3-11-Team-Projekt-Dokumentation-20080620 - Bienvenido a BSCW ...

Fachbereich Wirtschaft
Studiengang Wirtschaftsinformatik
Fach: Grundlagen der Prozessmodellierung (SoSe 2008)
Dozent: Prof. Dr. Dietmar Wikarski
Modellierung von Prozessen
der FH Brandenburg mit SemTalk
- Dokumentation -
Prozesse:
Accountvergabe Bibliothek
Bibliotheks-Accountvergabe für Studenten
Webportal für Studenten
Gruppe 3, Team 11
Marvin Fadl (Teamleader, Blue Ant)
Jan Krause (SemTalk, Dokumentation)
Paul Sähring (Projekt-Tagebuch, Dokumentation)

Inhaltsverzeichnis
1. Vorstellung des Projektes Seite 1
1.1 Team (Mitglieder und ihre Rollen)
1.2 Prozessbeschreibung Accountvergabe Bibliothek
1.3 Prozessbeschreibung Webportal Seite 2
2 Accountvergabe Bibliothek Seite 3
2.1 SemTalk Vorlage
2.2 Fehleranalyse Seite 4
2.3 SemTalk (Alter) Optimierter Prozess Seite 5
2.4 Prozessoptimierung Seite 6
2.5 SemTalk Bibliotheks-Accountvergabe für Studenten Seite 7
3 Webportal für Studenten Seite 8
4 Resümee des Projekts Bibliotheks-Accountvergabe
5 Anhang
5.1 Projekttagebuch
5.2 Interview mit Frau Dr. Zänker (Bibliotheksleiterin) Seite 9
5.3 BlueAnt Seite 12

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1. Vorstellung des Projektes
1.1. Team (Mitglieder und ihre Rollen)
Marvin Fadl war bei dem Projekt der Teamleader.
Seine Rolle war es das Team zu koordinieren, die Objektliste sowie die
Semtalkmodelle mitzugestalten.
Jan Krause war hauptverantwortlich für das Semtalkmodell und beteiligt an der
Objektliste und der Prozessbeschreibung.
Paul Sähring war beteiligt am Projekttagebuch sowie der Dokumentation.
Jeder in diesem Team ist gleichberechtigt und konnte mit konstruktiven Beiträgen
und Ideen zum Erfolg des Projekts beitragen.
1.2. Prozessbeschreibung Accountvergabe Bibliothek
Die Benutzung der FH-Brandenburg Bibliothek steht jeder Person Frei und somit
gibt es zwei Ansatzpunkt in den Prozess zu beginnen.
Studenten werden über eine vom Rechenzentrum erstellte Excell-Tabelle in der
Bibliothek angemeldet.
FH-Brandenburg externe Personen können sich über die „Bibliothek Theke“
anmelden.
Zur Account Erstellung wird ein spezielles Modul des Systems von Sunrice
benutzt.
Die Benutzer Daten aus der Excell-Tabele und die von der Persönlichen
Anmeldung an der „Theke“, werden in ein Vorgefertigtes Anmeldeformular
eingetragen.
Das Angelegte Profil wird nach 2 Jahren nicht Nutzung (Deadline) automatisch
gelöscht.
Die Nutzung der Bibliothek ist für die verschiedenen Benutzer (Studenten, FH-
Brandenburg externe Personen, Lehrende etc.) unterschiedlich, so ist zu Beispiel
das Ausleihen von Lehrmaterial für Studenten kostenlos und Lehrende haben
zudem eine längere Ausleihe Frist.

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Der Bibliotheksausweis wird manuell aus einem Ausdruck mit einem „Barcode“,
Name und der Identifikation-Nummer, die vom System erstellt wird, und
Kartenrohlinge zusammengebastelt. (Ausdruck zurecht Schneiden und auf die
Karte kleben)
Der Account wird mit dem Vorlegen des Studentenausweises und das
Unterschreiben des Anmeldeformulars Aktiviert. Externe Personen Unterschreiben
nur das Formular.
Danach wird der Bibliotheksausweis übergeben.
1.3. Prozessbeschreibung Webportal
Aufgrund des schlechten Zusammenspiels der verschiedenen Portale die von den
Professoren / Dozenten genutzt werden, wollen wir eine Lösung finden um alle
verschiedenen Portale mittels Verknüpfung an einem Ort zur Verfügung zu stellen
und somit eine simple Übersicht über die viel fallt der Angebote der
Fachhochschule Brandenburg geben.
Um das umzusetzen bekommt jeder Student einen Login bei der www.fhbrandenburg.de.
Von dort aus haben alle Studenten einen Überblick über die verschiedenen Portale
wie BSCW, Lehrer Laufwerk, Fachbereichsserver, E-Mail-Account,
Dozenten/Skript Pages etc. und können direkt zu diesem gewünschten Portal
wechseln.
Ein integrierter Kalender mit Stundenplan und Zusatzinformationen zu dem
entsprechenden Fach, sowie Prüfungstermine und erhaltende Noten
sollen das Portal abrunden.

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2. Accountvergabe Bibliothek
2.1. SemTalk Vorlage

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2.2. Fehleranalyse
Der bereits vorhandene Prozess der Bibliotheks-Accountvergabe ist nicht falsch,
dennoch viel zu grob strukturiert. Das soziotechnische System wurde hierbei
unzureichend dokumentiert. Das soll heißen, dass durch diesen Prozess die
Interaktionen zwischen SunriseSys und eines Mitarbeiters der Bibliothek nicht
ersichtlich wird.
Dieses empfinden wir jedoch als wichtig um den Aufwand des Prozesses
darzustellen, zu optimieren und mögliche Fehlerquellen auszuschließen.
Der Prozess beginnt mit dem Auslösen der Anmeldung.
Zum einen gibt es eine Anmeldung über das Rechenzentrum für neu angemeldete
Studenten und zum anderen in der Bibliothek.
Bei beiden Möglichkeiten beginnt die Anmeldung für uns erst bei der
Sachbearbeiterin, die die Anmeldedaten entgegennimmt und anschließend in das
Sunrise Sys manuell überträgt.
Es ist in diesem Moment jedoch nicht wichtig wie diese Daten entstanden sind
oder wer sie ausgefüllt hat, da wir nur den Ablauf der Bibliotheks-Accountvergabe
betrachten.
Aus diesen Gründen wird deutlich warum die Anmeldung für Studenten und Nicht-
Studenten der gleiche Prozess ist. Beim bereits vorhandenen Prozess wirkt es so
als würden die Anmeldungen unterschiedlich bearbeitet.
Um meine Analyse besser Nachvollziehen zu können, beziehe ich mich auf die
jeweiligen Nummern in den Shapes.
3. Die Studentendaten werden nicht gedruckt.
5. Dies sollte eine Entscheidung sein, es wird geprüft ob der Account schon
vorhanden ist oder nicht. Des Weiteren gibt es auch die Möglichkeit, dass der
Account schon vorhanden ist, aber aktualisiert werden muss, zum Beispiel wenn
eine Person einen Nicht-Studenten-Account hat und sich nun an der FH-B
immatrikuliert hat. Diese beiden Accounts unterscheiden sich voneinander. (z.B.
Leihfristen) Deswegen wird jedem Benutzer auch ein Berechtigungsstatus
zugewiesen.
7. Der Benutzerausweis wird nicht gedruckt. Es werden vom System eine ID-
Nummer und ein Barcode erzeugt. Diese werden manuell ausgedruckt,
ausgeschnitten und auf Karten-Rohlinge geklebt. Die Bibliothek verfügt über keine
Möglichkeit den Ausweis einfach auszudrucken.
8. Bevor der Ausweis übergeben werden kann, muss das Formular unterschrieben
werden, das beinhaltet, dass der Nutzer sich dazu verpflichtet die Regeln der
Bibliothek anzuerkennen.
Der Prozess endet mit zwei Ausgängen, was laut unseren Konventionen

suboptimal ist. Der Account sollte in der Datenbank aktualisiert und gespeichert
werden.
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2.3. SemTalk (Alter) Optimierter Prozess
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2.4. Prozessoptimierung
Der Prozess der Accountvergabe ist sehr Mitarbeiter lastig im Umgang mit
Daten.
Daten in elektronischer Art werden manuell und einzeln weiterverarbeitet.
Im Interview wurde die benötigte Gesamtzeit einer einzelnen
Accountvergabe pro Anmeldung auf 2-3 Minuten geschätzt.
Durch eine einfache Synchronisation der beiden Systeme (Sunrise Sys und
Rechenzentrum) lässt sich diese Arbeitszeit erheblich verkürzen.
Deswegen hab wir den Prozess der Accountvergabe in zwei Arbeitsprozesse
geteilt.
Zum einen bleibt die Anmeldung für z.B. FH-B-externe Personen gleich.
Die Prozesserweiterung befasst sich ausschließlich mit der Anmeldung von
Studenten, weil dies den Hauptanteil an Arbeit verursacht.
Deswegen wird dieser Prozess „Bibliotheks-Accountvergabe für Studenten“ neu
benannt.
Den neuen Prozess kann man als Basis für eine mögliche Applikation verwenden.
Des Weiteren haben wir den Ablauf des Ausweisherstellens für die Bibliothek
reduziert und auf das Rechenzentrum verlagert. Der Ausweis wird nun vom
Rechenzentrum in den Studentenausweis integriert.
Dieses zieht eine Ressourcenersparnis an Arbeitszeit und Material nach sich und
automatisiert den Prozess der Accountvergabe für Studenten.
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2.5. SemTalk Bibliotheks-Accountvergabe für Studenten
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3. Webportal für Studenten
Die Modellierung dieses Prozesses wurde am 23.05.08 auf Absprache
mit Prof. Wikarski eingestellt. Grund war der mehr Aufwand beim alten Prozess der
Bibliothektsaccountvergabe und der große Umfang des Webportals.
4. Resümee des Projekts Bibliotheks-Accountvergabe
Durch das Projekt der Bibliotheks-Accountvergabe haben wir einen Einblick in die
Welt eines Systemanalytiker bekommen können. Durch Abgabefristen und
Meilensteine haben wir erlernt wie man ein Projekt richtig koordiniert. Dies war
jedoch nicht immer einfach, weil alle drei Teammitglieder neben der
Vorlesungen/Übungen noch arbeiten und man sich dadurch nicht immer treffen
konnte.
Teamwork war bei diesem Projekt auch sehr wichtig, denn nur im Team kann man
wirklich Ergebnisse erzielen.
Des Weiteren konnte man erkennen, wie man durch bestimmte Fragen im Interview
die für den Prozess wichtigen Sachen erfragt.
Als negativen Punkt möchten wir anmerken, dass wir uns BlueAnt nicht wirklich
aneignen konnten.
Als Fazit kann man sagen, dass dieses Projekt eine sehr gute Erfahrung war. Wir
hoffen das Erlernte auch in Zukunft anwenden zu können.
5. Anhang
5.1. Projekttagebuch
09.04.2008
– Treffen aller Teammitglieder um Prozessvorschläge zu beraten
11.04.2008
- Hochladen der Prozessvorschläge von allen Mitgliedern
09.05.2008
-Bekanntgabe der Prozesse die jeweiligen Team
- Prozesse: Bibliotheksanmeldung und Webportal
- Festlegung der nötigen Interviewpartner bzw. Termine
16.05.2008
- Absprache mit Prof. Wikarski über den Rahmen für das
Webportal
- Hochladen der Prozessbeschreibung und der vorläufigen
Fragen für das Interview
– Terminvereinbarung für das Interview
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18.05.2008
- Treffen aller Teammitglieder, zur Beratung des groben Rahmen für das
Webportal
20.05.2008
- Interview mit der Bibliotheksleiterin Frau Dr. Zänker
23.05.2008
- Nochmalige Absprache mit Prof. Wikarski über unsere Prozesse, da die alte
Bibliotheksanmeldung komplett falsch war und neu modelliert werden muss
- aus diesem Grund ist auch das Webpotal wieder weggefallen
25.05.2008
- Überarbeitung des Interviews und Ausformulierung
30.05.2008
- Hochladen des Interviews, der Dokumentation, des Ist-Konzeptes und des
SemTalk-Modell
- weiter- / Überarbeitungen des SemTalk-Modells
05.06.2008
- Treffen zur Abstimmung der noch ausstehenden Aufgaben
- gemeinsame Überarbeitung der bestehenden Arbeitsergebnisse
12.06.2008
- Hochladen der endgültigen Versionen vom Interview, SemTalk- Modell,
Objektliste
13.06.2008
- Überarbeitung der Objektliste und Prozessoptimierung
- Aktualisierung des Tagebuchs
5.2. Interview mit Frau Dr. Zänker (Bibliotheksleiterin)
Interviewer: Marvin Fadl und Jan Krause
Frage:
Wer ist für die Account Vergabe verantwortlich?
Antwort:
Die jeweilige Person an der Rezeption.
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Frage:
Von wem erhalten Sie die Daten wer Accountberechtigt ist?
Antwort:
Das Rechenzentrum schickt uns eine Tabelle mit allen neu angemeldeten
Studenten per E-Mail.
Frage:
Wie häufig findet die Account Vergabe statt?
Antwort:
1 mal Jährlich zum Wintersemester, gelegentlich, auch zum Sommersemester, je
nachdem wie viele Studenten sich zu dem jeweiligen Semester angemeldet haben.
Einzelne Accounts, für z.B.: Nicht-Studenten, werden manuell bearbeitet. (Analog
Student)
Frage:
In welchem Format erhalten Sie Daten?
Antwort:
Eine Liste der neu Angemeldeten Studenten in einer Excel-Tabelle mit
Informationen über Name, Adresse, Martikelnr. etc.
Frage:
Was passiert dann mit dieser Tabelle?
Antwort:
Die gegebenen Daten werden ins System manuell übertragen.
Zuerst Suchen wir im System nach doppelten Namen, da zum Beispiel bei einem
Studiengang wechsle ein Account für diese Person schon vorhanden sein kann.
Diese Daten werden wenn nötig aktualisiert.
Wenn der Name noch nicht im System eingetragen ist wir über ein
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Anmeldeformular ein neuer Benutzer angelegt. Dieser erhält Automatisch eine
interne Nummer zu Identifikation (ID-Nr.). Dann werden die weiteren Daten wie
z.B. die Adressdaten gespeichert.
Frage:
Von welchem System sprechen Sie?
Antwort:
Wir benutzen Sunrise Sys. Es ist in mehreren Modulen unterteilt wobei die
Anmeldung ein eigens Modul darstellt.
Frage:
Was geschieht nun mit den Daten im System?
Antwort:
Nun wird ein Anmeldeformular mit den Daten der Studenten und einer
Rechtsbelehrung ausgedruckt, welches vor der Übergabe des
Bibliotheksausweises und zur Vervollständigung der Anmeldung unterschrieben
werden muss.

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5.3.BlueAnt
Für Neueinsteiger zu sehr schwer zu erlernen.
Ressourcen können bei Sammelaktivitäten nicht hinzugefügt werden.
Anstatt BluAnt im Internet zu benutzen sollte man sich ein Tool herunterladen
können über welches man "lokal" an seinem Projekt arbeitet. Dadurch kann auch
die Wartezeit eingespart werden.