Entstehung und Entwicklung der Open Space Methode - Regiosuisse

„Wege, Irrwege und Umwege zur Kooperation“ Zwischenbilanz des BLK-Verbundporjektes TransKiGs
am 18. und 19. September 2007 in Berlin
Referentin: Tanja Berger, Hoch Drei e.V.
Entstehung und Entwicklung der Open Space Methode
„Offener Raum schafft Platz für offene Gedanken“
Harrison Owen
Open Space ist ein Großgruppenverfahren, bei dem 5 bis 1.000 Menschen an einem Thema bzw. einer
Problemlösung arbeiten. Open Space bedeutet „offener Raum“. Entwickelt wurde die Methode Mitte
der 80er Jahre in den USA von dem Organisationsberater Harrison Owen. Er hatte die Erfahrung
gemacht, dass auf Tagungen und Konferenzen, die meiste Energie und der intensivste Austausch in
den Pausen statt fand und dort auch oft die wirklichen Wünsche und Ideen der Teilnehmenden direkt
und auch ehrlicher mitgeteilt wurden. Nur leider wurden diese dann nur selten verwirklicht, da es
meist bei einem beiläufigen Gespräch blieb. Das Diskutierte blieb in den Köpfen derer, die oft sehr
zufällig beieinander standen und erreichten andere, die daran auch Interesse hatten oder ähnliche
Aktivitäten verfolgten, nicht. Also hat Owen diese eher unstrukturierten Pausen als Grundlage
genommen um die Gestaltung von Konferenzen zu optimieren. Daher nennt man diese Methode auch
„systematische Kaffeepause“. Heute wird Open Space in 108 Ländern weltweit eingesetzt.
Die Methode ist nach dem Prinzip der Selbstorganisation konzipiert und setzt auf die
Eigenverantwortung seitens der Teilnehmenden. Bis auf wenige Ausnahmen, bei denen es sinnvoll
sein kann, dass ein Fachmann oder eine Fachfrau das Thema intensiver beleuchtet, gilt: Die Experten
und Expertinnen sind die Teilnehmenden selbst. Ihr Erfahrungs- und Wissenspotenzial wird bei einer
Open Space Veranstaltung ernst genommen und für den Gesamtprozess und darüber hinaus genutzt.
Dies erzeugt eine eigene Dynamik, die das Engagement, die Kreativität und auch die Entwicklung
von unkonventionellen Problemlösungsstrategien fördert und daher auch Jugendlichen Spaß macht.
Es kommt darauf an, dass alle Wünsche und Ideen einbringen können – und zwar immer wieder neu.
So entsteht ein kreatives, motivierendes und „durchschaubares Chaos“, ein Feuerwerk von Ideen, von
Gesprächen, Projektplanungen, Diskussionen, Reflexionen usw. Es wird nicht im Vornherein ein
„Programm“ vorgegeben, sondern alle sind beteiligt und alles ist jederzeit möglich.
Durchführung einer Open Space Veranstaltung
Rahmen
Wer nimmt teil und wie lange dauert eine Konferenz?
- Anzahl nicht vorgegeben – positive Erfahrungen sind vorhanden mit Gruppen zwischen 5
und 1.000 Personen; je kleiner die Gruppe, gilt: darauf achten, dass die wenigen Leute das
System gut widerspiegeln, damit vielfältige Ressourcen in synergetischer Weise genutzt
werden können.
- Dauer von 1 Tag bis drei Tage, danach flacht Energielevel sehr stark ab;
- extrem wichtig: freiwillige Teilnahme, kein Zwang – alle relevanten Leute einladen (z.B. alle
Mitglieder einer Organisation), aber das Prinzip lautet: Die, die da sind, sind genau die
Richtigen!
- Leidenschaft für ein Thema und Verantwortung sind der Kern des Open Space.
Ablauf
Planungsphase
Beschränkt sich neben logistischen Fragen auf die Findung des Rahmenthemas. Thema muss für die
jeweilige Organisation wirklich relevant sein.
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„Wege, Irrwege und Umwege zur Kooperation“ Zwischenbilanz des BLK-Verbundporjektes TransKiGs
am 18. und 19. September 2007 in Berlin
Referentin: Tanja Berger, Hoch Drei e.V.
Durchführung
Willkommen heißen
Gruppe wahrnehmen
Thema ansagen
Verfahren beschreiben
Anliegenwand
Marktplatz eröffnen
‡ Begrüßung durch den/die Veranstalter/in – kurz, knackig, klar,
Verzicht auf Ansprachen, denn das Wesentlich ist bereits durch die
Einladung bekannt. Veranstalter sagt den/die Open Space Begleiter/in
an und gibt ab.
‡ Begleiter/in begrüßt Gruppe – Willkommen im Open Space und
schreitet dabei den Innenkreis ab, alle Teilnehmer/innen wahrnehmen,
alle einladen, sich umzuschauen und zu sehen, wer alles da ist, wen man
kennt und sich gewahr werden, dass man mit diesen Menschen
zusammen sein, arbeiten und Ideen entwickeln wird.
‡ in der Mitte des Kreises stehend das Thema ansagen – einladend, aber
kurz und klar, den Grund nennen, warum alle hier versammelt sind,
benennen, was das Ergebnis sein wird und wofür es verwendet werden
soll
‡ ganz kurz etwas zur Entwicklung von Open Space sagen;
‡ ansagen, was nach der Open Space Methode geschehen ist: alle, die
ein Anliegen haben, das ihnen unter den Nägeln brennt und für das sie
bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, haben Gelegenheit, dies zu
benennen. Diese Person tritt in die Mitte des Kreises, schreibt Namen
und Anliegen auf ein Blatt Papier, stellt sich vor die Gruppe und nennt
Namen und Anliegen. Anschließend wird das Blatt zur Anliegenwand
gebracht und dort in der Raum-Zeit-Matrix angebracht
‡ Vier Grundsätze, das Gesetz, die zwei Erscheinungsformen und die
Ermahnung vorstellen
‡ Räume, Zeiten und kulinarische Versorgung vorstellen
‡ Arbeitsweise der Gruppen vorstellen – selbstorganisiert,
Einberufer/in leitet ein und sorgt für Dokumentation, die zusammen
mit den Berichten aus allen anderen Gruppen permanent an der
Dokumentationswand ausgehängt werden, auf Arbeitsmaterial
hinweisen
‡ Dokumentationshinweise geben – entweder per Hand im
Protokollblatt Ergebnisse, Empfehlungen und/oder Vereinbarungen
festhalten oder aber am Computer in vorgefertigte Maske einfügen und
festhalten
‡ alles ist vorgestellt, jetzt folgt Aufruf, die Anliegen zu benennen
‡ kein Anliegen – kein Problem, viele Anliegen – kein Problem. Alles
wird.
‡ alle auffordern, zur Anliegenwand zu gehen und sich dort
einzutragen, wo jede/r mitmachen möchte
‡ bei Zeitkonflikten: mit Einberufer/innen verhandeln, Prioritäten
setzen (es kann gehummelt werden)
‡ ähnliche Themen nicht gleich zusammen legen: je mehr Gruppen,
desto größer die Vielfalt!
‡ Begleiter/in verabschiedet sich bis zur nächsten gemeinsamen Runde
(Zwischentreffen oder Abendrunde)
(nach Harrison Owen, Open Space Technology – A User`s Guide)
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am 18. und 19. September 2007 in Berlin
Referentin: Tanja Berger, Hoch Drei e.V.
Welche Rolle haben die BegleiterInnen im Open Space?
Der/die Begleiter/in nimmt eine einzigartige und wichtige Rolle ein. Zwei Aufgaben sind dabei
vorrangig zu erfüllen: Zeit und Raum schaffen sowie Zeit und Raum sichern. „Für das sichtbare
Handeln bedeutet dies, dass man eher weniger als mehr tut. Im Idealfall ist die Begleitung total
präsent und absolut unsichtbar.“ (Owen, S .73)
Mehrere Menschen, die zusammen kommen und arbeiten wollen, haben Bedürfnis nach Raum und
Zeit. Sie müssen ein einzigartiges Gefühl von Raum und Zeit entwickeln, das ihnen selbst und ihrer
Aufgabe eigen ist. Wenn das misslingt, werden sie nicht zu einer Gruppe zusammen wachsen und
(deshalb) ihre Aufgabe nicht bewältigen können. Die Gruppe wird ihr charakteristisches Zeit- und
Raumgefühl ganz allein entwickeln und bewahren. Dieser schöpferische Prozess muss irgendwo
anfangen, und zwar je schneller desto besser. Für die/den Begleiter/in heißt das, schnell und
unverzüglich dafür sorgen, dass Zeit und Raum geschaffen und gesichert werden. So kann die
anstehende Arbeit erledigt werden. Außerdem zeichnen sich Raum und Zeit dadurch aus, dass sie
geschützt sind, so dass die Gruppe die Freiheit hat, neue Möglichkeiten zu erforschen und sogar ein
bisschen ausgelassen und albern zu sein.
Eine Open Space Begleitung hat nicht die Aufgabe, die Veranstaltung pünktlich und termingerecht
über die Bühne zu bringen, sondern hat vielmehr für den sicheren Rahmen zu sorgen, in dem die
Teilnehmenden ihre gemeinsamen Vorstellungen von Raum und Zeit herausbilden können.
Wie macht die Begleitung das alles? Dies ist weniger eine Frage des Machens oder Tuns, sondern eher
eine des Seins. „Ohne die aufrichtige und echte Präsenz der Begleitung läuft überhaupt nichts:
Solange sie nicht voll und ganz da ist, spielt es nicht die geringste Rolle, was sie tut oder nicht tut.“
(Owen, S. 78)
Echte Präsenz – nach Angeles Arrien bedeutet, diese vier Richtlinien zu beachten:
Zeig Dich!
Sei präsent!
Sei ehrlich!
Lass es laufen!
Die Begleitung schafft also den räumlichen und zeitlichen Rahmen. Die Gruppe kann dort ihr
Potential ausschöpfen. Sobald die Begleitung anfängt Räume zu verteilen oder Anordnungen zu
geben, wird sie scheitern. Je mehr sie tut, desto weniger wird sie erreichen. Die Begleitung sollte
physisch zur Verfügung stehen und ganz und gar da sein – dann aber beiseite treten können und die
Teilnehmenden die Sache in die Hand nehmen lassen.
„Die Vorbereitung auf die Übernahme dieser Rolle kann man nicht übers Knie brechen und auch nicht
dem Zufall überlassen. Die Vorbereitung ist im Gegenteil ein bewusster, fortgesetzter Prozess, der zu
einem integralen Bestandteil im Leben des künftigen Begleiters werden muss.“ (Owen, S. 81)
Der/die Begleiter/in des Open Space hält sich aus der Arbeit der Kleingruppen heraus. Er/sie greift
auf keinen Fall ein und erweitert ggf. den Raum für die Selbstorganisation der Teilnehmenden. Es ist
von zentraler Bedeutung, dass die Kompetenz der Teilnehmenden geachtet wird. Unstrittig ist die
Fähigkeit der Gruppe, ihre Arbeit selbst zu organisieren und zu gestalten – auch wenn sie
konfliktträchtig ist.
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Anwendbarkeit und Grenzen der Open Space Methode
Unter folgenden Voraussetzungen gelingt Open Space wirklich gut:
- die Aufgabenstellung/ das Thema ist komplex und tendenziell konfliktträchtig
- die Lösung ist unbekannt
- das Thema brennt allen unter den Nägeln
- die Gruppe ist ein Spiegel des gesamten Systems (also alle Hierarchie-Ebenen sind vertreten,
alle Interessengruppen anwesend)
Checkliste für Open Space (nach Owen)
ÿ Angemessenheit
Sollten wir diesen Schritt überhaupt tun? Ist Open Space für unsere Absichten geeignet?
ÿ
Thema
Ist es klar formuliert und auf den Punkt gebracht, lässt aber genügend Raum für Phantasie?
ÿ
Einladung
Verfügen unsere Gäste über alle notwendigen Informationen, damit sie am richtigen Ort und
zur richtigen Zeit eintreffen und an die Arbeit gehen können? Weckt unsere Beschreibung der
Aufgabe das Interesse der TeilnehmerInnen, ohne ein bestimmtes Ergebnis
vorwegzunehmen?
ÿ
Zeit
Haben wir genügend Zeit für unser Vorhaben eingeplant? Ein Tag für eine gute Diskussion,
zwei Tage für einen schriftlichen Bericht, drei Tage, um alles zusammenzufügen.
ÿ
Plenumsraum
Ist unser Plenumsraum so groß, dass alle TeilnehmerInnen bequem in einem oder in zwei
oder drei konzentrischen Kreisen sitzen können und noch Bewegungsspielraum haben?
ÿ
Die Wand
Verfügen wir über eine freie Wand in unserem Plenumsraum, die so lang ist, dass alle
TeilnehmerInnen in höchsten drei Reihen davor stehen können? Haftet das Klebeband an der
Wand? Wird die Leitung der Tagesstätte protestieren, wenn es haftet? Haben wir den
Klebetest durchgeführt?
ÿ
Weitere Räume
Haben wir genügend Arbeitsräume (oder Arbeitsbereiche) für diejenigen, die eine
konventionelle Umgebung vorziehen (5 Räume auf 100 TeilnehmerInnen)? Stehen für andere
Leute mit anderen Vorlieben genügend Alternativen zur Verfügung? Haben wir das
Management darüber informiert, dass unsere TeilnehmerInnen wahrscheinlich in der
gesamten Einrichtung herumschwirren werden? Gibt es irgendwelche Örtlichkeiten, die
unsere TeilnehmerInnen nicht aufsuchen sollten?
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ÿ
Essen und Trinken
Haben wir alle notwendigen Vorkehrungen getroffen, um ein Höchstmaß an Flexibilität bei
Speisen und Getränken zu gewährleisten? Steht die meiste Zeit über ein vielfältiges Angebot
zur Verfügung?
ÿ
Material und Ausrüstung
Haben wir die notwendigen Materialien, um anzufangen?
Klebeband – 5 Rollen (12 mm);
Filzstifte – primär dunkle Farben, vorzugsweise wisch- und wasserfest, etwa 50 auf 100 TN;
Flipcharts – 1 Chart mit Ständer pro Gruppenraum, 5 zusätzliche Blöcke;
Post-it-Zettel – 2 Packungen á 100 Stück;
Mikrophon – wenn möglich schnurlos, sonst ein Kabel von ausreichender Länge, das jeden
Punkt des Kreises erreicht.
ÿ
Beratung mit dem Management
Haben wir ein gutes, ausführliches Gespräch mit dem Management der Einrichtung geführt?
Es muss darüber informiert sein, dass die Open-Space-Veranstaltung wahrscheinlich anders
ist als alles, was sie vorher erlebt haben. Da nur ganz einfache Vorkehrungen notwendig sind
und die TeilnehmerInnen selbst die Verantwortung tragen, ist die Arbeit des Managements
wesentlich leichter als sonst und macht häufig sogar großen Spaß. Wenn möglich, sollten Sie
die MitarbeiterInnen der Tagungsstätte in der Phase, die Ihnen geeignet scheint, zur
Teilnahme auffordern. Schließlich sind sie ein wichtiges Teil des Teams.
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am 18. und 19. September 2007 in Berlin
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Ablaufpläne
Erster Tag
09:00 – 10.30 Anfang und Erstellen der Tagesordnung
10:30 – 12:00 1. Open-Space-Runde
12:00 – 13:30 Mittagessen
13:30 – 15:00 2. Open-Space-Runde
15:00 – 16:30 3. Open-Space-Runde
16:30 – 17:00 Abendnachrichten
(Wenn es sich um eine eintägige Konferenz handelt, tritt die Abschlussrunde an die Stelle der
Abendnachrichten. Dafür sollte man dann mindestens eine halbe Stunde mehr ansetzen.)
Zweiter Tag (bei Bedarf)
09:00 – 09:30 Morgenrunde
09:30 – 11:00 1. Open-Space-Runde
11:00 – 12:30 2. Open-Space-Runde
12:30 – 14:00 Mittagessen
14:00 – 15:30 3. Open-Space-Runde
15:30 – 17:00 4. Open-Space-Runde
17:00 – 17:30 Abendnachrichten
(Bei einer zweitägigen Konferenz tritt die Abschlussrunde an die Stelle der Abendnachrichten. Dafür
sollte man dann eine halbe Stunde mehr ansetzen.)
Dritter Tag (bei Bedarf)
09:00 – 10:30 Lesen und Gewichten der Themen
10:30 – 11:00 Ergebnisse erarbeiten
11:00 – 12:00 Themen zusammenführen / Aktionspläne entwickeln
12:00 – 13:00 Mittagessen
13:00 – 14:00 Treffen der Aktionsgruppen
14:00 – 15:00 Abschlussrunde
(nach Owen: Open Space Technology – Ein Leitfaden für die Praxis)
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