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Beitrag » Entscheidend für ein konstruktives Miteinander sind aber auch klare Regeln. « pauschale Vergütung pro wahrgenommenem Zwangsversteigerungstermin von teilweise weniger als 150 € verbietet sich eigentlich in Anbetracht der zu behan delnden Objektwerte und bei richtiger Sachbehandlung möglicher Ergebnissteigerun gen. Entscheidend für ein konstruktives Miteinander sind aber auch klare Regeln. So muss im Vorfeld eindeutig kommuniziert werden, wer den „Hut auf hat“. So obliegt dem anwaltlichen Terminsvertreter die Entscheidung, ob im Einzelfall z. B. unbedingt das Verlangen nach Sicherheitsleistung gestellt werden soll. Einen entsprechenden Entscheidungsspielraum unterstellt, sollte hier aber eine Abstimmung zwischen Mak ler und anwaltlichem Terminsvertreter über den Verzicht auf eine ansonsten beizubrin gende Sicherheitsleistung erfolgen. Das letzte Wort sollte hier – ungeachtet der feh lenden formalen Befugnis – der Makler haben. In der Praxis hat sich als überaus ergebnisfördernd erwiesen, dass dem anwaltlichen Terminsvertreter erlaubt wird, zur Steigerung des Bietinteresses auf Sicherheitsleis tung zu verzichten, wenn ihm oder Dritten (z. B. dem Makler) der Bietinteressent als zuverlässig bekannt ist, und der Verzicht auf die Sicherheitsleistung das Bietgesche hen fördert. Die verbreitete Skepsis, dass bei einem Verzicht auf die Si cherheitsleistung eine deutlich höhere Anzahl von nicht belegten Meistgeboten zu verzeichnen sei, hat sich – nach inzwischen zwei Jahren Erfahrung mit deutlich über 800 unter der beschriebenen Maxime durchgeführten Zwangsversteigerungsterminen – nicht bewahrheitet. Wesentlich ist aber auch hier die funktionierende Kommunikation zwischen Makler und anwaltlichem Terminsvertreter. V. Webbasierte Beauftragung von Terminsvertretern als integrativer Bestandteil des Gesamtprozesses oder sogar des Vermarktungsprozesses In der Praxis ist es immer noch Standard, dass Aufträge zur juristischen Termins wahrnehmung auf dem postalischen Wege erteilt werden. Hierzu ist es erforderlich, dass für die Terminsvertretung notwendige Unterlagen in Kopie oder aber im Original (z. B. Vollmachten) auf dem Postwege an den anwaltlichen Terminsvertreter übermit telt werden. Dieser Vorgang enthält zahlreiche aufeinander aufbauende Prozess schritte. I. d. R. fängt es damit an, dass der Gläubiger prüfen muss, welcher Terminsvertreter überhaupt Zeit hat. Zu diesem Zweck nimmt der Gläubiger telefo nisch oder per E-Mail Kontakt mit dem als Terminsvertreter vorgesehenen Rechtsanwalt auf. Kann dieser nicht, ist der nächste Rechtsanwalt auf die gleiche Weise zu kontaktieren usw. Neben dem vergleichsweise hohen administrativen Aufwand und damit verbundenen Kosten stellt sich hier die Frage nach der Sinnhaftigkeit im Zuge der fortschreiten den Technisierung der Kreditbearbeitung. Es mutet schon fast archaisch an, wenn nach Einführung der elektronischen Akte Sachbearbeiter Unterlagen aus dieser elek tronischen Akte auf dem Postwege an den Rechtsanwalt verschicken. Die häufig ge nutzte Alternative des Versands dieser Unterlagen per E-Mail müsste eigentlich je den Datenschutzbeauftragten auf den Plan rufen. Wird dieser E-Mail-Versand doch häufig von Datenschützern mit dem Ausrufen von Informationen auf einem öffentli chen Marktplatz verglichen. Als Lösung bietet sich hier die webbasierte Beauftragung von Terminsvertretern über ein eigens dafür geschaffenes Instrument an. So bieten die einschlägigen Buchungs portale i. d. R. die Möglichkeit, Rechtsanwälte als Terminsvertreter zu „buchen“ und die zur Terminvertretung erforderlichen Unterlagen online zur Verfügung zu stel len. Hierbei entfällt z. B. die Notwendigkeit der direkten Kontaktaufnahme mit dem als Terminsvertreter vorgesehenen Terminsvertreter. Der entsprechende Rechtsanwalt wird über ein Auswahlfeld ausgewählt und kann dann entscheiden, ob er den Termin wahrnehmen wird oder nicht. Ist der anwaltliche Terminsvertreter bereits für einen anderen Zwangsversteigerungs termin gebucht oder befindet sich im Urlaub, wird dies über das Buchungssystem an gezeigt. Ergebnislose Anfragen werden so auf ein Minimum reduziert. Die weitere Kommunikation zwischen Grundpfandrechtsgläubiger und Terminsvertreter erfolgt im Idealfall über ein eigenes Dialogsystem, vergleichbar mit einem virtuellen Daten raum, zu dem nur der jeweilige Terminsvertreter und der Grundpfandrechtsgläubiger einen Schlüssel haben. Lediglich die Vollmacht zur Vertretung in einem Zwangsversteigerungstermin muss bei dieser Vorgehensweise noch per Post übersandt wer den. 14 ForderungsPraktiker Wiki Kredit-Servicing
Beitrag Abbildung 1: Beispiel für die Gestaltung des Gesamtprozesses Kein Zuschlag, neuer Termin Bank ZVT-Portal GmbH Terminvertreter Prüfung, on ZV-Termin wahrgenommen werden soll 1. Aufbereitung Unterlagen A) Terminsbestimmung B) Anweisung C) Vollmact 1. Zuordnung zu Kreditvorgang 1. Prüfung Terminsprotokoll 2. weiterer Prozess in Abhängigkeit von Ergebnis ja Mitteilung TV an Bank 1. Prüfung, ob Vorgang vorhanden 2. Auswahl des Terminvertreters Anfrage an Terminvertreter Buchung Terminvertreter 1. Übermittlung Unterlagen an TV 2. Vorbereitung TP u. Versand an TV 3. „Reminder“ an TV 1.Überwachung Eingang TP 2. Versand TP an Bank 3. Ausgleich Rechnung TV Termin kann durch angefragten TV nicht wahrgenommen werden 1. Prüfung zeitliche Verfügbarkeit 2. Prüfung, ob Interessenkonflikt vorliegt Annahme durch Terminvertreter Bestätigung „Reminder“ 1. Terminswahrnehmung 2. Erstellung Terminsbericht 3. Versand Terminsbericht an ZVT-Portal 4. Versand Rechnung an ZVT- Portal » Angeboten wird von verschiedenen Anbietern auch die Möglichkeit der kompletten Abwicklung des Prozesses der Terminvertretung über das jeweilige Unternehmen. « VI. Das „Rund-Um-Sorglos- Paket“ Angeboten wird von verschiedenen Anbietern auch die Möglichkeit der kompletten Abwicklung des Prozesses der Terminvertretung über das jeweilige Unternehmen. Neben der direkten Beauftragung durch den Grundpfandrechtsgläubiger über das Portal ergeben sich hier weitere Vorteile: • Verringerung des administrativen Aufwandes für den Grundpfandrechtsgläubiger durch Übernahme weiterer Prozessschritte durch einen externen Dienst leister. • Kontrolle der mit den jeweiligen Terminsvertretern vereinbarten Standards durch den externen Dienstleister. • Weitergabe von Skalierungsvorteilen. Die kontinuierliche Information des Grundpfandrechtsgläubigers kann zum einen durch im Vorfeld vereinbarte Berichtspflichten gewährleistet werden. Als absolut hilf reich hat sich jedoch die Vereinbarung einer sog. „Only-View-Berechtigung“ für den jeweiligen Grundpfandrechtsgläubiger erwiesen, d. h., der Gläubiger kann je derzeit den Buchungsprozess einsehen. Darüber hinaus können individuell gestaltete, einzelfallübergreifende Reports eingerichtet werden. Der Gesamtprozess der Ter minvertretung wird hier trotz der Übertragung der Bearbeitungszuständigkeiten auf einen externen Dritten absolut transparent. Wird es z. B. erforderlich, dass der Gläu biger kurz vor dem Zwangsversteigerungstermin Kontakt mit dem anwaltlichen Terminsvertreter aufnimmt, kann der Gläubiger direkt einsehen, wer als anwaltlicher Terminsvertreter „gebucht“ wurde und kann mit diesem Kontakt aufnehmen. £ Praxistipps Makler und Terminsvertreter ergänzen sich bei richtiger Beauftragung und interner Kommunikation ideal zum Wohle des Gläubigers. Flexible Beauftragung des Terminsvertreters und/oder Maklers und Freiheit für den Terminsvertreter hinsichtlich des Verlangens nach Sicherheitsleistung steigern u. U. den Verwertungserlös. Verzicht auf Sicherheitsleistung steigert nicht unbedingt die Quote von nichtbelegten Meistgeboten. webbasierte Beauftragungen sparen Zeit, Aufwand und Kosten und erleichtern das Termins-Reporting. ForderungsPraktiker Wiki Kredit-Servicing 15
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