Ausgabe 5 / 2012 - technik + EINKAUF

E-Procurement
Bild: fotografiedk-fololia.com
Gut vorbereitet in
die Implementierung
Passt das Projektmanagement, ist der Erfolg eine sichere Sache
Vor der Einführung einer
neuen E-Procurement-Plattform
sollten Kunde und Anbieter
ein Lastenheft genauestens
definieren.
Ein effizientes und letztlich erfolgreiches
IT-Projektmanagement ist
kein Hexenwerk. Trotzdem passieren
gerade dort immer wieder fatale
Fehler, die zu komplizierten
Implementierungen und endlosen
Nachbesserungen führen.
Dabei hängt der Erfolg meist vom
Projektstart ab: Bei mindestens
80 % der gescheiterten Projekte
ist die Ursache fast immer eine schlechte
Initialisierung. Hauptgrund für schlecht
ablaufende Projekte sind meist unterschiedliche
Zielsetzungen in unterschiedlichen
Abteilungen: Lizenzvorgaben und
Umsatzziele im Vertrieb widersprechen
dem strukturierten Initialisieren des Projekts
und somit oft dem Erfolg und der
Nachhaltigkeit des Projekts. Oft werden
Erwartungshaltungen des Kunden nicht
mit den Produktfunktionen und Möglichkeiten
des Anbieters erarbeitet und synchronisiert.
Trifft ein nicht sauber aufgesetztes
Projektvorgehen dann noch auf
einen Einkäufer, der ausschließlich Kosten
im Visier hat, sind Ärger und teure
Nachbesserungen vorprogrammiert.
Kommunikation und Debatte dagegen
sind Erfolgsfaktoren: Letztlich muss jede
Abteilung über den Tellerrand blicken
und versuchen, die Anforderungen anderer
Mitarbeiter zu begreifen. Um diesem
Ziel näher zu kommen, lassen sich schon
im Vorfeld viele Hindernisse aus dem
Weg räumen: Der Anbieter, beziehungsweise
dessen Business Consultant, muss
dazu von Anfang an in Initialisierungsprozesse
eingebunden sein. Seine Hauptaufgabe
in dieser Phase ist die Identifizierung
der tatsächlichen Kundenanforderungen.
Diese stehen dem, was der
Sales im Vorfeld zu hören bekommt oft
diametral entgegen. Hier kommt es also
darauf an, Wünsche, Vorgaben und Vorstellungen
mit möglichen Features und
Funktionen in Einklang zu bringen.
Eine sehr effiziente Methode, diesen
Schritt zu professionalisieren besteht darin,
einen Scoping Workshop abzuhalten.
Dabei werden Kernprozesse bis ins Detail
diskutiert und für alle Seiten verbindlich
festgehalten. Im Idealfall hat sich der Anbieter
im Rahmen einer Stakeholder-Analyse
im Vorfeld auch über die reinen Projektanforderungen
hinaus informiert:
Wie sieht die Organisationsstruktur des
Betriebes aus Gelten bei einem internationalen
Projekt besondere regionale Anforderungen
Schlüssige Antworten auf
Fragen wie diese ersparen beiden Seiten
unnötige Nacharbeiten, Missverständnisse,
Anpassungsänderungen sowie Projektverzüge
und Kostenüberschreitungen.
Unter Umständen bringt die Präsentation
von Lösungsvarianten aus anderen Unternehmen
neue Ansichten, die sich für die
Umsetzung wesentlich besser eignen.
Die finale Scope-Beschreibung sollte
alle Projektanforderungen ausführlich
abbilden. Dazu gehören die vereinbarten
30 technik+EINKAUF · 05 2012