6.2 Der Beleg als Grundlage jeder Buchung - f.sbzo.de
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Im weiteren Verlauf dieses Buches wird nach <strong>de</strong>m Kontenrahmen für das Handwerk in<br />
Anlehnung an <strong>de</strong>n SKR 20 und <strong>de</strong>m SKR 04 kontiert. Die Kontennummern in Klammern<br />
entsprechen <strong>de</strong>m SKR 04. Damit wird <strong>de</strong>r Tatsache Rechnung getragen, dass auch viele<br />
Handwerksbetriebe nach <strong>de</strong>m SKR 04 kontieren. Bei bei<strong>de</strong>n Kontenrahmen han<strong>de</strong>lt es sich<br />
um Auszüge. 1 Eine Beschränkung auf die wesentlichen Hauptkonten ist für schulische<br />
Zwecke sinnvoll. Die volle Kontentiefe <strong>de</strong>r einzelnen Kontenrahmen wür<strong>de</strong> zulasten <strong>de</strong>r<br />
Überschaubarkeit gehen.<br />
Die Kontenbezeichnungen folgen grundsätzlich <strong>de</strong>m Handwerkskontenrahmen.<br />
Merke<br />
◼ Kontenrahmen und Kontenplan dienen dazu, die unterschiedlichen Konten systematisch<br />
zu ordnen.<br />
◼ <strong>Der</strong> Kontenplan ist auf die betriebsindividuellen Bedürfnisse zugeschnitten.<br />
<strong>6.2</strong> <strong>Der</strong> <strong>Beleg</strong> <strong>als</strong> <strong>Grundlage</strong> <strong>je<strong>de</strong>r</strong> <strong>Buchung</strong><br />
Je<strong>de</strong>r <strong>Buchung</strong> muss ein <strong>Beleg</strong> zugrun<strong>de</strong> liegen. <strong>Der</strong> wichtigste Grundsatz ordnungsmäßiger<br />
Buchführung lautet:<br />
Keine <strong>Buchung</strong> ohne <strong>Beleg</strong>!<br />
Man unterschei<strong>de</strong>t Fremdbelege und Eigenbelege:<br />
◼ Fremdbelege gelangen von außen in das Unternehmen.<br />
◼ Eigenbelege wer<strong>de</strong>n vom Unternehmen selbst erstellt.<br />
Beispiele:<br />
Fremdbelege<br />
- Eingangsrechnungen<br />
- Bankbelege (z. B. Kontoauszüge)<br />
- Quittungen<br />
- Steuerbeschei<strong>de</strong> (z. B. Gewerbesteuer,<br />
Grundsteuer)<br />
- Postbelege (z. B. Quittungen über Postwertzeichen,<br />
Telefonabrechnungen)<br />
Beispiele:<br />
Eigenbelege<br />
- Durchschriften von Ausgangsrechnungen<br />
- Lohn- und Gehaltslisten<br />
- <strong>Beleg</strong>e über Privatentnahmen<br />
(Entnahme von Leistungen o<strong>de</strong>r Bargel<strong>de</strong>ntnahmen)<br />
- Durchschriften von Quittungen<br />
Kommt ein Originalbeleg abhan<strong>de</strong>n o<strong>de</strong>r war ein Fremdbeleg nicht zuerhalten, so<br />
kann ein Not- o<strong>de</strong>r Ersatzbeleg erstellt wer<strong>de</strong>n, <strong>de</strong>r Zeitpunkt, Grund und Höhe <strong>de</strong>r<br />
Ausgabe enthält.<br />
1 Kontenrahmen: vgl. Anlagen<br />
44<br />
955344
Die Bearbeitung <strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong>e umfasst folgen<strong>de</strong> Arbeitsstufen:<br />
a) Überprüfung <strong>de</strong>r sachlichen und rechnerischen Richtigkeit<br />
b) Sortierung nach <strong>Beleg</strong>art (z. B. Eingangsrechnungen, Bankbelege)<br />
c) fortlaufen<strong>de</strong> Nummerierung<br />
d) Vorkontierung <strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong>e (Angabe <strong>de</strong>s <strong>Buchung</strong>ssatzes mit Kontonummern)<br />
e) <strong>Buchung</strong> imGrund- und Hauptbuch<br />
f) Ablage und Aufbewahrung <strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong>e (10 Jahre Aufbewahrungsfrist, gerechnet vom<br />
En<strong>de</strong> <strong>de</strong>s Kalen<strong>de</strong>rjahres, in<strong>de</strong>m <strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong> entstan<strong>de</strong>n ist)<br />
Heinrich Mehl<br />
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∂ AR =<strong>Beleg</strong>art „Ausgangsrechnung“<br />
À 66 =<strong>Beleg</strong>nummer<br />
à Kontierung mit Handzeichen<br />
Õ „Gebucht-Stempel“ <strong>als</strong> Vermerk dafür, dass<br />
<strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong> in das Grundbuch eingetragen<br />
(gebucht) wur<strong>de</strong>.<br />
955345<br />
45
6.3 Die Bücher <strong>de</strong>r Buchführung<br />
Buchführungsbücher sind Geschäftsbücher, in<strong>de</strong>nen die Geschäftsfälle erfasst wer<strong>de</strong>n.<br />
Sie wer<strong>de</strong>n heute in <strong>de</strong>r Regel nicht mehr in gebun<strong>de</strong>ner Form erstellt, son<strong>de</strong>rn <strong>als</strong> organisch<br />
zusammenhängen<strong>de</strong> lose Blätter, Karteikarten, Bild- und Datenträger aller Art<br />
geführt.<br />
Grundbuch (Journal o<strong>de</strong>r Tagebuch)<br />
Im Grundbuch wer<strong>de</strong>n alle Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge anhand <strong>de</strong>r <strong>Beleg</strong>e<br />
aufgezeichnet. Sämtliche Geschäftsvorfälle sind zeitnah und <strong>de</strong>r Zeitfolge nach in<br />
Grundbüchern zu erfassen. Tägliche Aufzeichnungen von unbaren Geschäftsvorfällen<br />
sind nicht erfor<strong>de</strong>rlich. In <strong>de</strong>r Praxis wer<strong>de</strong>n diese Geschäftsvorfälle perio<strong>de</strong>nweise<br />
(wöchentlich o<strong>de</strong>r monatlich) buchmäßig erfasst.<br />
Journal Monat: Mai 20.. Seite ...<br />
Datum <strong>Beleg</strong> Nr. 1 <strong>Buchung</strong>stext Kto.-Nr. €<br />
Soll<br />
Hauptbuch<br />
Im Hauptbuch wer<strong>de</strong>n alle Geschäftsvorfälle sachlich geglie<strong>de</strong>rt auf so genannten<br />
Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) gebucht. Auf <strong>de</strong>n Sachkonten wer<strong>de</strong>n die<br />
Wertverän<strong>de</strong>rungen festgehalten.<br />
Hauptbuch<br />
S 1110 (1800) Bank H<br />
AB 1.000,00<br />
Ford. 780,00<br />
Nebenbücher<br />
S 1400 (1200) For<strong>de</strong>rungen H<br />
AB 1.980,00 Bank 780,00<br />
Das Hauptbuch wird ergänzt durch verschie<strong>de</strong>ne Nebenbücher, die einzelne Sachkonten<br />
näher erläutern. Hierzu zählen vor allem:<br />
◼ Das Kontokorrentbuch, das <strong>de</strong>n Geschäftsverkehr mit <strong>de</strong>n einzelnen Lieferern und<br />
Kun<strong>de</strong>n erfasst. 2<br />
◼ Das Lohn- und Gehaltsbuch, das die Abrechnung <strong>de</strong>r Löhne und Gehälter erfasst.<br />
◼ Das Anlagenbuch, das die Verän<strong>de</strong>rungen <strong>de</strong>r Anlagengegenstän<strong>de</strong> durch Zugänge,<br />
Abgänge und Abschreibungen nachweist.<br />
1 Abkürzungen: BA =Bank, ER =Eingangsrechnung, KA =Kasse<br />
2 Das Kontokorrentbuch wird auch <strong>als</strong> Geschäftsfreun<strong>de</strong>buch bezeichnet.<br />
Haben<br />
1. Mai Übertrag ... ...<br />
2. Mai BA24 Überw. Kun<strong>de</strong> Faller, Rg. Nr. 45/345 1110 780,00<br />
1400 780,00<br />
8. Mai ER233 Rohstoffeinkauf bei Mahr, 3000 1.200,00<br />
Rg. Nr. 00678 1480 228,00<br />
1600 1.428,00<br />
20. Mai KA462 Büromaterial 4530 44,00<br />
1480 8,36<br />
1000 52,36<br />
46<br />
955346
◼ Das Kassenbuch, in <strong>de</strong>m Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich aufgezeichnet<br />
wer<strong>de</strong>n sollen. 1<br />
Kassenbuch Monat: September Tag: 30. September<br />
<strong>Beleg</strong> Vorgang Einnahmen Ausgaben<br />
Nr. brutto USt netto brutto VSt netto<br />
Übertrag ... ...<br />
95 Schornsteinfeger 44,00 7,03 36,97<br />
96 Briefmarken 24,00 24,00<br />
97 Kun<strong>de</strong> Lind,<br />
Rg. Nr. 8999665 242,56 38,73 203,83<br />
98 Barentnahme<br />
privat 1.000,00<br />
6.4 Die Kontokorrentbuchhaltung<br />
Aus <strong>de</strong>n Sachkonten „1400 (1200) For<strong>de</strong>rungen“ und „1600 (3300) Verbindlichkeiten“<br />
lässt sich nicht ersehen, wie hoch die For<strong>de</strong>rungen gegenüber <strong>de</strong>n einzelnen Kun<strong>de</strong>n<br />
(= Debitoren) und wie hoch die Verbindlichkeiten gegenüber <strong>de</strong>n einzelnen Lieferern<br />
(= Kreditoren) sind. Das Konto „For<strong>de</strong>rungen“ wird inKun<strong>de</strong>nkonten und das Konto<br />
„Verbindlichkeiten“ in Liefererkonten (Kreditoren) aufgeteilt. Diese Aufteilung dient<br />
vor allem <strong>de</strong>r Überwachung <strong>de</strong>r Zahlungen. Während <strong>de</strong>s Geschäftsjahres wird auf die<br />
Kontokorrentkonten gebucht. Zum Jahresabschluss wer<strong>de</strong>n die Sal<strong>de</strong>n auf die Konten<br />
„1400 (1200) For<strong>de</strong>rungen“ und „1600 (3300) Verbindlichkeiten“ übertragen. Die Kontokorrentkonten<br />
erhalten in <strong>de</strong>r EDV-Buchführung i.d.R.fünfstellige Nummern:<br />
Debitorenkonten:<br />
10000–19999 =Debitoren<br />
70000–79999 =Kreditoren<br />
Kun<strong>de</strong>nkonto: Max Bauß, Allee 44, Kto.-Nr. 10012<br />
60546 Frankfurt/Main<br />
Datum <strong>Beleg</strong> 2 Text Soll Haben Saldo<br />
Saldovortrag 250,00 250,00<br />
23. Juni KA 34 Rg.-Nr. 66/8899 250,00 0,00<br />
4. Aug. AR 699 Rg.-Nr. 88/9933 420,00 420,00<br />
Kun<strong>de</strong>nkonto: Peter Fertig, Hauptstraße 19, Kto.-Nr. 10033<br />
65195 Wiesba<strong>de</strong>n<br />
Datum <strong>Beleg</strong> Text Soll Haben Saldo<br />
Saldovortrag 680,00 680,00<br />
23. Juni GS 22 Gutschrift wegen Mängel 300,00 300,00<br />
4. Aug. AR 7449 Rg.-Nr. 89/6633 1.200,00 1.580,00<br />
1 § 146 Abs. 1Abgabenordnung (AO)<br />
2 Abkürzungen: KA =Kasse, AR=Ausgangsrechnung, GS =Gutschrift<br />
955347<br />
47
S 1400 (1200) For<strong>de</strong>rungen H<br />
AB 4.000,00<br />
Saldo Ku.-Ktn. 2.000,00<br />
Bei unbaren Geschäftsvorfällen müssen Entstehung <strong>de</strong>r For<strong>de</strong>rungen o<strong>de</strong>r Schul<strong>de</strong>n und<br />
ihre Tilgung grundsätzlich <strong>als</strong> getrennte Geschäftsvorfälle behan<strong>de</strong>lt wer<strong>de</strong>n –sie sind<br />
<strong>de</strong>mnach über Kontokorrentkonten zu buchen. Rechnungen, die unmittelbar beglichen<br />
wer<strong>de</strong>n, müssen kontokorrentmäßig nicht erfasst wer<strong>de</strong>n. 1 Ist die Zahl <strong>de</strong>r unbaren Geschäftsvorfälle<br />
verhältnismäßig gering, so gelten folgen<strong>de</strong> Erleichterungen: Ein Kontokorrentbuch<br />
braucht nicht geführt wer<strong>de</strong>n, es reicht, wenn Wareneingangs- und Warenausgangsbücher<br />
geführt und amBilanzstichtag über die bestehen<strong>de</strong>n For<strong>de</strong>rungen und<br />
Schul<strong>de</strong>n Personenübersichten aufgestellt wer<strong>de</strong>n.<br />
6.5 Die einfache Buchführung<br />
für Kleingewerbetreiben<strong>de</strong><br />
Kleingewerbetreiben<strong>de</strong>, die nicht aufgrund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind<br />
Bücher zu führen und regelmäßig Abschlüsse zu machen, können <strong>als</strong> Gewinn <strong>de</strong>n Überschuss<br />
<strong>de</strong>r Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ansetzen. Die Gewinnermittlung<br />
erfolgt <strong>als</strong> reine Geldrechnung (Zu- und Abflussprinzip). 2 Die Vorschriften über<br />
die Absetzung für Abnutzung sind zubefolgen. Bei <strong>de</strong>r einfachen Buchführung haben<br />
wir ebenfalls verschie<strong>de</strong>ne „Bücher“. Ein wesentlicher Unterschied liegt aber darin,<br />
dass hier nur imSoll o<strong>de</strong>r im Haben gebucht wird.<br />
Beispiel für die Aufzeichnung <strong>de</strong>r Ausgaben:<br />
<strong>Beleg</strong> Datum Text Brutto VSt Nettoaufwand<br />
Nr. € € Kfz Mat. Löhne Miete Bürom. ... Sonst.<br />
Am En<strong>de</strong> <strong>de</strong>s Jahres ist anstelle einer Bilanz und GuV-Rechnung eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung<br />
beim Finanzamt einzureichen.<br />
Einnahmen-Ausgaben-Rechnung<br />
Einnahmen:<br />
Umsatzerlöse netto ................... 18.800,00 €<br />
vereinnahmte Umsatzsteuer ............. 3.572,00 € 22.372,00 €<br />
Ausgaben:<br />
gezahlte Umsatzsteuer ................ 836,00 €<br />
Abschreibungen ..................... 2.200,00 €<br />
Bürobedarf ........................ 3.000,00 €<br />
Raumkosten ....................... 8.300,00 €<br />
Telefonkosten ...................... 1.000,00 €<br />
Stromkosten ....................... 400,00 € 15.736,00 €<br />
Gewinn ..................................... 6.636,00 €<br />
1 Abschnitt 29 Abs. 2Nr. 3Einkommensteuer-Richtlinien (EStR)<br />
2 Gewinnermittlung nach §4Abs. 3Einkommensteuergesetz (EStG)<br />
48<br />
955348
6.6 Buchhaltung mit EDV<br />
Auch für die Buchführung amPCmuss das Basiswissen <strong>de</strong>r Buchführung vorausgesetzt<br />
wer<strong>de</strong>n. Finanziell erschwingliche Finanzbuchhaltungsprogramme ermöglichen es auch<br />
<strong>de</strong>m kleineren Unternehmen, bei entsprechen<strong>de</strong>n Kenntnissen, die Buchführung mithilfe<br />
<strong>de</strong>r EDV zu erledigen. Die Vorteile <strong>de</strong>r EDV-Finanzbuchführung sind z.B.:<br />
◼ Die Stammdaten müssen nur einmal eingegeben wer<strong>de</strong>n und können <strong>je<strong>de</strong>r</strong>zeit korrigiert<br />
und ergänzt wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Die EDV-Buchführung kann eine Vielzahl von <strong>Buchung</strong>sdaten in kürzester Zeit erfassen,<br />
automatisch verarbeiten, auswerten und speichern.<br />
◼ Aufwändige Schreib- und Rechenarbeiten wer<strong>de</strong>n von <strong>de</strong>r EDV-Anlage durchgeführt.<br />
◼ Das Summieren, Zusammenstellen, Übertragen und Abstimmen von Konten und Beträgen<br />
wird vom Programm erledigt. Dadurch wer<strong>de</strong>n Fehlerquellen minimiert.<br />
◼ Die Berechnung o<strong>de</strong>r Herausrechnung <strong>de</strong>s Umsatzsteuerbetrages o<strong>de</strong>r <strong>de</strong>s Skontobetrages<br />
erfolgt automatisch.<br />
◼ Die Ergebnisse können <strong>je<strong>de</strong>r</strong>zeit abgerufen und ausgedruckt wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Programmdaten können in an<strong>de</strong>re Programmmodule übernommen und ausgewertet<br />
wer<strong>de</strong>n (z. B. Kostenrechnung, Lagerbuchführung, betriebswirtschaftliche Auswertung).<br />
◼ Programmpakete, die Module für Auftragsbearbeitung mit Rechnungsschreibung,<br />
Lohn- und Kassenbuchführung enthalten, geben ihre Daten unmittelbar an die Finanzbuchhaltung<br />
weiter. Eine zusätzliche Erfassung entfällt in diesem Falle.<br />
Häufig wird die Buchhaltung auch außer Haus über eine Buchstelle für das Handwerk<br />
o<strong>de</strong>r über einen Steuerberater abgewickelt. Viele Steuerberater arbeiten mit <strong>de</strong>r „DA-<br />
TEV“ 1 zusammen. Die„DATEV“ erstellt für ihreMitglie<strong>de</strong>r Finanzbuchführungen, Lohnabrechnungen,<br />
betriebswirtschaftliche Auswertungen und bietet Service in steuerlichen<br />
und wirtschaftlichen Fragen. Die <strong>Buchung</strong>sbelege können im Betrieb o<strong>de</strong>r beim Steuerberater<br />
erfasst wer<strong>de</strong>n. Wer<strong>de</strong>n die Buchführungsdaten beim Steuerberater erfasst,<br />
dann müssen vom Mandanten die <strong>Buchung</strong>sbelege ingeordnetem Zustand regelmäßig<br />
<strong>de</strong>m Steuerbüro übergeben wer<strong>de</strong>n.<br />
Die Entscheidung darüber, obdie Buchführung außer Haus o<strong>de</strong>r im Haus erledigt wer<strong>de</strong>n<br />
soll, hängt von verschie<strong>de</strong>nen Faktoren ab:<br />
Vorteile<br />
◼ Entlastung durch fachmännischen Beistand<br />
bei <strong>de</strong>n laufen<strong>de</strong>n Buchführungsarbeiten<br />
◼ stets Anschluss an mo<strong>de</strong>rnste Computertechnik<br />
◼ Nutzung ausgereifter Programme<br />
◼ geringes Anpassungsrisiko<br />
◼ Wartung und Pflege durch das Rechenzentrum<br />
EDV-FIBU außer Haus<br />
Nachteile<br />
◼ individueller Auswertungsspielraum bei<br />
Standardprogrammen begrenzt<br />
◼ Abhängigkeit vom Rechenzentrum<br />
◼ Datenanfall und Datenverarbeitung liegen<br />
räumlich und zeitlich auseinan<strong>de</strong>r.<br />
◼ Wichtige Unterlagen sind oft viele Tage<br />
außer Haus.<br />
1 Datenverarbeitungsorganisation <strong>de</strong>s steuerberaten<strong>de</strong>n Berufes, eingetragene Genossenschaft mit Sitz in Nürnberg.<br />
955349<br />
49
Vorteile<br />
◼ Selbstbestimmung <strong>de</strong>r Verarbeitung und<br />
<strong>de</strong>r Auswertung<br />
◼ Auswahl von Hard- und Software nach<br />
eigenen individuellen Wünschen und<br />
Bedürfnissen<br />
◼ <strong>je<strong>de</strong>r</strong>zeit direkter Zugriff auf Daten<br />
◼ Programmschnittpunkte zu Lohn- und<br />
Fakturierungsprogrammen sind<br />
möglich.<br />
EDV-FIBU im Haus<br />
Nachteile<br />
◼ Investitionskosten für Hard- und Software<br />
◼ Datenschutz und Datensicherung liegen<br />
im eigenen Verantwortungsbereich.<br />
◼ Bedarf an fachlicher Kompetenz<br />
◼ Die Anpassung <strong>de</strong>r Software muss<br />
selbst vorgenommen wer<strong>de</strong>n.<br />
Die auf <strong>de</strong>m Markt befindlichen Buchführungsprogramme weisen grundlegen<strong>de</strong><br />
Gemeinsamkeiten auf. Nach <strong>de</strong>r Installation <strong>de</strong>s Programms wer<strong>de</strong>n Stammdaten wie<br />
Name, Anschrift, Bankverbindung eingegeben. Ein vorgegebener Kontenrahmen kann<br />
an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst und die Personenkonten können angelegt<br />
wer<strong>de</strong>n. Nach<strong>de</strong>m die Firma eingerichtet ist, kann mit <strong>de</strong>r laufen<strong>de</strong>n Buchhaltung begonnen<br />
wer<strong>de</strong>n. Diese Tätigkeiten bestehen aus:<br />
◼ Eingabe <strong>de</strong>r Bestän<strong>de</strong> <strong>de</strong>r Sach- und Kontokorrentkonten.<br />
◼ Erfassen und Buchen <strong>de</strong>r laufen<strong>de</strong>n Geschäftsfälle.<br />
◼ Ausdruck von Journal, Sal<strong>de</strong>nliste, Offene-Posten-Listen 1 und einzelnen Konten.<br />
◼ Ausdruck von Umsatzsteuerlisten, die indas amtliche Formular übernommen wer<strong>de</strong>n<br />
können.<br />
◼ Automatische Auswertung mit betriebswirtschaftlichen Übersichten während <strong>de</strong>s<br />
Geschäftsjahres und amJahresen<strong>de</strong>.<br />
◼ Nach <strong>de</strong>r Erfassung und <strong>Buchung</strong> von Abschlussbuchungen amEn<strong>de</strong> <strong>de</strong>s Geschäftsjahres<br />
können Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz sowie Sal<strong>de</strong>nliste, Kontenblätter<br />
und Umsatzsteuerlisten mit <strong>de</strong>n Jahresdaten ausgedruckt wer<strong>de</strong>n.<br />
6.7 Ein Geschäftsgang mit <strong>de</strong>m Programm<br />
„Lexware financial office“<br />
Im folgen<strong>de</strong>n Beispiel wird mit <strong>de</strong>m FiBu-Programm „Lexware financial office“ die<br />
Buchführung mit EDV dargestellt. Die <strong>Buchung</strong>en erfolgten auf <strong>de</strong>r <strong>Grundlage</strong> <strong>de</strong>s Kontenrahmens<br />
für das Handwerk.<br />
1 OP-Listen zeigen <strong>de</strong>n Stand <strong>de</strong>r einzelnen Kontokorrentkonten.<br />
50<br />
955350
Bildschirmmaske nach Programmaufruf:<br />
<strong>Der</strong> Handwerksbetrieb Heinz Fried, Elektromeister in Frankfurt, weist zum 30. November<br />
20.. folgen<strong>de</strong> vorläufige Sal<strong>de</strong>nbilanz auf:<br />
Kto.-Nr. Soll Haben<br />
0200 Elektromaschinen ............... 198.000,00<br />
0300 Lastkraftwagen ................. 42.000,00<br />
0400 Betriebsausstattung . ............ 126.000,00<br />
0700 Darlehen ..................... 66.000,00<br />
0800 Eigenkapital ................... 241.640,00<br />
1000 Kasse ....................... 1.140,00<br />
1110 Bank ........................ 36.700,00<br />
1400 For<strong>de</strong>rungen ................... 52.900,00<br />
1610 Verbindlichkeiten ............... 96.600,00<br />
3000 Rohstoffe .................... 96.600,00<br />
4100 Löhne u.Gehälter ............... 122.500,00<br />
4530 Büromaterial .................. 6.400,00<br />
4570 Kfz-Unterhalt .................. 8.000,00<br />
8000 Erlöse ....................... 286.000,00<br />
Summen ..................... 690.240,00 690.240,00<br />
Die For<strong>de</strong>rungen (Konto 1400) setzen sich aus folgen<strong>de</strong>n Debitorenkonten zusammen:<br />
Kun<strong>de</strong>n Kontonr. offene Posten Betrag<br />
Friedrich Schuster 10001 Nr. 1104 41.400,00 €<br />
Firma Sanner &Co. 10002 Nr. 1107 11.500,00 €<br />
955351<br />
51
Die Verbindlichkeiten (Konto 1600) setzen sich aus folgen<strong>de</strong>n Kreditorenkonten<br />
zusammen:<br />
Lieferanten Kontonr. offene Posten Betrag<br />
Verschie<strong>de</strong>ne 70000 diverse 69.000,00 €<br />
Firma Bahr GmbH 70001 Nr. 9105 20.700,00 €<br />
Karl Mahr 70002 Nr. 9110 6.900,00 €<br />
Im Dezember fallen folgen<strong>de</strong> Geschäftsfälle an:<br />
a) 2. Dez.: Kun<strong>de</strong> Sanner &Co. überweist auf unser Bankkonto 11.500,00 €.<br />
b) 5. Dez.: Barkauf von Büromaterial für 476,00 € brutto.<br />
c) 8. Dez.: Kfz-Reparaturkosten über 1.190,00 € brutto wer<strong>de</strong>n mit Scheck bezahlt.<br />
d) 12. Dez.: Zielkauf von Rohstoffen bei Lieferant Bahr GmbH über 4.760,00 € brutto.<br />
e) 13. Dez.: Barabhebung vom Bankkonto für Geschäftskasse 1.000,00 €.<br />
f) 15. Dez.: Banküberweisung anLieferant Bahr 20.700,00 €.<br />
g) 20. Dez.: Ausgangsrechnung für selbst hergestellte Erzeugnisse an Kun<strong>de</strong>n Schuster<br />
über 14.280,00 € brutto.<br />
Vorgehensweise<br />
Zunächst müssen die Stammdaten, die Anfangsbestän<strong>de</strong> und Sal<strong>de</strong>n <strong>de</strong>r Sachkonten<br />
sowie die noch nicht beglichenen Kun<strong>de</strong>n- und Liefererrechnungen –auch „offene Posten“<br />
genannt –eingegeben wer<strong>de</strong>n. Danach wer<strong>de</strong>n die Geschäftsfälle (in <strong>de</strong>r Praxis<br />
<strong>Beleg</strong>e) vorkontiert und gebucht.<br />
Man unterschei<strong>de</strong>t zwischen Stapelbuchungen (Batchbuchungen) und Dialogbuchungen:<br />
Stapelbuchungen<br />
Die <strong>Buchung</strong>en wer<strong>de</strong>n vor <strong>de</strong>r endgültigen Verarbeitung vom Programm in einem Zwischenspeicher<br />
„gestapelt“. Solange sich die <strong>Buchung</strong>en imZwischenspeicher befin<strong>de</strong>n,<br />
können sie <strong>je<strong>de</strong>r</strong>zeit ergänzt o<strong>de</strong>r korrigiert wer<strong>de</strong>n. Bevor sie durch einen endgültigen<br />
Verarbeitungsbefehl auf die entsprechen<strong>de</strong>n Konten übertragen wer<strong>de</strong>n, kann man sich<br />
zur Kontrolle ein <strong>Buchung</strong>serfassungsprotokoll ausdrucken lassen.<br />
Dialogbuchungen<br />
Bei diesem Verfahren wer<strong>de</strong>n die <strong>Buchung</strong>en sofort auf die entsprechen<strong>de</strong>n Konten gebucht.<br />
Sie können dann nicht mehr bearbeitet, son<strong>de</strong>rn nur noch storniert wer<strong>de</strong>n.<br />
Aufbau <strong>de</strong>r <strong>Buchung</strong>seingabemaske:<br />
52<br />
955352
Reihenfolge <strong>de</strong>r Eingabe:<br />
◼ <strong>Beleg</strong>datum. Zu <strong>je<strong>de</strong>r</strong> <strong>Buchung</strong> gehört ein <strong>Beleg</strong>- bzw. <strong>Buchung</strong>sdatum. „Lexware<br />
financial office“ schlägt zu Beginn <strong>de</strong>r Arbeitssitzung das Datum <strong>de</strong>s zuletzt gebuchten<br />
<strong>Beleg</strong>es o<strong>de</strong>r das aktuelle Datum <strong>als</strong> <strong>Beleg</strong>datum vor. Für je<strong>de</strong> weitere <strong>Buchung</strong><br />
wird das Datum <strong>de</strong>r letzten <strong>Buchung</strong> automatisch übernommen und erspart<br />
in <strong>de</strong>r Regel somit die erneute Eingabe.<br />
◼ <strong>Beleg</strong>nummer. Die Vergabe von <strong>Beleg</strong>nummern erleichtert die Organisation <strong>de</strong>r<br />
<strong>Beleg</strong>aufbewahrung und ist somit eine Voraussetzung für eine ordnungsmäßige<br />
Buchführung. Das Programm bietet für unterschiedliche <strong>Beleg</strong>arten unterschiedliche<br />
<strong>Beleg</strong>nummernkreise. Sokann <strong>de</strong>r laufen<strong>de</strong>n <strong>Beleg</strong>nummer z. B. das Kürzel „Ka“ für<br />
<strong>de</strong>n <strong>Buchung</strong>skreis „Kasse“ vorangestellt wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ <strong>Buchung</strong>stext. <strong>Der</strong> Eintrag eines <strong>Buchung</strong>stextes ist nicht zwingend vorgeschrieben.<br />
Da die Buchführung aber auch für einen sachverständigen Dritten (z. B.<br />
Betriebsprüfer <strong>de</strong>s Finanzamtes) ohne übermäßigen Aufwand nachvollziehbar sein<br />
muss und dies die eventuelle Fehlersuche vereinfacht, sollte auf <strong>de</strong>n Eintrag eines<br />
sinnvollen <strong>Buchung</strong>stextes nie verzichtet wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Betrag. Eine <strong>Buchung</strong> ist erst vollständig, wenn zuvor ein gültiger Betrag eingegeben<br />
wur<strong>de</strong>. Über <strong>de</strong>n Schalter „B/N“ kann die Betragseingabe entwe<strong>de</strong>r <strong>als</strong> Nettobetrag<br />
(ohne USt) o<strong>de</strong>r <strong>als</strong> Bruttobetrag (einschließlich USt) vorgenommen wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Sollkonto/Habenkonto. Die Kontierung bei „Lexware financial office“ beginnt so,<br />
wie esin<strong>de</strong>r Buchführung üblich ist, immer mit <strong>de</strong>r Eingabe <strong>de</strong>s Sollkontos und anschließend<br />
mit <strong>de</strong>m Habenkonto. Soll und Haben gleichen sich bei <strong>je<strong>de</strong>r</strong> <strong>Buchung</strong><br />
aus.<br />
◼ Steuer. Die Angaben im Eingabefeld „Steuer“ wer<strong>de</strong>n über die Kontierung geregelt.<br />
Das Programm übernimmt die beim Einrichten eines Kontos festgelegte Steuerart<br />
(Vor- o<strong>de</strong>r Umsatzsteuer) und <strong>de</strong>n jeweils für das <strong>Beleg</strong>datum gültigen Steuersatz.<br />
Sollte bei einem speziellen Geschäftsfall <strong>de</strong>r vom Programm ausgewählte Vorsteuersatz<br />
nicht mit <strong>de</strong>r <strong>Buchung</strong> übereinstimmen, so kann über <strong>de</strong>n rechten Schalter ein<br />
Auswahlfenster mit allen verfügbaren Steuersätzen und Steuerarten geöffnet und<br />
aus diesen die richtige Steuer ausgewählt wer<strong>de</strong>n.<br />
<strong>Buchung</strong>smaske Geschäftsfall 1:<br />
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<strong>Buchung</strong>smaske Geschäftsfall 2:<br />
Nach<strong>de</strong>m alle <strong>Buchung</strong>en eingegeben wur<strong>de</strong>n, kann zur Kontrolle <strong>de</strong>r erfassten und<br />
noch nicht verarbeiteten <strong>Buchung</strong>en <strong>de</strong>r <strong>Buchung</strong>sstapel ausgedruckt wer<strong>de</strong>n. In diesem<br />
Stadium kann je<strong>de</strong> <strong>Buchung</strong> verän<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n.<br />
Wenn alle eingegebenen <strong>Buchung</strong>en inOrdnung sind, kann <strong>de</strong>r <strong>Buchung</strong>sstapel zur<br />
Verarbeitung freigegeben wer<strong>de</strong>n. Die <strong>Buchung</strong>en wer<strong>de</strong>n damit <strong>de</strong>n angesprochenen<br />
Konten zugeschrieben. Die Sal<strong>de</strong>n <strong>de</strong>r Personenkonten wer<strong>de</strong>n auf die entsprechen<strong>de</strong>n<br />
Sammelkonten (For<strong>de</strong>rungen bzw. Verbindlichkeiten) übertragen. Die <strong>Buchung</strong>en können<br />
jetzt nicht mehr verän<strong>de</strong>rt wer<strong>de</strong>n. Bei Fehlern muss eine Stornobuchung vorgenommen<br />
wer<strong>de</strong>n.<br />
Folgen<strong>de</strong> Auswertungen können erstellt wer<strong>de</strong>n:<br />
◼ <strong>Buchung</strong>sjournal. Auf <strong>de</strong>m <strong>Buchung</strong>sjournal erscheinen, wie auf <strong>de</strong>m <strong>Buchung</strong>serfassungsprotokoll,<br />
die <strong>Buchung</strong>en in<strong>de</strong>r Reihenfolge ihrer Erfassung. Das gedruckte<br />
<strong>Buchung</strong>sjournal unterliegt <strong>de</strong>r Nachweis- und Aufbewahrungspflicht gegenüber<br />
<strong>de</strong>m Finanzamt.<br />
◼ Kontenblätter. Die Kontenblätter beinhalten alle <strong>Buchung</strong>en, die auf <strong>de</strong>m Konto<br />
vorgenommen wur<strong>de</strong>n. Vorläufige Kontenblätter beinhalten die erfassten, noch<br />
nicht verarbeiteten <strong>Buchung</strong>en und lassen sich vor <strong>de</strong>n jeweiligen Perio<strong>de</strong>nab<br />
schlüssen ausdrucken. Nach <strong>de</strong>n jeweiligen Perio<strong>de</strong>nabschlüssen lassen sich endgültige<br />
Kontenblätter ausdrucken. Die endgültigen Kontenblätter müssen ebenso wie<br />
das <strong>Buchung</strong>sjournal sorgfältig aufbewahrt wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Offene-Posten-Liste. Die Listen mit <strong>de</strong>n offenen Posten geben einen Überblick<br />
über <strong>de</strong>n aktuellen Bestand anoffenen Posten von Kun<strong>de</strong>n und bei Lieferern.<br />
◼ Sal<strong>de</strong>nliste. Die Sal<strong>de</strong>nliste zeigt <strong>de</strong>n aktuellen Kontostand (Saldo), die Eröffnungsbilanz<br />
(Saldovortrag) sowie die aufsummierten Monats- und Jahreswerte im Soll und<br />
Haben für je<strong>de</strong>s Konto. <strong>Grundlage</strong> sind die endgültigen <strong>Buchung</strong>en.<br />
◼ Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung muss in elektronischer<br />
Form an das zuständige Finanzamt übermittelt wer<strong>de</strong>n.<br />
◼ Bilanz und GuV-Rechnung. Die Bilanz und die GuV-Rechnung sind fest vorgegeben.<br />
<strong>Der</strong> Ausdruck <strong>de</strong>r Bilanz und <strong>de</strong>r GuV-Rechnung ist so aufgebaut, dass zu <strong>je<strong>de</strong>r</strong> Position<br />
jeweils zwei Werte ausgegeben wer<strong>de</strong>n (aktuelle Werte und z.B.Vorjahreswerte)<br />
sowie ineiner dritten Spalte die prozentuale Differenz dieser bei<strong>de</strong>n Werte.<br />
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Verschie<strong>de</strong>ne Auswertungen im Original:<br />
Journal vom 01.01.20.. bis 31.12.20..<br />
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