Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen - ITEK - ETH Zürich
Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen - ITEK - ETH Zürich
Gäste, Organisationsdaten und interne Adressen - ITEK - ETH Zürich
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Gäste, <strong>Organisationsdaten</strong> <strong>und</strong><br />
<strong>interne</strong> <strong>Adressen</strong><br />
Giorgio Broggi, ID-Betriebsinformatik<br />
Matteo Corti, ID-Basisdienste<br />
Armin Wittmann, ID-Kommunikation<br />
© <strong>ETH</strong> Zürich |<br />
2011-05-11
Neue Datenhaltung <strong>und</strong> Datenpflegeprozesse<br />
• Bisherige Datenhaltung historisch gewachsen<br />
bzw. technisch bedingt (Telefonie-System<br />
«Aladin»)<br />
• Prozesse wenig nachvollziehbar <strong>und</strong><br />
lückenhaft<br />
• Veränderungsfaktoren:<br />
• <strong>ETH</strong> vom B<strong>und</strong> verpflichtet die <strong>interne</strong><br />
<strong>Adressen</strong> vollumfänglich zu erfassen<br />
• Entwicklung Sprachkommunikation zu VoIP<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
2
Neue Datenhaltung <strong>und</strong> Datenpflegeprozesse<br />
• Projekt «GOA» (ID, HR, CO) soll die Situation verbessern <strong>und</strong><br />
die neue Technologien unterstützen<br />
• Datenhaltung vereinheitlicht im OIS<br />
• Neue Prozesse mit einheitlichen Supportstellen<br />
• Interne <strong>Adressen</strong>: Nutzung des neuen Antrittsworkflow<br />
(ab Dezember 2011) <strong>und</strong> Möglichkeiten der Eigenmutation<br />
• Gäste: Unterscheidung zwischen Tagesgästen <strong>und</strong><br />
Telefonie-Gästen<br />
• Umsetzung in 2 Schritten:<br />
• Umstellung der Datenflüsse <strong>und</strong> -<br />
Pflegeprozesse(Frühsommer);<br />
• Einführung HR-Antrittworkflow <strong>und</strong> neuer nethz-Client<br />
(Herbst)<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
3
SOLL-Prozesse - Personen - <strong>interne</strong> <strong>Adressen</strong><br />
Ersterfassung , Mutation<br />
Personalabteilung, Stab Professoren<br />
6<br />
Rufnr.<br />
E-Mail<br />
URL<br />
KarteMA / Sempro+<br />
Erfassung Person<br />
bei Eintritt mit<br />
<strong>interne</strong>r Adresse<br />
1<br />
2<br />
OIS<br />
nethz<br />
ohne<br />
Rufnummern<br />
Selbstdeklaration<br />
Zusätzliche Adresse<br />
<strong>ETH</strong>-Angehörige<br />
e<strong>Adressen</strong><br />
Anfrage<br />
zusätzliche neue<br />
<strong>interne</strong> Adresse<br />
1<br />
2 Formular<br />
Anfrage neue<br />
<strong>interne</strong> Adresse<br />
Selbstdeklaration<br />
Mutation<br />
<strong>ETH</strong>-Angehörige<br />
e<strong>Adressen</strong><br />
Mutation<br />
<strong>interne</strong>r Adresse<br />
inkl. Rufnummern<br />
Zuweisung<br />
1<br />
2<br />
OIS<br />
nethz<br />
Rufnr.<br />
5<br />
OM<br />
3<br />
4<br />
KomCenter<br />
Tel.-Nr. wird<br />
zugeteilt/konfiguriert<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
4
SOLL-Prozesse – Organisationseinheiten <strong>und</strong> Gäste - <strong>interne</strong> <strong>Adressen</strong><br />
Organisationseinheiten<br />
Controlling<br />
(Telefonie-) Gäste<br />
ISGs, ID-Helpdesk/SDL, OIS-Support<br />
OrgDB<br />
Erfassung <strong>und</strong><br />
Mutation<br />
<strong>interne</strong>r Adresse<br />
von OE<br />
Inkl. Rufnummern,<br />
sowie Erfassung<br />
E-Mail <strong>und</strong> URL<br />
KarteMA<br />
Erfassung<br />
Gastdaten<br />
mit <strong>interne</strong>r Adresse<br />
1<br />
ID Ticket System<br />
Ticket erfassen<br />
mit Gastdaten<br />
1<br />
2<br />
6<br />
Rufnr.<br />
E-Mail<br />
URL<br />
OIS<br />
2<br />
OE hat genau<br />
1 <strong>interne</strong> Adresse!<br />
7<br />
Rufnr.<br />
OIS<br />
3<br />
nethz<br />
nethz<br />
Rufnr.<br />
5<br />
3<br />
OM<br />
4<br />
KomCenter<br />
Tel.-Nr. wird<br />
zugeteilt/konfiguriert<br />
Rufnr.<br />
6<br />
4<br />
OM<br />
5<br />
KomCenter<br />
Tel.-Nr. wird<br />
zugeteilt/konfiguriert<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
5
Neue Datenhaltung <strong>und</strong> Datenpflegeprozesse<br />
• Unpersönliche Telefonnummern:<br />
• werden neu zu einer Organisationseinheit zugeteilt. Die<br />
Verwaltung erfolgt durch die Telefonsupportgruppen dieser<br />
Einheit.<br />
• Für die Suche auf www.personen.ethz.ch wird zusätzlich<br />
ein kurzer Text zur Verfügung stehen, der von den ISG bei<br />
Bedarf eingegeben werden kann.<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
6
Neue Datenhaltung <strong>und</strong> Datenpflegeprozesse<br />
• „Eintragung im Telefonbuch“ von <strong>ETH</strong>-externen Personen<br />
(Zuteilung einer <strong>ETH</strong>-<strong>interne</strong>n Telefonnummer <strong>und</strong><br />
Registrierung der Person)<br />
• Dafür wird nicht mehr ID-Kommunikation (Frau Irene<br />
Furrer) zuständig sein, sondern ID- Service Delivery (OIS-<br />
Support).<br />
• Die Beauftragung erfolgt am besten via ID Support-Ticket.<br />
2011-05-11 Matteo Corti/<strong>ETH</strong> Zurich, Informatikdienste/matteo.corti@id.ethz.ch<br />
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