Langzeitkonto - effizient familienbewusst führen

Lösung
Langzeitkonten
Viele Beschäftigte wünschen sich ein Langzeitkonto, aber es gibt wenige Unternehmen,
die das schon eingeführt haben!
Das Langzeitkonto dient der Anpassung der
Arbeitszeit einerseits an Schwankungen im
Arbeitsanfall, die über die Jahresarbeitszeit
hinaus gehen, andererseits der Erhöhung
der Flexibilität über das gesamte Arbeitsleben
hinweg.
Langzeitkonten ermöglichen auch einen
früheren gleitenden Übergang in die Rente.
Es wird ein Zeitwertkonto in Zeit oder Geld
angespart, damit in Lebensphasen, in denen
z.B. mehr Zeit für die Familie, für Pflege
von Angehörigen, für Weiterbildung oder
für einen längeren Urlaub gewünscht wird,
die Arbeitszeit unter Beibehaltung eines
gleichmäßigen Gehalts reduziert werden
kann. Gesetzliche Grundlage: "Flexi II" (Siehe
Tool Änderungen Flexi II Gesetz und siehe
Gesetz „Gesetz zur sozialrechtlichen Absicherung
flexibler Arbeitszeitregelungen“)
JETZT AN SPÄTER DENKEN!
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Überblick Langzeitkonto
Nutzen
• Bessere Anpassungsmöglichkeit für die
Beschäftigten an verschiedene Lebensphasen
• Ansparen von Sabbaticals oder gleitende
Übergänge in den Ruhestand
werden ermöglicht
• Vermeidung von (motivationsminderndem)
Personalabbau aufgrund der
Inanspruchnahme von Sabbaticals,
gleitendem Ruhestand
• Humanressourcen bleibt erhalten, evtl.
ist Wiederaufstockung des Stundenvolumens
bei Besserung der Auftragslage
möglich
• Optimierung der Auslastung: Ausgleich
von Stoßzeiten und Vermeidung von
Überstunden
• Optimale Auslastung der Personalkosten
und Personalkapazität
• Erhöhung von Produktivität und Motivation
der Mitarbeiter/-innen
• Reduktion von Fehlzeiten, Fluktuation
und damit verbundenen Personalsuchanzeigen
Wichtige Aspekte
• Aufgrund der Komplexität der Langzeitkonten:
Gegenüberstellung von Pro
und Contra als Entscheidungsgrundlage
für die Einführung
• Beachtung Insolvenzschutz, Sicherheit,
Administration, Verzinsung, Übertragbarkeit
des Zeitsaldos bei Stellenwechsel
oder Tod des /der Beschäftigten
("Flexi II")
• Erfahrungsgemäß ist eine Trennung
des Gleitzeitkontos vom Langzeitkonto
sinnvoll (Versuchung zum „Stunden-
Hamstern“)
• Voraussetzung für das Funktionieren
von Langzeitkonten:
Aktives Arbeitszeitmanagement: Planung
und Steuerung
• Aufstellen von Regeln zur Entnahme
z.B. rechtzeitiges Ankündigen einer
dreimonatigen Auszeit
• Information über den Kontostand der
Beschäftigten
• Grenze zwischen flexibler Normalarbeitszeit
und Mehrarbeit beachten
• Anpassung an die individuelle Leistungsfähigkeit
des Mitarbeiters / der
Mitarbeiterin möglich
• Verbesserung des Personalmarketings
und Firmenimages, Wettbewerbsvorteil
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Mit Langzeitkonten Schwankungen ausgleichen
In das Langzeitkonto können unterschiedliche
„Werte“ eingestellt werden wie z.B.
Zeit, Tantiemen, Boni, Resturlaub etc. Für
das Langzeitkonto ist eine Zeiterfassung
nicht erforderlich, daher ist es auch für
AT-Mitarbeiter geeignet.
Vorausschauende Planung und Steuerung
ist ein „Muss“!
Aufgrund der zunehmenden Komplexität
(Anpassung an Arbeitsanfall, Abbau Zeitkonten,
Urlaubsplan, den Wünschen der
Beschäftigten gerecht werden… ) ist eine -
meist elektronische- Personalplanung, -
information und -steuerung notwendig.
Das Tool gibt Ihnen und Ihrem Team einen
vorausschauenden Überblick zum
besseren und rechtzeitigen Agieren.
Wann bietet sich der Einsatz des Langzeitkontos
an?
• Bei längerfristigen Zyklen des Arbeitsanfalls
• Zum Ansparen von Langzeiturlauben
(Sabbaticals), Familie, Pflege,
• Zum Ansparen von Weiterbildungszeiten
• Vorgezogene gleitende Altersruhe
• Bei kurzfristig auftretenden familiären
Situationen, die eine längere Auszeit
notwendig machen, die nicht über Urlaub
abgedeckt werden kann
• Zur wöchentlichen Reduktion der Arbeitszeit:
z.B. statt 5-Tage- Woche 3-Tage
Woche – Entnahme der 2 Tage aus dem
Langzeitkonto
• Absicherung von Beschäftigungsschwankungen
• Zur Bewältigung von Personalengpässen
Zur praktischen Umsetzung empfehlen
sich Flexi-Spielregeln,
z.B. für die Entnahme, damit sich keiner benachteiligt fühlt. So werden Sie unterstützt,
um für Ihr Team effiziente und motivierende Lösungen zu realisieren. (siehe Tool Flexi-
Spielregeln)
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Umsetzungsfragen:
• Ist das bisherige Arbeitszeitmanagement eine ausreichende Grundlage?
• Kann das Langzeitkonto von dem Kurzzeitkonto getrennt werden?
• Kennen die Beschäftigten das Langzeitkonto und dessen Umsetzungsmöglichkeiten?
• Gibt es noch offene Fragen der Beschäftigten?
• Wie sehen das Vertrauen und die damit verbundene Akzeptanz des Langzeitkontos
aus?
• Wird das Langzeitkonto als Konkurrenzprodukt zur betrieblichen Altersversorgung
wahrgenommen?
• Wie wird das Langzeitkonto genutzt?
• Wie kann die Entnahme von 2-3 Monaten organisiert werden? (Ersatz, Vertretung, Delegation)
• Wie sind die Ankündigungsfristen, die Einstell- und Entnahmemöglichkeiten regeln?
• Wurde eine Informations- und Kommunikationspolitik zum aktiven Arbeits(zeit)management
und zum Langzeitkonto entwickelt?
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Ihre Aufgabe: Ausgleich zwischen Interessen der Beschäftigten und des Unternehmens
zu finden
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Zusammenfassung
Während Kurz-Zeitkonten für die Jahresarbeitszeit bereits einen hohen Verbreitungsgrad
gefunden haben, sind Lang-Zeitkonten/Lebensarbeits-Zeitkonten erst langsam auf dem
Vormarsch, werden aber durch die Optimierung des rechtlichen Hintergrunds im Rahmen
des neuen "Flexi II" inzwischen besser unterstützt. Jedoch sind unserer Erfahrung nach
diese Modelle wegen ihrer Komplexität bei der Umsetzung detailliert zu prüfen und mit
einem zeitlichen Puffer zu versehen. Vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung
und der Thematik der Work-Life-Balance werden sie aber zum reizvollen Instrument,
Beschäftigte ans Unternehmen zu binden oder neue Fachkräfte auf dem Arbeitsmarkt
zu finden, um somit auch einen weiteren Wettbewerbsvorteil zu erzielen.
1. Mit Zeitkonten mehr Flexibilität für Unternehmen und Beschäftigte
Arbeitszeitkonten haben vor dem Hintergrund schnelllebiger Märkte in den letzten Jahren
einen enormen Bedeutungsaufschwung erfahren, um die knappe «Ressource» Personal
möglichst effizient einzusetzen. Statt Auslastungsspitzen mit Überstunden, Aushilfskräften
und befristeten Verträgen aufzufangen, werden sie mit Hilfe von Jahresarbeitszeitkonten
bewältigt. Auslastungstäler, in denen ein Personalüberhang im Betrieb besteht,
der zu Leerzeiten und unproduktiven Tätigkeiten führen kann, werden mit flexiblen
Arbeitszeitsystemen ebenfalls besser bewältigt.
Darüber hinaus führt ein betriebsspezifisch zugeschnittenes Arbeitszeit- und Personalmanagement
zu attraktiven Arbeitsplätzen und bietet Wettbewerbsvorteile bei der Gewinnung
und Bindung von qualifizierten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Unter Familien-
oder Weiterbildungsaspekten dienen flexible Arbeitszeiten der besseren Work-Life-
Balance.
Längerzyklische Auslastungsschwankungen und Mitarbeiterwünsche nach lebensphasenorientierten
Arbeitszeiten, insbesondere nach einem gleitenden Übergang in die Altersruhe
haben zur Entstehung von Langzeit- oder Lebensarbeitszeitkonten beigetragen.
Um Lang-Zeitkonten zu verstehen und sie zielgerichtet einzusetzen, ist es hilfreich, Gemeinsamkeiten
und Unterschiede zu herkömmlichen Zeitkonten zu kennen.
2. Wie funktionieren Zeitkonten und Lang-Zeitkonten?
Die Einführung von Zeitkonten bedeutet eine Ausweitung des Zeithorizonts. An die Stelle
einer starren täglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit tritt die Einführung z.B. einer Jahresarbeitszeit
(sofern eine Öffnungsklausel im Tarifvertrag dies ermöglicht) und die Verbuchung
von längeren und kürzeren Arbeitszeiten in Form von Plus- oder Minusstunden -
ähnlich wie auf einem Girokonto. Für jeden Beschäftigten wird ein Konto geführt, auf
dem die tatsächliche Arbeitszeit gutgeschrieben und mit der vertraglichen Arbeitszeit
saldiert wird. Der Saldo kann nach oben und unten begrenzt werden und es ist ein Aus-
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gleichszeitraum (rollierend oder Zeitpunkt) zu vereinbaren, in dem Plus- und Minusstunden
sich ausgleichen.
Während die Ableistung der Arbeitszeit im Jahresverlauf variiert, wird das Arbeitsentgelt
wie bisher ausbezahlt. Für Plusstunden fallen i.d.R. keine Zuschläge an, es sei denn, es
handelt sich um angeordnete, zuschlagspflichtige Mehrarbeit. Umgekehrt erfolgt auch
kein Entgeltabzug bei Minusabweichungen des Zeitsaldos.
Arten von Zeitkonten
Zeitkonten
Kurz-
Zeitkonto
Beschäftigungs-
Zeitkonto
Lang-
Zeitkonto
Lebensarbeits-
Zeitkonto
• Gleitzeit
• Ausgleich
jährlicher
Schwankungen
• Vermeidung
von Kurzarbeit /
Personalabbau
•Ausgleich
Konjunkturzyklus
• Anp assung an
Lebensphasen
• Teilzeit, Sabbatical
•Abfedern
Rente neint ritt
• Altersteilzeit
• Gleitende
Altersruhe
Geführt in Zeit:
grundsätzlich kein Insolvenzschutz
Ausnahme:
Plusstd. Höhe des dreifachen Monatsgehalts;
Ausgleich in 27 Kalendermonaten nic ht erfolgt
bei Ausscheiden des MA Einmalzahlung
Geführt in Geld:
verpflichtender Insolvenzsc hutz,
Beschränkung des Aktienanteils
auf 20 % bei Anlage;
Führung der Wertguthaben durch Dritte;
Übertragungsmöglichkeit auf DRV
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Kurzzeitkonten wie z.B. Gleitzeitkonten oder Jahresarbeitszeiten fangen unterjährige
Auslastungsschwankungen auf und sind nach spätestens einem Jahr auszugleichen. Häufig
werden Obergrenzen definiert, in denen die Beschäftigten nach Absprache im Team
ihre Arbeitszeiten eigenverantwortlich gestalten können. Zur aktiven Steuerung werden
Ampelkonten empfohlen, die den tatsächlichen Ausgleich rechtzeitig ins Auge fassen und
realistisch umsetzen. (siehe Kapitel Arbeitszeitmanagement)
Die noch nicht so weit verbreiteten Beschäftigungs-Zeitkonten werden zur Sicherung der
Beschäftigung insbesondere zur Vermeidung von Personalabbau und Kurzarbeit eingesetzt.
Das Unternehmen kann eine Freistellung von der Arbeit und/oder vorübergehende
kürzere Arbeitszeit ohne Entgelteinbußen veranlassen. Die Gehaltszahlungen bleiben
gleich, die anfallenden Minusstunden werden mit dem Zeitkonto verrechnet. Eine weitere
Form des arbeitgeberseitigen Zugriffs ist die planmäßige Verwendung für Werksferien
und Brückentage.
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Ausgleich von Schwankungen - arbeitgeberseitiger Zugriff
Je nach Zielsetzung können Lang-Zeitkonten einen arbeitgeberseitigen Zugriff zulassen.
Beispielsweise kann zur Stabilisierung der Beschäftigung bei andauernden Auftragsrückgängen
die Arbeitszeit ohne Änderung der Arbeitsverträge kollektiv reduziert werden.
Die Kurzzeitkonten und die Beschäftigungs-Zeitkonten werden immer in Zeit geführt. Für
sie fallen die bisherigen so genannten „SV-Luft“-Aufzeichnungen nicht mehr an, mit deren
Hilfe im „Störfall“ der Auszahlung ohne Freistellung festgestellt werden konnte, wie
hoch die dann fälligen Sozialversicherungsbeiträge sind. Bisher waren diese Aufzeichnungen
bei einem Zeitguthaben von mehr als 250 Stunden per Monatsende Pflicht. Nun
werden bei Ausscheiden des Beschäftigten Zeitguthaben auf diesen Konten in Form von
Einmalzahlungen abgegolten. Für diese Konten ist darüber hinaus gesetzlich kein Insolvenzschutz
mehr vorgeschrieben, außer wenn die Plusstunden die Höhe des dreifachen
Monatsgehaltes übersteigen und der Ausgleich des Kontos innerhalb von 27 Kalendermonaten
nach der ersten Gutschrift nicht erfolgt.
Abgrenzung von Lang-Zeitkonten und Lebensarbeitszeitkonten gegenüber anderen Regelungen
Mit einer neuen Definition werden Lang-Zeitkonten (Wertguthaben) klarer als bisher von
anderen Regelungen zur Flexibilisierung der Arbeit (zum Beispiel) Gleitzeit) abgegrenzt.
Danach sind nur solche Arbeitszeitkonten Wertguthaben, die nicht den Ausgleich von
täglichen Arbeitszeitschwankungen zum Ziel haben, sondern zum Ansparen von Geld
vorrangig für längere Freistellungsphasen (zum Beispiel Pflegezeit, "Sabbatical") gedacht
sind. (Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Pressemitteilung vom
17.12.2008:
URL:http://www.bmas.de/coremedia/generator/29774/2008__12__17__aenderungen_
_2009.html 02.02.2009)
Im Unterschied hierzu dienen somit Lang-Zeitkonten dem Ansparen von Freizeitphasen.
Bei einem Lang-Zeitkonto werden konkrete betriebliche Zielsetzungen festgelegt, woraus
unterschiedliche Gestaltungsempfehlungen folgen können.
Ein Unternehmensziel kann zum Beispiel der Ausgleich konjunktureller Schwankungen
sein, die unabhängig von den saisonalen Schwankungen im Jahresverlauf eintreten können
und in der Regel längerfristig anhalten. Ein Mitarbeiterziel ist die bessere Anpassung
der Arbeitszeit an die Lebensphasen. Lang-Zeitkonten ermöglichen die Entnahme größerer
Freizeitblöcke, z. B. im Rahmen von Sabbaticals. Einzelne Rahmentarifverträge ermöglichen
den Abschluss von Betriebsvereinbarungen zur Gestaltung von Lang-Zeitkonten.
Das Lebensarbeitszeitkonto ist ein Lang-Zeitkonto mit spezieller Zielsetzung: Es dient
ausschließlich der Verkürzung der Erwerbsphase - auch in den Formen eines gleitenden
Übergangs in den Ruhestand und der Verkürzung der Arbeitsphase bei Block-
Altersteilzeit. Nach Wegfall der Förderung von Altersteilzeitmodellen, ermöglichen die
Zeitguthaben auf den Lebensarbeitszeitkonten einen vorzeitigen Eintritt in den Ruhestand
ohne finanzielle Einbußen.
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Das derzeit sicherlich bekannteste Lebensarbeitszeitkonto ist das, bei der Volkswagen AG
per Haustarifvertrag geregelte «Zeitwertpapier», das in dieser Firma ausschließlich zum
Vorziehen des effektiven Ausscheidens genutzt werden darf - und nicht etwa auch für
Langzeiturlaube oder familienbedingte (Teil-)Freistellungen (hierfür gibt es bei Volkswagen
andere Instrumente). Dadurch, dass die Volkswagen AG in den letzten Jahren jeweils
einen Teil der Erfolgsbeteiligung in Zeitwertpapieren gewährt hat, wird hier für fast alle
Beschäftigten ein Lebensarbeitszeitkonto mit der hauptsächlichen Zielsetzung «junge Belegschaft»
geführt.
Lang- und Lebensarbeits-Zeitkonten (Wertguthaben) müssen ab dem 1. Januar 2009 auf
Entgeltbasis geführt werden. Allerdings ist ein umfassender Bestandsschutz für bereits
"in Zeit geführte" Wertguthaben vorgesehen. So können nicht nur die bislang "in Zeit geführten"
Konten fortgeführt werden. Auch neue individualrechtliche Vereinbarungen
über Wertguthaben können auf Zeitbasis abgeschlossen werden, wenn eine bereits bestehende
Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag die "Führung in Zeit" vorsehen. Unternehmen
sind damit nicht gezwungen, ihre bestehenden Systeme umzustellen.
Insolvenzschutz
Wertguthaben müssen ab dem 1. Januar 2009 besser vor Insolvenz geschützt werden.
Zum einen wird erstmalig ein Qualitätsstandard für den Insolvenzschutz vorgeschrieben.
So werden die Arbeitgeber verpflichtet, das Wertguthaben durch eine doppelhändige
Treuhand (sog. CTA Modell) oder ein gleichwertiges Sicherungsmodell für den Fall der Insolvenz
zu schützen. Bestimmte nicht geeignete Sicherungsmodelle wie Patronatserklärungen
sind ausdrücklich ausgeschlossen. Zum anderen wird ab dem 1. Januar 2009 die
Einhaltung dieser Vorgaben von der Deutschen Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung
der Arbeitgeber kontrolliert. Stellen die Betriebsprüfer einen mangelnden Insolvenzschutz
fest und hilft der Arbeitgeber diesem innerhalb von zwei Monaten nicht ab, ist die
Vereinbarung von Anfang an unwirksam und muss rückabgewickelt werden. Dann sind
Steuern und Abgaben sofort fällig. Zudem kann der Arbeitnehmer zukünftig die Vereinbarung
für ein Wertguthaben kündigen, wenn der Arbeitgeber ihm nicht einen geeigneten
Insolvenzschutz nachweist.
Sicherheit
Das bisher unberücksichtigte Börsenrisiko wird zugunsten der Sicherheit und Werterhaltung
des angelegten Wertguthabens für jede Neuanlage ab dem 1. Januar 2009 eingeschränkt,
indem der Anteil von Aktien- und Aktienfonds auf 20 Prozent beschränkt wird.
Von der Beschränkung der Aktienanlage können die Tarifvertragsparteien durch Vereinbarung
abweichen. Bei langfristigem Anlagehorizont (Verwendung vor Bezug von Altersrente)
ist auch ohne tarifvertragliche Regelung eine höhere Aktienquote möglich. Aufgrund
der langfristigen Anlage wirkt sich das Börsenrisiko in diesen Fällen nicht so stark
aus wie bei einer kurzfristigen Anlage. Darüber hinaus wird eine Werterhaltgarantie für
alle Konten ab dem 1. Januar 2009 eingeführt.
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Portabilität
Wer ab dem 1. Juli 2009 zu einem Arbeitgeber wechselt, der keine Möglichkeit zur Übertragung
von Wertguthaben bietet, und ein Guthaben von mehr als dem sechsfachen der
monatlichen Bezugsgröße (2008: 14.910 West und 12.600 Ost) hat, kann dieses Guthaben
auf die Deutsche Rentenversicherung Bund übertragen. Bei den gesetzlichen oder
mit dem aktuellen Arbeitgeber vereinbarten Freistellungszeiten kann er das Guthaben
zur Finanzierung der Freizeit entsparen. Damit wird dem Arbeitnehmer eine echte Lebensarbeitszeitplanung
ermöglicht - und zwar unabhängig von seinem Arbeitgeber.
(Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales, Pressemitteilung vom 17.12.2008:
URL:http://www.bmas.de/coremedia/generator/29774/2008__12__17__aenderungen_
_2009.html 02.02.2009)
3. Das Management von Kurz-Zeitkonten, Lang- Zeitkonten, Sabbaticals und
Lebensarbeits-Zeitkonten
Es ist sinnvoll, vor der Einführung von Lang-Zeitkonten zuerst die aktuelle Arbeitszeitgestaltung
und insbesondere die Arbeitszeitpraxis zu beleuchten. Ein zu schnell entwickeltes
Lang-Zeitkonto, das den komplexen betrieblichen Anforderungen nicht entspricht, könnte
das bestehende Arbeitszeitmodell konterkarieren (z. B. Anpassung an Schwankungen
und Ausgleich innerhalb eines Jahres) und damit betriebswirtschaftliche und rechtliche
Folgeschäden verursachen.
So wird bei Einführung von Lang-Zeitkonten die Arbeitszeitgestaltung einer Analyse unterzogen,
um eine personalwirtschaftlich optimale Basis für den Start der Lang-
Zeitkonten zu schaffen. Jahresarbeitszeiten mit einem Kurz-Zeitkonto und Lang-
Zeitkonten/Lebensarbeits-Zeitkonten verfolgen unterschiedliche Ziele und sollten separat
geführt werden.
Vereinbarungen, die eine Ausbezahlung von Plusstunden oder ihre Umbuchung auf Lang-
Zeitkonten am Ausgleichsstichtag vorsehen, erweisen sich oft als kontraproduktiv. Hier
besteht die Gefahr, dass Zeitkonten ein Instrument zum «Hamstern» für Blockfreizeiten
werden und nicht mehr das originäre Ziel der Anpassung an Schwankungen und des Ausgleichs
im Vordergrund steht. Es fehlen der wirtschaftliche Umgang mit der Zeit und das
Haushalten mit dem vorhandenen Zeit-Budget.
Stärker als herkömmliche Arbeitszeitsysteme bedürfen flexible Arbeitszeitmodelle mit
Zeitkonten der aktiven Planung, Steuerung und Kontrolle, um für das Unternehmen und
die Beschäftigten effiziente und motivierende Lösungen zu realisieren.
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Flexibles Arbeits(zeit)management
Erweiterung der Zeiträume erfordert erhöhtes Zeitmanagement
Zunehme nde Fle xibilitä t
Attraktivität für Mitarbeiter
Lebensarbeitszeit
Jahresarbeitszeit
Mon atsar beitszeit
Wöchentliche
Arbeitszeit
Tägliche
Arbeitsze it
Zuneh mende
Planung / Steuerung
Feste
Arbeitsz eiten
Ungleich e
Verteilung
Zeitbudget Ampelkonto Aktives Kapazitäts-
Management
Zeitmanagement der
Mitarbeiter
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Um Kurz-Zeitkonten effizient zu managen, können Arbeitsanfallanalysen - Auswertungen
des Arbeitsanfalls der Vergangenheit in Verbindung mit Prognosen für die Zukunft - vorgenommen
werden. Sie bilden eine Grundlage für die Personalbedarfs- und -
einsatzplanung.
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Kurz-Zeitkonten und Zeitwertkonten
Rechtlicher
Rahmen
Effizientes
Arbeitszeitmanagement
Rechtlicher
Rahmen
Ausgleich
Insolvenzsicherung
Kurz-
Zeitkonten
Zeitwertkonten
Zeitwirtschaft
Anlage
Verknüpfung
Arbeitsanfall
Kompetentes
Führungsmanagement
Administration
Information, Kommunikation, Einbindung, Vernetzung, Integration
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Ein funktionierendes Controlling mit transparenten Informationen über geleistete Arbeitsmengen
und mit aktuellen Daten aus der Zeitwirtschaft trägt zur Optimierung der
Planung bei.
Die erfolgreiche Implementierung einer Jahresarbeitszeit oder eines Lang-Zeitkontos fordert
ein Umdenken vom Unternehmen, seinen Führungskräften und auch von den Beschäftigten.
Die Kommunikation der Modelle und die Schulung ihrer Anwendung sind
elementare Voraussetzungen für ihre erfolgreiche Anwendung und für das Management
größerer Zeitsalden.
4. Das Ampelkonto als Steuerungsinstrument
Ein Instrument zur Steuerung der Salden auf Jahresarbeitszeitkonten ist das Ampelkonto.
Es unterscheidet drei Phasen mit unterschiedlichen Kompetenzbereichen.
Ein wesentliches Instrument zur Steuerung der Zeitsalden auf Mitarbeiterseite ist das
Ampelkonto. Es definiert Kompetenzbereiche für die eigenverantwortliche Arbeitszeitplanung
im Team und Maßnahmenpläne bei Überschreiten der festgelegten Bereiche.
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Ampelkonto
Steuerung der Kumulation in Zeitkonten
+ 150
+ 100
+ 50
0
- 50
- 100
- 150
Rot
Gelb
Grün
Gelb
Rot
Schriftlicher Abbauplan
Weitere Kumulation nur in
Absprache mit den Vorgesetzten
Im Kompetenzbereich der
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Disposition der Arbeitszeit
durch die Beschäftigten
Weitere Kumulation nur in
Absprache mit den Vorgesetzten
Schriftlicher Maßnahmenplan
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Das Ausmaß der einzelnen Phasen richtet sich zum einen nach dem Flexibilitätsbedarf
des Unternehmens, zum anderen nach der möglichen Eigenverantwortung der Beschäftigten:
Je größer die Schwankungsbreite des Arbeitsanfalls und je geübter die Mitarbeiter
im eigenverantwortlichen Arbeiten sind, um so höher können die einzelnen Phasen ausfallen.
Die Steuerung von Lang-Zeitkonten/Lebensarbeits-Zeitkonten wird durch klare Regelungen
vereinfacht, welche die Ansparung und die Entnahme betreffen.
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5. Ziele, Anspar- und Verwendungsmöglichkeiten von Lang-Zeitkonten
Lang-Zeitkonten können folgenden Zielen dienen:
• Abfedern längerzyklischer Auslastungsschwankungen
• Erhöhung des Gestaltungsspielraums der Mitarbeiter (z. B. Freizeitblöcke / Sabbaticals
zur Ausweitung der Familienzeit oder für Weiterbildungszwecke und Hobbies)
• Erhöhung der Mitarbeiterbindung, Motivation der Beschäftigten, Attraktivität des Arbeitsplatzes
(z. B. bei Mangel an Fachkräften)
• Erhöhung der verfügbaren Arbeitsstunden bei gleichem Personal (z. B. Erhöhung der
regelmäßigen Stundenzahl von Fachkräften von 35 auf 40 Stunden und Einbuchung
dieser Plusstunden auf dem Lang-Zeitkonto)
• Veränderung der betrieblichen Altersstruktur durch Ermöglichung eines vorgezogenen
Ruhestands
• Vorbeugung gegen Burn-out der Beschäftigten (insbesondere bei Führungskräften)
Generell muss geklärt werden, wie das Konto angespart werden kann und welche Verwendungsmöglichkeiten
es für die Guthaben gibt. Die folgende Übersicht zeigt eine Zusammenstellung
von verschiedenen Anspar- und Verwendungsmöglichkeiten, die in der
Praxis je nach Tarifvertrag und Zielsetzung vereinbart werden.
In der Regel werden auf Grund der betrieblichen Situation einzelne Möglichkeiten ausgewählt
und teilweise getrennt nach Mitarbeitergruppen angeboten.
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Das Lang- bzw. Lebensarbeits-Zeitkonto
(Praxisbeispiele)
Was kann eingestellt werden?
Wie kann es entnommen werden?
Übertragung von Plusstunden
bei vereinbarter Teilzeit
Freizeitausgleich für
Mehrarbeit
inkl. Zuschlägen (nur für T arif)
Freiwillige Leistungen des
Arbeitgebers
persönliches
Zeitkonto
(in Geld)
Teilzeitarbeit
Langzeitfreizeit
mindestens 10
Arbeitstage
Kurz-Sabbatical
Gleitende Altersruhe
Urlaubsverzicht bis zu 2
Wochen (= 10 Arbeitstage) pro
Jahr
Verkürzung der
Lebensarbeitszeit
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6. Was kann eingestellt werden?
Ansparen mit Plus- und Mehrarbeitsstunden
Eingestellt werden beispielsweise Plus- oder Mehrarbeitsstunden bis zu einer gewissen
Obergrenze oder auch planmäßige Plusstunden, die dadurch entstehen, dass ein Mitarbeiter
zum Beispiel 40 Wochenstunden arbeitet, jedoch 35 Stunden vertraglich vereinbart
hat. Das Volumen der angesparten Stunden nimmt bei Teilzeitvereinbarungen noch zu (z.
B. Arbeit von regelmäßig 40 Wochenstunden bei 30 Wochenstunden vertraglicher Arbeitszeit).
In diesem Fall sollten Auswirkungen auf die betriebliche Altersvorsorge und die
Rente in die Überlegungen einbezogen werden.
Urlaubstage
Wenn der Tarifvertrag es zulässt, können auch Urlaubstage angespart werden, sofern sie
über den gesetzlichen Urlaubsanspruch hinaus gehen.
Zeitzuschläge
Für Tarifmitarbeiter und Schichtarbeiter kann das Einstellen von Zeitzuschlägen und erbrachten
Extra-Schichten interessant sein.
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Entgeltbestandteile
Manche Lang-Zeitkonten lassen nicht nur die Einbuchung von Zeit, sondern auch von
Entgeltbestandteilen (z. B. Weihnachtsgeld, Bonifikationen etc.) zu.
7. Wie kann es verwendet werden?
Teilzeitarbeit
Den Beschäftigten bieten Lang-Zeitkonten die Möglichkeit einer «lebensphasengerechten
Arbeitszeit»: Beispielweise sparen sie in jungen Jahren Zeitguthaben an, um in Phasen
hoher familiärer Beanspruchungen (z. B. Geburt von Kindern, Pflege von Angehörigen)
Teilzeitarbeit ohne bzw. mit nur geringer Einkommenseinbuße zu vereinbaren.
Freizeitblöcke / Sabbaticals
Zeitguthaben können in Form größerer Freizeitblöcke für Weiterbildungen (z. B. begleitende
Meisterausbildung) oder Hobbies (z. B. eine Weltreise) - oft in Form von Sabbaticals
genommen werden.
Verkürzung der Lebensarbeitszeit
Die Möglichkeit, angesparte Zeitguthaben für einen gleitenden Übergang in den Ruhestand
zu nutzen, stößt vor dem Hintergrund der demographischen Entwicklung und der
damit verbundenen Befürchtung, noch länger arbeiten zu müssen, auf zunehmendes Interesse
bei Unternehmen und Beschäftigten.
8. Die Unterscheidung zwischen kurzfristigem Zeitkonto und Lang-Zeitkonto
Bei den Anspar- und Verwendungsmöglichkeiten wird der hauptsächliche Unterschied
bereits deutlich: Zielsetzung des kurzfristigen Zeitkontos ist die Verwaltung und Steuerung
von Plus- und Minusstunden im Jahresverlauf. Ein Mal im Jahr muss das Konto ausgeglichen
sein oder in den grünen Bereich zurückgeführt werden. Das Lang-Zeitkonto verfolgt
längerfristige Ziele, wird oft planmäßig und durch größere Zeitguthaben aufgefüllt,
nicht durch einzelne Plus- und Minusstunden.
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9. Tipps für die Gestaltung von Lang-Zeitkonto
Nachfolgend sind die wichtigsten Gestaltungsmöglichkeiten für Lang- Zeitkonten/Lebensarbeits-Zeitkonten
aufgeführt.
a. Ansparen von Zeit, die in Geld umgewandelt wird.
• Das Konto wird durch Plusstunden, Zeitzuschläge etc. aufgefüllt.
• Auch Beschäftigte, die ansonsten keiner Zeiterfassung unterliegen (z. B. AT-ler oder
Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit) können planmäßig Plusstunden ansparen,
indem sie auf Teilzeitarbeit wechseln und ihre bisherige regelmäßige Arbeitszeit
weiter leisten.
b. Ansparen mit Entgeltbestandteilen
• Das Konto bietet grundsätzlich die gleichen Möglichkeiten wie ein durch Zeit angespartes
Konto: Alle Zeiten beinhalten einen Entgeltanspruch, der eingestellt werden
kann.
• Unabhängig von der vereinbarten Arbeitszeitregelung können alle Beschäftigten Teile
ihres Entgelts in das Lang-Zeitkonto einstellen. Dies ermöglicht eine flexible
Handhabung vor allem für Führungskräfte und Außendienstmitarbeiter.
• Die Mitarbeiter müssen sich für die Einstellung ins Lang-Zeitkonto entscheiden, bevor
sie die Bezüge erarbeiten.
• Das planmäßige Ansparen eines Freizeitanspruchs ist durch Anlage einer festen monatlichen
Summe möglich.
Das Lang-Zeitkonto wird hierbei zum Teil eines Cafeteria-Systems: Mit dem eingestellten
Entgelt kann ein zusätzlicher Freizeitanspruch «erkauft» werden.
Entnahmemöglichkeiten
Es ist zu klären, welche Entnahmemöglichkeiten es seitens des Betriebs gibt (z.B. zur kollektiven
Beschäftigungsabsenkung oder für Brückentage, Werksferien). Bei der Anordnung
von Kurzarbeit sind - mit Ausnahme der Lebensarbeitszeitkonten - i.d.R. zunächst
die Lang-Zeitkonto abzubauen.
Weiterer Regelungsbedarf besteht hinsichtlich der Ankündigungsfristen, möglicher Mindestentnahmen
und der Entnahmemöglichkeit in Kombination mit Urlaub.
Für Lang-Zeitkonten, die Freizeitblöcke der Beschäftigten vorsehen (z.B. Sabbaticals) sind
die Ablehnungsmöglichkeiten des Arbeitgebers zu klären. Beispielsweise kann die Möglichkeit
einer einmaligen Ablehnung vereinbart werden.
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Lang-Zeit- oder Lebensarbeits-Zeitkonto
Wenn eine Entnahmemöglichkeit nur für den vorgezogenen Ruhestand gegeben sein soll,
handelt es sich um ein Lebensarbeitszeitkonto.
Führen in Geld
• Eingebuchte Zeitguthaben werden umgerechnet.
• Möglichkeit der Vereinbarung eines Zinssatzes nach verschiedenen, vertraglich festzuhaltenden
Kriterien (Zinsmodell).
• Alternativ Kapitalanlagemodell: Möglichkeit der Anlage in externen Wertpapierfonds
(beinhaltet Insolvenzsicherung und Bildung von Rückstellungen ohne zusätzlichen
Verwaltungsaufwand).
• Entgeltbestandteile (z. B. 13. Monatsgehalt, Bonifikationen etc.) können direkt eingebucht
werden.
• Empfehlenswert für Lebensarbeitszeitkonten, da hier keine zwischenzeitlichen Freizeitentnahmen
geplant sind und längerfristig höhere Renditechancen erzielt werden.
• Attraktiv für die Beschäftigten durch die nachgelagerte Besteuerung und die nachgelagerte
Verbeitragung
Informationspflicht
Ein Mal pro Jahr und auf Nachfrage der Beschäftigten ist eine Übersicht über aktuelle
Salden zu erstellen.
Rückstellungen
Aus dem laufenden Betriebsergebnis werden Rückstellungen in Höhe der aufgelaufenen
Zeitguthaben entsprechend den steuerlichen Vorschriften gebildet und mit Hilfe separater
Konten verwaltet. Dies ist sowohl aus Gründen des Insolvenzschutzes als auch zur liquiditätsmäßigen
Vorfinanzierung der aus dem Wertguthaben resultierenden Verpflichtungen
erforderlich.
Abhängig von der Rechtsform des Unternehmens sind die Rückstellungen ggf. dem Wirtschaftsausschuss
jährlich nachzuweisen.
Insolvenzschutz (s.o.)
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, für einen Insolvenzschutz zu sorgen. Der Insolvenzschutz
muss über das Wertguthaben des Mitarbeiters hinaus die darauf entfallenden Arbeitgeberanteile
am Gesamtsozialversicherungsbeitrag beinhalten. Bei Zeitwertkonten können
Verpfändungsmodelle oder Treuhandlösungen für geeignete Kapitalmarktprodukte ausgewählt
werden.
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Ausscheiden eines Mitarbeiters (s.o.)
Seit 2001 ist die Möglichkeit eines Übertrags an einen neuen Arbeitgeber gesetzlich geregelt.
Ist dies nicht möglich, kann die Freizeitentnahme zum Ende der Beschäftigung oder
die Ausbezahlung des Saldos vereinbart werden. Bei der Ausbezahlung ist die Verbeitragung
nach dem Entstehungsprinzip erforderlich, d.h. für den Saldo erfolgt eine rückwirkende
Erfassung pro Kalendermonat.
Darüber hinaus besteht seit 1.1.2009 mit dem neuen "Flexi II" die Möglichkeit, dieses Guthaben
auf die Deutsche Rentenversicherung Bund zu übertragen.
10. Sabbaticals – eine attraktive Form der Freizeitentnahme von Lang-
Zeitkonten
Sabbaticals bedeuten das Ansparen auf einem Lang-Zeitkonto und die Entnahme als Freizeitblock.
Dies kann sowohl befristet z. B. über einen Zeitraum von 3 Jahren als auch unbefristet
organisiert werden.
Sabbatical
100%
Arbeitszeit
3 Monate
Sabbatical
= 25 %
100%
75%
Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez
6 Monate = 50%
3 Monate = 75 %
Konstantes Gehalt 75 %
2 Monate = 83 %
Gehalt
Jan Feb März April Mai Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dez
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Das angesparte Zeitguthaben kann auf einem Lang-Zeitkonto verwaltet werden. Bei der
Entnahme des Freizeitblocks sind die Handhabung der Ankündigung und die Organisation
einer Vertretung von hoher Bedeutung. Die Festlegung von Ankündigungsfristen dient
der frühzeitigen Planung und Organisation, schließt Konfliktsituationen jedoch nicht aus.
Beispielsweise kann die Frage aufkommen, ob Urlaubsansprüche Vorrang vor der Gewährung
eines Sabbaticals haben.
Vereinbarungen in Info-Broschüren lauten etwa:
• Es gilt das Gebot der kollegialen Rücksichtnahme.
• Dringende betriebliche Erfordernisse oder berechtigte Mitarbeiterwünsche wegen sozialer
Gründe sind zu berücksichtigen.
• Wenn die unmittelbar Beteiligten in Konfliktfällen keine Lösung finden, können sie eine
Schiedsstelle anrufen.
Die Umsetzung von Sabbaticals stellt Anforderungen an eine flexible Organisation. Unternehmen,
die im Zusammenhang mit ihrem Arbeitsmanagement Fragen der Qualifikation
und der Vertretung behandeln, können Sabbaticals leichter umsetzen. Umgekehrt
kann die Nachfrage nach einem Sabbatical - wie nach anderen Formen der Teilzeitarbeit
auch - eine Überprüfung und Neuorganisation der Abläufe nach sich ziehen. Ein Unternehmen
der Automobilbranche hat z. B. die Vertretungsproblematik gelöst, indem es die
Stellen während eines Sabbaticals mit Nachwuchs-Führungskräften besetzt. Sehr gut lassen
sich Sabbaticals auch nach Abschluss eines Projektes vereinbaren.
Die große Chance von Sabbaticals gerade auch im Fach- und Führungskräftebereich liegt
in einem Kreativitäts- und Motivationsschub.
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Sabbaticals – Kritische Aspekte und Nutzen
Kritische Aspekte
Realisierung erfordert Lösungswege
Rücksichtnahme auf betriebliche Erfordernisse
Erhöhte Organisation der Arbeitsabläufe und
-inhalte
Längerfristige Vorbereitung
Mögliche Arbeitsverdichtung
Vorbehalte und Akzeptanz im Umfeld
Vertretungsregelung, Qualifizierung und
Verteilung auf mehrere Köpfe
Regelung bei Einzelarbeitsplätzen
Sollte allen Beschäftigten angeboten werden –
Lösung bei gleichzeitigem Entnahmewunsch?
Nutzen für das Unternehmen
Mitarbeiterbindung
Gewinnen von neuen Fachkräften
Optimierung der Organisation
Verstärkte Delegation
Kompetenzentwicklung der Teams
Personalentwicklung als Chance der Vertretung
Förderung der Ergebnisorientierung
Verhinderung von Burn-out
Steigerung der Kreativität
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