Information Governance - Project Consult Unternehmensberatung ...
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IG bei Grünenthal: Policy „Document Management“ Objective: The objective of this document is to establish the framework under which documents are managed. […]The intent of this Policy is to ensure compliance with applicable requirements, appropriate governance standards, structures and processes to enable adequate management of documents in a manner that is planned, controlled, monitored, recorded, maintained, and audited. Responsibilities functional and organizational leaders: Identify requirements, develop and implement required document management within their area of responsibility based on this policy and complete it with applicable local requirements. Implement suitable standard procedural documents. Subchapters of chapter “Implementation”: – 5.1 Creation and Editing – 5.2 Review – 5.3 Approval of documents – 5.4 Filing & Archiving – 5.5 Update/Change – 5.6 Inactivation – 5.7 Disposal GRÜNENTHAL Name Rahmen der Präsentation für IG und RM-Entwicklungen Datum in Pharma F&E │ 26. Nov. 2013 Seite 13 von 37
Filing & Archiving, Disposal in Policy „Document Management“ Filing & Archiving: It has to be ensured that documents within Grünenthal are available where needed and can be reproduced when needed in their actual valid version and from the valid date onwards. It also has to be ensured that documents remain legible and identifiable. Respective archiving requirements and minimal retention periods must be defined for each document type and should reflect local regulatory requirements if existing. Disposal: After expiry of the retention period documents have to be properly disposed of according to applicable regulations. GRÜNENTHAL Name Rahmen der Präsentation für IG und RM-Entwicklungen Datum in Pharma F&E │ 26. Nov. 2013 Seite 14 von 37
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Filing & Archiving, Disposal in Policy „Document Management“<br />
Filing & Archiving: It has to be ensured that documents within Grünenthal are available<br />
where needed and can be reproduced when needed in their actual valid version and from<br />
the valid date onwards. It also has to be ensured that documents remain legible and<br />
identifiable. Respective archiving requirements and minimal retention periods must be<br />
defined for each document type and should reflect local regulatory requirements if existing.<br />
Disposal: After expiry of the retention period documents have to be properly disposed of<br />
according to applicable regulations.<br />
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