Organisationshandbuch GRIBE - Kanton Bern

Grundstücksinformation Bern GRIBE
Justiz-, Gemeindeund
Kirchendirektion
Amt für Betriebswirtschaft
und Aufsicht
Kramgasse 20
3011 Bern
Telefon 031 633 76 41
Bau-, Verkehrsund
Energiedirektion
Amt für Geoinformation
Reiterstrasse 11
3011 Bern
Telefon: 031 633 33 11
Fax: 031 633 33 40
Finanzdirektion
Amt für Informatik
und Organisation
Wildhainweg 9
Postfach 6935
3001 Bern
Telefon: 031 633 59 00
Telefax: 031 633 59 99
Steuerverwaltung
Postfach 8334
3001 Bern
Organisationshandbuch
GRIBE
Titel:
OHB GRIBE
Beschreibung:
Organisationshandbuch der Betriebsorganisation
GRIBE (Grundstücksinformationen des Kantons Bern)
Version: 3.1
Datum: 31. Oktober 2012
Referenz:
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
Dokument Status: Prüfbereit
Dokument Name: OHB GRIBE.doc
Klassifizierung: intern
Autor:
R.N. Beck / B. Brawand / S. Häusler
Verteiler:
BVE-AGI, JGK-ABA; FIN-SV, FIN-KAIO, Bedag
Informatik AG

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung 4
1.1 Ziel und Zweck 4
1.2 Gültigkeitsbereich 4
1.3 Rechtliche Grundlagen 4
1.4 Vertragliche Grundlagen 5
1.5 Grundsätze 5
1.6 Verwendete Begriffe / Abkürzungen 6
2 Systemübersicht 7
2.1 Zweck des Systems 7
2.2 Systemlandschaft 8
3 Prozesslandschaft GRIBE 11
3.1 Service Strategy 12
3.2 Service Design 12
3.3 Service Transition 12
3.4 Service Operation 12
3.5 Continual Service Improvement 12
4 Aufbauorganisation 13
4.1 Organigramm GRIBE 13
4.2 Gremien 14
4.3 Rollen 15
4.4 Prozesse und deren Zuständigkeiten 20
4.4.1 Service Strategy 20
4.4.2 Service Design 21
4.4.3 Service Transition 22
4.4.4 Service Operation 23
4.4.5 Continual Service Improvement 24
4.5 Kommunikation 25
5 Planung, Steuerung und Kontrolle 26
6 Änderungsmanagement 26
6.1 Grundsätze 26
6.2 Change-Management-Prozess 27
6.3 GRIBE Projekte 29
6.4 Change Typen 30
6.5 Ausweichverfahren, Notfallplanung 30
6.6 Finanzierung von Changes 30
7 Information, Ausbildung und Beratung 31
8 Eskalationswege 31
9 Organisatorische Schnittstellen 32
9.1 Softwarelieferanten 32
9.1.1 Bedag 32
9.1.2 Andere Softwarelieferanten 32
9.2 Betreiber RZ Bedag 32
9.3 Externe Datenlieferanten und Empfänger 33
9.4 Interne Datenlieferanten und Empfänger 33
9.5 Access Management KAIO 33
9.6 Fachgruppen / Kunden 33
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RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
9.6.1 Fachgruppe E-GB 33
9.6.2 Fachgruppe GRUDA-AV 34
9.6.3 Fachgruppe Recht 34
9.7 Informatik JGK 34
9.8 Informatik BVE 34
10 Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS) 34
11 Anhänge 35
12 Genehmigung 36
Version: 3.1 Seite 3 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
1 Einleitung
1.1 Ziel und Zweck
Das Organisationshandbuch beschreibt die Integration der Betriebsorganisation GRIBE
(Grundstückinformationen des Kanton Bern) in die Linienorganisation der beteiligten
Direktionen JGK, BVE und FIN, sowie die organisatorischen Schnittstellen. Es regelt die
personellen und sachlichen Aspekte der Organisation für den Betrieb von CAPITASTRA und
seinen Umsystemen.
1.2 Gültigkeitsbereich
Das Organisationshandbuch ist gültig ab dem Zeitpunkt der Inkraftsetzung durch die zuständigen
Organe der Direktionen JGK, BVE und FIN. Sich aus dem Betrieb ergebende Änderungen
und Erweiterungen werden im Organisationshandbuch laufend nachgeführt. Verantwortlich für
die Nachführung ist der Service Manager (vgl. Kap.4.3). Die Freigabe einer aktualisierten
Version erfolgt durch das Gremium MB (vgl. Kap. 4.2).
1.3 Rechtliche Grundlagen
(Hinweis: Die nachfolgende Liste ist – soweit verfügbar - mit den entsprechenden Dokumenten verlinkt)
Bund:
Schweizerisches Zivilgesetzbuch (ZGB; SR 211)
Bundesgesetz vom 5. Oktober 2007 über Geoinformation (Geoinformationsgesetz, GEoIG;
SR 510.62)
Grundbuchverordnung vom 23. September 2011 (GBV; SR 211.432.1)
Verordnung vom 21. Mai 2008 über Geoinformation (Geoinformationsverordnung, GeoIV;
SR 510.620)
Kanton:
Gesetz vom 28. Mai 1911 betreffend die Einführung des Schweizerischen
Zivilgesetzbuches (EG ZGB; BSG 211.1)
Gesetz über die amtliche Vermessung vom 15. Januar 1996 (AVG; BSG 215.341)
Kantonale Verordnung vom 5. März 1997 über die amtliche Vermessung (KVAV; BSG
215.341)
Direktionsverordnung vom 22. April 1998 über die Führung des Grundbuches mit
elektronischer Datenverarbeitung (EDVGB DV; BSG 215.321.3)
Verordnung über das Grundstückdateninformationssystem vom 18. Dezember 2002
(GRUDIS-Verordnung; BSG 215.321.5)
GRB vom 22. August 1990 (Beschluss zur Realisierung von GRUDA, Teilprojekt Grundbuch
und Vermessung).
RRB Nr. ___ vom xx.xx. 2012 (GRIBE RRB)
RRB Nr. 2158 vom 4. Juli 2001 (Entwicklung eines Grundstückdateninformationssystems,
GRUDIS)
RRB Nr. 2996 vom 5. November 2003 (Digitale Pläne in GRUDIS).
Version: 3.1 Seite 4 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
1.4 Vertragliche Grundlagen
Nr. Vertrag Vertragspartner
[1] Lizenzvertrag für CAPITASTRA und zugehörende Kanton Bern (BVE-AGI, JGK-
Individualsoftware
ABA, FIN-KAIO, FIN-SV)
Bedag Informatik
Software Entwicklung
[2] Pflegevertrag für CAPITASTRA und zugehörende Kanton Bern (BVE-AGI, JGK-
Individualsoftware
ABA, FIN-KAIO, FIN-SV)
Bedag Informatik
Software Entwicklung
[3] Service Level Agreement Betrieb CAPITASTRA (A51) Kanton Bern (BVE-AGI, JGK-
Nachtrag zum “Rahmenvertrag für die ABA, FIN-KAIO, FIN-SV)
Inanspruchnahme
von Bedag Informatik
Rechenzentrumsdienstleistungen”
Rechenzentrum
[4] Rahmenvertrag für die Inanspruchnahme von Rechenzentrumsdienstleistungen
Kanton Bern (FIN)
vom 21.1.1999
Bedag Informatik
[5] Rahmenvertrag mit dem KAIO über IT-Dienstleistungen KAIO
für die Gesamtanwendung CAPITASTRA (E-GB, Mangement Board
GRUDA-AV, GRUDIS und BBV)
1.5 Grundsätze
In der Betriebsorganisation GRIBE gelten folgende Grundsätze:
1. Es ist eine klare Trennung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten zwischen
strategischer und operativer Ebene zu etablieren, um eine stufengerechte und geordnete
Entscheidungsfindung zu gewährleisten.
2. Es gibt die Rolle der Fachbereichsverantwortlichen, welche für ihre Fachgebiete (E-GB,
GRUDA-AV, GRUDIS) die fachlichen Aufgaben in den ITIL-Prozessen Service Design,
Service Transition und Service Operation wahrnehmen.
3. In der Betriebsorganisation GRIBE ist seit Dezember 2011 das GRIBE Board für die
Aufgaben Service Operation, Service Design und Service Transition zuständig. Die
Aufgaben des Services Strategy werden durch das Management Board wahrgenommen.
Der Austausch zwischen den Gremien muss sichergestellt sein.
4. Es soll eine Person für die Gesamtkoordination sämtlicher Aufgaben geben, die den Service
Design und Service Transition betreffen, um z.B. die Abwicklung des Change- und
Releasemanagements für alle in der Systemlandschaft GRIBE definierten Funktionsteile
sicherzustellen.
5. Die Entscheidungsfindung soll stufengerecht in den im Kapitel 4.2 genannten Gremien
erfolgen. Die zuständige Person für die Gesamtkoordination und die Fachbereichsverantwortlichen
sind für die Ausführung der getroffenen Entscheide verantwortlich.
Zusammenfassend ist festzustellen, dass die Gesamtlösung GRIBE eine verstärkte Zusammenarbeit
unter den beteiligten Direktionen erfordert. Damit werden die einzelnen Kernkompetenzen
AGI: AV-Registerdaten (GRUDA-AV), Datennormierung, Datenaustausch (z.b. genereller
Datenexport), Karten/Pläne (Mapviewer), GRUDIS
ABA: Grundbuchführung (E-GB, HäM-Client), GRUDIS
KAIO: Support, Berechtigungsmanagement (BBV CAPITASTRA)
SV: Steuerveranlagungen, Amtliche Bewertung (NESKO-AB), Grundstücksgewinnsteuer
(AVAS-GG), Juristische Personen (NESKO-VA JP), GRUDIS
optimal aufeinander abgestimmt, um so den grösstmöglichen Nutzen der Gesamtlösung für
den Kanton und seine Kunden zu erreichen. Dazu dient die Betriebsorganisation GRIBE.
Version: 3.1 Seite 5 von 38

OHB GRIBE
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1.6 Verwendete Begriffe / Abkürzungen
A51
Früherer Projektname für die erneuerten Applikation CAPITASTRA mit
den Funktionsteilen E-GB, GRUDA-AV und GRUDIS
Ist heute noch die technische Bezeichnung der Applikation im
Rechenzentrum der Bedag.
AB
Amtliche Bewertung
ABA
Amt für Betriebswirtschaft und Aufsicht (JGK)
AGI
Amt für Geoinformation (BVE)
AV
Amtliche Vermessung
AVAS-GG Fachapplikation der Steuerverwaltung, Abteilung Grundstückgewinnsteuer
BBV
Benutzer- und Berechtigungsverwaltung für die Gesamtanwendung
CAPITASTRA CAPITASTRA
BBV_1 Ausbaustufe 1 der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung CAPITASTRA
(Standardlösung CAPITASTRA mit zwei unterschiedlichen Konzepten für
GRUDA-AV und E-GB/GRUDIS). Einheitliches Antragsformular.
BBV_2 Ausbaustufe 2 der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung CAPITASTRA
(Harmonisierung der beiden Konzepte aus BBV_1, restliche Prozessanpassungen;
geplant für die Zeit nach der Inbetriebnahme der Gesamtlösung).
Bedag
Bedag Informatik AG Bern, Lieferant von Software- und RZ-Dienstleistungen.
BUS
Bündelung von Releasen auf einen gemeinsamen Bus.
BVE
Bau-, Verkehrs- und Energiedirektion des Kantons Bern
CAPITASTRA Produkt der Bedag zur Führung E-GB, GRUDA-AV und GRUDIS.
CR
Change Request (Bedag)
E-GB
Elektronisches Grundbuch
FBV
Fachbereichsverantwortlicher
FIN
Finanzdirektion des Kantons Bern
GELAN Gesamtlösung EDV Landwirtschaft, Applikation zur Erhebung und
Bearbeitung von Agrardaten und für die Auszahlung der Direktzahlungen.
GG
Grundstückgewinnsteuer
GRIBE Grundstücksinformationen des Kantons Bern; Bezeichnung für die
Betriebsorganisation, welche die Systemlandschaft mit CAPITASTRA,
dem HäM-Client sowie den Schnittstellen zu den Umsystemen umfasst.
GRIBE Board Gremium für den operativen Betrieb und die Bearbeitung der Changes.
GRUDA Grundstückdatenbank des Kantons.
GRUDA A47 Teilanwendung von GRUDA, zur Verwaltung von Sachdaten der amtlichen
Vermessung (Register der AV). Wurde durch die Erneuerung
CAPITASTRA abgelöst und ausser Betrieb genommen.
GRUDA A49 Datenbank von GRUDA, beinhaltet die kantonsweiten replizierten Grundbuchdaten
aus CAPITASTRA. Wurde durch die Erneuerung
CAPITASTRA abgelöst und ausser Betrieb genommen.
GRUDA-AV Erneuerte Anwendung zur Verwaltung von Sachdaten der amtlichen
Vermessung.
GRUDATRANS Datentransfers von den verschiedenen AV-Systemen zu GRUDA-AV
(basierend auf INTERLIS) Transfer von Massengeschäften.
HäM-Client Client zur Erfassung von Handänderungsmeldungen.
GRUDIS Grundstückdaten-Informationssystem.
ITIL
Die IT Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung / Methodik von Best
Practices bzw. Good Practices die eine Umsetzung eines IT-Service-
Managements beschreiben und inzwischen international als Defacto-
Standard hierfür gelten.
JP
Juristische Personen
JGK
Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern
KAIO
Kantonales Amt für Informatik und Organisation (FIN).
Version: 3.1 Seite 6 von 38

OHB GRIBE
MB
NESKO-AB
NESKO-VA JP
OHB GRIBE
RfC
RZ
SPoC
SV
ZPV
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
Management Board GRIBE (strategisches Gremium).
Fachapplikation der Steuerverwaltung, Abteilung Amtliche Bewertung.
Fachapplikation der Steuerverwaltung, Abteilung Juristische Personen.
Organisationshandbuch für die Betriebsorganisation GRIBE.
Request for Change
Rechenzentrum der Bedag Informatik AG
Single Point of Contact
Steuerverwaltung (FIN)
Zentrale Personenverwaltung des Kantons Bern
2 Systemübersicht
Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die Gesamtzusammenhänge des
Gesamtsystems CAPITASTRA und der Betriebsorganisation GRIBE, dessen strategische
Bedeutung für den Kanton Bern, den Nutzer- und Kundenkreis, sowie die Schnittstellen gegen
aussen.
2.1 Zweck des Systems
Die Systemlandschaft GRIBE dient der Erfassung, Nachführung und Publikation der Grundstücksinformationen
des Kantons Bern. GRIBE besteht aus der Standardsoftware
CAPITASTRA der Firma Bedag, weiteren Softwarekomponenten und zahlreichen Schnittstellen
zu Umsystemen (siehe Kapitel 2.2).
Hauptfunktionsteil von GRIBE ist die Standardsoftware CAPITASTRA, welche aus den drei
Funktionsteilen E-GB (Grundbuchdaten), GRUDA-AV (Registerdaten Amtl. Vermessung) und
GRUDIS (Auskunftssystem) besteht. CAPITASTRA ist eine integrierte Lösung für diese drei
Funktionsbereiche. Damit wurde der Grossratsbeschluss vom 22. August 1990 umgesetzt.
GRIBE hat für den Kanton Bern eine strategische Bedeutung. Zum Beispiel wird mit
CAPITASTRA die Rechtssicherheit im Grundbuchbereich sichergestellt oder die
CAPITASTRA-Quelldaten (Grundbuchdaten, AV-Registerdaten) liefern in vielen
Verwaltungsprozessen wichtige Entscheidungsgrundlagen (z.B. für die Steuerbemessung oder
Auszahlungen landwirtschaftlicher Beiträge). Der Kundenkreis von GRIBE besteht aus
zahlreichen kantonalen Verwaltungsstellen, diversen Banken, Notaren und übrige
Datennutzenden im Bereich der kantonalen Grundstücksinformationen. Die Software-
Komponenten werden von ca. 7000 Personen genutzt.
Version: 3.1 Seite 7 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
2.2 Systemlandschaft
Die Systemlandschaft GRIBE enthält nebst CAPITASTRA, weitere Softwarekomponenten und
diverse Schnittstellen für den Import und Export wichtiger Grundstücksdaten, z.B. an in die
Steuerverwaltung oder die GELAN-Informatik.
Die folgende Darstellung zeigt das Zusammenspiel der Lösungsbestandteile GRIBE mit den
beteiligten Umsystemen und den wesentlichen Schnittstellen.
Die Funktionalitäten von CAPITASTRA sind in der Bedienungsanleitung des Lieferanten
(Bedag; vgl. Anhang C) und in fachlichen Handbüchern der Direktionen JGK und BVE
dokumentiert (vgl. Anhänge zum Konfigurationsmanagement Konzept, Anhang E)
Die Funktionalitäten zum Erfassungsmodul HäM-Client sind im fachlichen Handbuch der
JGK dokumentiert (vgl. Anhänge zum Konfigurationsmanagement Konzept, Anhang E).
Die detaillierten Fachspezifikationen zu den Schnittstellen sind in separaten Schnittstellenbeschreibungen
dokumentiert (vgl. Anhang zum Konfigurationsmanagement Konzept,
Anhang E).
Version: 3.1 Seite 8 von 38

OHB GRIBE
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Legende zu den Softwarekomponenten GRIBE 1 :
Name
Softwarekomponente
Gesamtanwendung
CAPITASTRA
GRUDIS Map Viewer
Beschreibung
Standardprodukt der Firma Bedag bestehend aus den Funktionsteilen:
- E-GB: Elektronisches Grundbuch zur Erfassung und Führung der
Grundbuchdaten.
- GRUDA-AV: Erfassung und Nachführung der Registerinformationen
der Amtlichen Vermessung.
- GRUDIS: Auskunftssystem für die Grundstücksinformationen aus
CAPITASTRA und NESKO-AB.
- BBV_1: Funktionalitäten in der Standardsoftware CAPITASTRA zur
Pflege der Benutzer- und Berechtigungsverwaltung.
Funktionalitäten zur Anzeige der Geometriedaten (Pläne) der Amtlichen
Vermessung im GRUDIS.
Nachführung ZPV-Adressen Funktionsteil zur regelmässigen Aktualisierung der in CAPITASTRA
gespeicherten ZPV-Adressen. Die geänderten, aktuellen Adressen
stammen aus ZPV (Quellsystem) und werden mit Hilfe eines Batch-
Programms automatisiert ins CAPITASTRA übertragen.
Erfassungsclient HäM
Software zur manuellen Ergänzung und Weiterleitung von
Handänderungsmeldungen aus CAPITASTRA gemäss den
Anforderungen der SV.
Legende zu den Schnittstellen 2 :
Nr. Schnittstelle Beschreibung
S1 GRUDATRANS Die Schnittstelle GRUDATRANS dient dem Datentransfer der
Registerinformationen der amtlichen Vermessung in die kantonale
Grundstücksdatenbank GRUDA-AV. Die Schnittstelle wird primär
bei grossflächigen Vermessungs-Operaten eingesetzt und basiert
technisch auf der AVGBS ("Kleine Schnittstelle“ basierend auf
INTERLIS2 3 ) des Bundes.
S2 Schnittstelle Map-Viewer Über diese Schnittstelle erfolgt der gegenseitige Datenaustausch
zwischen GRUDIS und dem MapViewer (WebOffice). Externe
Systeme (z.B. RegioGIS) können über diese Schnittstelle einen
Aufruf in GRUDIS machen.
S3 Schnittstellen NESKO-AB Über verschiedene Schnittstellen werden Daten zwischen
CAPITASTRA und NESKO-AB ausgetauscht.
S4 Schnittstelle ZPV Schnittstelle zur zentralen Personenverwaltung (ZPV), welche die
Personeninformationen und Adressen erfasst und verwaltet.
S5 Alte GB-Meldungen Mit dieser Schnittstelle können in GRUDIS die Grundbuch-
Meldungen vor 1.10.2009 angezeigt werden.
S6 GB-Belege Über diese Schnittstelle können via CAPITASTRA (E-GB und
GRUDIS) die gescannten Grundbuchbelege angezeigt werden.
S7 Spezial-Importe GRUDA- Mit dieser Schnittstelle werden externe fachspezifische Infor-
1 Eine vollständige Liste aller Softwarekomponenten ist im OHB Anhang E «Konfigurationsmanagement
GRIBE», Kapitel 5.1.1 zu finden.
2
Eine vollständige Auflistung aller Schnittstellen ist in der «Dokumentation Schnittstellen GRIBE»
(Anhang A des «Konfigurationsmanagement Konzepts», Anhang E OHB) zu finden.
3
Vgl. Art. 11 ff der Technische Verordnung des EJPD und des VBS über das Grundbuch vom 6. Juni
2007 (TGBV; SR 211.432.11)
Version: 3.1 Seite 9 von 38

OHB GRIBE
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S8
AV/CAPITASTRA
Spezial-Exporte
CAPITASTRA
mationen in die Datenbank CAPITASTRA/GRUDA-AV importiert.
Zum Beispiel die Angabe zu den Flächenanteilen eines
Grundstücks, welche landwirtschaftlich nutzbar sind (Import LN-
Anteile).
Über diese Schnittstelle erfolgen sämtliche Spezial-Exporte,
welche nicht über den Standard-Datenexport „Genereller
Datenexport“ abgewickelt werden können.
S9 Genereller Datenexport Mit der Schnittstelle „Genereller Datenexport“ werden die gebräuchlichen
Exporte (Standard-Exporte) aus der Gesamtanwendung
CAPITASTRA abgewickelt. Zum Beispiel der GELAN Datenablad.
S10 Standard-Meldung Schnittstelle zur Mitteilung von meldungspflichtigen
Grundbuchgeschäften aus CAPITASTRA (E-GB) an die
Steuerverwaltung (Amtliche Bewertung und Juristische Personen).
S11 HäM Schnittstelle, über welche die im HäM-Client ergänzten
Standardmeldungen an die Abteilung Grundstückgewinnsteuer der
Steuerverwaltung übermittelt werden.
S12 IMSWare Aus der Applikation IMSWare des AGG/BVE kann über diese
Schnittstelle direkt GRUDIS aufgerufen werden. Andererseits
können ausgewählte Grundtück- und Gebäudedaten von
Grundstücken im Eigentum des Kantons Bern aus der Captastra-
DB direkt übernommen werden.
Version: 3.1 Seite 10 von 38

OHB GRIBE
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3 Prozesslandschaft GRIBE
Die nachfolgende Darstellung und die entsprechenden Ausführungen geben einen
grundsätzlichen Überblick über die Prozesslandschaft GRIBE. Diese bildet die Grundlage der
einzelnen Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, welche in den nachfolgenden
Kapiteln beschreiben werden.
Version: 3.1 Seite 11 von 38

OHB GRIBE
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3.1 Service Strategy
Prozessziele: Leitlinien bereitstellen, wie das Service Management zu gestalten, zu entwickeln
und zu implementieren ist. Die Anwendung der Empfehlungen zur Servicestrategie versetzt die
Betriebsorganisation GRIBE in die Lage, betriebswirtschaftlich effektiv zu agieren und Services
bereitzustellen, die nachvollziehbar zur Wertschöpfung ihrer Kunden beitragen. Oberstes Ziel
der Servicestrategie ist es, die Betriebsorganisation zu befähigen, sich konsequent strategieorientiert
auszurichten. Die detaillierten GRIBE-Aufgaben zu diesem Hauptprozess sind im
Kapitel 4.4.1 aufgeführt. Die dazu gehörenden Prozessbeschreibungen sind im Prozesshandbuch
GRIBE dokumentiert, siehe Anhang.
3.2 Service Design
Prozessziele: Auf der Grundlage konkreter Anforderungen Services entwerfen und Lösungen
entwickeln, die diesen Anforderungen entsprechen. In den Zuständigkeitsbereich des Service
Designs fallen der Entwurf neuer Services, ebenso wie Änderungen und/oder Verbesserungen
bereits vorhandener Services. Die detaillierten GRIBE-Aufgaben zu diesem Hauptprozess sind
im Kapitel 4.4.2 aufgeführt. Die dazu gehörenden Prozessbeschreibungen sind im Prozesshandbuch
GRIBE dokumentiert, siehe Anhang.
3.3 Service Transition
Prozessziele: Ausbauen und Ausrollen von Services. Stellt ebenso die Serviceüberführung
sicher, so dass Änderungen an Services und Service Management-Prozessen koordiniert
abgewickelt werden können. Die detaillierten GRIBE-Aufgaben zu diesem Hauptprozess sind
im Kapitel 4.4.3 aufgeführt. Die dazu gehörenden Prozessbeschreibungen sind im Prozesshandbuch
GRIBE dokumentiert, siehe Anhang.
3.4 Service Operation
Prozessziele: Sicherstellen, dass die Services effektiv und effizient erbracht werden. Dies
beinhaltet die Erfüllung von Anwender-Anfragen und Erarbeitung von Problemlösungen,
ebenso wie die Erbringung von Betriebsaufgaben im laufenden Tagesgeschäft. Die detaillierten
GRIBE-Aufgaben zu diesem Hauptprozess sind im Kapitel 4.4.4 aufgeführt. Die dazu
gehörenden Prozessbeschreibungen sind im Prozesshandbuch GRIBE dokumentiert, siehe
Anhang.
3.5 Continual Service Improvement
Prozessziele: Der Prozess der kontinuierlichen Serviceverbesserung setzt Methoden des
Qualitätsmanagements ein, um aus Erfolgen und Misserfolgen der Vergangenheit zu lernen.
Durch den Prozess wird ein geschlossener, rückgekoppelter Regelkreis zur fortlaufenden
Verbesserung der Effektivität und Effizienz von Services und Prozessen in Gang gesetzt. Die
detaillierten GRIBE-Aufgaben zu diesem Hauptprozess sind im Kapitel 4.4.5 aufgeführt. Die
dazu gehörenden Prozessbeschreibungen sind im Prozesshandbuch GRIBE dokumentiert,
siehe Anhang.
Version: 3.1 Seite 12 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4 Aufbauorganisation
Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die Integration der Betriebsorganisation GRIBE
in die Aufbauorganisation der einzelnen Direktionen JGK, BVE und FIN, insbesondere werden
die Gremien, die Rollen, die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, sowie die Kommunikationsbeziehungen
festgelegt.
4.1 Organigramm GRIBE
Das nachfolgende Organigramm zeigt die Betriebsorganisation GRIBE, die Integration in die
Linienorganisation des Kantons, sowie die wichtigsten organisatorischen Schnittstellen (vgl.
hierzu auch Kapitel 9):
Anmerkungen:
Die personelle Besetzung der Betriebsorganisation GRIBE ist in der jeweils aktuellen
Fassung zum Organigramm GRIBE dokumentiert. 4
4
Vgl. OHB Anhang F
Version: 3.1 Seite 13 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.2 Gremien
Gremium
Management Board
(MB) GRIBE
GRIBE Board
Hauptaufgaben, Tagungsrythmus, Zusammensetzung
a) Definiert die Jahres- und Mittelfristziele für die Weiterentwicklung
GRIBE. Es legt die Prioritäten fest und stellt die benötigten
personellen und finanziellen Ressourcen sicher.
b) Definiert die verbindlichen Normen, Standards und Methoden als
Vorgabe für den Service Manager, den Operation Manager, sowie
für die Fachbereichsverantwortlichen.
c) Entscheidet über die vom Service Manager oder GRIBE Board
formulierten Empfehlungen zu Lösungsvorschlägen und Anträge (z.
B. neue SW-Funktionen / Weiterentwicklungen, Projektanträge und
Changes Software, Prozesse, etc.)
d) Entscheidet bei allen Eskalationen unter Anhörung der Vertreter
der jeweiligen Position.
e) Das Management Board genehmigt Änderungen am
Organisationshandbuch.
f) Tagt mindestens ¼ jährlich zzgl. einer Klausurtagung, abgestimmt
auf die kantonalen Planungsprozesse und anstehender wichtige
Entscheidungen.
g) Setzt sich zusammen aus Entscheidungsträgern der zuständigen
Ämter ABA und AGI sowie einem Vertreter des KAIO und der SV.
Bei Bedarf können der IT-Architekt, der GRIBE-Jurist, der
Operation Manager oder Fachbereichsverantwortliche
hinzugezogen werden.
h) Den Vorsitz hat ein Vertreter des ABA oder des AGI. Es ist sicherzustellen,
dass der Vorsitzende nicht gleichzeitig von derselben
Direktion gestellt wird wie der Service Manager.
i) Das Management Board ernennt die personelle Besetzung der
Rollen Vorsitzender Management Board, Service Manager GRIBE,
Operation Manager GRIBE, IT-Architekt und GRIBE-Jurist. Die
übrigen personellen Rollen-Besetzungen in den Gremien ernennen
die zuständigen Linienorganisationen / Direktionen selber.
a) Formuliert konkrete Empfehlungen und Change-Anträge an das
Management Board für Weiterentwicklungen, Projekte und wichtige
Changes in der Software, der Betriebsorganisation (OHB) oder in
den Prozessen (vgl. Kap. 6.2).
b) Stellt die fachübergreifende Koordination der
Applikationsvernetzung (kantonsintern und extern) sicher.
Formuliert Empfehlungen an das Management Board für
wesentliche Neuerungen oder Änderungen an der Applikationsvernetzung
und deren Prozessketten.
c) Entscheidet aus fachlicher Sicht über die zu bearbeitenden
Changes und nimmt die Aufgaben gemäss Change Management
Prozess wahr (vgl. Kapitel 6.2).
d) Definiert die Aufträge für die Weiterentwicklungen im Rahmen des
bewilligten Budgets und erstellt eine Freigabeempfehlung
zuhanden des Management Board (via Service Manager).
e) Gibt im Rahmen des Release- und Busmanagements 5
Empfehlungen zu Handen des Service Managers ab
(Priorisierungen etc.).
5
Vgl. Konzept Release- und Busmangement , Anhang D
Version: 3.1 Seite 14 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
f) Behandelt Notfälle im Rahmen von dringlich einberufenen
Sitzungen oder auf dem Zirkulationsweg (vgl. Kap. 6.5)
g) Definiert Vorgaben und technischen Standards für die Schnittstellen
und kant. Quellsysteme, mit Unterstützung des IT-Architekten.
h) Setzt sich zusammen aus dem Service Manager (Vorsitz), dem
Operation Manager, den Fachbereichsverantwortlichen, Vertretern
der SV und des KAIO sowie der Bedag. Der Service Manager zieht
fallweise nach Bedarf weitere Fachpersonen individuell pro GRIBE
Board Sitzung bei (z.B IT-Architekt, GRIBE-Jurist)
i) Tagt in regelmässigem Rhythmus, mindestens 1x monatlich.
Anmerkung:
Auf ein direktionales Rotationsprinzip bei den Rollen Vorsitzender Management Board,
Service Manager GRIBE, Operation Manager GRIBE wird aus Stabilitätsgründen der
Betriebsorganisation verzichtet.
Die konkrete Geschäftsordnung (z.B. Tagungsrhythmus, Entscheidungsfindung, Kommunikation
der Ergebnisse, Traktanden, Protokolle, Pendenzenliste) in den Gremien ist in deren
Kompetenz.
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind im Kapitel 4.4 dokumentiert.
Im GRIBE Board ist der Konsens anzustreben. Falls kein Konsens zu Stande kommt,
eskaliert der Service Manager beim Management Board und legt diesem die verschiedenen
Positionen zum Entscheid vor.
4.3 Rollen
Rolle
Vorsitzender Management
Board
Mitglied Management Board
Hauptaufgaben und Kompetenzen
a) Trägt die strategische Gesamtverantwortung für den
Betrieb und die Weiterentwicklung der
Grundstücksinformationen des Kantons Bern.
b) Stellt die Voraussetzungen für die Wahrnehmung der
Hauptaufgaben des Management Board (vgl. Kap. 4.2 und
4.4) sicher.
c) Plant und führt die Management Board- und Klausursitzungen.
d) Erteilt die Aufträge an den GRIBE-Jurist.
e) Erteilt die Aufträge an den IT-Architekt.
f) Ist verantwortlich für die Einhaltung und Aktualisierung der
Prozesse Service Strategy.
g) Hat den Stichentscheid, falls kein Konsens möglich ist.
a) Trägt die strategische Mitverantwortung für den Betrieb
und die Weiterentwicklung der Grundstücksinformationen
Kanton Bern.
b) Bringt die strategischen Anliegen der jeweiligen Direktion
bzw. Amt ein.
c) Kommuniziert die Beschlüsse des Management Board in
die jeweilige Direktion bzw. ins Amt.
d) Nimmt die dem Management Board zugewiesenen
Hauptaufgaben (vgl. Kap. 4.2 und 4.4) wahr.
e) Nimmt an den Management Board- und Klausursitzungen
teil.
Version: 3.1 Seite 15 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
f) Service Manager
GRIBE
a) Trägt die Gesamtverantwortung für den operativen
Betrieb, die Wartung und die Weiterentwicklung von
GRIBE.
b) Ist verantwortlich für die Einhaltung der Prozesse Service
Design und Service Transition und nimmt die ihm
zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4) wahr.
c) Überwacht das Änderungs- und Konfigurationsmanagement
(vgl. Kap. 6.2).
d) Führt das Change Portfolio GRIBE in Zusammenarbeit mit
den FBV und stellt das Controlling sicher.
e) Überwacht die Risikobereiche der Applikation Capitastra
resp. der Betriebsorganisation GRIBE.
f) Stellt die stufen- und zeitgerechte Kommunikation sicher.
Informiert zeitgerecht den Vorsitzenden des Management
Board über alle wichtigen Aspekte oder wesentliche
Probleme und bespricht mit diesen rechtzeitig sich
abzeichnende Changebedürfnisse.
g) Ist Ansprechperson für Kunden oder Direktionen
ausserhalb der GRIBE-Organisation, welche generelle
Anliegen zu GRIBE haben.
h) Nimmt an den Management Board Sitzungen teil und
rapportiert über den operativen Betrieb und die
Weiterentwicklungen.
i) Unterstützt das MB-GRIBE bei der Jahresplanung.
j) Eskaliert bei Problemen und Abweichungen zeitgerecht an
den Vorsitzenden des Management Board.
k) Erteilt die Integrationsaufträge an das RZ Bedag.
l) Ist gegenüber der Bedag der Dataowner der Gesamtanwendung
CAPITASTRA.
m) Ist verantwortlich für die Einhaltung der
Informationssicherheit und des Datenschutzes (ISDS)
n) Ist verantwortlich für die Nachführung des OHB.
o) Koordiniert die Changes und GRIBE Projekte, entscheidet
über nötige Triages und Priorisierungen (vgl. Kap. 6.2), ist
verantwortlich für das Bus- und Releasemanagement
GRIBE 6 und stellt den notwendigen Informationsaustausch
zwischen den Gremien und Fachbereichen
sicher, mit dem Ziel akzeptierte Lösungen zu finden.
p) Beschliesst Changes im Bereich der Organisation und von
Prozessen, soweit es nicht dem Mangement Board
vorbehalten ist.
q) Hat Delegationsbefugnis für die ihm zugeteilten Aufgaben.
r) Ist Stellvertreter des Operation Managers.
s) Hat den Vorsitz des GRIBE Boards. Plant und führt die
GRIBE Board Sitzungen und ist verantwortlich für die
zeitgerechte Erstellung des jeweiligen Protokolls.
6
Vgl. Konzept Release- und Busmangement , Anhang D
Version: 3.1 Seite 16 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
Operation Manager GRIBE
Fachbereichsverantwortliche
(E-GB, GRUDA-AV, GRUDIS)
a) Ist verantwortlich für den operativen Betrieb.
b) Ist verantwortlich für die Einhaltung der Prozesse Service
Operation und nimmt die ihm zugeteilten Aufgaben (vgl.
Kap. 4.4) wahr.
c) Ist zuständig für den GRIBE-Betrieb und die Umsetzung
und Koordination aller operativen Tätigkeiten.
d) Analysiert Betriebsstörungen und beschliesst Massnahmen
zu deren Behebung zuhanden des Service
Managers.
e) Entscheidet über alle operativen Betriebstätigkeiten.
f) Überwacht und koordiniert die Schnittstellen zu den
Umsystemen.
g) Unterstützt den Service Manager bei der Jahresplanung.
h) Unterstützt den Service Manager fallweise bei vertieften
Fragestellungen zum Betrieb.
i) Ist Stellvertreter des Service Managers.
a) Tragen in der Betriebsorganisation GRIBE die fachliche
Gesamtverantwortung für ihren Fachbereich und sind
Ansprechpartner für sämtliche fachlichen Fragen.
b) Nehmen die ihnen zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4)
wahr.
c) Nehmen an den GRIBE Board Sitzungen teil und bringen
die Anliegen seines Fachbereichs ein.
d) Prüfen die von den anderen Mitgliedern des Gremiums
formulierten Anliegen auf Kompatibilität in ihrem
Fachbereich.
e) Unterstützen den Service Manager und das MB GRIBE
bei der Jahresplanung.
f) Nehmen fallweise an den Management Board Sitzungen
teil und vertreten spezifische Fragestellungen ihrer
Fachbereiche.
g) Unterstützen den Service Manager fallweise bei vertieften
Fragestellungen zum Fachbereich.
h) Haben Einsitz in den Fachgruppen seines Fachbereichs
und stellen Information und Koordination zwischen der
Betriebsorganisation GRIBE und den Fachgruppen sicher.
i) Sind für die Initiierung und Bearbeitung von Changes
(Erstellung von Anforderungskatalog, Erstellen und
Mitarbeit bei Spezifikationen, Einholen von Offerten,
Erarbeiten von Testspezifikationen, etc) in ihrem
Fachbereich in direkter Absprache mit den
Softwarelieferanten zuständig.
j) Sind im Rahmen von Software-Changes für die
Organisation und Durchführung von Tests in ihrem
Fachbereich verantwortlich.
k) Arbeiten mit der Applikationsbetreuung des
Softwarelieferanten zusammen.
l) Bringen die Anforderungen der direktionseigenen
Informatik ein und informieren zeitgerecht den Service
Version: 3.1 Seite 17 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
Vertreter SV
(Amtliche Bewertung,
Grundstückgewinnsteuer und
Juristische Personen)
Service Desk (SPoC, BBV
CAPITASTRA)
GRIBE-Jurist
Manager über bevorstehende IT-Changes.
m) Sind für den 2nd level Support in ihrem Fachbereich
verantwortlich und stellen die Benutzerschulungen sicher.
n) Stellen die Kommunikation zu den Anwendern in ihrem
Fachbereich sicher.
o) Stellen die Kommunikation zu den ihnen zugewiesenen
organisatorischen Schnittstellen sicher.
p) Nehmen bei betrieblichen Notfällen zeitgerecht Kontakt
auf mit dem Operation Manager auf.
a) Tragen in der Betriebsorganisation GRIBE die fachliche
Verantwortung für den Bereich der Steuerverwaltung
(Amtliche Bewertung, Grundstückgewinnsteuer und
Juristische Personen) und sind Ansprechpartner für
sämtliche fachlichen Fragen.
b) Nehmen an den GRIBE Board Sitzungen teil.
c) Bringen die Anliegen der Abteilungen AB, GG und JP ein.
d) Prüfen die von den anderen Mitgliedern des Gremiums
formulierten Anliegen auf Kompatibilität zu den
Abteilungen AB, GG und JP.
e) Nehmen die ihnen zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4)
wahr.
f) Sind im Rahmen von Software-Changes für die
Organisation und Durchführung von Tests in ihrem
Fachbereich verantwortlich.
g) Kommunizieren die für die Steuerverwaltung relevanten
GRIBE Board Beschlüsse an die Steuerverwaltung.
h) Kommunizieren die GRIBE-relevanten Informationen aus
der Steuerverwaltung im GRIBE Board.
a) Trägt in der Betriebsorganisation GRIBE die fachliche
Verantwortung für den Bereich ServiceDesk GRIBE.
b) Nimmt an den GRIBE Board Sitzungen teil.
c) Bringt die Anliegen des Service Desks ein.
d) Prüft die von den anderen Mitgliedern des Gremiums
formulierten Anliegen auf Kompatibilität zum Service
Desk.
e) Nimmt die ihm zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4) wahr.
f) Kommuniziert die für das Service Desk relevanten GRIBE
Board Beschlüsse an das Service Desk.
g) Kommuniziert die GRIBE-relevanten Informationen aus
dem Service Desk im GRIBE Board.
a) Schafft im Auftrag des Management Board zeitgerecht alle
benötigten Rechtsgrundlagen für den Betrieb aller
Software-Funktionalitäten der Betriebsorganisation
GRIBE.
b) Nimmt die ihm zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4) wahr.
c) Erarbeitet die Rechtsgrundlagen für den Betrieb von
GRIBE (bspw. für Datenexporte, genereller Datenexport,
Anpassungen GRUDIS-Verordnung, Anpassungen
Gebührenverordnung z.B. Gebühren für Datenexporte).
d) Beurteilt Datenbestellungen aus rechtlicher Sicht
Version: 3.1 Seite 18 von 38

OHB GRIBE
IT-Architekt
(Datenschutz).
e) Führt die Fachgruppe Recht.
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
a) Nimmt die ihm zugeteilten Aufgaben (vgl. Kap. 4.4) wahr.
b) Unterstützt in IT-technischen Fragen das Management
Board und den Service-Manager.
c) Berät das Management Board im Bereich IT-Architektur
(alle technische Belange wie Software- / Hardware-
Standards, technische Kommunikationslösungen, IT-
Serviceverträge etc.) innerhalb der Systemlandschaft
GRIBE unter Berücksichtigung der Kompatibilität mit der
kantonalen IT-Strategie.
Anmerkung:
Die Rollen der organisatorischen Schnittstellen, wie bspw. zu den Softwarelieferanten, den
Betreibern, sowie zu den Datenempfängern und Datenlieferanten, sind im Kapitel 9 beschrieben.
Eine Person kann mehrere Rollen einnehmen. Die Rollen Service Manager GRIBE und
Operation Manager GRIBE sind grundsätzlich durch verschiedene Personen auszuüben.
Jede Rolle hat grundsätzlich eine personelle Stellvertretung, welche die Rollenfunktion aktiv
wahrnehmen und entscheiden kann. Die Linienverantwortlichen sind für die
Stellvertretungsregelung verantwortlich und stellen sicher, dass für die Personen, welche
eine Stellvertretung übernehmen, das ausreichende Pensum zur Verfügung gestellt wird.
Die Linienverantwortlichen stellen sicher, dass die Pflichtenhefte derjenigen Personen, die
eine Rolle in der Betriebsorganisation GRIBE wahrnehmen, mit zugewiesenen Rollen-
Aufgaben ergänzt sind. Die Mitarbeitergespräche werden durch die Linienverantwortlichen
geführt.
Die aufgeführten Beschäftigungsgrade sind Richtwerte und beziehen sich auf die in der Rolle
definierten Aufgaben, jedoch nicht auf die Aufgaben, welche die Rolle in der Linie wahrnimmt,
z.B. für den Betrieb des Service Desk oder das Schreiben von Fachanforderungen,
Lösungsvorschlägen, Handbüchern der Fachbereiche etc. Insbesondere ist der Beschäftigungsgrad
der Fachbereichsverantwortlichen in der Praxis um einiges höher (vgl. auch Kap.
4.4 für die zugeteilten Aufgaben mit ‚M’).
Version: 3.1 Seite 19 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.4 Prozesse und deren Zuständigkeiten
Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.
Diese sind in Verantwortlichkeitsmatrixen dargestellt und nach den Aufgaben der
Prozesslandschaft GRIBE (vgl. Kap. 4) unterteilt. Die Definition der Leistungen des KAIO (Rolle
Service Desk) sind in einem separaten Vertrag 7 geregelt.
Legende:
A = Ausführung
M = Mitarbeit
E = Entscheid
C = Controlling
Bezeichnet die für den Prozess oder die Aufgabe verantwortliche Rolle oder
Gremium. Der Rollenträger oder der Vorsitzende des Gremiums trägt die
Verantwortung für die Ausführung. Hiezu kann er Aufträge an die Mitglieder des
entsprechenden Gremiums und/oder an die zur Mitarbeit (M) verpflichteten Gremien
und Rollen erteilen. Der Rollenträger oder das Gremium prüfen das Ergebnis und
legen es dem zuständigen Gremium zur Genehmigung vor.
Legt die Prozessveränderungen dem zuständigen Gremium zur Beratung und
Entscheidung vor. Ist verantwortlich für die Aktualisierung und Umsetzung
(Prozessverantwortlicher).
Ist massgeblich an der Ausgestaltung eines Auftrages oder Ergebnisses beteiligt.
Arbeitet bei fachlichen Fragestellungen aktiv mit. Erstellt die Arbeitsergebnisse
zuhanden des Auftraggebers (A).
Beschlussfassung über das Ergebnis und Freigabe der Umsetzung.
Controlling über den Prozess
4.4.1 Service Strategy
Aufgabe/ Tätigkeit
Rollen
Gremien
Referenz zu
Prozesslandschaft
Operation Manager GRIBE
FBV E-GB
FBV GRUDA-AV
FBV GRUDIS
Service Manager GRIBE
Service Desk
GRIBE-Jurist
IT-Architekt
Vertreter SV
Mitglied MB
Vorsitzender “MB GRIBE“
MB
GRIBE Board
S1-1 PR-Aktionen beschliessen M M M M A M M E
S1-2 Freigabe und Steuerung von
Entwicklungsprojekten GRIBE
M M M A E
S1-3 Sicherstellung der Rechtsgrundlagen M M M M M A M M M E
S2-1 Ressourcen sicherstellen M M M A E
S2-2 Budgetplanung GRIBE erstellen M A M M E
S3-1 Strategische Steuerung der
Applikationen gemäss GRIBE
Systemlandschaft (vgl. Kapitel 2.2)
M M M A E
S3-2 Service-Bedarf ermitteln M A M M
S3-3 Vertragswerke verhandeln und
genehmigen
M M M A E
S4-1 Kundenbetreuung sicherstellen M A M M
S4-2 Service Planung GRIBE sicherstellen M A M M E
S4-3 Applikationsziele GRIBE festlegen M M M M A M M M E
FBV= Fachbereichsverantwortliche
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind in der Tätigkeitsliste GRIBE dokumentiert, vgl.
Anhang.
7
vgl. Kapitel 1.4, Dokumente [4] und [5]
Version: 3.1 Seite 20 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.4.2 Service Design
Aufgabe/ Tätigkeit
Rollen
Gremien
Referenz zu
Prozesslandschaft
D1-1 Schnittstellenkonzept GRIBE
definieren
D1-2 Systemdokumentation GRIBE
sicherstellen
D2-1 Spezifikation von Weiterentwicklungen
(Changes)
Operation Manager GRIBE
A
E
A
E
FBV E-GB
FBV GRUDA-AV
FBV GRUDIS
Service Manager GRIBE
Service Desk GRIBE
GRIBE-Jurist
IT-Architekt
Vertreter SV
Mitglied MB
Vorsitzender “MB GRIBE“
MB
M M M C M M M
M M M C M M
A A A M M E
D2-2 Vertragswerke und SLA's definieren A M E
D3-1 Risikomanagment GRIBE
durchführen
D3-2 Projekt-Überwachung GRIBE
durchführen
D4-1 Vernetzung GRIBE Systemlandschaft
sicherstellen
M M M A M E
M M M A M E
M M M A M M E
D6-1 Tuning IT-Infrastruktur GRIBE M M M M A M E
D9-1 Einhaltung Datenschutz und
Datensicherheit sicherstellen
D10-1 Verträglichkeit zur kantonalen
Informatik fördern
D10-2 Anforderungen Infrastruktur
definieren
FBV= Fachbereichsverantwortliche
M M M A M M M E
M A E
A M M M M E
GRIBE Board
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind in der Tätigkeitsliste GRIBE dokumentiert, vgl.
Anhang.
Version: 3.1 Seite 21 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.4.3 Service Transition
Aufgabe/ Tätigkeit
Rollen
Gremien
Referenz zu
Prozesslandschaft
Operation Manager GRIBE
FBV E-GB
T1-1 Planung SW-Releases durchführen M M M M A
M
M
E
T2-1 Anträge für Changes
entgegennehmen und entscheiden
M M M A M E
T2-2 Know How Geodienste und
Webanwendungen aufbauen und
pflegen
T2-3 Vertragswerke und SLA's ausarbeiten A M M M E
T2-4 Aufträge GRIBE an Lieferant erteilen M M M A E
T2-5 Technische Konfiguration
Infrastruktur sicherstellen
T2-6 Normierung der Datenmodelle der
Gesamtanwendung Capitastra
T3-1 Spezifikation der Wartungsaufträge
(Changes) durchführen
A
E
FBV GRUDA-AV
M
FBV GRUDIS
Service Manager GRIBE
Service Desk GRIBE
GRIBE-Jurist
IT-Architekt
M M M C M
Vertreter SV
Mitglied MB
M M M A M M
Vorsitzender “MB GRIBE“
MB
A A A M E
T4-1 Austestung der SW-Releases
Gesamtanwendung CAPITASTRA 8 M M M M A M M E
T6-1 Schulung Anwender GRIBE
durchführen
T6-2 Dokumentenablage / Plattform
sicherstellen
FBV= Fachbereichsverantwortliche
M
A A A M M E
A
E
GRIBE Board
E
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind in der Tätigkeitsliste GRIBE dokumentiert, vgl.
Anhang.
8
Vgl. Konzept Release- und Busmangement , Anhang D
Version: 3.1 Seite 22 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.4.4 Service Operation
Aufgabe/ Tätigkeit
Rollen
Gremien
Referenz zu
Prozesslandschaft
O1-1 Verfassen und Publikation
Kundenmitteilungen
O1-2 Verwaltung der
Zugriffsberechtigungen sicherstellen
(BBV_1), Vergleiche Anhang zur
Rahmenorganisation BBV
Operation Manager GRIBE
FBV E-GB
FBV GRUDA-AV
FBV GRUDIS
Service Manager GRIBE
Service Desk GRIBE
GRIBE-Jurist
M M M M A M E
M M M A
O1-3 Sicherstellung der Gemeindefusionen A M M M C M M
O4-1 Erfassen und Überwachung der
Betriebsstörungen
O4-2 Koordination von schwerwiegenden
Betriebsstörungen
O5-1 Vorbeugung wiederholender
Störungen
O6-1 Datenpflege durchführen und
sicherstellen
O6-2 Überwachung der vertraglichen
Servicedienstleistungen
O6-3 Datenbestellungen ausführen inkl.
Einholung der erforderlichen
Bewilligungen (operationelle
Durchführung) und Inkasso
IT-Architekt
Vertreter SV
A M M M E M M
A M M M E M M
A M M M E M M
A M M M E
M M M M A M E
C A A A E
O6-5 FAQ erstellen und publizieren A M M M M M E
FBV= Fachbereichsverantwortliche
Mitglied MB
Vorsitzender “MB GRIBE“
MB
GRIBE Board
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind in der Tätigkeitsliste GRIBE dokumentiert, vgl.
Anhang.
Version: 3.1 Seite 23 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.4.5 Continual Service Improvement
Aufgabe/ Tätigkeit
Rollen
Gremien
Referenz zu
Prozesslandschaft
Operation Manager GRIBE
CSI1-1 Kundenumfragen durchführen A M M M M M M E
FBV E-GB
CSI1-2 Service-Evaluierung sicherstellen M M M M A M M E M
CSI2-1
Sicherstellen der
Dienstleistungsqualität GRIBE
FBV GRUDA-AV
FBV GRUDIS
Service Manager GRIBE
Service Desk GRIBE
GRIBE-Jurist
IT-Architekt
Vertreter SV
Mitglied MB
Vorsitzender “MB GRIBE“
M M M M A M M E
CSI2-2 Prozess-Evaluierung M A
M E E
E
CSI3-1 Überwachung von Verbesserungs-
Initiativen
M M M M A M M E
CSI4-1
Verbesserungsvorschläge sammeln
und einreichen
A M M M M M E
MB
GRIBE Board
FBV= Fachbereichsverantwortliche
Die detaillierten Aufgabenbeschreibungen sind in der Tätigkeitsliste GRIBE dokumentiert, vgl.
Anhang.
Version: 3.1 Seite 24 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4.5 Kommunikation
Nr. Information Empfänger Periodizität Verantw.
I-1 Reporting über Betrieb,
Wartungsaufträge und
Weiterentwicklungen
Management Board Sitzungen
Management
Board
Service Manager GRIBE
I-2 Informationen zu Betrieb
und Wartung; insb. zu
Störungen
I-3 Ankündigung von
Changes bei den Schnittstellen
zu Umsystemen
I-4 Informationen zu
Changes in der
Applikation Capitastra
und den Umsystemen
I-5 Fachliche Informationen
(bspw. zu Handbüchern,
amtsinterne Weisungen
etc.)
I-6 Kommunikation gegen
aussen (Pressesprecher)
Anwender, Service
Manager, FBV
Datenempfänger, z.B.
GELAN-Informatik
Anwender, Service
Manager, Operation
Manager
Bei Bedarf
Bei Bedarf
Bei Bedarf
Operation Manager
GRIBE
Service Manager GRIBE
oder der für den Change
verantwortliche FBV
Service und Operation
Manager
Anwender Bei Bedarf Fachbereichsverantwortlicher
Kunden von GRIBE,
insbesondere bei
GRUDIS
Bei Bedarf
Service Manager GRIBE
Die Liste ist nicht vollständig; weiterführende Informationen sind im Kommunikationskonzept
GRIBE dokumentiert, vgl. Anhang K.
Anmerkungen:
I-2, I-3 und I-4: Die Informationen werden jeweils im GRIBE Board untereinander
abgestimmt. Das GRIBE Board legt im Einzelfall fest, wer die Information kommuniziert und
mit welchem Medium.
I-5: i.d.R. handelt es sich dabei um direktionsinterne Informationen an die Anwender.
Verantwortlich für die Publikation ist der jeweilige Fachbereichsverantwortliche (FBV).
Version: 3.1 Seite 25 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
5 Planung, Steuerung und Kontrolle
a) Die Jahresplanung der Betriebsorganisation GRIBE (vgl. Kapitel 2.2) ist mit dem gesamtstaatlichen
Budgetplanungsprozess und mit der Releaseplanung (vgl. Kap. 6) des
Softwarelieferanten abzustimmen. Verantwortlich für die Jahresplanung ist das
Management Board.
b) Die Jahresplanung entsteht in Zusammenarbeit mit den Mitgliedern des Management
Board, des Service Managers, des Operation Managers und den Fachbereichsverantwortlichen.
Bei Bedarf können weitere Personen hinzugezogen werden.
c) Die Betriebsorganisation GRIBE ist kein Betrieb im budgetrechtlichen Sinn und verfügt über
keine eigene Kostenstelle. Die Gelder werden in den jeweiligen Direktionen BVE, JGK und
FIN aufgrund der Jahresplanung budgetiert und verwaltet.
d) Die Jahresplanung wird jeweils Ende November, nach Genehmigung des Budgets durch
den Grossen Rat, vom Management Board freigegeben.
e) Für das Wartungs- und Betriebsbudget haben die Direktionen einen fixen Kostenverteilschlüssel
vereinbart. Der Service Manager ist zuständig, die beschlossene
Jahresdisposition mit dem Softwarelieferanten für das Folgejahr abzustimmen.
f) Die Finanzierung von Weiterentwicklungen (Investitionsbudget) und Wartungsarbeiten ist
unter den Direktionen jeweils zu verhandeln und zu verteilen. Die Direktionen sind
verpflichtet, ihre Anteile an den Investitionen und Wartungsarbeiten zu budgetieren und in
den Finanzplan aufzunehmen. Die für das Folgejahr geplanten Weiterentwicklungen
(Investitionsbudget) werden jeweils auf Antrag des Service Managers vom Management
Board separat bewilligt und ausgelöst.
g) Zusätzliche, nicht in der Jahresplanung vorgesehene Weiterentwicklungen, die aufgrund der
individuellen Budgetsituation in einer Direktion finanzierbar sind, müssen mit dem Softwarelieferanten
frühzeitig abgestimmt und durch das Management Board genehmigt
werden.
h) Jährlich wird für die Überprüfung der Jahresziele ein Managementreview durchgeführt. Hierzu
dient die jährliche Klausurtagung. Sie überprüft bspw. die Zielerreichung der Jahresplanung
vom Vorjahr und leitet zweckmässige Massnahmen für die künftige Jahresplanung ab.
i) Das Controlling erfolgt in den periodisch stattfindenden Sitzungen des Management Board.
Der Service Manager bezieht seine Informationen vom Operation Manager und den
Fachbereichsverantwortlichen.
j) Der Service Manager ist befugt, interne Audits zur Überprüfung der Einhaltung der
Prozesse durchzuführen.
6 Änderungsmanagement
6.1 Grundsätze
a) Das Änderungsmanagement steuert sämtliche Veränderungen der Systemlandschaft (vgl.
Kapitel 2.2). Dazu werden alle Änderungen an der Software und Datenbeständen beantragt,
klassifiziert, autorisiert und dokumentiert (u.a. kann damit die Nachvollziehbarkeit von
Änderungen sichergestellt werden).
b) Grössere Veränderungen mit erhöhtem Risiko bedingen neben einer komplexeren Genehmigung
auch eine entsprechende Planung. Damit soll ein Risiko für die laufende Systemund
Prozesslandschaft GRIBE so gering wie möglich gehalten werden. Diese Planungen
beinhalten neben einer Risikoanalyse und Genehmigungsverfahren auch entsprechende
Planungs-, Aufbau-, Test- und Implementierungsmeilensteine. Die Reihenfolge der
einzelnen Schritte wird geplant und kommuniziert. Eventuelle Überschneidungen mit
weiteren Änderungen evaluiert und bei Bedarf konsolidiert.
c) Dem Service Manager obliegt die Koordination der Durchführung sowie die Abnahme der
erfolgten Änderungen. Für dringliche Änderungen im Notfall vgl. Kap. 6.5.
d) Bei weitreichenden Veränderungen mit erhöhtem Risiko, den sogenannten "Major
Changes" spielt neben dem FBV das GRIBE Board als die genehmigende Instanz eine
wichtige Rolle.
Version: 3.1 Seite 26 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
e) Bei sehr großen Veränderungen, den sogenannten "Significant Changes", ist für die
Genehmigung und Risiko-Evaluierung das Management Board beteiligt. Das Management
Board ist damit auf Ebene der Geschäftsführung an der Umsetzung von Veränderungen mit
hohem Impact auf die Prozesse entscheidend beteiligt.
f) Diese Art von schwierigen Changeprozessen werden nach Abschluss einer individuellen
Effizienzanalyse, den sogenannten "Post Implementation Review" (PIR) unterzogen (vgl.
Kap. 6.2 / Ziffer 8). Dabei wird sowohl die umgesetzte Veränderung als auch der angewandte
Prozess auf die Zielerreichung überprüft.
g) Für das Standardprodukt CAPITASTRA sind vom Lieferanten Bedag jährlich zwei Releases
vorgesehen (vgl. Vertragswerk mit der Bedag [2]). Diese werden jeweils an bestimmten
Zeitpunkten vom Lieferanten auf die Testumgebung integriert. Es obliegt der Verantwortung
des Service Managers, nach erfolgten Tests, den Auftrag für die Integration eines Releases
in die Produktion zu erteilen. Optional können mit dem Softwarelieferanten zusätzliche
Releases, die kostenpflichtig sind, vereinbart werden.
6.2 Change-Management-Prozess
Der prinzipielle Ablauf ist unabhängig davon, ob es sich um einen kleinen Change, um einen
„Major Changes’ oder ‚Significant Changes’ handelt. Auch die Dringlichkeit hat keinen Einfluss
auf den Ablauf selbst, jedoch sind die Ablaufgeschwindigkeiten und Prioritäten unterschiedlich.
Aufgrund der hohen Bedeutung für das Änderungsmanagement (Stabilität und Qualität der
Systemlandschaft gemäss Kapitel 2.2 sicherstellen) sind nachfolgend die wichtigsten Schritte
im Ablauf des Change-Managementprozess aufgeführt:
Nr. Schritt Zweck, Aufgaben
1 Request for Change
(RfC)
2 Bedag Change
Request
3 GRIBE RfC
Formular
a) Mit der formellen Registrierung des Antrages beginnt der
Lebenszyklus eines Changes.
b) Der FBV, der einen Change auslösen will, bestellt beim
Service Manager oder dessen Stellvertreter unter Angabe
eines Titels eine RfC Nummer.
c) Der Service Manager nimmt den Change in das RfC-
Verzeichnis auf und teilt ihm eine Nummer zu.
d) Das RfC-Verzeichnis ist das eigentliche Logbuch, also die
Sammlung aller Aktivitäten dieses Lebenszyklus. Alle
Aktivitäten, Diskussionen, Beschreibungen, Analysen,
Dokumentationen und Entscheidungen bezüglich einer
Veränderung werden hier festgehalten.
a) In dem von der Bedag zur Verfügung gestellten Formular wird
der Change beschrieben und eröffnet.
b) Das ausgefüllte Formular ist der Bedag zur Schätzung und
Bewertung zuzustellen.
a) Nach Erhalt des durch die Bedag ergänzten Formulars ist das
GRIBE RfC Formular vollständig auszufüllen.
b) Das ausgefüllte GRIBE RfC Formular ist zusammen mit dem
Bedag CR dem Service Manager zu Handen des GRIBE
Boards einzureichen.
c) Der Service Manager ist besorgt dafür, ein zweckmässiges
RfC-Formular zur Verfügung zu stellen.
d) Der Service Manager stellt zudem eine RfC-Checkliste zur
Verfügung, die im Rahmen der Changbearbeitung ständig
nachzuführen ist.
Version: 3.1 Seite 27 von 38

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RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
4 Beschluss GRIBE
Board
5 Überwachung und
Planung
a) Das GRIBE Board prüft den beantragten Change sowie
dessen Finanzierung und Typisierung und nimmt eine
Risikoabschätzung vor.
b) Das GRIBE Board gibt den Change basierend auf dessen
Auswirkung zur weiteren Bearbeitung zu Händen des
Fachbereichsverantwortlichen frei.
a) Alle Changes, die zur Bearbeitung freigegeben sind, werden
unter der Verantwortung des Fachbereichsverantwortlichen
geplant und wenn dies für die optimale Kontrolle des/der
Changes notwendig ist, wird ein kompletter Zeitplan (mit
Meilensteinen) bereitgestellt.
b) Der Service Manager überwacht die Einhaltung des
Prozessablaufs und stellt sicher, dass die allenfalls
erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden.
c) Der Service Manager ordnet auf Antrag des GRIBE Boards
gemeinsam mit dem Softwarelieferanten die Changes einem
konkreten Bus zu. (Ausnahme: Betriebliche Notfällle; vgl.
Kap. 6.5).
d) Der Service Manager trifft sich in regelmässigen Abständen
mit dem Produktmanager der Bedag, zwecks Koordination,
Überwachung der Auslieferungsobjekte und Einhaltung der
zeitlichen Planung.
6 Genehmigung a) In der Regel entscheidet das GRIBE Board, ob der Change
durchgeführt wird oder nicht. Bei einem "Significant Change"
ist die Zustimmung des Management Board einzuholen.
b) Bei Changes mit Investitionscharakter formuliert das GRIBE
Board in jedem Fall einen Genehmigungsvorschlag zu
Handen des Management Board.
7 Ausarbeitung und
Qualitätskontrolle
a) Der zuständige FBV ist dafür verantwortlich, dass für die
Aktivitäten die erforderlichen Ressourcen (personell /
finanziell) zur Verfügung stehen als auch zeitgerecht
durchgeführt werden.
b) Der zuständige FBV wickelt den Change Prozess anhand der
RfC Checkliste ab und führt darin über seine Aktivitäten
Protokoll.
c) Der Service Manager übernimmt die Koordination der
einzelnen Changes im Rahmen des Release- und
Busmanagements. 9
d) Der FBV ist für die zeitgerechte Erstellung und Aktualisierung
folgender Unterlagen zuständig:
Testkonzept und Testspezifikationen (für künftige
Regressionstests)
Dokumentationen (z.B. zur Nachführung des
Konfigurationsmanagementkonzepts)
Benutzerhandbuch und Schulungsunterlagen
e) Um zu verhindern, dass die Changes schwerwiegende
Auswirkungen auf die Service-Qualität haben, werden die
Changes vor der Inbetriebnahme umfassend geprüft. Bspw.
bei einem Software-Change werden für jedes Release
vollständige Regressionstests durchgeführt.
9
Vgl. Konzept Release- und Busmangement , Anhang D
Version: 3.1 Seite 28 von 38

OHB GRIBE
RRB ___/2012 (GRIBE RRB)
8 Freigabe zur
Integration
a) Nach erfolgter Qualitätskontrolle und der Überprüfung, dass
alle notwendigen Aktionen durchgeführt wurden, bspw. bei
einem Software-Change die Prüfung auf das Vorhandensein
eines Integrations-, und Notfallplanes, die Nachführung von
Handbüchern, durchgeführter Schulungen, erfolgter Information
an die Anwender und dergleichen, wird der Change
zur Integration freigegeben.
9 Inbetriebnahme f) Es ist die Aufgabe des für den Change verantwortlichen FBV
dafür zu sorgen, dass die Entscheidungsgrundlagen für die
Inbetriebnahme eines Changes zeitgerecht zuhanden des
Service resp. Release Managers vorliegen.
10 Auswertung
(Post
Implementation
Review)
a) Der Service Manager kann nach einer festgelegten Zeitspanne
die durchgeführten Changes auswerten. Dies geschieht
in der Regel durch einen "Post Implementation
Review" (PIR). Ziel ist es, die Effizienz der durchgeführten
Maßnahmen sowie des dazugehörigen Prozesses zu
durchleuchten. Dabei können sowohl die durchgeführte
Veränderung als auch die dabei benutzten Methoden und
Prozesse unterzogen werden (z.B. mit einer Ist-Soll-Analyse).
b) Das Management Board kann den Service Manager mit
einem "Post Implementation Review" beauftragen.
c) Bei größeren Changes spielen auch Kosten-Nutzen-Vergleiche,
z.B. die Return on Investment (ROI)-Kalkulation
sowie die Messung der Zielerreichung aus der geschäftlichen
Perspektive eine Rolle.
d) Der Service Manager legt die Termine und die Agenda fest
und bestimmt die für die Auswertung notwendigen Mitglieder.
e) Der Service Manager führt die ev. mit dem Management
Board vereinbarten Auswertungen durch und schlägt
entsprechende Maßnahmen vor, um jegliche Mängel im
Change-Management-Prozess selbst infolge ineffektiver
Changes zu beseitigen (CSI-Prozesse).
6.3 GRIBE Projekte
Zur Bewältigung komplexer, singulärer Aufgaben mit spezifischen Leistungs-, Termin- und
Kostenzielen, können diese in der Form von Projekten abgewickelt werden. Dabei kann es
sich um Informatik-, Betriebs-, Organisationsprojekte und dergleichen handeln.
Aufgrund der oben genannten Merkmale besteht bei jedem Projekt ein höheres Risiko als bei
Routinefällen. Die Durchführung von Projekten erfordert daher eine eigene Projektorganisation
und den Einsatz von Methoden des Projektmanagements. Damit wird erreicht, dass
die Komplexität strukturiert und vermindert wird, der Umfang gegliedert und damit
übersehbar und handhabbar wird, die unterschiedlichen Fachbereiche wohl abgestimmt tätig
werden und die zeitliche Endlichkeit auch erreicht wird.
Auftraggeber für GRIBE Projekte ist jeweils das Management Board. Der Projektantrag und
das Projekthandbuch sind jeweils dem GRIBE Board vorzulegen, bevor es dem Management
Board zur Genehmigung unterbreitet wird. Das GRIBE Board kann in diesem
Zusammenhang Empfehlungen oder Anträge an das Management Board formulieren.
Die Projektleitung rapportiert jeweils dem Service Manager. Dieser stellt die Weiterleitung
des Reportings an das Management Board als Auftraggeber sicher.
Der Projektleiter sorgt für die
fachliche Koordination mit den Fachbereichen sowie Datenempfängern und –lieferanten;
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technische Koordination innerhalb der Systemlandschaft GRIBE, mit den externen
Datenempfängern und –lieferanten sowie den Software Lieferanten;
zeitliche Koordination gemäss dem Bus- und Release Management Konzept. 10
6.4 Change Typen
Change
Typ
Klassifizierung Beschreibung GRIBE Wartungs- oder
Investitionsplanung
1 Minor Change Klein Changes immer zu Lasten Wartung
(nie Investition)
2 Major Change Mittelgrosse Changes,
Normale Komplexität
3 Significant
Change
Grosse Changes mit hohen
Kosten, mittlere Komplexität
4 Projekte Grosse Changes mit hohen
Kosten, hohe Komplexität,
grosser
Koordinationsbedarf
zulasten Wartung oder
Investition
immer zu Lasten
Investition
immer zu Lasten
Investition
Kriterien
Bedag Change
Request (CR) gilt
als Offerte
Realisierungsofferte
möglich
(mit/ohne Konzept)
Immer Konzept /
Spezifikation nötig
Immer Konzept
nötig
6.5 Ausweichverfahren, Notfallplanung
Die Analyse und Behebung von auftretenden Betriebsstörungen wird durch den Operation
Manager koordiniert. Er ist verantwortlich dafür zeitgerecht mit dem Datacenter Operations
DCO (Betrieb RZ) Kontakt aufzunehmen um geeignete Massnahmen zur Behebung der
Störung abzuklären. Er ist verantwortlich für die zeitgerechte Kommunikation an alle
betroffen Stellen.
Ist ein Change an Softwarekomponenten erforderlich, hat der Operation Manager via RfC
(vgl. Kap. 6) einen Change auszulösen. Falls der Change zur Behebung einer
Betriebsstörung nicht in einem ordentlichen Release erfolgen kann weil die Dringlichkeit
dies erfordert, so kann der Service Manager nötigenfalls eine dringliche GRIBE Board
Sitzung einberufen oder die notwendigen Beschlüsse auf dem Zirkulationsweg einholen.
6.6 Finanzierung von Changes
vgl. auch Klassifizierung der Change Typen unter Kapitel 6.4.
Die Betriebsorganisation GRIBE ist kein Betrieb im budgetrechtlichen Sinn und verfügt über
keine eigene Kostenstelle. Die Gelder werden in den jeweiligen Direktionen BVE, JGK und FIN
aufgrund der Jahresplanung budgetiert und verwaltet (vgl. Ziff. 5, S. 26). Die Ausgabenkompetenzen
des FLG sowie die die entsprechenden Delegationsregelungen in den einzelnen
Direktionen gelten auch für sämtliche Ausgaben für den Betrieb und die Wartung der von
GRIBE betreuten Applikationen sowie deren Weiterentwicklung (Investitionen).
Um sicherzustellen, dass die zu realisierenden Changes der gemeinsam erarbeiteten GRIBE
Jahresplanung entsprechen und in fachlicher Hinsicht unter den Fachbereichen koordiniert
sind, verpflichten sich die beteiligten Ämter zur Einhaltung eines GRIBE-internen
Genehmigungsprozesses, bevor die Ausgaben formell durch die gemäss des Gesetzes vom
26. März 2002 über die Steuerung von Finanzen und Leistungen (FLG; BSG 620.0) und den
Direktiosnverordnungen zuständige Stelle bewilligt und beschlossen werden. Die GRIBEinternen
Zuständigkeiten werden dabei nach Ausgabenart und Fachbereich wie folgt festgelegt:
10 Vgl. Konzept Release- und Busmanagement, Anhang D
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Finanzierung
Investitionenen
(alle Fachbereiche)
Wartung GRUDIS
Wartung E-GB
GRIBE interne Zuständigkeit nach Fachbereich
MB GRIBE
bis 30'000: Service Manager auf Antrag GRIBE Board
über 30'000: MB GRIBE auf Antrag GRIBE Board
bis 30'000: Amtsvorsteher ABA* auf Antrag GRIBE Board
über 30'000: MB GRIBE auf Antrag GRIBE Board
Wartung GRUDA-AV
bis 30'000: Amtsvorsteher AGI* auf Antrag GRIBE Board
über 30'000: MB GRIBE auf Antrag GRIBE Board
* Delegation gemäss amtsinterner Regelung möglich
7 Information, Ausbildung und Beratung
Die fachlichen Informationen werden von den Fachbereichsverantwortlichen aufbereitet.
Zum Bespiel in Form von schriftlichen Informationen, Weisungen, Handbücher etc. Die
Fachbereiche sind verantwortlich für die zeitgerechte Bereitstellung und Kommunikation.
Zusätzlich können spezifische Informationsveranstaltungen stattfinden (z.B die GRUDIS-
Informationsveranstaltungen). Zuständig für die Durchführung sind die jeweiligen
Fachbereiche.
Für die Ausbildung der einzelnen Benutzergruppen sind die Fachbereiche verantwortlich.
Wenn aufgrund der Betriebserfahrungen GRIBE zusätzliche Schulungen in einem
spezifischen Bereich notwendig wären, so hat der FBV via Service Manager beim
Management Board den Antrag dafür zu stellen. Die im Management Board einsitzenden
Mitglieder der Linienorganisationen sind für den Beschluss und die Auftragserteilung an ihre
Fachbereichsverantwortlichen verantwortlich.
Die Informationen werden in elektronischer Form zur Verfügung gestellt.
Die Informationen werden in der Regel in den beiden Amtssprachen deutsch und französisch
erstellt. Kundeninformationen sind zwingend in beiden Amtssprachen zu
publizieren. Für die Übersetzungen sind die Fachbereiche verantwortlich.
8 Eskalationswege
Die Eskalation erfolgt nach folgenden Grundsätzen:
Eine Eskalation soll grundsätzlich zuerst in der Betriebsorganisation GRIBE erfolgen. Die
beteiligten Direktionen verpflichten sich, den unten beschriebenen Eskalationsweg
einzuhalten. Falls die 1. Eskalationsstufe ein Anliegen nicht ausreichend behandelt, so soll
erst nachher die nachfolgende Stufe angesprochen werden.
Falls die Eskalation in der Betriebsorganisation GRIBE nicht funktioniert, so ist über die
Linienorganisation zu eskalieren.
Folgende GRIBE-Eskalationswege sind festgelegt:
Wer 1. Stufe nächste Stufe
Anwender, Kunde Service Desk Fachbereichsverantwortlicher
Service Desk
Fachbereichsverantwortlicher
oder Operation Manager
Operation Manager oder
Service Manager
Fachbereichsverantwortlicher Service Manager GRIBE Vorsitzender Management
Board
Operation Manager GRIBE Service Manager GRIBE Vorsitzender Management
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Service Manager GRIBE
Vorsitzender Management
Board
Board
Mitglied GRIBE Board Service Manager GRIBE Vorsitzender Management
Board
Mitglied Management Board
Vorsitzender Management
Board
Lieferanten Service Manager GRIBE Vorsitzender Management
Board
--
--
9 Organisatorische Schnittstellen
Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die organisatorischen Schnittstellen und deren
Verantwortung zwischen den einzelnen Direktionen JGK, BVE und FIN und anderen Organisationseinheiten
innerhalb des Kantons, zum Softwarelieferanten, zum Betreiber, den externen
Datenempfängern, den Fachgruppen und weiteren internen und/oder externen Fachgruppen.
9.1 Softwarelieferanten
9.1.1 Bedag
Die Aufgaben und Pflichten des Softwarelieferanten sind im Vertragswerk festgelegt [2].
Produktmanager: koordiniert und vereinbart mit dem Service Manager GRIBE die strategische
Entwicklung, die finanzielle Planung und die Releaseplanung. Aufträge an den Softwarelieferanten
werden vom Service Manager an den Produkteverantwortlichen der Bedag erteilt.
Produkt-Dienststelle: stellt die Schnittstelle zum Kunden zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen
des Wartungsvertrages sicher.
Applikationsbetreuung: Die optionale Bedag-Dienstleistung „Applikationsbetreuung“ koordiniert
mit dem Kanton den Betrieb und die Weiterentwicklung und nimmt auf Wunsch des Kantons
Einsitz im GRIBE Board.
9.1.2 Andere Softwarelieferanten
Nebst der Bedag können in ausgewählten Bereichen (z.B. GRUDIS Mapviewer, Schnittstellen)
andere Softwarelieferanten beigezogen werden. Deren Rechte und Pflichten sind in separaten
Verträgen zu regeln.
9.2 Betreiber RZ Bedag
Steuerungsausschuss RZ :
Der Steuerungsausschuss ist zuständig für die Regelung der vertraglichen Aspekte sowie
der Einleitung von Massnahmen im Sinne des Change Managements (nicht nur für GRIBE
Anwendungen). Der Steuerungsausschuss RZ ist auch zuständig für die Leistungen der
Softwareentwicklung (vgl. Kap. 9.1).
Entscheidet abschliessend in Fragen zum Betrieb und bestimmt Massnahmen in besonderen
Situationen.
Das Management Board nimmt mit einem Vertreter Einsitz im Steuerungsausschuss RZ.
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Datacenter Operations DCO (Betrieb RZ):
Überwachen, steuern und koordinieren des Betrieb des Rechenzentrums.
Bei betrieblichen Notfällen nimmt der Operation Manager sofort Kontakt mit dem „DCO“ der
Bedag auf. Bei erheblichen Betriebsstörungen wird unter dem Lead des RZ eine Taskforce
eingesetzt.
Service Delivery Manager SDM:
Verantwortlich für die Lieferung von Leistungen gegenüber dem Kunden in Zusammenarbeit
mit Spezialisten.
Die Aufgaben und Pflichten des Betreibers sind im Vertragswerk festgelegt [3]. Die Aufgabe
ist im Wesentlichen die Beratung und Unterstützung.
Softwareintegration DBAdminUX-NT:
Verantwortlich für die Koordination der Integrationen.
Integrationsaufträge werden vom Service Manager an die Software-Integration des RZ der
Bedag erteilt.
9.3 Externe Datenlieferanten und Empfänger
Die externen Datenlieferanten und Empfänger sind in der detaillierten Schnittstellenbeschreibung
aufgeführt (vgl. Anhang).
9.4 Interne Datenlieferanten und Empfänger
Die internen Datenlieferanten und Empfänger sind in der detaillierten Schnittstellenbeschreibung
aufgeführt (vgl. Anhang).
9.5 Access Management KAIO
Das Access Management KAIO ist zuständig für die Vertragsabwicklung betreffend der mit
dem KAIO abgeschlossenen Dienstleistungsverträgen, siehe Kap. 1.4, Dokument [3].
9.6 Fachgruppen / Kunden
Für die Funktionsteile E-GB und GRUDA-AV sowie für den Fachbereich Recht gibt es
eigene Fachgruppen. Diese pflegen aktiv den Austausch untereinander, formulieren
Verbesserungsvorschläge für die Funktionalität zuhanden des jeweiligen Fachbereichsverantwortlichen
und können Stellung zu wichtigen vorgesehenen Applikationsänderungen und
Wartungsvorhaben aus fachlicher Sicht nehmen.
Die Fachgruppen wirken bei der Ausgestaltung von Anwenderhandbüchern mit und bringen
generell Fachwissen ein und unterstützten den Fachbereichsverantwortlichen bei fachtechnisch
sehr komplexen Fragestellungen.
Die Mitglieder der Fachgruppen können auch fallweise für Tests eingesetzt werden.
9.6.1 Fachgruppe E-GB
Um die Interessen in der Betriebsorganisation GRIBE wahrnehmen zu können, bilden die
Grundbuchämter eine Fachgruppe E-GB. Der Fachbereichsverantwortliche E-GB nimmt in
dieser Fachgruppe Einsitz und stellt die Information und Koordination zwischen den
Grundbuchämtern und der Betriebsorganisation GRIBE sicher.
Die Grundbuchämter teilen dem Fachbereichsverantwortlichen ihre Anliegen und Anforderungen
hinsichtlich Betrieb und Weiterentwicklung mit und stellen entsprechenden An-
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trag. Der Fachbereichsverantwortliche E-GB ist verpflichtet, diese Anliegen in das GRIBE
Board einzubringen und soweit nötig einen RfC (vgl. Kap. 6.2) zu lösen.
9.6.2 Fachgruppe GRUDA-AV
Diese setzt sich zusammen aus Vertretern der Vermessungsbüros (Kommission GRUDA
geosuisse bern) und des AGI.
9.6.3 Fachgruppe Recht
Der GRIBE-Jurist ist die vorsitzende Person der Fachgruppe Recht und gibt die Aufträge für die
zeitgerechte Schaffung und Nachführung der benötigten Rechtsgrundlagen für den Betrieb der
Gesamtanwendung GRIBE. Die Mitglieder der Fachgruppe Recht arbeiten die konkreten
Rechtsgrundlagen gemäss Auftrag aus. Der GRIBE-Jurist rapportiert periodisch dem
Management Board über die Aktivitäten der Arbeitsgruppe.
9.7 Informatik JGK
Der Fachbereichsverantwortliche E-GB nimmt die Dienste der Abteilung Informatik JGK in
Anspruch bei abzuklärenden technischen Fragestellungen zu GRIBE.
Die Abteilung Informatik JGK stellt ihre direktionsinternen Informationen zur Infrastruktur,
welche die Systemlandschaft GRIBE betreffen, via den Fachbereichsverantwortlichen E-GB
sicher.
9.8 Informatik BVE
Der Fachbereichsverantwortliche GRUDA-AV nimmt die Dienste der Abteilung Informatik BVE
in Anspruch bei abzuklärenden technischen Fragestellungen zu GRIBE.
Die Abteilung Informatik BVE stellt ihre direktionsinternen Informationen zur Infrastruktur,
welche die Systemlandschaft GRIBE betreffen, via den Fachbereichsverantwortlichen GRUDA-
AV sicher.
Der Amtsvorsteher AGI koordiniert den Budgetanteil GRIBE der BVE mit dem Leiter Informatik
BVE.
10 Informationssicherheit und Datenschutz (ISDS)
Der Service Manager ist der ISDS-Verantwortliche innerhalb der Betriebsorganisation
GRIBE. Er stellt die Klassierung der Daten und den Schutzbedarf sicher.
Die Verantwortung der Zugriffsberechtigungen liegen bei den Fachbereichen (vgl. Rahmenorganisation
BBV_1 im Anhang).
Die Fachbereiche verpflichten sich, die Datenschutz- und Geheimhaltungspflichten betreffend
den bearbeitenden Daten und Systemen der Betriebsorganisation GRIBE einzuhalten.
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11 Anhänge
[A]
[B]
[C]
[D]
[E]
[F]
[G]
[H]
[I]
[K]
Tätigkeitsliste GRIBE
Betriebshandbuch CAPITASTRA der Bedag Informatik AG
Bedienungsanleitung CAPITASTRA der Bedag Informatik AG
Release- und Busmanagement Konzept
Konfigurationsmanagement Konzept
Organigramm GRIBE
Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kantons Bern über die Informationssicherheit und
den Datenschutz (ISDS) bei der Erbringung von Informatikdienstleistungen (AGB ISDS).
Prozesshandbuch GRIBE
Benutzeradministration BBV_1 (Rahmenorganisation)
Kommunikationskonzept GRIBE
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12 Genehmigung
Das Management Board hat anlässlich seiner Sitzung vom 25. April 2012 die Version 3.0 des
GRIBE Organisationshandbuches genehmigt und per sofort in Kraft gesetzt.
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Dokument-Protokoll
Datum Version Autor Beschreibung der Version
22.01.2010 V1A BB Ursprungsversion
04.02.2010 V1B BB Einarbeitung erster Inputs von Fachbereichspersonen. Grundlage
und Arbeitshypothese für den 1. Workshop vom 10.02.10.
05.05.2010 V1C BB,
RNB
Überarbeitete Version aufgrund der Workshop-Resultate der
Arbeitsgruppe OHB vom Februar bis April 2010.
21.05.2010 V1D BB Ergebnissicherung Workshop vom 12.05.2010 und
Einarbeitung Stellungnahmen
04.06.2010 V1E BB,
RNB
Ergebnissicherung Workshop vom 26.05.2010, Einarbeitung
weiterer Stellungnahmen, Ausformulierung restlicher Kapitel.
14.06.2010 V1F BB,
RNB
Einarbeitung der Befunde gemäss Reviewprotokoll
vom 09.06.10.
21.06.2010 V1G BB,
RNB
Schlussredaktion aus Arbeitsgruppe und
Stellungnahmen.
29.06.2010 V2.0 RNB Dokument-Protokoll betreffend Freigabe zur Version 2.0
nachgeführt; Kap. 5.5; 1. und 3. Lemma angepasst; Anhänge
neu mit Grossbuchstaben referenziert.
12.3.2012 2.1 HAS Anpassung OHB an Beschluss Management Board vom
15.12.2011 sowie Einarbeitung von Grundsatzbeschlüssen,
welche seit der Version 2.0 gefällt wurden. Bildet Grundlage für
Workshop 1/2 vom 15.3.2011
22.3.2012 2.2 HAS Anpassungen gemäss Ergebnis Workshop 1/2 vom 15.3.2011.
Bildet Grundlage für Workshop 2/2 vom 29.3.2011
29.3.2012 2.3 HAS Anpassungen gemäss Ergebnis Workshop 2/2 vom 29.3.2011.
Bildet Grundlage für Schlussreview
05.04.2012 2.4 HAS Einarbeitung Inputs Schlussreview. Wird dem MB zur
Genehmigung vorgelegt.
25.4.2012 3.0 HAS Einarbeitung der Beschlüsse des MB GRIBE sowie Korrekturen
redaktioneller Art
3.10.2012 3.1 HAS Redaktionelle Anpassung zur Herstellung der Konformität mit
FLG (Anpassung Begriffe, etc.)
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Prüfung
Version Stelle Datum Visum Bemerkungen
V1B Ansprechpersonen OHB
aller Fachbereiche / Workshopteilnehmer
10.02.10
10.02.2010 Grundlage für den Workshop
10.02.10 / die weiteren Gespräche
mit den Fachbereichen.
V1C Arbeitsgruppe OHB 12.05.2010 Konsolidierung
V1D Arbeitsgruppe OHB 26.05.2010 Fortsetzung Konsolidierung
V1E Arbeitsgruppe OHB 09.06.2010 Review
V1F GK A51 17.06.2010 Abschluss
2.1 GRIBE Board 15.03.2012 Workshop 1/2
2.2 GRIBE Board 29.03.2012 Workshop 2/2
2.3 GRIBE Board 04.04.2012 Schlussreview
2.4 MB GRIBE 25.04.2012 Zur Genehmigung unterbreitet
3.0 MB GRIBE 25.04.2012 Vom MB GRIBE genehmigt
3.1 MB GRIBE 31.10.2012
Genehmigung
Version Stelle Datum Visum Gültig ab Bemerkungen
V1G GPA A51 29.06.2010 THA GPA-Sitzung
V2.0 MB GRIBE 29.06.2010 THA 01.07.2010 Beschluss: Sitzung MB GRIBE
vom 29.6.2010
Unterschrift: Sitzung MB GRIBE
vom 17.8.2010
3.0 MB GRIBE 25.04.2012 THA 25.4.2012
3.1 MB GRIBE 31.10.2012 THA 1.11.2012 Genehmigt und freigegeben zur
Traktandierung des GRIBE RRB
beim RR.
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