CASE STUDY: ANFRAGEN DRITTER BEI ... - Geomagic GmbH
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CASE STUDY: ANFRAGEN DRITTER BEI ... - Geomagic GmbH
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Case Study:<br />
Anfragen Dritter bei Gasunie<br />
Gasunie Deutschland hat sich 2012 für die Einführung von GeoNAM entschieden, um mit einer Software<br />
alle Vorgänge zur Bearbeitung von Anfragen Dritter bündeln und integrieren zu können. Die<br />
Weblösung ermöglicht einen schnellen Zugriff auf vorhandene Daten ohne aufwendige Clientinstallationen<br />
bei den Anwendern.<br />
Über Gasunie Deutschland<br />
Gasunie Deutschland ist verantwortlich<br />
für das Management,<br />
den Betrieb und den Ausbau eines<br />
rund 3.200 Kilometer langen<br />
Fernleitungsnetzes in Norddeutschland.<br />
Aufgrund seiner<br />
geographischen Lage übernimmt<br />
das insgesamt mehr als 15.000<br />
Kilometer lange Leitungsnetz der<br />
Gasunie in den Niederlanden und<br />
in Deutschland die Funktion einer<br />
Gasdrehscheibe für Nordwesteuropa.<br />
Hintergrund<br />
Gasunie Deutschland erhält jährlich etwa 3000 Anfragen Dritter. Diese<br />
müssen effizient und schnell bearbeitet werden, um den Antragstellern zeitnah<br />
zu antworten, egal ob sie betroffen sind oder nicht. Wichtig sind also<br />
externe und interne Anforderungen u.a. an die Reaktionszeit und Kommunikationswege,<br />
die an einen solchen Prozess gestellt werden.<br />
Zusätzlich müssen alle in Verbindung mit dem Vorgang stehenden Daten<br />
revisionssicher abgelegt werden. Die Historie der Anfragenbearbeitung<br />
muss lückenlos abgebildet werden. Nur so wird bei Schadensfällen, auch<br />
Jahre später, sichergestellt, dass Gasunie genau Auskunft geben kann und<br />
ihrer Verpflichtung über die Nachweisbarkeit nachkommt.<br />
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zugriffsmöglichkeit verschiedener Personen<br />
aus unterschiedlichen Abteilungen auf einen Vorgang.<br />
Zielsetzung im Überblick<br />
■■<br />
Richtlinienkonformität<br />
■■<br />
Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung Anfragen Dritter<br />
■■<br />
Vermeidung von Redundanzen und Fehlern<br />
■■<br />
Steigerung der Reaktionszeit<br />
■■<br />
Verschlankung des Prozesses<br />
■■<br />
Abteilungsübergreifender zentraler Zugriff<br />
■■<br />
Zeitersparnis in der Erbringung der Nachweise im Schadensfall<br />
GEOMAGIC <strong>GmbH</strong> | Friedrich-Ebert-Straße 33 | 04109 Leipzig | Tel.: 0341 7111700 | Fax: 0341 7111707 | E-Mail: info@geomagic.de | www.geomagic.de
GEOMAGIC Case Study: Gasunie Deutschland<br />
Erzielte Ergebnisse<br />
Gasunie hat sich für GeoNAM entschieden, um den<br />
Prozess Anfragen Dritter in einem plattformunabhängigen<br />
Produkt abbilden zu können. Damit wurde<br />
der Aufwand für einen Vorgang deutlich vermindert.<br />
Es müssen keine Excel-Tabellen mehr gepflegt oder<br />
Planwerke gesucht, gesichtet und verglichen werden.<br />
Alle Daten sind in einem System, also in GeoNAM, zu<br />
finden.<br />
GeoNAM ist eine Webanwendung. Alle am Prozess<br />
Beteiligten können ohne große Aufwände und<br />
Installationen auf das System zugreifen und somit<br />
auf einzelne Vorgänge. Das trägt dazu bei, dass sich<br />
die Reaktionszeit verkürzt und die interne Auskunftsfähigkeit<br />
gesteigert wird. Fehler und Dopplungen<br />
werden vermieden, weil der Bearbeitungsstatus eines<br />
Vorgangs und bereits getätigte Schritte jederzeit<br />
nachvollziehbar sind.<br />
Einfache Workflows, wie z.B. das Vergeben von Aufgaben,<br />
können mithilfe von Wiedervorlagen abgebildet<br />
werden.<br />
Jeder Arbeitsschritt wird vom System dokumentiert.<br />
Es ist auch erkennbar, wann und von wem dieser<br />
durchgeführt wurde. Dadurch ist die Gasunie beim<br />
Thema Nachweisbarkeit z.B. im Schadensfall auf der<br />
sicheren Seite.<br />
Etwa 80% aller Anfragen weisen eine Nicht-Betroffenheit<br />
auf. In der Vergangenheit wurden diese<br />
Anfragen und die dazugehörigen Antwortschreiben<br />
nicht mit einer Vorgangsnummer erfasst. Die Automatisierung<br />
einzelner Prozessschritte in GeoNAM<br />
erlaubt nun jedoch eine unkomplizierte Archivierung<br />
sämtlicher Anfragen. Dazu gehört u.a. die Generierung<br />
von Antwortschreiben mit vorher definierten<br />
Textbausteinen und die anschließende Speicherung<br />
im DMS.<br />
Ein vereinfachter, schlanker Prozess<br />
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Anfrage trifft per E-Mail, Fax oder Brief ein<br />
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Erfassen der Anfrage in GeoNAM durch den<br />
Bearbeiter und automatische Generierung einer<br />
Vorgangsnummer<br />
Prüfung auf Betroffenheit über Karten- und Objektauskunft<br />
in GeoNAM<br />
Weiterleiten der E-Mail oder des gescannten Fax<br />
oder Briefes inkl. Vorgangsnummer an ein internes<br />
GeoNAM-Postfach<br />
Automatische Ablage über die Vorgangsnummer<br />
im DMS<br />
Generieren des Nichtbetroffenheitsschreibens<br />
entweder als E-Mail oder als PDF für den Postweg<br />
Gasunie hat ein integriertes System erhalten, mit dem<br />
sich der Prozess Anfragen Dritter transparent darstellen<br />
lässt und effizient gestaltet werden kann.<br />
»GeoNAM Anfragen Dritter bietet die Möglichkeit, Plananfragen<br />
mit Hilfe der Google-Maps-Suche schnell auf Betroffenheit<br />
untersuchen zu können, in der Karte zu erfassen<br />
und alle Prozessschritte und Dokumente für jeden sofort<br />
zugänglich zu machen. Durch den WEB-Zugriff verkürzt<br />
sich die Reaktionszeit, da die Bearbeitung nicht an einen<br />
festen Arbeitsplatz gebunden ist.«<br />
- Dirk Vahlbruch, Gasunie Deutschland<br />
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