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ARBEIT UND<br />
GESUNDHEIT<br />
09 2009<br />
Die Infoseiten für junge Leute<br />
Zeitmanagement<br />
Ich hab alles<br />
im Griff<br />
SICHERHEITFÜR MICH
<strong>next</strong> Die Infoseiten für junge Leute<br />
Behalten Sie<br />
Dr. Fritzi Wiessmann<br />
ist Arbeits-, Betriebsund<br />
Organisationspsychologin.<br />
Sie berät<br />
Firmen und Manager<br />
rund um das Zeit-,<br />
Aufgaben- und Informationsmanagement.<br />
Etwa 700.000 Stunden stehen einem Menschen im<br />
Leben zur Verfügung. Die sollte man sorgfältig nutzen.<br />
Viele Arbeitnehmer haben allerdings den Eindruck, dass<br />
sie nicht selbst Herr über ihre Zeit sind. Dass sie nicht<br />
arbeiten, sondern „gearbeitet werden“. Hier hilft nur<br />
eines: Lernen, wie man richtig und effektiv mit seiner<br />
Zeit umgeht.<br />
Untersuchungen zeigen, dass ein großer Teil unserer kostbaren Zeit verpufft,<br />
weil vier entscheidende Voraussetzungen fehlen: klare Ziele, durchdachte<br />
Prioritäten, sorgfältige Planung und eine genaue Übersicht über<br />
die Aktivitäten. Sicher, auf die Entscheidungen des Chefs und dessen<br />
Arbeitsstil hat man nur bedingt Einfluss, aber jeder Einzelne kann bei<br />
sich selbst anfangen und versuchen, die eigene Arbeitsweise zu verbessern.<br />
Tipp 1<br />
DamitSienichtjedenAbendabgehetztundmitvielen<br />
unerledigtenDingenimGepäcknachHausegehen,<br />
brauchenSieeinedurchdachteArbeitsorganisationund<br />
vor allemvielSelbstdisziplin. Das wirdIhnenübrigens<br />
nicht nur bei der Arbeit, sondernauch privathelfen, den<br />
Überblickzubehalten.<br />
Kontrollieren Sie sich selbst<br />
Zu Beginn des Arbeitstages schauen Sie<br />
sich an, was an diesem Tag ansteht.<br />
Bleiben Sie bei Ihren Vorhaben und<br />
lassen Sie sich nur im äußersten Notfall<br />
ablenken. Kontrollieren Sie am<br />
Ende eines jeden Arbeitstages, ob Sie<br />
Ihr Tagespensum erreicht haben.<br />
Unerledigte Aufgaben werden auf<br />
den nächsten Tag übertragen – und<br />
erledigt. Achten Sie darauf, dass<br />
die Übertragung von Unerledigtem nicht zum<br />
Standard wird. Falls es häufig vorkommt, dass Sie Ihr Tagespensum<br />
nicht erreichen, überlegen Sie: Standen zu viele Aufgaben auf Ihrem<br />
Tagesplan Haben Sie sich in der Dauer der Aktivitäten verschätzt<br />
Waren wieder Zeitdiebe am Werk Am Freitag ziehen Sie<br />
Wochenbilanz und gehen hoffentlich zufrieden ins Wochenende.<br />
Tipp 2<br />
Arbeiten Sie mit To-do-Listen, Kalendern<br />
oder elektronischen Organizern. Tragen Sie<br />
alle Aktivitäten eines jeden Tages sorgfältig<br />
ein und kontrollieren Sie deren Erledigung.<br />
Tipp 3<br />
Chaos kontra Ordnung: Gekonntes Zeitmanagement<br />
Kopf und auf dem Schreibtisch.<br />
Schreiben Sie auf, was an jedem Tag der kommenden<br />
Woche ansteht und was Sie erledigen<br />
möchten. Vermerken Sie alle Termine, Aufgaben,<br />
Aktivitäten und zu führenden Telefonate (mit<br />
Telefonnummern).<br />
ARBEIT UND GESUNDHEIT September 2009
ZEITMANAGEMENT<br />
den Überblick<br />
Lassen Sie sich<br />
nicht stören<br />
Bei Ihnen geht ständig das Telefon<br />
und Sie kommen nicht zu<br />
Ihrer eigentlichen Aufgabe Versuchen<br />
Sie, sich Telefonzeiten<br />
mit Kollegen zu teilen. Der<br />
eine hat Telefondienst, der<br />
andere darf in Ruhe arbeiten.<br />
Sehen Sie für jeden Tag eine bestimmte<br />
Zeit vor, in der Sie sich nicht durch Anrufe, Besucher und andere<br />
Unterbrechungen stören lassen (Ihre „stille Stunde“). Sind Sie konsequent, werden<br />
sich Ihr Vorgesetzter und Ihre Kollegen daran gewöhnen. Das schaffen Sie als<br />
Auszubildender nur mit einer gehörigen Portion Selbstbewusstsein und höflicher<br />
Bestimmtheit. Natürlich sollten Sie hier nicht allzu verbissen agieren und in dringenden<br />
Fällen immer erreichbar sein. Bleiben Sie konsequent bei Ihrem Vorhaben.<br />
Unterbrechen Sie sich nicht selbst vor<br />
der von Ihnen festgesetzten Pause. Falls sich<br />
eine Unterbrechung nicht vermeiden lässt,<br />
teilen Sie demjenigen höflich mit, dass Sie<br />
jetzt nur wenig Zeit haben.<br />
Tipp 4<br />
Versuchen Sie realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit Sie für jede geplante<br />
Aufgabe benötigen. Nutzen Sie dazu eigene Erfahrungen oder<br />
fragen Sie routinierte Kollegen. Wenn Sie nicht auf solche Erfahrungen<br />
zurückgreifen können, führen Sie über zwei Wochen ein Arbeitsprotokoll.<br />
Hierin notieren Sie sich im 10-Minuten-Takt, wie lange Sie für<br />
welche Aufgabe brauchen. Notieren Sie alle Tätigkeiten: jedes Telefonat,<br />
jeden Kopiervorgang, jeden Plausch mit der Kollegin. Auf diesem<br />
Weg entdecken Sie auch Ihre schlimmsten Zeitdiebe.<br />
Tipp 5<br />
Bei der Einschätzung, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe<br />
fängt mit einem Mindestmaß an Disziplin an: im<br />
Lernen Sie, „Nein“ zu sagen<br />
Ein extrem wichtiger Ratschlag für Ihr ganzes<br />
Berufs- und Privatleben: Wenn Sie häufig<br />
zusätzliche Verpflichtungen übernehmen<br />
– vielleicht sogar Aufgaben anderer –, für<br />
die Sie eigentlich gar keine Zeit haben,<br />
brauchen werden, zeigen sich in der Praxis die meisten<br />
Planungsfehler – übrigens auch bei älteren, erfahrenen<br />
Kollegen: Ist die Zeit zu knapp kalkuliert, kommen Sie in<br />
Bedrängnis. Bemessen Sie Ihre Zeit dagegen zu großzügig,<br />
verschenken Sie einen Teil von ihr, denn Sie brauchen<br />
länger als nötig.<br />
sollten Sie öfter einmal Nein sagen. Zugegeben, das fällt vielen Menschen nicht<br />
leicht, und Sie als Auszubildender oder Berufsanfänger haben es da besonders<br />
schwer. Zeigen Sie hier trotzdem Souveränität. Wenn Sie ständig Zusatzaufgaben<br />
übernehmen sollen, sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten oder dem Ausbildungsleiter<br />
darüber. Die sind dafür verantwortlich, dass Sie genug Zeit bekommen, um<br />
alle Ihre Aufgaben ordentlich erledigen zu können, und müssen notfalls auch entscheiden,<br />
welche Aufgabe Sie zuerst erledigen sollen und welche später.<br />
Tipp 6<br />
Addieren Sie die geschätzte Dauer aller geplanten Aktivitäten. Wahrscheinlich<br />
werden Sie feststellen, dass Sie den ganzen Tag verplant haben.<br />
Sie müssen lernen, Pufferzeiten für unvorhergesehene Störungen einzuplanen<br />
– die gibt es immer.<br />
September 2009 ARBEIT UND GESUNDHEIT
<strong>next</strong> Die Infoseiten für junge Leute<br />
Ohne Kalender geht nichts. Tragen Sie alle Aktivitäten mit geschätzter<br />
Zeitdauer ein und kontrollieren Sie deren Erledigung.<br />
Nein zu sagen ist nicht immer einfach.<br />
Hier zwei höfliche Varianten:<br />
„Bitte lassen Sie mich darüber nachdenken. Ich rufe Sie<br />
in einer Stunde zurück.“<br />
Rufen Sie nach einer Stunde an und sagen Sie höflich und<br />
klar Nein, ohne weitere Begründung. Die Bedenkzeit und<br />
das zuverlässige Zurückrufen machen Ihre Absage weniger<br />
schroff.<br />
Das Feld „Wunder“ müsste eigentlich nach dem Aufräumen<br />
leer bleiben. Die Papiere und Aufgaben, die hierhin<br />
gehören, können Sie direkt beim Aufräumen durch ein<br />
kurzes Telefonat, Fax oder mit einer Mail erledigen.<br />
Wenn nicht, kommt alles in die „Ablage“.<br />
Kleben Sie auf die Papiere ein Post-it mit dem Datum, bis<br />
wann der Vorgang erledigt sein soll.<br />
„Das würde ich eigentlich sehr gerne machen – zumal<br />
mit Ihnen gemeinsam –, stecke aber mitten in einem<br />
anderen Projekt.“<br />
Machen Sie deutlich, dass Ihre Kräfte derzeit anderweitig<br />
so stark gebunden sind, dass Sie leider zu dieser interessanten<br />
Aufgabe Nein sagen müssen und dies wirklich<br />
bedauern. Erläutern Sie aber nicht, was „das andere“ ist<br />
und warum es Ihnen wichtiger ist. Sonst können Sie<br />
leicht in Diskussionen geraten.<br />
Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf<br />
Da gibt es nichts zu diskutieren: Ein chaotischer Schreibtisch<br />
kostet Zeit. Räumen Sie ihn auf. Das dauert meist<br />
nicht länger als zwei bis drei Stunden, aber danach haben<br />
Sie den Kopf frei, sind motivierter, fühlen sich besser und<br />
haben den Überblick.<br />
Aufräumen nach der Fünf-Felder-Methode<br />
Unterteilen Sie einen Tisch (nicht Ihren Schreibtisch)<br />
oder den Fußboden in fünf Felder und sortieren Sie Ihre<br />
Papierstapel nach folgenden Prinzipien: Wegschmeißen<br />
– Wichtig – Weiterleiten – Wunder – Ablage. Seien Sie<br />
beim Feld „Wegschmeißen“ besonders großzügig und bei<br />
den Feldern „Wichtig“ und „Ablage“ besonders geizig. In<br />
das Feld „Weiterleiten“ kommt alles, was jemand anderes<br />
erledigen kann oder muss.<br />
Die Methode funktioniert hundertprozentig, wenn Sie sich<br />
streng an folgende Regeln halten:<br />
• Bilden Sie keine Zwischenhäufchen<br />
• Fassen Sie jedes Papier nur einmal an<br />
• Bilden Sie keine Felder 5, 6 usw.<br />
Lassen Sie in Zukunft Ihren Schreibtisch so frei wie möglich<br />
und platzieren Sie zu erledigende Aufgaben, wenn<br />
möglich, hinter sich auf einem zweiten Tisch, einem<br />
Regal oder einem halbhohen Schrank.<br />
www.<br />
.de<br />
Impressum ARBEIT UND GESUNDHEIT N EXT. September 2009 Die Infoseiten für junge Leute<br />
Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. (DGUV), Mittelstraße 51, 10117 Berlin, www.dguv.de. Redaktion: Dr. Dagmar Schittly<br />
(verantwortlich), Berlin; Dr.-Ing. Marco Einhaus, Landesverband Süd-Ost, München; Gabriele Albert, Wiesbaden. Text: Gabriele Albert,<br />
Dr. Fritzi Wiessmann. Grafisches Konzept: a priori werbeagentur, Wiesbaden. Fotos: Frank Schuppelius. Verlag: Universum Verlag GmbH,<br />
65175 Wiesbaden, Tel.: 06 11/90 30-0, Fax: -281, www.<strong>next</strong>line.de<br />
ARBEIT UND<br />
GESUNDHEIT<br />
ARBEIT UND<br />
GESUNDHEIT<br />
www.<br />
<strong>next</strong>line.de<br />
Unterrichts-<br />
Hilfe<br />
ARBEIT UND GESUNDHEIT September 2009<br />
Blended Learning
Preisrätsel<br />
Die Buchstaben in den nummerierten Feldern ergeben das Lösungswort.<br />
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Lösungswort:<br />
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14<br />
Teilnahmebedingungen:Bitte schicken Sie die richtige Lösung bis zum 30. Oktober 2009 auf einer Postkarte unter dem Betreff „Preisrätsel 9/ 2009“ an den<br />
Universum Verlag, Redaktion ARBEIT UND GESUNDHEIT, Postfach 200, 65175 Wiesbaden. Oder verwenden Sie ganz bequem das Rätselformular auf der<br />
Internetseite www.arbeit-und-gesundheit.de im Bereich „Interaktiv“. Als Absender geben Sie bitte Ihre Privatanschrift an (auch bei Sammeleinsendungen von<br />
Betrieben). Unter mehreren richtigen Lösungen entscheidet das Los. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Einsendungen ohne Betreff und Mehrfachnennungen<br />
werden nicht berücksichtigt. Auflösung und Gewinner veröffentlichen wir in der Dezember-<strong>Ausgabe</strong> 2009 von ARBEIT UND GESUNDHEIT.<br />
ARBEIT UND GESUNDHEIT Gewinner<br />
Auflösung 6/2009: Mutterschutz<br />
1. Preis: Sindy Handke, Waldhufen (500 Euro)<br />
2. Preis: Stefan Wünstel, Hatzenbühl (250 Euro)<br />
3. Preis: René Michael Gerstenkorn, Hamburg (Lexikon „Sicherheit und Gesundheit<br />
bei der Arbeit“, Kombipaket Buch + CD-ROM im Wert von 110 Euro)<br />
Weitere Gewinner eines Booklets ARBEIT UND GESUNDHEIT „das Allerletzte“ werden benachrichtigt.<br />
Die Auflösung des gesamten Kreuzworträtsels finden Sie nach dem Einsendeschluss für das Gewinnspiel unter www.arbeit-und-gesundheit.de.<br />
Impressum<br />
ARBEIT UND GESUNDHEIT 61. Jahrgang, erscheint monatlich, ISSN 1438-5651. Herausgeber: Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung<br />
e.V. (DGUV), Mittelstraße 51, 10117 Berlin. Herausgeberbeirat: Dr. Wolfgang Damberg, Dr. Uwe von Diecken, Gregor Doepke, Helmut Ehnes<br />
(Vorsitzender), Dr. Manfred Fischer, Dr. Jens Jühling, Harald Claus Kiene, Dr. Torsten Kunz, Wolfgang Kurz, Albrecht Liese, Tankred Meixner, Karl-Heinz Noetel.<br />
Chefredaktion: Dr. Dagmar Schittly (verantwortlich), DGUV, E-Mail: dagmar.schittly@dguv.de, Internet: www.dguv.de. Redaktion: Gabriele Albert<br />
(Al/stv. Chefredakteurin <strong>next</strong>), Miriam Becker (mir/stv. Chefredakteurin), Angela Krüger (ak/CvD), Franz Roiderer (FR), Diane Zachen.<br />
Verlag und Vertrieb: Universum Verlag GmbH, Taunusstraße 54, 65183 Wiesbaden; vertretungsberechtigte Geschäftsführer: Siegfried Pabst und Frank-Ivo<br />
Lube, Telefon: 0611/9030-0, Fax: - 281, E-Mail: vertrieb@universum.de, Internet: www.universum.de; die Verlagsanschrift ist zugleich ladungsfähige Anschrift<br />
für die im Impressum genannten Verantwortlichen und Vertretungsberechtigten. Anzeigen: Katharina Kratz, Telefon: 0611/90 30-244, Fax: - 247; es gilt die<br />
Anzeigenpreisliste Nr. 7. Werbung und Verkauf: Gerhard Binz. Herstellung: Harald Koch. Druck: Echter Druck GmbH, Delpstraße 15, 97084 Würzburg.<br />
Grafisches Konzept: a priori werbeagentur, Wiesbaden. Jahresabonnement: 8,76 Euro (mit den Beiheftern „spezial“ bzw. „<strong>next</strong>“ jeweils 10,80 Euro) inkl. MwSt.<br />
zzgl. Versand. Titelbild dieser <strong>Ausgabe</strong>: Frank Schuppelius. Für unverlangte Einsendungen keine Gewähr. Namentlich gekennzeichnete Beiträge geben nicht<br />
unbedingt die Meinung der Redaktion wieder.<br />
18 ARBEIT UND GESUNDHEIT<br />
September 2009