Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift - Raiffeisenbank Weiden

eBanking Business:
Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift
Beiträge werden üblicherweise regelmäßig wiederkehrend eingezogen. Daher ist es sinnvoll, die Lastschriften
mit den Bankdaten der Mitglieder als sogenannte Vorlagen anzulegen. Diese Vorlagen werden
nach der Ausführung der Zahlungen nicht automatisch gelöscht. Sie können somit z.B. Jahr für Jahr
wieder für den Beitragseinzug verwendet werden. Selbstverständlich sind neben der Neuanlage von
Vorlagen auch Änderungen und Löschungen möglich.
Diese Anleitung beschreibt, wie Vorlagen manuell erfasst, geändert, ausgeführt und gelöscht werden
können. Über die manuelle Erfassung hinaus können Vorlagen auch aus einer DTA-Datei (früherer Beitragseinzug
per Diskette oder USB-Stick) oder aus einer Excel-Datei (CSV-Format) eingelesen werden.
Starten Sie die Anwendung eBanking Business und melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem VR-Netkey
und Ihrer PIN an.
I. neue Vorlagen erfassen
Wählen Sie im Menü "Lastschrift" den Unterpunkt "Lastschriftvorlagen". Wenn Sie diese Funktion das
erste Mal nutzen, ist die Übersicht leer und Sie können Vorlagen importieren bzw. manuell neu anlegen.
Das manuelle Anlegen
ist auch erforderlich,
wenn Sie bereits eine
Menge an Vorlagen
haben, jedoch weitere
Mitglieder hinzufügen
müssen.
Wählen Sie den Button "Neue SEPA Vorlage"
Tragen Sie die Zahlungsdaten in das
Formular ein und klicken Sie auf "Eingaben
prüfen". Die Eingabe des BIC
(Swift-Code) kann übrigens ab
01.02.2014 für inländische Konten
entfallen.
TIPP: Wenn Sie im Verwendungszweck
das Jahr nennen möchten, für
das der Beitrag berechnet wird, können
Sie die Vorlage auch mit einem
Platzhalter anlegen. Schreiben Sie
statt der Jahreszahl @JJJJ@. Beim
Ausführen des Beitragseinzugs wird
dieser durch die aktuelle Jahreszahl
(z.B. 2013) ersetzt. Für weitere Informationen
klicken Sie oben rechts
auf "Hilfe"
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Die Eingaben werden auf Gültigkeit
geprüft (Prüfziffer der IBAN, BIC
usw.).
Evtl. Fehler werden angezeigt.
Wenn alle Angaben korrekt sind,
bestätigen Sie dies bitte mit einem
Klick auf den Button "Speichern".
Sie sehen die soeben
erfasste Vorlage in der
Übersicht. Weitere SEPA-
Vorlagen erfassen Sie
ebenso indem Sie wieder
auf den Button
"Neue SEPA Vorlage"
klicken.
ACHTUNG: Bis zur Abschaltung
der nationalen
Zahlungssysteme zum
01.02.2014 könnten Sie
über den Button "Neue
Vorlage" auch noch
Vorlagen für die herkömmlichen
Lastschriftvarianten
erfassen. Dies
wäre aber nicht hilfreich, wenn Sie sich bereits für die Umstellung auf SEPA-Lastschriften entschieden
haben.
Alternativ zur manuellen Erfassung können Vorlagen auch importiert werden. Dies ist z.B. besonders
hilfreich, wenn Sie in der Vergangenheit Ihre Beiträge auf Diskette oder auf USB-Stick zur Ausführung
bei der Bank abgegeben haben. Die auf dem Datenträger gespeicherte DTAUS-Datei enthält den kompletten
Datenbestand des letzten Einzugs.
Im unteren Bereich der Vorlagenübersicht können Sie "Vorlagen importieren" bzw. "importieren aus
DTA-Datei" auswählen. Letzteres wäre für die erwähnten Datenträger gedacht.
"Vorlagen importieren" hingegen erwartet eine CSV-Datei (Excel) mit folgendem Aufbau:
Bezeichnung der Basislastschrift; Zahlungspflichtiger; IBAN des Zahlungspflichtigen; BIC; Bei Kreditinstitut;
Betrag; Verwendungszweck 1; Verwendungszweck 2; IBAN Zahlungsempfänger; Zahlungsempfänger;
Mandatsreferenz; Unterschrieben am; Ausführungsart; Gläubiger ID Zahlungsempfänger
Die "Bezeichnung" ist das Sortierkriterium in der Vorlagenübersicht. Hier kann etwa der Name verwendet
werden. Das Feld "Ausführungsart" muss mit "erstmalig" oder "wiederholt" gefüllt werden.
Details zum Import finden Sie in der separaten Anleitung "Übernehmen einer CSV-Datei".
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II. Änderungen an den Vorlagen
Um beispielsweise die
Bankverbindung bei einzelnen
Mitgliedern zu
korrigieren, klicken Sie in
der Zeile des betreffenden
Mitglieds auf "Ändern". Es
öffnet sich die Maske mit
den Buchungsdaten. Ändern
Sie die betreffenden
Felder und klicken Sie wie
bei der Erfassung wieder
auf "Eingaben prüfen" und
anschließend auf "Speichern".
Wenn Sie einheitliche Änderungen
an mehreren
oder an allen Mitgliedern
vornehmen wollen, können
Sie auch eine Massenänderung
durchführen.
Markieren Sie entweder
die betroffenen Mitglieder in der Checkbox der jeweiligen Zeile oder falls Sie alle auswählen möchten,
klicken Sie einfach in die Checkbox "Alle x Einträge auswählen" in der blauen Zeile über den Vorlagen. Es
werden dadurch sämtliche Vorlagen markiert.
Unterhalb der Vorlagen können Sie angeben, in welches Feld welcher neue Wert eingetragen werden
soll. Das kann z.B. das Betragsfeld sein, um eine generelle Beitragsänderung durchzuführen. (Achtung
neue Vorabankündigung an die Mitglieder notwendig) Falls Sie beim Verwendungszweck nicht mit den
Variablen für die Jahreszahl arbeiten, können Sie auf diesem Weg aber auch für sämtliche Mitglieder
beispielsweise in die 1. Verwendungszweckzeile den Text "Beitrag 2014" eintragen lassen.
Bei Massenänderungen zeigt Ihnen die Anwendung vorab eine Liste der von der Änderung betroffenen
Mitglieder. Erst nach Bestätigung werden die Änderungen vollzogen.
III. Vorlagen löschen
Einzelne Einträge löschen
Sie indem Sie in
der Zeile des Mitglieds
auf "Löschen" klicken.
Die Daten werden im
Detail angezeigt und Sie
müssen den Löschvorgang
bestätigen.
Alternativ wählen Sie
mehrere Mitglieder aus
und klicken unten auf
den "OK"-Button neben
"Vorlagen löschen".
Auch hier werden die
Vorlagen nur nach Bestätigung
gelöscht.
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IV. Beitragseinzug durchführen
Sie führen den Beitragseinzug durch indem Sie einen Sammelauftrag erzeugen und in diesen Sammler
die vorher angelegten bzw. ggf. korrigierten Vorlagen einfügen.
Wählen Sie im Menü den
Menüpunkt "Sammellastschrift"
und klicken
Sie auf den Button
"Neue SEPA Sammellastschrift"
Vergeben Sie eine Bezeichnung für diesen Sammler. Diese kann beispielsweise "Beitrag 2014" heißen.
Geben Sie das Fälligkeitsdatum
an. Dieses Datum
haben Sie Ihren Mitgliedern
in der Vorabankündigung
bereits mitgeteilt
(etwa in der Art: "Der
Beitrag wird jährlich zum
01.02. eingezogen").
Geben Sie an, ob es sich
um den erstmaligen oder einen wiederholten Beitragseinzug per SEPA handelt. Erstmalige Einzüge müssen
mindestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei uns eingereicht werden. Bei wiederholten
Einzügen darf die Einreichung spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit erfolgen. Beachten Sie,
dass es für neue Mitglieder jeweils eine erstmalige Einreichung ist. Die genannten Vorlauftage sind eine
Mindestangabe. Sie können die Einreichung schon bis zu 45 Tage vor Fälligkeitstermin erledigen.
ACHTUNG: "Wiederholt" bedeutet nicht, dass dieser Sammler künftig automatisch jährlich am gewählten
Termin ausgeführt wird! Vielmehr ist damit gemeint, dass von diesem Mitglied schon
einmal eine SEPA-Lastschrift eingezogen wurde.
Der neu angelegte
Sammler wird angezeigt.
Anhand der Anzahl
Posten und dem Gesamtbetrag
sehen Sie,
dass dieser Sammler
noch leer ist. Klicken Sie
auf "Ändern".
Wählen Sie in der folgenden
Maske den Button
"Aus Vorlage…"
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Sie sehen Ihre Vorlagen
und können alle zusammen
markieren indem
Sie die Checkbox in
der blauen Zeile über
den Vorlagen anklicken.
Falls einmal bei einem
Mitglied kein Beitragseinzug
erfolgen
soll, entfernen Sie einfach
das Häkchen bei
diesem Mitglied. Die
Vorlage bleibt erhalten, wird aber bei "diesem" Beitragseinzug nicht berücksichtigt.
Bestätigen Sie die Übernahme der Vorlagen in Ihren Sammler mit einem Klick auf "OK".
Die Vorlagen werden als
Zahlungen in Ihren
Sammler eingefügt. Sie
haben nochmals die
Möglichkeit die einzelnen
Posten zu prüfen
und ggf. zu korrigieren.
Änderungen, die Sie hier
durchführen, haben
keine Auswirkungen auf
Ihre Vorlagen! Ändern
Sie hier eine Kontonummer,
bleibt die alte
Kontonummer in der
Vorlage erhalten.
Damit Sie zur späteren
Nachvollziehbarkeit eine
Aufstellung haben, welche
Zahlungen im Einzelnen durchgeführt wurden, drucken Sie sich diese Auflistung mit dem gleichlautenden
Symbol oben rechts aus.
Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf den Button "Sammler ausführen".
Sie sehen nochmals die
Anzahl der Zahlungen
sowie die Summe der
Beträge.
Falls Ihrem Online-
Zugang mehrere TAN-
Verfahren zugeordnet
sind, geben Sie an, mit
welchem Sie die TAN
erzeugen möchten und
klicken Sie auf "Weiter"
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Bei Sm@rt-TAN plus
erscheint der Flicker-
Code. Folgen Sie der
Anleitung auf dem
Bildschirm.
Tragen Sie die ermittelte
TAN in das vorgesehene
Feld am Bildschirm ein
und bestätigen Sie die
Übertragung mit "OK".
Alternativ können Sie
die Sm@rt-TAN auch
durch manuelle Erfassung
erzeugen. Klicken
Sie auf die entsprechende
Zeile unterhalb der
Flicker-Grafik.
Folgen Sie der Anleitung
am Bildschirm. Beachten
Sie bitte, dass Sie nur
Teile Ihrer IBAN eingeben
müssen!
Tragen Sie die ermittelte
TAN in das vorgesehene
Feld am Bildschirm ein
und bestätigen Sie die
Übertragung mit "OK".
Sie erhalten eine Meldung über den erfolgreichen Verlauf der Buchung. Diese Kontobewegung können
Sie anschließend in der Umsatzübersicht sehen.
Wir empfehlen, die Vorlagen zu sichern, indem Sie alle markieren und dann exportieren. Die dabei exportierte
CSV-Datei kann z.B. auch an einen Nachfolger übergeben werden, wenn die Funktion des
Vereinskassiers einmal wechseln sollte.
Raiffeisenbank Weiden eG
Stand 02/2013
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