Handbuch ESS-SAP Reisemanagement an der TU Wien

Handbuch ESS-SAP
Reisemanagement an der TU Wien

Inhalt
1. SAP-ESS – Employee Self Service in SAP an der TU-Wien ......................................... 3
2. Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien ............................................................... 5
3. Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien ........................................................ 6
4. Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers ................................. 7
5. American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen ....................................................... 8
6. Kongresse, Tagungen und Seminare .......................................................................... 10
7. Repräsentationsessen während Dienstreisen ............................................................. 11
8. ÖBB Business-Ticket .................................................................................................. 12
9. Refundierung einer ÖBB Vorteilscard ......................................................................... 13
10. Impfungen bei Dienstreisen ..................................................................................... 14
11. Überblick .................................................................................................................. 15
12. Ansprechpersonen ................................................................................................... 17
13. Navigation im Reisekostenmanager ......................................................................... 18
14. Anlegen eines Reiseantrages .................................................................................. 19
14.1. Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen ........................................................ 29
14.2. Anlegen eines Reiseantrags – Änderung der Kostenzuordnung .......................... 31
14.3. Anlegen eines Reiseantrags – Pflege der persönlichen Werteliste ....................... 38
14.4. Anlegen eines Reiseantrags – Gruppenreise ....................................................... 46
14.5. Anlegen eines Reiseantrags – Das fertige PDF-Dokument .................................. 47
15. Reiseabrechnung anlegen ....................................................................................... 49
15.1. Reiseabrechnung mit Pauschalen ........................................................................ 71
15.2. Reiseabrechnung von Kilometergeldern ............................................................... 73
15.3. Reiseabrechnung – Steuer bei EU Projekten ....................................................... 76
15.4. Reiseabrechnung – Grenzübertritte erfassen ....................................................... 78
15.5. Reiseabrechnung – Abfahrts- und Ankunftszeit .................................................... 91
16. Genehmigung des Reiseantrags .............................................................................. 92
17. Genehmigung der Reiseabrechnung ....................................................................... 98
18. Genehmiger – Vertretung einstellen und verwalten ............................................... 103
19. Anzeige gescannter Belege ................................................................................... 112
20. Sekretariatsuser – Anträge und Abrechnungen für andere anlegen ...................... 117
21. Personalnummer entsperren .................................................................................. 120
22. Sprache einstellen/umstellen ................................................................................. 123
23. §26 Anträge & Abrechnung (FWF, OENB, etc.) ..................................................... 126
24. Freistellungen......................................................................................................... 127
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1. SAP-ESS – Employee Self Service in SAP an der TU-Wien
Der Einstieg ins Portal erfolgt über folgenden Web-Link:
http://ess.tuwien.ac.at
Benutzerkennung: setzt sich zusammen aus Vorname.Nachname+Institutsnummer
Beispiel: Vorname: Max
Nachname: Mustermann
Institut: e099
� max.mustermann+e099
Dieser Benutzername stellt gleichzeitig auch die E-Mail Adresse eines Mitarbeiters dar. In
unserem Beispiel: max.mustermann+e099@tuwien.ac.at
Alle Bestätigungen über beantragte Reisen, Reiseabrechnungen und damit
zusammenhängende Workflowschritte (Genehmigung und Ablehnung) werden an diese
E-Mail Adresse geschickt.
Ihre ESS-Zugangsdaten können Sie vom SAP Call Center der Quästur
(http://www.tuwien.ac.at/dle/quaestur/sap_call_center/) per Email erhalten.
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Berechtigungen
Im SAP-ESS gibt es folgende Berechtigungsrollen:
� Institutsuser
Alle Mitarbeiter an der TU-Wien mit einem aufrechten Dienstverhältnis, diese
können selbständig ihre Reisen beantragen und abrechnen
� Sekretariatsuser
Mitarbeiter an der TU-Wien, die für ihre Kollegen am Institut bzw. in der
Organisationseinheit Reisen beantragen und abrechnen können
� Genehmiger
Hinweis:
Leiter eines Instituts oder einer Organisationseinheit und/oder
Projektverantwortliche. Es können zwei Formen des Genehmigers unterschieden
werden:
Budgetverantwortliche: Jede Kostenstelle und jedem Innenauftrag ist ein
Budgetverantwortlicher zugeordnet, dieser erteilt die budgetrechtliche Freigabe
eines Reiseantrags oder einer Reiseabrechnung.
Dienstvorgesetzte: Der Dienstvorgesetzte erteilt die dienstrechtliche Freigabe eines
Reiseantrags, sprich die Abwesenheit des Mitarbeiters wird genehmigt.
Bis auf Widerruf sollte für den Einstieg ins ESS-Portal nur der Microsoft Internet Explorer
verwendet werden. Außerdem muss die ESS-Portalseite als vertrauenswürdige Seite
gespeichert werden.
An der Behebung des Anzeigefehlers beim Aufruf des Firefox Explorers wird noch
gearbeitet.
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2. Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien
Für jene MitarbeiterInnen, die unter den Kollektivvertrag fallen trat mit 01.08.2010 eine
entsprechende Betriebsvereinbarung in Kraft. Sie finden die aktuellste Fassung
Betriebsvereinbarung online unter:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen.pdf
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/Betriebsvereinbarung_Dienstreisen_Anhäng
e.pdf
Für alle Beamten und Vertragsbediensteten behalten die entsprechenden Bestimmungen
der RGV weiterhin ihre Gültigkeit, ergänzend dazu finden Sie die Reiserichtlinie über die
Abwicklung der Dienstreisen in der aktuellsten Fassung auf der Homepage der Quästur
unter:
http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/quaest/doc/ReiseRL_B_VB_TU_Wien.pdf
Die wichtigsten Grundlagen der Dienstreisen an der TU Wien sind:
� Die Entscheidungsmacht über Mittel ruht bei den Organisationseinheiten (somit
auch die Verantwortung).
� Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und Rechtmäßigkeit stehen im
Vordergrund.
� Die RGV und die Betriebsvereinbarung geben den Rahmen vor, die Entscheidung
über die Mittel liegt darüber hinaus beim Budgetverantwortlichen.
� Bei Bedarf wird dem Reisenden eine Kreditkarte unentgeltlich zur Verfügung gestellt
(Abrechnung über das Privatkonto).
� Die Abrechnung der Verpflegungsaufwendungen ist nur nach Pauschalen möglich.
� Die Abrechnung der Nächtigungsaufwendungen nach Belegen oder Pauschalen
möglich.
� Die Zwischenabrechnung von Belegen ist jederzeit möglich.
� Die Überprüfung der Reisekostenabrechnungen seitens der Quästur erfolgt
ausschließlich nach buchhalterischen und steuerrechtlichen Vorschriften
(Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung).
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3. Prozessdarstellung: Dienstreisen an der TU Wien
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4. Vertretungsregelung im Fall von Abwesenheit des Genehmigers
Möglichkeit für die Verantwortlichen die Vertretung im System selbst zu bestimmen
Berechtigte Vertreter des Dienstvorgesetzten/Budgetverantwortlichen im
Globalbudget ergeben sich aus der Meldung über die Zeichnungsberechtigung gem.
§ 28 UG 2002
Berechtigter Vertreter der Budgetverantwortlichen im § 27 ist der jeweilige
Institutsvorstand.
Hilfe durch das SAP Call Center der Quästur bei unvorhergesehenem Ausfall =>
Änderung auf Vertreter nach Zusendung einer Email
Aktuell wird die Eingabe der Vertretung überarbeitet.
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5. American Express Kreditkarte für MitarbeiterInnen
� Die Abrechnung erfolgt über das inländische Girokonto der MitarbeiterInnen
� Der Vertrag orientiert sich stark am Rahmenvertrag des Bundes
� Es fällt keinerlei Jahresgebühr an
� Es gibt keinen Mindestumsatz
� Die elektronische Spesenabrechnung und elektronische Berichte sind kostenlos
� Für die Versicherungsleistungen fallen keinerlei Extrakosten an
� Die Verrechnung erfolgt in Euro
� Die Karte hat ein Limit von € 3.000,- je Abrechnungsperiode, dieses kann auf
€ 6.000,- oder € 9.000,- erhöht werden
� Auf der Quästurhomepage finden Sie ein Informationsblatt zur American Express
Kreditkarte (Link).
Kosten können in folgenden Fällen entstehen
Eine maximale Haftung von 25,- € bei Verlust/Diebstahl der Kreditkarte, wenn dies
nicht sofort gemeldet wird
Bei verspäteter Zahlung fallen Verzugszinsen an
Für Zahlungen in fremder Währung (= alle außer Euro) fallen Gebühren in Höhe von
2% der Transaktionssumme an
Vorteile für die MitarbeiterInnen
� MitarbeiterInnen in bestimmten Anstellungsverhältnissen erhalten (auf Wunsch!)
eine eigene, kostenlose Kreditkarte, die auch privat verwendet werden kann
� Die Abrechnung erfolgt mittels Lastschriftverfahren bis zu 58 Tagen nach dem
Datum der Belastung
� Die Ersatzkartenausstellung erfolgt binnen 24 Stunden und kostenlos
� Kostenlose Reiseversicherung bei Bezahlung einer Reise mit der American Express
Kreditkarte
Hinweis:
Die Institutskreditkarte kann für Reisen leider nicht mehr verwendet werden, jedoch
weiterhin für Sachmittel und Bücher.
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6. Kongresse, Tagungen und Seminare
Wenn bei Kongressen, Tagungen oder Seminaren nur die Gebühr und eventuell Kosten für
Druckwerke anfallen, dann kann diese auch weiterhin über die Materialwirtschaft bestellt
und die Rechnung auch darüber bezahlt werden (Warengruppe 525, Aus- und Fortbildung)
Sollte aber in der Kongress-, Tagungs- oder Seminargebühr das Hotel, oder eventuell
Verpflegung enthalten sein, dann wird diese gemeinsam mit der Reise beantragt, und auch
die Abrechnung erfolgt mit dem ESS-SAP Reisemanagement. Dies ist leider notwendig, da
das Einkommensteuergesetz und die Reisegebührenvorschrift komplexe Regelungen zur
Behandlung von bezahlter Verpflegung vorsehen.
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7. Repräsentationsessen während Dienstreisen
Die Verrechnung von Repräsentationsessen (Einladung TU-fremder Personen zu Zwecken
der Repräsentation) während Dienstreisen erfolgt direkt in SAP MM über die Warengruppe
531 (Achtung: Hier ist nur die Verwendung von Drittmitteln vorgesehen, außer es handelt
sich um Einladungen durch das Rektorat oder die Dekane).
Repräsentationsessen können nicht über das ESS als Verpflegungskosten abgerechnet
und refundiert werden.
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8. ÖBB Business-Ticket
Sie können mittels einer E-Mail (reise@quaestur.tuwien.ac.at) an das Reisemanagement
für Ihre Dienstreise ein ÖBB Business-Ticket anfordern. Im Reisemanagement wird das
Ticket anschließend über das Internet bestellt, und per E-Mail als ein auf Ihren Namen
lautender Fahrausweis übermittelt.
Bitte geben Sie bei der Bestellung das Reisedatum, den Ort, die Klasse, den Budgettopf
und die Reisenummer des dazugehörigen Dienstreiseantrages an.
Neben Inlandsbahnreisen können unter Anderem folgende Auslandsdestinationen als
Business-Ticket gebucht werden:
Wien West – Frankfurt via Salzburg
Wien West – Budapest via Hegyes
Wien West – München via Salzburg
Wien West – Zürich via Buchs
Wien West – Nürnberg Hbf via Passau
Das ÖBB Businessticket kann nur für Bahnreisen innerhalb Österreichs, oder Bahnreisen
von/nach Österreich ausgestellt werden. Bahnreisen innerhalb anderer Länder fallen nicht
in den durch die ÖBB angebotenen Leistungsumfang.
Wichtige Hinweise:
� Fordern Sie bitte Businesstickets immer mindestens 2 bis 3 Tage vor dem
Reiseantritt an, da andernfalls keine rechtzeitige Zustellung garantiert werden kann.
� Die Ausstellung eines ÖBB Businesstickets kann nur erfolgen, wenn bereits
ein genehmigter Reiseantrag vorliegt, und der/die Reisende ein/e
Mitarbeiter/in der TU Wien ist.
� ÖBB Businesstickets können nicht für Reisen aus FWF-Mitteln verwendet
werden.
� Die über Internet bezogenen Fahrausweise ("business-tickets") gelten nur in
Verbindung mit einem amtlichen Lichtbildausweis!
� Business-Tickets sind nicht stornierbar, daher können die Kosten bei nicht
Verwendung des Tickets auch nicht refundiert werden!
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9. Refundierung einer ÖBB Vorteilscard
Für MitarbeiterInnen die viel mit der Bahn reisen gibt es auch die Möglichkeit sich die
Kosten der ÖBB Vorteilcard refundieren zu lassen.
Der Budgetverantwortliche entscheidet eigenverantwortlich über die Höhe der
Refundierung, und ob die Kosten überhaupt refundiert werden.
Das Formular zur Refundierung finden Sie auf der Homepage der Quästur zum Download.
Die Refundierung der ÖBB-Vorteilscard erfolgt nicht über das ESS, sondern über SAP-
MM, Warengruppe 553 (ÖBB-Vorteilskarte).
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10. Impfungen bei Dienstreisen
Im Rahmen Ihrer Dienstreisevorbereitungen sollten Sie auch an Impfungen und
Krankheitsvorbereitungen denken.
Die generell empfohlenen Reiseimpfungen sind Hepatitis A + B und Typhus, da die
Empfehlungen z.B. je nach Reiseziel, Reisedauer und Reiseart variieren können, sollten
Sie sich dringend beim Arbeitsmedizinischen Dienst zur individuellen Beratung melden.
Hierbei können auch Fragen zu weiteren Impfungen, Malariaprophylaxe oder
Reiseapotheke geklärt werden.
Ein optimaler Zeitpunkt für ein Kontaktgespräch und ein möglicher Impfprogrammbeginn ist
4-6 Wochen vor Reiseantritt.
Sollten Sie sich erst später bei uns melden, so wird der Arbeitsmedizinische Dienst mit
Ihnen zusammen eine noch möglichst sinnvolle Prophylaxe besprechen und durchführen,
es wird allerdings ausdrücklich darauf hingewiesen, dass so meist nur ein unvollständiger
Schutz erzielt werden kann.
Terminvereinbarungen sind direkt beim Arbeitsmedizinischen Dienst unter der Durchwahl
41880.
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11. Überblick
Jedenfalls hat vor Antritt einer Dienstreise ein genehmigter Reiseantrag vorzuliegen.
Mit dem Auftrag eine Dienstreise durchzuführen, erfasst der Mitarbeiter oder eine dafür
berechtigte Sekretärin einen Reiseantrag mittels ESS im SAP-System. Dieser
Reiseantrag wird an den Dienstvorgesetzten und dem Budgetverantwortlichen zur
Genehmigung weitergeleitet. Beide können den Reiseantrag auch ablehnen bzw. zur
Korrektur zurücksenden.
Abrechnung von Belegen (Alle Belege außer Essensbelege):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die vollständige Reiserechnung wird an den
Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben. Diese
werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und an die
Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Abrechnung nach Pauschalen (Tages- und Nächtigungsgebühren):
Nach erfolgter Reise wird vom Mitarbeiter oder einer dafür berechtigten Sekretärin eine
Reiseabrechnung im ESS erstellt. Die Reiseunterlagen sollen auf Vollständigkeit und
rechnerische Richtigkeit überprüft werden. Die Originalrechnung(en) und das
ausgedruckte PDF-Formular sind im Reisemanagement der Quästur abzugeben, erst
dann können die notwendigen steuerlichen Eintragungen erfolgen, anschließend wird die
vollständige Reiserechnung an den Budgetverantwortlichen zur Freigabe weitergeleitet.
Alle Originalrechnungen werden durch das Reisemanagement der Quästur gescannt und
an die Organisationseinheit retourniert.
Bedenken Sie bitte, dass jede Änderung Ihrer Reisekostenabrechnung nach der
Versendung zur Genehmigung den Genehmigungsprozess neu startet.
Bitte beachten Sie:
Es ist natürlich nur möglich entweder Pauschalen oder Belege für die Nächtigungskosten
geltend zu machen, nicht beides.
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Auszahlung der Reisekostenabrechnungen:
Die Auszahlung der refundierten Reisekosten erfolgt für Vertragsbedienstete und
Angestellte an jedem 15. und 30. des Monats. Die Auszahlung ist nicht mehr an die
Gehaltsauszahlung gebunden. Um den jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss
die Reisekostenabrechnung mindestens 5 Arbeitstage davor durch den
Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.
Für Beamte erfolgt die Auszahlung zentral über das BRZ, weswegen wir gezwungen sind
eine leicht abweichende zeitliche Regelung zu wählen. Die Auszahlung der refundierten
Reisekosten erfolgt für Beamte an jedem 2. und 4. Montag des Monats. Um den
jeweiligen Auszahlungstermin zu erreichen muss die Reisekostenabrechnung mindestens
5 Arbeitstage davor durch den Budgetverantwortlichen freigegeben worden sein.
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12. Ansprechpersonen
Hinweis:
Bei allen Fragen im Zusammenhang mit Dienstreisen steht Ihnen das Reisemanagement
der Quästur gerne zur Verfügung (Hotline: 411301 oder direkt an Fr. Orta, DW 41112,
norta@zv.tuwien.ac.at ; Fr. Pillwein, DW 41111, spillwein@zv.tuwien.ac.at ; Fr Akdil, DW
41127, sakdil@zv.tuwien.ac.at )
Alternativ können Sie natürlich auch Anfragen an unser Ticketsystem
(reise@quaestur.tuwien.ac.at) richten.
Das SAP Call Center der Quästur steht Ihnen für folgende Fragen in
Zusammenhang mit dem ESS zur Verfügung
� Probleme beim Einstieg ins Portal
o falsches Kennwort, Zurücksetzen, etc.
� Fehlermeldungen im Portal selbst, die nicht fachspezifisch die Reiseabwicklung
betreffen
o Stammdaten nicht oder unzureichend/falsch gepflegt
� Probleme mit dem Workflow
„warum bekomme ich oder mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter
keine E-Mail?“
� mein Budgetverantwortlicher oder mein Vorgesetzter stimmen nicht
� SAP Call Center: 411300
� Ticketsystem: sap-support@tuwien.ac.at
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13. Navigation im Reisekostenmanager
Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden Links.
Klick auf Reisemanagement.
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14. Anlegen eines Reiseantrages
Wählen Sie aus „Neu anlegen“ Reiseantrag anlegen.
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Erfassung eines Reiseantrages durch den Mitarbeiter oder einer Sekretärin.
Die mit * gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.
Nach erfassen aller Daten das Feld Prüfen anklicken.
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Über den Button Geschätzte Kosten erfassen gelangen Sie in ein neues Fester, in
welchem Sie die geschätzten Kosten Ihrer Dienstreise detailliert anführen können.
Sie können Ihre Gesamtkosten anhand der Kategorien Reisekosten,
Aufenthaltskosten, Tagungs- Kongress- und Seminargebühren, Tages-,
Nächtigungsgebühren und Verpflegung und Sonstige Kosten aufteilen.
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Bei Sichern wird der Reiseantrag nur abgespeichert. Nachdem Sichern angeklickt
wurde kann das Antragsformular als PDF mittels Antragsformular anzeigen
betrachtet werden.
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Bei Sichern und Genehmigung senden erscheint ein gelbes Feld mit der gleichen
Bezeichnung, erst bei anklicken dieses Feldes wird der Antrag an den
Budgetverantwortlichen und den Dienstvorgesetzten weitergeleitet.
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Nach der Sicherung erhalten Sie Ihre Reisenummer, außerdem teilt Ihnen ESS-SAP
mit, dass der Antrag zur Genehmigung gesendet wurde. Das Antragsformular kann
mittels Antragsformular anzeigen als PDF betrachtet werden
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In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details, Ihr
Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument
ebenfalls anzeigen lassen.
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In Ihrer Reiseantragsübersicht sehen Sie den erfolgreich erfassten Antrag. Die Spalte
Genehmigerstatus zeigt an, dass der Antrag erfasst wurde. Sobald alle
Genehmigungschritte erfolgt sind, änder sich der Status auf „Antrag genehmigt“.
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Der Reisende und der Genehmigende erhalten nun folgende Emails:
Budgetverantwortlicher:
Genehmigung als Budgetverantwortlicher
Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege,
[Name des/der Budgetverantwortlichen]
Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der
Reisenden]
vom: 12.04.2009 bis 13.04.2009
Ort: Linz
Land: Österreich
Grund: Weiterbildung
Geschätzte Kosten für die TU: 290,00
Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden
Link:
http://ess.tuwien.ac.at:50000/irj/portal/genehmigung
vielen Dank!
Dienstvorgesetzter:
Genehmigung als Dienstvorgesetzter
Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege,
[Name des/der Dienstvorgesetzten]
Bitte prüfen und genehmigen Sie den Reiseantrag von [Name des/der
Reisenden]
vom: 12.04.2009 bis 13.04.2009
Ort: Linz
Land: Österreich
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Grund: Weiterbildung
Geschätzte Kosten für die TU: 290,00
Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden
Link:
http://ess.tuwien.ac.at:50000/irj/portal/genehmigung
vielen Dank!
Wenn der Reiseantrag genehmigt wurde, erhält der Reisende ein E-Mail, dass die
Genehmigung erfolgt ist.
Sehr geehrte Kollegin,
Sehr geehrter Kollege
[Name des/der Reisenden],
Ihr Antrag zur Reise
vom: 12.04.2009 bis 13.04.2009
Ort: Linz
Grund: Weiterbildung
Land: Österreich
wurde genehmigt.
Gute Reise!
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14.1. Anlegen eines Reiseantrags mit Pauschalen
Bereits beim Reiseantrag können Sie unter Beantragte Pauschalen eine
Abrechnung nach Pauschalen vorauswählen.
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Bedenken Sie bitte, dass Sie im Fall der Auswahl PKW Mitfahrer bei der
Reisekostenabrechnung nur die Felder für die Fahrstrecke angezeigt bekommen (der
Zuschlag von € 0,05 je Kilometer pro MitfahrerIn steht dem/der VerrechnerIn des
Kilometergeldes zu).
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14.2. Anlegen eines Reiseantrags – Änderung der Kostenzuordnung
Mit einem Klick auf Kostenzuordnung ändern gelangen Sie in ein weiteres Fenster,
in welchem Sie einen Reiseantrag auch anderen/mehreren Kostenstellen oder
Innenaufträgen zuordnen können.
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Um eine weitere Kostenstelle/Innenauftrag einzugeben muss zunächst die Prozentangabe bei der ersten Kostenstelle
entsprechend der gewünschten Aufteilung der Kosten angepasst werden.

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Nach einstellen der Kostenzuordnung für die erste Kostenstelle klicken Sie auf Neuer Eintrag.

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Nun erscheint ein neuer Eintrag in der Tabelle. In der Spalte Kontierungsobjekt kann nun zwischen Kostenstelle und
Innenauftrag gewählt werden.

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Wählen Sie für unser Beispiel Innenauftrag aus, nun können Sie im Feld Auftrag die jeweilige Innenauftragsnummer
eingeben, oder aus einer Liste auswählen.

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Mit einem Klick auf den Button Annehmen wählen Sie den Innenauftrag aus.

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Nun haben Sie die Kosten der Reise jeweils zu 50% der Kostenstelle „Quästur“ und dem Innenauftrag „LIVINGALL“
zugeordnet. Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie, das Programm kehrt anschließend zum Reiseantrag zurück.

14.3. Anlegen eines Reiseantrags – Pflege der persönlichen Werteliste
Sie haben die Möglichkeit im ESS Portal für die Eingabe von Kostenstellen und
Innenaufträgen persönliche Wertelisten zu pflegen. Diese Listen ermöglichen einen
schnellen Zugriff auf die von Ihnen regelmäßig verwendeten Werte.
Wir betrachten zunächst die Pflege Ihrer Kostenstellen.
Neben dem Eingabefeld für die Kostenstelle befindet sich das Symbol für die
Wertesuche. Klicken Sie auf das Symbol.
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Nun öffnet sich die Suche für Kostenstellen.
In diesem Beispiel wollen wir alle Kostenstellen beginnend mit „527“ suchen. Bitte
wählen Sie den Reiter Allgemeine Werteliste auswählen, im Feld Kostenstelle den
Suchbegriff „527*“eingeben und auf Suche starten klicken.
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Sie können nun die angezeigten Treffer mit einem Klick auf die linke blaue Box
markieren und mit der Schaltfläch Zu persönliche Werteliste hinzufügen in Ihre
persönliche Werteliste speichern.
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Die Übernahme der Werte war erfolgreich, klicken Sie auf OK.
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Von nun an wird Ihnen beim Aufruf der Wertesuche automatisch die persönliche
Werteliste angezeigt. Bei Bedarf können Sie über weitere Werte die allgemeine
Suche erneut starten
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Die Pflege Ihrer Innenaufträge ist der Pflege der Kostenstellen sehr ähnlich.
Wählen Sie als Kontierungsobjekt Innenauftrag und klicken Sie auf das kleine
Symbol rechts neben dem Eingabefeld Auftrag.
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Mit einem Klick auf persönliche Werteliste organisieren gelangen Sie zum Reiter
Allgemeine Werteliste.
Klicken Sie auf den kleinen gelben Pfeil rechts neben dem Eingabefeld Auftrag.
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In der nun erscheinenden Tabelle können Sie die Suchparameter der Innenaufträge
eingeben. Innenaufträge mit den Beginnbezeichnungen J, G, F, B, P, EXK, GEV,
SAM, GSV, KTG, KTS, BER, und EUM sind jene, die für Reisekosten potentiell in
Frage kommen. Tragen Sie gleich nach der Beginnbezeichnung Ihre Institutsnummer
gefolgt von einem * ein, um die Ihrem Institut zugeordneten Innenaufträge abzurufen.
Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Die übrigen Eingaben funktionieren so wie in der Dokumentation für die
Kostenstellen beschrieben.
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14.4. Anlegen eines Reiseantrags – Gruppenreise
Wenn Sie für andere Mitreisende Reisekosten vorfinanzieren (z.B. gemeinsame
Buchung und Bezahlung mehrerer Hotelzimmer) setzen Sie bitte in der checkbox
Gruppenreise ein Häkchen, Sie erleichtern damit dem Budgetverantwortlichen die
Kostenübersicht sowie die spätere Reiseauswertung.
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14.5. Anlegen eines Reiseantrags – Das fertige PDF-Dokument
Nach erfolgreicher Anlage des Reiseantrags können Sie mit einem Klick auf
Antragsformular anzeigen Ihren Reiseantrag als PDF-Dokument anzeigen.
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In übersichtlicher Form finden Sie hier alle notwendigen Details, Ihr
Dienstvorgesetzter/Budgetverantwortlicher kann sich dieses PDF-Dokument
ebenfalls anzeigen lassen.
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15. Reiseabrechnung anlegen
Anklicken von meine Reisen und Spesen.
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Wählen Sie den Reiter Meine Reiseanträge, und wählen Sie die gewünschte Reise aus der Liste aus. Klicken Sie nun auf
Anlegen in der Spalte Spesenabrechnung.

Als nächster Schritt erfolgt die Schemaselektion, zur Auswahl stehen Ihnen
Inlandsreise, Auslandsreise und Transporte privat PKW Wien.
Da Sie in diesem Beispiel nach Linz reisen wählen wir Inlandsreise, und klicken auf
Starten.
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Sie sehen nun ein Formular sehr ähnlich dem des Reiseantrags. Das System hat
automatisch alle notwendigen Daten des Antrags eingetragen, das Vornehmen von
Änderungen ist allerdings möglich.
Zunächst müssen Sie Beginndatum und Endedatum der Reise eintragen,
anschließend klicken Sie auf Ändern rechts neben der Adresszeile.
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Ein weiteres Fenster öffnet sich. Hier wählen Sie den Ortsteil aus einer im System
hinterlegten Liste aus (Klick auf das kleine weiße Kästchen rechts neben dem
Eingabefeld).
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ESS schlägt Ihnen nun alle zur eingegeben Stadt passenden Ortsteile vor, wählen
Sie den gewünschten aus und klicken auf OK.
Sie sehen, dass in unserem Beispiel auch der Ort Himmelberg in Kärnten aufscheint,
da dort offenbar ein Ortsteil namens Linz existiert. Das System sucht unseren Begriff
„Linz“ also nicht nur in den gespeicherten Orten, da es bei kleineren Gemeinden
leicht zu Verwechslungen zwischen dem tatsächlichen Ortsnamen und Ortsteilen
kommen kann.
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Bei der Eingabe der Gemeindekennziffer ist es ebenfalls möglich, nur Teile der
gesuchten Ortsbezeichnung anzugeben, und mittels setzen eine „*“den Rest des
Begriffes offen zu lassen.
In unserem kleinen Exkurs sehen Sie, dass wir nach „Großruß*“ suchen, das System
wird uns also beim Klick auf das kleine weiße Kästchen im Eingabefeld „Ortsteil“ alle
Orte und Ortsteile Österreichs anführen, die mit „Großruß“ beginnen.
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Wie Sie sehen können findet das System den Ort „Großrußbach“ in Niederösterreich,
und listet uns alle seine Ortsteile übersichtlich auf.
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Nach erfolgreicher Eingabe der Gemeindekennziffer fahren wir fort, klicken Sie nun
bitte auf Belege erfassen.
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Klicken Sie auf neuer Eintrag, um einen neuen Beleg anzulegen. In der Spalte Spesenart wählen Sie nun aus einer Liste
die passende Spesenart aus.

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Je nach Spesenart gibt es unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, wobei nur in die weiß hinterlegten Felder Daten
eingegeben werden können.
Für dieses Beispiel tragen Sie 199,00 Euro als Betrag ein, und erfassen den Beleg mit einem Klick auf Annehmen.

Die folgende Tabelle soll Ihnen eine kleine Übersicht bieten, wann welche Spesenart
ausgewählt werden sollte:
Spesenart Anzuwenden bei
Bahn 1. Klasse H+R Bahnreisen 1. Klasse, hin und retour.
Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl
angegeben.
Bahn 1. Klasse einfach Bahnreisen 1. Klasse, nur eine Richtung
Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl
angegeben.
Bahn 1. Klasse lt. Beleg Bahnticket 1. Klasse, Betrag laut Beleg
Bahn 2. Klasse H+R Bahnreisen 2. Klasse, hin und retour.
Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl
angegeben.
Bahn 2. Klasse einfach Bahnreisen 2. Klasse, nur eine Richtung
Es wird kein Betrag sondern die Kilometerzahl
angegeben.
Bahn 2. Klasse lt. Beleg Bahnticket 2. Klasse, Betrag laut Beleg
Bahn bezahlt /Busin. Ticket Erfassung von bereits durch die TU Wien bezahlten
Businesstickets.
Benzin Kosten für Benzin
Bus Kosten für ein Busticket
Flug Kosten für den Flug
Gepäck Separate Kosten für die Unterbringung oder den
Transport des Gepäcks
Hotel Kosten eines Hotelzimmers
Impfkosten Kosten für eine privat finanzierte Reiseimpfung
Kommunikationskosten Separat abgerechnete Kosten für Telefon, Internet,
etc.
Kosten für Reisedokumente Kosten für die Ausstellung notwendiger
Reisedokumente (z.B. Visa)
Schiff Kosten für ein Schiffsticket
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Schlafwagen Separat abgerechnete Kosten für einen
Schlafwagenplatz
Seminar/ Tag. / Kongresse Kosten für Seminar- , Tagungs- und
Kongressgebühren
Sonstiges Übrige Belege, die sich nicht sinnvoll einer anderen
Spesenart zuordnen lassen
Sonstiges pflichtig Sonstige steuerpflichtige Kosten (z.B. verrechnete
Parkgebühren bei gleichzeitiger Inanspruchnahme
von Kilometergeld
Taxi/Mietwagen Kosten für Taxibeförderungen oder das Mieten
eines PKW
Wochen-,Monatskarte Kosten für Wochen- und Monatskarten öffentlicher
Verkehrsmittel
Öffentliche Verkehrsmittel Kosten öffentlicher Verkehrsmittel (z.B.
Einzelfahrschein
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Nach demselben Schema erfassen Sie in diesem Beispiel noch einen Bahn- und einen Hotelbeleg, anschließend klicken Sie
auf Prüfen um die Belegerfassung abzuschließen.

Sichern und zur Genehmigung senden anklicken.
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Ihre Spesenabrechnung wurde gesichert und zur Genehmigung gesendet. Ihr im
System hinterlegter Budgetverantwortlicher und Sie erhalten folgende Email:
Genehmigung als Budgetverantwortlicher
Sehr geehrte Kollegin, lieber Kollege,
[Name des/der Budgetverantwortlichen]
Bitte prüfen und genehmigen Sie die Reiseabrechnung von [Name des/der
Reisenden]
vom: 16.05.2009 bis 18.05.2009
Ort: Graz
Land: Österreich
Grund: Weiterbildung: Steuerreform 2009
Sie erreichen die zur Genehmigung anstehenden Reisen über folgenden
Link:
http://ess.tuwien.ac.at:50000/irj/portal/genehmigung
vielen Dank!
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Mit Klick auf Spesenformular anzeigen rufen Sie ein PDF-Dokument zur
Spesenabrechnung auf. Dieses Formular weist übersichtlich alle Informationen der
Spesenabrechnung auf, und kann auch von Ihrem Budgetverantwortlichen
aufgerufen werden.
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Drucken Sie das Formular aus und Heften Sie die Original-Rechnung(en) an das
PDF-Formular und bringen oder schicken es an die Quästur/Reisemanagement. Die
Original-Rechnung(en) werden gescannt und dann an die Org. Einheit zur Ablage
retourniert.
Wenn Sie zu einer Spesenart zusätzliche Kommentare hinzugefügt haben, werden
diese rechts neben der jeweiligen Spesenart am PDF-Formular ausgewiesen.
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Der Bearbeitungsstatus Ihrer Reiseabrechnung wird vom System entsprechend
angepasst. In unserem Beispiel sehen wir, dass die Reise bereits erfolgt ist, und wir
eine Reiseabrechnung zur Freigabe an den Budgetverantwortlichen weitergeleitet
haben.
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Wenn der Budgetvorgesetzte die Abrechnung genehmigt hat, werden Sie darüber
auch per Email informiert:
Sehr geehrte Kollegin,
Sehr geehrter Kollege
[Name des/der Reisenden],
die Reisekostenabrechnung
zur Reise
vom: 16.05.2009 bis 18.05.2009
Ort: Graz
Land: Österreich
Grund: Weiterbildung: Steuerreform 2009
wurde genehmigt.
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Bedenken Sie bitte, dass Abrechnungen für Reisen die länger als 6 Monate
zurückliegen in ESS weder erfasst noch geändert werden können.
Gemäß § 64 Abs. 1 des Kollektivvertrags bzw. § 63 Abs. 2 der RGV ist die
Technische Universität Wien nicht verpflichtet Reisekosten zu erstatten, wenn diese
nicht innerhalb von 4 (KollV) bzw. 6 (RGV) Monaten nach Beendigung der
Dienstreise erfasst wurden.
In Ausnahmefällen sind jedoch auch spätere Kulanzlösungen möglich, wenden Sie
sich hierfür bitte an das Reisemanagement.
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15.1. Reiseabrechnung mit Pauschalen
Wenn Sie eine Abrechnung nach Pauschalen möchten, markieren Sie mit einem
Klick Tages- und/oder Nächtigungsgelder. Nun erscheinen die Buttons Abzüge für
Verpflegung erfassen und Abzüge für Unterkunft erfassen, durch einen Klick auf
diese gelangen Sie in ein neues Fenster.
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Hier können Sie für jeden Tag separat Abzüge erfassen, mit einem Klick auf
Annehmen kehren Sie wieder in das vorherige Fenster zurück.
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15.2. Reiseabrechnung von Kilometergeldern
Zur Erfassung der Eingaben für die Abrechnung von Kilometergeldern klicken Sie
bitte auf den Button Fahrtstreckendetails eingeben im Bereich Fahrtstrecke.
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Im nun erscheinenden Fenster können Sie die gefahrenen Kilometer, die Anzahl der
Mitfahrer, sowie weitere ergänzende Informationen eingeben.
Mit einem Klick auf Annehmen bestätigen Sie Ihre Eingabe.
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Der/die PKW-MitfahrerIn kann entsprechend kein Kilometergeld in der
Reisekostenabrechnung geltend machen.
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15.3. Reiseabrechnung – Steuer bei EU Projekten
Bei EU Projekten besteht oft die Anforderung, bei den verrechneten Belegen die
Umsatzsteuer separat anzugeben. Hierzu wählen Sie aus der Liste bei
Steuerkennzeichen einfach den verrechneten Steuersatz aus.
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Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, wann Sie welchen Steuersatz verwenden, bzw.
welche Sie keinesfalls verwenden sollten:
St Bezeichnung Verwendung ESS
V0 Vorsteuer 0% verwenden, wenn kein Steuerausweis erforderlich ist
V1 Vorsteuer 10% Nie im SAP ESS zu verwenden
V2 Vorsteuer 20% Nie im SAP ESS zu verwenden
V3 Vorsteuer nicht abzugsfähig 0% Nie im SAP ESS zu verwenden
V4 Vorsteuer nicht abzugsfähig 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Inlandsbeleg)
V5 Vorsteuer nicht abzugsfähig 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Inlandsbeleg)
ZA Landesübliche Steuern 5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZB Landesübliche Steuern 6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZC Landesübliche Steuern 7% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZD Landesübliche Steuern 8% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZE Landesübliche Steuern 9% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZF Landesübliche Steuern 10% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZG Landesübliche Steuern 11% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZH Landesübliche Steuern 12% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZI Landesübliche Steuern 13% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZJ Landesübliche Steuern 14% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZK Landesübliche Steuern 15% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZL Landesübliche Steuern 16% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZM Landesübliche Steuern 17% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZN Landesübliche Steuern 18% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZO Landesübliche Steuern 19% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZP Landesübliche Steuern 20% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZQ Landesübliche Steuern 2,4% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZR Landesübliche Steuern 3,6% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZS Landesübliche Steuern 5,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZT Landesübliche Steuern 8,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
ZU Landesübliche Steuern 13,5% Reisekostenabrechnung von Projekten, welche einen Steuerausweis verlangen
(Auslandsbeleg)
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15.4. Reiseabrechnung – Grenzübertritte erfassen
Zur korrekten Berechnung des Steuerfreibetrages ist es bei der
Reisekostenabrechnung leider zwingend notwendig, alle Grenzübertritte im ESS zu
erfassen. Dies schließt sowohl den Grenzübertritt von Österreich ins Ausland, als
auch Grenzübertritte von einem ausländischen Land in ein weiteres mit ein.
Die Grenzübertrittszeit muss sich von der Ab- und Ankunftszeit Ihrer Dienstreise
unterscheiden.
Je nachdem welches Land bereist wird stehen steuerfrei Pauschalbeträge in
unterschiedlicher Höhe zur Verfügung, die in Stundeneinheiten je Land abzurechnen
sind.
Checkbox: Wann muss der Grenzübertritt erfasst werden?
� Aufenthalt außerhalb Österreichs während der Dienstreise
Checkbox: Wie muss der Grenzübertritt erfasst werden?
� Reise mittels Bahn und PKW => Grenzübertrittszeit muss gemessen werden
� Reise mittels Flugzeug => Abflugzeit & Ankunftszeit in Österreich gelten als
Grenzübertrittszeit
Die Notwendigkeit Grenzübertritte zu erfassen ist in folgenden Gesetzen und
Richtlinien festgelegt:
§26 EStG 1988 Z 4 lit b und d in Verbindung mit LStR 2002:
Die Rz 725ff erklären, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche
Tagsätze anzuwenden sind, und die Grenzübertritte dementsprechend für eine
korrekte Berechnung erfasst werden müssen.
Rz 728 legt explizit fest, dass „bei Flugreisen ins Ausland die Auslandsreise nach
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den hierfür maßgeblichen Vorschriften der Reisegebührenvorschrift (Anmerkung:
RGV §25d) mit dem Abflug beginnt und mit der Ankunft am inländischen Flughafen
endet“. Der Grenzübertritt muss also nicht extra gemessen werden, es gilt die Abflug-
und Ankunftszeit in Österreich.
§ 25d RGV:
Wie auch das Einkommensteuergesetz und die Lohnsteuerrichtlinie legt § 25d der
Reisegebührenvorschrift fest, dass für Zeiten im Inland und Ausland unterschiedliche
Tagsätze anzuwenden sind, die jeweils mit dem Grenzübertritt beginnen und enden.
Wird für die Dienstreisen ein Flugzeug benützt, so gilt als Grenzübertritt der Abflug
vom bzw. die Ankunft am inländischen Flughafen.
Welche exakte Zeit (Zeit auf der Buchung, Check-In, das tatsächliche Abheben,
etc.) als Abflug- bzw. Ankunftszeit im Sinne des § 26 EStG bzw. § 25d RGV zur
Berechnung des Grenzübertrittes gilt, ist leider weder im Einkommensteuergesetz,
noch den Lohnsteuerrichtlinien oder der Reisegebührenvorschrift genauer definiert.
Wir empfehlen Ihnen jene Zeit zu verwenden, die auf irgendeinem Dokument
(Buchung, Ticket, Bordkarte, etc.) als Abflug- und Ankunftszeit ausgewiesen ist.
Orientierungshilfe zur Grenzübertrittsbestimmung:
Uns ist bewusst, dass die zeitliche Messung des Grenzübertritts, besonders seit
Inkrafttreten des Schengener Abkommens mit allen unseren Nachbarstaaten, eine
aufwändige und zu hinterfragende Anforderung ist.
Leider konnten wir auch in Zusammenarbeit mit zwei Steuerberatungskanzleien
keine Möglichkeit finden, Ihnen diese unnötige Last zu ersparen, wir haben aber die
Homepage der ÖBB (http://www.oebb.at) als mögliche Orientierungshilfe aufgetan.
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Gehen Sie bitte zunächst auf www.oebb.at und geben im erscheinenden Fenster die
Abfahrts- und Ankunftsdaten Ihrer Reise ein. Mit einem Klick auf „Verbindung
suchen“ werden Ihnen die möglichen Verbindungen gezeigt.
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Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie bitte eine der möglichen Verbindungen
aus und klicken auf „Zwischenhalte einblenden“.
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Nun werden Ihnen alle Bahnhöfe/Haltestellen der Bahnverbindung inklusive der
planmäßigen Abfahrtszeiten angezeigt, wodurch Sie zumindest näherungsweise
bestimmen können, wann Sie vermutlich die Landesgrenze überquert haben
könnten. In unserem Bespiel wäre vermutlich eine Zeit zwischen 13:10 und 13:15
plausibel.
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Im Bereich Grenzübertritt der Eingabemaske erfassen Sie die Aus- und Einreise aus
und nach Österreich. In unserem Beispiel Reisen wir mit dem Zug nach Budapest,
und wollen die pauschale Tagesgebühr in Anspruch nehmen.
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Bei Grenzübertritten innerhalb einer Dienstreise, in diesem Beispiel von Ungarn in
die Slowakei, muss außerdem das weitere Reiseziel erfasst werden. Klicken Sie
dazu auf Weitere Reiseziele erfassen.
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Ergänzen Sie nun im neuen Fenster Datum und Uhrzeit der Ankunft, und klicken Sie
auf Ändern um ein neues Ziel auszuwählen.
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Füllen Sie das Land und den Ort aus, und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.
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Mit einem Klick auf Annehmen kehren Sie wieder in das erste Fenster zurück.
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Der Grenzübertritt von Ungarn in die Slowakei wurde erfolgreich erfasst.
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Hier sehen Sie beispielhaft die fertige Reisekostenabrechnung.
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15.5. Reiseabrechnung – Abfahrts- und Ankunftszeit
In Anlehnung an die Reisegebührenvorschrift, beginnt und endet eine Dienstreise an
der TU Wien mit dem Zeitpunkt des Verlassens oder Wiederkehrens der/an
Dienststelle bzw. Wohnstätte.
Für Bahnreisen gibt es folgende besondere Regelungen:
Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet
und ist die Dienststelle nicht mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof
entfernt, so berechnet sich:
� Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus
45 Minuten
(z.B. Abfahrt um 18:30 => Beginn der Dienstreise um 17:45)
� Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus 30
Minuten
(z.B. Ankunft um 18:30 => Ende der Dienstreise um 19:00)
Wird eine Dienstreise mit einem Massenbeförderungsmittel begonnen oder beendet
und ist die Dienststelle mehr als 2 Kilometer vom Abreise/Ankunftsbahnhof entfernt,
so berechnet sich:
� Beginn der Dienstreise = Fahrplanmäßiger Abfahrtszeitpunkt des Zuges minus
die erforderliche Wegzeit zum Bahnhof, minus 30 Minuten
(z.B. Abfahrt um 18:30 & 30min Zeit zum Bahnhof => Beginn der Dienstreise
um 17:30)
� Ende der Dienstreise = Tatsächlicher Ankunftszeitpunkt des Zuges plus die
erforderliche Wegzeit zur Dienststelle/Wohnstätte plus 15 Minuten
(z.B. Ankunft um 18:30 & 30min Zeit vom Bahnhof => Ende der Dienstreise
um 19:15)
Für Flugreisen gibt es folgende besondere Regelung:
Für Flüge gilt, dass die Reise mit der Abreise vom Dienstort bzw. Wohnort beginnt,
gleichgültig wann das Check-In oder der Abflug stattfinden.
Die Dienstreise endet mit dem Eintreffen an der Dienststelle bzw. Wohnstätte.
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16. Genehmigung des Reiseantrags
Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden
Links.
Mausklick auf ESS Genehmiger.
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– ä –
Klicken Sie auf den Reiter Reiseantrag genehmigen.

– ä –
Gewünschten Reiseantrag aus dem Arbeitsvorrat auswählen und anklicken.

– ä –
Feld Reiseantrag genehmigen anklicken. Mittels Memo hinzufügen können Memos an den Reisenden verfasst werden.
Diese Memos werden als Anhang an die Benachrichtigungsemail mit gesendet.

– ä –
Durch Klick auf Formular Anzeigen erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung des Reiseantrages in einem eigenen
PDF-Dokument.

– ä –
Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung des Reiseantrages, wie Sie sehen ist er nicht mehr in Ihrem
Arbeitsvorrat enthalten

17. Genehmigung der Reiseabrechnung
Den Reisekostenmanager im ESS erhalten Sie durch Aufruf des entsprechenden
Links.
Mausklick auf ESS Genehmiger.
– ä –

– ä –
Klicken Sie auf den Reiter Reisekosten genehmigen, und wählen Sie die gewünschte Reiseabrechnung aus dem
Arbeitsvorrat aus.

– ä –
Feld Reise genehmigen anklicken. Mittels Memo hinzufügen können Memos an den Reisenden verfasst werden. Diese
Memos werden als Anhang an die Benachrichtigungsemail mit gesendet.

– ä –
Durch Klick auf Formular Anzeigen erhalten Sie eine übersichtliche Darstellung der Reiseabrechnung in einem eigenen
PDF-Dokument.

– ä –
Das ESS-SAP System bestätigt die erfolgreiche Genehmigung der Reiseabrechnung, wie Sie sehen ist er nicht mehr in Ihrem
Arbeitsvorrat enthalten

18. Genehmiger – Vertretung einstellen und verwalten
– ä –
Budgetverantwortliche und Dienstvorgesetzte können Ihre Vertretung selbst im ESS-SAP Reisemanagement
einstellen. Hierzu wählen Sie als Berechtigungsrolle oben Genehmiger, und klicken anschließend auf das kleine
Papiersymbol ganz rechts in der Mitte.

Ein kleines Menü erscheint, in welchem Sie Vertretungsregeln verwalten
auswählen und anklicken.
– ä –

Ein neues Fenster geht auf. Hier bietet sich Ihnen in der oberen Tabelle eine
Übersicht aller durch Sie festgelegten Vertreter während Ihrer Abwesenheit.
In der unteren Tabelle sehen Sie, ob Sie jemand anders als seine oder ihre
Vertretung bestimmt hat.
Wenn Sie einen Vertreter festlegen möchten, klicken Sie auf Regel anlegen.
– ä –

Klicken Sie nun auf Auswählen.
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Tragen Sie im weißen Feld den Namen Ihrer Vertretung ein und klicken Sie auf
Suchen.
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Das System hat die Person gefunden, klicken Sie nun auf Übernehmen.
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Wählen Sie für „Diese Aufgaben zuordnen“ Alle aus, und für „Der Empfänger soll“
Mich vertreten.
Mit einem Klick auf Weiter bestätigen sie anschließend Ihre Eingabe.
– ä –

Markieren Sie mit einem Klick auf den Kreis Ein, und geben Sie im Feld rechts
daneben jenes Datum ein, ab dem Sie Ihre Aufgaben an die Vertretung weitergeben
wollen.
Mit Sichern fahren Sie fort.
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Die Eingabe Ihrer Vertretung war erfolgreich, Sie können nun das kleine Fenster
rechts oben mit dem X-Symbol schließen.
Selbstverständlich können Sie festgelegte Vertreter auch wieder deaktivieren, hierzu
klicken Sie einfach auf Ausschalten in der jeweiligen Zeile.
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19. Anzeige gescannter Belege
Sobald zu Ihrer Abrechnung gescannte Belege existieren können Sie diese mit
einem Klick auf den entsprechenden Punkt in der Spalte Faxe aufrufen.
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In dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf den gewünschten Scan. Je
nachdem ob Zwischenabrechnungen oder nachträgliche Abrechnungen durchgeführt
wurden können in dieser Liste auch mehrere Scans aufscheinen.
Der Scan öffnet sich als Bild in Ihrem Browser bzw. in einem
Bildbearbeitungsprogramm Ihres Betriebssystems, folgen Sie bitte den dabei
angegebenen Schritten.
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Sollte die Anzeige der Bilder nicht möglich sein könnte es an Ihren aktuellen
Browsereinstellungen liegen. Um die Konfiguration entsprechend anzupassen folgen
Sie bitte den folgenden Beschreibungen:
Konfiguration für den Microsoft Internet Explorer:
Klick auf Extras, Internetoptionen.
Reiter Sicherheit auswählen.
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Klick auf Stufe anpassen.
Button bei Automatische Eingabeaufforderung für Dateidownloads auf
Aktivieren stellen.
Konfiguration für den Mozilla Firefox:
Klick auf Extras, Einstellungen.
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Im Reiter Anwendungen die Aktion zu TIFF Image auf Jedes Mal nachfragen
umstellen.
Im Ergebnis können Sie nun beim Aufrufen der gescannten Belege entscheiden, ob
Sie diese Speichern oder gleich mit einem Programm öffnen möchten.
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20. Sekretariatsuser – Anträge und Abrechnungen für andere anlegen
Als Sekretariatsuser haben Sie die Möglichkeit für die MitarbeiterInnen Ihrer
Organisationseinheit zentral Reiseanträge und Reisekostenabrechnungen
anzulegen.
Klicken Sie hierzu im Reisemanagement auf den Punkt Eigene Mitarbeiter.
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Sie erhalten nun eine Liste aller MitarbeiterInnen, für die Sie Anträge und
Abrechnungen anlegen können. Die Liste ist automatisch im System hinterlegt.
Klicken Sie nun auf eine der blauen Boxen links, um einen Mitarbeiter auszuwählen.
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Der Mitarbeiter ist ausgewählt, unter der Liste erscheinen nun die Reiter
Reiseanträge und Spesenabrechnungen. Mittels Klick auf Neuen Reiseantrag
anlegen oder Neue Spesenabrechnung anlegen können Sie nun, wie bisher
dokumentiert, für diesen Mitarbeiter Anträge oder Abrechnungen anlegen und
verändern.
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21. Personalnummer entsperren
Sollte Ihr Rechner oder das ESS-SAP Reisemanagement während der Bearbeitung
eines Antrages oder einer Abrechnung abstürzen, müssen Sie Ihre Personalnummer
entsperren, um im System weiterarbeiten zu können.
Dazu klicken Sie im Reisemanagement auf den Punkt Personalnummer
entsperren.
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Im nun erscheinenden Fenster sehen Sie Ihre Personalnummer.
Mit einem Klick auf Entsperren bestätigen Sie das Entsperren Ihrer
Personalnummer.
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Das System meldet die erfolgreiche Entsperrung Ihrer Personalnummer, mit einem
Klick auf Reisemanagement können Sie nun in die Übersicht zurückkehren.
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22. Sprache einstellen/umstellen
ESS-SAP bietet die Möglichkeit das komplette Portal sowohl in Deutsch als auch in
Englisch abzurufen, die Sprachauswahl wird dabei automatisch durch die jeweils
eingestellte Browsersprache getroffen.
Wenn Sie die Sprache ändern möchten gehen Sie bitte wie folgt vor:
Konfiguration für den Microsoft Internet Explorer:
Gehen Sie zunächst in Ihrem Internet Explorer auf den Menüpunkt Extras und
wählen Sie dort den Punkt Internetoptionen aus.
Klicken Sie nun im Reiter Allgemein auf den Button Sprachen.
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Im nun erscheinenden Fenster können Sie die Sprache des Browsers umstellen,
sollten Englisch oder Deutsch nicht verfügbar sein, fügen Sie diese über den Button
Hinzufügen der Liste hinzu.
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Konfiguration für den Mozilla Firefox:
Gehen Sie zunächst in Firefox auf den Menüpunkt Extras und wählen Sie dort den
Punkt Einstellungen aus.
Klicken Sie nun im Reiter Inhalt unter Sprachen auf den Button Wählen.
Im nun erscheinenden Fenster können Sie die Sprache des Browsers umstellen,
sollten Englisch oder Deutsch nicht verfügbar sein, fügen Sie diese über den Button
Hinzufügen der Liste hinzu.
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23. §26 Anträge & Abrechnung (FWF, OENB, etc.)
Für §26 ad personam Projekte ist ein Reiseantrag über das ESS-SAP
Reisemanagement zu erstellen und zu genehmigen. Die Abrechnung für FWF-
Reisen Reisen erfolgt genauso wie bisher über Frau Schill (DW 41113).
Für alle anderen §26 Projekte ist der Antrag ebenfalls in ESS-SAP zu erstellen, die
Abrechnung wird selbst durchgeführt. Es ist nicht möglich für §26 ad personam
Projekte Abrechnungen in ESS anzulegen (Sperre der entsprechenden
Innenaufträge im System).
Häufige Fragen:
� Was ist, wenn ich als §26 Mitarbeiter (Gehalt aus §26 Mitteln bezahlt) eine
Dienstreise mache, deren Reisekosten aus dem Globalbudget bezahlt wird?
In diesem Fall ist sowohl der Antrag als auch die Abrechnung über ESS-SAP
durchzuführen.
� Kann ich Reisekosten zwischen §26 Innenaufträgen und Kostenstellen
aufteilen?
Nein, aufgrund der unterschiedlichen Abrechnung dürfen Reisekosten nur
entweder über einen §26 Innenauftrag oder über eine Kostenstelle bzw. einen
§27 Innenauftrag beantragt und abgerechnet werden.
Wenn Sie zu einer Reise sowohl Kosten über einen §26 Innenauftrag als auch
über eine Kostenstelle/ §27 Innenauftrag verrechnen wollen, legen Sie bitte 2
Reiseanträge mit (bis auf die Kostenstelle bzw. den Innenauftrag) identischen
Daten an. Die zeitsparendste Variante hierfür ist die Nutzung der
Kopierfunktion im ESS.
� Ich habe bereits eine §26 Abrechnung über das ESS-SAP durchgeführt, was
tue ich jetzt?
Das Reisemanagement kann Ihre Abrechnung stornieren, in diesem Fall kann
es passieren, dass der Reiseantrag ebenfalls storniert wird. Eventuell müssen
Sie also einen neuen Reiseantrag anlegen. Bitte setzen Sie sich diesbezüglich
mit dem Reisemanagement in Verbindung (DW 41111, 41112, 41127), die
Kolleginnen helfen Ihnen gerne weiter.
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24. Freistellungen
Freistellungen sind ausschließlich für wissenschaftliche MitarbeiterInnen möglich,
nähere Informationen finden Sie auf der Homepage der Personaladministration,
Fachbereich wissenschaftliches Personal.
Homepage: http://www.tuwien.ac.at/dle/pers1/
Formular: http://www.tuwien.ac.at/fileadmin/t/pers1/downloads/Freistellung.pdf
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