Schützen Sie Ihre Geschäftsdaten - canon.de

Schützen Sie Ihre
Geschäftsdaten
Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro.
you can

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
So sorgt Canon für sichere
Druckumgebungen
Kontrollieren von gesicherten
Inhalten, die das Unternehmen
verlassen
uniFLOW sorgt für erweiterte
Sicherheit: Gedruckte, gescannte,
kopierte und gefaxte Dokumente
werden auf vertrauliche Inhalte
überprüft, und bei einem Verstoß
wird ein Administrator informiert.
Vertrauliche Informationen
können nachverfolgt werden
Job Log Conceal – nach Ausdruck von
vertraulichem Material werden alle
Hinweise darauf gelöscht.
Systemfestplatte im Visier von
Datendieben
Überschreiben und Verschlüsseln
der Festplatte entspricht Common
Criteria EAL3: international
zertifizierter Dokumentenschutz.
Wechselfestplatte – Festplatte kann
entfernt und sicher gelagert werden.
Hacker, die unbefugt in Ihr
Netzwerk einbrechen
IP- und MAC-Adressenfilterung
sorgt dafür, dass nur Aufträge von
autorisierten Computern/Servern
gedruckt werden.
Keine Kontrolle, welche Aufträge
wo gedruckt werden
Mit uniFLOW können Sie Aufträge
an das am besten geeignete
System weiterleiten, und mit dem
umfassenden Abrechnungssystem
nachvollziehen, wer welche
Dokumente wo druckt.
Sicheres Speichern von
Authentifizierungs- und
Sicherheitsdaten
Das Trusted Platform Module
bietet auf der Systemhardware
einen sicheren Speicherort
für Authentifizierungs- und
Sicherheitsdaten.
2
Vertraulichkeit
Integrität
Verfügbarkeit

Dokumentensicherheit muss sowohl für verschiedene
Mitarbeiter eines Unternehmens als auch für unterschiedliche
Unternehmen angepasst werden. Der umfassende
Sicherheitsansatz von Canon wird all diesen Anforderungen
in den Kernbereichen Vertraulichkeit, Integrität und
Verfügbarkeit gerecht.
Diese Übersicht weist auf potenzielle Sicherheitsrisiken in den
gezeigten Bereichen hin und listet entsprechende Lösungen
von Canon auf verschiedenen Sicherheitsebenen auf.
Bei wechselnden Arbeitsplätzen
ist Dokumentensicherheit
unmöglich
Mitarbeiter ohne Mailbox können
mithilfe der Funktion Sicherer
Druck trotzdem dafür sorgen, dass
vertrauliches Material nicht offen am
Drucker liegen bleibt.
Personal ohne Berechtigung
und vertrauliche Details
SSL-Verschlüsselung verhindert,
dass Daten von Unberechtigten
eingesehen werden können.
Vertrauliches Material offen in
Ausgabefach
Persönliche Mailbox – Druckaufträge
werden auf der Festplatte des
Systems gespeichert, bis sie vom
Anwender abgerufen und gedruckt
werden.
Anwendermanagement
Einrichten von Abteilungs-IDs
und Kennwörtern für bis zu 1.000
Abteilungen und Kontrolle der
Anzahl von Kopier-, Scan- und
Druckaufträgen pro Abteilung.
Vertrauliche Informationen
können nachverfolgt werden
uniFLOW gibt Aufträge am System
NUR frei, wenn der Anwender sich
durch Transponder- oder Chipkarte,
PIN-Code oder Fingerabdruck
ausweist.
Vertrauliche Dokumente landen
im Papierkorb
Wasserzeichen kennzeichnen deutlich
vertrauliche Informationen und
warnen vor unberechtigtem Kopieren.
3

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Inhalt
EINFÜHRUNG
Verwendung dieses Leitfadens 8
Warum ist Sicherheit wichtig 10
Schlüsselfragen zur Sicherheit 11
Sicherheitsrisiken und Lösungsansätze 12
Verbreitung von Sicherheitsverstößen 14
Ursachen von Sicherheitsverstößen 16
Vertraulichkeit
Was ist Vertraulichkeit 18
Dokumentenschutz 20
Informationsübermittlung 24
Zugriffsbeschränkungen 26
Sichere Datenspeicherung 32
Papierausgabekontrolle 36
Geschäftskritische Informationen, wie
Rechnungen und Strategiepläne (gedruckt oder
digital), bleiben vertraulich.
Integrität
Was ist Integrität 40
Dokumentenechtheit 42
Zugriffskontrolle 44
Nutzungskontrolle 46
Informationen sind immer zuverlässig, da
Änderungen und Löschungen nur von
berechtigten Personen durchgeführt
werden können.
Verfügbarkeit
Was ist Verfügbarkeit 50
Dokumentenschutz 52
Software, Einstellungen und Konfiguration 56
Zugriffskontrolle 58
Redundante Systeme 64
Zusammenfassung
Standard-Sicherheitsfunktionen 66
Zusätzliche Sicherheitsfunktionen 68
Glossar 70
Informationen sind nicht nur sicher,
sondern bei Bedarf auch jederzeit und
im richtigen Format verfügbar.
Schwerpunkt der Hauptlösung
4
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend

Dokumentenschutz
Lösungsportfolio
eCopy File
Encryption
PDF-
Verschlüsselung
Informationsübermittlung
iW Desktop
Encrypted PDA
(Sicheres)
Wasserzeichen
Adobe
LifeCycle Rights
Management
ES-Integration
Document Scan
Lock & Tracking
IPsec Board
eCopy Network
Comm. Encrypt.
Verschlüsselte
Druckausgabe
Protokollkonfiguration
SSL-
Zertifikate
IP- und MAC-
Adressenfilterung
VERTRAULICHKEIT
Zugriffsbeschränkungen
Document
Scan Lock
& Tracking
uniFLOW
Login-Manager
Sichere Datenspeicherung
Therefore
Access Rights
Document
Server Login
Abteilungs-
IDs, SSO, SDL
IEEE 802.1X
Security
& Cost Control
Proximity Card
Authentication
Trusted
Platform
Module
Wechselfestplatte
uniFLOW
Encrypt Job Name
eCopy Secure
File Deletion
HDD
Encryption Kit
HDD
Erase Kit
Job Log
Conceal
Papierausgabekontrolle
uniFLOW
Secure Printing
iR Secure
Printing
Dokumentenechtheit
iR Secure
Mailbox
Security &
Cost Control Pack
Serverless Secure
Printing
Therefore Digital
Signature
iR Digital User
Signature
Therefore
Access Rights
system
Signature
INTEGRITÄT
Zugriffskontrolle
Therefore
Access
Rights
iW Document
Server Login
Nutzungskontrolle
Wechselfestplatte
Zugriffsverwaltungssystem
uniFLOW
Statistics
eCopy Activity
Tracking
Therefore
Access Rights
iW Document
Server Login
Auftragsprotokoll
uniFLOW
Secure Scanning
Dokumentenschutz
eCopy File
Encryption
PDF-
Verschlüsselung
(Sicheres)
Wasserzeichen
Software, Einstellungen und Konfiguration
Document Scan
Lock & Tracking
Adobe
LifeCycle Rights
Management
ES-Integration
VERFÜGBARKEIT
iW
Management
Console
Zugriffskontrolle
Wechselfestplatte
uniFLOW Login
Manager
iW Access
Management
System
Therefore
Access Rights
iW Document
Server Login
eCopy Session
Anmeldung
iR Department
ID’s, SSO, SDL
Security &
Cost Control Pack
Serverless Secure
Printing
Redundante Systeme
uniFLOW
MyPrintAnywhere
Therefore
Redundant
Back-up
Storage

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Eine Einführung in die
Dokumentensicherheit
Geistiges Eigentum, Kundendaten, Vertragsdetails,
Strategiepapiere: Die Liste gefährdeter Informationen
ist endlos. Daher ist es wichtig, die Ursachen dieser
Risiken zu verstehen und wie sie mithilfe von
Canon-Lösungen beseitigt werden können.
6

Einführung
Auf Seite 5 finden Sie eine detaillierte Übersicht
der einzelnen Sicherheitslösungen von Canon
in diesen Kategorien.
In einer kürzlich von Quocirca durchgeführten
Unternehmensstudie gaben 52 % der
Befragten an, dass die Druckausgabe
unverzichtbar für ihre Geschäftsaktivitäten sei.
24 % räumten ihr immer noch eine wichtige
oder entscheidende Rolle ein. Allerdings
weisen viele Unternehmen ihren Druck- und
Multifunktionssystemen eine deutlich
geringere Priorität zu. Daher gaben 70 % der
Befragten an, bereits mindestens eine
Datenschutzverletzung aufgrund von
gedruckten Materialien erlitten zu haben.
7

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Verwendung
dieses Leitfadens
Dieser Leitfaden beleuchtet jeden der zentralen
Sicherheitsbereiche im Detail: Vertraulichkeit,
Integrität und Verfügbarkeit.
Die einzelnen Abschnitte sind eindeutig beschriftet und
farblich markiert, damit Sie sich schnell zurechtfinden.
Nach einem Überblick über allgemeine
Sicherheitsthemen und potenzielle Gefahren werden die
spezifischen Probleme mit der entsprechenden
Canon-Lösung im Einzelnen beschrieben.
Inhalt dieses Leitfadens
Dieser Leitfaden listet sämtliche aktuellen
Probleme und Herausforderungen auf und
beschreibt, wie Canon sie in den Griff bekommt.
Unabhängige Studien und Pressestimmen
beleuchten die Punkte jeweils aus einer anderen
Perspektive.
Als Verständnishilfe dienen die „5 Kernpunkte“
am Ende jedes Abschnitts.
8

Einführung
Verwendung dieses Leitfadens
„Führende IT-Manager und Branchenanalysten sind sich darüber im Klaren,
dass Unternehmen ihre Daten proaktiv schützen müssen, statt sich
ausschließlich auf einmal aufgestellte Richtlinien, Verfahren und Schulungen
zu verlassen.“
Ponemon Institute, LLC, Februar 2008,
2007 Annual Study: U.K. Cost of a Data Breach‘
VERTRAULICHKEIT
Geschäftskritische
Informationen, wie
Rechnungen und
Strategiepläne (gedruckt
oder digital), bleiben
vertraulich.
Beispiel: Verschlüsselte
Datenübermittlung
zwischen PC und System.
INTEGRITÄT
Informationen sind immer
zuverlässig, da Änderungen
und Löschungen nur von
berechtigten Personen
durchgeführt werden
können. In vielen Branchen
muss die Integrität von
Dokumenten von Rechts
wegen sichergestellt
werden.
Beispiel: Zuweisen von
Berechtigungen, um das
Löschen vertraulicher
Dateien zu verhindern.
VERFÜGBARKEIT
Informationen sind nicht nur
sicher, sondern bei Bedarf
auch jederzeit und im
richtigen Format verfügbar.
Beispiel: Kontrolle des
Zugriffs auf Drucksysteme.
9

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Warum ist Sicherheit
wichtig
In modernen Unternehmen ist es heute üblich,
digitale Informationen durch Firewalls, Kennwörter
und Antivirenprogramme schützen zu lassen.
Allerdings wird dabei die Rolle von
Multifunktionssystemen (MFPs) häufig
unterschätzt. Rechnungen, Formulare,
Kontoauszüge und vertrauliche Mitarbeiterdaten
werden ständig zwischen PCs und Drucksystemen
übermittelt, weshalb Unternehmen sich dringend
bewusst machen müssen, welche hohe Priorität
diesen Systemen in der Sicherheitskette zukommt.
Und da moderne MFPs über Funktionen wie
Scannen an E-Mail- und Faxempfänger verfügen
und daher vernetzt sein müssen, sind sie dem
Internet und damit potenziell dem Zugriff durch
unbefugte Dritte ausgesetzt.
10

Einführung
Warum ist Sicherheit wichtig
Über die Lösungsübersicht auf Seite 5 können Sie sich jederzeit über
einen spezifischen Bereich und die entsprechenden Canon-Lösungen
informieren. Und wenn Sie mit einem bestimmten Begriff nicht
vertraut sind, schlagen Sie einfach hinten im Glossar nach.
Schlüsselfragen
zur Sicherheit
Viele Unternehmen verfügen bereits über
angemessene Sicherheitssysteme und -richtlinien.
Allerdings ist zu vermuten, dass dabei bestimmte
Bereiche nicht ausreichend berücksichtigt sind.
Folgende Fragen sollte sich jedes Unternehmen
stellen, dem die Sicherheit seiner Daten wichtig ist:
Die Kosten für einen Sicherheitsverstoß belaufen sich im
Durchschnitt auf 1,8 Millionen Euro, wobei fast ein Viertel
aller Fälle auf gedruckte Dokumente zurückzuführen ist. Sind
Sie von der Sicherheit Ihrer Druckumgebung überzeugt
Haben Sie sich schon einmal Gedanken über die Folgen von
Datenverlust gemacht
Über welche Sicherheitsrichtlinien verfügt Ihr Unternehmen
Fahren Sie mit dem Abschnitt zu Vertraulichkeit, Integrität oder Verfügbarkeit
fort, um herauszufinden, wie diese Fragen mithilfe von Canon-Lösungen
beantwortet werden können.
11

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Sicherheitsrisiken
und Lösungsansätze
Sicherheitsverstöße können für Unternehmen ernste
Folgen nicht nur im finanziellen Bereich haben. Allein in
diesem Jahr meldete die Presse immer wieder
Datenpannen, wobei die Kosten im Durchschnitt bei
1,8 Millionen Euro pro Fall lagen. *
Laut ENISA (European Network and Information Security
Agency) ist „eine unkontrollierte Druckumgebung ein
erhebliches Risiko“.
12
* Quelle: Ponemom Institute, 2008

Einführung
Sicherheitsrisiken und Lösungsansätze
Hilfreiche Tipps
1. Drucker sind mehr als nur Drucker
Moderne Multifunktionssysteme (MFPs) sind
mit eigenen Servern ausgestattet und stellen
eine Reihe von Netzwerkdiensten zur
Verfügung, so zum Beispiel E-Mail,
FTP-Übermittlung, sowie Web- und
eFax-Server. Einige Systeme bieten zudem
Festplatten mit erheblicher Speicherkapazität.
Entsprechend müssten sie ebenso
sicherheitsbewusst behandelt werden wie
E-Mail- oder Webserver des Unternehmens,
werden aber häufig nur unzureichend
kontrolliert.
Unternehmen jeder Größe sollten einen
Konfigurationsleitfaden erstellen und dafür
sorgen, dass dieser jederzeit beachtet wird.
Dadurch wird sichergestellt, dass alle
Funktionen des MFP genauestens untersucht
und bei Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert
werden können.
2. Kennwortschutz ist ein Muss
Aufgrund der hohen Beliebtheit von sozialen
Netzwerken ist der Diebstahl von
Kennwörtern heute einfacher als je zuvor. So
können sich zum Beispiel Trojaner und
andere Schadprogramme mithilfe gefälschter
Benachrichtigungen zum Zurücksetzen von
Kennwörtern auf Anwenderrechnern
installieren. Da bekanntermaßen etwa ein
Drittel aller PC-Anwender dasselbe Kennwort
für alle Websites und Unternehmenskonten
verwenden, ist es nach einem erfolgreichen
Angriff möglich, nicht nur auf die privaten
Daten einer Person zuzugreifen, sondern
auch auf deren berufliche Informationen.
Damit das MFP nicht zur Schwachstelle im
Informationsfluss wird, sollten Unternehmen
Standardkennwörter deaktivieren und darauf
bestehen, dass Mitarbeiter zum Zugriff auf
ihre Druckaufträge möglichst komplizierte,
eindeutige Kennwörter verwenden und diese
alle 90 Tage ändern.
3. Papierbasierte Verstöße sind eine Tatsache
Fast ein Viertel aller Sicherheitsverstöße sind
papierbasiert. Unternehmen können das
Risiko verringern, indem sie die sichere
Auftragsfreigabe („Secure Job Release“)
verwenden, wobei Druckaufträge in der
Warteschlange auf dem Gerät gehalten
werden, bis der zur Freigabe erforderliche
PIN-Code eingegeben wird. Dadurch wird
einerseits die Zahl der im Ausgabefach
verbliebenen Blätter verringert, und
andererseits werden Dokumente nur
gedruckt, wenn sie wirklich gebraucht
werden.
4. Interne Bedrohungen sind eine Tatsache
Neben Angriffen von außerhalb des
Unternehmens sind interne Bedrohungen
eines der Kernprobleme für
Sicherheitsexperten. Seien es verärgerte
Ex-Mitarbeiter, die Informationen gegen Geld
weitergeben, aktuelle Mitarbeiter mit den
besten Absichten oder einfach nur
menschliches Versagen – die Kontrolle von
Mitarbeitern, die mit vertraulichen Daten
umgehen, ist äußerst schwierig.
Mit der oben bereits beschriebenen sicheren
Auftragsfreigabe wird verhindert, dass
Mitarbeiter auf nicht für sie bestimmte
Informationen im Ausgabefach stoßen oder
sich rechtswidrig Zugriff auf die Mailbox eines
Kollegen verschaffen. Ebenso wichtig ist, was
am Ende der Lebensdauer eines Systems mit
diesem geschieht. Die Festplatte eines
Drucksystems muss zuverlässig gelöscht und
sicher entsorgt werden.
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Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Datenschutzverstoß
durch Verwirrung
um Drucker
Verbreitung von
Sicherheitsverstößen
Vor einigen Jahren führte das Ponemon Institute in
Großbritannien eine landesweite Umfrage zu
Datenschutzverstößen durch, um die Häufigkeit
und Gefahren solcher Verstöße zu ermitteln.
Die Ergebnisse gaben Anlass zur Besorgnis:
Ca. 11,6 % der
Befragten gaben an,
im vergangenen
Jahr über einen
Datensicherheitsverstoß
informiert worden
zu sein.
Ca. 86 % aller
Sicherheitsverstöße
betrafen den Verlust bzw.
Diebstahl von
Kunden- oder
Verbraucherinformationen.
Ca. 14 %
betrafen Mitarbeiter-,
Studenten-,
Patienten- und
Steuerdaten.
19 % der Befragten
haben die
Geschäftsbeziehung mit
dem Unternehmen
aufgrund des
Datenverstoßes
abgebrochen.
14

Einführung
Wie der britische
Datenschutzbeauftragte heute mitteilte,
verstieß die Stadtverwaltung von York
durch die versehentliche Offenlegung
persönlicher Daten gegen geltendes
Datenschutzrecht.
Die Stadtverwaltung meldete den
Verstoß am 10. Februar, nachdem
irrtümlicherweise gemeinsam mit
anderen Dokumenten persönliche
Daten an unbefugte Dritte übermittelt
worden waren. Diese vertraulichen
Daten waren versehentlich von einem
gemeinsam genutzten Drucker
eingesammelt und dann von einem
Mitarbeiter weitergeleitet worden, ohne
zu prüfen, ob alle versendeten Papiere
für seinen Fall relevant waren.
Zwar räumte der
Datenschutzbeauftragte ein, die
Stadtverwaltung setze grundsätzlich
sinnvolle Richtlinien und Verfahren
zum Umgang mit persönlichen Daten
ein, der Fall lasse aber mangelhafte
Qualitätskontrollen und unzureichende
Verbreitung von SicherheitsverstöSSen
Überwachungsstrukturen bei der
Behörde erkennen.
Die amtierende Exekutivbeauftragte
Sally-Anne Poole sagte:
„Dieser Fall zeigt, wie wichtig es ist, dass
Mitarbeiter selbst die Verantwortung
für den Umgang mit persönlichen Daten
übernehmen. Wären die Dokumente
nicht unbeaufsichtigt am Drucker
zurückgelassen und zudem sorgfältig
geprüft worden, hätte diese Situation
problemlos vermieden werden können.“
„Die Stadtverwaltung von York hat neue
Sicherheitsmaßnahmen zur Nutzung
ihrer Drucksysteme eingeführt und
Mitarbeiter müssen jetzt geeignete
Qualitätsprüfungen durchführen, um die
Offenlegung vertraulicher Informationen
in Zukunft zu vermeiden.“
Britischer Datenschutzbeauftragter,
April 2011.
Schon ein relativ kleiner Sicherheitsverstoß kann dazu
führen, dass fast 20 % der Kunden dem Unternehmen
den Rücken kehren. Dieser Wert sollte ausreichen,
Unternehmen zur Umsetzung strikter und umfassender
Sicherheitsrichtlinien zu bewegen.
Dieser Leitfaden zeigt, wie Canon helfen
kann.
15

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Ursachen von
Sicherheitsverstößen
Die Ponemon-Umfrage befasste sich auch mit den Ursachen von
Sicherheitsverstößen.
Böswilliger Insider 3 %
Elektronische
Datensicherung 6 %
Schädlicher Code 3 %
Gehackte Systeme 6 %
Nicht genannt
9 %
Verlorenes
Notebook
oder anderes
Gerät 36 %
Externer
Dienstleister
12 %
Papierdokumente 24 %
16

Einführung
Ursachen von SicherheitsverstöSSen
„Die Tatsache, dass über ein Drittel aller Verstöße auf die gemeinsame
Nutzung von Daten mit Dritten im ganz normalen Tagesgeschäft
zurückgeführt werden können, ist ein deutliches Signal, dass
Unternehmen ihre Methoden zum Datenverkehr mit externen
Dienstleistern, Zulieferern und Partnern überdenken müssen.“
Joseph Ansanelli, Vice President
für Datensicherheitslösungen, Symantec.
Erwartungsgemäß waren verlorene oder
gestohlene Notebooks die häufigste Ursache für
Sicherheitsverstöße. An zweiter Stelle standen
jedoch – mit fast einem Viertel aller Fälle –
papierbasierte Sicherheitsverstöße.
5 Kernpunkte zum
Thema Sicherheit
• Papierbasierte Sicherheitsverstöße
machen 25 % aller Verstöße aus.
• 86 % aller Sicherheitsverstöße
betrafen den Verlust
bzw. Diebstahl von
Kundeninformationen.
• Moderne Drucksysteme sind
komplexe Multifunktionssysteme,
die zahlreiche Netzwerkservices
bieten und daher ebenso sorgfältig
geschützt werden müssen wie IT-
Server.
• Kennwortschutz ist ein Muss,
da Kennwörter immer häufiger
gestohlen werden.
• Sicherheitslösungen von Canon
decken die Kernbereiche
Vertraulichkeit, Integrität und
Verfügbarkeit ab.
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Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Was ist
Vertraulichkeit
Bei Vertraulichkeit geht es darum, sicherzustellen,
dass weder gedruckte noch digitale Informationen
offengelegt werden und in falsche Hände geraten.
Dies betrifft zahlreiche Dokumenttypen, von
Kundendaten über Rechnungen bis hin zu
strategischen Geschäftsinformationen.
18

Denkanstöße
• Wussten Sie, dass 33 % der
Büroangestellten schon
einmal vertrauliche
Dokumente auf Druckern und
Kopierern gefunden haben
• Wie können Sie verhindern,
dass vertrauliche Dokumente
offen auf dem Drucker
herumliegen
• Ist Ihnen bewusst, dass Sie
Dokumente nur für
berechtigte Personen
zugänglich machen können
• Wissen Sie, wie Sie Probleme
mit dem Schutz geistigen
Eigentums lösen können
• Wissen Sie, dass es möglich
ist, Sicherheitsprotokolle zu
erstellen, die
Personalrichtlinien in Bezug
auf die Nutzung von
Unternehmensdaten
entsprechen
Vertraulichkeit
Dies sind die Kernbereiche:
• Dokumentenschutz
• Informationsübermittlung
• Zugriffsbeschränkungen
• Sichere Datenspeicherung
• Papierausgabekontrolle
19

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Dokumentenschutz
Ursachen von Sicherheitsverstößen
Sicheres Wasserzeichen
Das sichere Wasserzeichen ist ein kaum sichtbarer Text, der beim Drucken
von Dokumenten in diese eingebettet wird. Beim Kopieren solcher
Dokumente wird das Wasserzeichen verdunkelt und ist so deutlicher
sichtbar. Dies ist eine sichtbare Abschreckung vor Sicherheitsverstößen
durch das unbefugte Kopieren vertraulicher Informationen, wie
persönlichen Daten, Zertifikaten usw.
eCopy File Encryption
Diese Funktion zur Dateiverschlüsselung ist Bestandteil aller Editionen von
eCopy ShareScan ® .
Mit der 128-Bit-Dateiverschlüsselung von eCopy ShareScan können
Anwender gescannte Informationen verschlüsseln (nur PDFs), sodass zum
Öffnen ein Kennwort erforderlich ist. Länge und Art des Kennworts können
an Richtlinien für sichere Kennwörter angepasst werden. Die
Dateiverschlüsselung kann für Endanwender als obligatorische oder
optionale Funktion konfiguriert werden. Außerdem kann sie je Konnektor
für jede Verbindung mit Backend-Systemen eingerichtet werden.
Dateinutzung
Mit der ShareScan-Dateiverschlüsselung können Anwender Kennwörter für
PDF-Dokumente einrichten, um das Öffnen, Bearbeiten oder Drucken eines
gescannten Dokuments einzuschränken.
Der Empfänger der PDF-Datei kann diese Aktionen nur nach Eingabe des
entsprechenden Kennworts durchführen.
20

Vertraulichkeit
Dokumentenschutz
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Geeignete Kontrollmechanismen schützen
die Informationen in einem Dokument.
PDF-Verschlüsselung
Bei der PDF-Verschlüsselung wird das gescannte Bild in einer PDF-Datei vor
der Übermittlung vom System verschlüsselt. Diese Funktion ist kompatibel
mit Adobe Acrobat-Standards. Ein Server ist für die Verschlüsselung nicht
erforderlich. Verschlüsselte PDFs können nur nach Eingabe eines
Kennworts mit 128-Bit-Verschlüsselung gedruckt und exportiert werden.
Adobe LifeCycle Rights
Management ES-Integration
Mit Adobe LifeCycle Rights Management ES-Integration können Anwender
PDF-Dateien absichern und permanente sowie dynamische Richtlinien auf
sie anwenden, um ihre Vertraulichkeit zu gewährleisten, ihre Nutzung zu
kontrollieren und ihre Verfügbarkeit zu verwalten. Über detaillierte
Protokolle können Anwender genau überwachen, wann und wie oft diese
Dateien aufgerufen werden. Der Server erlaubt Anwendern, Zugriff und
Berechtigungen zu kontrollieren und so wertvolle vertrauliche
Informationen vor versehentlicher oder böswilliger Offenlegung zu
schützen.
Da Sicherheitsrichtlinien auf dem Server gepflegt werden, können
Anwender Berechtigungen auch dann noch ändern, wenn die Datei bereits
weitergegeben wurde.
Damit diese Funktionalität genutzt werden kann, müssen Adobe LifeCycle
Rights Management ES-Server und -Software installiert sein. Außerdem
muss ein System der imageRUNNER ADVANCE-Serie über Internet oder
Intranet mit diesem Server verbunden sein.
21

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Document Scan Track & Lock
Mit dieser optionalen Funktion kann ein Code zum Sperren und
Nachverfolgen in gedruckte Dokumente eingebettet werden, um
unberechtigtes Kopieren, Senden und Faxen dieser Dokumente zu
verhindern und deren Ursprung nachzuvollziehen. So können wichtige
Dokumente mit Sicherheitsbeschränkungen versehen werden, die wirksam
deren Weitergabe an Unbefugte unterbinden. Anhand der eingebetteten
Informationen darüber, wer was an welchem System kopiert/gedruckt hat,
können bei Dokumenten, die am System vergessen wurden, sowohl die
Person, die unberechtigte Kopien davon erstellt hat, als auch der
Eigentümer des Dokuments ermittelt werden.
22
Hinweis: Diese Funktion ist nur bei ausgewählten imageRUNNER ADVANCE-Systemen
verfügbar.

Vertraulichkeit
Dokumentenschutz
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Dokumentenschutz
Mit dem iW Desktop Print Publishing Tool können Sie Druckaufträge als
PDF exportieren und die Datei mit einem Kennwort schützen. Die
128-Bit-Verschlüsselung sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen den
Inhalt einsehen können. Diese Funktion ist vor allem für die Weitergabe
vertraulicher Informationen an eine größere Zielgruppe nützlich.
23

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Informationsübermittlung
Verschlüsselte Druckausgabe
Bei der verschlüsselten Druckausgabe wird der Druckauftrag vom PC an
den MFP verschlüsselt übermittelt.
Damit die Druckdaten verschlüsselt werden können, sind ein Plug-in für
den Druckertreiber und die Aktivierung der Funktion am System
erforderlich.
eCopy Network Communication Encryption
Bestandteil aller Editionen von eCopy ShareScan
Der Netzwerkverkehr zwischen MFP und ShareScan-Server wird über HTTPS
verschlüsselt. Diese Standardeinstellung kann vom Anwender nicht
geändert werden.
IPsec Board
Mit dem optionalen IPsec Board kann die Sicherheit vertraulicher
Informationen durch Verschlüsselung der IP-Kommunikation über das
Netzwerk gewährleistet werden.
Was ist IPsec
IPsec steht für „Internet Protocol security“. Es handelt sich dabei um eine
Suite von Netzwerkprotokollen zur Absicherung des IP-Datenverkehrs durch
Authentifizierung und/oder Verschlüsselung einzelner IP-Pakete in einem
Datenstrom. Ebenfalls enthalten sind Protokolle für die Einrichtung
kryptografischer Schlüssel. Der Datenverkehr wird so verschlüsselt, dass er
nur von den jeweiligen Empfängern gelesen werden kann, eine
Modifizierung des Datenstroms von einem vertrauenswürdigen Absender
während der Übermittlung verhindert wird und eine erneute Wiedergabe
der sicheren Sitzung unmöglich ist.
24

Vertraulichkeit
Informationsübermittlung
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Sichere Übermittlung von Informationen
über ein Netzwerk.
Protokollkonfiguration
Über die Protokollkonfiguration kann der Administrator Netzwerkprotokolle
aktivieren und deaktivieren.
Dies betrifft die folgenden Protokolle:
TCP/IP
SNTP
AppleTalk
FTP-Druck
Novell (IPX)
SSL
Windows (SMB)
IPP
Dedizierter Canon-Port
IPP(S)
POP
HTTP
SNMP
HTTP(S)
Für alle Modelle der imageRUNNER ADVANCE-Serie und imageRUNNER
32xx-Serie
SSL-Zertifikate
Mit SSL-Zertifikaten werden HTTPS-Funktionen auf dem MFP aktiviert.
Von einer Zertifizierungsstelle ausgestellte SSL-Zertifikate können registriert
werden, oder Sie können ein selbst signiertes Zertifikat auf dem System
generieren.
Dies ermöglicht die sichere Übermittlung von Informationen über die
Remote-Benutzeroberfläche oder MEAP-Anwendungen auf dem MFP.
IP- und MAC-Adressenfilterung
Über die IP- und MAC-Adressenfilterung können Anwender bestimmte IPoder
MAC-Adressen blockieren oder zulassen. Zum Beispiel kann der
Netzwerkadministrator festlegen, dass nur ein bestimmter Druckserver auf
den MFP zugreifen darf. Dazu muss der MFP so eingerichtet werden, dass
er nur Verbindungsanfragen von der IP- oder MAC-Adresse des
Druckservers akzeptiert und alle übrigen eingehenden Verbindungen
blockiert.
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Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Zugriffsbeschränkungen
uniFLOW Login Manager
Optionales Modul für alle Editionen von uniFLOW.
(Jede uniFLOW-Edition umfasst 1 beliebiges Gratis-Modul.)
Der uniFLOW Login Manager sorgt dafür, dass nur
berechtigte Anwender auf Druckdokumente in
Warteschlangen oder einem zentralen Dokumentenarchiv
zugreifen können.
Mit uniFLOW Login Manager ist Folgendes möglich:
• Anmeldung beim MEAP-fähigen MFP
• Auswahl einer Kostenstelle über das Bedienfeld des MFP
• sicheres Speichern von Anwenderdaten (Benutzername
und E-Mail-Adresse), sodass andere Anwendungen auf
dem System darauf zugreifen können
MEAP-Anwendung
Auf dem MFP-Bedienfeld werden dem Anwender
Informationen direkt angezeigt. Anwender müssen also
nicht zu einem „Add-on“-Gerät eines anderen Herstellers
neben dem MFP wechseln.
Mit der MEAP-Anwendung ist Folgendes möglich:
• Auswahl und Druckfreigabe von Aufträgen direkt aus der
eigenen sicheren Warteschlange des Anwenders
• Auswahl und Druckfreigabe von Aufträgen direkt aus einer
sicheren Gruppenwarteschlange
• Auswahl von Aufträgen direkt aus einem zentralen
Dokumentenarchiv, z. B. offizielle interne
Unternehmensdokumente oder Formulare
Anmeldemethoden
uniFLOW bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anmeldung
beim MFP:
• Eingabe eines numerischen (z. B. PIN-Code) oder
alphanumerischen (z. B. Kostenstelle) Codes
• Chipkarte
• Transponderkarte
• Fingerabdruck
Security & Cost Control Pack proximity
cardauthentication
Das Security & Cost Control Pack für Canon MEAP-Systeme
bietet sicheren Zugriff auf das System sowie auf
Druckaufträge über PIN-Code, Benutzername und Kennwort
oder sogar Transponderkarte.
Beachten Sie, dass das Security & Cost Control Pack nur
HID-Transponderkarten des Typs Canon MiCard 2
unterstützt. uniFLOW unterstützt viele weitere Typen. Das
Security & Cost Control Pack ist eine kostengünstige Lösung,
die sich vor allem für kleine Unternehmen mit bis zu 5 MFPs
und 50 Anwendern eignet. Größere Unternehmen müssen
die skalierbare uniFLOW-Lösung verwenden.
26

Vertraulichkeit
ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNGEN
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Kontrollierter Zugriff auf die
Plattform.
Document Scan Track & Lock
Mit dieser optionalen Funktion kann ein Code zum Sperren und Nachverfolgen
in gedruckte Dokumente eingebettet werden, um unberechtigtes Kopieren,
Senden und Faxen dieser Dokumente zu verhindern und deren Ursprung
nachzuvollziehen.
So können wichtige Dokumente mit Sicherheitsbeschränkungen versehen
werden, die wirksam deren Weitergabe per E-Mail oder Fax an Unbefugte
unterbinden. Anhand der eingebetteten Informationen darüber, wer was an
welchem System kopiert/gedruckt hat, können bei Dokumenten, die am System
vergessen wurden, sowohl die Person, die unberechtigte Kopien davon erstellt
hat, als auch der Eigentümer des Dokuments ermittelt werden.
Hinweis: Diese Funktion ist nur bei ausgewählten imageRUNNER ADVANCE-Systemen
verfügbar.
27

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Therefore Access Rights For Documents
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Zugriffsrechte können auf die meisten Bereiche eines Systems angewendet
werden, um festzulegen, wer welche Dokumente auflisten, öffnen,
bearbeiten, kommentieren und drucken darf.
Active Directory-Integration
Therefore wird in die Netzwerkstruktur des Kunden eingebunden, sodass
vorhandene Sicherheitsrichtlinien angewendet werden können. Die
Sicherheitsadministration geschieht in der Regel durch die Verwaltung von
Gruppenmitgliedschaften in Active Directory.
Rights Server
Rights Server ist eine Schnittstelle, die mithilfe der Therefore API/Developer
Edition implementiert wird. Sie erlaubt Kunden die Anwendung
individueller Zugriffsrechte anhand bestehender Geschäftsprozesse.
Beispiel:
Delegierungsfunktionen – Anwenderin A ist nicht im Büro, und
Anwender B soll während ihrer Abwesenheit alle normalen
Berechtigungen von Anwenderin A erhalten.
Ein Kunde verfügt über eine spezielle Zugriffstabelle, die festlegt,
welcher Mitarbeiter/Anwender auf Dokumente von welchem Klienten
zugreifen darf, z. B.: Mitarbeiterin A hat Zugriff auf Dokumente zu
Klienten 1, 2 und 3; Mitarbeiter B verwaltet Klienten 4 und 5 und
darf deren Dokumente einsehen. In Abwesenheit von Mitarbeiterin A
erhält Mitarbeiter B Zugriff auf alle Dokumente, die sich auf Klienten
1, 2, 3, 4 und 5 beziehen.
28

Vertraulichkeit
ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNGEN
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
iW Document Server Login – Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigungen können für alle Kundendaten über Access
Control List (ACL) festgelegt werden. Nur Administratoren können die
Einstellungen für diese Berechtigungen ändern. Dazu zählen: Vollzugriff,
Bearbeiten, Aktualisieren und Anzeigen.
Der Benutzerzugriff kann lokal oder über Active Directory verwaltet werden.
iW Document Server verwendet Windows Internal Database (SQL Server
Embedded Edition) SQL Server 2005/SQL Server 2008.
29

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Abteilungs-IDs, SSO, SDL, S&CCP
Abteilungs-IDs
Abteilungs-IDs können auf dem MFP aktiviert werden. Der
Anwender gibt seine Abteilungs-ID mit dem
entsprechenden Kennwort ein und darf drucken, kopieren,
faxen oder scannen. Ohne ID und Kennwort stehen diese
Funktionen nicht zur Verfügung.
Abteilungs-IDs können verschiedene Zugriffsebenen
zugewiesen werden. So dürfen z. B. Mitarbeiter einer
Abteilung in Farbe kopieren und drucken, während einer
anderen Abteilung nur die Funktion zum Kopieren in
Schwarzweiß zur Verfügung steht.
Mithilfe von Nutzungslimits kann die Nutzung bestimmter
MFP-Funktionen nach Abteilungs-ID kontrolliert werden. Für
folgende Funktionen können unterschiedliche Limits
festgelegt werden:
• Drucke insgesamt
• Kopieren
• Scannen
• Drucken
Bei Bedarf kann zudem eine detaillierte Nutzungsübersicht
ausgedruckt werden.
Damit die Nutzung von SSO möglich ist, muss auf einem
Server ein Sicherheitsagent installiert werden, der als
Schnittstelle zwischen den MFPs und Active Directory
fungiert.
SSO-H
SSO-H ist eine Anwendung zur Anmeldung, die einen
Anwender entweder mit einem Domänencontroller in einer
Active Directory-Umgebung oder mit einer Datenbank auf
dem lokalen System authentifiziert. SSO-H sperrt das
System, bis der Anwender authentifiziert wurde. Der
Hauptunterschied zu SSO besteht darin, dass für SSO-H kein
Sicherheitsagent mehr erforderlich ist.
Simple Device Login (SDL)
Wenn Active Directory nicht verfügbar ist, können Anwender
sich mithilfe von SDL am Canon-Multifunktionssystem
anmelden. Bei SDL sind die Benutzerlisten auf dem System
selbst gespeichert, statt in einem zentralen Verzeichnis auf
dem Server. Anwender und Gruppen können mit
Abteilungs-IDs verknüpft werden, um eine zentrale
Nutzungskontrolle zu ermöglichen. Die Daten zur
Anwenderverwaltung über SDL werden entweder über einen
Webbrowser direkt eingetragen oder können aus einer
Textdatei importiert werden.
Einmalige Anmeldung (SSO)
Mithilfe der einmaligen Anmeldung kann die
Systemsicherheit weiter verbessert werden. Durch die
Eingabe von Netzwerkbenutzername und Kennwort
erhalten Anwender Zugriff auf sämtliche Funktionen des
Multifunktionssystems (Funktionen können einzeln
kontrolliert werden).
Durch die Verbindung mit Active Directory wird
gewährleistet, dass nur beim Netzwerk angemeldete
Benutzer auch auf den MFP zugreifen können.
Der Vorteil ist, dass jede Änderung in Active Directory durch
die IT-Abteilung sofort auch auf dem MFP verfügbar ist,
sodass im gesamten Netzwerk die gleichen Berechtigungen
gelten.
30

Vertraulichkeit
ZUGRIFFSBESCHRÄNKUNGEN
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
IEEE 802.1X
Der 802.1X-Standard ermöglicht die Authentifizierung von Systemen, die
über einen LAN-Port angebunden sind, und stellt die direkte Verbindung
her bzw. verhindert diese, wenn die Authentifizierung fehlschlägt.
31

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Sichere Datenspeicherung
uniFLOW Encrypt Job Name
Bestandteil aller Editionen von uniFLOW
Encrypt Job Name in Systemprotokollen
Namen von Druckaufträgen sind normalerweise in freigegebenen
Druckwarteschlangen sichtbar. In der Regel wird ein Sicherheitskit auf das
System angewendet, um die Protokolle vollständig auszublenden. Dadurch
wird jedoch in den meisten Umgebungen die Kostenabrechnung
deaktiviert.
Die Encrypt Job Name-Funktion ersetzt Auftrags- und Benutzername eines
Druckauftrags durch eine von uniFLOW generierte ID. Die
Druckauftragsnamen sind nicht mehr in den Geräteprotokollen
identifizierbar, sodass die Auftragsprotokolle nicht verborgen werden
müssen.
Verfremden von Auftragsnamen
Eine weitere Möglichkeit ist die Verfremdung von Auftragsnamen, um so
Rückschlüsse auf den Dokumentinhalt anhand des Auftragsnamens in
einer sicheren Warteschlange oder Auftragsprofilwarteschlange im Spooler
zu verhindern. Die verfremdeten Auftragsnamen können nur vom
uniFLOW-System erkannt und zugeordnet werden.
eCopy Secure File Deletion
Bestandteil aller Editionen von eCopy ShareScan
Mit der Secure File Deletion-Funktion von eCopy ShareScan werden alle
temporären Dateien auf dem Server gelöscht und dreifach überschrieben.
Dadurch wird die Wiederherstellung von Dateien mit entsprechenden
Hilfsprogrammen verhindert.
Diese Funktion entspricht den Anforderungen des US-
Verteidigungsministeriums.
Wechselfestplatte
Mit dem optionalen Wechselfestplatten-Kit kann eine Festplatte entfernt
werden, um sie an einem sicheren Standort zu lagern. Der Aus- und
Wiedereinbau der Festplatte geschieht einfach und sicher. Nach der
Installation kann das Kit mit einem Vorhängeschloss gesichert werden.
32

Vertraulichkeit
Sichere Datenspeicherung
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Geeignete Kontrollmechanismen
schützen die Plattform-Daten.
Trusted Platform Module
Das Trusted Platform Module (TPM) ist ein offenen Standards
entsprechender Sicherheits-Chip, der als manipulationssicherer Speicher
für hoch vertrauliche Daten fungiert. Millionen von Notebooks und Desktop-
Rechnern werden mit TPM-Chips ausgeliefert. Sie helfen Unternehmen,
sich wirkungsvoll gegen physische Angriffe zur Wehr zu setzen.
Nach Aktivierung des TPM-Chips schützt dieser das System vor physischen
Angriffen. Wird der Chip aus dem System entfernt, kann es nicht gestartet
werden – das ist Sicherheit auf höchster Ebene.
Mit dem TPM können Kennwörter, Zertifikate, IDs und Kryptografie-
Schlüssel verschlüsselt werden. Codierte Daten können auf der Hardware
von Kennwörtern, Zertifikaten, IDs und Kryptografie-Schlüsseln auf dem
TPM-Chip getrennt werden.
Festplattenlöschung
Das optionale HDD Data Erase Kit sorgt für zusätzliche Datensicherheit. Mit
dem Kit werden automatisch Druckbilddaten überschrieben und gelöscht,
sobald der Auftrag abgeschlossen ist. So bleiben keine Spuren der Daten
auf der Festplatte zurück.
Je nach Einstellung durch den Systemadministrator werden Daten bis zu
drei Mal mit zufälligen Zeichen überschrieben, um maximale Sicherheit zu
erreichen. Außerdem ist die einfache Überschreibung mit Nulldaten oder
zufälligen Daten möglich.
33

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Hard Disk Data Erase Kit
Mit dem Hard Disk Data Erase Kit können nicht mehr benötigte Daten
permanent von der Festplatte gelöscht werden.
System Datenlöschung Datenverschlüsselung
iR32xx-Serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption Kit B5**
imageRUNNER 6000-Series Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C2*
imageRUNNER 8000-Series Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C2*
imageRUNNER ADV C2000-Serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption Kit C3*
imageRUNNER ADV C5000-Serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1*
imageRUNNER ADV C7000-Serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1*
imageRUNNER ADV C9000-Serie Data Erase Kit C1 HDD Data Encryption & Mirroring Kit C1*
*Umfasst „Canon MFP Security Kit 2.00“; entspricht Common Criteria, Stufe EAL3
**Umfasst „Canon MFP Security Kit 1.50“; entspricht Common Criteria, Stufe EAL3
34

Vertraulichkeit
Sichere Datenspeicherung
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Job Log Conceal
Mit dieser Funktion können Sie die Details zu kürzlich verarbeiteten
Druckaufträgen ausblenden, z. B. Auftragsname, -typ und -datum.
Hard Disk Data Encryption Kit
Das Hard Disk Data Encryption Kit kann auf dem MFP angewendet werden,
um dafür zu sorgen, dass die Daten auf der Festplatte sicher verschlüsselt
sind. Das HDD Data Encryption Kit enthält den Canon MFP Security
Chip 1.0/1.5/2.0, der nach ISO15408 (Common Criteria) zertifiziert ist.
35

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Papierausgabekontrolle
uniFLOW Secure Printing (einschl.
MyPrintAnywhere)
Optionales Modul für alle Editionen von uniFLOW. (Jede
uniFLOW-Edition umfasst 1 frei wählbares Gratis-Modul.)
Mit uniFLOW Secure Printing können Anwender die
Ausgabe vertraulicher Dokumente sicher kontrollieren.
Druckaufträge werden auf dem Server gespeichert und
können nach erfolgreicher Anmeldung am MFP abgerufen
werden. Ohne eine Methode zur Anmeldung am MFP ist
diese Funktion nicht verfügbar.
Es gibt verschiedene Konfigurationen für
unterschiedliche Anforderungen:
1. Device Centric Secure Printing: Der Anwender druckt die
Dokumente von seinem PC aus. Die Druckaufträge
werden auf dem Server gespeichert und erst nach
Authentifizierung des Anwenders am MFP freigegeben.
2. MyPrintAnywhere Secure Printing: Der Anwender druckt
die Dokumente von seinem PC aus. Die Druckaufträge
werden auf dem Server gespeichert. Der Server gibt die
Druckaufträge an jeden MFP frei, an dem der Benutzer
sich erfolgreich angemeldet hat.
Anmeldemethoden
uniFLOW bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anmeldung
am MFP:
• Eingabe eines numerischen (z. B. PIN-Code) oder
alphanumerischen (z. B. Kostenstelle) Codes
• Chipkarte
• Transponderkarte
• Fingerabdruck
MicroMIND- und MiCard-Identifikationssysteme werden per
USB an das MFP angeschlossen und benötigen daher keine
zusätzliche IP-Adresse. Dadurch werden die möglichen
Angriffspunkte im Netzwerk reduziert.
uniFLOW bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten
für Administratoren, um das System problemlos in
vorhandene Kundenumgebungen einbinden zu können.
uniFLOW kann außerdem beliebig angepasst werden. Alle
neuen Geräte, Methoden und Systeme zur Authentifizierung
können auf Projektbasis schnell und einfach integriert
werden.
36

Vertraulichkeit
PAPIERAUSGABEKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Verwaltung des Zugriffs auf gedruckte
Informationen.
iR Secure Printing
Mit iR Secure Printing kann der Anwender beim Drucken am PC im
Druckertreiber ein numerisches Kennwort festlegen. Damit das Dokument
gedruckt werden kann, muss der Anwender dieses Kennwort am
Drucksystem selbst eingeben.
iR Secure Mailbox
Mit iR Secure Mailbox druckt der Anwender das Dokument in einen
Speicherbereich (Mailbox) auf dem Drucksystem. Die Mailbox ist
kennwortgeschützt (durch den Anwender) und der Anwender kann durch
Eingabe des Kennworts am System auf die Druckaufträge zugreifen.
37

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Security & Cost Control Pack
Serverless Secure Printing
Das Security & Cost Control Pack für Canon MEAP-Systeme umfasst die
MyPrintAnywhere Secure Printing-Lösung, mit der Anwender auch ohne
Server von einem beliebigen MEAP-System sicher drucken können.
Durch die Authentifizierung über Transponderkarten ist ein schneller
und sicherer Zugriff auf das System möglich.
Das Security & Cost Control Pack ist eine kostengünstige Lösung, die
sich vor allem für kleine Unternehmen mit bis zu 5 MFPs und
50 Anwendern eignet. Größere Unternehmen müssen die skalierbare
uniFLOW-Lösung verwenden.
38

Vertraulichkeit
PAPIERAUSGABEKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
5 Kernpunkte zum
Thema Vertraulichkeit
• Gescannte Dokumente und PDFs
können verschlüsselt werden,
um den unbefugten Zugriff zu
verhindern.
• IPsec sorgt für sichere IP-
Kommunikation beim Übermitteln
von Daten zwischen Systemen im
Netzwerk.
• Canon uniFLOW macht eine
Authentifizierung von Anwendern
an Systemen erforderlich, um
den unbefugten Zugriff auf
Informationen zu verhindern.
• Festplatten können für die
sofortige Datenlöschung
konfiguriert und zur sicheren
Lagerung aus dem System
entfernt werden.
• Das Security & Cost Control Pack
enthält MyPrintAnywhere, mit
dem Drucke sicher an einem
beliebigen Netzwerkdrucksystem
abgerufen werden können.
39

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Was ist
Integrität
Integrität bedeutet, dass Informationen nicht ohne
entsprechende Autorisierung geändert oder gelöscht
werden können und so jederzeit dem ursprünglichen
Format entsprechen. Mit zunehmender Anzahl digitaler
Dokumente müssen Unternehmen die Integrität effektiv
verwalten.
Dies wird angesichts zahlreicher Gesetzesvorschriften zur
Gewährleistung der Datenintegrität immer dringlicher.
40

Denkanstöße
• Ist Ihnen bekannt, dass Sie
mit einem Auditprotokoll
sämtliche Aktivitäten von
Drucksystemen überwachen
können
• Es gibt häufig
Branchenanforderungen zum
Umgang mit Dokumenten.
Wie wird Ihr Unternehmen
diesen Anforderungen
gerecht
• Müssen Sie mehrere
Versionen von Dokumenten
in Ihrer Datenbank
aufbewahren
• Wussten Sie, dass Sie jedem
gescannten Dokument eine
digitale Signatur hinzufügen
und so dessen unerwünschte
Änderung verhindern
können
Integrität
Dies sind die Kernbereiche:
• Dokumentenechtheit
• Zugriffskontrolle
• Nutzungskontrolle
41

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Dokumentenechtheit
Device Signature PDF
Mit dem Device Signature PDF Kit können Sie jeder auf einem bestimmten
MFP erstellten PDF eine systembasierte digitale Signatur zuweisen.
Beim Scannen eines Dokuments wählt der Anwender „Device Signature
PDF“ als Dateityp aus. Das gescannte Dokument wird dann in eine
PDF-Datei konvertiert und mit der digitalen Systemsignatur versehen.
Der Empfänger kann der digitalen Systemsignatur die E-Mail-Adresse des
Absenders der PDF entnehmen, welches System die Datei wann genau
gesendet hat und ob das Dokument geändert wurde.
Die digitalen Zertifikate (von einer Zertifizierungsstelle wie VeriSign)
können über die Remote-Benutzeroberfläche auf das Gerät geladen
werden.
iW Desktop Digital Stamps
signiert mit digitalen Zertifikaten
Mit iW Desktop können Druckdaten- oder PDF-Dokumente mit digitalen
Stempeln versehen werden.
Diese digitalen Stempel können digitalen Dokumenten im Rahmen eines
elektronischen Genehmigungsprozesses angehängt werden. Die digitalen
Stempel können mit einem digitalen Zertifikat signiert werden, um die
Authentizität der Anmerkung bzw. des digitalen Stempels zu bestätigen.
iW Desktop unterstützt digitale Zertifikate, die von Windows Server 2003/
Windows Server 2008 ausgestellt wurden, sowie digitale
VeriSign-Zertifikate.
Digital User Signature PDF Kit
Mit dem Digital User Signature PDF Kit können Sie jeder auf einem
bestimmten MFP erstellten PDF eine anwenderbasierte digitale Signatur
zuweisen.
Beim Scannen eines Dokuments wählt der Anwender „User Signature PDF“
als Dateityp aus. Das gescannte Dokument wird dann in eine PDF-Datei
konvertiert und mit der digitalen Anwendersignatur versehen.
Der Empfänger kann der digitalen Anwendersignatur entnehmen, wer die
PDF wann genau gesendet hat und ob das Dokument geändert wurde.
Die digitalen Zertifikate (von einer Zertifizierungsstelle wie VeriSign)
können über die Remote-Benutzeroberfläche auf das Gerät geladen werden.
42

Integrität
Dokumentenechtheit
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Gewährleisten, dass Daten, Transaktionen
oder Dokumente weder geändert noch
gefälscht oder erfunden sind.
Therefore Digital Signature
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Mit einer digitalen Signatur können Anwender sicher sein, dass das
angezeigte Dokument genau dem ursprünglich gespeicherten Dokument
entspricht.
Therefore Access Rights For Documents
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Zugriffsrechte können auf die meisten Bereiche eines Systems angewendet
werden, um festzulegen, wer welche Dokumente auflisten, öffnen,
bearbeiten, kommentieren und drucken darf.
Active Directory-Integration
Therefore wird in die Netzwerkstruktur des Kunden eingebunden, sodass
vorhandene Sicherheitsrichtlinien angewendet werden können. Die
Sicherheitsadministration geschieht in der Regel durch die Verwaltung von
Gruppenmitgliedschaften in Active Directory.
Rights Server
Rights Server ist eine Schnittstelle, die mithilfe der Therefore API/
Developer Edition implementiert wird. Sie erlaubt Kunden die Anwendung
individueller Zugriffsrechte anhand bestehender Geschäftsprozesse.
43

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Zugriffskontrolle
Therefore Access Rights For Documents
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Zugriffsrechte können auf die meisten Bereiche eines Systems angewendet
werden, um festzulegen, wer welche Dokumente auflisten darf. Nur
angemeldete Anwender erhalten die Berechtigung, auf die Dokumente
zuzugreifen.
Active Directory-Integration
Therefore wird in die Netzwerkstruktur des Kunden eingebunden, sodass
vorhandene Sicherheitsrichtlinien angewendet werden können. Die
Sicherheitsadministration geschieht in der Regel durch die Verwaltung von
Gruppenmitgliedschaften in Active Directory.
Rights Server
Rights Server ist eine Schnittstelle, die mithilfe der Therefore API/
Developer Edition implementiert wird. Sie erlaubt Kunden die Anwendung
individueller Zugriffsrechte anhand bestehender Geschäftsprozesse.
Beispiel:
Delegierungsfunktionen – Anwenderin A ist nicht im Büro,
und Anwender B soll während ihrer Abwesenheit alle
normalen Berechtigungen von Anwenderin A erhalten.
Ein Kunde verfügt über eine spezielle Zugriffstabelle, die
festlegt, welcher Mitarbeiter/Anwender auf Dokumente von
welchem Klienten zugreifen darf, z. B.: Mitarbeiterin A hat
Zugriff auf Dokumente zu Klienten 1, 2 und 3; Mitarbeiter B
verwaltet Klienten 4 und 5 und darf deren Dokumente
einsehen. In Abwesenheit von Mitarbeiterin A erhält
Mitarbeiter B Zugriff auf alle Dokumente, die sich auf Klienten
1, 2, 3, 4 und 5 beziehen.
44

Integrität
ZUGRIFFSKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Kontrollierter Zugriff auf die
Plattform.
iW Document Server Login – Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigungen können für alle Kundendaten über
Access Control List (ACL) festgelegt werden. Nur Administratoren
können die Einstellungen für diese Berechtigungen ändern.
Dazu zählen: Vollzugriff, Bearbeiten, Aktualisieren und Anzeigen.
Der Benutzerzugriff kann lokal oder über Active Directory verwaltet werden.
iW Document Server verwendet Windows Internal Database (SQL Server
Embedded Edition) SQL Server 2005/SQL Server 2008.
Wechselfestplatte
Mit dem optionalen Wechselfestplatten-Kit kann eine Festplatte entfernt
werden, um sie an einem sicheren Standort zu lagern. Der Aus- und
Wiedereinbau der Festplatte geschieht einfach und sicher. Nach der
Installation kann das Kit mit einem Vorhängeschloss gesichert werden.
45

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Nutzungskontrolle
uniFLOW iWSAM Express Server
und Secure Scanning
Über ein automatisches Protokoll können Administratoren ein Bild von
jedem auf dem MFP bearbeiteten Druck-, Kopier-, Fax- oder Scanauftrag
erstellen lassen. Dabei wird der Dokumentinhalt zur Prävention auf
Schlüsselwörter überprüft.
Jeder Auftrag wird nach bestimmten Schlüsselwörtern durchsucht. Werden
Inhalte mit diesen Schlüsselwörtern von einem unbefugten Anwender
gedruckt, kopiert, gefaxt oder gescannt, wird der Administrator
benachrichtigt. Außerdem können Druck- und Scanaufträge gehalten
werden, um sie auf diese Schlüsselwörter zu überprüfen und erst dann
freizugeben.
Überwachen
Verhindern
DRUC-
KEN
Kopieren
SCAN-
NEN
IT-Manager
Anwender
Multifunktionssystem
uniFLOW
Server
IT-Manager wird über
das unzulässige Scannen
eines Dokuments
informiert
Dokumente komprimiert
und in DMS
gespeichert
Anwender scannt
vertrauliches Dokument
Kopien aller Druck-,
Kopier-, Scan- und
Faxaufträge werden
an uniFLOW-Server
gesendet
Dokumente werden
auf Schlüsselwörter
überprüft
Dokumentenmanagementsystem
46

Integrität
Nutzungskontrolle
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Verwaltung des Zugriffs
auf bestimmte Funktionen.
uniFLOW Accounting & Statistics
Optionales Modul für alle Editionen von uniFLOW.
(Jede uniFLOW-Edition umfasst 1 frei wählbares Gratis-Modul.)
Die Accounting & Statistics-Funktion erlaubt die zuverlässige Überwachung
der gesamten Systemausgabe, einschließlich Benutzername,
Auftragsname und Druckinformationen.
Dadurch können Administratoren feststellen, ob ein System
zweckentfremdet genutzt wird. Außerdem ist es möglich, zu festgelegten
Zeitpunkten Berichte an verantwortliche Mitarbeiter senden zu lassen.
eCopy Activity Tracking
Bestandteil aller Editionen von eCopy ShareScan
Mit Activity Tracking von eCopy ShareScan kann ein Protokoll aller
gescannten Dokumente erstellt werden mit Angaben dazu, welche
Dokumente wann von wem versendet wurden. Außerdem werden bei
aktivierter Dokumentenverfolgung Kopien der gescannten Dokumente
gespeichert. In Kombination mit dem Protokoll erhalten Sie so eine
umfassende Übersicht über gescannte und versendete Dokumente.
47

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Therefore Access Rights For Documents
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Zugriffsrechte können auf die meisten Bereiche eines Systems
angewendet werden, um festzulegen, wer welche Dokumente auflisten,
öffnen, bearbeiten, kommentieren und drucken darf.
Active Directory-Integration
Therefore wird in die Netzwerkstruktur des Kunden eingebunden, sodass
vorhandene Sicherheitsrichtlinien angewendet werden können. Die
Sicherheitsadministration geschieht in der Regel durch die Verwaltung von
Gruppenmitgliedschaften in Active Directory.
Rights Server
Rights Server ist eine Schnittstelle, die mithilfe der
Therefore API/Developer Edition implementiert wird. Sie erlaubt
Kunden die Anwendung individueller Zugriffsrechte anhand bestehender
Geschäftsprozesse.
iW Document Server Login – Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigungen können für alle Kundendaten über
Access Control List (ACL) festgelegt werden. Nur Administratoren können
die Einstellungen für diese Berechtigungen ändern. Dazu zählen:
Vollzugriff, Bearbeiten, Aktualisieren und Anzeigen.
48
Access Management System (iW AMS)
Optional auf allen iR-Systemen
AMS authentifiziert den Anwender mithilfe von uniFLOW Login Manager.
Anschließend werden die Systemfunktionen für den Anwender
entsprechend aktiviert bzw. deaktiviert.
Mit AMS haben Administratoren folgende Möglichkeiten:
Kontrolle des Zugriffs auf Systemfunktionen anhand von Benutzername
oder Gruppenmitgliedschaft. Zum Beispiel sind Gastbenutzer nicht
berechtigt, gescannte Informationen über FTP, SMB oder E-Mail zu
versenden, normalen Benutzern ist dies dagegen möglich.
Ausblenden von Funktionen auf dem System, um dessen Bedienung zu
vereinfachen und Bedienungsfehler zu reduzieren.

Integrität
Nutzungskontrolle
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Auftragsprotokoll
Der MFP führt ein Auftragsprotokoll, das über die Remote-
Benutzeroberfläche aufgerufen werden kann. Das Auftragsprotokoll enthält
Informationen zu jedem von einem Anwender erstellten Druck-, Scan-,
Faxauftrag usw. Bei dem angegebenen Benutzernamen kann es sich, je
nach Authentifizierungsmethode, um eine Abteilungs-ID oder den Namen
der Person handeln.
5 Kernpunkte zum
Thema Integrität
• Integrität hilft dafür zu
sorgen, dass Informationen
dem ursprünglichen Format
entsprechen.
• Ein Zugriffsverwaltungssystem
kann verwendet werden, um
den Zugriff auf bestimmte
Systemfunktionen
einzuschränken, um zum Beispiel
zu verhindern, dass Gastbenutzer
gescannte Informationen an
externe Empfänger senden.
• Administratoren können ein Bild
von jedem auf einem System
bearbeiteten Druck-, Kopier-, Faxoder
Scanauftrag erstellen lassen.
• Administratoren können über
gedruckte, kopierte, gefaxte oder
gescannte Inhalte informiert
werden, die bestimmte
Schlüsselwörter enthalten.
• Systeme verfügen über ein
Auftragsprotokoll, in dem
sämtliche Aktionen festgehalten
werden.
49

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Was ist
Verfügbarkeit
Vertrauliche Informationen müssen jederzeit und
im richtigen Format von den jeweils autorisierten
Personen abgerufen werden können.
50

Denkanstöße
• Wissen Sie, wie sich
gewährleisten lässt, dass
Anwender jederzeit über die
benötigten Druckfunktionen
verfügen
• Wissen Sie, welche
Authentifizierungssysteme
den Zugriff auf
Informationen und deren
Verwendung vereinfachen
• Ist Ihnen bewusst, dass
einfache
Verschlüsselungssysteme
die Sicherheit erheblich
verbessern können
Verfügbarkeit
Dies sind die Kernbereiche:
• Dokumentenschutz
• Software, Einstellungen und Konfiguration
• Zugriffsbeschränkungen
• Redundante Systeme
51

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Dokumentenschutz
Sicheres Wasserzeichen
Das sichere Wasserzeichen ist ein kaum sichtbarer Text, der beim Drucken
von Dokumenten in diese eingebettet wird. Beim Kopieren solcher
Dokumente wird das Wasserzeichen verdunkelt und ist so deutlicher
sichtbar. Dies ist eine sichtbare Abschreckung vor Sicherheitsverstößen
durch das unbefugte Kopieren vertraulicher Informationen, wie
persönlichen Daten, Zertifikaten usw.
eCopy File Encryption
Bestandteil aller Editionen von eCopy ShareScan
Mit der 128-Bit-Dateiverschlüsselung von eCopy ShareScan können
Anwender gescannte Informationen verschlüsseln (nur PDFs), sodass zum
Öffnen ein Kennwort erforderlich ist. Länge und Art des Kennworts können
an Richtlinien für sichere Kennwörter angepasst werden. Die
Dateiverschlüsselung kann für Endanwender als obligatorische oder
optionale Funktion konfiguriert werden. Außerdem kann sie je Konnektor
für jede Verbindung mit Backend-Systemen eingerichtet werden.
Dateinutzung
Mit der ShareScan-Dateiverschlüsselung können Anwender Kennwörter für
PDF-Dokumente einrichten, um das Öffnen, Bearbeiten oder Drucken eines
gescannten Dokuments einzuschränken. Der Empfänger der PDF-Datei
kann diese Aktionen nur nach Eingabe des entsprechenden Kennworts
durchführen.
52

Verfügbarkeit
Dokumentenschutz
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Geeignete
Kontrollmechanismen
schützen die Informationen
in einem Dokument.
iR PDF-Verschlüsselung
Bei der PDF-Verschlüsselung wird das gescannte Bild in einer PDF-Datei vor
der Übermittlung vom System verschlüsselt. Diese Funktion ist kompatibel
mit Adobe Acrobat-Standards. Ein Server ist für die Verschlüsselung nicht
erforderlich. Verschlüsselte PDFs können nur nach Eingabe eines
Kennworts mit 128-Bit-Verschlüsselung gedruckt und exportiert werden.
53

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Document Scan Track & Lock
Mit dieser optionalen Funktion kann ein Code zum Sperren und
Nachverfolgen in gedruckte Dokumente eingebettet werden, um
unberechtigtes Kopieren, Senden und Faxen dieser Dokumente zu
verhindern und deren Ursprung nachzuvollziehen.
So können wichtige Dokumente mit Sicherheitsbeschränkungen versehen
werden, die wirksam deren Weitergabe per E-Mail oder Fax an Unbefugte
unterbinden. Anhand der eingebetteten Informationen darüber, wer was
an welchem System kopiert/gedruckt hat, können bei Dokumenten, die
am System vergessen wurden, sowohl die Person, die unberechtigte
Kopien davon erstellt hat, als auch der Eigentümer des Dokuments
ermittelt werden.
Diese Funktion ist nur bei ausgewählten imageRUNNER ADVANCE-Systemen verfügbar.
54

Verfügbarkeit
Dokumentenschutz
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Adobe LifeCycle Rights Management ES-Integration
Mit Adobe LifeCycle Rights Management ES-Integration können Anwender
PDF-Dateien absichern und permanente sowie dynamische Richtlinien auf
sie anwenden, um ihre Vertraulichkeit zu gewährleisten, ihre Nutzung zu
kontrollieren und ihre Verfügbarkeit zu verwalten. Über detaillierte
Protokolle können Anwender genau überwachen, wann und wie oft diese
Dateien aufgerufen werden. Der Server erlaubt Anwendern, Zugriff und
Berechtigungen zu kontrollieren und so wertvolle vertrauliche
Informationen vor versehentlicher oder böswilliger Offenlegung zu
schützen.
Da Sicherheitsrichtlinien auf dem Server gepflegt werden, können
Anwender Berechtigungen auch dann noch ändern, wenn die Datei bereits
weitergegeben wurde.
Damit diese Funktionalität genutzt werden kann, müssen Adobe LifeCycle
Rights Management ES-Server und -Software installiert sein. Außerdem
muss ein System der imageRUNNER ADVANCE-Serie über Internet oder
Intranet mit diesem Server verbunden sein.
55

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Software, Einstellungen
und Konfiguration
iW Management Console
Kostenloser Download von der Canon-Website
Zentrale Verwaltung der Druckumgebung
iWMC ermöglicht die zentrale Verwaltung einer Druckumgebung. Mit
iWMC kann der IT-Administrator Systemeinstellungen
(Protokolleinstellungen, Administrator-Kontaktdaten usw.), Druckertreiber,
Add-ins für Druckertreiber, Ressourcen (Schriftarten, PCL-Makros,
Farbprofile usw.) aktiv auf Drucksysteme oder Anwender-PCs übertragen.
Durch die Zentralisierung dieser Aufgaben müssen Anwender nicht mehr
selbst nach Software suchen und diese installieren, wodurch das Risiko
durch ungeeignete oder schädliche Software reduziert wird. Im Rahmen
dieser Funktion können IT-Administratoren Einstellungen auf das System
übertragen und dafür sorgen, dass Sicherheitseinstellungen jederzeit
einheitlich sind.
Address Book Distribution (Adressbuch-Plug-in)
Adressbücher auf Systemen können mit iWMC zentral verwaltet werden.
Der Administrator kann Aufgaben einrichten, um Adressbücher regelmäßig
automatisch aktualisieren und aktiv auf Systeme übertragen zu lassen.
Dadurch wird das Risiko der Versendung vertraulicher Informationen an
veraltete Adressen (z. B. frühere Mitarbeiter) erheblich verringert
Printer Driver Distribution (Druckertreiber-Plug-in)
Druckertreiber können mit iWMC zentral verwaltet werden. Administratoren
können Aufgaben einrichten, um Druckertreiber auf Anwender-PCs
übertragen zu lassen. Anwender können dann die jeweils neuesten Treiber
und Patches installieren, wodurch das Risiko veralteter oder ungeeigneter
Treiber reduziert wird.
Benutzerauthentifizierung und Rechte
Zugriff auf die iWMC-Software und deren Funktionen wird über die lokale
oder Active Directory-Authentifizierung kontrolliert. Innerhalb von iWMC
kann der Administrator Anwendern oder Anwendergruppen
Berechtigungen für den Zugriff auf Menüs und bestimmte Funktionen
zuweisen.
Systemprotokolle
Im Systemprotokoll werden Anwenderaktionen festgehalten, darunter auch
erfolgreiche und fehlgeschlagene Anmeldungsversuche.
56

Verfügbarkeit
SOFTWARE, EINSTELLUNGEN UND KONFIGURATION
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Pflegen von Softwareversionen, Patches,
Einstellungen und Konfigurationen der
Plattform, um die ordnungsgemäße
Verwaltung der Datenverfügbarkeit durch
kontrollierten Zugriff auf die Plattform zu
gewährleisten.
57

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Zugriffskontrolle
uniFLOW Login Manager
Optionales Modul für alle Editionen von uniFLOW.
(Jede uniFLOW-Edition umfasst 1 frei wählbares Gratis-Modul.)
Der uniFLOW Login Manager sorgt dafür, dass nur autorisierte
Anwender Zugriff auf die Plattform erhalten.
Der uniFLOW Login Manager basiert auf derselben Technologie wie die
MEAP-Anwendung, wird aber dazu eingesetzt, den Zugriff auf die
Systemfunktionen zu sichern und die Anmeldung von Anwendern am
System zu kontrollieren.
Mit uniFLOW Login Manager ist Folgendes möglich:
• Anmeldung beim MEAP-fähigen MFP
• Auswahl einer Kostenstelle über das Bedienfeld des MFP
• sicheres Speichern von Anwenderdaten (Benutzername und
E-Mail-Adresse), sodass andere Anwendungen auf dem System darauf
zugreifen können
Anmeldemethoden
uniFLOW bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anmeldung am MFP:
• Eingabe eines numerischen (z. B. PIN-Code) oder alphanumerischen
(z. B. Kostenstelle) Codes
• Chipkarte
• Transponderkarte
• Fingerabdruck
MEAP-Anwendung
Auf dem MFP-Bedienfeld werden dem Anwender Informationen direkt
angezeigt. Anwender müssen also nicht zu einem „Add-on“-Gerät eines
anderen Herstellers neben dem MFP wechseln.
Mit der MEAP-Anwendung ist Folgendes möglich:
• Auswahl und Druckfreigabe von Aufträgen direkt aus der eigenen sicheren
Warteschlange des Anwenders
• Auswahl und Druckfreigabe von Aufträgen direkt aus einer sicheren
Gruppenwarteschlange
• Auswahl von Aufträgen direkt aus einem zentralen Dokumentenarchiv,
z. B. offizielle interne Unternehmensdokumente oder Formulare
58

Verfügbarkeit
ZUGRIFFSKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Kontrollierter Zugriff auf die
Plattform.
Security & Cost Control Pack
Proximity Card Authentication
Das Security & Cost Control Pack für Canon MEAP-Systeme bietet sicheren
Zugriff auf das System sowie auf Druckaufträge über PIN-Code,
Benutzername und Kennwort oder sogar Transponderkarte.
Beachten Sie, dass das Security & Cost Control Pack nur
HID-Transponderkarten des Typs Canon MiCard 2 unterstützt. uniFLOW
unterstützt viele weitere Typen.
Das Security & Cost Control Pack ist eine kostengünstige Lösung, die sich
vor allem für kleine Unternehmen mit bis zu 5 MFPs und 50 Anwendern
eignet. Größere Unternehmen müssen die skalierbare uniFLOW-Lösung
verwenden.
eCopy Session Logon
Bestandteil aller Editionen von eCopy ShareScan
Session Logon von eCopy ShareScan sperrt die eCopy-Konsole, sodass ein
Anwender seine Anmeldedaten eingeben muss, um auf die allgemeine
eCopy-Benutzeroberfläche am MFP zugreifen zu können.
Dadurch wird verhindert, dass nicht berechtigte Personen
eCopy-Funktionen nutzen und zum Beispiel am System scannen.
uniFLOW-Integration
Bei der uniFLOW-Integration werden Anwender am Gerät mithilfe des
uniFLOW Login Managers authentifiziert. Die Anmeldedaten werden sicher
an die eCopy-Anwendung weitergeleitet, um anderen Systemen wichtige
Anwenderinformationen bereitzustellen.
Anwender müssen sich für beide Systeme nur einmal anmelden. Dies
geschieht über das Authentifizierungssystem, das für den uniFLOW-Server
konfiguriert ist.
Ein einziges Authentifizierungssystem ist einfacher zu verwalten und stellt
ein geringeres Sicherheitsrisiko dar.
59

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Therefore Access Rights For Documents
Bestandteil aller Editionen von Therefore
Zugriffsrechte können auf die meisten Bereiche eines Systems angewendet
werden, um festzulegen, wer welche Dokumente auflisten, öffnen,
bearbeiten, kommentieren und drucken darf.
Active Directory-Integration
Therefore wird in die Netzwerkstruktur des Kunden eingebunden, sodass
vorhandene Sicherheitsrichtlinien angewendet werden können. Die
Sicherheitsadministration geschieht in der Regel durch die Verwaltung von
Gruppenmitgliedschaften in Active Directory.
Rights Server
Rights Server ist eine Schnittstelle, die mithilfe der
Therefore API/Developer Edition implementiert wird. Sie erlaubt
Kunden die Anwendung individueller Zugriffsrechte anhand bestehender
Geschäftsprozesse.
Beispiel:
Delegierungsfunktionen – Anwenderin A ist nicht im Büro,
und Anwender B soll während ihrer Abwesenheit alle
normalen Berechtigungen von Anwenderin A erhalten.
Ein Kunde verfügt über eine spezielle Zugriffstabelle, die
festlegt, welcher Mitarbeiter/Anwender auf Dokumente von
welchem Klienten zugreifen darf, z. B.: Mitarbeiterin A hat
Zugriff auf Dokumente zu Klienten 1, 2 und 3; Mitarbeiter B
verwaltet Klienten 4 und 5 und darf deren Dokumente
einsehen. In Abwesenheit von Mitarbeiterin A erhält
Mitarbeiter B Zugriff auf alle Dokumente, die sich auf Klienten
1, 2, 3, 4 und 5 beziehen.
60

Verfügbarkeit
ZUGRIFFSKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
iW Document Server Login – Zugriffsberechtigungen
Zugriffsberechtigungen können für alle Kundendaten über
Access Control List (ACL) festgelegt werden. Nur Administratoren können
die Einstellungen für diese Berechtigungen ändern. Dazu zählen:
Vollzugriff, Bearbeiten, Aktualisieren und Anzeigen.
Der Benutzerzugriff kann lokal oder über Active Directory verwaltet werden.
iW Document Server verwendet Windows Internal Database (SQL Server
Embedded Edition) SQL Server 2005/SQL Server 2008.
61

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Wechselfestplatte
Mit dem optionalen Wechselfestplatten-Kit kann eine Festplatte entfernt
werden, um sie an einem sicheren Standort zu lagern. Der Aus- und
Wiedereinbau der Festplatte geschieht einfach und sicher. Nach der
Installation kann das Kit mit einem Vorhängeschloss gesichert werden.
Access Management System (AMS)
Optional auf allen iR-Systemen
AMS authentifiziert den Anwender mithilfe von uniFLOW Login Manager.
Anschließend werden die Systemfunktionen für den Anwender
entsprechend aktiviert bzw. deaktiviert.
Mit AMS haben Administratoren folgende Möglichkeiten:
Kontrolle des Zugriffs auf Systemfunktionen anhand von Benutzername
oder Gruppenmitgliedschaft. Zum Beispiel sind Gastbenutzer nicht
berechtigt, gescannte Informationen über FTP, SMB oder E-Mail zu
versenden, normalen Benutzern ist dies dagegen möglich.
Ausblenden von Funktionen auf dem System, um dessen Bedienung zu
vereinfachen und Bedienungsfehler zu reduzieren.
62

Verfügbarkeit
ZUGRIFFSKONTROLLE
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Abteilungs-IDs, SSO, SDL
Abteilungs-IDs
Abteilungs-IDs können auf dem MFP aktiviert werden.
Der Anwender gibt seine Abteilungs-ID mit dem
entsprechenden Kennwort ein und darf drucken,
kopieren, faxen oder scannen. Ohne ID und Kennwort
stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung.
Abteilungs-IDs können verschiedene Zugriffsebenen
zugewiesen werden. So dürfen z. B. Mitarbeiter einer
Abteilung in Farbe kopieren und drucken, während einer
anderen Abteilung nur die Funktion zum Kopieren in
Schwarzweiß zur Verfügung steht.
Mithilfe von Nutzungslimits kann die Nutzung
bestimmter MFP-Funktionen nach Abteilungs-ID
kontrolliert werden. Für folgende Funktionen können
unterschiedliche Limits festgelegt werden:
• Drucke insgesamt
• Kopieren
• Scannen
• Drucken
Bei Bedarf kann zudem anhand der nach Abteilungs-ID
gesammelten Daten eine detaillierte Nutzungsübersicht
ausgedruckt werden.
Einmalige Anmeldung (SSO)
Mithilfe der einmaligen Anmeldung kann die
Systemsicherheit weiter verbessert werden. Durch die
Eingabe von Netzwerkbenutzername und Kennwort
erhalten Anwender Zugriff auf sämtliche Funktionen des
Multifunktionssystems (Funktionen können einzeln
kontrolliert werden).
Durch die Verbindung mit Active Directory wird
gewährleistet, dass nur beim Netzwerk angemeldete
Benutzer auch auf den MFP zugreifen können. Der
Vorteil ist, dass jede Änderung in Active Directory durch
die IT-Abteilung sofort auch auf dem MFP verfügbar ist,
sodass im gesamten Netzwerk die gleichen
Berechtigungen gelten.
Damit die Nutzung von SSO möglich ist, muss auf einem
Server in der Kundenumgebung ein Sicherheitsagent
installiert werden, der als Schnittstelle zwischen den
MFPs und Active Directory fungiert.
SSO-H
SSO-H ist eine Anwendung zur Anmeldung, die einen
Anwender entweder mit einem Domänencontroller in
einer Active Directory-Umgebung oder mit einer
Datenbank auf dem lokalen System authentifiziert.
SSO-H sperrt das System, bis der Anwender
authentifiziert wurde. Der Hauptunterschied zu SSO
besteht darin, dass für SSO-H kein Sicherheitsagent mehr
erforderlich ist.
Simple Device Login (SDL)
Wenn Active Directory nicht verfügbar ist, können
Anwender sich mithilfe von SDL am Canon-
Multifunktionssystem anmelden. Bei SDL sind die
Benutzerlisten auf dem System selbst gespeichert, statt
in einem zentralen Verzeichnis auf dem Server.
Anwender und Gruppen können mit Abteilungs-IDs
verknüpft werden, um eine zentrale Nutzungskontrolle
zu ermöglichen. Die Daten zur Anwenderverwaltung
über SDL werden entweder über einen Webbrowser
direkt eingetragen oder können aus einer Textdatei
importiert werden.
63

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Redundante Systeme
uniFLOW Secure Printing (einschl. MyPrintAnywhere)
Optionales Modul für alle Editionen von uniFLOW.
(Jede uniFLOW-Edition umfasst 1 frei wählbares Gratis-Modul.)
Mit uniFLOW MyPrintAnywhere können Anwender ihren Druckauftrag auf
jedem mit dem uniFLOW-Server verbundenen System freigeben. Dies ist
zum Beispiel nützlich, um das System zu wechseln, wenn das gewünschte
System aufgrund eines umfangreichen Druckauftrags belegt ist.
Es gibt verschiedene Konfigurationen für unterschiedliche
Anforderungen:
1. MyPrintAnywhere Secure Printing: Der Anwender druckt die Dokumente
von seinem PC aus. Die Druckaufträge werden auf dem Server
gespeichert. Der Server gibt die Druckaufträge an jeden MFP frei, an dem
der Benutzer sich erfolgreich angemeldet hat.
2. Distributed Release Queue Management: Der Anwender druckt die
Dokumente von seinem PC aus. Die Druckaufträge werden auf einem
oder mehreren Servern gespeichert. So ergibt sich ein sicherer globaler
Freigabemechanismus für Druckaufträge, der beliebig viele Server
abdeckt.
Anmeldemethoden
uniFLOW bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anmeldung am MFP:
• Eingabe eines numerischen (z. B. PIN-Code) oder alphanumerischen
(z. B. Kostenstelle) Codes
• Chipkarte
• Transponderkarte
• Fingerabdruck
MicroMIND- und MiCard-Identifikationssysteme werden per USB an den
MFP angeschlossen und benötigen daher keine zusätzliche IP-Adresse.
Dadurch werden die möglichen Angriffspunkte im Netzwerk reduziert.
uniFLOW bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten für
Administratoren, um das System problemlos in vorhandene
Kundenumgebungen einbinden zu können.
uniFLOW kann außerdem beliebig angepasst werden. Alle neuen Geräte,
Methoden und Systeme zur Authentifizierung können auf Projektbasis
schnell und einfach integriert werden.
64

Verfügbarkeit
REDUNDANTE SYSTEME
Drucken von
Dokumenten
Scannen von
Dokumenten
Verwalten von
Dokumenten
Übergreifend
Hohe Verfügbarkeit der Lösung, damit das
System jederzeit richtig funktioniert.
Therefore Redundant Storage
Die Funktion ist Bestandteil aller Editionen von Therefore,
muss aber konfiguriert werden (zusätzliche Datenträger
oder Server für Backups sind nicht im Lieferumfang enthalten).
Backup-Datenträger
Dokumente sind vor Datenträgerausfällen geschützt.
Wenn Dokumente nur an nur einem Speicherort
abgelegt sind, können sie bei einer Beschädigung des
Datenträgers verloren gehen. Selbst bei
RAID-Datenträgern ist es nicht auszuschließen, dass
ein Anwender mit Administratorrechten versehentlich
eine Datei aus dem Therefore-Speicher löscht. Mit
Therefore Migrate können Daten zu einem
bestimmten Zeitpunkt von einem Datenträger auf
einen anderen migriert werden.
Der Kunde kann gewiss sein, dass seine wertvollen
Daten an mehreren Speicherorten verfügbar sind und
daher von einem Ausfall des Hauptdatenträgers nicht
betroffen sein werden.
Backup-Server
Ein Backup-Server ist ein zweiter Therefore-Server an
einem externen Standort (Enterprise Edition
erforderlich).
Kunden können ihre Therefore-Umgebung so
einrichten, dass alle Dokumente automatisch auf
einen zweiten Server migriert werden und so an zwei
geografisch unterschiedlichen Standorten gespeichert
sind. Dadurch sind die Dokumente auch im Fall von
Katastrophen, wie Feuer oder Erdbeben, völlig sicher.
5 Kernpunkte zum
Thema Verfügbarkeit
• Verfügbarkeit bedeutet, dass
sichere Informationen bei Bedarf
jederzeit verfügbar sind.
• Mit Dateiverschlüsselung können
Anwender Dateien einfach
verschlüsseln, speichern, senden
und bei Bedarf entschlüsseln.
• Mit MyPrintAnywhere können
Anwender Druckaufträge einfach
und sicher an einem gewünschten
System im Netzwerk abholen.
• Sichere Wasserzeichen werden
beim Kopieren eines markierten
Dokuments deutlich sichtbar.
• Das Therefore-System bietet
die Möglichkeit zur Verwendung
eines Backup-Servers, sodass
Dokumente gleichzeitig an zwei
geografisch unterschiedlichen
Standorten gespeichert sein
können.
65

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Zusammenfassung
Es gibt zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen, um die
Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer
Geschäftsdaten zu gewährleisten.
66

Denkanstöße
ZUSAMMENFASSUNG
• Wussten Sie, dass es von
Canon sowohl Standard- als
auch Zusatzfunktionen für
jeden beliebigen Bedarf
gibt
67

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Standard-
Sicherheitsfunktionen
Abteilungs-IDs
Abteilungs-IDs können auf dem MFP aktiviert werden.
Der Anwender gibt seine Abteilungs-ID mit dem
entsprechenden Kennwort ein und darf drucken,
kopieren, faxen oder scannen. Ohne ID und Kennwort
stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung.
Einmalige Anmeldung
Mithilfe der einmaligen Anmeldung kann die
Systemsicherheit weiter verbessert werden. Hier
geben Anwender nicht eine Abteilungs-ID, sondern
ihren Netzwerkbenutzernamen und das Kennwort
ein, die mit Active Directory authentifiziert werden.
Dadurch wird die Verwaltung von Anwendern und
Zugriffsrechten deutlich vereinfacht.
Simple Device Login
Falls Active Directory nicht verfügbar ist, gibt es eine
andere Lösung: Simple Device Login (SDL). Bei SDL
sind die Benutzerlisten auf dem System selbst
gespeichert, statt in einem zentralen Verzeichnis auf
dem Server.
Wasserzeichen
Über den Druckertreiber wird der gedruckten Seite ein
sichtbares Wasserzeichen hinzugefügt. Dadurch wird
der Sicherheitsstatus des Dokuments deutlich sichtbar
und Anwender werden vor dem unbefugten Kopieren
der Informationen gewarnt.
Auftragsprotokoll
Der MFP führt ein Auftragsprotokoll, das über die
Remote-Benutzeroberfläche aufgerufen werden
kann. Das Auftragsprotokoll enthält Informationen zu
jedem von einem Anwender erstellten Druck-, Scan-,
Faxauftrag usw. Bei dem angegebenen
Benutzernamen kann es sich, je nach
Authentifizierungsmethode, um eine Abteilungs-ID
oder den Namen der Person handeln.
IEEE 802.1X
Dieses Protokoll bietet eine
Authentifizierungsmethode für Systeme, die über LAN
oder WLAN in ein Netzwerk eingebunden werden
sollen.
68

Zusammenfassung
Standard-Sicherheitsfunktionen
Sicherheitsfunktionen von Canon MFPs
Nachfolgend sind die Standardsicherheitsfunktionen im
Lieferumfang der meisten Canon MFPs aufgelistet. Diese
bieten ausreichenden Schutz gegen viele potenzielle
Angriffe. Auf der nächsten Seite finden Sie
Sicherheitsfunktionen, die als „Add-ons“ verfügbar sind und
für zusätzliche Sicherheit und Zuverlässigkeit sorgen.
Sicheres Drucken
Mit der sicheren Druckfunktion kann der Anwender
beim Drucken am PC ein numerisches Kennwort
festlegen. Damit das Dokument gedruckt werden
kann, muss der Anwender dieses Kennwort am
Drucksystem selbst eingeben.
Sichere Mailbox
Bei der sicheren Mailbox-Funktion druckt der
Anwender das Dokument in einen Speicherbereich
(Mailbox) auf dem Drucksystem. Die Mailbox ist
kennwortgeschützt (durch den Anwender) und der
Anwender kann durch Eingabe des Kennworts am
System auf die Druckaufträge zugreifen.
Protokollkonfiguration
Über die Protokollkonfiguration kann der
Administrator Netzwerkprotokolle aktivieren und
deaktivieren.
SSL-Zertifikate
Mit SSL-Zertifikaten werden HTTPS-Funktionen auf
dem MFP aktiviert. Dies ermöglicht die sichere
Übermittlung von Informationen über die
Remote-Benutzeroberfläche oder
MEAP-Anwendungen auf dem MFP.
IP- und MAC-Adressenfilterung
Über die IP- und MAC-Adressenfilterung können
Anwender bestimmte IP- oder MAC-Adressen
blockieren oder zulassen. Zum Beispiel kann der
Netzwerkadministrator festlegen, dass nur ein
bestimmter Druckserver auf den MFP zugreifen darf.
Dazu muss der MFP so eingerichtet werden, dass er
nur Verbindungsanfragen von der IP- oder
MAC-Adresse des Druckservers akzeptiert und alle
übrigen eingehenden Verbindungen blockiert.
69

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Zusätzliche
Sicherheitsfunktionen
Sicherer Zugriff
Durch die Kontrolle des Zugriffs auf den
MFP können Unternehmen vertrauliche
Informationen schützen.
Abteilungs-IDs, einmalige Anmeldung und
sicherer Druck sind einige der
Standardfunktionen, die sicheren Zugriff auf
diese Informationen ermöglichen. Die
uniFLOW-Optionen zur sicheren
Druckausgabe bieten aber noch mehr.
Mit uniFLOW Secure Printing können
Anwender die Ausgabe vertraulicher
Dokumente sicher kontrollieren.
Druckaufträge werden auf dem Server
gespeichert und können nach
erfolgreicher Anmeldung am MFP
abgerufen werden. Ohne eine Methode
zur Anmeldung am MFP ist diese
Funktion nicht verfügbar.
Sichere Daten
Ein wirksamer Schutz von vertraulichen
Informationen ist nur möglich, wenn auch
die Daten auf dem MFP sowie beim
Übermitteln vom und an den MFP sicher
sind.
Canon sorgt mit entsprechenden Services
dafür, dass die Daten am Lebensende des
MFP geschützt sind. Aber es gibt auch
Möglichkeiten, um während der Nutzung
des Systems für Datensicherheit auf der
Festplatte zu sorgen.
Der MFP kann durch das Hard Disk
Encryption Kit erweitert werden, um
eine sichere Verschlüsselung der
Festplattendaten zu gewährleisten.
Dieses Kit ist nach ISO15408 (Common
Criteria) zertifiziert. Außerdem kann die
Wechselfestplatte bequem entnommen
werden, um sie außerhalb der
Geschäftszeiten sicher zu lagern.
70

Zusammenfassung
Zusätzliche Sicherheitsfunktionen
Es gibt zusätzliche Softwarepakete, die mit unseren
Systemen verbunden oder auf diesen installiert
werden können, jedoch nicht zum Lieferumfang
des MFP gehören.
Sichere Dokumente
Da die Druckausgabe eine Hauptfunktion
des MFP ist, liegt ein wichtiger
Sicherheitsschwerpunkt auf der Kontrolle
gedruckter Dokumente.
Sichtbare Wasserzeichen sind eine
MFP-Standardfunktion und wirken
abschreckend. Es bietet sich aber an,
Wasserzeichen durch weitere
Sicherheitsfunktionen zu ergänzen.
Mit Document Scan Lock & Tracking
kann ein Code zum Sperren und
Nachverfolgen in gedruckte Dokumente
eingebettet werden, um unberechtigtes
Kopieren, Senden und Faxen dieser
Dokumente zu verhindern und deren
Ursprung nachzuvollziehen.
Wenn Sie
Spezialanforderungen
für die Sicherheit der
Dokumente Ihres
Unternehmens haben,
wenden Sie sich bitte an
Canon.
Unsere Berater helfen
Ihnen gerne, die
Informationen in Ihren
Dokumenten wirksam
zu schützen.
71

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Glossar
72
A
B
Administrative Schwachstelle
Durch die Anmeldung bei einem Konto,
das über mehr Benutzerrechte verfügt,
als der Anwender benötigt, wird eine
administrative Schwachstelle
herbeigeführt.
Angriff
Der mutwillige Versuch, die Sicherheit
eines Computersystems zu
kompromittieren oder andere Anwender
an der Nutzung des Systems zu hindern.
Authentifizierung
Das Verfahren zur Bestätigung der
Identität einer Person, eines
Computerprozesses oder eines Systems.
Um die Identität zu bestätigen, werden
Anmeldedaten bereitgestellt. Dies
geschieht in der Regel über
Benutzername/Kennwort, Chipkarten
oder digitale Signaturen.
Autorisierung
Das Verfahren, mit dem einer Person,
einem Computerprozess oder einem
System Zugriff auf bestimmte
Informationen, Services oder
Funktionen gewährt wird. Die
Autorisierung wird von der Identität der
jeweiligen Person, des
Computerprozesses oder des Systems
abgeleitet, die durch Authentifizierung
bestätigt wird.
Backdoor
Ein verborgener Zugang zu einem
Computersystem, über den die
Sicherheitsfunktionen des Systems
umgangen werden können.
Basel
Die Baseler Beschlüsse des
Ausschusses für Bankenaufsicht ist eine
C
Empfehlung für Gesetze und
Vorschriften zur Stabilisierung des
Bankwesens. Sein Ziel ist die
internationale Harmonisierung der
Eigenkapitalanforderungen von Banken,
um diese wirksamer vor finanziellen
und betrieblichen Risiken zu schützen.
Berechtigungen
Autorisierung zum Durchführen von
Aktionen auf eine bestimmte
freigegebene Ressource, z. B. Datei,
Verzeichnis oder Drucker.
Berechtigungen müssen einzelnen
Benutzerkonten oder Benutzergruppen
vom Systemadministrator zugewiesen
werden.
Böswilliger Anwender
Ein Anwender, der sich vorsätzlich
Zugang zu einem System verschafft mit
dem expliziten Ziel, Schaden
anzurichten.
Common Criteria
Das Zertifizierungssystem nach
ISO15408 bestätigt, dass
Sicherheitsfunktionen zuverlässig
entwickelt und implementiert wurden.
Die Zertifizierung deckt den gesamten
Lebenszyklus ab, von der Produktion
über Auslieferung, Verkauf und
Installation bis hin zum Service. Es gibt
sieben verschiedene
Konformitätsebenen, die durch die
Bezeichnung EAL unterschieden werden.
Chipkarte
Eine kreditkartengroße Karte, die in
Kombination mit einem Zugriffscode
verwendet wird, um zertifikatbasierte
Authentifizierung zu ermöglichen. Auf
Chipkarten können Zertifikate,
öffentliche und private Schlüssel,

Zusammenfassung
Glossar
D
Kennwörter und andere persönliche
Daten sicher gespeichert werden.
Datenschutz
Datenschutz bezieht sich auf den
Umfang der Kontrolle, die
Einzelpersonen über die Erfassung,
Verwendung und Weitergabe ihrer
persönlichen Informationen haben.
Datenübermittlung
Einer der Hauptaspekte im Datenschutz:
die Übermittlung persönlicher Daten
zwischen Einheiten, wie z. B. eine
Kundenliste, die von zwei Unternehmen
gemeinsam genutzt wird.
Denial of Service (DoS)
Bei einem DoS-Angriff verhindert ein
böswilliger Anwender den Zugriff eines
anderen Anwenders, Prozesses oder
Systems auf eine Netzwerkressource.
Beispiele für DoS-Angriffe sind das
Überlasten von Netzwerkverbindungen,
Überfüllen von Speicherplatz,
Deaktivieren von Ports oder das Kappen
der Energieversorgung.
Digitales Zertifikat
Ein digital signiertes Element, das die
Authentifizierungsdaten eines
Anwenders, Computers oder Service mit
einem öffentlichen/privaten
Schlüsselpaar verknüpft. Digitale
Zertifikate kommen bei der
Authentifizierung und der Absicherung
von Informationen in Netzwerken zum
Einsatz.
Digitale Signatur
An gesendete Informationen
angehängte Daten zur Identifizierung
des Absenders. Eine digitale Signatur
kann an beliebige Nachrichten, Dateien
E
oder andere digitale Informationen
angehängt oder separat übermittelt
werden. Digitale Informationen, die mit
einer digitalen Signatur übermittelt
werden, können ohne Verlust der
Signatur nicht bearbeitet werden. In
einigen Ländern, darunter alle Länder
der Europäischen Union, haben digitale
Signaturen rechtliche Relevanz.
Allerdings ist nicht eindeutig geklärt,
inwieweit die entsprechenden Gesetze
auch auf kryptografische digitale
Signaturen anwendbar sind, sodass
deren rechtliche Bedeutung unsicher
ist.
Distributed Denial of Service (DDoS)
Eine Sonderform des DoS-Angriffs, bei
der ein Angreifer auf mehreren
Computern einen schädlichen Code
installiert, um ein einziges Ziel
anzugreifen.
DoD 5220.22-M
DoD 5220.22-M wird gelegentlich als
Standard für das Löschen ohne
Datenremanenz zitiert. Er ist auch als
NISPOM (NISP Operating Manual)
bekannt und wurde vom National
Industrial Security Program (NISP)
herausgegeben, einer US-Behörde, in
deren Verantwortungsbereich der
Zugriff von Privatunternehmen auf
klassifizierte Informationen fällt.
Systeme von Canon sind derzeit nicht
mit dem Standard DoD 5220.22-M
konform.
Entschlüsselung
Das Verfahren, mit dem verschlüsselte
Inhalte wieder in ihren Originalzustand
zurückversetzt werden.
73

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Glossar
74
F
H
EU-Datenschutzrichtlinie
Ein Gesetz der Europäischen Union
(EU), das besagt, dass persönliche
Daten aus EU-Ländern nur dann in
Nicht-EU-Länder übermittelt werden
dürfen, wenn diese über ausreichende
Datenschutzmaßnahmen verfügen.
Unternehmen sind verpflichtet,
Einzelpersonen darüber zu informieren,
warum Daten von ihnen erfasst werden,
wie sie das Unternehmen mit
Rückfragen und Beschwerden
kontaktieren können, an welche Dritte
die Daten weitergeleitet werden und
welche Möglichkeiten bestehen, der
Offenlegung bestimmter Informationen
zu widersprechen. Dabei muss eine
ausreichende Widerspruchsfrist
eingeräumt werden, damit Personen
die Möglichkeiten prüfen und ggf. auch
der Erfassung der Daten durch das
Unternehmen widersprechen können.
Firewall
Eine Firewall schützt vor Angriffen,
indem sie einen Teil des Netzwerkes
von einem anderen abtrennt und nur
autorisierten Datenverkehr gemäß
bestimmten Filterregeln passieren lässt.
FTP
Das File Transfer Protocol (FTP) ist ein
Netzwerkprotokoll zur Übertragung von
Daten von einem Computer auf einen
anderen über ein Netzwerk, wie zum
Beispiel das Internet.
Health Insurance Portability and
Accountability Act (HIPAA)
Eine US-Vorschrift, die Patienten den
Zugriff auf ihre eigene Krankenakte
erleichtert und ihnen größere Kontrolle
über die Verwendung aller
personenbezogenen Krankheitsdaten
I
gibt. Die Vorschrift befasst sich auch mit
der Verpflichtung von Dienstleistern im
Gesundheitswesen zum Schutz von
Patientendaten. Betroffene Dienstleister
im Gesundheitswesen, die bestimmte
finanzielle und administrative
Transaktionen mithilfe elektronischer
Methoden durchführen, mussten bis
zum 14. April 2003 ihre Konformität mit
dieser Vorschrift nachweisen.
HTTP
Das Hypertext Transfer Protocol (HTTP)
ist ein Kommunikationsprotokoll für die
Übermittlung von Informationen im
Internet.
HTTPS
(HyperText Transport Protocol
Secure)
HTTPS ist kein eigenes Protokoll,
sondern bezieht sich auf die
Kommunikation per HTTP über eine
verschlüsselte SSL-Verbindung (Secure
Sockets Layer). Siehe auch SSL.IPP
Das Internet Printing Protocol (IPP) ist
ein Standard-Netzwerkprotokoll für
Remote-Druckvorgänge sowie zur
Verwaltung von Druckaufträgen.
Wie alle IP-basierten Protokolle erlaubt
IPP sowohl den Zugriff auf lokale
Drucker als auch über das Internet auf
Drucker an anderen Standorten. Im
Unterschied zu anderen
Druckprotokollen unterstützt IPP auch
Zugriffskontrolle, Authentifizierung und
Verschlüsselung und ist daher weitaus
leistungsfähiger und sicherer als ältere
Drucklösungen.
IEEE P2600
Die IEEE Standards Association (IEEE-SA)
hat mit der Arbeit an IEEE P2600(TM)

Zusammenfassung
Glossar
K
begonnen, einem IT-Standard für die
Sicherheit von Hardcopy-Systemen:
Hardcopy System and Device Security:
Dieser neue Standard definiert
Sicherheitsanforderungen für Hersteller,
Software-Anbieter und Anwender von
Druckern, Kopierern,
Multifunktionssystemen und ähnlichen
Geräten sowie für die
Computersysteme, von denen diese
unterstützt werden. Der Standard wird
zahlreiche Sicherheitsaspekte in Bezug
auf Entwicklung, Auswahl, Installation,
Konfiguration und Verwendung dieser
Systeme abdecken.
IPPS
Das sichere Internet Printing Protocol
unterstützt verschlüsseltes Drucken.
IPsec
IPsec-Protokolle arbeiten auf der
Netzwerkebene (Ebene 3 des
OSI-Modells). Andere sichere
Internetprotokolle, wie z. B. SSL,
arbeiten auf der Transportebene und
darüber (OSI-Ebenen 4 bis 7). Dadurch
ist IPsec flexibler, da es zum Schutz von
Protokollen auf der Transportebene
eingesetzt werden kann. IPsec hat
gegenüber SSL und anderen Methoden
auf höheren Ebenen einen
wesentlichen Vorteil: Eine Anwendung
muss nicht für die Verwendung von
IPsec programmiert sein. Bei SSL und
anderen Protokollen auf höheren
Ebenen ist dies dagegen ein Muss.
Kennwort
Eine Zeichenfolge zur Bestätigung der
eigenen Identität bei einem Netzwerk
oder einem lokalen Computer.
L
M
N
Kennwortsynchronisierung
Eine Methode zur Replizierung von
Kennwörtern zwischen mehreren
Computern, Systemen, Ordnern oder
Netzwerken, damit dasselbe Kennwort
in allen Umgebungen verwendet
werden kann.
Lokaler Angriff
Ein Angriff auf den Computer, bei dem
der Angreifer angemeldet ist.
MEAP
MEAP (Multifunctional Embedded
Application Platform) ist eine Plattform
zur Anwendungsentwicklung, die das
Erstellen integrierter Anwendungen für
Multifunktions-Peripheriesysteme von
Canon erlaubt. Angepasste
Anwendungen können zur direkten
Ausführung auf dem System erstellt
werden.
Message Authentication Code (MAC)
Ein Algorithmus, mit dessen Hilfe ein
Datenempfänger überprüfen kann, ob
ein Datenblock zwischen dem Zeitpunkt
des Absendens und Empfangens
geändert wurde.
Netzwerk-Anmeldung
Das Verfahren zur Anmeldung bei
einem Computer über ein Netzwerk.
Nichtwiderlegbarkeit
Die Zusicherung, dass eine Person, die
auf einem Computer eine bestimmte
Aktion durchgeführt hat, dies nicht
leugnen kann. Bei der
Nichtwiderlegbarkeit wird ein Beweis
der durchgeführten Aktion erbracht,
z. B. des Überweisens von Geldmitteln
oder des Autorisierens eines Kaufs.
75

Der umfassende Leitfaden zur
Dokumentensicherheit im Büro
Glossar
O
P
Öffentlicher Schlüssel
Einer von zwei bei der
Public-Key-Verschlüsselung
verwendeten Schlüsseln. Der Anwender
macht diesen Schlüssel öffentlich
zugänglich und jeder andere Anwender
kann ihn verwenden, um Nachrichten
zu verschlüsseln und zu senden oder
um die digitale Signatur des Anwenders
zu bestätigen.
Personal Identification Number
(PIN)
Ein geheimer Identifikations-Code,
ähnlich einem Passwort. Wird als
Zugang für Bank-Transaktionen oder
Authentifizierung an einem
MFP genutzt.
Personally Identifiable
Information (PII)
Jede Information, die sich eindeutig auf
eine Einzelperson bezieht. Dies umfasst
zum Beispiel Name, Land, Postanschrift,
E-Mail-Adresse, Kreditkartennummer
und IP-Adresse. Wird auch als
„personenbezogene Daten“ oder
„persönliche Daten“ bezeichnet.
S
entschlüsseln, die mit dem
entsprechenden öffentlichen Schlüssel
verschlüsselt wurden.
Public-Key-Verschlüsselung
Eine Verschlüsselungsmethode, bei der
ein Paar mathematisch verknüpfter
Schlüssel verwendet wird: ein
öffentlicher und ein privater Schlüssel.
Jeder Schlüssel kann zum Verschlüsseln
von Daten verwendet werden, die
Entschlüsselung ist aber nur mit dem
entsprechenden Gegenstück möglich.
Public Key Infrastructure (PKI)
Das Framework zur Verwaltung der
Nutzung von Public-Key-Kryptografie in
öffentlichen Netzwerken (z. B. Internet).
Remote-Angriff
Ein böswilliger Angriff auf einen
anderen Computer als derjenige, bei
dem der Angreifer angemeldet ist.
Schutzmaßnahme
Eine Technologie, eine Richtlinie oder
ein Verfahren zur Abwehr von
Bedrohungen.
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Physische Schwachstelle
Mangel an physischer Sicherheit für
einen Computer. Beispiel: Ein offen
zugänglicher Computer wird nicht
heruntergefahren und kann von
unbefugten Anwendern benutzt
werden.
Privater Schlüssel
Einer von zwei bei der
Public-Key-Verschlüsselung
verwendeten Schlüsseln. Der Anwender
hält den privaten Schlüssel geheim und
verwendet ihn in der Regel, um Daten
digital zu signieren oder Daten zu
Schlüssel
Ein Wert, der in Kombination mit einem
Algorithmus zum Ver- und
Entschlüsseln von Daten verwendet
wird.
Secure Sockets Layer (SSL)
Ein Protokoll, das mithilfe von
Verschlüsselung eine sichere
Datenkommunikation ermöglicht.
Es erlaubt Authentifizierung,
Integritätssicherung und Datenschutz
durch eine Kombination von digitalen
Zertifikaten, Public-Key-Kryptografie und
Massenverschlüsselung.

Zusammenfassung
Glossar
V
Sekundäre Datennutzung
Verwendung persönlicher
Informationen für andere als die bei der
Erfassung der Informationen
angegebenen Zwecke.
SNTP
Das (Simple) Network Time Protocol ist
ein Standard zur Synchronisierung von
Uhren in Computersystemen über
paketbasierte Kommunikationsnetze.
SOX
SOX reguliert Finanzdaten von
Unternehmen und verhängt Strafen bei
deren Missbrauch. Es legt fest, welche
Art von Finanzdaten über welchen
Zeitraum erfasst werden müssen. SOX
trat nach den Skandalen um Enron und
WorldCom zu Beginn dieses
Jahrtausends in Kraft und wirkt sich auf
Datenspeicherkapazitäten und -planung
aus. Nur relevant für Unternehmen, die
an der US-Börse notiert sind.
Sicheres Kennwort
Ein sicheres Kennwort bietet
ausreichenden Schutz vor dem Zugriff
auf eine Ressource durch Unbefugte.
Verschlüsselte Daten
Daten, die von reinem Text in ein
verschlüsseltes Format umgewandelt
wurden.
Verschlüsselung
Das Verfahren zur Umwandlung von
Daten in ein codiertes Format, um zu
verhindern, dass sie von Unbefugten
gelesen und interpretiert werden.
W
Z
Verfügbarkeit
Das Verfahren, um sicherzustellen, dass
vertrauliche Informationen jederzeit und
im richtigen Format von den jeweils
autorisierten Personen abgerufen
werden können.
Vertrauliche Daten
Aus Sicht der Europäischen Union
personenbezogene Daten zu Rasse
oder Hautfarbe, politischen, religiösen
oder philosophischen Überzeugungen,
sexueller Orientierung oder
Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft.
Widerlegbarkeit
Die Möglichkeit eines Anwenders, die
Durchführung einer Aktion zu leugnen,
ohne dass ihm dies von Dritten
nachgewiesen werden kann. Zum
Beispiel kann ein Anwender, der eine
Datei gelöscht hat, dies erfolgreich
leugnen, wenn kein Mechanismus
vorhanden ist (z. B. Audit-Dateien), der
dieser Behauptung widerspricht.
Zertifikat
Eine verschlüsselte Datei, die
Informationen zur Identität eines
Anwenders oder Servers enthält. Ein
Zertifikat wird eingesetzt, um die
Identität zu bestätigen und eine
gesicherte Verbindung herzustellen.
Zugriffskontrolle
Zugriffskontrolle wird eingesetzt, um
Informationen einzuschränken, auf die
Anwender entsprechend ihrer Identität
oder Gruppenmitgliedschaft zugreifen
dürfen. Die Kontrolle kann obligatorisch,
nach Ermessen oder rollenbasiert
erfolgen.
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