strategiewechsel im marketing - Marketing-Club Braunschweig

CFT – Abkürzung von Customer Focused Team – beschäftigt
sich seit 1994 ausschließlich mit elektronischer Archivierung
und Dokumentenmanagement. 1996 wurde das Systemhaus
mit Hauptsitz in Bobingen Vertriebspartner der Easy Software
AG, die CFT zwei Jahre später als europäisches Competence
Center zertifi zierte. So stand auch ein Easy-Produkt im Mittelpunkt
des Vortrages: das EASY Archiv.
Das elektronische Archivsystem ermöglicht die revisionssichere
Langzeitarchivierung sämtlicher Dokumente. Die einzelnen Dokumente
sind in eigenen Mappenfächern übersichtlich sortiert.
Verarbeitet werden sowohl NCI-Daten (Papierdokumente, Farbbilder,
Multimedia) als auch CI-Daten, also Daten in strukturierter
Form wie formatierte Textdaten, Tabellenkalkulationen oder
CAD-Daten. Gescannte Dokumente werden mit Suchbegriffen
abgelegt, können aber auch mittels Schrifterkennungsprogrammen
automatisiert in Text umgewandelt werden. „Mittels webbasierter
Oberfl äche hat man weltweit Zugriff auf alle Dokumente.
Das Vorhalten von Kopien oder Mehrfachablagen entfällt.
Alle Vorgänge lassen sich durch Volltextrecherche sekundenschnell
fi nden. So wird die Produktivität im Unternehmen
enorm gesteigert. Man hat ein hohes Maß an Prozess-Transparenz
und kann allen Forderungen der Finanzbehörden zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen genügen“,
so Stefan Wellhausen. Letzteres bestätigte Betriebsprüfer
Richard Höhfeldt vom Finanzamt Braunschweig-Wilhelmstraße,
der einleitend einen Vortrag über digitale Buchführung aus
Sicht des Finanzamts gehalten hatte: „Die Aufbewahrungsfrist
beträgt zehn Jahre. Hard- und softwaremäßig muss sichergestellt
sein, dass der Inhalt der Dokumente nicht mehr verändert
werden kann“, betonte er.
In über 8500 Installationen ist das EASY Archiv weltweit im Einsatz:
„Man arbeitet ohne Medienbrüche. Dokumente können
per E-Mail oder Fax versandt werden. Man kann elektronische
Notizen hinzufügen oder Teile des Dokumentes in einen Brief
dokumentenmanagement mit easy archiv
digitale archivierung spart
zeit und platz
Jedes Unternehmen muss jahrelang zahlreiche Unterlagen aufbewahren: Kaufmännische Buchungsbelege beispielsweise, Kalkulationstabellen
oder technische Zeichnungen. Selbst bei mittelständischen Betrieben kommen da schnell Millionen von Dokumenten
zusammen – meist gelagert in Hängeregistern und Aktenordnern oder in Aktenkellern. Im Laufe der Jahre beanspruchen die Papierdokumente
immer mehr Raum. Gleichzeitig sinkt die Wahrscheinlichkeit, benötigte Dokumente schnell zu fi nden. Eine ergiebigere
Art des Dokumentenmanagements präsentierte Stefan Wellhausen, Niederlassungsleiter der CFT Consulting GmbH in Braunschweig,
in unserer März-Veranstaltung.
clubinfo 02.2007
kopieren.“ An den Schluss der Softwarepräsentation stellte Stefan
Wellhausen ein Zitat Wernher von Brauns: „Wir können die
Schwerkraft überwinden, aber der Papierkram erdrückt.“ Das
EASY Archiv soll Entlastung bringen.
Weitere Information: www.cft.de
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