Ersatzpersonal einzusetzen. 

Große (Abflug-)Verspätung 

Die Abflugverspätung nach Art. 6 FluggastVO nur dann relevant, wenn sich 

der Abflug 

�� für einen Flug über eine Entfernung unter 1.500 km um mindestens 

zwei Stunden, 

�� für einen Flug von 1.500 km bis 3.500 km um drei Stunden und 

�� bei Flügen über 3.500 km um mindestens vier Stunden verzögern 

wird. 

Maßgeblich dafür ist nicht die verspätete Ankunft eines Fluges, sondern der 

verspätete Abflug. Nach der FluggastVO werden dann auch nur Unterstützungs- 

und Betreuungsleistungen gewährt. Die vielfach von Fluggästen erhofften 

finanziellen Ausgleichzahlungen gibt es aber nicht. Die FluggastVO 

gewährt bei Flugverspätung also keinen Schadensersatzanspruch für wirtschaftlicher 

Folgeschäden; diese gibt es vielmehr nur nach Art. 19 MÜ, Art. 3 

VO (EG) Nr. 2027/97 bei nationalen und internationalen Flügen ersetzt. 

Welche Unterstützungs- und Betreuungsleistungen gibt es? 

Unterstützungs- und Betreuungsleistungen gibt es bei allen Flugstörungen, 

also bei Nichtbeförderung, Annulierung und großer Verspätung. Als Entschädigung 

sind Mahlzeiten, Getränke, Telekommunikation und notfalls eine Hotelunterkunft 

inklusive des Transfers zu stellen. Dies gilt aber nur bei einer 

Verspätung von 

�� 2 Stunden und mehr für eine Flugstrecke von bis zu 1.500 km sowie 

von 

�� 3 Stunden und mehr für eine weitere Strecke innerhalb der EU oder 

bis zu 3.500 km sowie 

�� 4 Stunden und mehr bei Flugstrecken außerhalb der EU über 3.500 

km. 

Bei einer Verspätung von 5 Stunden und mehr ist der Ticketpreis zu erstatten 

und gegebenenfalls ein kostenloser Rückflug zu stellen. Darüber hinaus 

kann Schadensersatz geltend gemacht werden, unabhängig vom Abflug- oder 

Zielort, sofern ein Schaden nachweislich eingetreten ist, wenn das Flugunternehmen 

für die Verspätung verantwortlich ist. 

Beschwerden, Anspruchsdurchsetzung und Verjährung 

In Deutschland ist das Luftfahrt-Bundesamt die offizielle Durchsetzungs- und 

Beschwerdestelle sowohl für die Rechte der Fluggäste bei Annullierung, Verspätung 

und Nichtbeförderung nach der FluggastVO (EG) Nr. 261/2004 als 

auch nach der Verordnung (EG) Nr. 1107/2006, die die Rechte von behinderten 

Flugreisenden und Flugreisenden mit eingeschränkter Mobilität regelt. Ferner 

überwacht das Luftfahrt-Bundesamt auch die Einhaltung der Bestimmungen 

der Verordnung (EG) Nr 1008/2008, wonach neben dem Endpreis eines Flugtickets 

auch Steuern, Flughafengebühren und sonstige Gebühren, Zuschläge 

und Entgelte gesondert auszuweisen sind. Das Luftfahrt-Bundesamt nimmt in 

diesem Rahmen Anzeigen von Verstößen gegen diese Verordnungen entgegen 

und kann Verstöße bei Nachweis ordnungsrechtlich gegenüber den Fluggesellschaften 

verfolgen. Ausführlichere kostenlose Informationen und eine 

Liste der nationalen Behörden, die für die Durchsetzung dieser Ansprüche 

zuständig sind, finden Sie im Internet unter http://apr.europa.eu. 

Eine weitergehende Betrachtung des Reisevertragsrechts muss hier aber unterbleiben. 

Weiterführende Informationen zum Reiserecht und zu den Fluggastrechten 

finden Sie auch auf der Internetseite des im Reiserecht spezialisierten 

Prof. Dr. jur. Ernst Führich von der Hochschule Kempten im Allgäu unter 

http://www.reiserecht-fuehrich.de/. Bei der Durchsetzung zivilrechtlicher 

Ansprüche bietet es sich ferner an, einen im Werk- und Reisevertragsrecht 

tätigen Rechtsanwalt hinzuziehen. 

Rechtsanwalt Lutz D. Fischer, Lohmar 

Kontakt: kanzlei@fischer-lohmar.de, Internet: www.fischer-lohmar.de 

13

14 

Management 

Umfrage unter 

Fluggesellschaften 

Vielfalt 

am Himmel 

Wer viel beruflich unterwegs ist, hat mit verschiedensten Airlines zu tun. Ge- 

schäftsreisende legen Wert auf schnelles, unkompliziertes und komfortables 

Reisen, Firmen auf einen guten Preis für die Tickets ihrer Mitarbeiter, je nach 

Reiseaufkommen auf spezielle Firmentarife, auf gute Anbindung und best- 

möglichen Service für die Reisenden, damit diese ausgeruht und motiviert 

am Ziel ankommen. 

DienstReisen-Management hat ausgewählten 

Flug-gesellschaften einige Fragen gestellt, um 

eine kurze Übersicht über individuelle Angebote, 

USP und Meinungen zum Verhalten in Ausnahmesituationen 

geben zu können. 

1. Welche speziellen Programme haben Sie für 

Firmen und Dienstreisende im Angebot? 

Air Berlin und Cathay Pacific bieten Unternehmen 

die Möglichkeit, spezielle Firmentarife auszuhandeln. 

Bei Cathay Pacific liegt der Fokus auf 

der kompletten Flexibilität der Firmentarife. Bei 

Air Berlin ist die Art der Firmenrate abhängig vom 

Gesamtvolumen des Firmenabkommens. Vorteile 

sind: Die Flüge sind als One-Way-Flüge buchbar, 

sind kostenfrei umbuchbar und stornierbar. Auch 

für klein- und mittelständische Unternehmen gibt 

es bei beiden Airlines Sonderkonditionen: Bei Air 

Berlin beispielsweise werden den Firmenmitarbeitern 

pro Flug business points gutgeschrieben. 

Auch Singapore Airlines und United Airlines 

bieten maßgeschneiderte Lösungen für Firmenkunden 

an, die individuell erarbeitet werden. Bei 

Singapore gibt es beispielsweise Spezialangebote 

für häufig genutzte Strecken, United kreiert seine 

speziellen Angebote zusammen mit den Partnern 

Lufthansa, Air Canada und Continental Airlines. 

Iberia hat für Unternehmen mit hohem Reiseaufkommen 

und einem Mindestumsatz von 25.000 

Euro ermäßigte Firmentarife in petto, die in der 

Regel für ein Jahr abgeschlossen werden. Für 

kleinere und mittelständische Unternehmen, die 

günstige Geschäftsreisetarife nutzen möchten, 

empfiehlt Iberia den „Oneworld-Businessflyer“ 

– geboten werden attraktive Raten nach Spanien 

und Lateinamerika sowie Angebote aller anderen 

Oneworld-Partner. 

easyJet bietet ihren Passagieren mit dem für 

140 Euro erhältlichen Programm „easyJet Plus“ 

ein unbegrenztes Speedy Boarding: Mitglieder 

können auf jedem Flug und ohne Reservierung 

als Erste an Bord gehen und ihren bevorzugten 

Sitzplatz frei wählen. Zudem haben Geschäftsreisende 

die Möglichkeit, kostenfrei einen früheren 

Rückflug zu nehmen, wenn sie zu früh am Flughafen 

sind. 

Finnair offeriert ihren Geschäftskunden zwei 

verschiedene Programme: „Finnair Corporate“ 

für kleine und mittelständische Unternehmen, 

bei dem den Kunden ausgewählte Services und 

Tools zur effektiven Planung und Verwaltung ihrer 

Geschäftsreisen sowie standardisierte Ermäßigungen 

zur Verfügung stehen, und das „Finnair 

Corporate Agreement“ für große Firmen: Inhalt 

des Vertrags sind auf das Unternehmen zugeschnittene 

Ermäßigungen vom publizierten Tarif. 

Germanwings bietet Unternehmen mit einem 

Mindestumsatz von 15.000 Euro pro Jahr ein spezielles 

Firmenprogramm an, geeignet besonders 

für Reiserichtlinien mit Fokus auf dem „Best Buy“. 

Die Firmentarife werden mit flexiblen Tarifbedingungen 

versehen, Tarifart „Dynamic Flex“. 

Mit dem Firmenprogramm „Corporate Saver“ von 

Malév können Unternehmen ohne Mindestum-

satz zweistellige Prozentrabatte und Upgrades in 

Anspruch nehmen. 

Das Firmenförderprogramm „Partner Plus Benefit“ 

von Lufthansa und SWISS ermöglicht allen 

Mitarbeitern eines Unternehmens Punktesammeln 

bei Flügen mit Lufthansa, SWISS und den 

Benefit Partner-Airlines. Zusätzlich gibt es mit 

„Partner Plus Progress“ individuelle Verträge für 

Firmen mit hohem Flugumsatz. 

Mit dem Vielfliegerprogramm von TAM Airlines 

können sich Kunden Prämienflugscheine erfliegen. 

Seit dem Beitritt zur Star Alliance sind die 

Annehmlichkeiten für Kunden weiter gewachsen: 

Priority Boarding, Priority Check-In, Wartelistenpriorität 

zählen – je nach Karten-Kategorie – zu 

den Vorteilen, die Geschäftskunden zugute kommen. 

2. Was ist Ihr USP, mit dem Sie sich von anderen 

Fluggesellschaften abheben; was macht 

Ihre Fluggesellschaft besonders? 

Bei Cathay Pacific profitieren Kunden von „ausgezeichneten 

Verbindungen, hoher Frequenz, 

weltberühmtem Service sowie Reiseklassen auf 

höchstem Niveau“ und vielen Extras wie beispielsweise 

neue Sitze in allen Klassen in der 

Langstreckenflotte. 

Malév bietet Reisenden mit dem Ziel naher Osten 

und Osteuropa „überdurchschnittlichen Komfort, 

kostenlose Verpflegung und einen unschlagbar 

günstigen Preis“. 

Air Berlin legt Wert auf Umwelteffizienz und 

besitzt „eine der modernsten Flotten Europas“, 

zeichnet sich aus durch „überdurchschnittlichen 

Service bei niedrigen Preisen“ und positioniert 

sich „als einzige europäische Airline im Segment 

zwischen den klassischen Linienfliegern und den 

sogenannten Low-Cost-Carriern mit stark eingeschränktem 

Service“. 

„Persönliche Betreuung, Qualität bis ins Detail, 

Schweizer Gastfreundschaft“, darauf legt SWISS 

Wert. Exzellenter Service in der Luft, ausgezeichnetes 

Bodenpersonal, ein weltumspannendes 

Streckennetz dank Star Alliance werden unter 

anderem geboten. 

Germanwings gilt als „eine der erfolgreichsten 

Low-Cost-Fluggesellschaften in Europa“. Hohe 

Qualität zu günstigem Preis ist ihre Stärke, die 

Flotte ist jung, die Flugzeuge sind komfortabel 

ausgestattet, leise und schadstoffarm. 

Lufthansa bietet „weltweite Mobilität in herausragender 

Qualität“. Der Fokus liegt darauf, „innovative 

Entwicklungen des Bord- und Bodenprodukts 

stetig voranzutreiben“. Besonderheit: Die 

Einrichtung des exklusiven First Class Terminals 

in Frankfurt/Main und die in Kürze stattfindende 

Einführung von Lufthansa Flynet. Lufthansa hat 

damit Breitband-Life-Internet für ihre Kunden an 

Bord – als einzige Airline bisher. 

„Eine vierte Klasse an Bord mit 13 cm mehr Beinfreiheit 

zum Vordermann“ gibt es mit Economy 

Plus Class bei United Airlines, die bisher einzige 

Airline mit einem solchen Angebot. 

Singapore Airlines achtet darauf, flexibel zu sein 

und wichtige Standorte häufig anzufliegen, um 

Geschäftsreisenden den höchstmöglichen Komfort 

zu bieten. Zudem werden „der Inflight Service 

und das Produkt an Bord von vielen Reisenden als 

weltweit führend gelobt“. 

Iberia ist „Marktführer auf den Strecken Europa- 

Lateinamerika“. Mehr Platz, Komfort und Privatsphäre, 

das sind zusammengefasst die Vorzüge, 

auf die sich Geschäftsreisende in der Business 

Plus Klasse auf Langstrecken freuen können. 

TAM Airlines besticht durch gehobenen Service 

für Geschäftsreisende. Hierzu gehört beispielsweise 

ein privater, kostenfreier Limousinen- 

Transfer für First- und Business Class-Reisende 

und ein kostenpflichtiger Helikopter-Transfer innerhalb 

Sao Paulos (vom internationalen Airport 

zum Stadtflughafen). 

Indem sie „im Gegensatz zu vielen anderen 

Günstigfliegern interessante Geschäftstreisedestinationen 

wie Paris, London, Basel, Madrid“ und 

einige mehr bedient, hebt sich easyJet von der 

Konkurrenz ab. Zusätzlich werden 40 von 50 der 

größten Flughäfen Europas angeflogen, „mehr als 

bei jeder anderen Fluglinie“. 

Finnair bietet die kürzesten Verbindungen zwischen 

den Kontinenten Europa und Asien. „Effiziente 

Flugpläne, die spezielle Konzipierung des 

Flughafens Helsinki als Transitflughafen und Umsteigemöglichkeiten 

von weniger als 35 Minuten“ 

sind einige der Vorzüge, die Geschäftsreisende 

bei Finnair erwarten. 

3. Wie war bei Ihnen die Entwicklung im 

Dienstreisebereich im ersten Halbjahr 2010 im 

Vergleich zum Vorjahr und was erwarten Sie 

in Zukunft? 

Management 

Germanwings: „Wir haben im ersten Halbjahr 

einen deutlichen Zuwachs verzeichnet. Die besonders 

starke Ausweitung des Angebotes an 

den beiden Flughäfen Köln/Bonn und Stuttgart 

und der Start des neuen Standortes Hannover hat 

auch zu einem Anstieg der Passagiere aus dem 

Dienstreisebereich geführt.“ 

easyJet: „Unser Geschäftsmodell kommt gerade 

in wirtschaftlich schwierigen Zeiten zu tragen. 

Dieses Jahr werden zehn Millionen Geschäftsreisende 

mit easyJet fliegen, viele kommen von den 

teuren Netzwerkfluggesellschaften. Die Tendenz 

in den kommenden Monaten und Jahren ist steigend.“ 

Air Berlin: „Wir haben eine Steigerung bei den 

Buchungen Geschäftsreisender verzeichnet. 

Dieser Bereich hat sich zwar positiv entwickelt, 

allerdings aufgrund des langen Winters und der 

Aschewolke nicht so stark wie erwartet. In der 

zweiten Jahreshälfte 2010 erwarten wir aber aufgrund 

der Lockerung der Reiserichtlinien in den 

Unternehmen, dass die Buchungen stärker anziehen.“ 

Cathay Pacific: „In Deutschland zeichnete sich 

ein positiver Trend beim Thema Geschäftsreisen 

ab. Für die nächsten Monate sehen wir eine starke 

Nachfrage, besonders im Frontend Geschäft 

(Business Class und First Class), jedoch noch lange 

nicht auf dem Niveau von 2008.“ 

Finnair: „Zunächst war die Entwicklung noch etwas 

verhalten, doch in den letzten Monaten haben 

sowohl die Anzahl der Buchungen als auch 

der Durchschnittspreis angezogen. Besonderes 

hoch ist das Wachstum bei der Nachfrage nach 

Flügen in den asiatischen Raum.“ 

Malév: „Das Geschäftsreisevolumen wird im 

zweiten Halbjahr 2010 wieder anziehen.“ 

Verschiedenste Fluggesellschaften, unzählige Angebote. Den Überblick zu behalten und die zum 

eigenen Unternehmen bestmöglich passende Airline zu finden, ist nicht immer einfach 

15

16 

Management 

So schön lässt es sich in der neuen 

Business Class von Cathay Pacific schlafen 

TAM Airlines: „Heute reisen 75% unserer Fluggäste 

aus beruflichen Gründen. Im ersten Quartal 

2010 beförderte TAM rund 8,3 Millionen Fluggäste, 

das ist ein Anstieg von 13,2% insgesamt. Wir 

rechnen mit einem Wachstum der Einnahmen um 

60 Millionen US$ pro Jahr und, gemessen an den 

Erfahrungen der anderen Star Alliance Partnergesellschaften, 

auch mit einem Anstieg der Passagierzahlen 

um 3% bis 5%.“ 

United Airlines: „Im Geschäftsreiseverkehr 

setzte eine spürbare Erholung ein. Firmen reisen 

wieder mehr, auch in der Business Class. Unternehmen 

erkennen ganz klar: Die internationale 

Arbeitsteilung macht Dienstreisen unweigerlich 

erforderlich.“ 

SWISS: „Das Geschäft hat allgemein angezogen 

und der Trend stimmt besonders im Interkontinentalbereich 

positiv. Wir können wieder mit mehr 

Zuversicht in die Zukunft schauen als noch vor einigen 

Monaten. Im Europaverkehr hat der Strukturwandel 

durch die Finanzkrise das Marktumfeld 

aber deutlich verändert.“ 

Lufthansa: „Insbesondere das Frachtgeschäft 

sowie das Interkontinentalgeschäft im Passagierverkehr 

verzeichnen eine positive Entwicklung. 

Das Europageschäft erholt sich langsamer. Die 

unterschiedlichen Entwicklungen auf Lang- und 

Kurzstrecke bestätigt unsere Annahme, dass sich 

der Kurzstreckenverkehr deutlich langsamer als 

die Langstrecken erholen und sich eine nachhaltige, 

strukturelle Verschiebung zwischen Economy- 

und Premium-Buchungen etablieren wird.“ 

Iberia: „Wir verzeichnen eine gute Steigerung der 

Nachfrage, was sich auch in den hohen Auslastungszahlen 

des ersten Halbjahres widerspiegelt. 

Obwohl zu erwarten ist, dass einige Geschäftsreisen 

zukünftig durch Web-Konferenzen ersetzt 

werden, gehen wir von einer Stabilisierung der 

guten Nachfrage auf dem aktuellen Niveau aus.“ 

Singapore Airines: „Die Geschäftsreisen haben 

sich äußerst positiv entwickelt, wobei Europa dem 

Trend noch hinterher läuft. Gerade auf Langstrecken 

wird wieder Business Class geflogen. Die 

Aufstockung unserer München-Singapur Flüge 

von 5 x wöchtlich auf täglich ab dem 1. September 

2010 sind eindeutiges Indiz für eine positive 

Belebung des Marktes.“ 

4. Wie sind Sie mit den infolge der Aschewolke 

vom April 2010 auftretenden Problemen 

umgegangen und wie werden Sie in Zukunft 

auf unvorhersehbare Naturereignisse dieser 

Art reagieren? 

Singapore Airlines: „Die Kunden stehen bei 

uns immer und ausnahmslos im Zentrum des 

Handels. So haben wir proaktiv alle Kunden, die 

in Frankfurt oder München gestrandet waren, in 

Hotels untergebracht. Unsere KollegInnen haben 

sich in den Hotels quasi 24/7 um die Belange und 

Fragen der Passagiere gekümmert.“ 

Germanwings: „Wir haben uns sofort auf die Situation 

eingestellt und einen Krisenstab einberufen. 

Oberste Priorität hatte die Sicherheit unserer 

Passagiere. Germanwings hat versucht, die Fluggäste 

immer schnellstmöglich zu informieren. 

Hinter den Kulissen haben sich alle Abteilungen 

auf den ungewissen Zeitpunkt vorbereitet, an 

dem der Flugbetrieb wieder aufgenommen werden 

sollte.“ 

Iberia: „Wir haben uns bemüht, alle betroffenen 

Passagiere zu betreuen und zu ihren Zielen zu befördern, 

haben 9.000 Fluggäste in Hotels untergebracht, 

5.000 Personen mit Bussen und Zügen 

befördert, 40.000 Kunden umgebucht und nach 

Öffnung des Luftraums zahlreiche Sonderflüge 

betrieben. 

Malév: „Transparente Kommunikation mit unseren 

Agenten und Kunden werden wir auch in 

Zukunft betreiben. Es ist aber auch unserem auf 

Europa ausgerichteten Streckennetz zu verdanken, 

dass nur wenige Kunden wirklich ‚gestrandet’ 

sind. Die meisten konnten Ihren Aufenthalt 

verlängern oder auf Bahn und Bus umsteigen.“ 

Air Berlin: „Schon am ersten Tag nach dem 

vollständigen Flugverbot haben wir 15.000 Passagiere 

befördert. Wir haben unsere Kunden 

immer zeitnah und auf verschiedensten Wegen 

informiert. Air Berlin arbeitet in allen nationalen 

und internationalen Gremien mit, um Prozedere 

auszuarbeiten, damit die Auswirkungen für Passagiere 

bei einem erneuten Vulkanausbruch auf 

ein Mindestmaß reduziert werden und die höchstmögliche 

Sicherheit für den Flugbetrieb erreicht 

wird.“ 

easyJet: „200.000 Passagiere waren gestrandet, 

sodass die Airline insgesamt 100.000 Übernachtungen 

bereitgestellt hat. Durch Sonderflüge 

konnten alle Passagiere innerhalb von einigen 

Tagen ihr Ziel erreichen.“ 

Cathay Pacific: „Es wurde umgehend ein Krisenstab 

eingerichtet, der die Logistik und Maßnahmen 

koordiniert hat, um alle Passagiere an ihr 

Endziel zu bringen. Es ist in einer solchen Situation 

ungeheuer wichtig, mit unseren Passagieren 

Kontakt aufzunehmen. Deshalb stellen wir allen 

Passagieren den Service „Meine Buchung verwalten“ 

zur Verfügung – so kann jederzeit der 

lokale Kontakt, egal wo der Gast sich gerade befindet, 

aktualisiert werden.“ 

Lufthansa: „Lufthansa kostete das Chaos rund 

200 Millionen Euro. Bis heute sind keine europaweit 

gültigen, eindeutig definierten Regeln für den 

Umgang mit Vulkanasche verabschiedet. Die Airlines 

haben alles getan, um diese dringend erforderlichen 

Regelungen mit zu erarbeiten. Jetzt ist 

die Politik gefragt, denn die Entscheidungshoheit 

über eine Sperrung beispielsweise Öffnung von 

Lufträumen liegt ausschließlich bei den zuständigen 

Behörden und nach deren Weisungen haben 

sich die Airlines zu richten.“ 

Finnair: „Schnelle und effiziente Ersatzlösungen 

sind bei Ereignissen dieser Art gefragt. Finnair hat 

während der Aschewolke im April 2010 alles gegeben, 

um präsent und flexibel zu sein und den 

betroffenen Passagieren best- und schnellstmöglich 

eine tragbare Lösung zu präsentieren.“ 

TAM Airlines: „Beinahe 2% der für den Monat 

geplanten internationalen Flugstrecken musste 

gestrichen werden. Am 22. April konnten bereits 

alle Flüge nach Europa wieder planmäßig durchgeführt 

werden, einen Tag später konnten alle 

Passagiere, die nicht von Frankfurt, Mailand oder 

Paris und später auch London abflogen, erfolgreich 

umgebucht werden. Unser Anspruch ist es 

unseren Fluggästen immer einen flexiblen und 

qualitativ hochwertigen Service zu bieten.“ 

SWISS: „Die isländische Vulkanasche-Krise belastete 

das Ergebnis mit über 30 Millionen CHF. 

Für den Umgang mit so einer Situation bedarf es 

einheitlicher, klarer Richtlinien, die nicht lediglich 

auf Computersimulationen basieren.“

Schwerpunkt 

Die Qual der Wahl 


Kaum eine Hotelkette kommt heutzutage noch ohne Bonusprogramm für den 

Gast aus. Wer viel reist, profitiert von den unterschiedlichen Vorzügen, die 

er für Hotelaufenthalte und dort getätigte Übernachtungen bekommt. Doch 

welches Programm bietet was? Wie wird auf die Bedürfnisse der Geschäftsreisenden 

eingegangen? Und wie können Bonusprogramme dazu beitragen, 

den Unternehmen pro getätigter Reise ihrer Mitarbeiter Kosten einzusparen? 

Für Firmen, die Rahmenverträge mit Hotels ausgehandelt haben, sind Bonusprogramme 

weniger relevant. Sie erhalten bereits Sonderkonditionen, 

bei denen viele der in den Programmen enthaltenen Vorzüge eingeschlossen 

sind. Gibt es jedoch keinen Rahmenvertrag mit einer Hotelkette, können 

Bonusprogramme bei der Reisekalkulation helfen, Kosten einzusparen. 

Kein Geld für Posten wie zum Beispiel Frühstück, Parkplatz oder Internet 

ausgeben zu müssen rechnet sich bei einer bestimmten Anzahl regelmäßig 

reisender Mitarbeiter. 

Fast jeder Dienstreisende verfügt über eine Mitgliedschaft in mindestens 

einem Hotel-Bonusprogramm. Für Vielreisende sind diese Programme eine 

lukrative Möglichkeit, von allen auswärts getätigten Übernachtungen und 

Hotelaufenthalten zu profitieren. Die Programme sind danach ausgerichtet, 

dem Reisenden möglichst viel Komfort zu bieten und darauf einzugehen, was 

die Mehrheit der Dienstreisenden sich wünscht. Schnell und reibungslos sollen 

Check-In und Check-Out über die Bühne gehen, ein kostenloses Zimmer- 

Upgrade ist genauso gern gesehen wie ein persönlicher Ansprechpartner, 

der sich um Zusatzwünsche oder plötzlich auftauchende Probleme kümmert. 

Diese Kriterien sind mittlerweile bei fast jedem Bonusprogramm Standard. 

Weitere Angebote variieren je nach Hotelkette, Programm und Mitgliedsstufe. 

Generell gilt, je höher die Mitgliedsstufe, desto mehr Annehmlichkeiten 

für den Gast, desto exklusiver die Benefits. Um einige Beispiele zu nennen: 

Ein Hilton Hhonors Mitglied, das die Gold- oder Diamond-Mitgliedschaft 

besitzt, kann kostenlosen Zugang zum Executive Floor beanspruchen oder 

den Ehepartner kostenfrei im Zimmer übernachten lassen. Der Inhaber einer 

Clubkarte bei Marriott Rewards genießt das Privileg, die Health Care-Einrich- 

tungen kostenlos nutzen und auf ein kostenfreies Frühstück zurückgreifen 

zu können, wenn er Gold- oder Platinstatus hat. In den Best Western Hotels 

gehört der kostenlose Internet-Zugang zum Standard, ganz unabhängig von 

der Mitgliedsstufe. 

Auch die Sammel- und Einlöseoptionen von Punkten sind vielfältig; je mehr 

Partner in das jeweilige Programm integriert sind, desto mehr Möglichkeiten 

hat der Reisende, Punkte zu sammeln und hinterher in Prämien umzuwandeln. 

Gesammelt werden kann mittlerweile nicht mehr nur bei Übernachtungen 

und Hotelaufenthalten, sondern beispielsweise auch bei Reisen mit über 

Mietwagenfirmen gebuchte Autos, bei Zugfahrten, bei der Benutzung von 

Kreditkarten oder beim Shopping. 

Von kostenlosen Hotelübernachtungen über Mietwagen- und Tankgutscheine 

bis hin zur Spende der Punkte für einen wohltätigen Zweck ist vieles 

möglich, möchte der Dienstreisende seine Punkte einlösen. Oft besteht auch 

die Möglichkeit, Punkte gegen Meilen einzutauschen, Punkte zu übertragen 

oder welche hinzuzukaufen. 

Viele Bonusprogramme lassen dem Reisenden die Wahl, Punkte oder Flugmeilen 

zu sammeln. So kann jeder Dienstreisende beziehungsweise das Unternehmen, 

bei dem er angestellt ist – da das Unternehmen die Reisekosten 

finanziert, sind Punkte oder Meilen im Regelfall nicht vom Reisenden privat 

nutzbar –, individuell entscheiden, welche Art des Sammelns im Hinblick 

auf sein Reiseverhalten am sinnvollsten ist. Wer viel fliegt, freut sich über 

Flugmeilen, wer kürzere Strecken zurücklegt und von Meilen nicht profitieren 

kann, sammelt Punkte und investiert diese beispielsweise in kostenfreie 

Übernachtungen. Wer Hilton Hhonors-Mitglied ist, muss sich nicht entscheiden, 

sondern sammelt automatisch beides. 

Zur besseren Übersicht der diversen Angebote hat DienstReisen-Management 

einige Kriterien herausgesucht, anhand derer die unterschiedlichen 

Bonusprogramme verschiedener Hotelketten in einigen Punkten miteinander 

verglichen werden können. 

17

18 

Schwerpunkt 

�� 

HOTELS: KURZÜBERSICHT 

Die IHG-Hotels Die Hilton-Hotels 

weltweit fast 4.300 Hotels 5.300 Hotels 

in Deutschland 69 Hotels 14 Hotels 

Name des Bonusprogramms Priority Club Rewards Hilton Hhonors 

am Bonusprogramm teilnehmende Hotelmarken InterContinental Hotels & Resorts, 

Crowne Plaza, Holiday Inn Hotels 

& Resorts, Holiday Inn Express, 

Staybridge Suites, Candlewood 

Suites, Hotel Indigo 

Mitgliedsstufen 1. Club: bis zu 14 Übernachtungen 

2. Gold: mind. 14 Übernachtungen 

oder mind. 20.000 gesammelte 

Punkte pro Kalenderjahr 

3. Platinum: mind. 50 

Übernachtungen oder mind. 

60.000 Punkte 

Hilton, ConradHotels & Resorts, 

Doubletree, Embassy Suites Hotels, 

Hampton, Hilton Garden Inn, Hilton 

Grand Vacations, Homewood Suites 

by Hilton, Hotels der Waldorf Astoria 

Collection 

1. Blue: Status nach Anmeldung 

erreicht 

2. Silver: vier bonusberechtigte 

Aufenthalte oder zehn 

Übernachtungen innerhalb eines 

Kalenderjahres 

3. Gold: 16 bonusberechtigte 

Aufenthalte oder 36 bonusberechtigte 

Übernachtungen oder 60.000 

gesammelte Punkte innerhalb 

eines Kalenderjahres 

4. Diamond: 28 bonusberechtigte 

Aufenthalte oder 60 bonusberechtigte 

Übernachtungen oder 

100.000 Punkte 

Auswahl: Punkte oder Meilen sammelbar sowohl als auch beides gleichzeitig: „Double Dipping“ 

BONUSPROGRAMMVERGLEICH 

Angebot Bonusprogramm: 

Priority Club Rewards 

Bonusprogramm: 

Hilton Hhonors 

Early Check-In ja auf Anfrage 

Late Check-Out ab Club auf Anfrage 

Express Check-In abhängig vom Hotel ja 

Garantierte Zimmerverfügbarkeit ab Platin Diamond 

Kostenlose Zimmer- Upgrades ab Platin, nach Verfügbarkeit Silver, Gold, Diamond 

Wartelistenpriorität abhängig vom Hotel ja 

Persönlicher Ansprechpartner/ Mitgliederbetreuung/Service-Hotline ab Gold ja 

Kostenloser Internetzugang abhängig vom Hotel Gold, Diamond 

Kostenfreies Frühstück abhängig vom Hotel Gold, Diamond 

Kostenfreie Ortsgespräche abhängig vom Hotel nein 

Kostenfreie Parkmöglichkeit abhängig vom Hotel nein 

Kostenlose Nutzung der Healthcare- Einrichtungen abhängig vom Hotel je nach Hotel 

Kostenfreie Übernachtung des Ehepartners abhängig vom Hotel Silver, Gold, Diamond 

Kostenfreie Tageszeitung an Wochentagen ab Club ja 

Shuttleservice vom/zum Flughafen abhängig vom Hotel ja, kostenpflichtig 

Kostenfreie Getränke abhängig vom Hotel Gold, Diamond 

Willkommensgeschenk abhängig vom Hotel ja 

Bademantel/Slipper auf dem Zimmer abhängig vom Hotel ja

�� 

Schwerpunkt 

Die Maritim-Hotels Die Marriott-Hotels Die Best Western-Hotels Die Accor-Hotels 

50 Hotels mehr als 2.900 Hotels 4.000 Hotels 4.100 Hotels 

36 Hotels 28 Hotels 190 Hotels 316 Hotels 

Maritim PartnerCard Marriot Rewards Best Western Rewards AlClub Mitgliedschaft 

sämtliche Maritim Hotels weltweit Marriott Hotels & Resorts, JW sämtliche Best Western Hotels welt- Sofitel, Pullman, MGallery, Novotel, 

Marriott Hotels & Resorts, 

weit 

Suite Novotel, Mercure, Adagio, ibis, 

Renaissance Hotels, Marriott 

Vacation Club International, 

Courtyard by Marriott, SpringHill 

Suites by Marriott, Fairfield Inn by 

Marriott, Residence Inn by Marriott, 

TownePlace Suites by Marriott 

all seasons 

1. Maritim PartnerCard: für 

Geschäftsreisende, Tagungs- und 

Urlaubsgäste, Familien. Keine 

Mindestanzahl an Übernachtungen 

oder gesammelten Punkten notwendig 

2. Maritim PartnerCard Plus: zusätzliche 

Leistungen für ältere 

Gäste. Keine Mindestanzahl an 

Übernachtungen oder gesammelten 

Punkten notwendig 

1. Silber: mind. 10 Übernachtungen 

2. Gold: mind. 50 Übernachtungen 

3. Platinum: mind. 75 

Übernachtungen 

1. Gold: Status nach Anmeldung 

erreicht 

2. Platinum: 15 Übernachtungen 

3. Diamond: 30 Übernachtungen 

sowohl als auch sowohl als auch sowohl als auch nur Punkte 


Maritim PartnerCard 


Marriott Rewards 


Best Western Rewards 

Hotel-Bonusprogramme 

im Vergleich 

1. A|Club Silver: mind. 10 


Punkte innerhalb eines 

Kalenderjahres 

2. A|Club Gold: 30 Übernachtungen 

oder 10.000 Punkte 

3. A|Club Platinum: 60 


Punkte 


A|Club Mitgliedschaft 

nein nein ja nein 

ja Silber, Gold, Platin ja ja 

ja nein bei Platinum und Diamond in 

vereinzelten Hotels 

nein 

Stargast ja nein Gold, Platinum 

Stargast Gold, Platin bei Platinum und Diamond nach Gold, Platinum bei Sofitel, Pullman, 

Verfügbarkeit 

MGallery 

ja nein nein nein 

ja ja ja Platinum 

nein nein ja nein 

nein Gold, Platin bei Platinum und Diamond in 


nein 

nein Gold, Platin 

nein nein bei Platinum und Diamon in 


nein 

ja ja ja nein 

nein ja nein nein 

ja nein ja nein 

PartnerCard Plus nein bei Platinum und Diamond in 


nein 

nein nein nein nein 

ja ja bei Platinum und Diamond in 


ja 

ja ja nein nein 

19

20 

Schwerpunkt 

Markus Schmidt, Geschäftsführer Intergerma 

Ein Blick hinter die Kulissen von Unternehmen mit Veranstaltungspotential verrät, dass es 

oftmals die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen sind, die für Planung, Organisation und 

Durchführung von Firmenveranstaltungen verantwortlich sind. Und diese Mitarbeiter sind 

meist keine gelernten Veranstaltungs-Fachkräfte, sondern müssen sich autodidaktisch in 

die Thematik einarbeiten. So ist es gerade in der Veranstaltungsplanung wichtig, im Unternehmen 

alltagstaugliche Lösungen zu implementieren. 

Single oder Partner 

Sicherlich gibt es kleinere Firmenveranstaltungen, 

die der im Unternehmen für die Eventplanung 

verantwortliche Mitarbeiter alleine stemmen 

kann. Die Buchung eines Raums für ein 

Kundenmeeting, die Catering-Bestellung und 

vielleicht noch die Transfer-Organisation ist bestimmt 

kein Hexenwerk. 

Geht es aber um größere oder regelmäßige Firmen-Veranstaltungen 

wie Tagungen, Kongresse, 

Seminare oder Schulungen, sieht die Welt des 

Persönlicher Tipp: Hotelpreise sinken nicht, 

wenn man mehrere Agenturen für die Hotelanfrage 

heranzieht. Für ein und denselben Termin und 

Kunden mit identischen Kapazitäten bleibt auch 

bei Mehrfachanfragen die Rate bestehen, die 

einmal quotiert wurde. Ohnehin gibt es nur eine 

Option für die erste Anfrage. 

Bedarf und Bedürfnis 

Bei der modernen Tagungsplanung und Eventorganisation 

muss unterschieden werden zwischen 

Bedarf und Bedürfnis des Unternehmens. 

Tagungsplanung 

�� 

Hintergrundinformation: 

Intergerma ist seit 26 Jahren auf dem 

Tagungsmarkt etabliert als Herausgeber 

des Tagungshotelführers „Hotels und Tagungsstätten 

in Deutschland, Österreich 

und der Schweiz“ und als Lizenzgeber der 

Publikation „Eventlocations“. Neben den 

Printversionen hat Intergerma im Jahr 

2003 ein Online-System für Tagungshotels 

entwickelt als transparente und neutrale 

Informations- und Buchungsplattform 

für Unternehmen und Tagungsveranstalter. 

Im Jahr 2007 wurde das Online- 

Reservierungssystem an die Hotel.de AG 

übertragen. Seit der Übertragung des Online-Reservierungssystems 

konzentriert 

sich Intergerma auf sein Kerngeschäft der 

Handbücher und baut weitere Beratungsund 

Serviceleistungen für Hotellerie und 

Tagungskunden aus. Der „Tagungs-Service 

by Intergerma“ bündelt die langjährige 

Branchenerfahrung und Kompetenz im 

MICE-Segment. 

planungsverantwortlichen Mitarbeiters schon 

anders aus. 

Eine Veranstaltung besteht aus vielen Facetten 

und Bausteinen: Die detailgenaue Vorbereitung, 

die Einladungs- und Response-Abwicklung, das 

Teilnehmermanagement, die Einbindung von Trainern 

und Referenten. Hinzu kommt die Hotel- und 

Location-Suche sowie die Prüfung und Bewertung 

von Konditionen. Oft gilt es zusätzlich, den 

geeigneten Ort für das externe Abendessen zu 

recherchieren, ein Entertainment-Programm zu 

erstellen, einen DJ für die Abendveranstaltung zu 

beauftragen sowie Gema und weitere rechtliche 

Vorgaben zu berücksichtigen. Nicht zu vergessen 

sind die Dekoration, die Technik, die Beleuchtung, 

mögliche Gastgeschenke und die Logistik all dessen. 

In der Nachbereitung müssen die Rechnungen 

überprüft, die Qualitätskontrolle und Evaluierung 

der Veranstaltung durchgeführt und statistische 

Auswertungen erstellt werden. Alles in allem ist 

dies bei entsprechendem Umfang der Veranstaltung 

äußerst zeitintensiv, verlangt viel Kompetenz 

und ist meist nicht alleine zu bewältigen. Hier ist 

ein externer Partner mit festem Ansprechpartner 

wichtig, um den Mitarbeiter bei der Veranstaltungsplanung 

im Unternehmen mit einem Gesamtpaket 

oder einzelnen Komponenten zu unterstützen. 

Dafür sammelt der Tagungsplaner zunächst einmal 

die wichtigsten Standardinformationen, also 

rein sachliche Bedarfsfaktoren wie Budget, Destination, 

Lage, benötigte Kapazitäten, Personenanzahl 

und natürlich Termin. 

Auf dieser Grundlage werden im Dialog mit dem 

ausgewählten Veranstaltungspartner ergänzende 

Informationen, die Bedürfnisse, abgefragt. Zudem 

gibt es bei einer Firmenveranstaltung grundsätzlich 

eine inhaltliche Botschaft und Zielsetzung – 

oft verknüpft mit Emotionen und Motivationsaspekten. 

Persönliche Wünsche, Ansprüche an die 

Stimmung und die Atmosphäre sowie die Frage 

nach Individualität in Beratung und Service, Verständnis, 

Erfahrung und Kompetenz sind zudem 

Bedürfnisse, die nicht eindimensional erfassbar, 

nicht schematisierbar sind und damit nicht per 

Standard-Formular abgefragt werden können. 

Online oder Offline 

Das Veranstaltungs-Segment ist im Vergleich zur 

firmeninternen Geschäftsreise-Organisation wesentlich 

komplexer, variabler und nicht so transparent 

kalkulierbar. Tagungs-Online-Tools sind 

zwar zahlreich vorhanden, haben jedoch oft einen 

Haken: Je detaillierter online versucht wird, die 

Parameter einer praktikablen Veranstaltungsorganisation 

zu berücksichtigen, desto komplexer, 

komplizierter und nutzungsunfreundlicher wird 

das Anfrage-Tool.

Hier kommt die Bedarf- und Bedürfnis- 

Erfassung ins Spiel: 

Der Bedarf, also die rein faktischen Komponenten 

rund um die geplante Veranstaltung, 

lässt sich einfach und zeitsparend online 

erfassen, filtern und auswerten. Teilnehmer- 

Management und Evaluierung im Nachgang 

des Events sind ebenfalls online darstellbar. 

Die individuellen Bedürfnisse an ein Firmenevent 

können jedoch nicht online per Klickfunktion 

abgefragt oder gar erfüllt werden. 

Immer erhält man im persönlichen Gespräch 

ergänzende oder teilweise ganz neue Informationen, 

die weit über den faktischen Bedarf 

hinausgehen. 

So wird im MICE Segment nach wie vor in 

wesentlichen Bereichen bewusst offline gearbeitet. 

Hier unterscheidet sich die Veranstaltungs-Planung 

maßgeblich von der reinen 

Geschäftsreise-Planung: Emotionen gehören 

im MICE Segment einfach dazu. 

Teilnehmer-Management 

Das professionelle Teilnehmer-Management 

nimmt im Rahmen der Veranstaltungs-Organisation 

einen wesentlichen Teil ein und geht 

weit über die reine Teilnehmer-Registrierung 

hinaus. Komponenten wie Verwaltung von 

Personendaten, Abrechnungsprozedere, Materialversand 

und Statistiken werden erfasst 

sowie detaillierte Veranstaltungsinformationen 

wie Lage des Veranstaltungsortes, Termin, 

Alter der Teilnehmer, Anteil Frauen und 

Männer, Voranreisen, Verpflegungsleistungen, 

Transfer-Anforderungen, Rahmenprogramme 

etc. 

Darüber hinaus reichen die Ansprüche an ein 

erfolgsorientiertes Teilnehmer-Management 

von der präzisen Zielgruppenbestimmung 

über den Einladungsversand, der Umsetzung 

von Vorgaben zur Unternehmensidentität bis 

hin zur Verwaltung von Workshops und der 

Zahlungsabwicklung. 

Nach einer Intergerma-Umfrage nutzen dafür 

Dreiviertel der befragten Unternehmen nach 

wie vor klassische Office-Anwendungen wie 

Excel oder Word. Nur 5,4 Prozent greifen bislang 

auf internetbasierte Anwendungen zurück 

und nur zwei Prozent nutzen professionelle 

Eventsoftware. Den Bedarf eines onlinebasierten 

Teilnehmer-Managements stellen 

jedoch durchaus 42,2 Prozent der Umfrage- 

Teilnehmer fest. 

Werte 2.0 

Eine manchmal unterschätzte, aber wesentliche 

Komponente in der Veranstaltungsplanung 

ist die Einhaltung von tradierten Werten 

– auch oder gerade im 2.0 Zeitalter. Immerhin 

werden Veranstaltungen gemacht für die persönliche 

Begegnung von Menschen und dafür 

gelten unverändert die Spielregeln eines respektvollen 

Miteinanders abseits der modernen 

140 Zeilen-Kommunikation, um Emotionen 

und einen bleibenden positiven Eindruck 

von einer Veranstaltung zu vermitteln. 

�� Art der Veranstaltung 

�� Seminartitel 

�� Ziel der Veranstaltung 

�� Datum der Veranstaltung / Uhrzeit der Veranstaltung – (Alternativtermine?) 

�� Anreisedatum / Abreisedatum 

�� Tagung für __Teilnehmer 

�� Kundenkreis / Zielgruppe 

�� Männlich Ja Nein / Weiblich Ja Nein 

�� Lage des Hotel / Ort /Sonstiges (Zentrum, Bahnhof, Flughafen, Messe, BAB-Anbindung, Im Grünen, ) 

�� Hotelkategorie (3*, 4*, 5*) 

�� Gewünschte Ausstattung des Hotels (klassisch, modern) 

�� Erfahrungswerte (Stammhotel?) 

�� Budget ÜF / Budget TP 

�� Übernachtung – Anzahl der benötigten Zimmer für Trainer und Teilnehmer 

Anzahl EZ Anzahl DZ 

Anzahl EZ zur Voranreise Anzahl DZ zur Voranreise 

Schwerpunkt 

�� Räume - Anzahl der benötigten Räume. Gibt es eine Mindestgröße für die entsprechenden Räume? 

Tagungsraum in m² Tageslicht Ja Nein 

verdunkelbar Ja Nein 

Anzahl der Gruppenräume für jeweils Personen 

Gruppenräume in m² GR 1 GR2 GR3 

GR4 

�� Bestuhlungsart 

Bestuhlung 

Tagungsraum Stuhlr. Parl. U-Form Block 

Bestuhlung 

Gruppenraum Stuhlr. Parl. U-Form Block 

�� Deckenhöhe 

�� Säulen im Raum: Ja Nein 

�� Tagungspauschale (TP): Beschreibung der Leistungen, die in der Tagungspauschale enthalten sein 

sollen: 

Pause Leistung Uhrzeit 

Begrüßungskaffee (sofern angekreuzt) mit Kaffee und Tee 

Tagungsgetränke / oder unlimitierte Getränke 

Kaffeepause vormittags (sofern angekreuzt) mit Kaffee, Tee, herzhaften Snacks 

Mittagessen (sofern angekreuzt) in Form eines Buffets oder 3-Gang-Menü 

Kaffeepause nachm. (sofern angekreuzt) mit Kaffee, Tee, süßen Snacks 

Abendessen (sofern angekreuzt) in Form eines Buffets oder 3-Gang-Menü 

Technik Tagungsraum Standard (Leinwand, Flipchart, Pinnwand) 

Technik Gruppenraum Standard (Leinwand, Flipchart, Pinnwand) 

Zusätzliche Technik 

Beamer Preis/Tag 

W-Lan Preis/Tag 

TV-Video Preis/Tag 

Mod.Koffer Preis/Tag 

zus. Pinwand Preis/Tag 

ISDN-Leitung Preis/Tag 

Tonanlage 

inkl. 1 Mikro 

Preis/Tag 

zus. Flipchart Preis/Tag 

Weitere Leistungen 

Transfer �Rahmenprogramm �Eventlocation 

Teilnehmer- 

Management 

Kostenfreie Stornierung der gesamten Kapazitäten muss möglich sein bis ___ Wochen vor Beginn der 

Veranstaltung. 

Gewünschte Optionsfrist: 

Checkliste Tagungsplanung 

21

22 

Schwerpunkt 

Hoteleinkauf + Krise = 

Flexibilität 

Wie Marktwirtschaft funktioniert, lässt sich gerade 

sehr schön am Beispiel Hoteleinkauf beobachten. 

Weil die Wirtschaftskrise sie zum Sparen zwingt, 

haben Travel Manager deutscher Unternehmen 

im Jahr 2009 rund 1,8 Milliarden Euro oder 16 

Prozent weniger für Übernachtungen ausgegeben 

als im Jahr zuvor, wie die „VDR-Geschäftsreiseanalyse 

2010“ ganz klar zeigt (siehe auch Beitrag 

auf Seite 10-11 dieses Magazins). 

Dieser Nachfragerückgang führte zu einem Überangebot 

an Hotelbetten und damit direkt zu niedrigeren 

Preisen, sowohl im Inland als auch im 

Ausland. Mit der Folge, dass die Hoteleinkäufer 

im Travel Management im Jahr 2009 für weniger 

Geld das Gleiche bekamen wie 2008 – zu erkennen 

daran, dass „sich am Muster der Übernachtungskategorien 

2009 wenig geändert hat“, wie 

die Autoren der Analyse trocken festhalten: Der 

Anteil der Drei-Sterne-Kategorie blieb in etwa 

bei der Hälfte, Vier Sterne und Vier Sterne plus 

In Krisenzeiten sehen sich Travel Manager neuen Herausforderungen im Hoteleinkauf 

gegenüber: Sie müssen Rahmenverträge gegen Tagespreise abwägen und Reisenden 

niedrigere Sterne-Kategorien schmackhaft machen. Das erfordert mehr Flexibilität. 

ungefähr bei einem Drittel, das Budget-Segment 

machte ein Zehntel aus. 

Es gab und gibt also viel zu tun für Travel Manager 

– und beileibe nicht nur das Nachverhandeln 

bestehender Verträge. Die Krise fordert viel 

Aufmerksamkeit und zum Teil grundsätzliche Entscheidungen 

von denen, die für die betriebliche 

Mobilität verantwortlich sind. 

Beispielsweise hat die sinkende Nachfrage zur 

Folge, dass die Hotellerie sich stärker denn je 

immer wieder neu fragt, welchen Preis der Markt 

gerade hergibt. Dieses verschärfte Ertragsmanagement 

bringt täglich angepasste Preise auf 

die Hotel-Websites und auch auf die großen Hotelportale 

wie HRS oder hotel.de. 

Das wiederum führt manchen Firmenkunden- 

Rahmenvertrag ad absurdum: Preise, die vor einem 

Dreivierteljahr bei Vertragsabschluss noch 

günstig schienen, werden heute von den tagesak- 

tuellen Raten locker rechts überholt – damit steht 

das Travel Management vor der Frage, ob der Vertrag 

vorgeht oder der sogenannte Spot-Kauf. 

In vielen Fällen ganz klar der Spot-Kauf, sagen 

erfahrene Travel Manager, zum Beispiel Dirk Gerdom 

von SAP, der gleichzeitig Präsident des VDR 

ist. Er empfiehlt Unternehmen, die Rahmenverträge 

mit Hotels abschließen, die Verträge flexibel zu 

halten. „Travel Manager dürfen sich nicht von festen 

Raten abhängig machen“, sagt er. „Wenn das 

Hotel im freien Markt kurzfristig einen besseren 

Preis bietet als im langfristigen Vertrag festgeschrieben, 

dann muss es dem Unternehmen erlaubt 

sein, diese Rate zu buchen – und diese Buchung 

muss in die Zielvereinbarung einfließen.“ 

Wer Verträge neu aushandelt, ist gut beraten, 

die Möglichkeit tagesaktueller Buchungen gleich 

darin festzuschreiben. Und das funktioniert? Ja, 

das funktioniert. Schließlich herrscht zurzeit ein 

Käufermarkt.

Aufgabenblock zwei des Travel Managements 

in Krisenzeiten sind die Sternekategorien. Auch, 

wenn viele Hoteliers dieselbe Kategorie zum 

niedrigeren Preis herausgeben und sich daher 

die Sterne-Buchungsanteile nicht groß verändert 

haben, gibt es doch kleinere, aber deutliche 

Verschiebungen. So gingen laut „VDR-Geschäftsreiseanalyse 

2010“ die relativ geringen Anteile, 

die Hotels mit drei bis fünf Sternen im Jahr 2009 

im Vergleich zum Vorjahr verloren, offenbar vollständig 

in die Kategorie mit ein bis zwei Sternen, 

genau wie in die „anderen Beherbergungskategorien“ 

wie Pensionen, die ihre Buchungszahlen in 

den deutschen Unternehmen von 2008 bis 2009 

mehr als verdoppeln konnten. 

Kurz: Viele Reisende schlafen unter weniger Sternen 

als im Jahr zuvor. Auch das funktioniert ohne 

großen Aufschrei und ist sicher auch der Überzeugungsarbeit 

der Travel Manager zu verdanken. 

Der wichtigste Grund aber: Es gibt längst Budgethotels 

von guter Qualität, die sich ihren Platz am 

Markt erobert haben. Der Unterschied zwischen 

einem Zwei-Sterne- und einem Drei-Sterne-Hotel 

wird als nicht so groß empfunden wie der zwischen 

der Economy und der Business Class in 

Flugzeugen. 

Und: Das Hotelzimmer als Statussymbol hat ausgedient. 

Während ein Flug in der Business Class 

(oder gar in der First) unter Geschäftsreisenden 

immer noch mehr gilt als der in der „Holzklasse“ 

und vor allem den wirklich notwendigen Komfort 

bietet, definiert sich kaum noch jemand über die 

Zahl der Sterne auf dem Messingschild neben der 

Hoteltür. „Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse 

aus der Krise“, sagt Dirk Gerdom. „Das Luxusdenken 

ist weitgehend vorbei.“ 

Was machen nun aber Travel Manager, die die 

gewohnten Buchungspfade verlassen, sich tagesaktuelle 

Preise ansehen und neue Anbieter 

entdecken? Wie stellen sie sicher, dass ein Hotel 

den Anforderungen ihrer Reisenden entspricht? 

Schließlich kann kein Reiseverantwortlicher zufrieden 

sein, wenn er zwar einen dreistelligen Betrag 

gespart hat, die Mitarbeiter aber wütend von 

der Reise zurückkehren, weil sie abends nicht ins 

Internet konnten und deshalb Arbeit liegen blieb. 

Ein bundesweit gültiger Maßstab für Geschäftsreisehotels 

sind die vom VDR mitgetragenen 

Siegel „Certified Business Hotel“ und „Certified 

Conference Hotel“. 333 Häuser, vor allem in 

Deutschland, haben sich dem strengen Kriterienkatalog 

für Business-Hotels gestellt, der unter 

anderem Webzugang, Mobilfunkerreichbarkeit, 

eine Arbeitsfläche im Zimmer, geprüfte Matratzenqualität 

und eine Rechnung nach Firmenpolitik 

zwingend vorschreibt. Darüber hinaus tragen 267 

Häuser die Auszeichnung als Konferenzhotel – sie 

erfüllen alle 67 Pflichtkriterien des Siegels. 

Da alle zertifizierten Hotels mit einem entsprechenden 

Logo in den großen Hotelportalen verzeichnet 

sind, fällt es Travel Managern leicht, 

außer dem Preis auch den (Arbeits-) Komfort 

ihrer Reisenden im Auge zu behalten – zumal 

zertifizierte Häuser nicht teurer sind als nichtzertifizierte 

der gleichen Kategorie. So können 

Schwerpunkt 

Mehrwertsteuersenkung für Hotels: 

„Bürokratie-Monster“ gebändigt 

Anfang des Jahres brauten sich dunkle 

Wolken über dem Hoteleinkauf zusammen: 

Mit der Senkung der Mehrwertsteuer für 

Beherbergungsleistungen drohte ein formaler 

Mehraufwand, der Travel Managern die 

Sorgenfalten auf die Stirn trieb – in einer 

von Prozessen getriebenen Branche lässt 

sich jede Verwaltungsschleife in Kosten 

ausdrücken. Die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze 

für Übernachtungs- und 

Verpflegungsleistungen hatten zu einem erheblichen 

Verwaltungsaufwand und damit 

zu Mehrkosten in deutschen Unternehmen 

geführt. Der VDR sprach damals von einem 

„Bürokratie-Monster“. 

Im März hatte das Bundesministerium der Finanzen 

dann festgelegt, dass das Frühstück 

mit anderen Nebenleistungen zusammengefasst 

werden kann, die als Reisenebenkosten 

anerkannt werden. Der getrennte Ausweis 

von Übernachtung und einem Pauschalbetrag 

für Nebenleistungen erlaubt, dass die 

sogenannte „Vereinfachungsregelung“ angewendet 

wird. Weil der Frühstücksanteil 

so nicht mehr zu identifizieren ist, kann das 

Frühstück weiterhin mit dem Pauschbetrag 

von 4,80 Euro berücksichtigt werden. 

Inzwischen ist auch die sogenannte Arbeitgeberveranlassung 

prozessfreundlich geregelt. 

Jetzt gilt eine Übernachtung als dienstlich 

veranlasst, wenn ein Arbeitnehmer die Hotelkosten 

von seinem Unternehmen erstattet 

bekommt. Eine separate Buchungsbestätigung 

ist nicht mehr nötig. 

Der Verband Deutsches Reisemanagement, 

dessen Vorschläge in den Praxisregelungen 

berücksichtigt wurden, hält die geltenden Regelungen 

für akzeptabel. Die Wolken haben 

sich verzogen, das Monster ist gebändigt. 

Zertifizierungen ein guter Hinweis sein, wo sich 

Verhandlungen besonders lohnen. 

Und von welchem Volumen an lohnen sie sich? 

Wer 50 „Roomnights“ (Übernachtungen) im 

Jahr abnimmt, braucht keinen Vertrag, wer 400 

braucht, sollte verhandeln. Die Grenze liegt irgendwo 

dazwischen und ist bei jedem Unternehmen 

anders. „Es gibt keinen Königsweg“, sagt 

SAP-Travel Manager Dirk Gerdom – aber einen 

goldenen Mittelweg, immer in Abhängigkeit von 

der Wirtschaftlichkeit. 

Wer ausschließlich auf verhandelte Raten setzt, 

dem entgehen die womöglich günstigeren tagesaktuellen 

Preise. Und wer ausschließlich auf dem 

Spot-Markt kauft, hat das Nachsehen, wenn die 

Preise kurzfristig steigen – weil kein Rahmenvertrag 

sie deckelt. Es kommt eben auf die Mischung 

an. 

So lässt sich als zentrale Anforderung an einen 

Hoteleinkäufer in Zeiten der Krise dreierlei festhalten: 

offene Augen, Selbstbewusstsein und eine 

ordentliche Portion Flexibilität sind gefragt. 

23

24 

Schwerpunkt 

Flexibilität 

Interview mit Olivier Harnisch, 

Vice President International 

Operations Germany & Swit- 

zerland, Hilton Worldwide, 

in Frankfurt/Main 

Olivier Harnisch (Vice President International Operations Germany & Switzerland, 

Hilton Worldwide, li.) sprach mit Judith Kadach und Ralph Wuttke (beide DienstReisen-Management) 

über Aufschwung, Zukunftspläne und Firmenphilosophie 

DienstReisen-Management: Herr Harnisch, die 

Frage nach der Krise und ihren Auswirkungen ist 

unumgänglich: Wie hat die Hilton-Gruppe im Jahr 

2009 die Krise bewältigt und wie sehen Sie die 

momentane Entwicklung? Was sind Ihre Erwartungen 

für die Zukunft? 

O. Harnisch: 2009 war bekanntermaßen ein sehr 

schwieriges Jahr für die gesamte Hotellerie. Dies 

hat natürlich auch Hilton Worldwide gespürt. Unsere 

Häuser in Deutschland sind vor allem in den 

durch die Krise am meisten betroffenen Märkten 

vertreten. Dazu gehören die Primärstädte, Stadthotels 

und das Upscale Segment. In dieser Phase 

war es notwendig, unsere operativen Vorgänge 

zu durchleuchten und das vorhandene Optimierungspotenzial 

zu nutzen. Profitiert hat Hilton 

aber nicht zuletzt auch von seiner enorm hohen 

Markenbekanntheit und seinen hervorragenden 

Vertriebssystemen. Wir konnten uns somit im 

Markt besser behaupten als unsere Konkurrenten. 

Mit dem Jahreswechsel 2009/2010 konnten wir 

erfreulicherweise eine wirtschaftliche Erholung 

registrieren. Die Nachfrage hat sich insgesamt 

positiv entwickelt, insbesondere in dem für uns 

sehr wichtigen Corporate-Bereich. 

DienstReisen-Management: Wie schätzen Sie 

die Entwicklung des Geschäftsreisemarktes insgesamt 

ein? Sind Sie zuversichtlich, dass es weiter 

bergauf geht? 

O. Harnisch: Im Geschäftsreisesegment wird es 

weiter aufwärts gehen, der Tagungsreisemarkt 

hingegen ist noch etwas verhalten. Was uns aber 

hilft, sind die in diesem Jahr stattfindenden Messen 

in Deutschland. Der Unterschied zwischen 

zwei Messejahren kann enorm sein. 2010 ist ein 

relativ gutes Messejahr, was sich entsprechend 

positiv auf unsere Hotels auswirkt. Dennoch ist 

Flexibilität gefragt, denn man kann sich auf den 

positiven Trends und Prognosen nicht ausruhen. 

Das hat nicht zuletzt die Aschewolke im April gezeigt, 

die den gesamten Flugverkehr lahmgelegt 

hat. Leider ist das genau während der Bauma in 

München passiert. Die Bauma ist die weltgröße 

Baumaschinenmesse und in der Regel ein Garant 

für volle Hotels in der Stadt. Die Auswirkungen 

der Aschewolke waren schmerzhaft, weil viele 

Messebesucher nicht anreisen konnten. Dennoch 

zeigt der Trend grundsätzlich nach oben. Aber für 

all unsere Hotels haben wir einen Plan A, B und C 

vorliegen: Pläne für einen sich fortsetzenden Auf-

Schwerpunkt 

als Weg aus der Krise 

schwung, für eine Stagnation, aber auch für eine 

wiederkehrende Rezession. Heutzutage kann sich 

die Lage so schnell ändern, dass man auf alles 

vorbereitet sein muss. 

DienstReisen-Management: Zum Thema geänderte 

Besteuerung von Übernachtungen mit 

Frühstück: Inwiefern wirkt sich diese Neuerung 

auf den Hotelbetrieb aus und welche sich daraus 

ergebenden Veränderungen erwarten Sie? 

O. Harnisch: Für die Hotellerie ist dieses Gesetz 

sehr positiv. Eine große Herausforderung war 

die Kurzfristigkeit, mit der das Gesetz in Kraft 

getreten ist, genau wie die steuerlichen Auswirkungen 

auf persönlicher Ebene. Wir mussten 

mit unseren Partnern, die unterschiedlich auf die 

neue Besteuerung reagiert haben, die bereits für 

2010 vereinbarten Preise entsprechend neu verhandeln. 

Einige Firmen wollten zum Beispiel das 

Frühstück komplett aus ihrem Preis herausgenommen 

haben, was bei uns zu entsprechenden 

Umsatzreduzierungen geführt hat. Die Anzahl dieser 

Firmen ist jedoch begrenzt. Wir haben uns auf 

die Veränderung eingestellt. Eine Rolle spielt auch, 

dass viele Mitarbeiter unserer großen Firmenkunden 

einen hohen Hilton Hhonors Mitgliedsstatus 

haben, sodass sie sich im Rahmen ihrer Benefits 

aussuchen können, ein kostenfreies Frühstück 

einzunehmen. Ein hoher Anteil unserer Gäste ist 

von der Neuregelung für das Frühstück also nicht 

betroffen. 

DienstReisen-Management: Aus welchen Gründen 

sollte ein Geschäftsreisender in den Hilton- 

Hotels absteigen und weshalb sollte ein Unternehmen 

einen Firmenvertrag mit der Hilton-Gruppe 

abschließen? 

O. Harnisch: Wir sind sehr flexibel, sozusagen 

‚easy to deal with‘. Wir sind uns der unterschiedlichen 

Anforderungen und Wünsche des Buchenden 

auf der einen Seite und der des Reisenden auf der 

anderen Seite bewusst. Das ist nicht immer die 

gleiche Person. Die regelmäßig buchende Person 

auf der Firmenseite erwartet einen unkomplizierten 

Reservierungsprozess, dass nicht immer wieder 

die gleichen Fragen gestellt werden und dass 

sich immer wiederkehrende Vorgänge einspielen. 

Was den Reisenden betrifft, ist es wesentlich, 

dass wir auf dessen individuelle Bedürfnisse eingehen. 

Jeder Gast hat seine eigenen Erwartungen. 

Der eine legt Wert auf einen schnellen Check-in, 

ein anderer möchte immer dasselbe Zimmer oder 

wünscht sich stets ein spezielles Kopfkissen, um 

nur einige Beispiele zu nennen. Wir wollen auf 

diese unterschiedlichen Bedürfnisse bestmöglich 

eingehen. Außerdem gehört zu unseren Vorzügen, 

dass unsere Zimmer sehr zeitgemäß eingerichtet 

sind, wir eine konstant hohe Service-Qualität liefern 

und unsere Hotels oft sehr zentral gelegen 

sind. Außerdem ist es heutzutage sehr wichtig, 

dass ein Gast im gesamten Hotel kabellosen Internet-Zugang 

hat. Das gewährleisten wir. 

DienstReisen-Management: Welche Kriterien 

sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten für einen 

Dienstreisenden beziehungsweise ein Unternehmen 

bei der Wahl eines Hotels? 

O. Harnisch: Vielreisende, die oft in Hotels übernachten, 

erwarten einen individuellen und effizienten 

Service. Individuell heißt, wie ich es eben 

sagte, sich auf die speziellen Bedürfnisse des 

Gastes einstellen zu können. Effizient hingegen 

bedeutet, dass gewöhnliche und ungewöhnliche 

Wünsche schnell und auf unkomplizierte Weise 

erfüllt werden – ob es nun um einen Tagunsgraum 

geht, der innerhalb von 30 Minuten samt Internetzugang 

gebraucht wird oder um ein Hemd, das 

kurzfristig gewaschen und gebügelt werden 

muss. Die Einrichtung und die technische Ausrüstung 

der Zimmer spielt auch eine wesentliche 

Rolle bei der Hotelwahl. Die Lage des Hauses ist 

natürlich auch sehr wichtig. Unser Loyalitätsprogramm 

Hhonors mit seinen 25 Millionen Mitgliedern 

weltweit ist auch ein wichtiges Instrument, 

das viele Vorteile zu bieten hat. Ein Hilton Hhonors 

Diamond Gast zum Beispiel hat die Garantie, bei 

Reservierungsanfragen, die mindestens 48 Stunden 

im Voraus gemacht werden, immer ein Zimmer 

zu bekommen, unabhängig davon, wie stark 

das gewünschte Hotel bereits gebucht ist. Hilton 

Hhonors ist das einzige Hotelprogramm, bei dem 

die Gäste während ihrer Aufenthalte gleichzeitig 

sowohl Bonuspunkte als auch Airlinemeilen sammeln 

können. 

DienstReisen-Management: Was ist ihrer Meinung 

nach effektiver im Preiskrieg: Die Preise 

nicht zu senken und dem Gast stattdessen mehr 

für sein Geld zu bieten oder aber eine Preissenkung 

vorzunehmen, mit der möglicherweise die 

Gefahr einhergeht, im Service einsparen zu müssen 

und so langfristig auch Kunden zu verlieren? 

O. Harnisch: Das kann man nicht pauschal beantworten. 

Grundsätzlich gilt, dass nicht der Preis 

Olivier Harnisch: 

„Flexibilität ist gefragt, denn man 

kann sich auf den positiven Trends 

und Prognosen nicht ausruhen.“ 

25

26 

Schwerpunkt 

Olivier Harnisch: 

„Unabhängig davon, wie schwierig die 

Zeiten sind und wie sehr sich dies auf 

die Nachfrage auswirkt, bei unseren 

Markenversprechen und der Qualität 

machen wir keine Kompromisse.“ 

alleine ausschlaggebend ist, auch wenn er eine 

wichtige Komponente im Entscheidungsprozess 

ist. Letztlich geht es um den Mehrwert, den wir 

unseren Gästen innerhalb eines bestimmten 

Preisrahmens bieten. Unabhängig davon, wie 

schwierig die Zeiten sind und wie sehr sich dies 

auf die Nachfrage auswirkt, bei unserem Markenversprechen 

und der Qualität machen wir keine 

Kompromisse. Natürlich betreiben wir Kostenmanagement, 

aber nicht zulasten unserer Qualität. 

Wir versuchen vor allem, unsere Effizienz kontinuierlich 

zu steigern. 

DienstReisen-Management: Was unternehmen 

Sie, um Geschäftskunden an sich zu binden oder 

nach der Krise zurückzugewinnen und um generell 

neue Kunden für sich zu gewinnen? 

O. Harnisch: Ganz wichtig ist, dass unsere Hotels 

up to date bleiben, sprich, dass sie kontinuierlich 

den neuesten Service-, Komfort-, Technik- und 

Umweltstandards angepasst werden. Hier wollen 

wir eine Vorreiterrolle einnehmen. Genauso 

wichtig ist es, immer wieder Mitarbeiter zu rekrutieren, 

die eine große Leidenschaft für das 

Gastgewerbe haben, um ihnen so die Möglichkeit 

zu geben, sich in unseren Hotels zu entfalten. 

Hierzu gehören auch permanente Schulungen. 

Bei Hilton werden Einrichtungs- und Servicequalität 

ständig überprüft, dies betrifft alle Bereiche 

der Hotels. Momentan werden beispielsweise die 

Betten ausgetauscht und durch solche ersetzt, 

die dem neuesten Stand der Schlafwissenschaft 

entsprechen. Ein weiterer, wichtiger Fokus liegt 

auf der Kommunikation mit unseren Gästen. 

Hier unterliegen wir einem permanenten Wandel. 

Hilton Worldwide nutzt zum Beispiel auch den 

Austausch über die Social Media. Dieser Bereich 

nimmt eine immer wichtiger werdende Stellung in 

unserer Branche ein und kann Kaufentscheidungen 

maßgeblich beeinflussen, wenngleich im Geschäftsreisebereich 

weniger als bei Privatreisen. 

Jeder einzelne Gast will gewonnen werden. Man 

darf nicht vergessen, dass große Firmen manchmal 

Rahmenverträge mit mehreren Hotels in einer 

Stadt haben, zwischen denen der Reisende wählen 

kann. Folglich reicht es nicht aus, alleine das 

Travel Management in einer Firma zu überzeugen. 

Das muss genauso auf persönlicher Ebene bei 

den Buchenden und den Reisenden geschehen. 

DienstReisen-Management: Welche Städte in 

Deutschland und Europa sind Ihrer Meinung nach 

die wichtigsten Dienstreisedestinationen und sind 

Sie dort mit entsprechend vielen Hotels vertreten? 

O. Harnisch: Die wichtigste Dienstreisedestination 

Europas ist London, wo es 18 Hotels unserer 

Marken gibt. Paris ist auch sehr bedeutend, dort 

sind wir mit vier Hotels vertreten. Deutschland ist 

für den Dienstreisemarkt insofern interessant, als 

dass es nicht zentralisiert ist. Es gibt hier keine 

Stadt, die im absoluten Mittelpunkt steht, anders 

als eben in Frankreich oder Großbritannien. 

Frankfurt ist finanziell gesehen die wichtigste 

Metropole. Was den Tourismus betrifft, sind München 

und Berlin führend. Als Messestandorte sind 

vor allem Düsseldorf, Köln und Frankfurt für uns 

wichtig. Jede Primär-, Sekundär- und Tertiärstadt 

in Deutschland kann für eine oder mehrere unserer 

Marken interessant sein. Bislang sind wir 

in fast jeder Großstadt in Deutschland mit einem 

Hilton-Hotel vertreten. Auf mehreren Beinen aufgestellt 

zu sein, ist für uns von Vorteil, das macht 

Deutschland zu einem Schlüsselmarkt in Sachen 

Entwicklung. 

DienstReisen-Management: Welche Neuerungen 

wie Hoteleröffnungen, Änderungen im Bonusprogramm, 

Zusatzangebote für Dienstreisende 

oder Ähnliches sind für 2010/2011 geplant? 

O. Harnisch: Die größte Veränderung kommt 

durch einige anstehende Hotelneueröffnungen. 

Bis zum Sommer 2011 werden wir in Deutschland 

mit vier Marken vertreten sein. Dies ist für 

uns ein bedeutender Schritt. Lange Zeit waren 

wir nur mit einem Brand, nämlich Hilton, auf dem 

deutschen Markt präsent. Mit der Eröffnung des 

Hilton Garden Inn Hotels in Stuttgart im Jahre 

2006 hat sich dies bereits geändert. Nun, im dritten 

Jahresquartal 2010, bringt die Eröffnung der 

Marke Hampton by Hilton in Berlin neuen Schub 

in die Markenvielfalt. Hampton by Hilton ist eine 

Marke im Economy Segment und spricht sowohl 

Geschäfts- als auch Urlaubsreisende an, die komfortabel 

übernachten möchten. Markenzeichen 

sind unter anderem modern eingerichtete Zimmer, 

das kostenlose Frühstück und kostenfreies 

Internet, das im gesamten Haus verfügbar ist. 

Ende 2010 eröffnen dann am Frankfurter Flughafen, 

im hochmodernen Airrail-Center, zwei neue 

Hotels verschiedener Marken unter einem Dach, 

ein Hilton und ein Hilton Garden Inn. Das wird eine 

Premiere für uns. Im Sommer 2011 folgt schließlich 

das Waldorf Astoria in Berlin. Es handelt sich 

hierbei um ein Luxushotel auf allerhöchstem Niveau. 

Das Waldorf Astoria wird ein Highlight für 

den Berliner Hotelmarkt sein und eines der ersten 

Häuser dieser Marke, das außerhalb der USA eröffnet.

Wilfried Singethan (OBT, re.) und Ludger Bals (Leiter 

OBT, 2.v.re.) sprachen mit Judith Kadach und Ralph 

Wuttke (beide DienstReisen-Management) über die 

bisherige Entwicklung, Marktresonanz, Zukunftspläne 

und -erwartungen bei OBT 

Interview mit Ludger Bals, 

Leiter OBT – Online Business 

Travel, in Frankfurt/Main 

DienstReisen-Management: Herr Bals, der Mobilitäts-Manager 

OBT ist seit einem Jahr auf dem 

Markt. Was leistet dieses System konkret und wie 

hat es sich bisher bewährt? 

L. Bals: Wir haben jahrelang untersucht, was 

der Mittelstand – also kleinere Unternehmen und 

Kleinstfirmen – unternimmt, um sich mit Reisemitteln 

zu versorgen. Dabei ist uns aufgefallen, 

dass diese Firmen sehr viel über das Internet abwickeln. 

Sie kennen alle Suchmaschinen, sind im 

Umgang mit ihnen sehr bewandert und suchen 

sich online all das, was sie für die Reiseplanung 

und -durchführung benötigen. Das ist zwar intelligent, 

auf Dauer aber auch sehr aufwändig, da 

sie für Hotel-, Flug-, Bahn- und Mietwagenbuchungen 

verschiedene Portale nutzen müssen. 

Wir wollten mit unserem Angebot OBT diesen 

‚Flickenteppich’ unter ein Dach bringen: Die Nutzer 

müssen sich nur einmal anmelden und bekommen 

Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen aller 

Management 

Unkomplizierter Reise-Service 

für den Mittelstand 

führenden Marktanbieter aus einer Hand. Das hat 

auch beim spontanen und flexiblen Reisen seine 

Vorteile: Soll eine Reise, beispielsweise bestehend 

aus Bahn-, Flug- und Hotelbuchung, storniert 

werden, muss der Kunde dies nicht für die 

einzelnen Komponenten separat erledigen, sondern 

storniert lediglich ein einziges Mal. 

Den Mehrwert macht aus, dass die Kunden bei 

OBT online buchen können, ihnen aber auch der 

persönliche Service per Telefon zur Verfügung 

steht: Es gibt eine Servicenummer, die sie zu 

marktüblichen Konditionen anrufen können, wenn 

sie persönliche Beratung wünschen. 

Die Zahl der angemeldeten Kunden ist mittlerweile 

vierstellig und OBT hat eine gute Marktresonanz. 

Ziel ist es nun, diejenigen Kunden, die zwar 

bei OBT angemeldet sind, das Angebot aber noch 

nicht in Anspruch genommen haben, auch zu 

Nutzern zu machen. 

27

28 

Management 

Ludger Bals (Leiter OBT) und Wilfried Singethan (OBT) 

blicken gemeinsam auf ein Jahr mit dem Online-Portal zurück 

Wilfried Singethan, OBT: „OBT erspart 

dem Kunden langes Suchen und bietet 

einfache Buchungsprozesse.“ 

DienstReisen-Management: Welche Zielgruppe 

spricht OBT an? 

L. Bals: Die Kundschaft ist bunt gemischt, sehr 

heterogen. Uns ist es am liebsten, wenn die Kunden 

alle Segmente berühren, also nicht nur Vielflieger 

oder reine Bahnfahrer sind. Der Charme 

des Produkts entsteht dadurch, dass alles gekoppelt 

werden kann: Mit der Bahn zum Flughafen 

fahren, im Anschluss an den Flug weiter mit dem 

Mietwagen ins Hotel reisen, sich dort einige Tage 

aufhalten und schließlich auf gleichem Wege wieder 

zurückreisen. 

Zwar sprechen wir auch größere Firmen an, unsere 

Hauptzielgruppe sind jedoch Unternehmen, 

die nicht so viele innerbetriebliche Ressourcen 

haben, um einen eigenen, fest zugeordneten Mitarbeiter 

für das Reisemanagement anzustellen. 

Also die Unternehmen, die kein fest etabliertes, 

klassisch organisiertes Travel Management haben. 

Somit zählen Ein-Personen-Unternehmen, 

die viel reisen, bis hin zu Unternehmen mit 

2.500-3.000 Mitarbeitern zu den OBT-Kunden. 

Wir gehen mit unserer Werbung in die Breite, 

sprechen nicht einzelne Kundensegmente oder 

Einzelpersonen an, sondern erklären den Firmen 

die Vorteile von OBT und lassen die Kunden auf 

uns zukommen. 

DienstReisen-Management: Wie sieht die 

Konkurrenzsituation zu Reisebüros aus? Ist das 

Online-System womöglich eine Gefahr für sie, die 

ihnen Kunden rauben könnte? 

L. Bals: Das ist eine immer wieder spannende 

Frage, die allerdings leicht mit einem ‚nein’ zu beantworten 

ist. Unsere Erfahrung nach über einem 

Jahr OBT ist, dass über 80 Prozent aller Buchun- 

gen online getätigt werden. Unsere Kunden sind 

alle bereits online-affin, buchen nicht über Reisebüros, 

sondern wickeln ihre Suche und Buchung 

ohnehin über das Internet ab, indem sie auf die 

ihnen zur Verfügung stehenden Suchmaschinen 

und führenden Anbieter zurückgreifen. Wir bringen 

diese verschiedenen Online-Buchungsportale 

lediglich zusammen und vereinfachen die Suche, 

werben den Reisebüros aber keine Kunden ab. 

Ein bereits vorhandener Markt wird genutzt und 

für den Kunden optimiert. Ein direktes Konkurrenzverhältnis 

zu Reisebüros besteht nicht; ihnen 

wird durch OBT kein nennenswertes Volumen genommen. 

DienstReisen-Management: Ist das System auf 

bestimmte Partner fixiert? Welche Voraussetzungen 

müssen erfüllt sein, um Partner bei OBT werden 

zu können? 

L. Bals: Über 90 Prozent derjenigen Anbieter, die 

in Deutschland einen nennenswerten Marktanteil 

haben, sind bei OBT vertreten. Es gibt weder 

Exklusivität noch Zugangsbarrieren. Wenn ein 

potenzieller Partner unsere Zielgruppe anspricht 

und sein Produkt hier repräsentiert sehen möchte, 

kann er auf uns zukommen. Einzige Voraussetzung 

ist, dass unsere Schnittstelle bedient 

werden muss. 

Bei der Wahl der Logos, die wir für OBT-Werbezwecke 

verwenden, mussten wir uns auf einige 

wenige festlegen, da wir unmöglich all unsere 

Partner auflisten können. Da OBT als Markenname 

noch wenig bekannt ist, haben wir uns 

als Eyecatcher für bekannte Logos entschieden 

– nicht zuletzt, um möglichen Kunden zu verdeutlichen, 

dass OBT nicht auf Bahnreisen festgelegt 

ist, was fälschlicherweise oftmals angenommen 

wird.

DienstReisen-Management: Können Unternehmen 

individualisierte Firmenprofile hinterlegen, 

um so ganz gezielt eine an ihre Bedürfnisse angepasste 

Suche vornehmen und sich die spätere 

Nutzung erheblich erleichtern zu können? 

L. Bals: Diese Möglichkeit besteht. Wir bieten 

mehrere Programme an. Zum einen unser Standardprodukt: 

OBT Kompakt. Zum anderen ein 

System für Firmen, die bereits spezielle Einkaufsprozesse 

getätigt haben und dies im System hinterlegen 

möchten: OBT Plus. Hier kann alles flexibel 

eingestellt werden, was man als Travel Manager 

sucht und braucht. Es können auch wichtige 

Geschäftsreiseziele gespeichert und firmenindividuelle 

Reiserichtlinien eingerichtet werden. 

Auch Hotelpreisobergrenzen oder Mietwagenkategorien 

lassen sich eingeben und hinterlegen, 

sodass bei zukünftiger Nutzung schnell darauf 

zurückgegriffen werden kann. Genauso ist es 

möglich, interne Anweisungen zu berücksichtigen 

und individuelle Vereinbarungen zu hinterlegen, 

zum Beispiel auch den Ausschluss einzelner Anbieter. 

OBT ist zwar ein spezialisiertes Produkt. Es 

ist jedoch nicht unser Ziel, zu einem Spezialanbieter 

zu werden. 

DienstReisen-Management: Das Thema ‚Versteckte 

Nebenkosten’ ist für viele Reisende interessant. 

Gibt es bei OBT die Möglichkeit, diese 

Zusatzkosten direkt einzusehen und die Suche 

danach zu sortieren? 

L. Bals: Wir bedienen lediglich die Schnittstellen. 

Das bedeutet in dem Fall, dass diese Zusatzkosten 

dann aufgeführt werden, wenn es der jeweilige 

Anbieter so handhabt. Unsere Vergleichslogik 

funktioniert jedoch zunächst nicht über die Neben- 

und Zusatzkosten. Bei Hotels beispielsweise 

vergleichen wir das Angebot der drei führenden 

Onlineportale hotel.de, HRS und ehotel in einem 

Schritt. Der Kunde sieht den Preis für ein ausgewähltes 

Hotel bei allen drei Anbietern im Vergleich 

in einer Abfrage. Der Fokus liegt auf dem 

Basispreis, sprich den Übernachtungskosten mit 

Frühstück. Alles Weitere ist schwierig zu filtern, 

da die drei unterschiedlichen Portale auch unterschiedliche 

Informationen liefern und es sich bei 

der Frage nach möglichen Nebenkosten um Detailinformationen 

handelt. 

DienstReisen-Management: Verhält sich OBT 

‚neutral’ in Sachen Fortbewegungsmittel oder ist 

es eher zugunsten der Reisealternative DB ausgelegt? 

Wie stellt sich bei Buchungen die Verteilung 

auf Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen prozentual 

gesehen dar? 

L. Bals: Wir bewegen uns hier im statistischen 

Mittel: 40 Prozent Flug, 30 Prozent Bahn, 20 

Prozent Hotel, 10 Prozent Mietwagen. Es gibt 

auch bei OBT in diesem Fall keine Abweichungen 

oder Auffälligkeiten, sondern eine stochastische 

Gleichverteilung. Die oft diskutierte Frage, ob der 

Großteil der Buchungen auf Bahnkunden abfällt 

und Flug, Hotel und Mietwagen hauptsächlich 

eine Art Alibifunktion im System übernehmen, 

kann eindeutig verneint werden. 

Was wir allerdings anbieten, ist die Auflistung 

möglicher Reisealternativen. Das Primärprodukt 

wird in die Suchmaske eingegeben, parallel dazu 

erscheinen andere Reisemöglichkeiten. Beispiel 

Flug: Sie suchen nach einem innerdeutschen Flug 

und bekommen auch günstigere und schnellere 

Bahnalternativen angeboten. OBT bietet zudem 

einen Verkehrsträgervergleich, bei dem die direkten 

Kosten, die Reisezeit sowie der CO2-Ausstoß 

der verschiedenen Verkehrsmittel verglichen werden. 

Es wird nicht ausschließlich über den nackten 

Preis argumentiert, sondern der Ansatz ist 

hierbei ein anderer: Der Kunde kann sich fragen, 

wie er seine Reisezeit gestalten möchte. Hat er 

viel zu arbeiten, kann eine Bahnfahrt möglicherweise 

dazu beitragen, die Zeit optimaler zu nutzen, 

als dies im Flugzeug möglich wäre. Wir bieten 

die Alternative Flug-Bahn an, der Bahnpreis 

wird aber zuletzt aufgelistet, wenn er teurer ist 

als das Flugangebot. Die Buchungsentscheidung 

liegt natürlich beim Kunden, der selbst abwägt, 

nach welchen Kriterien er sein Fortbewegungsmittel 

auswählt. 

DienstReisen-Management: Stehen in absehbarer 

Zeit Veränderungen an, die sich nach einem 

Jahr OBT ergeben haben? 

L. Bals: Es wird in Zukunft sicher einige Neuerungen 

geben. DB Carsharing wird zum System 

hinzukommen, was nicht nur geplant, sondern 

auch schon technisch beauftragt ist. Den genauen 

Zeitpunkt der Verfügbarkeit bei OBT können 

wir allerdings noch nicht nennen. 

Durch den regelmäßigen Kontakt mit unseren 

Kunden haben wir zudem festgestellt, dass Flug-, 

Bahn-, Hotel- und Mietwagenbuchungen zwar das 

Kernthema sind. Jetzt geht es allerdings darum, 

genauer hinter die Kulissen zu schauen, beispielsweise 

beim Thema Bezahlung. Oft sind dies 

aufwändige Prozesse, bestehend aus vielen manuellen 

Schnittstellen, komplizierten Abwicklungen, 

Erstattungen nach Beleg usw. Dies könnte 

jedoch alles einfacher und zeitgemäßer gehandhabt 

werden. Zu diesem Zweck beschäftigen wir 

uns bei OBT in einer gemeinsamen Roadshow mit 

der Firma AirPlus auch mit den Themen Reisekostenabrechnung 

und Zahlungsprozesse, um 

auch dies in fernerer Zukunft in unser System 

aufnehmen zu können. 

Management 

Ludger Bals, Leiter OBT: „Es wird 

nicht ausschließlich über den nackten 

Preis argumentiert.“ 

29

30 

Kommunikation 

Ein großer Kostenfaktor mit Einsparpotenzial 

ist der Geschäftsreisebereich. Wenn Unternehmen 

ihr Reiseaufkommen entsprechend zurückschrauben, 

lassen sich Gelder sparen, soweit die 

Theorie. Doch wie nun zusammenkommen, wenn 

kein persönliches Treffen stattfindet? 

Videokonferenzen sind eine gute Möglichkeit, auf 

Reisen dann zu verzichten, wenn diese nicht unbedingt 

notwendig sind. Mithilfe neuester Technologien 

können Meetings in unterschiedlichen 

Städten und Ländern virtuell abgehalten werden 

– in so guter Qualität, dass den Teilnehmern gar 

nicht mehr so sehr auffällt, dass sie sich lediglich 

von Monitor zu Monitor gegenübersitzen. Alles 

findet statt in der bewährten vis-à-vis-Kommunikation, 

ohne reisen zu müssen. 

Die Option des virtuellen Meetings ist also da. 

Schwieriger ist allerdings die Entscheidung, 

welche Geschäftsreisen angetreten und welche 

gestrichen werden sollten. Fest steht, Treffen 

mit Kunden sollten immer persönlich stattfinden 

– zumindest anfangs; nach jahrelanger Zusammenarbeit 

gibt es auch hier die Möglichkeit, auf 

persönliche Treffen zu verzichten. Generell Reisen 

einzusparen hieße, am falschen Ende zu sparen 

– weil das dem Unternehmen langfristig gesehen 

größeren Schaden bringen könnte als die Investition 

in Reisekosten trotz finanziellem Engpass. 

Hier muss jedes Unternehmen individuell und 

bei jedem anstehenden Meeting entscheiden, in 

welcher Form dieses stattfinden soll. Wenn es 

aber um interne Meetings von Mitarbeitern an 

unterschiedlichen Standorten geht, lohnt sich 

die Überlegung, auf ein persönliches Meeting zu 

verzichten und stattdessen virtuell zum Gespräch 

zusammenzukommen, durchaus. 

Oft stehen Unternehmen der Möglichkeit, Geschäftsreisen 

durch Videokonferenzen zu ersetzen, 

zunächst kritisch gegenüber. „Dies kann einerseits 

daran liegen, dass der Fortschritt dieser 

neuen Technologie unterschätzt oder für zu kompliziert 

gehalten wird“, so Dipl. Ing. Günter Schlagowski, 

geschäftsführender Gesellschafter von 

Vivicom, einem Bremer Entwickler von Videokonferenzsoftware. 

„Und auch der Sicherheitsaspekt 

spielt eine Rolle bei der Entscheidung, ob Meetings 

persönlich oder per Videokonferenz abgehalten 

werden – dabei hat sich auf diesem Gebiet 

viel verändert; getunnelte Gespräche laufen meist 

abhörsicher und störungsfrei über eigene Server, 

sodass weder befürchtet werden muss, dass Informationen 

an Dritte gelangen, noch, dass die 

Verbindung abstürzt und die Konferenz unterbrochen 

wird.“ Qualitative Einbußen sind mittlerweile 

dank hervorragender Bild- und Tonqualität kaum 

noch zu erwarten. Auch das Argument, virtuelle 

Konferenzen seien zu unpersönlich, ist mithilfe 

des technischen Fortschritts inzwischen außer 

Kraft gesetzt – die Teilnehmer haben das Gefühl, 

sich tatsächlich gegenüber zu sitzen. 

Ein Problem kann sein, diejenigen Mitarbeiter, die 

gerne reisen und den persönlichen Austausch untereinander 

bevorzugen, von den Vorteilen einer 

Videokonferenz zu überzeugen. Dabei liegt ein Argument, 

das für die Reisevermeidung spricht, klar 

auf der Hand: Der Stressfaktor, den Reisen mit 

sich bringen – seien es verstopfte Autobahnen, 

verspätete Flüge oder andere Störfaktoren –, 

wird durch Videokonferenzen vermieden, sodass 

die Firmenmitarbeiter nicht müde und demotiviert 

am Zielort ankommen, sondern direkt vom Arbeitsplatz 

aus frisch und ausgeruht ins Meeting 

starten können. 

Mittlerweile gibt es zunehmend viele Spezialisten 

in Sachen Entwicklung, Optimierung und Vertrieb 

von Videokonferenzen auf dem Markt. Qualität 

und Technik haben eine enorme Entwicklung 

durchgemacht. Der Fokus liegt auf problemloser 

Kommunikation mittels einfacher Handhabung. 

Video, Audio und Whiteboard sichern die virtuelle 

Kommunikation und ermöglichen die Bearbeitung 

und Präsentation von Dokumenten. Mehr Leistung 

zum geringeren Preis, das ist der Fortschritt, 

den Nutzer erwarten können. Die Kommunikationstechnologie 

der verschiedenen Anbieter ist 

einfach, sicher, schnell und überall einsetzbar, 

egal ob im groß-, klein- oder mittelständischen 

Unternehmen. 

Das ungeliebte Thema Finanzkrise hat 

vieles ins Rollen gebracht. Und zieht 

große Veränderungen nach sich, allen 

voran die Frage, wie Kosten gespart 

werden können. Für viele Unternehmen 

bedeutet dies, überall dort kürzer 

zu treten, wo nicht unbedingt Geld 

ausgegeben werden muss. 

Einer der Anbieter, die sich auf das Thema Videokonferenzen 

spezialisiert haben, ist das Unternehmen 

Vivicom in Bremen. Im Zentrum der breit 

gefächerten Produktpalette, die von Minikonferenzen 

für Privatanwender bis zu gehosteten 

Webkonferenzsystemen mit hoher Teilnehmerzahl 

reicht, steht die Software Vi, die es ermöglicht, 

individuelle Anpassungen je nach Bedarf 

vorzunehmen – kontinuierlich, branchenspezifisch 

und abhängig von Firmengröße und -zweck. 

Reibungslos und standortübergreifend kann visuelle 

Kommunikation mittels verschiedener Videokonferenzsysteme 

mit bis zu 43 Teilnehmern 

stattfinden. Zeit- und Kostenersparnis stehen 

somit ganz oben auf der Liste der Vorzüge, die 

Videokonferenzen mit sich bringen. 

Auch der Faktor Klimaschutz spielt heutzutage 

eine Rolle, wenn es um die Frage geht, wann 

eine Reise durchgeführt werden sollte und wann 

nicht. Nicht angetretene Geschäftsreisen bedeuten 

nicht nur gespartes Geld, sondern auch weniger 

Umweltbelastung. Klimaschutz wird von 

vielen Unternehmen mittlerweile fest in die Reiseplanung 

mit einbezogen. Green Travel heißt das 

Stichwort: Ökologisches Reisen ist gefragt – oder 

eben Reisevermeidung, wenn und wo möglich. 

Neben den Faktoren Kosteneinsparung, Stressvermeidung, 

simpler Handhabung und Durchführung 

der Videokonferenzen um nur einige zu 

nennen, sind die positiven Auswirkungen, die die

Kommunikation 

�� 

Alternative 

visuelle Kommunikation auf die Umwelt hat, ein 

wichtiges Argument, über das es nachzudenken 

gilt. Ausgehend vom Schadstoffausstoß, der bei 

jeder getätigten Reise verursacht wird, ließe sich 

viel für die Umwelt tun, gingen Unternehmen dazu 

über, Videokonferenzen als Alternative zu Geschäftsreisen 

anzusehen. 

Einhergehend mit dem zunehmendem Bedeutungsgewinn 

der virtuellen Kommunikation eröffnen 

sich neue Möglichkeiten: In Zukunft könnte 

ein neues Berufsfeld entstehen, das des Webmoderators. 

Dieser Job ist vergleichbar mit dem des 

Moderators einer Talkshow: Fehlt dieser, kann 

die Show nicht koordiniert stattfinden, alle reden 

durcheinander, niemand führt durch die Diskussion 

oder behält den Überblick. Ein Webmoderator 

soll genau diese Aufgaben erfüllen, soll gerade 

kleine und mittelständische Unternehmen an die 

Hand nehmen, um ihnen den Zugang zur modernen 

Kommunikationstechnologie zu erleichtern. 

Als Freiberufler soll er die Unternehmensmitarbeiter 

mit dem Umgang von Hard- und Software 

vertraut machen, sie schulen und sie auch inhaltlich 

auf die Konferenzen vorbereiten. Alles, 

was für die Videokonferenz wichtig ist, fällt in 

den Aufgabenbereich des Webmoderators: Hard- 

und Software installieren, den Internetzugang sicherstellen, 

die wesentlichen Dokumente für das 

Meeting vorbereiten, erste Hilfe leisten, falls es in 

einem bestimmten Bereich Probleme geben sollte, 

die Konferenz moderieren, das Unternehmen und 

seine Dienstleistungen optimal präsentieren. Auch 

Vivicom möchte im Bremer Unternehmen Webmoderatoren 

ausbilden, sucht junge Leute, die einem 

neuen Berufszweig gegenüber aufgeschlossen 

sind. Für das Portal „Live-Marktplatz“ beispielsweise, 

bei dem Unternehmen ihr Dienstleistungsangebot 

präsentieren und sich mit anderen Firmen 

austauschen können – das Ganze als Testreihe für 

Videokonferenzen und -präsentationen. 

Zum Schluss soll ein kleiner Denkanstoß gegeben 

werden, bezogen auf Videokonferenzen und 

deren Umsetzung: Möglicherweise gilt es nur den 

„inneren Schweinehund“, um es salopp zu formulieren, 

zu überwinden. Firmen sollten sich öfter 

trauen, den bisher ungewohnten Weg zu gehen, 

sollten Videokonferenzen abhalten, um Reisen da 

einzusparen, wo es nötig, möglich und sinnvoll ist, 

um langfristig von der Technik, sinkenden Preisen 

und wegfallendem Kostendruck bei Geschäftsreisen 

zu profitieren. Und um ein Zeichen zu setzen 

in Sachen Umweltschutz – ein Aspekt, dem sich 

Anbieter wie Vivicom verschrieben haben. Mehr 

Effizienz wäre das Ergebnis. 

Meetings im Netz als Alternative zur Geschäftsreise (o.) 

Virtuelle Projektplanung – problemlos möglich dank Videokonferenz (u.) 

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